NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa doanh nghiệp
Kế toán là công việc thu thập ,cung cấp, xử lý, kiểm tra thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài chính trong doanh nghiệp dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm soát các khoản thu, chi tài chính của doanh nghiệp; phân tích thông tin, số liệu kế toán, phát triển và ngăn chặn các hành vi vi phạm về luật kế toán Nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các quyết định của doanh nghiệp.
Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức doanh nghiệp, cung cấp kịp thời đầy đủ về tính hình tài sản, tình hình thu chi, kết quả hoạt động kinh doanh,qua đó giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đánh giá hiệu quả kinh tế
Hàng hóa có một ví trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại Do đó việc tập trung quản lý hàng hóa ở tất cả các khâu,từ thu mua dữ liệu đến tiêu thụ,trên tất cả các mặt: số lượng,chất lượng,chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển,chi phí bảo quản,xác định giá vốn hàng bán,giá bán hàng hóa,tăng doanh thu,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hóa cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội,ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát,hao hụt hàng hóa trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của công ty.
Khái niệm ,đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp
1.1.1Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp
Hàng hóa trong doanh nghiệp là các loại vật tư,sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Trị giá hàng hóa mua vào,bao gồm : Giá mua,các loại thuế không được hoàn lại,chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển,bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa Các khoản chiết khấu và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách,phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua hàng.
Hàng hóa trong doanh nghiệp thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau Hàng hóa thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất,tồn trên các mặt: số lượng,chất lượng,chủng loại và giá trị.
1.1.2 Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp
• Hàng hóa là các vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn, bán lẻ).
• Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm : Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm ), các loại thuế, các khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được trừ khỏi chi phí mua hàng.
• Hàng hóa rất đa dạng và phong phú, có đặc tính lý, hóa , sinh học riêng ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng Hàng hóa luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, nhu cầu của thị trường.
- Trong lưu thông,hàng hóa thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng Khi kết thúc quá trình lưu thông,hàng hóa mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
- Hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp ,quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Bán hàng : Là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưu thông hàng hóa,sự chuyển hóa vốn kinh doanh tư vấn hàng hóa sang vốn tiền tệ.
- Mua hàng : Là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp ,là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hóa.
- Bảo quản và dự trữ hàng hóa : Là khâu trung gian của lưu thông hàng hóa,hàng hóa vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường,cấc doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hóa một cách hợp lý.
1.1.3 Vai trò hàng hóa trong doanh nghiệp
- Trong doanh nghiệp thương mại,hàng hóa là bộ phận của hàng tồn kho,thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy cần phải theo dõi,quản lý thương xuyên.
- Kế toán hàng hóa hóa là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hóa cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng như cầu cầu của xã hội,ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát,hao hụt,hàng hóa trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của công ty
- Việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu,từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ,trên tất cả các mặt : số lượng,chất lượng,cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển,chi phí bảo quản,xác định giá vốn hàng bán,giá bán hàng hóa,tăng doanh thu,tăng lợi nhuận…cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp
Nội dung tổ chức công tác kế toán hàng hòa trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp
Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa , khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất, phát sinh không thường xuyên Phương pháp này được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp.
+ Ở kho :Việc ghi chép tình hình xuất nhập tồn hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
+ Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiếu số lượng và giá trị
+Ở kho: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hóa thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ số liệu cho phòng kế toán Thủ kho phải thường xuyên đối chuyến kiểm tra số tồn kho trên thẻ kho với số vật liệu thực tế tồn kho.
+Ở phòng kế toán: Mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu cho từng nguyên vật liệu, hàng hóa tương ứng với thẻ kho của tùng kho để theo dõi mặt số lượng và giá trị, khi hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ như sau ( Sơ đồ 1.1.)
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.1 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Ưu điểm : Đơn giản,dễ thực hiện,đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhãn cho quản trị hàng hóa.
Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và phóng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiền hành vào cuối tháng,do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Điều kiện áp dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa,khối lượng các nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao.
Phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp.
1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song
Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa ít, không có điều kiện ghi chép ,theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng ngày.Phương pháp này ít khi được áp dụng trong thực tế.
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
+Ở kho: Việc ghi chép ở thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng.
+Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn trong tháng.
+Ở kho: theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song.
+Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho.Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển , kế toán phải lập bảng kê nhập xuất ,tồn trên cơ sở các chứng từ được thủ kho gửi lên Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho.
Trình tự ghi sổ được khái quát ( Sơ đồ 1.2 )
Sơ đồ 1.2 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu cuối tháng:
1.2.3 Phương pháp sổ số dư
Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống điểm danh hàng hóa hợp lý.
+Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
+Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
+Ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm hàng hóa quy định Căn cứ vào kết quả phân loại từng chừng từ của từng loại hàng hóa lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu chứng từ của từng loại tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một lần, phiếu xuất kho một lần, Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập hoặc phiếu xuất giao cho kế toán.Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã được kiểm tra, ghi số dư xong chuyển giao cho phòng kế toán tình thành tiền.
+Ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhâp, xuất kho Sau đó, kế toán ký nhận vào phiếu nhận chứng từ Mở bảng kê lũy kế nhập, xuất.Cuối tháng căn cứ vào csc bảng kê này để cộng dồn số tiền theo từng nhóm hàng hóa để ghi vào bảng kê lũy kế nhập,xuất,tồn kho.Đối chiếu số liệu bảng kê với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ 1.3 như sau :
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết bán hàng hóa theo phương pháp ghi sổ số dư
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu cuối tháng: Ưu điểm : Hạn chế việc ghi chép trùng lập giữa kho và phòng kế toán,cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho,quản lý được hàng hóa,kế toán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp số liệu được chính xác và kịp thời,nâng cao công tác kế toán.
Nhược điểm : Không theo dõi được chi tiết đến từng loại hàng hóa việc nhập xuất diễn ra thường xuyên,doanh nghiệp xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa hợp lý,trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.
1.2.4 Kế toán tổng hợp hàng hóa trong doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp,kế toán hàng hóa phải được tiến hành đồng thời ở kho và kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ Hạch
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng hóa tồn kho có thể xảy ra trong kế hoạch Việc trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm Khoản dự phòng nói trên được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp khoản tổn thất có thể sảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh,bảo đảm cho doanh nghiệp phản ảnh giá trị vật tư hàng hóa tồn kho không cao hơn giá cả trên giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
❖ Phương pháp xác định mức dự phòng
- Căn cứ vào tình hình giảm giá,số lượng hàng hóa tồn kho thực tế của hàng hóa để xác định mức dự phòng.
- Xác định mức dự phòng theo công thức :
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính ×
Giá gốc hàng hóa tồn kho theo sổ kế toán −
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho
- Giá thực tế trên thị trường của hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua bán được trên thị trường.
- Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp.
❖ Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 229 – Các khoản dự phòng :
❖ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của gía trị thuẩn có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho bằng giá bán ước tính cuả hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường – chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc bán chúng.
❖ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập BCTC, việc lập dự phòng phải tính theo từng loại hàng hóa.
❖ Mức trích lập dự phòng :
Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa
Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC x
(Giá gốc hàng hóa tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho)
❖ -Tài khoản sử dụng: Tài khoản 299- Dự phòng tổn thất tài sản
❖ Tài khoản 299 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản dự phòng tổn thất tài sản,Tài khoản 229 có 4 tài khoản cấp 2 là:
❖ TK2291: Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
❖ TK2292: Dự phòng tổn thất vào đơn vị khác
❖ TK2293:Dự phòng phải thu khó đòi
❖ TK2294:Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
-Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng tổn thất tài sản phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập trích kỳ trước chưa sử dụng hết
- Bù đắp phần giá trị tổn thất của tài sản từ số dự phòng đã lập trích
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập BCTC
❖ Số dư bên có :Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ.
❖ Tài khoản 2294 : Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
❖ Khi lập báo cáo tài chính trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi tăng dự phòng và tăng giá vốn hàng bán Trường hợp nhỏ hơn thì hạch toán ngược lại.
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng hóa
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau :
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật Ký Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng,kết cấu,mẫu sổ,trình tự,phương pháp ghi chép và mỗi quan hệ giữa các sổ kế toán Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô,đặc điểm hoặc động sản xuất,kinh doanh,yêu cầu quản lý,trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán,điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán,lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán phù hợp và phải tuân theo đúng
Sổ chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho
BÁO CÁO TÀI CHÍNH quy định của hình thức sổ kế toán đó,gồm: Các loại số và kết cấu của các loại sổ,quan hệ đối chiếu kiểm tra,trình tự,phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung : Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký,mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung,theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau :
- Các sổ,thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 1.6)
Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán nhật ký chung Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn
Bảng cân đối số phát sinh
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ý – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Các Sổ,Thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức Nhật ký sổ cái (Sơ đồ 1.7)
Sơ đồ 1.7 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Sổ,thẻ kế toán chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh
1.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Đặc trưng cơ bản cuẩ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chừng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sổ từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại,có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trọng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau :
- Sổ Đăng ký chừng từ ghi sổ;
- Các Sổ,Thẻ kế toán chi tiết;
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức chứng từ ghi sổ ( Sơ đồ 1.8)
Sơ đồ 1.8 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán
Chứng từ ghi sổ Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Sổ,thẻ kế toán chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa ,thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Máy vi tính -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy : Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán : Hình thức kế toán Nhật ký chung,nhật ký sổ cái,chứng từ ghi sổ hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu số kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.9 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
-Sổ tổng hợp: Sổ NKC, Sổ cái TK 156
-Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,sản phẩm, hàng hóa
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TM ĐẦU TƯ TÂN HƯƠNG
2.1 Quá trình ra đời và sự phát triển của công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
_ Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương
_ Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: TAN HUONG INVESTMENT AND TRADING JOINT STOCK COMPANY
_ Vốn điều lệ: 22.000.000.000 đ ( Hai mươi hai tỷ đồng chẵn ).
_ Địa chỉ trụ sở chính: Km 8 đường 5 cũ,Phường Quán Toan,Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.
_ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0200389584 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp ngày 20/03/2000
_ Đăng ký thay đổi lần thứ 12 ngày 02/11/2012 do bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh
_ Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2001
_ Danh sách cổ đông sáng lập:
1.Nguyễn Văn Hương 2.Nguyễn Văn Cường 3.Nguyễn Thị Nga 4.Nguyễn Văn Việt 5.Nguyễn Duy Hùng _ Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Văn Hương Địa chỉ: Số 13 Lãn Ông,Phường Phan Bội Châu,Quận Hồng Bàng, Thành phố
Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương thành lập và đi vào hoạt động đã được 18 năm và đây là một trong những đơn vị có uy tín, đã và đang khẳng định được thương hiệu của mình trong lĩnh vực kinh doanh thương mại trên địa bàn Thành phố Hải Phòng và trên toàn quốc.
Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hươngthành lập ngày 29/03/2000 theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0200389584 - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng Quy mô ban đầu của Công ty chỉ là một văn phòng nhỏ,được thành lập do hộ gia đình tự phát nên khó trành khỏi các khó khăn ban đầu về việc quản lí cũng như các chiến lược xâm nhập thị trường.Tuy rằng “ khởi nghiệp” từ vô vàn khó khăn lớn nhỏ nhưng Lãnh đạo Công ty cùng với cán bộ công nhân viên Công ty vẫn quyết tâm thực hiện vì mục tiêu khẳng định uy tín và thương hiệu của mình đối với thị trường trong và ngoài nước.
Trong suốt quá trình hoạt động, không thể kể hết những khó khăn chồng chất cũng như những trở ngại khôn lường mà tập thể cán bộ công nhân viên Công ty phải vượt qua từ những ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến nay công ty đã khẳng định được uy tín, vị thế, thương hiệu của mình trong lĩnh vực kinh doanh thương mại Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước, Công ty đã xây dựng chiến lược cho riêng mình, trong đó trọng tâm là đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, đa dạng hóa ngành nghề để có thể tạo thêm môi trường công việc cho các cán bộ công nhân viên thử thách bản thân và giúp các bạn sinh viên cũng như bản thân em có cơ hội được tham gia và làm việc với công ty Qua đó, đã tạo được uy tín với các chủ đầu tư, đồng thời tạo được nền móng vững chắc để Công ty phát triển trong điều kiện mới.
Với phương châm “Coi con người là nhân tố trung tâm để quyết định thành công, phồn thịnh và phát triển bền vững”, vì vậy Lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên, bằng những việc làm cụ thể như mở rộng, đa dạng hóa loại hình kinh doanh góp phần tạo công ăn việc làm ổn định và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên của Công ty Điều này được thể hiện rất rõ qua hoạt động của các Tổ chức như Chi bộ, Công đoàn và Đoàn Thanh niên của Công ty, đồng thời cũng từ các tổ chức bài bản này, Công ty đã tập trung được trí tuệ tập thể, sự nhiệt huyết, đoàn kết và phát triển một cách toàn diện. Đất nước chuyển mình bước sang thời kỳ đổi mới đặt ra trước mắt Công ty nhiều cơ hội cũng như vô vàn thách thức, đòi hỏi Công ty phải nhanh chóng thay đổi công tác quản lý, tổ chức theo hướng gọn nhẹ, năng động để thích nghi, tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh quyết liệt Thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp, đầu tư tập trung, có trọng điểm và khả thi về vốn, tiến hành phân kỳ đầu tư, đảm bảo dự án đầu tư hiệu quả, ổn định công ăn việc làm cho người lao động.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
_ Bán buôn vật liệu sắt thép và các sản phẩm liên quan Chi tiết:
1 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
2 Bán buôn kim loại và quặng kim loại
3 Bán buôn máy móc,thiết bị và phụ tùng máy khác
6 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy
7 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
8 Gia công cơ khí,xử lý và tráng phủ kim loại
9 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
10 Xây dựng nhà các loại
11 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
12 Xây dựng công trình công ích
13 Sản xuất xi măng,vôi,thạch cao
14 Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao
15 Bảo dưỡng,sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác
16 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
18 Sản xuất sắt,thép,gang
19 Đóng tàu và cấu kiện nổi
20 Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
21 Vận tải hành khách đường bộ khác
22 Vận tải hành khách đường thủy nội địa
23 Đại lý,môi giới,đấu giá
25 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
26 Cho thuê xe có động cơ
27 Hoạt động hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
28 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày
30 Hoạt động của các công viên vui chơi và công viên theo chủ đề
31 Kinh doanh bất động,quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu,chủ sở hữu và đi thuê
2.1.3 Chức năng,nhiệm vụ của công ty
- Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương là một tế báo trong nền kinh tế thị trường,tổ chức hoạt động buôn bán kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ và được pháp luật bảo vệ Chức năng nhiệm vụ của công ty gồm:
- Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương có tư cách pháp nhân,có con dấu và tài khoản tại ngân hàng Tổ chức,sắp xếp,điều hành,quản lý mọi hoạt động của công ty phù hợp với nghành nghề kinh doanh.
- Tổ chức,điều hành,thực hiện các kế hoạch sản xuất,kinh doanh theo nghành nghề ghi trên giấy phép kinh doanh của công ty.
- Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật trong khi hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch,công việc cụ thể theo thời gian về mọi hoạt động của công ty.
- Tổ chức công tác kế toán theo đúng luật kế toán,chuẩn mực kế toán
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện ( Sơ đồ 2.1)
Phòng Tổ chức hành chính
Sơ đồ 2.1 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thương mai đầu tư Tân Hương
▪ Giám đốc : Là người có quyền quyết định điều hành hoạt động của công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Được quyền thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao.
- Thay mặt giám đốc điều hành các công việc thường ngày khi giám đốc đi vắng,giúp giám đốc công ty công tác quản trị điều hành,kịp thời báo cáo phát sinh bất thường tại công ty.
- Trực tiếp phụ trách các vấn đề liên quan tới kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác đối nội công ty,các quan hệ liên quan đến chính quyền và các ban nghành tại địa phương.
Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu cho ban giám đốc xây dựng phương án và kế hoạch kinh doanh, thực hiện các chiến lược kinh doanh đã được giám đốc phê duyệt và quyết định Tổng hợp chính xác kịp thời các hoạt động kinh doanh để xây dựng kế hoạch tiếp theo và lập báo cáo định kỳ Thay mặt công ty quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước để tạo lợi nhuận cao cho công ty Đây là phòng có chức năng quan trọng trong việc tạo ra doanh thu,
Giám đốc lợi nhuận cũng như quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty Cụ thể phòng kinh doanh có nhiệm vụ:
+ Tổng hợp, hoàn thiện kế hoạch trong năm của công ty để giao cho các bộ phận lập báo cáo định kỳ để phản ánh tình hình kết quả kinh doanh của công ty
+ Kết hợp với phòng kế toán để công tác tiêu thụ hàng hóa không bị tắc nghẽn do thiếu hàng
+ Phân tích các khả năng tiêu thụ vật tư, hàng hóa hiện tại, nếu mặt hàng nào tiêu thụ chậm cần phải tìm hiểu để đưa ra các phương án tiêu thụ tốt hơn, đồng thời đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, tìm những khách hàng mới, thị trường mới tiềm năng, tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Quản lý kinh tế tài chính và thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán tài chính doanh nghiệp.
+ Giúp doanh nghiệp về lĩnh vực tài chính, theo dõi tình hình lợi nhuận của công ty và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
+ Tham mưu cho giám đốc công ty để xây dựng kế hoạch phát triển trung và dài hạn, và các đề án sản xuất kinh doanh, huy động vốn, quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kinh tế trong công ty.
+ Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán
+ Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, đồng thời có nghĩa vụ thu nộp, thanh toán các khoản nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.
+ Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
+ Lập và phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh.
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ TÂN HƯƠNG
Nhận xét chung về công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần TM đầu tư Tân Hương
3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương
Từ khi hoạt động công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương đã trải qua không ít khó khăn thách thức để vươn lên tạo chỗ đứng cho mình trên thị trường Đặc biệt trong nền kinh tế có nhiều cạnh tranh, nhưng chính những rào cản đó đã tạo ra những động lực để công ty nỗ lực phát triển , từng bước tạo dựng vị trí riêng của mình trên thị trường.
Mặc dù vẫn phải đối mặt với khó khăn nhưng với sự năng động sáng tạo không ngừng của đội ngũ nhân viên ,công tác kế toán không ngừng củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản ký kinh doanh của công ty.
Qua thời gian tìm hiểu và thực tập tại công ty , được sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên trong công ty và với những kiến thức được tiếp thu tìm hiểu tại trường, em nhận thấy công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty có những ưu khuyết điểm sau:
- Tổ chức bộ máy công ty gọn nhẹ, hợp lý Các phòng ban được tổ chức Khoa học có sự chỉ đạo giám sát từ cấp trên, phân công công việc theo hướng chuyên môn hóa làm giảm áp lực cho lãnh đạo Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm đều có trình độ đại học trở lên, có kinh nghiệm, không ngừng nâng cao bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán , cung cấp các thông tin cho ban lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn kịp thời.
- Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Bộ tài chính Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán công ty sử dụng nhìn chung phù hợp với đặc điểm của công ty, phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý.
- Phòng kế toán với đội ngũ nhân viên trẻ,nhiệt tình,ham học hỏi Hiện nay với yêu cầu nâng cao của công tác kế toán,phòng kế toán đã thường xuyên chú trọng đến công tác đào tạo,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán,tất cả các cán bộ kế toán đều có trình độ đại học,luôn phấn đấu đạt hiệu quả cao trong công tác kế toán góp phần đem lại hiệu quả kinh tế cao trong công ty.
- Tổ chức công tác kế toán được thực hiện tốt theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định của bộ tài chính.
- Hệ thống chứng từ,tài khoản kế toán công ty sử dụng nhìn chung phù hợp với chế độ kế toán hiện phù hợp với đặc điểm của công ty,đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý.
- Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo TT200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Công ty luôn cập nhập những thay đổi trong chế độ kế toán đặc biệt là những chuẩn mực mới và các thông tư hướng dẫn, các quy định của Nhà nước.
- Chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán đều dùng đúng theo mẫu biểu mà Bộ tài chính ban hành từ : phiếu thu,phiếu chi,phiếu xuất,nhập kho,…Những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép một cách đầy đủ,chính xác,tạo điều kiện cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu thực tế à số liệu trên sổ sách kế toán,các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng loại,từng hợp đồng,thuận lợi cho việc tìm kiếm,đối chiếu số liệu.
- Công ty áp dụng hình thức thức sổ kế toán nhật ký chung,hình thức này tương đối đơn giản,đảm bảo rõ ràng,dễ hiểu,dễ thu nhận xử lý,tổng hợp và cung cấp thông tin phù hợp với năng lực,trình độ và điều kiện kỹ thuật tính toán cũng như yêu cấu quản lý của công ty.
- Nhìn chung, tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho hiện hành,tuân thủ các quy định của nhà nước về hệ thống tài khoản,hệ thống sổ sách,chứng từ,đảm bảo sự thống giúp nhà nước có thể kiểm tra,giám sát hoạt động của doanh nghiệp.
➢ Về chức kế toán hàng hóa tồn kho.
- Trong công tác theo dõi hàng hóa nhập-xuất-tồn trong kỳ kế toán luôn cập nhập phản ánh đầy đủ tình hình biến động tăng giảm hàng hóa lên hệ thống sổ sách công ty.
- Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song, đơn giản,dễ làm,dễ kiểm tra,đối chiếu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Trong công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty,giữa phòng kế toán và thủ kho luôn có sự phối hợp chặt chẽ,thủ kho theo dõi hàng hóa quản lý chi tiết hàng hóa,kế toán theo dõi chi tiết hàng hóa thông qua sổ chi tiết hàng hóa Cùng với đó,công ty luôn chú trọng đến công tác đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với thẻ kho,đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính hợp lý,chính xác.
➢ Về kế toán tổng hợp hàng tồn kho :
Tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương,kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập – xuất,tăng giảm hiện có của hàng hóa Như vậy công ty có điều kiện để quản lý tốt hàng hóa và hạch toán chặt chẽ theo đúng quy định,tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty
➢ Về phương pháp tính giá hàng tồn kho :
Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Với việc áp dụng phương pháp này giúp kế toán công ty vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu,vừa phản ánh được tình hình biến động của thị trường.
