Letter template 1 (17) WE MAKE THE WORLD LAST LONGER Teknos (M) Sdn Bhd Tel +60 7 251 5115 Co reg no 199701006806 (422302 P) (formerly known as Teknos Treffert (M) Sdn Bhd ) PLO 577, Jalan Keluli 8 Fa[.]
1 (17) QUY TRÌNH CHỐNG THAM NHŨNG ĐẦY ĐỦ: T R U S T TEKNOS (M) SDN BHD Phiên bản: 01.03.2021 WE MAKE THE WORLD LAST LONGER Teknos (M) Sdn Bhd (formerly known as Teknos Treffert (M) Sdn Bhd.) PLO 577, Jalan Keluli Kawasan Perindustrian Pasir Gudang 81700 Pasir Gudang Johor, Malaysia Tel +60 251 5115 Fax +60 251 3115 info.malaysia@teknos.com Co reg no:199701006806 (422302-P) www.teknos.my Version: 01.03.2021 2 (17) MỤC LỤC NGUYÊN TẮC I: CAM KẾT CẤP CAO .3 1.1 Tuyên bố Giám đốc điều hành NGUYÊN TẮC II: ĐÁNH GIÁ RỦI RO 2.1 Quy trình đánh giá rủi ro tham nhũng Mục tiêu Tiếp cận Quy trình CRA 2.2 Phương pháp đánh giá rủi ro tham nhũng Khởi xướng quản lý Xác định ghi lại rủi ro tham nhũng 3: Lập ma trận rủi ro Trình bày kết cho lãnh đạo cao nhất, xem xét hoàn thiện NGUYÊN TẮC III: THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT 3.1 Chính sách chống hối lộ tham nhũng 3.1.1 Chính sách Chống Hối lộ Tham nhũng TEKNOS (M) SDN BHD 3.1.2 Kiểm toán tuân thủ 3.1.3 Các biện pháp trừng phạt cho trường hợp không tuân thủ 3.1.4 Giám sát Cải tiến liên tục 3.2 Thẩm định 3.2.1 Giới thiệu 3.2.2 Phương pháp tiếp cận thẩm định 3.2.3 Quy trình thẩm định .8 3.3 Báo cáo mối quan tâm (tố giác) 3.3.1 Chính sách tố giác .9 3.4 Chính sách Xung đột lợi ích 11 3.4.1 Định nghĩa “Xung đột lợi ích” 11 3.4.2 Chính sách xung đột lợi ích .12 3.5 Chính sách thủ tục Quà tặng, Chiêu đãi, Tiếp đãi Du lịch 12 3.5.1 Cam kết chống hối lộ tham nhũng 12 3.5.2 Nhận quà tặng 12 3.5.3 Tặng quà 13 3.5.4 Mời tiếp nhận tiếp đãi 13 3.5.5 Các quan chức phủ 13 3.5.6 Vi phạm .14 3.6 Chính sách qun góp, tài trợ qun góp trị 14 3.7 Chính sách Thanh toán Tạo thuận lợi 14 3.8 Chính sách Kiểm sốt Tài 14 3.9 Chính sách kiểm sốt phi tài 15 3.10 Chính sách kiểm soát tài liệu lưu giữ hồ sơ .15 NGUYÊN TẮC IV: ĐÁNH GIÁ, GIÁM SÁT VÀ THỰC THI CÓ HỆ THỐNG 16 4.1 Chính sách thủ tục Giám sát, Rà soát Thực thi Sáng kiến Chống Tham nhũng 16 NGUYÊN TẮC V: ĐÀO TẠO VÀ LIÊN LẠC 17 5.1 Chính sách liên lạc 17 5.2 Chính sách đào tạo 17 Version: 01.03.2021 (17) NGUYÊN TẮC I: CAM KẾT CẤP CAO 1.1 Tuyên bố Giám đốc điều hành A Cam kết Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm việc thiết lập hiệu chương trình phịng, chống tham nhũng Theo phần 4.1.3 Hướng dẫn GIACC thủ tục đầy đủ, điều có nghĩa TEKNOS (M) SDN BHD: Thực hành mức độ liêm đạo đức cao Tuân thủ đầy đủ luật hành yêu cầu quy định chống tham nhũng Quản lý hiệu rủi ro tham nhũng TEKNOS (M) SDN BHD B Yêu cầu Để đạt mục tiêu này, Giám đốc điều hành đảm bảo TEKNOS (M) SDN BHD: Thiết lập, trì đánh giá định kỳ chương trình tuân thủ chống tham nhũng bao gồm sách mục tiêu rõ ràng nhằm giải cách thỏa đáng nguy tham nhũng; Thúc đẩy văn hóa liêm tổ chức; Thực đánh giá rủi ro tham nhũng năm lần có thị Giám đốc điều hành Phát hành hướng dẫn phổ biến sách cam kết TEKNOS (M) SDN BHD chống tham nhũng nội Tập đồn bên ngồi; Khuyến khích sử dụng kênh báo cáo / tố giác liên quan đến vụ việc tham nhũng thực nghi ngờ, bất cập chương trình tuân thủ chống tham nhũng; Phân cơng bố trí đầy đủ nguồn lực cho người có thẩm quyền chịu trách nhiệm việc tuân thủ chống tham nhũng, bao gồm nhân cung cấp tư vấn hướng dẫn; Đảm bảo quyền cho người chịu trách nhiệm chương trình phù hợp, báo cáo cho lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp tương đương; Đảm bảo kết đánh giá, soát xét đánh giá rủi ro, biện pháp kiểm soát kết hoạt động báo cáo cho lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp tương đương, giám đốc TEKNOS ban quản lý có liên quan Ngoài ra, đảm bảo Bộ Quy tắc Ứng xử TEKNOS truyền đạt, tuân thủ cập nhật định kỳ cho tất nhân viên và có tham chiếu cụ thể đến Điểm 6.2 Chống hối lộ quà tặng Bản ghi nhớ Giám đốc điều hành ban hành vào ngày tháng năm 2021 thiết lập cam kết cấp cao TEKNOS (M) SDN BHD phòng chống tham nhũng Version: 01.03.2021 (17) NGUYÊN TẮC II: ĐÁNH GIÁ RỦI RO Quy trình đánh giá rủi ro tham nhũng 2.1 Mục tiêu Các mục tiêu đánh giá rủi ro tham nhũng là: • Để xác định, đo lường xếp hạng rủi ro tham nhũng nghiêm trọng TEKNOS (M) SDN BHD có khả ảnh hưởng đến hoạt động quản lý tổng thể TEKNOS (M) SDN BHD sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc phù hợp với quy mơ TEKNOS (M) SDN BHD • Thảo luận giải pháp phòng ngừa tham nhũng cấp cao kế hoạch thực Tiếp cận Đánh giá rủi ro tham nhũng (CRA) sở chương trình chống tham nhũng Đánh giá phải thực định kỳ, hai (2) năm lần Đánh giá bao gồm: • Cơ hội tham nhũng xuất phát từ điểm yếu hệ thống • Các giao dịch tài che giấu khoản tốn tham nhũng • Hoạt động kinh doanh rủi ro cao • Các bên bên (cộng / đại lý kinh doanh) nơi có khả xuất tham nhũng • Cơ hội tham nhũng chuỗi cung ứng (đầu vào đầu ra) Quy trình CRA Quy trình sử dụng TEKNOS (M) SDN BHD để thực đánh giá rủi ro tham nhũng Tập đoàn: Tổng quan quy trình CRM Thiết lập nội dung Xác định mục tiêu: • • • Xác định mục tiêu: • Tầm nhìn, Sứ mệnh • Mục tiêu chiến lược • Mức độ liêm Tầm nhìn, Sứ mệnh ĐÁNH RỦI RO Mục tiêuGIÁ chiến lược Mức độ liêm Xác định rủi ro Phân tích rủi ro Bước 1: Xác định rủi ro Bước 2: Xác định nguyên nhân/cơ chế tham nhũng hậu Bước 3: Xác định Cấp độ rủi ro gộp (GROSS) Bước4: Xác định phân tích biện pháp kiểm sốt gộp Bước 5: Đánh giá hiệu (GROSS) biện pháp kiểm soát biện Bước 6: Xác định cấp độ rủi ro cịn lại pháp kiểm sốt gộp (GROSS) (RESIDUAL) Đánh giá rủi ro Bước 7: Đánh giá rủi ro lại phương án xử lý rủi ro Xử lý rủi ro Kế hoạch hành động quản lý Giám sát Báo cáo Truyền thông Tham vấn Version: 01.03.2021 (17) 2.2 Phương pháp đánh giá rủi ro tham nhũng Khởi xướng quản lý Việc đánh giá rủi ro tham nhũng Giám đốc điều hành khởi xướng tuân theo hướng dẫn Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) Tập đồn Việc áp dụng quản lý Giám đốc Tài Xác định ghi lại rủi ro tham nhũng Sử dụng mẫu Đánh giá rủi ro tham nhũng, lĩnh vực rủi ro tham nhũng doanh nghiệp thực xác định ghi lại chi tiết Đối với rủi ro tham nhũng xác định, biện pháp kiểm soát giảm thiểu ghi lại Sau đó, thực ước tính dựa tính hiệu biện pháp kiểm sốt, từ sử dụng để ước tính xếp hạng rủi ro nett Sau đó, việc xử lý rủi ro xác định với kế hoạch hành động 3: Lập ma trận rủi ro Sử dụng xếp hạng rủi ro nett, rủi ro tham nhũng xác định đưa vào ma trận rủi ro để thể mức độ rủi ro TEKNOS (M) SDN BHD nguy tham nhũng Ma trận rủi ro: 5x5 Gần chắn Ghi xếp hạng: Có khả Rủi ro cao Rủi ro cao Khả thi Rủi ro trung bình Khơng có khả Rủi ro thấp Rủi ro thấp Hiếm hoi Tầm thường Diễn viên phụ Vừa phải Chính Thảm khốc Trình bày kết cho lãnh đạo cao nhất, xem xét hoàn thiện Các mẫu rủi ro tham nhũng hoàn thiện đồ rủi ro trình bày cho lãnh đạo cao để xác nhận liệu kế hoạch hành động Sau đó, trách nhiệm thực kế hoạch hành động phân bổ cho thành viên có liên quan TEKNOS (M) SDN BHD Kết đánh giá rủi ro tham nhũng báo cáo cho giám đốc TEKNOS (M) SDN BHD., bao gồm kế hoạch hành động Giám đốc điều hành hướng dẫn việc đánh giá rủi ro tham nhũng cập nhật định kỳ báo cáo kết cho lãnh đạo giám đốc cấp cao Kết đánh giá rủi ro tham nhũng đưa vào thư mục Nhóm quản lý cơng ty Version: 01.03.2021 (17) NGUYÊN TẮC III: THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT 3.1 Chính sách chống hối lộ tham nhũng 3.1.1 Chính sách Chống Hối lộ Tham nhũng TEKNOS (M) SDN BHD a) Chính sách TEKNOS (M) SDN BHD nghiêm cấm hối lộ tham nhũng hình thức liên quan đến hoạt động TEKNOS (M) SDN b) Hối lộ tham nhũng dạng giá trị nào, chẳng hạn tiền, hàng hóa, dịch vụ, tài sản, đặc quyền, vị trí việc làm đối xử ưu đãi Do đó, Nhân viên TEKNOS cộng kinh doanh khơng, dù trực tiếp hay gián tiếp, đưa ra, cho, nhận gạ gẫm vật phẩm có giá trị nào, nhằm cố gắng gây ảnh hưởng bất hợp pháp đến định hành động người có vị trí đáng tin cậy tổ chức lợi ích dự kiến TEKNOS (M) SDN BHD người liên quan đến giao dịch c) Chính sách chống hối lộ tham nhũng áp dụng giao dịch kinh doanh với tổ chức thương mại ("khu vực tư nhân") Chính phủ ("khu vực cơng") Ngay có khả xảy hối lộ tham nhũng, đặc biệt giao dịch với quan chức Chính phủ d) TEKNOS (M) SDN BHD cam kết thực hoạt động kinh doanh cách có đạo đức tn thủ tất luật quy định hành chống hối lộ tham nhũng quốc gia nơi chúng tơi kinh doanh Do đó, sách chống hối lộ tham nhũng áp dụng cho tất quốc gia tồn giới, khơng có ngoại lệ khơng tính đến phong tục khu vực, tập quán địa phương điều kiện cạnh tranh e) TEKNOS (M) SDN BHD tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên để xác định rủi ro hối lộ tham nhũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặt mục tiêu chống hối lộ tham nhũng, đồng thời đánh giá hiệu biện pháp kiểm soát việc đạt mục tiêu f) Khơng Nhân bên bên thứ ba bị cách chức, chịu hình phạt hậu bất lợi khác để trả đũa việc từ chối trả nhận hối lộ, tham gia vào hành vi bất hợp pháp khác, việc từ chối dẫn đến TEKNOS (M) SDN BHD làm ăn thua lỗ bị đình trệ hoạt động g) Nhân trình hoạt động họ liên quan đến việc làm họ TEKNOS (M) SDN BHD gặp phải trường hợp vi phạm thực tế nghi ngờ vi phạm sách này, họ phải báo cáo mối quan ngại họ cách sử dụng kênh báo cáo có sẵn Các báo cáo đưa cách thiện chí, dù ẩn danh theo cách khác, giải cách kịp thời người báo cáo không sợ bị trả thù kết kiểm tra h) Nghiêm cấm việc trả đũa hình thức Nhân mà người báo cáo cách thiện chí hành vi vi phạm vi phạm sách Bất kỳ Nhân viên TEKNOS bị phát cố tình hành động chống lại lợi ích người có thiện chí báo cáo hành vi vi phạm nguy vi phạm sách phải chịu biện pháp kỷ luật bao gồm cách chức, đình chỉ, sa thải hành động khác (bao gồm hành động pháp lý) mà TEKNOS (M) SDN BHD theo đuổi Chính sách tương tự áp dụng cho bên thứ ba báo cáo vi phạm nguy vi phạm sách 3.1.2 Kiểm toán tuân thủ Các đánh giá thường xuyên thực để đảm bảo tuân thủ sách Các đánh tiến hành nội TEKNOS (M) SDN BHD bên thứ ba Tài liệu đánh giá nên bao gồm kế hoạch hành động cải tiến hiệu Kết đánh giá phải báo cáo cho lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp, giám đốc quản lý cấp cao thích hợp Version: 01.03.2021 (17) Các biện pháp trừng phạt cho trường hợp không tuân thủ 3.1.3 a) Việc không tuân thủ xác định kiểm toán khu vực rủi ro xác định thông qua phương thức phương tiện khác phải báo cáo kịp thời cho lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp phù hợp với mức độ rủi ro xác định b) TEKNOS (M) SDN BHD coi hối lộ hành vi tham nhũng vấn đề nghiêm trọng áp dụng hình phạt trường hợp khơng tn thủ sách Đối với Nhân sự, việc khơng tn thủ dẫn đến hành động kỷ luật, lên đến bao gồm việc chấm dứt hợp đồng lao động c) Đối với bên bên ngồi, việc khơng tn thủ bị phạt bao gồm việc chấm dứt hợp đồng Các hành động pháp lý khác thực trường hợp lợi ích TEKNOS (M) SDN BHD bị tổn hại kết việc không tuân thủ cá nhân tổ chức 3.1.4 Giám sát Cải tiến liên tục a) TEKNOS (M) SDN BHD cam kết liên tục cải thiện hoạt động hiệu sáng kiến chống hối lộ chống tham nhũng b) TEKNOS (M) SDN BHD phải giám sát mơi trường hoạt động mình, xác định thay đổi nguy tham nhũng tìm kiếm hội để cải thiện sáng kiến chống tham nhũng c) Lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp phải đảm bảo việc đánh giá thường xuyên sáng kiến chống tham nhũng thực để đảm bảo phạm vi, sách, thủ tục biện pháp kiểm sốt phù hợp với rủi ro liên quan đến hối lộ tham nhũng mà TEKNOS (M) SDN BHD phải đối mặt d) TEKNOS (M) SDN BHD nỗ lực để tác động đến môi trường kinh doanh nơi Tập đoàn hoạt động Điều bao gồm sáng kiến hỗ trợ khu vực tư nhân cơng cộng có khả cải thiện tính tồn vẹn mơi trường hoạt động 3.2 Thẩm định 3.2.1 Giới thiệu Yêu cầu thiết yếu việc thẩm định để hiểu đối tác người làm việc với cộng kinh doanh để đạt sản phẩm giao nộp cần thiết Việc thẩm định tiến hành nhằm đánh giá chất mức độ rủi ro tham nhũng liên quan đến mối quan hệ lên kế hoạch thực với nhóm đối tác kinh doanh cụ thể; đối tượng Nhân cụ thể vị trí định Phương pháp tiếp cận thẩm định 3.2.2 a) Quá trình thẩm định phải nhằm thu thập đầy đủ thông tin để đánh giá rủi ro tham nhũng hoạt động / dự án / giao dịch định, đối tác kinh doanh Nhân tiềm gây xác định nhiều rủi ro tham nhũng đáng kể b) Liên quan đến tổ chức, có số yếu tố định TEKNOS (M) SDN BHD xem xét chẳng hạn như: i Tính hợp pháp công ty liên kết kinh doanh, thể qua số hồ sơ đăng ký công ty (Mẫu 9/13, hồ sơ công ty SSM) báo cáo tài hàng năm kiểm tốn; ii Danh tính cổ đơng ban lãnh đạo cao công ty liên kết kinh doanh, liệu họ có lịch sử hối lộ tham nhũng, gian lận, không trung thực hành vi sai trái tương tự hay không; iii Đã bị điều tra, kết án, xử phạt truy tố tội hối lộ hành vi phạm tội tương tự Version: 01.03.2021 (17) c) Về nhân sự, cần tiến hành thẩm định để: Xác minh tính xác cấp Nhân tiềm năng; i ii Yêu cầu tài liệu tham khảo thỏa đáng từ nhà tuyển dụng cũ Nhân tiềm năng; iii Thực bước hợp lý để xác định xem Nhân tiềm có liên quan đến hoạt động hối lộ tham nhũng hay không cách kiểm tra với nơi làm việc cũ Nhân tiềm thực tìm kiếm Web d) Mặc dù khơng có phương pháp cụ thể để thực kiểm tra thẩm định, nói chung, trình sau: Xác định bên thực kiểm tra thẩm định; i ii Tiến hành kiểm tra; iii Sử dụng kết để định bước tiếp theo: tiếp tục / dừng / tạm dừng để chờ điều tra thêm e) Kết kiểm tra thẩm định phải lập thành văn lưu giữ suốt thời gian trì mối quan hệ 3.2.3 Quy trình thẩm định Sơ đồ sau: Tiến hành thẩm định ban đầu dựa tiêu chí, bao gồm đánh giá rủi ro Tiến hành thẩm định Đánh giá kết Quyết định bước Kết thúc trình Các cơng ty liên kết kinh doanhs: a) Các tiêu chí để tiến hành thẩm định công ty liên kết kinh doanh dựa rủi ro tham nhũng bao gồm: • Đấu thầu cho dự án lớn (> 50.000 € theo Chính sách phê duyệt hành Teknos Mơ hình quản lý Teknos); • Được tuyển dụng đại lý trung gian giao dịch với quan phủ quan chức; • Trường hợp người quản lý cấp cao coi việc thẩm định cần thiết lợi TEKNOS (M) SDN BHD b) Việc thẩm định tiến hành cách sử dụng phương pháp sau, không giới hạn phương pháp sau: Version: 01.03.2021 (17) • Tìm kiếm Google cách sử dụng tên công ty liên kết kinh doanh + ví dụ: 'Tham nhũng' • Kiểm tra xem đối tác kinh doanh có tuân thủ pháp luật khơng, ví dụ: sử dụng sở liệu SSM • (Khác) c) Quản lý cấp cao đánh giá kết đưa định: i Tiếp tục bổ nhiệm ii Ngừng việc bổ nhiệm iii Chấm dứt mối quan hệ iv Tìm kiếm thêm thơng tin d) 3.2.3.4 Xác định bước bên liên quan:: • Cố vấn Mua sắm / pháp lý / nhà cung cấp dịch vụ Thẩm định Nhân tiềm / tại: a) Các tiêu chí để thực thẩm định Nhân dựa rủi ro tham nhũng bao gồm: i Tất nhân tham gia TEKNOS (M) SDN BHD ii Khi bổ nhiệm / thăng chức vào vị trí quản lý (kể vị trí quản lý trước đó) iii Khi bổ nhiệm vào vị trí liên quan đến làm việc với bên thứ ba (nhà cung cấp / nhà thầu; quan phủ; khách hàng) iv Trường hợp người quản lý cấp cao coi việc thẩm định cần thiết lợi ích TEKNOS (M) SDN BHD b) Việc thẩm định tiến hành cách sử dụng không giới hạn phương pháp sau: i Tìm kiếm Google cách sử dụng tên người ii Cơ sở liệu PDRM MACC iii (Khác) c) Người quản lý cấp cao để đánh giá kết đưa định: i Tiếp tục bổ nhiệm ii Ngừng bổ nhiệm iii Chấm dứt việc làm iv Tìm kiếm thêm thơng tin d) Xác định bước bên liên quan: • Giám đốc Nhân / Giám đốc điều hành / Giám đốc phận 3.3 Báo cáo mối quan tâm (tố giác) 3.3.1 Chính sách tố giác a) Báo cáo Điều tra i TEKNOS (M) SDN BHD yêu cầu tất Nhân báo cáo hành vi sai trái nghiêm trọng họ nhận thức điều Version: 01.03.2021 10 (17) ii Các báo cáo phải gửi cho Ủy ban Quy tắc Ứng xử Ủy ban bao gồm Giám đốc điều hành, Giám đốc Nhân Giám đốc Truyền thông Tập đồn người báo cáo liên hệ qua địa ccc@teknos.com iii Các vấn đề báo cáo xử lý cách bí mật, chừng mực Trong trường hợp khơng thể cho phép ẩn danh, Ủy ban Quy tắc Ứng xử / người quản lý tuyến thảo luận với người báo cáo vi phạm trước tiến hành Hành vi sai trái nghiêm trọng nguyên tắc dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng iv TEKNOS (M) SDN BHD phải bảo vệ thông tin tiết lộ báo cáo tố giác cách Chỉ có Ủy ban Quy tắc Ứng xử có quyền truy cập vào báo cáo gốc danh tính người tố giác v Nếu có đủ chứng cho thấy vụ việc tham nhũng xảy thông tin chi tiết liên lạc cung cấp, người tiết lộ khuyên nên báo cáo vụ việc trực tiếp với MACC để đảm bảo việc bảo vệ người tiết lộ thức b) Các vấn đề hành vi sai trái nghiêm trọng i Trộm cắp, gian lận hối lộ tham nhũng ii Bạo lực thể xác bắt nạt iii Quấy rối iv Vi phạm nghiêm trọng quy tắc sức khỏe an toàn v Cố ý gây thiệt hại nghiêm trọng cho tài sản vi Vi phạm nghiêm trọng liệu thông tin bảo mật vii Lạm dụng nghiêm trọng tài sản danh tiếng tổ chức viii Mất mát, hư hỏng thương tật sơ suất nghiêm trọng ix Không phối hợp nghiêm trọng x Khiến cho tổ chức trở nên tồi tệ nghiêm trọng xi Mất khả lao động nghiêm trọng rượu ma túy gây Tất mục khác phải báo cáo cho Giám đốc Nhân c) d) e) Ủy ban tố giác i TEKNOS (M) SDN BHD tham chiếu đến Ủy ban Quy tắc Ứng xử để giám sát việc quản lý báo cáo tố giác nhận ii Người liên quan đến báo cáo tố giác không phép thành viên ủy ban đóng vai trò điều tra báo cáo nhận báo cáo Đảm bảo bảo vệ chống lại trả đũa i Người tiết lộ không bị trả thù đối báo cáo cung cấp cách thiện chí, tức khơng thực với chủ đích ác ý nhằm gây thiệt hại cho người khác tổ chức Người tiết lộ nhận bảo vệ điều tra sau cho thấy người tố cáo nhầm lẫn kiện, quy tắc thủ tục liên quan ii Bất kỳ trả đũa người tiết lộ phải chịu hình thức kỷ luật, bao gồm việc chấm dứt hợp đồng lao động, cách chức biện pháp pháp lý khác iii Nếu người lập báo cáo bị phát tham gia vào hành vi hành vi sai trái khác, việc họ tự nguyện báo cáo vấn đề với TEKNOS (M) SDN BHD xem xét thực động thái Báo cáo sai độc hại TEKNOS (M) SDN BHD có biện pháp kỷ luật người báo cáo sai thật Version: 01.03.2021 11 (17) cố ý vu khống / có hành vi phỉ báng người khác Các biện pháp kỷ luật bao gồm chấm dứt việc làm, cách chức biện pháp khắc phục hợp pháp khác f) Tố cáo tham nhũng chứng TEKNOS (M) SDN BHD định có chuyển báo cáo nhận đến quan có thẩm quyền hay không Các báo cáo bao gồm mục thường nộp cho MACC, với tham vấn cố vấn pháp lý: i Bằng chứng rõ ràng, mạnh mẽ vụ hối lộ tham nhũng ii Chi tiết cụ thể (các) giao dịch iii Tên cá nhân cụ thể iv Thông tin khác nhà điều tra coi quan trọng, với tham khảo ý kiến (các) quản lý tuân thủ Tất báo cáo cho MACC phải thực thời gian sớm tính trọng yếu vụ việc chứng minh Sơ đồ xử lý tố cáo Tiếp nhận báo cáo Báo cáo đánh giá tính đầy đủ, độ tin cậy độ xác Quyết định hành động Điều tra Báo cáo cho quan chức Đóng lưu hồ sơ Lưu hồ sơ chi tiết biện pháp khắc phục Kết thúc quy trình 3.4 Chính sách Xung đột lợi ích 3.4.1 Định nghĩa “Xung đột lợi ích” Xung đột lợi ích phát sinh người có liên quan, chẳng hạn mối quan hệ gia đình, người nắm giữ cổ phần TEKNOS vị trí việc làm khiến lợi ích cá nhân họ xung đột với lợi ích tốt TEKNOS (M) SDN BHD mà họ làm việc cho Version: 01.03.2021 12 (17) 3.4.2 Chính sách xung đột lợi ích a) Tất Nhân yêu cầu khai báo xung đột lợi ích, thực tế có khả xảy ra, họ nhận thức điều b) Các xung đột phải thông báo với người quản lý trực tiếp Nhân sự, người quản lý thảo luận vấn đề với Giám đốc điều hành Giám đốc nhân thực hành động thích hợp c) Khi Nhân có xung đột lợi ích, sau thông báo, họ phải rút khỏi thủ tục định không gây ảnh hưởng đến người đưa định d) Giám đốc nhân phải lập hồ sơ xung đột lợi ích tiết lộ để tham khảo tương lai e) Theo mục 221 222 Đạo luật Công ty 2016, giám đốc yêu cầu đưa tuyên bố thức với hội đồng quản trị trường hợp họ có lợi ích bên liên quan đến hợp đồng với TEKNOS (M) SDN BHD Họ phải rút khỏi q trình định khơng gây ảnh hưởng đến người định f) Nhân tiềm phải tiết lộ tất xung đột lợi ích với TEKNOS (M) SDN BHD q trình tuyển dụng để thảo luận với Người quản lý tuyển dụng 3.5 Chính sách thủ tục Quà tặng, Chiêu đãi, Tiếp đãi Du lịch 3.5.1 Cam kết chống hối lộ tham nhũng TEKNOS (M) SDN BHD cam kết thực kinh doanh với tính trực Điều có nghĩa tránh hành vi hối lộ tham nhũng hình thức hoạt động hàng ngày TEKNOS (M) SDN BHD 3.5.2 Nhận quà tặng a) Nhân viên bị cấm trực tiếp gián tiếp, nhận quà tặng, tiền lại bảo lãnh hình thức ảnh hưởng đến phán đốn định họ b) Bất kỳ q bên bên ngồi cung cấp có giá trị lớn phải từ chối trả lại cách lịch mà không gây xúc phạm phá vỡ quan hệ kinh doanh với bên đó, với giải thích việc nhận q khơng phép theo Chính sách TEKNOS (M) SDN BHD c) Nhân nhận điều sau: d) i Q tặng cơng ty có giá trị khơng lớn nhật ký, bút, lịch sổ tay; ii Các vật phẩm trao cho tất người tham gia thời gian diễn kiện thức quà tặng cửa, với điều kiện vật phẩm có giá trị khơng lớn; iii Các vật phẩm lễ hội hàng hóa tiêu dùng khác có giá trị thị trường tổng cộng RM250 quà Các mặt hàng phải chuyển đến văn phịng phân phối cho nhóm người nhận Tổ chức tài trợ không nên tiết lộ iv Quà tặng trao kiện thức mà việc từ chối gây khó chịu, ví dụ: q tặng trao hội nghị, nơi nhà tài trợ cương muốn gửi tặng Những quà phải khai báo cho người quản lý người nhận, quản lý định người nhận có giữ q khơng hay q TEKNOS (M) SDN BHD giữ lại Trong trường hợp, Nhân viên không nhận quà tặng hình thức tiền mặt tương đương tiền mặt hình thức khác, bao gồm không giới hạn ở: i Tiền mặt, hoa hồng, séc, khoản vay, thẻ tín dụng loại tiền nào, vé số, phiếu giảm giá phiếu quà tặng hình thức Version: 01.03.2021 13 (17) ii Cổ phần / lãi vốn chủ sở hữu TEKNOS đăng ký; iii Giảm giá đặc quyền cá nhân thường không cung cấp; iv Giải thưởng vật phẩm có giá trị quan trọng bất kỳ; v Thẻ tích điểm nhà bán lẻ nào; / vi Tất quà tặng khác từ nhà cung cấp bên ngồi coi ảnh hưởng đến hành vi người nhận e) 3.5.3 Các thành viên gia đình Nhân viên bị nghiêm cấm nhận quà tặng từ nhà cung cấp thứ ba có giao dịch tài với TEKNOS (M) SDN BHD., Trong việc trao quà tặng ảnh hưởng đến hành động Nhân viên trình thực nhiệm vụ họ với TEKNOS (M) SDN BHD Tặng quà a) Nhân viên phải có đánh giá đắn tặng quà cho bên thứ ba Quà tặng không xa hoa không tặng với ý định tham nhũng Quà tặng phải trao cách công khai, minh bạch có thương hiệu TEKNOS b) Việc tặng quà không nên thực thường xuyên / khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn đấu thầu đàm phán hợp đồng, để đảm bảo khơng có ảnh hưởng đến q trình định c) Q tặng có giá trị > 200 RM phải Giám đốc điều hành phê duyệt trước 3.5.4 Mời tiếp nhận tiếp đãi a) Việc cho nhận tiếp đãi tương đương coi hoạt động kinh doanh bình thường Hoạt động tiếp đãi thể có nhiều hình thức, nhìn chung bao gồm ăn uống, lại vận chuyển, chỗ giải trí b) Việc tiếp đãi đưa tiếp nhận Nhân viên có tương tác với bên thứ ba phần vai trò họ phải liên quan rõ ràng đến cơng việc kinh doanh hai bên Nó không nên nhận đưa thường xuyên đến mức đặt câu hỏi ý định tính trực người cho người nhận, khơng q xa hoa để có ý định tham nhũng c) Nhân viên tuyệt đối không toán tham gia vào hoạt động mang lại danh tiếng xấu cho TEKNOS (M) SDN BHD Các hoạt động bao gồm hoạt động giải trí xa hoa vơ đạo đức cờ bạc, chiêu đãi tiếp viên, hát karaoke với diện nhân viên quan hệ khách hàng tương tự, mát-xa, thể thao bạo lực không kiểm soát, ma túy bất hợp pháp say rượu d) Nhân viên tự tiếp việc tiếp đãi từ bạn bè người thân, với điều kiện tiếp đãi khơng ảnh hưởng đến hành động họ hình thức trình thực nghĩa vụ họ với TEKNOS (M) SDN BHD Nếu việc tiếp đãi cung cấp ảnh hưởng (hoặc ảnh hưởng) đến hành động người đó, người nên thảo luận vấn đề với người giám sát cần, đưa tuyên bố xung đột lợi ích 3.5.5 Các quan chức phủ Trong trường hợp Nhân tiếp đón quan chức Chính phủ, cần phải cẩn thận để đảm bảo tiếp đón cung cấp hợp lý tương xứng không tạo cảm giác có nghĩa vụ TEKNOS (M) SDN BHD Version: 01.03.2021 14 (17) 3.5.6 Vi phạm Việc khơng tn thủ sách coi hành vi sai trái nghiêm trọng Nhân có liên quan phải chịu hình thức kỷ luật, bao gồm sa thải Hành vi vi phạm chuyển đến quan thực thi liên quan để có hành động 3.6 Chính sách qun góp, tài trợ qun góp trị a) TEKNOS (M) SDN BHD thực tích cực trách nhiệm cộng đồng cung cấp hỗ trợ tài phi tài cho vấn đề cơng nhận Tuy nhiên, khoản đóng góp lợi ích bị số bên sử dụng sai mục đích khoản phụ cho tham nhũng b) Các yêu cầu đóng góp tài trợ phải kiểm tra thẩm định đơn giản cách sử dụng tìm kiếm web để đảm bảo tính hợp pháp tổ chức nhận tài trợ c) TEKNOS (M) SDN BHD không đóng góp tài vật cho đảng phái trị, quan chức đảng phái trị ứng cử viên cho chức vụ trị Các đảng phái trị khơng cho phép sử dụng sở, thiết bị tài nguyên TEKNOS cho chiến dịch trị chức đảng phái trị d) Các khoản tài trợ trị thực lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp Các khoản đóng góp phải thực vào tài khoản ngân hàng thức bên nhận biên lai chuyển tiền giữ lại Cung cấp hỗ trợ phi tài địa điểm, phương tiện, thiết bị âm thanh, v.v chi phí TEKNOS (M) SDN BHD không nên sử dụng để ảnh hưởng đến định trị phải ghi chép lại để tham khảo tương lai e) Ngoài ra, nên tham khảo tuân thủ sách Tài trợ Đóng góp Phi Thương mại hành Tập đồn 3.7 Chính sách Thanh tốn Tạo thuận lợi a) “Thanh toán tạo thuận lợi” định nghĩa khoản toán cung cấp khác thực riêng cho cá nhân kiểm soát trình định Nó đưa để đảm bảo xúc tiến công việc chức thường ngày hành Mặc dù khoản tốn thơng lệ số trường hợp định, luật pháp nhiều quốc gia, bao gồm Malaysia, nghiêm cấm việc b) TEKNOS (M) SDN BHD có sách khơng khoan nhượng việc sử dụng khoản toán tạo thuận lợi liên quan đến hoạt động kinh doanh Chính sách cấm Nhân TEKNOS đối tác kinh doanh hành động thay mặt cho TEKNOS (M) SDN BHD c) Nhân phải thông báo cho Giám đốc Tài họ nhận yêu cầu tốn tạo thuận lợi Ngồi ra, khoản toán thực Nhân khơng chắn chất, phải thơng báo cho Giám đốc Tài việc toán ghi chép hồ sơ lại tương ứng d) Nhân toán an ninh họ bị đe dọa Nhân phải báo cáo việc cho cấp họ để ghi lại chi tiết lưu hồ sơ chi tiêu 3.8 Chính sách Kiểm sốt Tài a) Kiểm sốt tài hệ thống quy trình quản lý tổ chức thực để quản lý giao dịch tài cách hợp lý ghi lại giao dịch cách xác, đầy đủ kịp thời Version: 01.03.2021 15 (17) b) TEKNOS (M) SDN BHD yêu cầu biện pháp kiểm sốt tài cần thiết để đảm bảo giao dịch tài xử lý ghi chép cách hợp lý nhằm ngăn ngừa xuất hối lộ tham nhũng c) TEKNOS (M) SDN BHD yêu cầu tách biệt nhiệm vụ để người khởi tạo phê duyệt khoản toán d) TEKNOS (M) SDN BHD yêu cầu cấp thẩm quyền để phê duyệt tốn Trong thực tế, điều có nghĩa giao dịch lớn yêu cầu chấp thuận quản lý cấp cao Ngoài ra, cần tham khảo tuân thủ Chính sách Phê duyệt hành (đ 14.08.2019) Chính sách Tín dụng (14.08.2019) Tập đoàn e) Tiền mặt thường sử dụng phương tiện hối lộ tham nhũng khó theo dõi thời điểm cách thức sử dụng Do đó, TEKNOS (M) SDN BHD yêu cầu việc sử dụng tiền mặt hoạt động hàng ngày hạn chế mức tối thiểu, hồ sơ thu chi đầy đủ phải lưu giữ cho tất khoản tốn tiền mặt f) Nói chung, Nhân hồn trả chi phí thay mặt cho TEKNOS (M) SDN BHD thực sở biên lai thức Nên tránh sử dụng biên nhận viết tay g) Việc phân loại mô tả tất khoản tốn giao dịch ghi lại xác rõ ràng tài khoản TEKNOS (M) SDN BHD., phù hợp với luật pháp hành kiểm soát nội h) TEKNOS (M) SDN BHD phải thực kiểm tốn tài định kỳ theo định kỳ Việc kiểm toán thực cá nhân tổ chức độc lập, theo yêu cầu Ủy ban Cơng ty Malaysia (SSM) 3.9 Chính sách kiểm sốt phi tài a) Kiểm sốt phi tài hệ thống quy trình quản lý tổ chức thực để giúp tổ chức đảm bảo hoạt động mua sắm, vận hành, thương mại khía cạnh phi tài khác tổ chức quản lý cách thích hợp b) TEKNOS (M) SDN BHD cam kết thực biện pháp kiểm sốt phi tài cần thiết để giảm thiểu rủi ro tham nhũng phát sinh q trình mua sắm c) Nếu hợp lý, TEKNOS (M) SDN BHD nên trao hợp đồng thơng qua q trình cạnh tranh, sở giá trị tốt cho chi phí bỏ d) TEKNOS (M) SDN BHD giữ sách tách biệt nhiệm vụ, cho có thể, Nhân / phận vận hành đặt hàng dịch vụ tách biệt với Nhân / phận thực mua sắm / tốn Ngồi ra, cần tham khảo tn thủ sách hành Tập đồn Quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp Teknos phạm vi nhà cung cấp có liên quan Chính sách kiểm soát tài liệu lưu giữ hồ sơ 3.10 a) Điều quan trọng TEKNOS (M) SDN BHD phải trì hồ sơ biện pháp kiểm soát sử dụng cho thủ tục thích hợp b) Các sách thủ tục phải lưu trữ vị trí an tồn với quyền truy cập hạn chế để thực thay đổi c) Hồ sơ phát sinh từ thủ tục (tức kiểm tra thẩm định, kê khai xung đột lợi ích, v.v.) phải lưu giữ nơi an toàn lưu thường xuyên d) Giám đốc Tài TEKNOS (M) SDN BHD có trách nhiệm chung việc kiểm soát tài liệu lưu trữ hồ sơ tài liệu liên quan đến phòng chống tham nhũng e) Giám đốc Tài có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ, tài liệu địa điểm nộp hồ sơ theo định kỳ để tránh hư hỏng, thiệt hại, mát Version: 01.03.2021 16 (17) NGUYÊN TẮC IV: ĐÁNH GIÁ, GIÁM SÁT VÀ THỰC THI CĨ HỆ THỐNG Chính sách thủ tục Giám sát, Rà soát Thực thi Sáng kiến Chống Tham nhũng 4.1 a) Giám đốc điều hành đảm bảo việc xem xét thường xuyên thực để đánh giá việc thực hiện, hiệu hiệu lực chương trình phịng, chống tham nhũng đảm bảo chương trình thực thi Các đánh giá tạo sở cho nỗ lực nhằm cải thiện biện pháp kiểm soát chống tham nhũng có tổ chức b) Với mục đích này, TEKNOS (M) SDN BHD cam kết: c) i lập kế hoạch, thiết lập, thực trì chương trình giám sát dựa rủi ro tham nhũng, bao gồm phạm vi, tần suất phương pháp rà soát; ii xác định cung cấp nguồn lực cho (những) người có thẩm quyền để thực đánh giá nội bộ, liên quan đến biện pháp chống tham nhũng tổ chức; iii tiến hành đánh giá liên tục cải tiến sách thủ tục tổ chức liên quan đến tham nhũng; iv xem xét đánh giá bên bên thứ ba đủ lực độc lập ba năm lần để đảm bảo tổ chức hoạt động tuân thủ sách thủ tục liên quan đến tham nhũng; v giám sát hoạt động Nhân liên quan đến sách thủ tục chống tham nhũng để đảm bảo họ hiểu tuân thủ lập trường tổ chức vai trò chức tương ứng họ; vi tiến hành thủ tục kỷ luật Nhân bị phát không tuân thủ chương trình Kết xem xét đánh giá phải báo cáo cho lãnh đạo cao / chủ sở hữu doanh nghiệp để xem xét thực khuyến nghị Version: 01.03.2021 17 (17) NGUYÊN TẮC V: ĐÀO TẠO VÀ LIÊN LẠC 5.1 Chính sách liên lạc a) Giám đốc điều hành đảm bảo việc trao đổi thông tin thực nội bên ngồi chương trình chống tham nhũng b) Thông tin liên lạc bao gồm thơng tin sách thủ tục chính, bao gồm sách Chống hối lộ tham nhũng; xung đột lợi ích; quà tặng, giải trí, vv; toán tạo điều kiện; kênh báo cáo c) Các kênh liên lạc bao gồm họp giao ban cá nhân, email, Internet / mạng nội bộ, giao ban trực tiếp, gọi điện thoại, v.v Chính sách đào tạo 5.2 a) TEKNOS (M) SDN BHD tiến hành đào tạo đầy đủ để đảm bảo tất Nhân viên có nguy liên quan đến hối lộ tham nhũng nhận thức sách thủ tục TEKNOS (M) SDN BHD đưa để thiết lập chương trình chống tham nhũng b) Đối với bên có liên quan, đào tạo cung cấp cho đối tác kinh doanh khiến TEKNOS (M) SDN BHD đối mặt với rủi ro tham nhũng chẳng hạn đại lý, người trung gian người khác thay mặt cho TEKNOS (M) SDN BHD c) Nhà cung cấp / nhà thầu mua sắm hàng hóa dịch vụ cho TEKNOS (M) SDN BHD đào tạo thấy phù hợp d) Việc đào tạo cho Nhân coi vị trí rủi ro cao phải thực 12 tháng lần, có lưu hồ sơ đào tạo tham dự Việc đào tạo nên điều chỉnh cho phù hợp với vai trị bao gồm ví dụ tình tham nhũng xảy