MÔN học GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CHỦ đề ỨNG DỤNG kỹ NĂNG GIAO TIẾP TRONG đàm PHÁN KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA KINH TẾ BÁO CÁO GIỮA HỌC PHẦN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CHỦ ĐỀ: ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH GV: Đinh Hoàng Anh Tuấn Mã LHP: BLAW220308_07 Nhóm SVTH: 09 Bùi Thị Bảo Yến Lê Thị Kim Ngân Phan Thị Thùy Trâm Lý Thị Kim Anh Nguyễn Thị Tú Bùi Thanh Trúc Lê Tú Uyên Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 0 MỤC LỤC I: Khái quát giao tiếp đàm phán kinh doanh 1: Giao tiếp kinh doanh: 1.1: Khái niệm đặc điểm giao tiếp kinh doanh 1.2: Các phương pháp giao tiếp kinh doanh 1.3: Tầm quan trọng giao tiếp kinh doanh 2: Đàm phán kinh doanh: 2.1: Khái niệm đàm phán: 2.2: Các nguyên tắc đàm phán 2.3: Đặc điểm đàm phán kinh doanh 2.4: Các phương thức phong cách đàm phán kinh doanh 3: Các yếu tố quan trọng đàm phán kinh doanh: 3.1: Thời gian có vai trị quan trọng đàm phán 3.2: Vấn đề thông tin đàm phán 3.3: Vấn đề mạnh đàm phán 3.4: Người trung gian 10 3.5: Các yếu tố pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng nào? 10 II: Ứng dụng kỹ giao tiếp đàm phán kinh doanh: 10 1: Tổ chức đàm phán: 10 2: Những kỹ giao tiếp áp dụng đàm phán kinh doanh 14 2.1: Tạo ấn tượng 14 2.2: Kỹ diễn thuyết 15 2.3: Kỹ thống ngự 15 2.4: Kỹ tự kiềm chế cảm xúc 16 2.5: Kỹ lắng nghe 17 2.6: Kỹ thuyết phục 17 3: Nghệ thuật đàm phán kinh doanh: 18 3.1: Tâm lý chiến 18 3.2: Lễ nghi qua giao tiếp đàm phán 18 0 3.3: Hợp tác tinh thần Win-Win 19 3.5: Giáo sư Phan Văn Trường bí đàm phán 19 4: Những sai lầm mắc phải đàm phán kinh doanh cần lưu ý 21 0 MỞ ĐẦU 1: Lý chọn đề tài: Sự phát triển xã hội tạo nên nhiều phương thức kĩ giao tiếp khác Có thể nói đề kĩ giao tiếp đàm phán kinh doanh đề tài nhiều đối tượng quan tâm tìm hiểu Một người có kỹ giao tiếp đàm phán kinh donh dễ dàng tìm đạt thành cơng đàm phán có hội mang lại hợp đồng tuyệt vời tạo ấn tượng sâu sắc đến người Những người có kĩ giao tiếp tốt có khả xây dựng mạng lưới quan hệ rộng lớn vững mạnh người khơng có kĩ giao tiếp đặc biệt đàm phán Chính yếu tố tuyệt vời mà việc ứng dụng kĩ giao tiếp đàm phán lý thơi thúc tị mị muốn tìm hiểu sâu mà nhóm chọn đề tài để nghiên cứu tìm hiểu 2: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nhiệm vụ việc nghiên cứu tìm hiểu cách thức áp dụng kĩ giao tiếp đàm phán kinh doanh từ cho thấy tầm quan trọng việc xây dựng kỹ giao tiếp hội tạo thành cơng học để có đàm phán thành công nhờ kĩ giao tiếp 3: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu : Các kĩ giao tiếp đàm phán kinh doanh - Phạm vi nghiên cứu : Trong phạm trù kinh doanh 4: Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu: - Cơ sở lý luận : Dựa kiến thức có sẵn ứng dụng kĩ giao tiếp kinh doanh - Phương pháp nghiên cứu: phương pháp phân tích-tổng hợp, phương pháp so sánh, thống kê, … 5: Ý nghĩa khoa học thực tiễn: Bài nhằm mục đích nghiên cứu, tìm hiểu ứng dụng kĩ giao tiếp đàm phán kinh doanh từ rút kinh nghiệm, học cách thức xây dựng cách thức tổ chức kĩ giao tiếp cần có để tạo đàm phán thành cơng tìm hiểu rút mặt hạn chế tồn đàm phán khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm 0 I: Khái quát giao tiếp đàm phán kinh doanh: 1: Giao tiếp kinh doanh: 1.1: Khái niệm đặc điểm giao tiếp kinh doanh - Giao tiếp nhu cầu chung thiết yếu người Vậy giao tiếp kinh doanh trình trao đổi, tiếp xúc người với nhau, để trao đổi thơng tin, thơng điệp tích cực, trao nhận lại phản đối chủ thể nhằm đạt mục đích giao tiếp định hoạt động kinh doanh - Đặc điểm: + Đầu tiên giao tiếp kinh doanh mang tính nhận thức cao, người nhận thức mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung tiến trình giao tiếp + Thứ hai trao đổi thông tin kinh doanh giao tiếp giúp thông tin truyền cho người, từ người sang người khác + Thứ ba, giao tiếp kinh doanh mối quan hệ xã hội nhiều thành phần tham gia mang tính xã hội + Thứ tư người có khả đồng cảm chia sẻ giao tiếp, tiếp xúc tâm trạng người ảnh hưởng đến người khác 1.2: Các phương pháp giao tiếp kinh doanh - Biết lắng nghe, đặt câu hỏi - Sử dụng ngôn ngữ thể chuẩn mực - Sử dụng ngơn từ chuẩn mực, xác - Làm chủ cảm xúc 1.3: Tầm quan trọng giao tiếp kinh doanh Trong kinh doanh, kỹ giao tiếp tốt giúp bạn có tay 50% khả thành công để bạn mở rộng quan hệ với đối tác khách hàng - Xây dựng đội ngũ nhân viên hùng hậu - Truyền đạt thông tin xác, cụ thể - Nắm bắt tâm lý nhu cầu khách hàng - Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng - Nắm bắt nhu cầu thị trường - Cơ hội thăng tiến cho cá nhân 2: Đàm phán kinh doanh: 2.1: Khái niệm đàm phán: 0 Đàm phán trình tiến hành trao đổi, thảo luận hay nhiều bên để đạt thỏa thuận Quá trình đàm phán diễn có mâu thuẫn, mối quan tâm chung cần giải Đàm phán thực cần thống quyền lợi ích bên Q trình đàm phán diễn thời gian ngắn (lương lượng), thời gian dài lên tới hàn năm trời 2.2: Các nguyên tắc đàm phán - Im lặng lắng nghe - Hãy nói lợi ích đối phương - Nhẹ nhàng giải tình - Đặt câu hỏi cách tự tin - Biết cần bỏ - Hướng đến kết tốt 2.3: Đặc điểm đàm phán kinh doanh Có đặc điểm cố hữu đàm phán mà bạn cần phải nhớ Cho dù trao đổi bình thường sống, hay cơng việc - Trong q trình đàm phán bạn cần xác định rõ mục tiêu đàm phán Đồng thời bạn phải điều nhu cầu, điều kiện để đạt thống Và quan trọng đạt mục tiêu đề trước đàm phán - Đàm phán phải có thoả mãn, hay chấp nhận, có giới hạn lợi ích bên - Q trình đàm phán sảy ln chịu chi phối vế lực, sức mạnh tiềm lực bên nắm giữ - Trong đàm phán bên tham gia có chuẩn bị kĩ càng, nghiên cứu đối thủ mức giái hạn chấp nhận - Trên tất bạn cần phải nhớ định nghĩa đàm phán Tại bạn lại cần đàm phán, mục đích đàm phán Có bạn có đàm phán thành cơng 2.4: Các phương thức phong cách đàm phán kinh doanh: - Các phương thức đàm phán kinh doanh + Đàm phán qua thư tín + Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học + Đàm phán trực tiếp - Các phong cách đàm phán kinh doanh + Phong cách cạnh tranh + Phong cách hợp tác 0 + Phong cách lẩn tránh + Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp + Phong cách chấp nhận 3: Các yếu tố quan trọng đàm phán kinh doanh: Theo nhà nghiên cứu, có yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu đàm phán/thương lượng, là: thời gian, thơng tin mạnh Chúng ta tìm hiểu yếu tố Ngồi có thêm vài yếu tố khác cần lưu ý: 3.1: Thời gian đóng vai trị quan trọng đàm phán: Yếu tố thời gian đóng vai trị quan trọng đàm phán Khi nói đến thời gian, thấy liên quan đến khái niệm thời hạn (thời hạn hợp đồng, thời hạn nhiệm kỳ, thời hạn sản phẩm…); khái niệm thời điểm (thời điểm quan trọng mang tính chất định ký kết hợp đồng, chuyển giao công nghệ, chuyển giao quyền lực…) Người đàm phán có kinh nghiệm người biết sử dụng yếu tố thời gian để đạt mục đích Có thời gian biến thành ưu để buộc đối tác phải chấp nhận u sách Có thời gian lại tạo hội để người đàm phán bền bỉ, thuyết phục đối tác.Trong khâu chuẩn bị đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu thời hạn đối tác thơng thường, tiến gần đến hết thời hạn cho phép (thời điểm chốt), mức độ căng thẳng họ tăng lên họ dễ dàng nhân nhượng Một tố chất cần thiết người đàm phán phải bình tĩnh, kiên nhẫn bền bỉ Người nóng vội, bốc đồng, nông người phù hợp với hoạt động đàm phán Bạn nên nhớ rằng, theo quy luật Pareto tỷ lệ 80/20 hầu hết nhượng diễn vào 20% thời gian cuối buổi đàm phán Vì kiên nhẫn chờ thời điểm định Việc nhận định thời điểm mấu chốt để định phụ thuộc nhiều vào lực định độ nhạy cảm người đàm phán 3.2: Vấn đề thông tin đàm phán Trong đàm phán, thương lượng, thông thường, người có nhiều thơng tin xác người có nhiều lợi Như đề cập trên, đàm phán/thương lượng kiện mà q trình Bắt đầu từ việc bên tìm hiểu, thăm dị lẫn tiếp cận để tiến hành đàm phán Có thực tế là, tâm lý mong muốn đạt lợi ích mức độ cao có thể, 0 thơng thường bên đàm phán (cá nhân/tổ chức/ doanh nghiệp) cố tình giấu giếm ý định, ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu động thật Đấy lý trước bước vào đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu thơng tin thật, thông tin cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp mà bạn trở thành đối tác họ Nếu bạn thơng tin, bạn bị rơi vào bị động chịu nhiều thua thiệ ttrên bàn đàm phán Thu thập nhiều thông tin sớm lợi bạn nhiều nhiêu bạn có nhiều thời gian để xử lý thơng tin, chủ động đối phó linh hoạt Càng biết nhiều thơng tin xác, bạn có hội đạt kết mong muốn Lưu ý: Một số thông tin, liệu cần bảo mật, tránh trường hợp bị đánh cắp thông tin 3.3: Vấn đề mạnh đàm phán Thế mạnh hay khả điểm mạnh bạn mà bạn dùng để tạo điểm tựa cho q trình đàm phán/thương lượng Có thể hiểu, mạnh khả gây ảnh hưởng tới người tình để tạo lợi cho đối tượng định Có số loại mạnh ảnh hưởng đến kết đàm phán/thương lượng Biết mạnh sử dụng thành công mạnh để tạo hiệu đàm phán nghệ thuật Người mạnh sử dụng mạnh gây nhiều tiếc nuối Chúng ta tìm hiểu số dạng mạnh đây: 3.3.1: Xác định loại mạnh Vị thế: Thế mạnh người dựa vị người tổ chức mà tham gia Cương vị chức vụ tổ chức mang lại lợi định cho người Tuy nhiên người có lợi phạm vi số lĩnh vực định Ví dụ, người giám đốc maketing có ảnh hưởng quan trọng tới định phận maketing khơng thể có quyền lực tương tự phận tài phận quản trị nhân lực Kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc: Những người có kiến thức kinh nghiệm người mạnh đàm phán/thương lượng.Vì họ người có hiểu biết cặn kẽ lĩnh vực mà họ đảm nhiệm Do họ coi chuyên gia để tư vấn chun mơn tình gây tranh cãi 0 Tư cách đạo đức: Người có uy tín, có tư cách đạo đức tốt tạo lợi đàm phán/thương lượng Những người tạo cảm giác tin cậy làm việc, hợp tác Lời nói họ có vai trị thuyết phục lớn đối tác/khách hàng Càng người đáng tin cậy có nhiều mạnh đàm phán Giới tính: Giới tính đóng vai trị quan trọng việc tạo lợi đàm phán thương lượng Sự khác biệt giới tính tạo lợi bàn đàm phán Con người có tâm lý tự nhiên thường nể nang người khác giới người giới với Trong quan niệm người phương Tây phụ nữ thường ưu nam giới, “Lady first” Thực tế cho thấy, không khí đàm phán có tham gia nữ giới thường ơn hồ, nhẹ nhàng đàm phán mà người tham gia có tồn nam giới Khơng mạnh lợi thế: Trong số trường hợp, người không mạnh có lợi Bởi đó, đối thủ khơng cịn để ý khơng cần đề phịng Ví dụ: số trường hợp, kẻ bắt cóc đe dọa tin, tin thách thức, tên cướp hành động Nhưng tin khơng liều tên cướp khơng dám hành động Uy tín quyền lực cá nhân: Việc dựa vào uy tín quyền lực cá nhân nhân vật có ảnh hưởng lớn xã hội tạo cho nhà đàm phán lợi Tâm lý “một người làm quan họ nhờ” phổ biến xã hội Việt Nam Không quan tâm cần thiết: hoạt động đàm phán hoạt động khác sống, bên tỏ không quan tâm, không cần thiết, không thấy thiết phải đạt kết bên chủ động Ví dụ bạn mua hàng, bạn tỏ q thích thú hàng lộ ý định phải sở hữu giá, có thể, người bán hàng tăng giá gây sức ép để làm khó bạn Nhưng bạn giả không quan tâm, không cần thiết để mua hàng (với điều kiện khơng có người tranh mua với bạn) chắn giá khác Sự điên rồ: Trong số trường hợp, người hành xử theo kiểu chây bửa, “Chí Phèo” có lợi định Những người có hành vi kiểu khiến người khác tránh xa, khơng muốn dính dáng tới 3.3.2 Các nguyên tắc cần nhớ sử dụng mạnh đàm phán Khi sử dụng dạng mạnh đàm phán, bạn cần nhớ nguyên tắc sau: 0 - Hiếm bên có tất mạnh Thường bên có điểm mạnh điểm yếu Ví dụ: cơng ty mạnh nguồn nhân lực dồi lại thiếu vốn công nghệ Hoặc nhà đầu tư mạnh vốn, quan hệ lại am hiểu chuyên môn, thiếu kinh nghiệm kinh doanh - Thế mạnh tồn thể rõ Trong đàm phán, bên thường tìm cách che giấu điểm yếu, đồng thời phơ diễn điểm mạnh Đó vấn đề mà nhà đàm phán cần cân nhắc, suy xét kỹ Năng lực ưu họ có thật, có biểu bên ngồi khơng có thật Câu chuyện công ty lừa - “COTYLUA” Việt Nam giai đoạn mở cửa minh chứng cụ thể - Thế mạnh thay đổi Trong khoảng thời gian, lực ưu tăng giảm Ở khoảng thời gian khác nhau, lực ưu khác Tuy nhiên, dù trường hợp nào, biết sử dụng có có khả tạo trội so với đối phương - Thế mạnh minh chứng thực tiễn Thế mạnh ưu trội bên tham gia đàm phán minh chứng hiệu thực tiễn Trước bắt tay với đối tác, bạn cần tìm hiểu thật kỹ thành thực họ yêu cầu họ chứng minh lực thực 3.4 Vai trị người trung gian Người trung gian đóng vai trò trọng tài bên đàm phán cố gắng tìm điểm chung chương trình nghị họ Khi vài điểm chung thiết lập, người trung gian bắt đầu tìm lộ trình hai bên chấp nhận để thoát khỏi bế tắc Người trung gian khơng thiên vị, xem tất góc cạnh, người chấp nhận hai bên, hiểu rõ vấn đề Người trung gian giúp hai bên đạt đến giải pháp họ, giữ vơ tư đàm phán, có kiến thức tất vấn đề, kính nể hai bên, xem xét trở ngại gây bế tắc đến định buộc thi hành theo luật pháp 3.5: Các yếu tố pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng nào? Trong trình giao lưu hay đàm phán, cần có cơng cụ pháp lý để điều chỉnh, hay đưa điều khoản phù hợp cho đàm phán Các yếu tố phát luật , ngân hàng ràng buộc đàm phán theo quy tắc chuẩn mực pahst luật tránh rủi ro ràng buộc pháp lý 10 0 Các yếu tố pháp luật ngân hàng giúp đàm phán có cơng nhận pháp luật tránh trường hợp mẫu thuẫn xảy sau hay tránh đàm phán vi phạm pháp luật hay có yếu tố gây hại cho tổ chức doanh nghiệp xã hội II: Ứng dụng kỹ giao tiếp đàm phán kinh doanh: 1: Tổ chức đàm phán 1.1: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: 1.1.1: Xác định rõ mục tiêu đàm phán Xác định mục tiêu đàm phán Việc xác định mục tiêu đàm phán quan trọng Mục tiêu đàm phán cần đề cụ thể tốt Tuy nhiên, muốn đề mục tiêu đàm phán, bạn phải tính đến yếu tố như: tính thực tế, chi phí, khả thực hiện, thời gian thực Tham khảo phương pháp SMART để xác định mục tiêu đàm phán: Specific: cụ thể Measurable: đo lường Achievable: đạt Realistic: có tính thực tế Time bound: thời gian thực Để chủ động linh hoạt trình đàm phán, bạn nên đề mục tiêu đàm phán cấp độ khác Có thể là: Một mục tiêu cao - kết tốt nhất, kết bạn mong muốn đạt Một mục tiêu thấp - kết mức độ thấp mà bạn chấp nhận Một mục tiêu trọng tâm - mà bạn thực mong muốn giải Khi xác định mục tiêu, bạn cần xây dựng phương án lựa chọn tương thích với mục tiêu để chủ động, linh hoạt bàn đàm phán 1.1.2: Tìm hiểu thơng tin đối tác: Để hiểu đầy đủ đối tác, người đàm phán phải tiến hành thu thập thông tin Thơng tin nhiều, xác bạn có khả thắng lợi bàn đàm phán Các loại thơng tin cần thu thập là: - Thu thập thông tin thị trường: + Luật pháp tập quán buôn bán + Đặc điểm nhu cầu thị trường + Các loại thuế chi phí + Các nhân tố trị xã hội 11 0 + Các điều kiện khí hậu, thời tiết - Thu thập thông tin sản phẩm, hàng hoá kinh doanh: Trước đàm phán kinh doanh, bạn cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá liên quan đến trình đàm phán Cần ý đến hàng hố, sản phẩm khía cạnh: + Cơng dụng đặc tính + Xu hướng biến động cung cầu, giá + Các tiêu số lượng, chất lượng… - Trước đàm phán, cần phải thu thập thật nhiều thông tin đối tác + Lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạt động, tiềm phát triển đối tác + Tổ chức nhân sự, quyền hạn tổ chức, người có thực quyền định + Lịch làm việc, thời hạn hợp đồng, công việc liên quan + Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác đàm phán… Ngoài cần chuẩn bị điều sau trước đàm phán: - Thời gian địa điểm đàm phán - Đánh giá lại điểm mạnh điểm yếu - Thiết lập giải pháp tốt không đạt thỏa thuận - Thăm dò vấn đề, mối quan tâm tiềm ẩn yêu sách đối tác - Cần trao đổi nội thông tin liên quan đến đối tác trước đàm phán xảy - Cân nhắc lý lẻ lập luận mà đối tác sử dụng, dựa vào sẻ tìm biện pháp thích hợp để đối phó - Tìm vấn đề ảnh hưởng đến kết đàm phán - Xây dựng chiến lược đàm phán tiến hành đàm phán thử 1.2: Giai đoạn đàm phán: 1.2.1: Giai đoạn tiếp xúc: Giai đoạn tiếp xúc hội để tìm hiểu đối tác cách trực tiếp - Tạo khơng khí tiếp xúc: Tùy đối tác mà trước bước vào đàm phán nói vấn đề khơng liên quan đến đàm phán thời tiết, thể thao, phim ảnh, … để đôi bên cảm thấy hứng thú đàm phán - Tạo niềm tin cho đối tác: Cần phải chu đáo tận tình với cơng việc đối tác mối quan hệ cá nhân cho họ tin cậy 12 0 thiện chí chúng ta: Trước đàm phán bắt đầu, nên xếp số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy đơi bên, khiến đối tác nhận thấy có thiện chí Cần ý muốn làm đối tác tin cậy cần phải thể hành động khơng phải lời nói - Thăm dò đối tác : Cần phải quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói, để đánh giá đối tác có phải người đáng tin cậy hay khơng, có tn thủ lời hứa hay khơng, hay có thành ý hợp tác đến mức - Thay đổi kế hoạch cần : Tiến hành phân tích kỹ thông tin trực tiếp vừa nhận để thẩm tra lại vấn đề trước chưa rõ cần thay đổi sách lược phải phù hợp với kế hoạch ban đầu 1.2.2: Giai đoạn đàm phán: a) Đưa đề nghị: - Đưa yêu cầu cách hợp lý - Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có khoa học - Đảm bảo đồn kết trí nội đàm phán - Ln nhớ tới lợi ích - Khơng nên sử dụng cách nói yếu mềm đàm phán b) Lắng nghe đối tác: - Không ngắt lời đối tác họ nói thông tin sai lệch - Kết thúc vấn đề câu hỏi trực tiếp - Chỉ nói điều cần thiết - Thường xuyên tóm lược lại cần nói theo cách - Tránh xa xao lãng c) Nhận đưa nhượng Khi đàm phán vào giai đoạn vấn đề trở nên rõ ràng lúc việc tránh cho hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng điều quân trọng, đó, bên mua sẻ dễ biết bạn tìm phương án để hai bên có lợi hay bạn dùng thái độ cương để giữ lấy thượng phong Nếu lập trường hai bên theo hai hương khác bắt đầu nên đồng tình với quan điểm bên mua sau áp dụng phương pháp 3F ( Feel-FeltFound) “cảm giác – cảm nhận – phát hiện” để xoay chuyển cục diện tình hình d) Phá vỡ bế tắc: 13 0 Đôi đàm phán, bên cảm thấy nhượng nữa, đàm phán dừng lại có nguy tan vỡ Nếu gặp phải tình này, chọn hai cách sau để phá vỡ bế tắc: Đơn phương phá vỡ bế tắc nhiều kỹ thuật khác như: lợi dụng mâu thuẫn; nắm lấy điểm yếu chủ chốt để công; tập trung vào nhân vật chủ chốt; thay cán đàm phán; tập trung vào phần lọi ích khơng tập trrung vào lập trường Nhờ giúp đỡ bên thứ như: trung gian hòa giải, nhở dàn xếp phân xử e) Tiến tới thỏa thuận Cái đích đàm phán tiếng tới thỏa thuận Càng tiến gần tới thỏa thuận đàm phán trở nên tinh tế mà cần phải tập trung, cố gắng sử dụng kĩ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận cách tốt 1.3: Giai đoạn kết thúc đàm phán Khi đàm phán kết thúc, bên sẻ tiến hành ký kết hợp đồng Trước kí kết ta cần lưu ý điểm sau: - Hợp đồng khơng có điều khoản trái với luật hành bên thỏa thuận thống điều khoản - Cần phải xem xét kỹ điều khảo, đôia chiếu thỏa thuận đạt đàm phán - Phải đề cập tới đến sở pháp lý vấn đề liên quan tránh phải dùng tập quán thương mại để giải tranh chấp phát sinh sau - Ngôn ngữ sử dụng trường hợp hợp đồng phảo ngôn ngữ bên biết thơng thạo - Người đứng kí hợp đồng phải người có chức vụ thẩm quyền - Sau kết thúc đàm phán cần phải tổ chức họp rút kinh nghiệm, nhìn lại đnahs giá lại ưu nhược điểm đàm phán vừa - Cần phải theo dõi suốt trình tổ chức hợp đồng ghi lại vướng mắc hợp đồng gây để đàm phán sau sửa đổi kịp thời’ 2: Những kỹ giao tiếp áp dụng đàm phán kinh doanh 2.1: Ấn tượng : Ấn tượng ban đầu yếu tố cần thiết, tác động trực tiếp đến thành bại đàm phán Nếu từ đầu bạn xuất với tự tin, thoải mái, nguồn lượng tràn đầy diện khuôn mặt, cử chỉ, hành động, tác phong, tư thế…người giao tiếp với bạn nhớ bạn lâu, ấn tượng với bạn Ngược lại, 14 0 bạn thiếu tự tin, lo lắng, bối rối đơi ấn tượng theo họ suốt trình giao tiếp với bạn, ảnh hưởng đến hiệu giao tiếp Do đó, bạn tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp, tin giao tiếp bạn diễn cách đầy cởi mở, thân thiện, vui vẻ, nhiều ý kiến, quan điểm chia sẻ - Để tạo ấn tượng giao tiếp : + Chuẩn bị diện mạo cho lần gặp Các nghiên cứu tâm lý rằng: ấn tượng thường tạo vòng đến 17 giây gặp gỡ 55% ấn tượng người đối diện bạn định vẻ bên ngồi Do đó, việc bạn cần làm cần ý hình ảnh xuất hiện, biểu qua: vóc dáng, tư thế, trang phục, trang sức, trang điểm, khuôn mặt…của bạn + Chuẩn bị tâm lần đầu gặp gỡ: Để có giao tiếp thành cơng, bạn cần có tâm chủ động, bình tĩnh, tự tin Muốn vậy, bạn cần: Xác định rõ mục đích giao tiếp Tìm hiểu đối tượng giao tiếp Thường xuyên trau dồi kỹ kiến thức 2.2: Kỹ diễn thuyết: Khả diễn thuyết ? Diễn thuyết cách thức trình bày vấn đề trước đám đông Nhằm: + Truyền tải thông tin + Thông điệp thuyết phục đối tượng thay đổi hành vi theo định hướng diễn giả.Để diễn thuyết tốt cần : + Lên kế hoạch chi tiết + Thực hành + Tương tác với người + Kiểm sốt giọng nói + Chú ý đến ngôn ngữ thể + Suy nghĩ tích cực + Đối phó với nỗi lo lắng + Học hỏi từ kinh nghiệm trước 2.3: Kỹ thống ngự: Khả thống ngự lực khống chế, chi phối điều khiển người giao tiếp Người có khả thống ngự dễ dàng giành mục tiêu bàn đàm phán Đàm phán cần phải có thực lực, cần phải có mưu kế, trí tuệ, biết kiềm chế tình cảm điều khiển tình Người có khả 15 0 thống ngự học rộng, biết nhiều, lịch lãm, tinh tường nghề nghiệp, dễ bề nắm mấu chốt Những ưu làm cho đối phương phải kính nể, đàm phán khơng cần nhiều thời áp đảo đối phương, khống chế tình thế, nhanh chóng đạt mục tiêu Có thể bồi dưỡng khả thống ngự từ góc độ sau: - Làm rõ đối tượng thống ngự, khắc phục tính mù qng Trong q trình giao dịch, người thống ngự cần tùy theo đặc điểm đối tượng thống ngự để thực loạt biện pháp “thống ngự mục tiêu” có hiệu để đảm bảo thắng lợi cạnh tranh - Xây dựng tượng ngã để thu hút đối tác Người có học thức uyên bác, có phẩm cách độ lượng đến đâu giành kính trọng, tin cậy tình cảm người khác Vì vậy, muốn ganh đua trường làm giàu phải nâng cao trình độ văn hóa, trình độ lý luận, trình độ nghề nghiệp, phải bồi dưỡng phẩm cách người, để tạo cho hình ảnh đẹp đẽ, chinh phục lịng người - Giao lưu tình cảm, trở thành tri kỷ người bị thống ngự Sau chuyển sang kinh tế thị trường, nhiều người ngộ nhận “Tiền hết”, “vật chất hết”, coi quan hệ cấp dưới, quan hệ cạnh tranh bình đẳng, hữu nghị quan hệ tiền bạc”, thực tế Theo kết nghiên cứu nước, nhân tố lương, tiền thưởng kích thích 60% khả làm việc người, cịn lại 40% cần kích thích người thống ngự có tài Tài gì? Đó học thức, phẩm cách, lương tri thành tâm Những tiền bạc khơng thể mua Cho nên người thống ngự phải học cách giúp đỡ bảo vệ, đối tượng thống ngự giao lưu tình cảm, trở thành tri kỷ, người cạnh tranh hợp tác chân thành, hữu hảo 2.4: Kỹ tự kiềm chế cảm xúc: Tâm lý đàm phán quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng kết đàm phán Trong đàm phán mềm mỏng, khéo léo phương thức để tránh xung đột, xoa dịu căng thẳng trình đàm phán Khi xung đột xảy ra, có nhiều doanh nhân bàn phán kiểm sốt cảm xúc mình, từ dẫn đến thiệt hại khơng đáng có Bất kỳ tham gia đàm phán muốn giành lấy nhiều lợi ích thân nên ln tư sẵn sàng “chiến đấu” Chỉ cần khéo léo cho đối tác thấy sai lầm họ giải thích sao, trường hợp sấu hơn cần phải rời khỏi bàn 16 0 đàm phán trước có hành động lời nói khơng thể kiểm sốt Đơi cần phải lấy “nhu” thắng “cương” Cách kiềm chế cảm xúc thân: a) Điều chỉnh hành động thể: Khi rơi vào kẹt đàm phán, bạn điều chỉnh hoạt động thể cách thực vài động tác như: Hít thở sâu, thả lỏng thể - Mỉm cười - Thay đổi tư đứng, ngồi cho thoải mái Như vậy, bạn tập trung suy nghĩ nhiều hướng b) Khéo léo cách sử dụng ngôn từ: Sử dụng ngôn từ phù hợp, khéo léo không giúp bạn điều khiển cảm xúc thân mà cịn kiểm sốt cảm xúc người tham gia trị chuyện Khơng dùng từ mang tính cơng kích, mà thay vào đó, nên dùng từ ngữ gần gũi mang tính trao đổi với đối tác c) Cách kiểm sốt cảm xúc tiêu cực: Có thể nói rằng, cảm xúc tiêu cực kẻ thù lớn cần loại bỏ muốn kiềm chế cảm xúc tốt Để làm thế, bạn cần: - Không tính tốn thiệt - Vứt bỏ lời phàn nàn, trích thay lời khen ngợi - Suy nghĩ thứ cách tích cực - Bình tĩnh tự tin vào thân giải vấn đề Rèn luyện kỹ kiềm chế cảm xúc thật việc đơn giản Tuy nhiên, cố gắng rèn luyện ngày ngày bạn dễ dàng đạt mục tiêu khiến cho đàm phán bạn dễ dàng 2.5: Kỹ lắng nghe: Kỹ lắng nghe kỹ quan trọng để thành công giao tiếp Như ngạn ngữ Nga có câu với đại ý rằng: Con người ba tuổi để học nói, nhiên phải đời để học lắng nghe Kỹ lắng nghe quan trọng giao tiếp - Lắng nghe mang lại nhiều lợi ích sống :Giúp tiếp nhận thông tin cách đầy đủ, thấu hiểu vấn đề cách kỹ Nhờ đó, việc giải vấn đề đàm phán trở nên dễ dàng Lắng nghe thể tơn trọng đối tác, tạo khơng khí trao đổi thẳng thắn hai bên nhằm hiểu Giúp tạo thiện cảm với đối phương.Khi lắng nghe, bạn rèn luyện khả tập trung 17 0 cách tốt - Lắng nghe dấu hiệu thể mong muốn hợp tác bạn với đối phương Yếu tố ảnh hưởng - Tốc độ tư người: trình bày ngắn gọn, thẳng vào vấn đề - Sự phức tạp vấn đề: thường có xu hướng khơng ý lắng nghe - Sự thiếu luyện tập - Sự thiếu kiên nhẫn: kiên nhẫn với ý kiến người khác - Sự thiếu quan sát mắt: lời nói việc làm không đồng => dùng để khẳng định chất lời nói - Những thành kiến định kiến tiêu cực giao tiếp => đối tác không lắng nghe - Những tác động ngoại cảnh (tiếng ồn, không gian…) - Những thói xấu người lắng nghe như: lười, giả vờ, làm việc khác, 2.6 Kĩ thuyết phục : Một yếu tố làm nên thành công giao tiếp đàm phán kỹ thuyết phục người khác Không sử dụng kinh doanh, hợp tác, bạn muốn người khác nghe theo ý kiến bạn phải sử dụng đến kỹ thuyết phục Kỹ thuyết phục gì? Theo nhiều khảo sát, kỹ thuyết phục kỹ mà 80% người thành công giới sở hữu Vậy thuyết phục gì? Hiểu cách đơn giản, Thuyết phục hình thức dùng lời nói mình, để đưa tình tiết, chứng, kiện, phân tích, nhằm giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hợp lý tin theo, làm theo nói Quy trình để thực kĩ hoạt động bán hàng Mở đầu câu chuyện câu chuyện thú vị hợp lý Duy trì giao tiếp thơng qua câu hỏi Tạo khan sản phẩm Cung cấp thơng tin hữu ích khách hàng cần thiết Phản hồi nhanh Đưa thông tin trước khách hàng đặt câu hỏi Tạo cho khách hàng cảm giác thân thuộc Tạo nhịp điệu nói 18 0 Nghệ thuật đàm phán kinh doanh: 3.1 Tâm lý chiến- Nghệ thuật chiến tranh Trong đàm phán, yếu tố thuyết phục mềm mỏng cần thiết, nhiên điều khơng có nghĩa lúc phải mềm mỏng mà tùy ứng biến Đàm phán có điểm đánh chiến trường, hay giống kịch, cần phải có cao trào, đỉnh điểm Nhà đàm phán phải biết bắt thời điểm để đòn định, thay đổi tình thế, tức phải biết đẩy đàm phản lên cao trào, đưa điều kiện quan trọng thời điểm, đồng thời thăm dò, nắm phản ứng, động thái đối tác để có phương án thích hợp cho chiêu Một điều cần ý nghệ thuật lúc mềm mỏng thuyết phục, mà có lúc phải tranh thủ yếu tố để giành lợi cho minh, phải tranh giành với đối tác điều kiện có lợi, cạnh tranh bàn đàm phán, tất nhiên sở thương lượng thỏa hiệp tinh thân đối thoại chủ không đối đầu Người ta gọi nghệ thuật chiến tranh đàm phán 3.2 Lễ nghi qua giao tiếp đàm phán Lễ nghi qua giao tiếp trực tiếp Chào hỏi: câu chào phải lịch sự, tơn trọng, có văn hóa Người tuổi, cấp dưới, khách phải chào trước; chào cần kết hợp tư thế, dáng điệu, ánh mắt, nụ cười; nhân lời chào phải chào đáp lễ Bắt tay: người đưa tay trước chủ nhà, phụ nữ, người lớn, người có địa vị cao hơn; khơng nên bắt tay lâu, ngắn, hời hợt; cần nhìn thẳng kết hợp câu chào thân thiện; đông người phải bắt tay theo lời giới thiệu Giới thiệu: cần có phân biệt trước sau, thường theo trật tự trước người tuổi, địa vị thấp hơn, người đến; cần ý đến đặc điểm văn hóa, họ tện, chức danh… Trao danh thiếp: thực trực tiếp, cần lịch sự, nói lời cảm ơn Không nên lạm dụng trao danh thiếp nơi đơng người, mục đích việc trao danh thiếp… Ánh mắt, nụ cười: nên nhìn thẳng, nét mặt bình thản, tươi tỉnh Khơng nên nhìn chằm chằm vào điểm, không nheo mắt, đảo mắt Khoảng cách với đối tác giao tiếp: công cộng lớn 3,5m, xã hội 1,2 – 3,5m, cá nhân 0,5 – 1,2m, tình cảm 0,5m Tặng quà 19 0 3.3: Hợp tác tinh thần Win-Win Win Win nguyên tắc đàm phán thắng-thắng Đây số nguyên tắc nghệ thuật đàm phán, thương thảo kinh doanh thời buổi đại ngày Nếu làm theo nguyên tắc này, người tham gia vào đàm phán, kinh doanh, hợp tác tỏ thái độ tôn trọng tuân theo nguyên tắc “các bên hưởng lợi“ Nguyên tắc đảm bảo kết hợp tác trì cách ổn định, bền vững lâu dài Bí giúp bạn đàm phán “win win” Dùng nghệ thuật tâm đối tâm Hãy bỏ qua quan điểm riêng thân, mà tập trung vào phần lợi ích đơi bên hai thống ngồi vào bàn đàm phán Trên thực tế, việc đàm phán vào đường cụt bên liên quan hướng đến ý kiến riêng mình.Chính để có kết tốt đẹp cho đôi bên, bạn cần phải biết hịa trộn lợi ích cá nhân lợi ích nhóm, cho đối tác thấy thiện chí bạn, ln tỏ thân thiện với đề nghị thỏa hiệp cảm thấy cần thiết Có thương thảo thành cơng cách mỹ mãn với chiến thuật đơn giản, ngồi vào bàn đàm phán với tâm cởi mở, mong muốn hợp tác để phát triển với “đối tác mình” 3.4: Giáo sư Phan Văn Trường bí đàm phán: Giáo sư Phan Văn Trường giữ chức vụ cao số cơng ty lớn Phó chủ tịch Alstom Power, Phó chủ tịch Alstom Transport (thuộc tập đồn Alstom Pháp), ơng có nhiều hội giao thiệp thực đàm phán khắp năm châu Trong 10 năm làm việc cho tập đoàn Alstom, ông đàm phán dự án xây bảy nhà máy điện Iran (1989), dự án xây đường sắt cao tốc Hàn Quốc, dự án xây metro Santiago Chili, dự án xây metro Bangkok… Ông kể đàm phán nhọc nhằn: đấu thầu dự án nhà máy điện lớn giới Epon Hà Lan vào năm 1991 Năm 1989, ơng giữ chức Phó chủ tịch Alstom Power trưởng đoàn đàm phán Công ty Alstom tranh giành dự án Epon với Công ty Siemens Đức Trước bước vào cạnh tranh dự án có giá khoảng 4,5 tỉ franc với người Đức, Alstom nhận thông tin Chính phủ Hà Lan ký nháy hợp đồng với Siemens Phải nói rằng, thời kỳ đó, Đức quốc gia mạnh khối thị trường chung châu Âu, Siemens Alstom nằm top công ty sở hữu 20 0 thiện chí chúng ta: Trước đàm phán bắt đầu, nên xếp số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy đơi bên, khiến đối tác nhận thấy có thiện chí Cần ý muốn làm đối tác tin cậy cần phải thể hành động khơng phải lời nói - Thăm dị đối tác : Cần phải quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói, để đánh giá đối tác có phải người đáng tin cậy hay khơng, có tn thủ lời hứa hay khơng, hay có thành ý hợp tác đến mức - Thay đổi kế hoạch cần : Tiến hành phân tích kỹ thơng tin trực tiếp vừa nhận để thẩm tra lại vấn đề trước chưa rõ cần thay đổi sách lược phải phù hợp với kế hoạch ban đầu 1.2.2: Giai đoạn đàm phán: a) Đưa đề nghị: - Đưa yêu cầu cách hợp lý - Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có khoa học - Đảm bảo đồn kết trí nội đàm phán - Luôn nhớ tới lợi ích - Khơng nên sử dụng cách nói yếu mềm đàm phán b) Lắng nghe đối tác: - Không ngắt lời đối tác họ nói thơng tin sai lệch Kết thúc vấn đề câu hỏi trực tiếp - Chỉ nói điều cần thiết - Thường xuyên tóm lược lại cần nói theo cách - Tránh xa xao lãng c) Nhận đưa nhượng Khi đàm phán vào giai đoạn vấn đề trở nên rõ ràng lúc việc tránh cho hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng điều qn trọng, đó, bên mua sẻ dễ biết bạn tìm phương án để hai bên có lợi hay bạn dùng thái độ cương để giữ lấy thượng phong Nếu lập trường hai bên theo hai hương khác bắt đầu nên đồng tình với quan điểm bên mua sau áp dụng phương pháp 3F ( Feel-Felt-Found) “cảm giác – cảm nhận – phát hiện” để xoay chuyển cục diện tình hình d) Phá vỡ bế tắc: - 13 Đôi đàm phán, bên cảm thấy nhượng nữa, đàm phán dừng lại có nguy tan vỡ Nếu gặp phải tình này, chọn hai cách sau để phá vỡ bế tắc: Đơn phương phá vỡ bế tắc nhiều kỹ thuật khác như: lợi dụng mâu thuẫn; nắm lấy điểm yếu chủ chốt để công; tập trung vào nhân vật chủ chốt; thay cán đàm phán; tập trung vào phần lọi ích khơng tập trrung vào lập trường Nhờ giúp đỡ bên thứ như: trung gian hòa giải, nhở dàn xếp phân xử e) Tiến tới thỏa thuận Cái đích đàm phán tiếng tới thỏa thuận Càng tiến gần tới thỏa thuận đàm phán trở nên tinh tế mà cần phải tập trung, cố gắng sử dụng kĩ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận cách tốt 1.3: Giai đoạn kết thúc đàm phán Khi đàm phán kết thúc, bên sẻ tiến hành ký kết hợp đồng Trước kí kết ta cần lưu ý điểm sau: - Hợp đồng khơng có điều khoản trái với luật hành bên thỏa thuận thống điều khoản - Cần phải xem xét kỹ điều khảo, đôia chiếu thỏa thuận đạt đàm phán - Phải đề cập tới đến sở pháp lý vấn đề liên quan tránh phải dùng tập quán thương mại để giải tranh chấp phát sinh sau - Ngôn ngữ sử dụng trường hợp hợp đồng phảo ngôn ngữ bên biết thơng thạo - Người đứng kí hợp đồng phải người có chức vụ thẩm quyền - Sau kết thúc đàm phán cần phải tổ chức họp rút kinh nghiệm, nhìn lại đnahs giá lại ưu nhược điểm đàm phán vừa - Cần phải theo dõi suốt trình tổ chức hợp đồng ghi lại vướng mắc hợp đồng gây để đàm phán sau sửa đổi kịp thời’ 2: Những kỹ giao tiếp áp dụng đàm phán kinh doanh 2.1: Ấn tượng : Ấn tượng ban đầu yếu tố cần thiết tác động trực tiếp đến thành bại Ấn tượng ban đầu yếu tố cần thiết, tác động trực tiếp đến thành bại đàm phán Nếu từ đầu bạn xuất với tự tin, thoải mái, nguồn lượng tràn đầy diện khuôn mặt, cử chỉ, hành động, tác phong, tư thế…người giao tiếp với bạn nhớ bạn lâu, ấn tượng với bạn Ngược lại, 14 bạn thiếu tự tin, lo lắng, bối rối đơi ấn tượng theo họ suốt ... II: Ứng dụng kỹ giao tiếp đàm phán kinh doanh: 10 1: Tổ chức đàm phán: 10 2: Những kỹ giao tiếp áp dụng đàm phán kinh doanh 14 2.1: Tạo ấn tượng 14 2.2: Kỹ diễn... LỤC I: Khái quát giao tiếp đàm phán kinh doanh 1: Giao tiếp kinh doanh: 1.1: Khái niệm đặc điểm giao tiếp kinh doanh 1.2: Các phương pháp giao tiếp kinh doanh 1.3:... hạn chế tồn đàm phán khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm 0 I: Khái quát giao tiếp đàm phán kinh doanh: 1: Giao tiếp kinh doanh: 1.1: Khái niệm đặc điểm giao tiếp kinh doanh - Giao tiếp nhu cầu