(SKKN HAY NHẤT) xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG LÊ HOÀN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN THANH NIÊN Người thực hiện: Lê Thị Thủy Chức vụ: Phó bí thư Đoàn trường SKKN thuộc lĩnh vực: Đoàn thể UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com THANH HOÁ NĂM 2021 1 MỞ ĐẦU 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 2.2 nghiệm 2.3 2.4 bản thân đồng nghiệp và nhà trường 3 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 3.1 3.2 Tài liệu tham khảo Danh mục các chữ viết tắt UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1 MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài Tổ chức Đoàn thanh niên trong trường trung học phổ thông là một trong những tổ chức chính trị có vai trò hết sức quan trọng trong việc xây dựng, phát triển và thực hiện các nhiệm vụ chính trị của nhà trường Để thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ được giao, các tổ chức đoàn thể trong nhà trường phải không ngừng đổi mới các nội dung hoạt động và vận dụng phù hợp, sáng tạo, hiệu quả vào thực tế nhà trường Trong năm, nhờ có đổi mới cách thức hoạt động, vận dụng sáng tạo, phù hợp với điều kiện nhà trường, hoạt động của tổ chức Đoàn thanh niên trong nhà trường đã có những chuyển biến đáng kể, đạt được những kết quả nhất định, đem lại nhiều thành tích đáng tự hào.Với hơn 1200 ĐVTN thì việc quản lý cũng không hề đơn giản nếu cứ quản lý bằng hồ sơ giấy tờ, mỗi khi có yêu cầu cần tìm thông tin của ĐVTN thì phải tìm các giấy tờ có liên quan, rất mất thời gian, chưa kể đến các giấy tờ có thể bị thất lạc, mờ và rách nếu được sử dụng nhiều lần Để ứng dụng CNTT vào quản lý trường học, tôi quyết định ứng dụng CNTT để xây dựng phần mềm, để giảm bớt sổ sách lưu trữ, thông tin lưu vào nhiều loại giấy tờ khác nhau Sử dụng phần mềm để tiện dụng hơn trong việc quản lý, lưu trữ, truy xuất thông tin Từ những yêu cầu trên, tôi quyết định chọn sáng kiến kinh nghiệm của mình là “Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên” cho Trường THPT Lê Hoàn 1.2 Mục đích nghiên cứu Đoàn viên thanh niên là bộ phận không thể tách rời khỏi trường học, vì vậy, để dễ dàng trong công tác quản lý thông tin về đoàn viên thanh niên cần có một hệ thống chuyên biệt để quản lý, đem lại cho người quản lý những thuận lợi về thời gian, dễ dàng cập nhật, sửa đổi thông tin cũng như tra cứu thông tin về ĐVTN, tiết kiệm được thời gian 1.3 Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn - Địa điểm: ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn - Thời gian: Từ tháng 9/2020 đến tháng 5/2021 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết Nghiên cứu tài liệu, hồ sơ sổ sách thực tế liên quan đến nội dung đề tài Trên cơ sở đó phân tích, tổng hợp khái quát, rút ra những vấn đề cần thiết cho đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin 3 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tham gia lấy ý kiến của giáo viên, học sinh ở trường Từ đó xác định được những khó khăn trong công tác quản lí ĐVTN ở trường Thăm dò trao đổi ý kiến với giáo viên, học sinh về vấn đề đổi mới phương pháp quản lý ĐVTN bằng phần mềm Tiếp thu ý kiến của các giáo viên, học sinh khi tiến hành xây dựng các nội dung liên quan đến nội dung đề tài - Phương pháp thực nghiệm Trên cơ sở đề xuất ý tưởng đề tài sẽ giúp chúng ta giảm bớt được rất nhều thời gian tra cứu Công tác quản lý chặt chẽ Phục vụ báo cáo số liệu nhanh chóng, chính xác Thực hiện việc thực nghiệm tại trường nhằm kiểm chứng kết quả nghiên cứu và đề xuất của đề tài - Phương pháp thống kê, xử lý số liệu Thông qua kết quả khảo sát, phân tích, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của việc tra cứu rồi rút ra những kết luận cần thiết 1.5 Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm Khắc phục những nhược điểm của việc quản lý thủ công của công việc quản lí ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn: - Khả năng lưu trữ thông tin lớn - Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý ĐVTN (thông tin về ĐVTN, ngày kết nạp đoàn, ngày nộp Đoàn phí,…) - Giúp tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng (Tên ĐVTN, quê quán, ngày sinh,…) - Đáp ứng nhu cầu thống kê báo cáo, truy xuất dễ dàng, nhanh chóng - Có khả năng phát triển và mở rộng phần mềm 2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đã ứng dụng vào mọi mặt của đời sống kinh tế -xã hội với rất nhiều ưu điểm vượt trội: tốc độ xử lý nhanh, khả năng lưu trữ lớn, khả năng cập nhật thông tin, cải tiến phần mềm dễ dàng ĐVTN được biết đến như là nòng cốt, xương sống của nhà trường Việc quản lý thủ công bằng sổ sách cùng với việc thống kê rời rạc bằng Excel tuy vẫn cơ bản đáp ứng nhu cầu quản lý hiện nay, tuy nhiên chưa được tối ưu và còn nhiều nhược điểm: tốn thời gian (nhập liệu, cập nhật thay đổi thông tin, đặc biệt trong việc tra cứu tài liệu, sách báo), dễ mắc sai sót trong thống kê Việc đem ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ĐVTN là việc hoàn toàn hợp lý, hợp thời 2.2 Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.2.1 Thực trạng của vấn đề nghiên cứu 2.2.1.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 4 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đoàn Trường THPT Lê Hoàn có hơn 1200 ĐVTN Hiện tại Đoàn trường có một máy tính sử dụng hệ điều hành Windows nhưng chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý Đoàn viên Thanh niên 2.2.1.2 Thực trạng quản lý Đoàn viên thanh niên trong trường Tất cả các dữ liệu về Đoàn viên thanh niên đều được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách 2.2.1.2.1 Quy trình nhập thông tin ĐVTN Sau khi có ĐVTN lớp 10, người quản lý ĐVTN phải nhập các thông tin về ĐVTN vào sổ và cất giữ các chứng từ liên quan Người quản lí sẽ xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ trong nơi lưu trữ của Đoàn trường 2.2.1.2.2 Thống kê báo cáo, in ấn Đoàn trường thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm Việc thống kê sách theo từng chi Đoàn HS và theo các tiêu chí sau: Thống kê số lượng Đoàn viên, thanh niên Thống kê danh sách ĐVTN theo xã để tham gia sinh hoạt nơi cư trú trong thời gian nghỉ hè Việc thống kê được thực hiện rời rạc bằng sổ sách và phần mềm Excel 2.2.1.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại Ưu điểm: - Không tốn nhiều chi phí cho cơ sở vật chất - Việc quản lý đơn giản, người quản lý không cần hiểu biết về tin học cũng có thể thực hiện được Nhược điểm: - Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài Tốn số lượng lớn sổ sách giấy tờ phục vụ cho việc nhập liệu - Quá trình tìm kiếm thông tin ĐVTN phục vụ cho việc gửi danh sách ĐVTN theo Xã, phải làm thủ công, do đó gây mất nhiều thời gian - Người quản lí ĐVTN phải tốn nhiều thời gian, công sức vào việc thống kê ĐVTN theo các mục yêu cầu của báo cáo hằng năm - Không quản lý được thông tin ĐVTN triệt để nên việc mất sổ Đoàn, thẻ Đoàn vẫn xảy ra - Tất cả các công việc của Đoàn trường đều tiến hành một cách thủ công, không khoa học 2.2.1.4 Yêu cầu về hệ thống mới Qua quá trình thực tế nhiều năm làm công tác Đoàn tại Đoàn trường, tôi thấy quá trình quản lý ĐVTN tại trường còn thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của người quản lí ĐVTN Do đó cần phải có một phần 5 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo các yêu cầu mà người dùng mong muốn Hệ thống mới cần đạt được những chức năng sau: - Cho phép nhập các thông tin về ĐVTN hiện tại và mở rộng số lượng ĐVTN về sau - Quản lý thông tin ĐVTN - Cập nhật thông tin: + Thông tin về ĐVTN + Thông tin về Đoàn trường, BCH Đoàn trường + Thông tin về sổ Đoàn viên + Thông tin về lệ phí sinh hoạt Đoàn + Thông tin khen thưởng – kỷ luật - Quản lý quá trình cấp sổ Đoàn, thẻ Đoàn - Tìm kiếm ĐVTN theo nhiều tiêu chí khác nhau - Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí - Phục hồi và sao lưu dữ liệu 2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề 2.3.1 Các giải pháp thực hiện 2.3.1.1 Quy trình khảo sát: - Địa điểm khảo sát: Đoàn Trường THPT Lê Hoàn - Lịch trình khảo sát: + Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình hoạt động của Đoàn trường + Thu thập thông tin, số liệu liên quan đến Đoàn viên thanh niên trong trường 2.3.1.2 Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống 2.3.1.2.1 Quy trình nhập số liệu Đoàn viên thanh niên mới - Thực hiện mỗi khi ĐVTN nhập học mới về trường Thông tin về ĐVTN bao gồm: Chi đoàn, Họ tên, ngày sinh, nơi ở hiện tại, giới tính, họ tên bố, họ tên mẹ, số điện thoại,…(đây là dữ liệu quan trọng nhất) - Các bước tiến hành: Nhập danh sách ĐVTN sẽ tiến hành các bước: + Phân loại: Theo chi đoàn (lớp) + Đánh mã ĐVTN + Sắp xếp: Theo thứ tự trong sổ điểm 2.3.1.2.2 Quy trình tìm kiếm thông tin - Thực hiện khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin về ĐVTN (tên ĐVTN, chi đoàn, nơi ở hiện tại, họ tên mẹ,…) - Vai trò của việc tìm kiếm thông tin: + Biết đầy đủ thông tin về ĐVTN cần tìm 6 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tìm kiếm nhanh, chính xác Nâng cao hiệu quả làm việc - Các bước tiến hành: Tìm theo tên ĐVTN Tìm theo chi đoàn (Lớp) Tìm theo xã (địa chỉ) + Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: + Admin sẽ dựa vào các tiêu chí tìm kiếm được lựa chọn để tìm kiếm các thông tin liên quan đến tài liệu được yêu cầu 2.3.1.2.3 Quy trình báo cáo - Thực hiện khi có yêu cầu báo cáo về ĐVTN (Tên ĐVTN, địa chỉ, số lượng ĐVTN theo chi đoàn, đóng Đoàn phí, ) - Vai trò của việc báo cáo: + Nhanh chóng, kịp thời, chính xác Nâng cao hiệu quả làm việc - Các bước tiến hành: + Báo cáo số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Báo cáo số lượng ĐVTN đóng (chưa đóng) Đoàn phí 2.3.1.2.4 Quy trình thống kê - Thực hiện khi có yêu cầu thống kê về ĐVTN (số lượng ĐVTN của các chi Đoàn, ĐVTN của cả trường) - Vai trò của việc thống kê: + Nhanh chóng, kịp thời, chính xác Nâng cao hiệu quả làm việc - Các bước tiến hành: + Thống kê số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Thống kê số lượng sổ Đoàn viên theo chi Đoàn 2.3.1.3 Xây dựng phần mềm Với số lượng ĐVTN hơn 1200 và các yêu cầu xử lý như trên của Đoàn Trường THPT Lê Hoàn, tôi quyết định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên 2.3.2 Kết quả đạt được 2.3.2.1 Form đăng nhập + 7 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 1 Form đăng nhập quản lý người dùng  Người dùng nhập Tên tài khoản và Mật khẩu, nhấn Đăng nhập để tiếp tục sử dụng phần mềm 2.3.2.2 Giao diện chính của phần mềm Form main thể hiện toàn bộ các chức năng chính của phần mềm Hình 2 Form main 8 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Chức năng Nhập dữ liệu: Hình 2.1 Form Quản lý nhập dữ liệu - Nhập thông tin Đoàn trường: Hình 2.1.1 Form Nhập thông tin Đoàn trường 9 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhập thông chi đoàn: Hình 2.1.2 Form nhập thông tin các chi đoàn - Nhập thông tin Ban chấp hành Đoàn trường: Hình 2.1.3 Form thông tin BCH Đoàn trường 10 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhập thông tin Chức vụ: Hình 2.1.4 Form nhập thông tin chức vụ Nhập thông tin đoàn viên thanh niên (quan trọng nhất) Hình 2.1.5 Form nhập thông tin ĐVTN 11 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhập thông tin lệ phí đoàn Hình 2.1.6 Form nhập thông tin lệ phí Đoàn - Nhập thông tin sổ đoàn viên Hình 2.1.7 Form nhập sổ đoàn viên 12 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhập khen thưởng – Kỷ luật ĐVTN Hình 2.1.8 Form Khen thưởng – kỷ luật * Chức năng tìm kiếm thông tin ĐVTN: Hình 2.2 Form tìm kiếm thông tin ĐVTN 13 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tìm kiếm ĐVTN theo tên: Hình 2.2.1 Form tìm kiếm thông tin ĐVTN theo tên - Tìm kiếm ĐVTN theo địa chỉ (xã): Hình 2.2.2 Form Tìm kiếm ĐV theo địa chỉ (Xã) 14 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tìm kiếm ĐVTN theo mã chi đoàn: Hình 2.2.3 Form tìm kiếm thông tin theo chi đoàn * Chức năng Báo cáo Hình 2.3 Form Báo cáo 15 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Báo cáo số liệu Đoàn viên theo chi đoàn Hình 2.3.1 Report số Đv theo chi đoàn 16 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Báo cáo Thanh niên theo chi Đoàn Hình 2.3.2 Report Thống kê dữ liệu - Báo cáo ĐVTN chưa nộp Đoàn phí (không có ĐVTN chưa đóng Đoàn phí) Hình 2.3.3 Report DS ĐVTN chưa đóng Đoàn phí 17 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Chức năng Thống kê dữ liệu: Hình 2.4 Form thống kê - Thống kê ĐVTN toàn trường Hình 2.4.1 Report ĐVTN toàn trường 18 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Thống kê đoàn viên theo chi đoàn: Hình 2.4.2 Report ĐVTN theo chi đoàn 2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường Đối với bản thân và đồng nghiệp: Với việc ứng dụng đề tài SKKN đã góp phần tích cực trong việc tạo hứng khởi cho việc mở rộng kiến thức hữu ích, tạo không khí làm việc năng động, hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường Đối với học sinh: Sau khi triển khai các giải pháp đã nêu tại Trường THPT Lê Hoàn, qua quan sát thực tế tôi thấy rằng hiệu quả mang lại không chỉ ở việc học sinh thay đổi quan điểm đối với lưu trữ thông tin Đoàn viên thanh niên tại trường Nó thực sự rất có ích cho bản thân các em, các em đã tìm được niềm đam mê thực sự trong học tập và thấy rằng không chỉ học để biết mà còn học để làm “người” Một kết quả quan trọng nữa là các em đã chủ động trong việc tìm kiếm kho tàng kiến thức khổng lồ, trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng thiết thực cho bạn bè, người thân và những người xung quanh Để đánh giá khách quan hiệu quả của đề tài tôi đã sử dụng phiếu điều tra về hứng thú đối với việc quản lí Đoàn viên thanh niên bằng phần mềm ở một số lớp sau khi ứng dụng phần mềm 19 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Kết quả đạt được: Mức độ Rất thích Bình thườ Không thí Tổng Từ kết quả điều tra cho thấy, với các tính năng hữu ích của phần mềm, việc tra cứu thông tin ĐVTN nhanh chóng và chính xác đã dần tạo cơ sở, tiền đề lôi cuốn số lượng lớn học sinh đam mê hứng khởi với nguồn kiến thức vô cùng to lớn Số lượng giáo viên và học sinh ngày càng có thiện cảm yêu quý Đoàn trường ngày một nhiều hơn Như vậy, có thể khẳng định rằng việc ứng dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm vào công tác quản lý ĐVTN là một trong những biện pháp có hiệu quả trong việc nâng cao hứng thú học tập và góp phần nâng cao chất lượng dạy và học của nhà trường 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu cơ sở vật chất và quy trình hoạt động của Đoàn trường THPT Lê Hoàn, tôi đã xây dựng được phần mềm đáp ứng được các chức năng của quản lí ĐVTN: - Quản lý thông tin của ĐVTN - Hệ thống được thiết kế logic và liên kết chặt chẽ nên việc sửa đổi thông tin mà không làm ảnh hưởng đến tính liên tục của hệ thống - Giúp tra cứu, tìm kiếm thông tin nhanh gọn, chính xác, hỗ trợ tốt cho người làm công tác quản lý cũng như ĐVTN - Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ sử dụng, tương thích với hệ điều hành Windows - Thống kê dữ liệu nhanh chóng, có thể in ấn 20 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.2 Kiến nghị Đề nghị Hội đồng Nhà trường áp dụng phần mềm vào công tác quản lý ĐVTN Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính tại Đoàn trường để phần mềm hoạt động hiệu quả hơn Do thời gian thực hiện có hạn, phần mềm có thể còn những thiếu sót, nên sau khi phần mềm được đưa vào áp dụng thực tế, tôi mong muốn được tiếp tục nghiên cứu, khắc phục và phát triển thêm để phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày 20 tháng 05 năm 2021 Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết, không sao chép nội dung của người khác (Ký và ghi rõ họ tên) Lê Thị Thủy 21 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình Lập trình quản lý với Microsoft Access 2013 toàn tập - Ths Huỳnh Tôn Nghĩa, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh 2 Tự học Microsotf Access 2010 – Đỗ Trọng Danh – Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, NXB Đại học sư phạm 3 Lập trình cơ bản PHP và My SQL - Joel Murach - Ray Harris, NXB Khoa học và kỹ thuật 4 Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Vỵ, NXB Giáo dục Việt Nam 5 Giáo trình Cơ sở dữ liệu - Đồng thị Bích Thủy - Phạm Thị Bạch Huệ - Nguyễn Trần Minh Thư, NXB Khoa học và kỹ thuật 6 Kênh Youtube Trác Hoàng Ẩn: Hướng dẫn sử dụng Access 2010 từ A- Z, link: https://www.youtube.com/watch?v=1rKzLc-LtSg&list=PLzlbDdz6ew4X8PZ0grs47b5zQPP1orQA 22 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 23 UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐVTN CNTT THPT SL DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Đoàn viên thanh niên Công nghệ thông tin Trung học phổ thông Số lượng UAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... hệ điều hành Windows chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý Đoàn viên Thanh niên 2.2.1.2 Thực trạng quản lý Đoàn viên niên trường Tất liệu Đoàn viên niên lưu trữ giấy tờ, sổ sách... + Thống kê số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Thống kê số lượng sổ Đoàn viên theo chi Đoàn 2.3.1.3 Xây dựng phần mềm Với số lượng ĐVTN 1200 yêu cầu xử lý Đồn Trường THPT Lê... nghiệm ? ?Xây dựng phần mềm quản lý đồn viên niên? ?? cho Trường THPT Lê Hoàn 1.2 Mục đích nghiên cứu Đồn viên niên phận khơng thể tách rời khỏi trường học, vậy, để dễ dàng công tác quản lý thông