Bé x©y dùng BỘ XÂY D NG RƢ N N R C N Số 187/QĐ ĐHKT VĐTHTQT C N O XÃ C Ủ N ĨA V Ệ NAM ộc lập ự do ạnh Phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2017 QUY ỊN Về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động hợp tác qu[.]
BỘ XÂY D NG RƢ N N R C C N O XÃ N C ỦN ộc lập - ự - ĨA V Ệ NAM ạnh Phúc Số : 187/QĐ-ĐHKT-VĐTHTQT Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 QUY ỊN Về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động hợp tác quốc tế rƣờng ại học iến trúc Nội ỆU RƢỞN RƢ N Ạ ỌC N R C N Căn Quyết định số 181-CP ngày 17/9/1969 Hội đồng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội; Căn Quyết định số 382/QĐ-ĐHKT-TH ngày 23/4/2014 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội; Căn Quyết định số 856/QĐ-ĐHKT-TH ngày 16/9/2014 trường Đại học Kiến trúc Hà Nội việc “Thành lập phòng Hợp tác quốc tế phịng Khoa học cơng nghệ”; Căn Nghị định số 73/2012/NĐ-CP Chính phủ việc quy định hợp tác, đầu tư nước lĩnh vực giáo dục Thông tư số 34/2014/TTBGDĐT ngày 15/10/2014 Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 73/2012/NĐ-CP Chính phủ; Căn Nghị định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 việc tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam; Căn tình hình thực tế phát triển hoạt động hợp tác quốc tế Nhà trường QUY ỊN : iều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý hoạt động hợp tác quốc tế Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội iều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký áp dụng phạm vi Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội iều Thủ trưởng đơn vị, cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng Trường cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - BGH (để biết); - Các đơn vị thuộc Trường; - Lưu VT, HTQT RƢ N BỘ XÂY D NG N R C QUY C C N N QUẢN LÝ RƢ N Ạ O XÃ C ỦN ộc lập - ự - OẠ ỌC ĨA V Ệ NAM ạnh Phúc N ỢP ÁC QUỐC N R C N CỦA Văn pháp quy Quyết định số 181-CP ngày 17/9/1969 Hội đồng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10/12/2014 việc ban hành “Điều lệ trường Đại học” Quyết định số 382/QĐ-ĐHKT-TH ngày 23/4/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Quyết định số 856/QĐ-ĐHKT-TH ngày 16/9/2014 trường Đại học Kiến trúc Hà Nội việc “Thành lập phòng Hợp tác quốc tế phòng Khoa học công nghệ” Chiến lược phát triển trường Đại học Kiến trúc Hà Nội giai đoạn 2011-2020 (Báo cáo Tình hình thực kế hoạch năm 2011-2015 xây dựng kế hoạch năm 2016-2020) Điều lệ trường đại học Thủ tướng phủ ban hành, Quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30 tháng năm 2003 Thủ tướng Chính phủ Nghị định số 165/2004/CP ngày 16/9/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành số điều Luật giáo dục quản lý Hợp tác quốc tế lĩnh vực giáo dục Nghị định số 73/2012/NĐ-CP Chính phủ việc quy định hợp tác, đầu tư nước lĩnh vực giáo dục Thông tư số 34/2014/TT-BGDĐT ngày 15/10/2014 Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 73/20102/NĐ-CP Chính phủ Nghị định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 việc tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam 10 Thông tư số 57/2007/TT-BTC quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngồi vào làm việc Việt Nam, chi tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam chi tiêu tiếp khách nước 11 Nghị định số 21/2001/NĐ-CP ngày 28/5/2001 quy định chi tiết thi hành pháp lệnh nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú người nước Việt Nam 12 Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 23/3/2000 quy định xuất cảnh, nhập cảnh công dân Việt Nam 13 Căn tình hình thực tế phát triển hoạt động hợp tác quốc tế Nhà trường I QUY ỊN C UN C ƢƠN QUY ỊN C UN iều Mục tiêu chung Đẩy mạnh cơng tác hợp tác quốc tế tồn trường nhằm tạo thuận lợi cho đơn vị, cá nhân tích cực tham gia hoạt động HTQT, mở rộng HTQT với sở giáo dục toàn giới góp phần xây dựng trường ĐHKT HN trở thành trung tâm nghiên cứu, đào tạo chuyển giao cơng nghệ có chất lượng uy tín cao Bảo đảm đạo thống Hiệu trưởng hoạt động HTQT trường, phân công nhiệm vụ rõ ràng, đề cao tính chủ động, tinh thần trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc thực hoạt động HTQT Bảo đảm quản lý thống nhất, hiệu quả, mục đích, quy định cơng khai, minh bạch nguồn kinh phí hoạt động đối ngoại theo quy định pháp luật iều Phạm vi hoạt động hợp tác quốc tế rƣờng ại học iến trúc Nội Xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế, hội nhập quốc tế điều phối hoạt động hợp tác quốc tế; Quản lý thống hoạt động hợp tác quốc tế Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, xây dựng phát triển mạng lưới hợp tác quốc tế; Xây dựng triển khai chương trình, dự án nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ có yếu tố nước ngồi hợp tác với trường ĐHKTHN; Kêu gọi vận động viện trợ, phát triển dự án hợp tác quốc tế; Đàm phán, ký kết thực thỏa thuận quốc tế; Tiếp khách quốc tế; Quản lý đoàn khách quốc tế vào làm việc với Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đơn vị trực thuộc; Quản lý đoàn cán bộ/ viên chức trường cơng tác, học tập nước ngồi; Dịch xác nhận pháp lý văn bản, tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp Nhà trường; 10 Các hoạt động hợp tác quốc tế khác iều ối tƣợng áp dụng Quy chế áp dụng với tất cán viên chức trường Đại học Kiến trúc Hà Nội bao gồm cán viên chức đơn vị trực thuộc trường thực hoạt động đối ngoại iều Nguyên tắc hợp tác quốc tế Đảm bảo an ninh quốc gia, thực đường lối sách đối ngoại Đảng pháp luật nhà nước quan hệ quốc tế 2 Tăng cường, mở rộng hợp tác quốc tế, chủ động hội nhập, tranh thủ hỗ trợ cộng đồng quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài, tăng cường hỗ trợ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, góp phần thực tốt cơng tác đào tạo, nghiên cứu khoa học Nâng cao uy tín vị Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội trường quốc tế Thủ trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng nhà trường pháp luật hoạt động hợp tác quốc tế đơn vị iều Phân cấp quản lý thực hoạt động đào tạo hợp tác quốc tế Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế đầu mối điều phối quản lý hoạt động đào tạo hợp tác quốc tế với nước, tổ chức cá nhân nước với trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thực chức năng: - Tham mưu, quản lý hoạt động hợp tác Quốc tế; - Triển khai, thực hoạt động đào tạo Quốc tế; - Thống hoạt động hợp tác Quốc tế Nhà trường theo quy định Nhà nước công tác ngoại giao Các đơn vị có trách nhiệm thơng báo phối hợp với Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế thực hoạt động hợp tác quốc tế phạm vi chức nhiệm vụ Bộ phận đầu mối HTQT đơn vị có nhiệm vụ giúp lãnh đạo đơn vị quản lý, thống hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định Nhà nước Trường ĐHKTHN Mạng lưới cộng tác viên HTQT phát huy vai trị hoạt động HTQT Trường, đầu mối liên hệ hỗ trợ Viện ĐT&HTQT quản lý hoạt động đào tạo HTQT đơn vị C ƢƠN QUỐC XÂY DỰN OẠC ỢP ÁC QUỐC , N ẬP V ỀU P Ố CÁC OẠ N ỢP ÁC QUỐC iều Xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế Căn chiến lược phát triển, nhiệm vụ ưu tiên trường kế hoạch hợp tác quốc tế đơn vị, Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế Trường hàng năm báo cáo Bộ Xây dựng, Bộ Công An Các đơn vị chức năng, nhiệm vụ công tác nhu cầu hợp tác quốc tế có trách nhiệm lập kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm đơn vị gửi Viện Thời gian thực từ ngày 01 đến ngày 10 tháng 11 hàng năm để tổng hợp Nội dung, kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm bao gồm: a Các thỏa thuận hợp tác dự kiến ký kết; b Các chương trình dự án hợp tác quốc tế đơn vị triển khai, dự kiến triển khai; c Các kế hoạch hợp tác quốc tế; d Dự kiến đồn ra: Gồm đồn học tập, cơng tác nước ngoài, tham gia hội thảo hội nghị; e Dự kiến đoàn vào: Gồm đoàn khách quốc tế dự kiến đến làm việc, học tập, trao đổi kinh nghiệm, giảng dạy, tham gia hội thảo, hội nghị, chương trình dự án hợp tác quốc tế trường đơn vị; f Các Hội thảo hội nghị quốc tế đơn vị Viện phối hợp dự kiến tổ chức Trường Các nội dung hợp tác quốc tế nêu khoản điều phát sinh kế hoạch phải gửi báo cáo bổ sung Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế iều Vận động phát triển dự án ợp tác Quốc tế, hội nhập quốc tế, điều phối hoạt động ợp tác Quốc tế Viện ĐT&HTQT đầu mối khai thác, mở rộng tăng cường hợp tác lĩnh vực chuyên môn, kêu gọi đầu tư phát triển dự án hợp tác quốc tế trường, làm đầu mối hội nhập quốc tế trường Xây dựng kế hoạch hội nhập, chủ trì phối hợp với đơn vị đàm phán thỏa thuận hợp tác Phối hợp với đơn vị đạo, điều phối tổ chức hoạt động hợp tác quốc tế với đối tác song phương đa phương Các đơn vị chủ động khai thác, mở rộng nguồn tài trợ nước ngoài, xây dựng kế hoạch hợp tác, chương trình, dự án liên quan đến lĩnh vực chuyên mơn đơn vị để tiếp xúc, thu hút viện trợ, mở rộng hợp tác chuyên môn kỹ thuật với nước iều Xây dựng phát triển mạng lƣới Q Viện ĐT&HTQT làm đầu mối xây dựng phát triển mạng lưới HTQT bao gồm đại diện phận HTQT đơn vị trực thuộc Viện ĐT& HTQT quản lý hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ HTQT cho mạng lưới HTQT C ƢƠN Ý , ỰC ỆN CÁC OẢ UẬN QUỐC iều Xây dựng thỏa thuận Q Đối với thỏa thuận HTQT Trường ĐHKTHN: Viện ĐT& HTQT làm đầu mối phối hợp với đơn vị xây dựng thống nội dung với đối tác để trình Hiệu trưởng; Đối với thỏa thuận hợp tác đơn vị với đối tác nước ngoài: đơn vị chủ động chuẩn bị nội dung văn bản, trình báo cáo lãnh đạo nhà trường thông qua đầu mối Viện ĐT&HTQT Tất văn có nội dung hợp tác Quốc tế gửi cho đối tác quốc tế, trước trình Lãnh đạo nhà trường phải thông qua xác nhận Viện ĐT&HTQT Nếu văn khơng có xác nhận Viện ĐT&HTQT, trưởng đơn vị soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm nội dung văn chịu toàn trách nhiệm có cố xảy từ văn Lãnh đạo nhà trường không ký văn khơng có ký nháy xác nhận Viện ĐT&HTQT iều 10 àm phán ký kết Quá trình trao đổi đàm phán phải ghi thành văn bản; Trong trường hợp phát sinh vấn đề phức tạp nhạy cảm đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động trao đổi với Viện ĐT&HTQT để nghiên cứu, đề xuất báo cáo, tiếp Viện ĐT&HTQT báo cáo lãnh đạo nhà trường xem xét định; Trên sở kết đàm phán, thỏa thuận, Viện ĐT&HTQT chuẩn bị văn trình lãnh đạo nhà Trường phê duyệt Sau phê duyệt Viện ĐT&HTQT chuẩn bị thủ tục tổ chức ký kết; Đối với thỏa thuận hợp tác đơn vị đối tác nước sau đàm phán, đơn vị chủ trì phối hợp với Viện ĐT&HTQT báo cáo lãnh đạo nhà trường kết xin phép ký kết Sau có ý kiến đồng ý lãnh đạo nhà trường, đơn vị liên hệ với Viện ĐT&HTQT để hướng dẫn phần nghi lễ chủ động tổ chức lễ ký kết; Văn ký kết phải gửi Viện ĐT&HTQT đơn vị liên quan để phối hợp thực quản lý iều 11 hực Viện ĐT&HTQT phối hợp với đơn vị liên quan theo dõi, giám sát việc thực thỏa thuận hợp tác ký kết Các đơn vị báo cáo tiến độ thực hiện, kết đạt nội dung báo cáo kế hoạch HTQT hàng năm đơn vị, gửi Viện ĐT&HTQT đơn vị có liên quan đến nội dung thỏa thuận Viện ĐT&HTQT có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Bộ Xây dựng nội dung Các báo cáo cần cập nhật thường xuyên xác nhận lãnh đạo đơn vị Trong q trình thực gặp khó khăn đơn vị chủ động trao đổi với Viện ĐT&HTQT Lãnh đạo nhà trường để giải C ƢƠN V P ÁC QUỐC iều 12 Lãnh đạo rƣờng tiếp khách quốc tế Viện ĐT&HTQT làm đầu mối việc tiếp khách Quốc tế Lãnh đạo nhà trường Văn đơn vị trực thuộc đề nghị lãnh đạo nhà trường tiếp khách quốc tế phải gửi Viện ĐT&HTQT 07 ngày làm việc trước tiếp khách Viện ĐT&HTQT tham mưu trình lãnh đạo nhà trường xem xét định Đối với đoàn khách có q trình hợp tác với đơn vị cần gửi kèm tóm tắt nội dung, q trình hợp tác, nhận xét đánh giá đơn vị Sau lãnh đạo nhà trường xem xét, Viện ĐT&HTQT thông báo kết để đơn vị thực Nội dung văn đề nghị nêu rõ: - Thành phần đoàn, CV thành viên đồn; - Mục đích, nội dung làm việc, chương trình làm việc; - Thời gian tiếp đoàn; - Các đề xuất khác Đối với khách đơn vị tham gia mời yêu cầu có đồng ý Ban Giám hiệu có thư mời lãnh đạo nhà trường đồng ý tiếp Thư mời cần thông qua Viện ĐT&HTQT đơn vị không trực tiếp gửi cho Lãnh đạo nhà trường Chỉ có Viện ĐT&HTQT có thẩm quyền ký nháy trình lãnh đạo nhà trường ký thư mời cho khách quốc tế Ban lãnh đạo Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội ký thư mời cho chuyên gia quốc tế có xác nhận Viện ĐT&HTQT chuyên gia quốc tế iều 13 Lãnh đạo đơn vị tiếp khách quốc tế: Các đơn vị cần báo cáo đoàn vào cho Viện ĐT&HTQT Viện ĐT&HTQT báo cáo Hiệu trưởng thông báo cho đơn vị để thực Lãnh đạo đơn vị phép tiếp khách quốc tế đơn vị sau có đồng ý Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng uỷ quyền Hiệu trưởng văn có tham gia cán Viện ĐT&HTQT Mọi trường hợp tiếp khách quốc tế mà không báo cáo không cho phép Trường không chấp nhận Lãnh đạo đơn vị tự ý tiếp khách chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng quan có liên quan có vấn đề liên quan đến an ninh vấn đề phát sinh Đơn vị chuẩn bị nội dung buổi tiếp, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo nhà trường nội dung thảo luận Đơn vị báo cáo xin ý kiến đạo lãnh đạo nhà trường trường hợp sau: a Nội dung thảo luận có vấn đề liên quan đến chủ trương, sách vấn đề nhạy cảm trị b Nội dung thảo luận vượt thẩm quyền giải có liên quan đến nhiều đơn vị khác Các đơn vị tiếp khách quốc tế chuẩn bị phòng tiếp khách chu đáo, lịch Khi tiếp khách phải có 02 người Bố trí phiên dịch cần cử cán ghi chép nội dung buổi tiếp Sau buổi tiếp đơn vị phải báo cáo Ban Giám hiệu nội dung làm việc định hướng phát triển Cán nhà Trường không tiếp khách quốc tế với tư cách cá nhân Trường Các trường hợp tiếp khách không đồng ý lãnh đạo nhà trường khơng báo cáo cá nhân, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Hiệu trưởng nhà trường vấn đề an ninh vấn đề khác phát sinh C ƢƠN V P N ẬN V QUẢN LÝ O N V O iều 14 ón đồn cấp cao Bộ trƣởng, trƣởng nƣớc cấp tƣơng đƣơng: Viện ĐT&HTQT đầu mối tổ chức đón tiếp đồn khách cao cấp, tổ chức quốc tế Viện ĐT&HTQT phối hợp với đơn vị liên quan: a Xây dựng chương trình, kế hoạch đón tiếp đồn; b Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan hồn thành báo cáo hoạt động kết chuyến thăm iều 15 Quy định đoàn vào làm việc với dự án thực công việc chuyên môn Đối với chuyên gia vào làm việc cho chương trình, dự án đào tạo tham gia hội thảo, hội nghị Bộ Xây dựng phê duyệt, chuyên gia vào trao đổi chun mơn, tìm kiếm khả hợp tác, đơn vị tiếp nhận có văn đề nghị gửi Viện ĐT&HTQT 04 tuần trước khách vào, báo cáo nội dung làm việc, thời gian, địa điểm đoàn đến nguồn kinh phí để hướng dẫn giải thủ tục nhập xuất cảnh cho khách Thủ tục xuất nhập cảnh cho khách quốc tế phải tuân thủ quy trình Quy trình Hợp tác Quốc tế kèm theo quy chế Tất thư mời cho chuyên gia đến làm việc với Trường phải thông qua Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế trước trình lãnh đạo nhà trường ký iều 16 Quản lý đồn vào làm việc với chƣơng trình dự án tham gia hoạt động chuyên môn Khi tiếp nhận đoàn khách quốc tế, đơn vị phải có kế hoạch làm việc, quản lý chương trình hoạt động khách, đảm bảo an ninh quốc gia an toàn cho khách Khi đưa khách quốc tế đến làm việc với đơn vị hay địa phương đặc biệt đơn vị nhạy cảm an ninh trị, phải có nội dung làm việc cụ thể, phải đồng ý văn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành phố khu vực phải tuân thủ quy định hành Đơn vị tiếp nhận chuyên gia nước ngồi đến làm việc có nhiệm vụ quản lý hoạt động chuyên môn chuyên gia, tạo điều kiện để chuyên gia làm việc có hiệu đồng thời thực chế độ quy định chuyên gia Tất khách quốc tế đến làm việc với Trường phải sử dụng visa hợp lệ cho phép lãnh đạo nhà Trường Nhà nước Mọi cá nhân, đơn vị khơng tn thủ quy định báo cáo đồn vào chịu trách nhiệm trước pháp luật Ban Giám hiệu nhà trường vấn đề khách C ƢƠN V Ổ C ỨC, QUẢN LÝ O N RA iều 17 oàn lãnh đạo nhà trƣờng làm trƣởng đồn Viện ĐT&HTQT chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, kinh phí tài (phối hợp với Phịng Tài Kế tốn) chuyến đi, chịu trách nhiệm tổ chức chuyến thực thủ tục cần thiết cho chuyến công tác Các đơn vị, cá nhân phân công chuẩn bị nội dung làm việc đồn có trách nhiệm hồn thành việc chuẩn bị báo cáo Hiệu trưởng văn thông qua Viện ĐT&HTQT iều 18 oàn cá nhân, đoàn cán rƣờng khơng có tham gia lãnh đạo nhà trƣờng Các đoàn, cá nhân cán cơng tác, học tập nước ngồi gửi cơng văn đơn xin phép nước ngồi có xác nhận Trưởng đơn vị kèm theo thư mời đến phòng Tổng hợp Viện ĐT&HTQT (để biết tổng hợp số liệu báo cáo) để làm thủ tục cần thiết cơng tác Phịng Tổng hợp làm định cho phép cán cơng tác nước ngồi quản lý cán theo quy định pháp luật Đối với sinh viên tham gia chương trình trao đổi với đối tác nước ngồi Viện ĐT&HTQT có trách nhiệm phối hợp với phịng CTSV thực thủ tục cần thiết C ƢƠN V CÁC QUY ỊN VỀ OẠ N ỢP ÁC QUỐC iều 19 Quy định chung lễ tân Khi đón tiếp khách quốc tế tùy theo đồn khách, hoạt động đối ngoại mà sử dụng trang phục phù hợp Căn mức độ hợp tác tính chất mối quan hệ Viện ĐT&HTQT đề xuất quà tặng khách quốc tế phù hợp dựa theo mức chi quy định Bộ Tài Việc trao đổi thông tin, tài liệu, số liệu liên quan đến chủ trương sách ngành, bí mật quốc gia, đơn vị phải tuân thủ quy định Nhà nước lưu trữ hồ sơ, bảo vệ bí mật nhà nước iều 20 ổ chức ội thảo ội nghị quốc tế Việc đăng cai tổ chức Hội thảo hội nghị quốc tế phải tuân thủ quy định nhà nước việc tổ chức Hội thảo, Hội nghị quốc tế Việt Nam, cụ thể Quyết định số 122/2001/QĐTTg ngày 221/8/2001 Thủ tướng Chính Phủ tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam việc hướng dẫn việc tổ chức quản lý hội thảo, hội nghị quốc tế Việt Nam quy định tiếp nhận quản lý đoàn vào nêu Chương V quy chế C ƢƠN V EN ƢỞN V XỬ LÝ V P ẠM iều 21 hen thƣởng đối tác quốc tế Các cá nhân nước ngồi có đóng góp to lớn cho phát triển Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội xét tặng kỷ niệm chương Nhà trường “Vì nghiệp giáo dục” Bộ Giáo dục đào tạo; phong tặng chức danh Giáo sư danh dự theo quy định Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Các đơn vị đóng góp chun gia có thành tích xứng đáng đủ tiêu chuẩn có văn đề nghị kèm theo tóm tắt thành tích, lí lịch chun gia gửi Viện ĐT&HTQT để xem xét trình Lãnh đạo nhà trường đưa Hội đồng Khoa học giáo dục nhà trường xem xét Sau xét duyệt, đơn vị phối hợp với Viện ĐT&HTQT tiến hành thủ tục tổ chức trao tặng iều 22 hen thƣởng ngƣời làm Q Nhà trường xem xét, khen thưởng cho tập thể cá nhân có thành tích xuất sắt có nhiều đóng góp hiệu cho cơng tác HTQT Các đơn vị theo tiêu chí bình xét thi đua hàng năm cơng tác HTQT xem xét, bình xét khen thưởng tập thể cá nhân có thành tích xuất sắc cơng tác HTQT có nhiều đóng góp hiệu cho đơn vị Bình chọn tập thể/cá nhân tiêu biểu để khen thưởng đề nghị Hiệu trưởng khen thưởng Hàng năm, trường tổ chức tổng kết công tác HTQT để rút kinh nghiệm, bàn phương hướng công tác tiếp theo; Quyết định khen thưởng cho đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc công tác HTQT iều 23 Xử lý vi phạm Các đơn vị, cá nhân chậm gửi báo cáo năm/lần chậm q 15 ngày/lần khơng đưa vào danh sách bình xét danh hiệu thi đua năm Các đơn vị, cá nhân khơng thực quy trình tiếp khách, đồn ra, đồn vào theo quy chế này, ngồi việc khơng đưa vào danh sách bình xét danh hiệu thi đua năm cịn phải chịu kỷ luật theo quy định pháp luật nhà trường tùy theo mức độ hậu gây từ việc báo cáo chậm trễ iều 24 Chế độ báo cáo Báo cáo hoạt động HTQT đơn vị cần gửi định kỳ đến Viện ĐT&HTQT tháng lần vào ngày 30/6 ngày 30/12 hàng năm Đối với đơn vị có tiếp khách quốc tế Đơn vị theo thẩm quyền quy định khoản điều 11 quy chế này, sau tiếp đón đồn khách quốc tế cần nộp báo cáo nội dung buổi tiếp để Viện ĐT&HTQT Ban Giám hiệu theo dõi Trong thời hạn chậm 10 ngày làm việc sau đoàn/cá nhân nước theo phân cơng Trưởng đồn, thành viên đại diện Đồn có trách nhiệm hồn thành báo cáo kết chuyến để Trưởng đồn ký trình báo cáo gửi Phòng Tổng hợp Viện ĐT&HTQT Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ Đoàn nước, tùy trường hợp cụ thể, Trưởng Đồn có trách nhiệm chuyển hồ sơ, tài liệu chuyên môn đối tác nước tặng, biếu, cung cấp tới đơn vị liên quan để khai thác sử dụng chung Trường hợp cần thiết, Viện ĐT&HTQT chủ trì, phối hợp với đơn vị báo cáo Lãnh đạo Trường cho phép tổ chức tọa đàm báo cáo kết quả, đồn cơng tác Phương thức báo cáo: Báo cáo gửi văn gửi qua địa email Viện ĐT&HTQT: ird.hau@gmail.com C ƢƠN V Ổ C ỨC ỰC ỆN iều 25 rách nhiệm tham mƣu, quản lý thực hoạt động hợp tác quốc tế Viện ĐT&HTQT đầu mối tham mưu, điều phối, quản lý triển khai hoạt động hợp tác quốc tế với nước, tổ chức cá nhân nước ngồi, có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội triển khai thực hoạt động hợp tác quốc tế, thống hoạt động hợp tác quốc tế nhà trường theo quy định Nhà nước công tác ngoại giao iều 26 Quy định phân công trách nhiệm đơn vị có liên quan Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt tổ chức thực nghiêm túc Quy chế quản lý hợp tác Quốc tế đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Viện ĐT&HTQT thực hoạt động hợp tác quốc tế phạm vi chức nhiệm vụ sau: Phòng Tổng hợp: Phối hợp với Viện ĐT&HTQT việc quản lý đoàn ra, cử cán nhà trường cơng tác, học tập nước ngồi Phối hợp báo cáo Bộ Xây dựng, Bộ Công an hoạt động đoàn Trường theo định kỳ tháng lần Phòng Tổng hợp: phối hợp với Viện ĐT&HTQT hoạt động lễ tân ngoại giao, buổi tiếp khách quốc tế Hội nghị quốc tế tổ chức Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Phòng Quản trị Thiết bị: phối hợp với Viện ĐT&HTQT bố trí phịng họp, hội thảo, hội nghị quốc tế kèm theo trang thiết bị phù hợp với mục đích buổi họp có khách quốc tế đến làm việc với Ban Giám hiệu đơn vị trường Phịng Tài Kế tốn: Tổng hợp nguồn viện trợ hợp tác quốc tế Trường Đơn vị Viện ĐT&HTQT phối hợp với phòng TCKT đơn vị có liên quan theo dõi tiến độ, đánh giá, giám sát chương trình dự án HTQT Phịng Quản lý Đào tạo: Phối hợp với Viện ĐT&HTQT lập kế hoạch thời khóa biểu giảng dạy cho chương trình liên kết đào tạo đại học Khoa Đào tạo sau đại học: Hỗ trợ Viện ĐT&HTQT lập kế hoạch thời khóa biểu giảng dạy cho chương trình liên kết đào tạo sau đại học Phịng Cơng tác sinh viên: Phối hợp với Viện ĐT&HTQT làm thủ tục xuất nhập cảnh, đăng ký tạm trú, tạm vắng cho sinh viên Lào, Campuchia thời gian học tập trường Phối hợp với Viện ĐT&HTQT giải thủ tục cho phép sinh viên Việt Nam tham gia chương trình trao đổi với đối tác nước ngồi Phịng Khoa học Cơng nghệ: Phối hợp với Viện ĐT&HTQT công tác lựa chọn, triển khai nghiệm thu đề tài NCKH chương trình, dự án hợp tác quốc tế yêu cầu Các Khoa, trung tâm trường phối hợp với Viện ĐT&HTQT việc lựa chọn giảng viên, sinh viên tham gia chương trình trao đổi, hoạt động chuyên mơn, ngoại khóa với đối tác nước ngồi iều 27 riển khai thực Trong trình thực Quy chế có vướng mắc phát sinh, đề nghị đơn vị kịp thời phản ánh Viện ĐT&HTQT để tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng xem xét, định 10 CÁC QUY RÌN ỢP ÁC QUỐC Quy trình tiếp khách quốc tế: Các đơn vị, trung tâm, dự án trường phép tiếp khách quốc tế có đồng ý Ban Giám Hiệu (Tùy thuộc vào mức độ tính chất công việc, Viện ĐT&HTQT báo cáo Bộ Xây dựng xin ý kiến đạo) Các bước xin phép cụ thể sau: a Các đơn vị thảo công văn xin phép Ban Giám hiệu để tiếp đồn, đính kèm: Thư trao đổi đơn vị/trường phía bạn; Lịch làm việc chi tiết đoàn; CV khách, photocopy hộ chiếu khách, visa khách có trường hợp đơn vị khác ngồi trường xin visa cho khách Các yêu cầu chỗ ăn, ở, phương tiện lại bạn, yêu cầu khác b Viện ĐT&HTQTnhận công văn chuyển từ BGH phối hợp với đơn vị liên quan để bố trí đón tiếp báo cáo với quan chức c Viện ĐT&HTQT lập dự trù tiếp khách, quà tặng đoàn khách Ban Giám hiệu Ban Giám hiệu yêu cầu d Báo cáo kết làm việc lưu hồ sơ: Trong trường hợp đơn vị trực tiếp làm việc với đồn đơn vị phải gửi báo cáo kết làm việc cho Ban Giám hiệu Viện ĐT&HTQT để tổng hợp Khi đoàn đến làm việc với Ban Giám hiệu, Viện ĐT&HTQT cử cán chuyên trách tham dự để ghi biên làm báo cáo Quy trình mời đồn vào: a Các đơn vị thảo công văn xin phép Ban Giám hiệu để mời đồn đến làm việc, đính kèm: Các thư từ trao đổi có liên quan; CV khách, photocopy trang hộ chiếu có thơng tin khách (số hộ chiếu, ngày sinh, visa có); Dự kiến lịch làm việc đoàn; Thỏa thuận với khách chỗ ăn, ở, phương tiện lại; b Nếu Ban Giám hiệu đồng ý Viện ĐT&HTQT thảo thư mời bạn trình Ban Giám hiệu ký c Nếu phía bạn có nhu cầu xin visa đơn vị cung cấp cho Viện ĐT&HTQTcác chi tiết thơng tin đồn để Viện ĐT&HTQT làm thủ tục xin phép với Bộ Xây dựng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công An (Mẫu số1-HTQT) Trong trường 11 hợp khách đến làm việc với dự án có đinh phê duyệt Bộ Xây dựng, dự án cần gửi kèm định gửi kèm theo công văn đề nghị xin cấp visa cho khách d Khi đoàn đến làm việc với BGH Viện ĐT&HTQT cử cán dự để ghi biên làm báo cáo e Nếu đồn làm việc với đơn vị sau đồn đơn vị làm báo cáo tóm tắt nội dung làm việc gửi cho BGH Viện ĐT&HTQT (Mẫu số 2- HTQT) Quy trình xin phép dẫn khách làm việc địa phƣơng Khi đơn vị muốn đưa khách quốc tế làm việc địa phương, phải có cơng văn xin phép địa phương Quy trình sau: - Đơn vị làm cơng văn xin tiếp khách trình lên BGH đồng thời gửi đến Viện ĐT&HTQT Trong cơng văn phải có đầy đủ họ tên, số hộ chiếu, số visa khách/chuyên gia - BGH chuyển đến Viện ĐT& HTQT cơng văn có bút phê BGH - Trên sở ý kiến đạo Ban Giám hiệu, Viện ĐT&HTQT làm công văn xin phép quan chức tỉnh đơn vị vui lịng liên lạc với Viện ĐT&HTQT để nhận cơng văn xin phép địa phương để lưu vào hồ sơ đơn vị - Các quan chức phúc đáp công văn xin phép đến Trường (Viện ĐT&HTQT) - Viện ĐT&HTQTsẽ chuyển công văn cho phép đến đơn vị - Các đơn vị mang theo công văn cho phép quan chức có liên quan công văn Cục quản lý xuất nhập cảnh việc cho phép khách quốc tế nhập cảnh Việt nam chuyến Quy trình đồn ra: Các cán Trường công tác, học tập hay thăm quan du lịch nước cần tuân thủ quy đinh sau: 4.1 ối với Lãnh đạo trƣờng (Ban iám hiệu) Khi lãnh đạo trường công tác nước ngồi, Viện ĐT&HTQT có trách nhiệm: - Lập kế hoạch cho chuyến công tác Lãnh đạo trường; - Liên hệ đối tác, lập văn ký kết hợp tác; - Làm công văn xin phép Bộ Xây dựng, thủ tục xuất nhập cảnh; - Thực thủ tục tài chính; - Chuẩn bị công tác hậu cần như: Vé máy bay, chuẩn bị quà tặng cho đối tác nước ngoài, tài liệu giới thiệu trường; - Các thủ tục hành khác 12 4.2 rƣờng hợp cán đơn lẻ khơng theo đồn a Gửi đơn xin phép nước ngồi (trong nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú nước ngồi, kinh phí cho chuyến đi) đến phịng Tổng hợp Phịng Tổng hợp trình Ban Giám Hiệu b Sau Ban Giám hiệu duyệt đơn, chuyển cho phòng Tổ chức cán định phù hợp Quyết định gửi đến đơn vị, cá nhân có liên quan để thực c Tùy thuộc vào mục đích chuyến đi, cán biên chế trường công tác sử dụng hộ chiếu công vụ cần xin công hàm Cục Lãnh Bộ Ngoại Giao trước làm thủ tục visa Đại sứ quán nước Việt Nam Hiện có số nước miễn visa cho cơng dân Việt nam sử dụng hộ chiếu công vụ để cơng tác thời gian 15 ngày Trung Quốc (trừ Hồng Kông Đài Bắc), Hàn Quốc, Nhật Bản, nước khối Asian, Algerie d Tất cán trường công tác nước ngồi phải nộp báo cáo chuyến cơng tác cho phòng Tổng hợp Viện ĐT&HTQT để tổng hợp báo cáo Ban Giám hiệu, cán không nộp không công tác chuyến 4.3 rƣờng hợp theo đoàn Tuân thủ theo quy định phần cán đơn lẻ nhiên đơn vị/ dự án tổ chức đoàn cần 01 gửi cơng văn chung cho phịng Tổng hợp nêu rõ mục đích chuyến đi, danh sách kinh phí chuyến để Viện ĐT&HTQT làm cơng văn báo cáo Bộ Xây dựng 13 CÁC LOẠ B ỂU MẪU Mẫu số 1- HTQT- visa RƢ N ẠI HỌC KI N TRÚC HÀ N I ƠN VỊ: …………………………………… C NG HÒA XÃ H I CHỦ N ĨA V ỆT NAM ộc lập – ƣ – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm… Kính gửi: Viện tạo Hợp tác Quốc tế Đề nghị Viện ĐT&HTQT làm thủ tục nhập xuất cảnh cho khách có tên sau: TT Họ tên Ngày sinh Quốc tịch Số Hộ chiếu Nghề nghiệp Được đến làm việc với ………………………………………………………… (Một nhiều) lần từ ngày ……… đến ngày …………… (nếu nhiều lần phải giải thích rõ lại vào nhiều lần gửi kèm theo chương trình làm việc dự kiến lần đến VN) Mục đích: ……………………………………………………………………… Hoạt động địa phương: ………………………………………………… Đơn vị tiếp đón: ……………………………………………………………… Đề nghị cho khách nhận thị thực tại: …………………………………………… RƢỞN 14 ƠN VỊ Mẫu số 2- HTQT- Báo cáo khách Quốc tế đến làm việc RƢ N ẠI HỌC KI N TRÚC HÀ N I ƠN VỊ: ……………………… C NG HÒA XÃ H I CHỦ N ĨA V ỆT NAM ộc lập – ƣ – Hạnh phúc Vv: Báo cáo khách Quốc tế đến làm việc Kính gửi: Hà Nội, ngày … tháng … năm… - Ban Giám hiệu; - Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế Xin phép Ban Giám hiệu cho đoàn chuyên gia: …………………………………… đến làm việc với Trường cụ thể sau: Thành phần tham gia đoàn - Tên đoàn: - Trưởng đoàn: - Số lượng khách: Thời gian, địa điểm dự kiến làm việc: Nội dung chính: Các đơn vị nêu lên nội dung trao đổi dự kiến nội dung họp, định hướng phát triển Đề xuất làm việc với Ban Giám hiệu: (ghi rõ có đề xuất Lãnh đạo nhà trường tiếp hay lãnh đạo đơn vị tiếp) Đề xuất thủ tục nhập xuất cảnh cho khách: (ghi rõ khách có cần xin visa khơng, có kèm theo CV, photo passport chương trình làm việc) Thư ký họp Trưởng đơn vị 15 Chủ trì họp Mẫu số –HTQT- Báo cáo kết làm việc RƢ N ẠI HỌC KI N TRÚC HÀ N I C NG HÒA XÃ H I CHỦ N ĨA V ỆT NAM ộc lập – ƣ – Hạnh phúc ƠN VỊ: ……………………… Hà Nội, ngày … tháng … năm… Kính gửi: - Ban Giám hiệu; - Viện Đào tạo Hợp tác Quốc tế Báo cáo kết làm việc với đoàn ………………………………………… Đơn vị báo cáo: …………………………………………………………………… Xin báo cáo Ban Giám hiệu kết làm việc với đoàn…………………… sau: Thành phần tham gia: - Chủ trì họp: - Thư ký: - Các thành viên khác: Thời gian, địa điểm: Nội dung chính: Các đơn vị nêu lên nội dung trao đổi kết họp, định hướng phát triển Thư ký họp Trưởng đơn vị 16 Chủ trì họp