Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th – Lu tr÷ Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th Lu tr÷ Ch¬ng I Nh÷ng quy ®Þnh chung §iÒu 1 Ph¹m vi vµ ®èi tîng ®iÒu chØnh * Quy ®Þnh ph¹m vi ¸p dông cña quy chÕ Quy chÕ c«ng t¸c v¨n th vµ l[.]
Quy chế công tác văn th - Lu trữ Chơng I: Những quy định chung Điều 1: Phạm vi đối tợng điều chỉnh * Quy định phạm vi áp dụng quy chế: - Quy chế công tác văn th lu trữ áp dụng nội đơn vị * Quy định đối tợng điều chỉnh quy chế: Công tác văn th lu trữ - Công tác văn th bao gồm cộng việc: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác đợc hình thành qua trình hoạt động đơn vị, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lu trữ, quản lý sử dụng dáu công tác văn th - Công tác lu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị Điều 2: Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn th lu trữ - Ngưêi đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm đạo cơng tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư - Mọi cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, phải thực theo quy định đơn v Điều 3: Tổ chức, nhiệm vụ văn th lu trữ quan - Cn c lng cơng việc mà quan phải thành lập phịng, tổ văn thư bố trí người làm văn thư (gọi chung văn thư quan) - Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: + Tiếp nhận, đăng ký văn đến; + Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; + Giúp người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu + Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức + Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại du khỏc Điều 4: Cán văn th cán lu trữ: Ngi c b trớ lm thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Điều 5: Kinh phí cho hoạt động văn th lu trữ - Quy định trách nhiệm ngời đứng đầu đơn vị việc bố trí kinh phí trang bị thiết bị chuyên dùng tổ chức hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu công tác văn th lu trữ Điều 6: Bảo vệ bí mật nhà nớc công tác văn th lu trữ Quy định hoạt động công tác văn th lu trữ đơn vị phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nớc Chơng II Công tác văn th Mục 1: Soạn thảo - Ban hành văn Điều 7: Hình thức văn Cỏc hỡnh thc hình thành hoạt động quan bao gồm: Văn quy phạm pháp luật: Theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; Văn hành Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, ; Văn chuyên ngành Các hình thức văn chuyên ngành Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thng nht Điều 8: Thể thức văn * Th thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu văn bản; - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; - Dấu quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) * Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, thành phần quy định điểm a khoản này, bổ sung địa quan, tổ chức; địa E-mail; số điện thoại, số Telex, s Fax Điều 9: Soạn thảo văn 1.Vic son thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 Việc soạn thảo văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan giao cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo b) Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan việc tham khảo ý kiến cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu cú liờn quan Điều 10 Duyệt thảo, sửa đổi, bổ sung thảo đà duyệt Bn tho phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xột, quyt nh Điều 11 Đánh máy, nhân Vic đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó; - Nhân số lượng quy định; - Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định §iỊu 12 KiĨm tra văn trớc ký ban hành - Th trng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn - Người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn bn Điều 13 Ký văn - n v lm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu quan có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký - Người đứng đầu quan giao cho tổ trưởng ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư quan - Khi ký văn không dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 14 Bản văn - Hỡnh thc sao: y trích sao, lục; tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận - Bản y chính, trích lục thực theo quy định có giá trị pháp lý nh bn chớnh Mục Quản lý văn Điều 15 Trình tự quản lý văn đến Tt c văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến §iỊu 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Vn bn n từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhõn khụng cú trỏch nhim gii quyt Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến - Vn bn n phi kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn bn Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Ngi ng u quancó trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan - Người đứng đầu quan giao cho người giao trách nhiệm thực công việc sau: a) Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; b) Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn n Điều 19 Trình tự quản lý văn - Tất văn quan phát hành ( gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn i; Lu bn i Điều 20 Chuyển, phát văn - Vn bn i phi c hon thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mng thụng tin nhanh Điều 21 Lu văn Mi bn i phi lu ớt hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan, tổ chức phải xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan phải làm loại giấy tốt in mực bền lõu Mục Lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào quan lu trữ Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu ®èi víi viƯc lËp hå s¬ - LËp hå s¬: Là đơn vị trờng học nên số lợng công văn đến năm ít, loại hồ sơ chuyên môn đợc giải theo định kỳ nên việc lập hồ sơ yêu cầu lập hồ sơ thực theo yêu cầu chung đơn vị Các loại hồ sơ từ hình thành đến lúc kết thúc phải đầy đủ loại văn liên quan trình theo dõi giải xong công việc theo quy định - yêu cầu lập hồ sơ: Hồ s lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ phận, chun mơn phụ trách.Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào quan lưu trữ - Là đơn vị trường học, loại hồ sơ mà nhà trường tổ chun mơn hình thành q trình hoạt động nhà trường tổ chuyên mơn lưu văn phịng nhà trường, loại hồ sơ khác lưu tổ phận liên quan ( hồ sơ thư viện lưu thư viện, hồ sơ thiết bị lưu thiết bị, hồ sơ cơng đồn lưu cơng đồn trường, hồ sơ Chi đoàn lưu Chi đoàn ) - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người k nhim Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, liệu vào quan lu trữ - Th trng n v cú trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành phận quản lý - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: + Tham mưu cho thủ trưởng đơn vị việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp + Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan - Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm với cấp việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc Mục Quản lý và sử dụng dấu công tác văn thư Điều 25 Quản lý và sử dụng dấu - Con dấu quan phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; + Khơng đóng dấu khống - Việc sử dụng dấu đơn vị quy định sau: + Những văn quan ban hành phải đóng dấu quan + Những văn đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu đơn vị Điều 26 Đóng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Th trng c quan qun lý ngnh Chơng III: Công tác lu trữ iờu 27 Cụng tac thu thõp, bụ sung tài liệu - Tài liệu văn thư quan phải đăng ký quản lý quan - Các tổ chun mơn, phận cá nhân trình xây dựng, ban hành văn phải lập thành hồ sơ bảo vệ an tồn - Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ quan phải giao nộp vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định - Người đứng đầu quan định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hành loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Hằng năm quan tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lần vào cuối năm học (tháng năm) - Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 28 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ - Thống kế loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu định kỳ tháng, năm - Có loại sổ sách đăng ký hồ sơ lưu trữ kho lưu trữ quan - Tài liệu lưu trữ quan phải bảo vệ an tồn - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ - Cán lưu trữ có trách nhiệm thực tốt quy định công tác lưu trữ hành quan Điều 29 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của quan - Tồn thể cán cơng nhân viên quan phép sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị - Các cá nhân, đơn vị có liên quan bên ngồi quan sử dụng với mục đích cá nhân đáng - Có hồ sơ mượn, trả tài liệu lưu trữ cá nhân, đơn vị có liên quan đến khai thác, sử dụng - Các tài liệu lưu trữ mà đơn vị, cá nhân đến mượn sử dụng chỗ hay mang cũng mang phịng làm việc thể thực cơng việc mà có liên quan - Thủ trưởng đơn vị người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan - Người phụ trách cơng tác lưu trữ quan có trách nhiệm bảo vệ tài liệu cho phép người sử dụng mang tài liệu hay sử dụng chỗ - Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải thành lập loại sổ để quản lý sổ đăng ký, sổ giao nhận tài liệu sử dụng người sử dụng Điều 30 Chế độ khen thưởng, xử lý vi phạm - Khen thưởng: Tồn cán cơng nhân viên đơn vị có thành tích cơng tác văn thư lưu trữ khen thưởng theo quy định - Xử lý vi phạm : Người vi phạm quy định quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật CHƯƠNG VI: Iều KHOAN THI HANH - Tất CBCC đợc thông báo cụ thể niêm yết trớc phòng hội đồng từ ký định ban hµnh quy chÕ nµy - Quy chÕ nµy cã hiƯu lực kể từ ký ban hành - Những quy định trớc trái với quy chế đợc bổ sung, sửa đổi cho phù hợp bÃi bỏ - Ban giám hiệu, tổ môn, ban, hội đồng t vấn tất CBCC nhà trờng có trách nhiệm thực kiểm tra thực quy chế Hoa Thuỷ, ngày 10 tháng năm 2018 Hiệu trởng Nguyễn Thị Hằng Hà ... cho cán phụ trách cấp ký thừa uỷ quy? ??n (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quy? ??n phải quy định văn giới hạn thời gian định Người uỷ quy? ??n không uỷ quy? ??n lại cho người khác ký - Người... trách nhiệm hình theo quy định pháp luật CHƯƠNG VI: ĐIÒu KHOAN THI HANH - Tất CBCC đợc thông báo cụ thể niêm yết trớc phòng hội đồng từ ký định ban hành quy chÕ nµy - Quy chÕ nµy cã hiƯu lùc kĨ...1 Văn quy phạm pháp luật: Theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày