Chương trình giảng dạy TIN HỌC QUẢN LÍ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA QUẢN LÍ GIÁO DỤC Chương trình giảng dạy TIN HỌC QUẢN LÍ Trà Vinh, tháng 12 năm 2010 I WORD 1) Các thao tác trình bày văn thơng thường - Định dạng cỡ giấy A4: File  Page Setup  Page  Page Size  chọn cỡ giấy A4 - Chuyển đơn vị đo Word thành cm: Tool  Option  Chọn tab General  Measurement Units: chọn centiment - Căn lề: File  Page Setup Margin  chọn lề trái 2.5 cm 3cm, lề lại chọn 2cm - Định hướng văn bản: File  Page setup  chọn Portrait Landscape + Apply to: Whole document  định hướng toàn văn + Apply to: Selected Text  định hướng phần văn bôi đen - Đánh số Trang văn bản: Insert  Page number chọn OK - Bỏ đánh số Trang đầu tiên: bỏ tích vào đầu dịng Show page number on the first page  OK - Đánh số Trang từ giá trị định: chọn Fomat  Start at  điền số Trang bắt đầu  OK - Bỏ đánh số trang: View  Header and Footer  Xóa số trang văn trang - Điều chỉnh Paragraph: bôi đen vùng liệu cần điều chỉnh  chuột phải chọn Paragraph  Trong ô Spacing: + After: 6pt + Line Spacing: multiple + At: 1.3  OK - Tạo biên cho Trang văn bản: Format  Border and Shadding  chọn biên phù hợp 2) Chuyển Font Việt Nam sang Font chuẩn quốc tế Bôi đen vùng liệu muốn chuyển  Copy  chuột phải vào unikey chọn công cụ (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6)  chọn mã nguồn TCNV3, mã đích unicode  chuyển mã  Ok  Close  chuột phải vào vùng liệu bôi đen chon Paste 3) Các thao tác với Bảng - Kẻ bảng: Table  Insert  Table  Chọn số dòng, số cột tương ứng - Ghép nhiều ô thành 1: Bôi đen ô muốn ghép, chuột phải chọn Merge Cell - Chia ô thành nhiều ô: chuột phải vào ô muốn chia  Split Cell  chọn số dòng số cột muốn chia  OK - Thêm dòng: Chỉ chuột vào vị trí muốn thêm, Menu chọn Table  Insert  Row above (thêm dòng lên dòng thời); Row below (thêm dòng xuống dòng thời) - Thêm cột: Chỉ chuột vào vị trí muốn thêm, Menu chọn Table  Insert  Columns to the left (thêm cột vào bên trái vị trí thời) Columns to the right (thêm cột vào bên phải vị trí thời) - Thao tác tính tốn bảng: Table  Fomula  chọn hàm tương ứng + Tính tổng: SUM(Cx:Dx) x số dịng tương ứng + Tổng có trọng số: ví dụ kỳ hệ số 1, kỳ hệ số 2, công thức là: Cx + 2*Dx + Tính trung bình cộng: AVERAGE(Cx:Dx) + Trung bình có hệ số (lấy theo ví dụ trên): (Cx+2*Dx)/3 - Sắp xếp liệu bảng: Table  Sort  chọn cột muốn xếp, chọn chiều xếp (Acending: tăng dần, Descending: giảm dần)  OK Ví dụ: M· Sinh viªn Häc kú I Häc kú II 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn Sinh viªn 10 7.0 9.0 5.0 4.0 7.0 5.0 6.0 7.0 9.0 5.0 5.0 8.0 5.0 5.0 8.0 8.0 8.0 9.0 9.0 6.0 Tổng điểm Trung b×nh 4) Sửa lỗi hàng loạt Word Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, ô Find What điền vào liệu cần sửa, ô Replace with điền vào liệu sau sửa  Replace all  OK 5) In phong bì Tool  Letters and Mailings  Envelops and Labels + Chọn tab Envelopes + Delivery address: địa nhận + Return address: địa gửi + Option  Delivery address  Font  điều chỉnh font cho địa nhận + Option  Return address  Font  điều chỉnh font cho địa gửi + Option  Envelop size  chọn cỡ phong bì 6) Trộn thư - Tạo văn khung - Tạo liệu định nguồn liệu - Tool  Letters and Mailing  Mail Merge  next lần để đến bước - Bước 3: brow đến file liệu - Bước 4: bôi đen trường cần thay thế, tích vào More item  tích chọn trường liệu tương ứng  Insert  close - Bước 5: xem lại kết nhận tinh chỉnh - Bước 6: in kết xuất liệu file 7) Thiết lập sử dụng tính Tự động phục hồi - Thiết lập tính phục hồi tự động: Tools  Option  Save  Save autorecover info every: điền vào số phút phù hợp - Sử dụng tính phục hồi tự động để mở file word bị lỗi: Open  brow đến file bị lỗi, phần File types chọn Recover text from any file MỞ RỘNG 8) Trộn thư cao cấp: Đôi việc in giấy mời thông báo với nội dung đơn giản tờ giấy A4 trở lên lãng phí (vì phần giấy trống q nhiều) Vì tơi giới thiệu phương pháp cho phép in nhiều văn trộn tờ giấy A4, cách làm đây, văn trộn trình bày Lable - Tool  Letters and Mailings  Mail Merge - Step of 6: Chọn kiểu tài liệu Labels  Next: Starting document - Step of 6: Tích vào Lable Options  New Label  Label name: tên nhãn (đặt bất kỳ, bắt buộc phải có)  Top margin: lề ngang  Side margin: lề dọc  Label height: chiều cao nhãn  Lable width: chiều rộng nhãn  Number across: số cột nhãn (mỗi nhãn hiểu ô bảng)  Number down: số dòng nhãn  Page size: A4  OK  OK  Next: Select recipients - Step of 6: Brow đến file liệu  Next - Step of 6:  Copy văn mẫu vào label phía bên trái  Bôi đen trường thông tin mẫu văn khung, tích vào More item chọn trường thay tương ứng  Insert  Close (làm với tất trường khác)  Tích vào nút Update All Labels để cập nhật sang label khác Sau có sửa đổi thực label update label khác sửa theo  Next - Step of 6: xem lại quy cách văn tạo chưa  Next - Step of 6: Print (in văn vừa trộn) Edit individual Lable (xuất kết hiển thị file word khác 9) In tài liệu mặt máy in thông thường - In trang lẻ trước: Ctrl + P, ô print chọn odd pages - In trang chẵn: Ctrl + P, ô print chọn even pages, ô Pages điền vào in từ trang lớn đến trang nhỏ tài liệu 10) Một số tiện ích soạn thảo a) AutoCorrect: cho phép sửa lỗi tả cách tự động Mặc định, AutoCorrect sửa lỗi dựa gợi ý từ kiểm tra tả Nó sở hữu danh sách từ sai tả cách sửa Nó cho phép người dùng cập nhật danh sách theo ý mình, lợi dụng tính để đưa vào biểu tượng, đoạn văn dài mà hay phải gõ thường xuyên số ký tự đặc trưng Để điều chỉnh, bổ xung tính Autocorrect làm sau: Tools  AutoCorrect Options Phía có danh sách từ sai (cột trái) từ tương ứng (cột phải) Để thêm mục, click ô text Replace gõ từ sai tả, click With gõ từ Click nút Add  OK Muốn bỏ AutoCorrect, chuột vào AutoCorret danh sách nhấn nút Delete b) AutoText: giống AutoCorrect, cho phép gõ nhanh đoạn văn dài hay phải gõ thường xuyên đoạn mã ngắn Tuy nhiên khác với AutoCorrect, tự hồn tất sau đoạn mã đưa vào Để tạo AutoText làm sau: Bôi đen đoạn văn mà bạn muốn Word ghi nhớ Insert  AutoText  New (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F3) để hiển thị hộp thoại tạo AutoText Gõ tên gợi ý cho mục đó, tên có chiều dài tối thiểu ký tự Để bỏ AutoText làm sau: Insert  AutoText  AutoText Tích chuột vào muốn xóa danh sách, nhấn nút Delete 11) Mục lục tự động  Định dạng đề mục dạng Heading tương ứng với tổ chức mục lục  Chuyển trỏ chuột vị trí muốn đặt mục lục  Insert  Reference  Index and Tables  Lựa chọn định dạng thích hợp (dạng thức hiển thị, hiển thị số trang, đường nối…) OK  Khi có thay đổi nào, bơi đen mục lục, chuột phải chọn Update Field  Update number only  thay đổi số trang  Update entry table  có thay đổi nội dung đề mục  Truy cập nhanh đến đề mục: giữ phím Ctrl, tích vào đề mục muốn truy cập đến 12) Lưu dấu vết sửa đổi tài liệu sử dụng thuộc tính Track Changes Thuộc tính giúp bạn đánh dấu thay đổi tài liệu, có người tham gia chỉnh sửa tài liệu, người đánh dấu màu khác Khi duyệt xong bạn chấp nhận hủy bỏ thay đổi - Bật/tắt chức Track Change: Tool  Track Changes - cách hiển thị chỉnh sửa tài liệu + Final Showing Markup: hiển thị thay đổi văn sửa + Final: hiển thị văn chấp nhận thay đổi + Original Showing Markup: hiển thị thay đổi văn gốc + Original: hiển thị văn ban đầu, chưa có thay đổi EXCEL 1) Giới thiệu số hàm công cụ thường dùng Exel - Hàm AND (ký hiệu &)  Ghép liệu từ hay nhiều với Ví dụ1: Cho danh sách học sinh, có cột: họ tên đệm tên Yêu cầu sinh cột Họ tên đầy đủ STT 10 Họ tên đệm Hồng Kiều Phạm Chí Trần Lê Minh Lê Minh Phạm Việt Đoàn Tiến Đinh Đức Phạm Hoài Vũ Đức Tên Họ tên =B2&" "&C2 Anh Anh Dung Dũng Hà Hà Nam Nam Sơn Việt - Chú ý dùng hàm: ô chứa kết hàm định dạng General; đoạn text giới hạn dấu “ ” - Hàm IF (ký hiệu IF): IF (biểu thức kiểm tra, kết 1, kết 2)  Nếu biểu thức kiểm tra nhận giá đúng, hàm trả kết 1, ngược lại trả kết - Hàm tính tổng: SUM(vùng tham số tham gia vào phép cộng) dấu : nằm địa cho ta biết vùng tham số lấy từ địa đầu đến địa cuối; dấu , cho ta biết tham số lấy rời rạc giá trị - Hàm đếm: COUNT (vùng tham số cần đếm)  trả số phần tử (số ô vùng định) - Hàm Max, Min: tìm giá trị lớn nhỏ vùng định Ví dụ2: Tạo file exel quản lí điểm tuyển sinh thí sinh sau: Điểm thi Khu Điểm ưu tiên Tốn Lý Hóa vực SBD Họ tên Hoàng Kiều Anh 9 10 Phạm Chí Anh Trần Dung Lê Minh Dũng Lê Minh Hà Phạm Việt Hà Đoàn Tiến Nam Đinh Đức Nam Phạm Hoài Sơn Vũ Đức Việt 10 9 8 10 10 9 8 10 2 1 Tổng điểm =IF(F3=1,0,1) =SUM(C3:E3,G3) Đỗ / Trượt =IF(H3>=15, "Đỗ","Trượt") Dùng hàm phù hợp để: Tính điểm ưu tiên cho thí sinh, thí sinh thuộc khu vực có điểm ưu tiên 0, thí sinh thuộc khu vực có điểm ưu tiên Tính tổng điểm thí sinh: tổng điểm = điểm tốn + điểm lý + điểm hóa + điểm ưu tiên Với điểm chuẩn 15, cho biết thí sinh đỗ, thí sinh trượt Tính điểm trung bình mơn: =AVERAGE(C3:E3) Tính điểm trung bình (có bao gồm điểm ưu tiên thí sinh) =SUM(C3:E3,G3)/COUNT(C3:E3) Tính tổng điểm với trọng số mơn tốn 2, mơn cịn lại =(C3*2+D3+E3+G3) Tính điểm tổng lớn nhỏ lớp: MAX(H3:H12) MIN (H3:H12) 2) Định dạng hiển thị ngày tháng Excel: - Định dạng ngày tháng WinXP: Control Panel  Regional and Language Options  Regional Option  Customize  Date  Sort date template : ghi sau: dd/mm/yyyy  Ok - Định dạng ngày tháng Exel: bôi đen cột ngày tháng, chuột phải chọn Fomat Cell  Custom  tìm đến định dạng kiểu ngày tháng  tích vào Type điền sau: 10 o Định dạng ngày tháng theo Việt Nam: dd/mm/yyyy o Định dạng ngày tháng nước ngoài: mmmm dd, yyyy 3) Lọc liệu: Data  Filter  Auto Filter  vào mũi tên đầu cột mà quan tâm  chọn giá trị lọc tương ứng Bỏ lọc: Data  Filter  Auto Filter Lưu ý: Phép lọc cho phép lọc nhiều lần, phép lọc thực sau thực kết phép lọc trước 4) Sắp xếp liệu Data  Sort  Chọn Expand the Selection  Sort  Chọn cột việc xếp - Ascending  Tăng dần - Descending  Giảm dần Lưu ý: - Bảng excel có Merge khơng thể xếp Muốn xếp phải tổ chức lại liệu để khơng có Merge - Sắp xếp danh sách họ tên theo abc: Dùng hàm RIGHT(A2,LEN(A2)FIND("*",SUBSTITUTE(A2," ","*",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))))) để tách tên, sau xếp với cột cột tên 5) Vẽ biểu đồ với Excel Chuẩn bị bảng số liệu Bôi đen cột số liệu muốn biểu diễn Tích vào nút Chart cơng cụ, chọn biểu đồ tương ứng  Next  Finish Lưu ý: - Biểu đồ dạng cột thường để so sánh kết thực - Biểu đồ dạng line (đường gấp khúc) thường dùng để đánh giá mức độ đồng q trình phát triển, suy thối … 11 - Biểu đồ Pie (miếng bánh) thường dùng để đánh giá theo tỉ lệ phần trăm MỞ RỘNG 6) Tìm kiếm thay hàng loạt: tương tự Word 7) Một số công cụ duyệt liệu - Ẩn liệu: Bôi đen cột hàng muốn ẩn đi, chuột phải vào vùng bôi đen chọn Hide Khi muốn bỏ ẩn bôi đen cột hàng bên vùng ẩn, chuột phải chọn Unhide - Freeze Panes: + Đóng băng theo hàng: cho phép giữ nguyên từ hàng hàng định cuộn cửa sổ xuống Để làm điều bôi đen hàng bên hàng muốn giữ nguyên, menu chọn Window  Freeze Panes + Đóng băng theo cột: cho phép giữ nguyên từ cột bên trái cột định cuộn cửa sổ sang bên phải Để làm điều bôi đen cột bên phải cột muốn giữ nguyên, menu chọn Window  Freeze Panes + Đóng băng theo hàng cột: tích chuột vào nằm góc tạo hàng cột muốn giữ nguyên, menu chọn Window  Freeze Panes + Bỏ đóng băng: menu chọn Window  UnFreeze Panes - Split: tạo cửa sổ nhìn file thời  cho phép nhìn đồng thời cột/dịng cách xa Bật: Window  Split, tắt: Window  Remove Split 8) Một số hàm Excel mở rộng a) Hàm tính thứ hạng học sinh: Rank(giá trị xét thứ hạng, dải giá trị xét thứ hạng, kiểu tính thứ hạng) - Kiểu tính thứ hạng =0: tính thứ hạng theo thứ tự giảm dần - Kiểu tính thứ hạng =1: tính thứ hạng theo thứ tự tăng dần Ví dụ: Tính thứ hạng học sinh theo thứ tự giảm dần điểm tổng kết Ví dụ 12 b) Hàm VLOOKUP: thực tìm giá trị định đối giá trị tìm kiếm, tìm cột khơng gian tìm kiếm Kết trả giao hàng chứa giá trị vừa tìm với cột định cột chứa giá trị trả VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, khơng gian tìm kiếm, cột chứa kết trả về, kiểu tìm kiếm) Kiểu tìm kiếm =0: tìm kiếm xác, khơng tìm thấy trả thơng báo lỗi =1: tìm kiếm tương đối, khơng tìm thấy trả kết gần Ví dụ 3: Trong kỳ thi, chủ tịch hội đồng coi thi đánh số phách cho thi học sinh Thông tin tờ phách lưu sau: Số phách Họ tên Ngày sinh Lớp A11 Hồng Kiều Anh 02/08/1990 A12 Phạm Chí Anh 03/09/1990 A13 Trần Dung 27/08/1991 A21 Lê Minh Dũng 02/10/1989 A22 Lê Minh Hà 10/07/1988 A23 Phạm Việt Hà 21/06/1987 A24 Đoàn Tiến Nam 08/08/1991 A31 Đinh Đức Nam 28/06/1988 A32 Phạm Hoài Sơn 03/08/1992 A33 Vũ Đức Việt 05/05/1988 Sau chấm thi xong, điểm thi số phách tương ứng lưu theo thứ tự chấm (không hẳn giống với thứ tự học sinh danh sách lớp) Số phách A33 A22 A21 A31 A24 A11 A32 A23 A12 A13 Điểm toán Điểm văn 8 6 10 10 8 9 8 6 13 Điểm ngoại ngữ 10 7 10 Hãy lập bảng tổng kết cho biết đầy đủ thông tin tên học sinh, số phách, lớp, điểm thi môn  Dùng hàm VLOOKUP($A2,Diem!$A$2:$D$11,2,0) c) Hàm HLOOKUP: tương tự VLOOKUP, thay cột (trong VLOOKUP) hàng (trong HLOOKUP) 9) Macro – Tự động hóa nhiệm vụ phức tạp Macro chương trình bao gồm lệnh hàm để thi hành thao tác bạn cần Macro tự động thực thao tác làm giảm bước để hồn thành nhanh cơng việc thường xun - Tạo Macro: Tools  Macro  Record New Macro - Nhập tên Macro Macro name (viết liền, không dấu cách) - Chỉ định phím tắt để gọi Macro Shotcut key - Mô tả Macro (Description): để mặc định viết lại tùy theo ý - Nhấn nút OK để bắt đầu ghi lại thao tác - Thực hành động để Macro ghi lại, hành động phối hợp nhiều lệnh Excel - Nhấn nút Stop Recording để hoàn tất trình tạo Macro II POWER POINT 1) Đặt định dạng Slide Tích chuột vào nút tam giác hướng xuống Task Panel (Getting Started …)  Slide Layout  Chọn định dạng phù hợp cho Slide 2) Đặt hình cho Slide Tích chuột vào nút tam giác hướng xuống Task Panel  Slide Design  Chọn hình phù hợp brow đến hình lấy ngồi 3) Đặt hiệu ứng chuyển Slide Tích chuột vào nút tam giác hướng xuống Task Panel  Slide Design – Animations Schemes  Chọn hiệu ứng phù hợp cột phải cửa sổ Slide 14 4) Đặt hiệu ứng chuyển chữ Tích chuột vào nút tam giác hướng xuống Task Panel  Custom Animations  Add effect  chọn hiệu ứng  điều chỉnh thông số kèm hiệu ứng - Start: bắt đầu kiện  On click  tích chuột nhấn phím mũi tên bàn phím  With previous  chạy hiệu ứng với hiệu ứng trước  After previous  chạy hiệu ứng sau hiệu ứng trước - Direction  hướng chuyển động hiệu ứng - Speed  tốc độ chạy hiệu ứng 5) Chỉnh sửa Slide hàng loạt: - View  Master  Slide Master - Việc điều chỉnh layout ảnh hưởng đến tất slide có dạng layout 6) In Slide - Vào menu File  Print nhấn tổ hợp phím Crtl + P - Nhấn vào nút Preview - Trong ô Print What: chọn Handouts (4 slides per page) - Chọn kiểu in Landscape - Option  Scale to fit Paper - Option  Print Order  Horizontal - Option  Color/Grayscale  chọn chế độ in màu, in xám theo tỉ lệ tương ứng với màu gốc in túy đen trắng - Nhấn nút Print  Xong 15 III ACCESS 1) Giới thiệu tổng quan Access Cơ sở liệu: hệ thống thông tin tổ chức theo chủ đề (thường file, bảng biểu …) làm sở để thực thủ tục truy xuất liệu, xử lý thông tin, cập nhật thông tin, in báo cáo … Bất kỳ hệ thống thông tin nhằm phục vụ tính nói gọi sở liệu, kể liệu khơng lưu máy tính Cơ sở liệu thường có nhiều thơng tin, thơng tin Bản ghi (Record), có nhiều trường (Field) liệu Tập hợp trường để xác định ghi gọi trường khóa Access hệ quản trị sở liệu, cho phép tạo, quản lí, sửa đổi, cập nhật, truy xuất xử lí thơng tin Nó phần mềm ứng dụng nhằm liên kết sở liệu rời rạc thành thể thống nhất, có quy mơ tổ chức sở khoa học, giúp người sử dụng có phương pháp tối ưu việc tìm kiếm, truy xuất, xử lý báo cáo thông tin 2) Cấu trúc sở liệu: bao gồm thành phần: Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, Pages, Modules 3) Làm việc với sở liệu dạng bảng a Tạo sở liệu mới: File  New  Blank Database  Chọn nơi lưu tên file CSDL muốn tạo b Tạo bảng: Tạo bảng mặc định: Trong cửa sổ Database chọn tab Table  Create table by entering data Tạo bảng theo ý muốn: Ban đầu ta phải khai báo cấu trúc bảng Trong cửa sổ Database chọn tab Tables  Create table in Design View  Nhập tên trường liệu kiểu liệu tương ứng  chọn 16 trường khóa cho bảng (chuột phải vào trường chọn làm trường khóa  Primary key)  Save  Nhập tên bảng  Ok Hốn chuyển vị trí trường thơng tin: tích vào cột kéo đến vị trí mong muốn c Nhập liệu vào bảng Chuyển bảng sang chế độ nhập liệu: Chuột phải vào tiêu đề bảng chọn Datasheet View Sửa cấu trúc bảng: Chuột phải vào tiêu đề bảng chọn Table Design d Tạo quan hệ bảng Một CSDL không bảng liệu khối lượng liệu bảng nhiều việc truy xuất thông tin đương nhiên hiệu Tool  Relationships  Chọn bảng tham gia vào quan hệ  Add Trong bảng Relationships kéo rê chuột từ trường khóa bảng sang trường khóa bảng khác  xuất hộp thoại quan hệ  Create Sửa, xóa quan hệ: Kích chuột vào đường nối quan hệ chọn: - Edit Relationship: chỉnh sửa thiết lập quan hệ bảng - Delete: Xóa quan hệ bảng 4) Làm việc với Query Lưu ý: Để tạo Query liên bảng trước hết cần tạo quan hệ bảng a Tạo Query đơn giản - Trong cửa sổ Database chọn tab Query, nhấn vào nút New chọn Simple Query Wizard - Trong ô Tables/Queries chọn bảng chứa liệu muốn trích xuất 17 - Trong Availabel Fields chọn trường liệu muốn trích xuất nhấn vào nút “>” Trong trường hợp muốn chọn tất trường bảng nhấn vào nút “>>” Lặp lại bước với bảng khác (khi muốn trích xuất liên bảng) Next lần Finish để kết thúc trình tạo Query b Tạo Query thống kê liệu Xét ví dụ sau đây: Lập sở liệu dạng bảng sau: GV Nguyễn Hữu Chung Võ Thị Minh Trang Nguyễn Thị Hồng Minh Lê Thời Tân Phạm Bảo Trung Nguyễn Hữu Chung Nguyễn Thị Hồng Minh Võ Thị Minh Trang Lê Thời Tân Nguyễn Hữu Chung Lớp 7 8 Số tiết 10 12 30 15 30 20 10 30 20 Lương 30 25 25 25 40 25 35 40 100 15 Tạo Query để thống kê: Theo giảng viên số tiết dạy lớp tổng số tiết giảng viên dạy, đặt tên Tổng_Số tiết_Query Theo giảng viên số tiết dạy lớp số tiết dạy trung bình giảng viên đó, đặt tên Trung bình_Số tiết_Query Theo giảng viên mức lương nhận từ lớp tổng lương giảng viên nhận được, đặt tên Tổng_Lương_Query Chúng ta dễ dàng lập bảng liệu trên, đặt tên QLGV Để thực yêu yêu cầu kiểu trên, làm sau: - Trong cửa sổ Database chọn tab Query, nhấn nút New, chọn Crosstab Query Wizard 18 - Chọn bảng muốn thống kê (trong ví dụ QLGV)  Next - Chọn trường thông tin làm sở thống kê (trong ví dụ trường GV)  Next - Chọn trường thông tin hiển thị chi tiết (trong ví dụ trường Lớp)  Next - Chọn tham số thống kê (trong yêu cầu ví dụ Số tiết, yêu cầu Lương) hàm thống kê tương ứng (trong yêu cầu 1, hàm sum, yêu cầu hàm avg)  Next  Finish  Lợi ích: Cho phép nhanh chóng nhìn số giảng viên trường, tổng số tiết hay tổng lương giảng viên nhận được, giảng viên tham gia giảng dạy lớp với số tiết tương ứng c Tạo Query tìm ghi trùng Xét ví dụ: Lập sở liệu dạng bảng sau: GV Nguyễn Hữu Chung Võ Thị Minh Trang Nguyễn Thị Hồng Minh Lê Thời Tân Phạm Bảo Trung Nguyễn Hữu Chung Nguyễn Thị Hồng Minh Võ Thị Minh Trang Lê Thời Tân Nguyễn Hữu Chung Lớp Số tiết 6 8 10 12 30 15 20 20 10 30 20 Lương 30 25 25 25 40 25 35 40 100 25 Tạo Query để kiểm tra xem có ghi trùng hay khơng? Để thực điều làm sau: - Trong cửa sổ Database chọn tab Query  New  Find duplicates Query Wizard  Chọn bảng liệu muốn kiểm tra  Next  nhấn nút ‘>>’ để chọn tất trường  Next  Finish 19 d Tạo Query tìm ghi khơng khớp bảng Đây ứng dụng hữu ích cho việc kiểm tra liệu, quay lại toán ghép phách phân tích phần excel, thực tế thứ tự thơng tin phách thứ tự thi khơng hồn tồn giống nhau, đồng thời q trình nhập liệu, sơ xuất điều khó tránh khỏi Vì việc kiểm tra ăn khớp bảng thông tin điều thiết yếu Để thực việc này, trước hết chuyển thông tin từ excel vào access cách copy input liệu Sau sử dụng Query tìm ghi khơng khớp bảng Chẳng hạn muốn tìm xem có ghi bảng khơng khớp với bảng ta làm sau: - Trong cửa sổ Database chọn tab Query  New  Find Unmatched Query Wizard  Chọn bảng  Chọn bảng  Chọn trường thông tin liên kết bảng (chẳng hạn trường khóa)  nhấn vào nút ‘’  Next  nhấn vào nút ‘>>’  Next  Finish 20 ... Tạo Query để thống kê: Theo giảng viên số tiết dạy lớp tổng số tiết giảng viên dạy, đặt tên Tổng_Số tiết_Query Theo giảng viên số tiết dạy lớp số tiết dạy trung bình giảng viên đó, đặt tên Trung... thường có nhiều thơng tin, thông tin Bản ghi (Record), có nhiều trường (Field) liệu Tập hợp trường để xác định ghi gọi trường khóa Access hệ quản trị sở liệu, cho phép tạo, quản lí, sửa đổi, cập nhật,...  Finish  Lợi ích: Cho phép nhanh chóng nhìn số giảng viên trường, tổng số tiết hay tổng lương giảng viên nhận được, giảng viên tham gia giảng dạy lớp với số tiết tương ứng c Tạo Query tìm ghi