MÉu sè 4 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Số /QĐ UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Quảng Nam, ngày tháng năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế gửi, nhận văn bản điện tử tron[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM /QĐ-UBND Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quảng Nam, ngày tháng năm 2018 DỰ THẢO QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Nam ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định Chính phủ: Số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 26/2007/NĐCP ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư; Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư; Số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Theo đề nghị Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thơng Tờ trình số ……/TTr-STTTT ngày /6/2018, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Nam Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày tháng năm 2018 Điều Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông; Giám đốc Sở; Thủ trưởng ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ TTTT (b/c); - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh; - Báo QN; Đài PT TH Quảng Nam; - VP UBND tỉnh; - Lưu: VT, NC, KTN TM.ỦY BAN NHÂN DÂN KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Quy chế ban hành quy chế gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Nam (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam) / /2018 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định hoạt động gửi, nhận văn điện tử quan Nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Nam; công tác quản lý, lưu trữ; khai thác sử dụng văn điện tử; quản lý, trì phần mềm quản lý văn bản; điều kiện đảm bảo cho hoạt động gửi, nhận văn điện tử Quy chế không áp dụng việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn có tính chất MẬT Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng quan Nhà nước (sau gọi tắt quan) địa bàn tỉnh Quảng Nam Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Gửi, nhận văn điện tử việc quan sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để kết nối, gửi nhận văn điện tử môi trường mạng Hệ thống quản lý văn hệ thống thông tin xây dựng với chức hỗ trợ việc tin học hóa cơng tác quản lý văn hồ sơ công việc quan theo dõi tình hình xử lý cơng việc quan môi trường mạng (sau gọi tắt phần mềm QOffice) Trục liên thông nội tỉnh trục kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản, triển khai từ Văn phòng UBND tỉnh tới điểm kết nối Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện theo kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Quảng Nam để gửi, nhận văn điện tử Sở, ban, ngành, địa phương trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để gửi, nhận văn điện tử đơn vị, địa phương tỉnh với Bên gửi quan tạo phát hành văn điện tử Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn điện tử Bên nhận quan nhận văn điện tử theo chủ ý bên gửi Bên nhận không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn điện tử Văn điện tử thông điệp liệu xác thực chữ ký số cá nhân hay tổ chức Văn điện tử (sau gọi tắt văn đi) tất loại văn bản, hồ sơ bên gửi phát hành qua phần mềm quản lý văn môi trường mạng Văn điện tử đến (sau gọi tắt văn đến) tất loại văn bản, hồ sơ gửi đến bên nhận thông qua phần mềm quản lý văn môi trường mạng Sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến điện tử (sau gọi tắt sổ văn đi, sổ văn đến) sổ cập nhật thông tin văn đi, văn đến như: tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận thơng tin khác hệ thống phần mềm quản lý văn để quản lý tra cứu văn 10 Lưu trữ điện tử tập hợp văn điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, cá nhân nộp lưu vào Lưu trữ Điều Nguyên tắc gửi, nhận văn điện tử Việc gửi, nhận văn điện tử hoạt động quan phải theo nguyên tắc sau đây: a) Việc gửi, nhận văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ b) Văn điện tử phải lưu trữ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải cơng việc c) Cơ quan nhà nước có quyền từ chối nhận văn điện tử gửi, nhận môi trường mạng độ tin cậy văn không bảo đảm phải chịu trách nhiệm việc đó, đồng thời phải thơng báo cho bên gửi biết d) Việc thiết lập hồ sơ giải cơng việc quan có văn đến phải thực sở đầu vào văn đơn vị phát hành Văn thuộc ngày phải đăng ký, phát hành mơi trường mạng ngày chậm buổi sáng ngày làm việc Khi nhận văn đến, văn thư phải xử lý ngày làm việc mà chờ văn giấy; đ) Tuân thủ yêu cầu an ninh, an tồn thơng tin theo quy định pháp luật Trường hợp văn quy phạm pháp luật khác có hiệu lực pháp lý cao UBND tỉnh ban hành có quy định khác việc gửi, nhận văn điện tử áp dụng theo quy định văn quy phạm pháp luật Điều Yêu cầu gửi, nhận văn điện tử Bảo đảm tính pháp lý, an tồn thông tin văn điện tử gửi, nhận môi trường mạng Thống quy trình phương thức gửi, nhận văn điện tử theo quy định pháp luật Tạo điều kiện cắt giảm chi phí, rút ngắn thời gian gửi, nhận, quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu dạng giấy Thúc đẩy tính minh bạch, công khai khả tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành phát triển Chính phủ điện tử Liên thơng thơng suốt đơn vị có dấu riêng, phép phát hành văn để tạo thành hệ thống thông tin kết nối theo chiều dọc chiều ngang phạm vi toàn tỉnh Điều Các loại văn gửi, nhận dạng điện tử Các loại văn sau bắt buộc gửi nhận điện tử (không gửi giấy): a) Lịch làm việc; b) Giấy mời họp, mời tham dự lớp đào tạo, tập huấn; tài liệu họp, tài liệu đào tạo, tập huấn; c) Báo cáo định kỳ cấp; d) Văn để biết, để báo cáo; e) Văn đề nghị góp ý kèm theo dự thảo; f) Thơng báo; g) Chương trình, Kế hoạch Các loại văn khác với quy định khoản điều khuyến khích gửi nhận điện tử Đối với trường hợp quy định pháp luật yêu cầu phải có giấy bên gửi phải gửi thêm giấy cho bên nhận Các loại văn thuộc Khoản 1, Điều bên gửi bên nhận đủ điều kiện kỹ thuật cho phép để gửi nhận dạng văn điện tử; Điều Tích hợp chữ ký số vào phần mềm quản lý văn Văn luân chuyển phần mềm quản lý văn phải tích hợp chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử văn liên quan nhằm đảm bảo tính an tồn, bảo mật, tin cậy, xác thực liệu Quy định quản lý, sử dụng chữ ký số, hình thức thể thực theo Quyết định số 2985/QĐ-UBND ngày 18 /8/2017 UBND tỉnh ban hành Quản lý, sử dụng chữ kỹ số, chứng thư số chuyên dùng quan nhà nước tỉnh Quảng Nam Điều Quản lý mã định danh Mỗi đơn vị có dấu riêng, có thẩm quyền phát hành văn phải khai báo mã định danh trục cấu hình phần mềm quản lý văn kết nối với Trục liên thơng để liên thơng đơn vị khác phạm vi toàn tỉnh Mã định danh phải tuân theo quy định thông tư 10/2016/TTTBTTTT, quản lý lưu trữ thống CSDL định danh toàn quốc Mỗi đơn vị sau cấp mã định danh tham gia kết nối vào hệ thống liên thơng văn bản, đơn vị gửi/nhận văn điện tử với đơn vị có tham gia kết nối vào hệ thống liên thông theo Quyết định số 1866/QĐUBND ngày 15/6/2018 UBND tỉnh việc ban hành mã định danh quan, đơn vị thuộc UBND tỉnh Quảng Nam tham gia trao đổi văn điện tử thông qua Hệ thống Quản lý văn điều hành Chương II QUY TRÌNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Phạm vi triển khai kết nối liên thông văn điện tử Thông qua phần mềm quản lý văn tỉnh cho phép liên thông thông suốt đơn vị có dấu riêng, phép phát hành văn để tạo thành hệ thống thông tin kết nối theo chiều dọc chiều ngang phạm vi toàn tỉnh, cụ thể sau: - Tất Sở, ban, ngành, quan cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố (đơn vị cấp 2) - Tất phòng, ban, Trung tâm thuộc Sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố (đơn vị cấp 3) - Tất xã, phường, thị trấn (đơn vị cấp 4) Điều Tiếp nhận, vào sổ chuyển xử lý văn đến Văn thư cán công chức, viên chức, người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến quan, đơn vị (sau viết tắt văn thư) có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra để biết có văn đến chờ nhận liên thông phần mềm quản lý văn Khi có văn đến chờ nhận liên thông, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, tính xác thực chữ ký số văn điện tử (nếu có), phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Sau tiếp nhận kiểm tra văn đến, văn thư cập nhật vào sổ văn đến chuyển cho lãnh đạo (hoặc đơn vị) xử lý văn thông qua chức phần mềm quản lý văn Đối với văn gửi đến thơng qua hình thức văn giấy: Văn thư có trách nhiệm quét (scan) văn giấy để cập nhật vào văn đến thực xử lý tương tự xử lý văn điện tử Văn thư tiếp nhận văn đến cần kiểm tra đảm bảo không trùng lắp văn vừa gửi điện tử vừa gửi giấy Phần mềm quản lý văn phải có tính thơng báo trùng lắp văn thư cập nhật văn vào sổ trước Điều Gửi văn điện tử Việc xử lý văn điện tử thực phần mềm quản lý văn theo quy chế tiếp nhận, xử lý văn quan Khi nhận hồ sơ văn người có thẩm quyền duyệt thảo, ký thức, thơng tin chuyển đến phần mềm quản lý văn bản, cán văn thư thực việc sau: a) Cấp số, ngày văn ghi liệu vào văn điện tử; b) Ghi số ngày ký văn vừa cập nhật vào văn có chữ ký thức giấy; c) Thực ký chữ ký số quan lên tệp văn đính kèm; d) Làm thủ tục đóng dấu, phát hành văn giấy phát hành văn mạng theo quy định Đối với văn có phụ lục, phải đính kèm đủ phụ lục Văn điện tử phát hành, ký số gửi đến quan tiếp nhận sau: a) Thông qua trục liên thông nội tỉnh văn điện tử gửi quan kết nối vào trục liên thông nội tỉnh; b) Thông qua trục liên thông Quốc gia văn điện tử gửi quan tỉnh Quảng Nam với Văn phịng Chính phủ bộ, ngành, địa phương ngồi tỉnh Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra văn điện tử gửi qua trục liên thông, đảm bảo văn gửi đến quan tiếp nhận Điều 11 Định dạng văn điện tử Hình thức văn điện tử a) Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số Điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Đối với văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; b) Sử dụng mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể nội dung văn điện tử Định dạng văn điện tử a) Định dạng văn tiêu chuẩn, ký số: *.pdf; b) Định dạng tài liệu văn bản: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt; c) Định dạng tài liệu bảng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods; d) Định dạng các tài liệu đọc: *.pdf; đ) Định dạng tài liệu đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg Tất văn điện tử đi, đến ký số theo quy định pháp luật, gửi, nhận thông qua trục liên thông nội tỉnh (hoặc trục liên thơng Quốc gia) phải có nội dung trùng khớp với văn giấy ký đóng dấu ban hành quan gửi văn Điều 12 Quản lý, lưu trữ văn điện tử Thực theo quy định Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Điều 10 Kỹ thuật kết nối, liên thông Thực theo quy định hướng dẫn Thông tư số 10/2016/TTBTTTT ngày 01/04/2016 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành (QCVN 102:2016/BTTTT); Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 Bộ Thông tin Truyền thông việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông hệ thống quản lý văn điều hành quan nhà nước văn pháp lý hành có liên quan Chương III QUẢN LÝ, DUY TRÌ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13 Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin phần mềm quản lý văn đơn vị Tất cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phân công tham gia vào quy trình xử lý văn đến, đơn vị phải thực quy trình xử lý văn phần mềm, cập nhật đầy đủ thông tin xử lý phần mềm Trong trường hợp xảy cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu Khoản điều tạm thời ghi nhận việc xử lý phương tiện khác (ghi nhận giấy tờ tệp văn bản,…) tiếp tục cập nhật thông tin xử lý sau cố kỹ thuật khắc phục Điều 14 Trách nhiệm cấp lãnh đạo đơn vị (thủ trưởng, phó thủ trưởng) lãnh đạo phịng, ban (trưởng, phó phịng ban) Thường xuyên truy cập, theo dõi phần mềm quản lý văn đơn vị để nhận biết thông tin tiến độ xử lý văn phịng ban quan, kịp thời đơn đốc xử lý văn đến tồn đọng hay hạn (nếu có) Lãnh đạo đơn vị sử dụng chức phần mềm quản lý văn để chuyển văn đến cá nhân hay phòng ban xử lý; Cho phép phát hành văn ký chữ ký số cho văn phát hành Trường hợp phát văn bản, hồ sơ xử lý hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời đạo, đôn đốc phận liên quan xử lý khắc phục Lãnh đạo đơn vị ủy quyền cho cán quan thay thực hiện: phân cơng xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn đơn vị; Cho phép phát hành văn ký chữ ký số cho văn phát hành Điều 15 Trách nhiệm cán xử lý văn Tiếp nhận văn đến phần mềm quản lý văn Cán trực tiếp xử lý văn phải cập nhật thông tin xử lý văn hồ sơ cơng việc thụ lý vào phần mềm quản lý văn đơn vị để thông tin xử lý văn quản lý đầy đủ sở liệu Xử lý văn đến Khi nhận văn đến phần mềm quản lý văn Văn thư lãnh đạo cấp chuyển đến, cán phải mở xem nội dung văn Tùy theo nội dung văn chuyển đến thẩm quyền để lựa chọn hình thức xử lý: Soạn (dự thảo) văn trả lời, Lưu văn bản, báo cáo kết chuyển cho cán khác xử lý Xử lý văn Khi có nhu cầu soạn văn đi, cán tiến hành dự thảo văn phần mềm soạn thảo văn lưu máy tính Cán sử dụng chức soạn (dự thảo) văn phần mềm quản lý văn để cập nhật liệu văn Yêu cầu phải nhập đầy đủ thông tin cho văn gồm: Loại văn bản, Lĩnh vực, trích yếu, người ký văn bản, nơi nhận, file đính kèm, ký số (nếu có) Sau soạn văn xong, tùy tính chất, nội dung văn thẩm quyền thực trình văn đến cấp lãnh đạo cao chuyển văn thư phát hành văn Điều 16 Trách nhiệm người sử dụng phần mềm quản lý văn Trong làm việc hành đơn vị bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý văn để giải công việc Tần suất kiểm tra sử dụng phần mềm: a) Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người ủy quyền), lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra phần mềm quản lý văn ngày vào đầu buổi sáng đầu buổi chiều; b) Đối với cán phải thường xuyên kiểm tra phần mềm quản lý văn để xử lý kịp thời công văn đến Các cán thuộc đơn vị triển khai phần mềm quản lý văn cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống phải có trách nhiệm: a) Bảo vệ mật sử dụng phần mềm; b) Quản lý lưu trữ văn cá nhân; c) Chịu trách nhiệm xử lý văn bản, nội dung thơng tin gửi lên mạng; d) Không truy nhập vào tài khoản người khác không cung cấp tài khoản cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản; đ) Thường xuyên kiểm tra phần mềm để xử lý văn phân công; e) Khi gặp cố phải thông báo cho cán chuyên trách cơng nghệ thơng tin đơn vị để hướng dẫn xử lý kịp thời Điều 17 Trách nhiệm cá nhân liên quan khác Lãnh đạo phòng ban đơn vị phải thường xuyên tham gia sử dụng nhắc nhở, đốc thúc cán phòng ban thực quy chế quy định khác quan có liên quan Cán chuyên trách công nghệ thông tin đơn vị phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn Phối hợp với Sở Thông tin Truyền thơng thường xun rà sốt, cập nhật chức phần mềm nhằm bảo đảm: a) Các chức đầy đủ, phù hợp với quy định Chính phủ, hướng dẫn bộ, ngành có liên quan quy chế này; b) Chỉnh sửa chức chưa đáp ứng để hoàn thiện hệ thống; c) Chỉnh sửa lỗi phát sinh hệ thống Cán chuyên trách công nghệ thông tin phải báo cáo lãnh đạo quan thông báo cho Sở Thông tin Truyền thông phát lỗi phần mềm Điều 18 Ủy quyền xử lý có thay đổi đơn vị cơng tác Phần mềm quản lý văn đơn vị thủ trưởng đơn vị quản lý ủy quyền, phân công cho cá nhân khác quản lý thay Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra phần mềm quản lý văn hàng ngày để kịp thời phát văn hạn Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm nội dung thông tin mà phần mềm quản lý văn đơn vị gửi ngồi Người ủy quyền khơng cung cấp mật để lộ mật đăng nhập vào phần mềm cho đơn vị khác hay cá nhân khác làm ảnh hưởng đến trình xử lý văn Khi có ln chuyển cơng tác, cán phải bàn giao tài khoản, mật toàn nội dung liệu liên quan đến việc sử dụng phần mềm quản lý văn cho quan Chương IV ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO Điều 19 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật Các quan có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để thực gửi, nhận văn điện tử thơng suốt, an tồn, phù hợp với quy định pháp luật công nghệ thông tin, viễn thông lưu trữ Các điều kiện tối thiểu hạ tầng công nghệ thông tin đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng nội (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho: tập thể (con dấu quan) lãnh đạo đơn vị Điều 20 Bảo đảm an tồn thơng tin Việc kết nối liên thông văn điện tử thực hệ thống mạng diện rộng WAN tỉnh (đối với đơn vị chưa có kết nối mạng WAN kết nối liên thơng qua mơi trường internet phải đảm bảo an tồn, bảo mật thơng tin) Thực quét kiểm tra, diệt virus, mã độc cho văn điện tử trước phát hành; bảo đảm văn điện tử an tồn, khơng bị lây nhiễm virus bị nhúng mã độc Có biện pháp tăng cường đảm bảo an tồn thơng tin mạng phần mềm quản lý văn Bảo đảm an toàn tài khoản người dùng phần mềm Chỉ truy cập vào phần mềm quản lý văn máy tính quan thiết bị cá nhân (máy tính, thiết bị cầm tay thơng minh, điện thoại di động,…) kiểm tra an toàn thông tin Hạn chế tối đa việc truy cập vào phần mềm máy tính cơng cộng thiết bị người ngồi quan Thơng báo cho Sở Thông tin Truyền thông trường hợp xảy cố an tồn thơng tin phần mềm quản lý văn đơn vị liên quan đến kết nối, liên thông với trục liên thông nội tỉnh Điều 21 Kết nối liên thông phần mềm quản lý văn Sở Thơng tin Truyền thơng có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh công tác xây dựng, quản lý, quản trị kỹ thuật hệ thống: phần mềm quản lý văn điều hành QOffice; trục liên thông nội tỉnh kết nối với trục liên thông Quốc gia Các quan sử dụng phần mềm quản lý văn khác QOffice, trường hợp phần mềm sử dụng ổn định, đáp ứng yêu cầu chức năng, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định hành nhu cầu ứng dụng 10 đơn vị, tiếp tục sử dụng, nhiên phải đảm bảo kết nối vào trục liên thông nội tỉnh để gửi nhận văn điện tử Sở Thông tin Truyền thông chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc kết nối, kịp thời báo cáo đề xuất UBND tỉnh biện pháp xử lý khó khăn vướng mắc có Điều 22 Chế độ thơng tin báo cáo Các quan có trách nhiệm thực báo cáo định kỳ tháng lần (vào tháng tháng 12) đột xuất mức độ thực gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng hoạt động quan gửi Sở thơng tin Truyền thơng tổng hợp báo cáo UBND tỉnh Nội dung báo cáo bao gồm: a) Tỷ lệ, hình thức, loại hình phương thức gửi, nhận văn điện tử; b) Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật tình hình đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin phần mềm quản lý văn bản; c) Tồn tại, vướng mắc, khó khăn trình thực gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng Sở Thông tin Truyền thông cập nhật định kỳ công bố Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Nam Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 23 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Quản lý sở liệu hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương tiện liên thông, kết nối, phương tiện bảo mật…) phần mềm quản lý văn điều hành QOffice; trục liên thông nội tỉnh kết nối với trục liên thông Quốc gia Thực báo cáo trạng tình hình hoạt động gửi, nhận văn điện tử quan cho UBND tỉnh hàng tháng Thống kê các số liệu trích xuất từ phần mềm quản lý văn điều hành QOffice phục vụ cải cách hành Chủ trì phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý, khắc phục cố kỹ thuật đảm bảo an tồn thơng tin phần mềm quản lý văn điều hành QOffice; trục liên thông nội tỉnh kết nối với trục liên thông Quốc gia (không bao gồm nội dung xử lý lỗi truyền nhận văn qua trục liên thông nội tỉnh hỗ trợ xử lý lỗi hệ thống mạng đơn vị) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật mạng trao đổi liệu thông suốt phần mềm trình hoạt động Tiến hành kiểm tra, nâng cấp trì hệ thống thường xuyên Xây dựng thực kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán quan khai thác sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành QOffice trục liên thông nội tỉnh Căn kế hoạch hàng năm lập dự tốn kinh phí cho việc quản lý, xây 11 dựng trì phần mềm quản lý văn điều hành QOffice; trục liên thông nội tỉnh kết nối với trục liên thông Quốc gia để trình UBND tỉnh phê duyệt Điều 24 Trách nhiệm Sở Nội vụ Đưa tiêu chí triển khai gửi, nhận văn điện tử tiêu chí đánh giá số cải cách hành thi đua khen thưởng quan hàng năm Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày lưu trữ văn điện tử; nội dung khác liên quan theo chức năng, nhiệm vụ giao Điều 25 Trách nhiệm Sở Tài Bố trí kinh phí trì hoạt động vận hành hệ thống theo kế hoạch Điều 26 Trách nhiệm Sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, thị xã Giám đốc Sở, Thủ trưởng ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã có kế hoạch triển khai thực chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh kết thực quy chế Kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh đạo giải khó khăn, vướng mắc trình tổ chức thực Triển khai phần mềm quản lý văn thuộc phạm vi quản lý, đạo, điều hành đơn vị bảo đảm khả kết nối, liên thông với trục liên thông nội tỉnh Áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng đơn vị trực thuộc Thực giải pháp, biện pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin việc gửi, nhận văn điện tử Xây dựng, ban hành quy chế sử dụng phần mềm quản lý văn gắn với đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin trao đổi văn điện tử thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực Bố trí đầy đủ, kịp thời kế hoạch ngân sách hàng năm để đáp ứng yêu cầu triển khai nhiệm vụ gửi, nhận văn điện tử phạm vi ngành, địa phương Bố trí cán khai thác, sử dụng phần mềm quản lý văn bản; quản lý tài khoản người dùng phần mềm sau bàn giao, đưa vào sử dụng Điều 27 Khen thưởng kỷ luật Các Sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, thị xã quan, tổ chức có liên quan thực nghiêm túc, có hiệu Quy chế biểu dương, khen thưởng theo quy định pháp luật hành thi đua khen thưởng Kết thực Quy chế tiêu chí để đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ bình xét danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm Sở, ban, ngành, địa phương, cá nhân Thủ trưởng 12 quan cán Các đơn vị cá nhân thực không đầy đủ vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 28 Trong trình triển khai thực hiện, có khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung Quy chế này, quan cá nhân kịp thời phản ánh Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh xem xét, định./ TM.ỦY BAN NHÂN DÂN KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH 13 ... thuật trình bày văn bản: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Nghị định 34/ 2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số Điều biện pháp thi hành Luật ban hành... Sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố (đơn vị cấp 3) - Tất xã, phường, thị trấn (đơn vị cấp 4) Điều Tiếp nhận, vào sổ chuyển xử lý văn đến Văn thư cán công chức, viên chức, người giao nhiệm... Kỹ thuật kết nối, liên thông Thực theo quy định hướng dẫn Thông tư số 10/2016/TTBTTTT ngày 01/ 04/ 2016 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định