Thủ tục tuyển dụng và đào tạo SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu QT NB 03 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 10/10/2018 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU 1 MỤC ĐÍCH 2 PHẠM VI 3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN[.]
SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Trần Đình Tuế Phạm Văn Tình Trần Xn Tiến Chánh Văn phịng Phó Giám đốc Giám đốc Chữ ký Chức vụ SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Ban hành lần thứ Lần ban hành / Lần sửa đổi 01 Ngày ban hành 10/10/2018 SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 MỤC ĐÍCH Qui trình nhằm đưa nguyên tắc bảo đảm quản lý tài sản, trang thi ết bị đáp ứng yêu cầu công việc Sở Quy định trách nhiệm phương pháp quản lý vòng đời hoạt động tài sản từ đưa vào sử dụng kết thúc (thanh lý) tài sản Nhằm kiểm sóat chất lượng sử dụng loại tài sản hoạt động Sở, chủ động xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo trì loại tài sản để nâng cao chất lượng hiệu sử dụng hạn chế tối đa việc hư hỏng đột xuất chủ quan tăng tuổi thọ thiết bị máy móc nhằm đảm bảo phục vụ tốt cơng tác PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng viêc quản lý trang thiết bị, tài sản phòng, ban thuộc Sở TÀI LIỆU VIỆN DẪN - TCVN ISO 9001:2015 ; - Các văn QPPL Trung ương địa phương hướng dẫn áp dụng thực ĐỊNH NGHĨA Sở : Sở Xây Dựng Hà Tĩnh Ban LĐ : Ban Lãnh đạo CVP: Chánh văn phòng sở VP: Văn phòng NCC : Nhà cung cấp TTB: Trang thiết bị TS: Tài sản BT: Bảo trì NỘI DUNG Kế toán theo dõi TTB, TS lập lần đầu cập nhật tài sản phát sinh vào sổ theo dõi danh mục tài sản cố định có Sở theo biểu mẫu BM01.QT.NB.03 Mỗi loại tài sản điều có mã số tài sản định; mã số tài sản đánh tài sản thống hồ sơ theo dõi tài sản - Đối với tài sản thuộc phương tiện vận chuyển mã số tài sản biển số đăng ký xe cơng an cấp Kế tốn theo dõi tài sản thuộc phận kế toán vào sổ tổng hợp theo dõi tài sản (BM02.QT.NB.03) Nội dung sổ theo dõi tài sản lập theo nhóm tài sản ứng với loại tài sản theo dõi chi tiết thẻ kho trình sửa chữa, bảo trì đến lý Sổ đuợc lập sổ theo đơn vị quản lý sử dụng để dể kiểm tra điều chuyển (khi cần) SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 Thực việc sửa chữa TTB, TS: - Trong trường hợp tài sản hỏng đột xuất: + Khi đơn vị, cá nhân quản lý sử dụng tài sản có tài sản hỏng đột xuất lập phiếu đề nghị sửa chữa gửi Văn phòng Sở theo biểu mẫu phiếu đề nghị sửa chữa tài sản BM03.QT.NB.03 + Khi nhận phiếu đề nghị, Văn phòng Sở cử cán kiểm tra thực tế, máy móc thiết bị phải có thêm phận kỹ thuật giám sát theo biểu mẫu kiểm tra BM04.QT.NB.03 (mẫu kiểm tra phải ghi rõ tình trạng, nguyên nhân hư hỏng, đề xuất biện pháp khắc phục cố) Tổng hợp trình Lãnh đạo Sở phê duyệt vòng hai (02) ngày kể từ nhận phiếu đề nghị - Trong trường hợp tài sản sửa chữa theo kế hoạch: Căn vào kế hoạch sửa chữa duyệt (đối với tài sản thuộc phương tiện vận chuyển) phận kế toán phối hợp với đội xe tiến hành thủ tục sửa chữa theo quy trình Căn vào danh sách nhà cung ứng dịch vụ Lãnh đạo Sở phê duyệt theo biểu mẫu BM05.QT.NB.03, Văn phịng có trách nhiệm theo dõi, bổ sung vào danh sách loại bỏ nhà cung ứng dịch vụ không đạt yêu cầu Sở vào tiêu chuẩn: Khả cung ứng dịch vụ, chất lượng, giá cả, thời gian để tham mưu cho Chánh Văn phòng lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ có uy tính tiến hành ký hợp đồng sửa chữa, bảo trì theo kế hoạch Quá trình sửa chữa, bảo trì Sở phối hợp với phận liên quan cử người giám sát Khi hồn thành việc sửa chữa, bảo trì phải tiến hành nghiệm thu lý hợp đồng chuyển hồ sơ cho phận kế toán toán Kết việc bảo trì, sửa chữa chuyển phận kế toán tài sản để vào sổ theo dõi tài sản; đồng thời cập nhật vào hồ sơ tài sản ( BM02.QT.NB.03) để theo dõi báo cáo kết sửa chữa, bảo trì tài sản cho Lãnh đạo VP biết Đối với loại tài sản hết thời gian sử dụng, hư hỏng không bảo đảm an tồn sử dụng cần phải lý Sở lập danh sách loại tài sản cần lý trình Chánh Văn phịng trình lãnh đạo Sở phê duyệt (theo biểu mẫu BM06.QT.NB.03) Sau danh sách tài sản lý đuợc phê duyệt, Sở thành lập Hội đồng để lý tài sản theo quy định Tiến hành lý tài sản kế toán theo dõi tài sản phải cập nhật vào hồ sơ tài sản để biết (BM02.QT.NB.03) Trường hợp điều chuyển tài sản tư đơn vị sang đơn vị khác, Văn phòng Sở lập phiếu điều chuyển tài sản làm thủ tục bàn giao bổ sung vào hồ sơ tài sản đơn vị (theo biểu mẫu BM07.QT.NB.03) Căn định mức sử dụng vật tư, VPP, nhu cầu sử dụng trang thiết bị kế hoạch mua sắm duyệt việc cung cấp, phân phối trang cấp vật tư, tài sản, VPP cho người sử dụng tiến hành theo trình tự sau: - Các phịng, ban lập Phiếu đề nghị cung cấp vật tư, trang thiết bi, VPP (theo biểu mẫu BM08.QT.NB.03) gửi Văn phòng Sở - Chánh Văn phòng xem xét, duyệt cấp; SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 10 Căn định mức nhu cầu sử dụng thực tế, Văn phòng tổng hợp nhu cầu mua sắm, sữa chữa vật tư, tài sản, Văn phòng phẩm lập kế hoạch mua sắm cho năm sau Chánh Văn phịng xem xét trước trình Giám đốc phê duyệt Trường hợp mua sắm đột xuất khơng có kế hoạch đơn vị lập theo biểu mẫu BM09.QT.NB.03 Khi kế hoạch phê duyệt tiến hành lập dự tốn kinh phí mua sắm vật tư, tài sản, VPP đưa vào hạn mức kinh phí hàng năm theo biểu mẫu dự tốn Bộ Tài (do kế tốn Sở có trách nhiệm thực hiện) Đối với loại vật tư, tài sản có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên phải thẩm định giá trước mua sắm Trước bàn giao vật tư, tài sản, VPP đưa vào sử dụng cho phòng, Văn phòng Sở phải lập biên bàn giao tài sản (theo biểu mẫu BM10.QT.NB.03 kèm theo sổ nhật ký BM11.QT.NB.03 ) sau lưu Văn phịng Sở (quản lý mạng) cho chuyên viên nhận thiết bị BIỂU MẪU TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu BM01.QT.NB.03 Danh mục tài sản BM02.QT.NB.03 Sổ theo dõi tài sản (tổng hợp Sở) BM03.QT.NB.03 Phiếu đề nghị sửa chữa tài sản BM04.QT.NB.03 Phiếu kiểm tra BM05.QT.NB.03 Danh sách nhà cung ứng dịch vụ BM06.QT.NB.03 Danh sách tài sản đề nghị lý BM07.QT.NB.03 Phiếu điều chuyển tài sản nội BM08.QT.NB.03 Phiếu đề nghị cung cấp vật tư tài sản VPP BM09.QT.NB.03 Phiếu đề nghị mua sắm bổ sung 10 BM10.QT.NB.03 Biên giao nhận tài sản 11 BM11.QT.NB.03 Sổ nhật ký kiểm tra tài sản HỒ SƠ CẦN LƯU TT Tên Biểu mẫu Danh mục tài sản Sổ theo dõi tài sản (tổng hợp Sở) Phiếu đề nghị sửa chữa tài sản Phiếu kiểm tra Danh sách nhà cung ứng dịch vụ Danh sách tài sản đề nghị lý Phiếu điều chuyển tài sản nội Phiếu đề nghị cung cấp vật tư tài sản VPP SỞ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã hiệu: QT.NB.03 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 10/10/2018 Phiếu đề nghị mua sắm bổ sung 10 Biên giao nhận tài sản 11 Sổ nhật ký kiểm tra tài sản Chú ý: Hồ sơ lưu đơn vị thực trực tiếp, thời gian lưu theo quy định hành tài sản cố định ... vào sử dụng kết thúc (thanh lý) tài sản Nhằm kiểm sóat chất lượng sử dụng loại tài sản hoạt động Sở, chủ động xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo trì loại tài sản để nâng cao chất lượng hiệu sử dụng. .. theo kế hoạch: Căn vào kế hoạch sửa chữa duyệt (đối với tài sản thuộc phương tiện vận chuyển) phận kế toán phối hợp với đội xe tiến hành thủ tục sửa chữa theo quy trình Căn vào danh sách nhà cung... cập nhật vào hồ sơ tài sản để biết (BM02.QT.NB.03) Trường hợp điều chuyển tài sản tư đơn vị sang đơn vị khác, Văn phòng Sở lập phiếu điều chuyển tài sản làm thủ tục bàn giao bổ sung vào hồ sơ