Tổng hợp các bài viết về quản lý thời gian hiệu quả ppt

Bước một: Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm hoặc cần làm trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống nhớ tính luôn t

Tổng hợp các bài viết về quản lý thời gian hiệu quả

Đừng cố nhớ những công việc cần làm Bạn nên nhớ rằng một cây bút có thể làm được nhiều việc hơn là bạn tưởng Hãy tạo thói quen liệt kê những việc mà bạn cần làm và dành trí nhớ của mình cho những công việc mang tính bao quát hơn

Ngủ

Bạn có thể có một bản danh sách lớn các việc cần làm vào ngày mai song nếu bạn mệt mỏi thì hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng không có lợi Vì thế hãy sắp xếp để có

đủ thời gian cho giấc ngủ

Dành thời gian nghỉ sau bữa trưa

Sau nhiều giờ làm việc, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mệt mỏi Cho dù chúng ta có thể làm

việc suốt buổi trưa mà vẫn đạt hiệu quả tốt, nhưng điều đó không phải là sự lựa chọn tối ưu Vấn đề quan trọng là bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều đến nhường nào Vì thế nếu bạn dành thời gian nghỉ trưa, thậm chí dù chỉ 15 phút cũng là cho mình cơ hội

để nạp đầy năng lượng để giải quyết công việc buổi chiều một cách hiệu quả hơn

Trước khi cuốn sách “Làm việc chỉ với 4 tiếng/tuần” - một trong những cuốn sách bán chạy nhất, giúp Timothy Ferriss trở nên nổi tiếng thì ông đã được biết đến như một nhà doanh nghiệp, một nhà phát triển và phân phối các sản phẩm thể thao có trụ sở tại San Jose, Calif

Ông đã làm việc 15 tiếng một ngày và cảm thấy thật sự kiệt sức Trong một bài báo được đăng trên tạp chí Fortune Small Business, ông viết: một trong những điều tuyệt nhất đến với ông là việc ông khám phá ra phương pháp làm việc của nhà kinh tế

Vilfredo Pareto Ông Vilfredo đã cho rằng rằng 20% dân số nắm giữ 80% tài sản quốc gia nước ông Sau đó nhiều người nhận ra rằng nguyên tắc này có thể được áp dụng trọng nhiều lĩnh vực ví như công việc kinh doanh của các công ty, nơi mà 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng

Ông Ferriss nhận thấy rằng chỉ 5 trong số 120 khách hàng đã đóng góp tới 95% tổng thu nhập của công ty ông Và ông cũng hiểu rằng việc kinh doanh của ông là hướng vào họ Điều này đã đặt ra câu hỏi cho các nhà doanh nghiệp khác: nguồn lợi tức chính của họ đến từ đâu? Và liệu họ có chắc chúng đến từ đó không?

Tại sao phải đợi?

Tạp chí Tâm lý học ngày nay có viết “Trong số những điều khiến chúng ta thất bại, điều rõ ràng nhất chính là sự chần chừ” Những người chần chừ hay làm hỏng chính công việc của họ Họ hay gặp nhiều trở ngại trên con đường của chính mình Họ thậm chí chọn sai con đường và làm tổn hại đến chính danh tiếng của mình Vấn đề này dường như do bản thân họ gây ra

Tính chần chừ không phải tự nhiên sinh ra mà được hình thành từ hoàn cảnh Sự chần chừ được tạo ra dưới hoàn cảnh gia đìnhsong không phải do ảnh hưởng trực tiếp Đó

là sự phản ứng đối với những bậc cha mẹ độc đoán Sự khắt khe và giáo dục của người cha khiến con họ ít phát triển khả năng tự điều chỉnh bản thân cũng như khả năng tiếp thu các định hướng của chính mình và sau đó là việc học cách thực hiện chúng Sự chần chừ thậm chí có thể trở thành một dạng của sự nổi loạn vốn chỉ được hình thành trong những hoàn cảnh tương tự

Thật vậy, tạp chí này đã đưa ra một lời bình chính xác cho sự chần chừ Và câu nói

“Tôi sẽ làm việc hiệu quả nhất khi có nhiều áp lực” hóa ra lại không đúng Những người hay chần chừ thường không mấy năng động; họ chỉ cảm thấy rằng họ đang trở nên năng động hơn mà thôi”

Pace Productivity, một công ty chuyên đưa ra những dịch vụ về việc quản lý thời gian hiểu rằng mọi người đều không muốn lãng phí thời gian kể cả khi họ đang ở nhà Trong tất cả những lời khuyên họ đưa ra thì lời khuyên dưới đây được coi là thú vị nhất

“Bạn có muốn tránh các cuộc gọi quảng cáo, tiếp thị khi bạn đang dùng bữa? Thật đơn giản Không nhận bất kỳ cuộc gọi nào trong thời gian đó Nếu đó là cuộc gọi quan trọng, họ sẽ để lại lời nhắn và gọi lại cho bạn sau”

Quản lý thời gian một tuần

Làm thế nào để quản lý thời gian và tổ chức công việc trong một tuần? Hãy ưu tiên cho những hoạt động thường lệ, công việc, và các nghĩa vụ gắn liền với cuộc sống của bạn

Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng "ưu tiên" Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa

Bước một:

Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và

- Công việc: 40h

- Đi lại: 5h

- Các việc khác: 15h

-> Tổng cộng: 60h

Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :

- Thời gian cho gia đình: 15h

Bước ba:

Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc

Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v

Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui

Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên

và hết sức dễ dàng Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình

Chìa khóa giúp bạn tổ chức thời gian trong tuần đó là hãy cứ thử làm việc! Dành ra một vài phút vào tối Chủ Nhật để viết thời gian biểu cho tuần sau sẽ giúp bạn có được một lối sống thật hiệu quả

9 cách quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng cần có trong thời đại công nghệ số hiện nay Một người không biết quản lý thời gian sẽ làm hỏng công việc của

cả nhóm.Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm stress và "quẳng" đi những mối lo lắng trong công việc

1 Cần biết điều gì quan trọng đối với bạn Cần phải nhận ra trong những nỗ lực công việc của mình điều gì quan trọng nhất mà chính nó có thể mang lại kết quả cao nhất cho bạn Nếu bạn không nhận ra được thì hãy đặt ra câu hỏi: “Cái gì có tác động nhiều nhất hoặc có giá trị lớn nhất đối với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn? “Cái gì

sẽ thúc đẩy doanh số bán?”

2 Đặt ra những ưu tiên và liệt kê một danh sách những việc phải làm Bây giờ, việc quan trọng của bạn là lập một danh sách những việc cần phải làm trong tuần Sắp xếp việc A, B hay C theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng của công việc Với mỗi ngày làm việc, bạn cũng lập một list các công việc theo cách đó Khi bắt tay vào làm, bạn hãy dành một vài phút để nghĩ xem công việc nào cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay? (Nó không phải là các công việc bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm nay

mà là những việc phải được hoàn thành trong ngày hôm nay)

3 Tránh làm việc theo cảm nhận Người quản lý không biết quản lý thời gian sẽ hành động theo cảm nhận và tâm trạng Có khi những việc họ thích làm lại không phải là việc quan trọng

4 Học cách giao công việc Nếu bạn cứ ôm đồm hết các công việc, bạn sẽ rất bận rộn, thường rất dễ nản lòng và dẫn đến chán công việc Một người biết cách quản lý là người biết tin tưởng vào trợ lý của mình, chia sẻ công việc với họ

5 Bạn nên viết những công việc quan trọng vào một tờ giấy Thay vì mất 10 giây để viết còn hơn mất 30 phút để tìm kiếm công việc quan trọng đó

6 Sử dụng những folder cho các công việc cần được ưu tiên Bạn có thể sử dụng máy

tính để lập các folder cho công việc Bạn có thể sử dụng những màu khác nhau để tạo

sự chú ý Ví dụ, có thể sử dụng folder đỏ cho các dự án mới nhất và khách hàng, màu vàng là các ý tưởng, màu xanh là nội dung bạn đang muốn tìm kiếm

7 Thực tế và linh hoạt Đôi khi bạn quá máy móc, không dựa vào khả năng công việc

để lên kế hoạch Do đó, khi thực hiện bạn lại không thể hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc đó được Đừng quá ép mình phải làm để rồi bạn bỏ dở và chán ghét nó

8 Học cách nói "không" Bạn có thể lên một cuộc hẹn mỗi ngày Nếu ai đó muốn rủ bạn làm việc khác ngoài dự định, bạn có thể từ chối và nói rằng “xin lỗi, khi đó tôi đã

có hẹn.”

9 Email Trả lời email ngay lập tức Hãy đọc nó một lần và hồi âm ngay khi có thể Đừng đọc xong rồi xếp sang một bên và quay ra làm việc khác Làm như vậy, công việc của bạn thường không dứt khoát và rất dễ bị bỏ sót

Thời gian là vàng là bac Do đó, hãy tận dụng thời gian và sử dụng nó một cách có hiệu quả!

13 mẹo quản lý thời gian

Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này Tất cả chúng ta đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào công việc

Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này Tất cả chúng ta đều muốn làm việc

đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào công việc

Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn Vì vậy, trong phần tiếp sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra

1 Lên danh sách việc cần làm

Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ

kế hoạch làm việc Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái

2 Ước tính thời gian thực hiện các công việc

Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn thành Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra

3 Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ

Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao?

Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung

áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình

4 Tận dụng thời gian thông minh

Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc Nếu

có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai

5 Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư

mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”

6 Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại Nếu cứ thi hành

“chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác

Luôn đảm bảo tiến độ công việc

7 Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày

25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23

8 Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác

Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần phải giám sát nó Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi

9 Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia

Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào

không Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước

10 Luôn tạo sự bận rộn cho mình

Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn

luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới

11 Biết lựa chọn công việc tham gia

Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa được các khả năng của bạn Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị

hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc

Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?”

và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì

Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại

13 Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc

Tận dụng thời gian để thành công

Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3-4 cái tin hoặc biên tập 20-25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một xếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ông này.Những người quản lý thời gianhiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng

Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn Và cũng chẳng khó khăn gì Dưới đây là vài điểm để tham khảo

1 Làm việc một cách có tổ chức Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái sọt rác ở bên cạnh Có thể sử dụng một số chương trình trong máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo người (điện thoại di động thì không ghi đủ) Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch biểu trong máy tính Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt

bỏ những giấy tờ không cần dùng Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất

2 Lên kế hoạch trước Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn Hãy sắp xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại Đương nhiên, danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm việc mới

3 Xác định ưu tiên Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra Hãy học cách nói

“không” với những việc không phải là ưu tiên

4 Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng

là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc nửa đêm Cũng không phải thói quen xấu nhưng

sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau

5 Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại Chớ để cho các việc nhỏ trôi

đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả

6 Chia nhỏ Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng

không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ Đừng choáng ngợp trước

những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn

7 Tập cho mình tính kỷ luật Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ dạo chơi

8 Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen Khi công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự hoàn tất công việc thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một chút Về sớm khi đã hết việc không phải là lỗi

Sau khi đã làm tốt những bước trên đây thì có thể thực hiện các bước tiếp theo đây, đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ thời gian của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể đạt chất lượng công việc cao

Các bước tiếp theo:

1 Dừng lại và suy nghĩ Sau khi được giao viết về một chủ đề nào đó, hãy dừng lại một chút để xem đâu là cách tốt nhất để tiếp cận các nguồn tin và lấy được những thông tin “đắt” nhất Có thể xuất phát chậm hơn đồng nghiệp các báo khác một chút nhưng tóm được nguồn tin tốt thì lại thành nhanh chân hơn, chứ cứ ào đi bất kể nơi nào mà gõ cửa xin tin thì xin lỗi

2 Xác định rõ ưu tiên Lập một danh sách những việc cần làm để viết bài đó Xác định ưu tiên trong danh sách về mức độ khó khăn và bắt đầu bằng công việc khó khăn nhất Học cách xác định vấn đề nào là quan trọng để tập trung nhiều thời gian hơn, và cần phải mạnh dạn bỏ những vấn đề vụn, không cần thiết để bài đỡ rườm ra, bản thân cũng đỡ mất thời gian chạy loăng quăng

3 Ghi rõ từng vấn đề cần câu trả lời Phát triển một chiến lược rõ ràng với những câu hỏi quan trọng Tin tức ở đây là gì, bối cảnh ra sao, ảnh hưởng thế nào và khía cạnh cong người của câu chuyện là gì?

4 Ghi lại ngay những suy nghĩ của mình Nên có một cuốn sổ nhỏ trong túi Nghĩ ra cái gì thì ghi lại ngay

5 Gọi điện cho nguồn tin vào buổi sáng Lý do rất đơn giản: có khả năng sẽ nhận được phúc đáp vào buổi trưa hoặc đầu giờ chiều Nếu có thông tin ngay thì khỏi phải nói – tin xong sớm, nghỉ sớm

6 Dành thời gian để trao đổi Hãy trao đổi về cách thức làm việc của mình với một biên tập viên có kinh nghiệm Họ có thể giúp đi đúng hướng, đỡ mất công chạy quanh Quản lý công việc quá bận rộn này để có thời gian tập trung vào các giá trị và ưu tiên khác trong cuộc sống không phải là việc đơn giản Cần có thời gian để bỏ những thói quen xấu và thử những thói quen tốt hơn

90 giây bằng bao nhiêu giây?

Thật ra, ở khắp mọi nơi trên thế giới, 90 giây đều có giá trị thời gian như nhau Nhưng thái độ của con người đối với 90 giây đó lại mỗi nơi mỗi khác Bạn có tin không, 90 giây ở Berlin khác hoàn toàn với 90 giây ở Bắc Kinh đấy!

Bạn là một doanh nhân, bạn sắp có một cuộc hẹn quan trọng Nếu bạn đang ở Bắc Kinh (Trung Quốc), bạn có thể đến muộn 90 giây, hầu như không ai để ý đến sự chậm trễ đó Nhưng nếu bạn đang ở Berlin (Đức), bạn đã thực sự xúc phạm đến người mà bạn hẹn gặp rồi đấy

Ở nhiều nơi như Nam Âu, Mỹ Latinh, châu Phi và khu vực Trung Đông, thời gian là đày tớ của con người Ý nghĩ con người bị chi phối bởi chiếc đồng hồ bị coi là nực cười và ngớ ngẩn Tại các nước này, tất nhiên đến đúng giờ là tốt, nhưng đến muộn cũng chẳng sao Nếu bạn có tình cờ gặp mặt người bạn thân trên đường tới cuộc hẹn ở Paris (Pháp), bạn nên dừng lại tán gẫu với họ đôi câu, thay vì vội vã chạy theo thời hạn!

Ngược lại, ở Hoa Kỳ và hầu hết các nước Bắc Âu, thời gian chính là tiền, thậm chí là một tài sản vô giá Và do đó, không bao giờ có khái niệm đủ đối với thời gian Khi ai

đó đến trễ, họ thực sự bị coi thường, và người phải đợi cảm thấy bị xúc phạm nghiêm trọng.Sự đúng giờ tuyệt đối cũng là điều được mong đợi ở Đức, Hà Lan, Phần Lan và Nhật Bản Ở các nước này, tốt hơn là bạn nên đến sớm, bởi vì mỗi phút đều có giá trị

Và việc đến muộn cũng đồng nghĩa với việc bạn khó có thể đòi hỏi người khác tin rằng bạn biết giữ lời hứa hoặc quản lý thời gian hiệu quả.Trong khi đó, người Mỹ, Canada, Đan Mạch hay Thụy Điển có phần bớt khắt khe hơn Tại đây, bạn có thể được bỏ qua nếu trễ giờ không quá năm phút.Còn ở Na Uy, Áo, Bỉ, Pháp và nhiều nước châu Á, bạn sẽ được coi là đến đúng giờ nếu muộn ít hơn nửa giờ đồng hồ Hào phóng hơn nữa về thời gian là người Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia và hầu hết các nước Mỹ Latinh Họ sẽ chẳng lấy làm tức giận hay cảm thấy bị xúc phạm nếu bạn đến trễ một tiếng

Ngược lại, đối với nhiều quốc gia thuộc khu vực Trung Đông và châu Phi, đến đúng giờ chưa bao giờ là một vấn đề đáng phải suy nghĩ Ở đây, người ta có thể đến muộn hàng giờ, thậm chí không đến, mà khỏi phải lo bị đánh giá là thiếu lịch sự, thiếu

chuyên nghiệp.Nhưng bạn nên cẩn thận, có thể ở một nước có sự linh hoạt nhất về thời gian, người ta vẫn đòi hỏi sự chính xác về giờ giấc trong môi trường làm việc

Tuy nhiên, cần phải ghi nhớ rằng các quy tắc có thể thay đổi giữa công việc kinh doanh và các sự kiện xã giao Tại nhiều nước, đến thật muộn trong các bữa tiệc hoặc bữa ăn tối là điều cần thiết Bạn có thể thoải mái xuất hiện tại một bữa tiệc ở Mexico chậm hai giờ so với giờ hẹn; trong khi đến đúng giờ lại bị coi là thô lỗ

Nguồn kynangsong

Làm thế nào để tránh tình huống “Nước đến chân mới nhảy”?

Nếu bạn không hoạch định, bạn sẽ chuốc lấy thất bại.” Có bao giờ bạn thử tính thời gian bạn giải quyết công việc phát sinh trong ngày thay vì các công việc đã lên kế hoạch từ trước? Công việc bán hàng và lãnh đạo nhóm bán hàng có kế hoạch sẽ tăng khả năng đạt được những kết quả mà bạn mong muốn Bạn có trách nhiệm thực thi những quá trình tạo ra những thành quả kinh tế có lợi

Bạn có thể phân loại các công việc hằng ngày theo 4 mục sau:

● Quan trọng và Khẩn cấp, phải thực hiện ngay

● Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp

● Không quan trọng nhưng Khẩn cấp với người khác

● Không quan trọng và cũng Không Khẩn cấp

Kết quả làm việc một ngày của bạn sẽ thay đổi như thế nào nếu bạn dành nhiều thời gian hơn để giải quyết những công việc, dự án Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp? Hãy xem xét lại những công việc hằng ngày của bạn và phân thành những nhóm như hình dưới:

Nếu bạn dành nhiều thời gian hơn cho công việc ở ô số hai, có phải bạn sẽ không thể đạt được những kết quả dài hạn mà mình mong muốn cho tổ chức bán hàng của bạn? Bạn cần đảm bảo thiết lập sự ưu tiên và tăng cường hiệu quả công việc Cần phải chỉ

ra các hoạt động mà bạn sẽ phải tạm dừng để tăng cường hiệu quả và các hoạt động cần thực hiện để đạt được những kết quả tốt hơn Phải có được một cái nhìn rõ ràng về những thành quả bạn mong muốn đạt được

Làm sao để thiết lập sự ưu tiên

1 Chuẩn bị một danh sách công việc

2 Tính đến các hoạt động ở ô số 2

3 Sắp xếp danh sách theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng đối với cá nhân bạn cũng như công việc chung Xem xét các công việc nào có thể ảnh hưởng đến những công việc khác trên danh sách (Ví dụ, một người nào đó có thể cần một vài thứ từ bạn

để thực hiện công việc của họ Khi đó bạn sẽ không thể bỏ bê trách nhiệm của mình)

4 Đặt ra các thời hạn hoàn thành cho mỗi công việc Đề ra các thời hạn hoàn thành cho các hoạt động ở ô số 2

5 Đánh giá hậu quả trong trường hợp không hoàn thành công việc đúng thời hạn

6 Chỉ ra những thành quả khi hoàn thành công việc đúng thời hạn

Nguồn kynangsong

Làm Việc 40 Giờ Một Tuần Sẽ Trở Thành Quá Khứ?

Trong thời đại ngày nay, thời đại mà mọi thứ dường như gấp gáp và nhanh hơn, chúng

ta đang tự hỏi, liệu 40 giờ làm việc một tuần có đủ để làm hết những việc mà chúng ta mong muốn hay không Một vài cuộc khảo sát cho thấy rằng thời gian làm việc trung bình một tuần đã giảm xuống còn 39,2 giờ Với những thống kê trên, làm sao chúng ta

có thể hoàn thành những nhiệm vụ và công việc của mình?

Có lẽ công nghệ là nhân tố chính trong hiện tượng trên Máy tính xách tay, mạng Internet, Blackberrys, có vai trò quan trọng đối với hiệu suất công việc Mọi người không cần phải ở trong văn phòng để dùng máy tính kết nối tới công việc của mình nữa Bây giờ mọi người có thể truy cập email ở bất cứ đâu Tất cả những điều này có

ý nghĩa gì đối với phương thức chấm công theo thời gian làm việc ở các doanh

nghiệp? Hiệu suất làm việc giờ đây dựa trên sự hoàn thành mục tiêu công việc hơn là thời gian làm việc

Sau đây là một vài đề xuất giúp cho bạn quản lý thời gian cả bên trong lẫn bên ngoài công sở:

● Không đăng ký trước quá nhiều

Điều này ít thấy ở những người luôn cố gắng làm dồn nhiều việc trong ngày Vấn đề là: Mọi thứ ít khi tuân theo thời gian biểu đã sắp đặt trước Điều đó có nghĩa là bạn mất nhiều thời gian để theo đuổi các công việc đã lên kế hoạch, những cuộc điện thoạikhông có người đáp và những thứ mà đơn giản là sẽ không xảy ra

● Thiết lập thứ tự ưu tiên

Bí quyết để quản lý thời gian một cách hiệu quả là tóm tắt lại mọi thứ để biết được cái

gì quan trọng và cái gì có thể chờ Tính toán thời gian biểu bất cứ khi nào có thể và tránh hội chứng “khẩn trương và tức thời.” Thực hiện tất cả các công việc ở mức độ

ưu tiên cao sẽ khiến bạn suy yếu và kiệt sức

● Học cách nói không

Một trong những điều then chốt để quản lý thời gian hiệu quả là nhận ra rằng bạn không cần phải tán thành mọi việc với người khác Sử dụng các tiêu chuẩn ưu tiên của bạn để phân định những yêu cầu không cần thiết và lãng phí thời gian Nói không với một việc gì đó sẽ mở ra cánh cửa để nói có với một việc khác Những việc mà mình có thời gian để làm có bất cứ việc gì từ dọn dẹp bàn làm việc đến ngủ ngon vào ban đêm

● Tổ chức

Sắp xếp thời gian không chỉ đơn thuần là liệt kê ra thời gian biểu Quy trình mà bạn thực hiện mỗi phần công việc cũng rất quan trọng Điều đó có nghĩa là cần phải tổ chức các công việc theo một tiến trình xuyên suốt và nhịp nhàng Mọi thứ trong công việc kinh doanh của bạn nên được thiết lập theo một hệ thống logic để người khác có thể tìm được thứ mình muốn khi cần

Kỹ năng quản lý thời gian

Quỹ thời gian dành cho mỗi người là như nhau Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày và

365 ngày mỗi năm Thế nhưng có những người lúc nào cũng bận rộn, mệt mỏi, căng thẳng, lúc nào cũng phàn nàn không đủ để làm tất cả mọi việc Trong khi đó cũng với

số lượng công việc như vậy lại có những người tỏ ra rất thoải mái và ung dung mà vẫn

có thể hoàn thành được công việc đúng thời hạn Giữa những người này có điều gì khác biệt? Và câu trả lời chỉ có thể là do khả năng quản lý quỹ thời gian của mỗi người là khác nhau

Làm sao để làm việc có hiệu quả nhất, ít căng thẳng nhất, cuộc sống dễ chịu và ít áp lực nhất? Chúng ta sẽ đạt được điều đó khi chúng ta có được kỹ năng quản lý thời gian của mình hiệu quả Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất:

* Xác định mức độ ưu tiên và đặt ra mục tiêu cho công việc: Việc cân nhắc xem mức độ quan trọng của từng công việc để có thể ưu tiên thực hiện trước là một bước cực kỳ quan trọng Nhờ bước này mà ta có thể dành đủ thời gian để hoàn thành những việc cốt lõi để có thể đạt được hiệu quả cao nhất Đôi khi ta có thể bỏ qua những việc thứ yếu để có thể dành thời gian để hoành thành những việc thiết yếu

* Lập thời gian biểu cụ thể: Lên thời gian biểu cụ thể và sắp xếp thứ tự và thời gian dành cho từng việc rõ ràng cụ thể Khi làm việc theo một lịch trình khoa học đã được sắp xếp từ trước, chúng ta có thể tiết kiệm thời gian đến mức tối đa mà hiệu quả của công việc vẫn được đảm bảo Cũng nhờ một lịch trình công việc rõ ràng, công việc sẽ không bị chồng chéo, không quá tải vì thế sẽ đảm bảo được nhịp độ và hiệu quả công việc

* Đảm bảo việc thực thi kế hoạch: Một khi đã có một lịch trình công việc rõ ràng và khoa học thì việc thực hiện theo đúng thứ tự trong lịch trình là điều tất yếu để quyết định hiệu quả của công việc cũng như sẽ giúp ta thấy được hiệu quả của việc quản lý thời gian

* Biết nói “không”: Khi làm việc chúng ta thường bị phân tán bởi những việc

“không đâu” Những việc này không chỉ làm mất thời gian vô ích mà còn làm hạ thấp hiệu quả làm việc Do vậy, bạn nên biết cách nói “không” với chúng Với những việc như tán gẫu với bạn bè, nghe những cuộc điện thoại không quan trọng, trả lời email

mà không có quản lý …, bạn hãy chỉ để ra một ít thời gian trong ngày để làm những việc này

* Dành thời gian để sắp xếp lại vật dụng và tài liệu hợp lý, thuận tiện: Đôi khi bạn mất rất nhiều thời gian chạy qua chạy lại để tìm kiếm những vật dụng phục vụ cho công việc của mình Với những vật dụng hay dùng đến bạn nên có những vị trí cố định để khi cần dùng đến bạn có thể xác định vị trí của chúng một cách nhanh chóng Đây là công việc tưởng chừng là rất đơn giản nhưng nó lại giúp bạn tiết kiệm thời gian

Thời gian trôi đi và không chờ đợi bất kỳ ai vì thế hãy biết tận dụng và quản lý thời gian của mình để có thể hoàn thành công việc của mình với hiệu quả tối đa, đạt được mục tiêu mà mình đặt ra và không phải hối tiếc vì đã không đủ thời gian để hoàn thành những việc mà lẽ ra mình có thể Hãy sáng suốt để sử dụng quỹ thời gian của riêng mình một cách hiệu quả nhất

Nguồn chiaseit

Bạn c biết quản lí thời gian?

Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và thực hiện các kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ đạt được sự tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp Thành công chỉ đến với những người làm việc chăm chỉ và biết cách quản lí thời gian của mình một cách hiệu quả

Việc quản lí thời gian cũng là quản lí chính bạn Do đó, hãy lên kế hoạch tỉ mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệu nhất Bạn có muốn

sử dụng thời gian hiệu quả hơn trong

công việc hay không? Sau đây là một trong số các bí quyết giúp bạn trở nên năng động và linh hoạt và kiểm soát được với thời gian của mình:

1 Hãy đưa ra danh sách những điều cần làm

Lập ra danh sách việc cần làm và biến chúng trở thành thói quen thường ngày của bạn, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp Hãy mang theo danh sách bên người tới bất cứ đâu để chắc chắn bạn sẽ không làm hỏng dự định của mình

2 Hãy phân bố thời gian hợp lí

Bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho mỗi hoạt động hay kì hạn mà bạn phải hoàn thành công việc Nếu trình tự làm việc của bạn không xảy ra vấn đề gì ,bạn

có thể sẽ hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến Chẳng hạn

như bạn có thể nghiên cứu thông tin trên internet, trong khi ngồi trong phòng làm việc đợi cho tới khi một cuộc họp bắt đầu

3 Đưa ra và tôn trọng thời hạn chót

Hãy thực tế trong khi đặt ra thời hạn cuối cùng và nỗ lực để hoàn thành chúng Sự thật

là bất cứ một công việc nào cũng cần phải phân định thời gian một cách chính xác Bạn đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc nhanh chóng khi có một kế hoạch rõ ràng chưa? Mặc dù chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực, nhưng nó làm bạn căng thẳng và mệt mỏi Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để khiến công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian

4 Sử dụng thời gian theo cách thông thái nhất

Hãy kiểm tra và soạn mail vào một khoảng thời gian cố định trong ngày Bạn không nên vào kiểm tra cùng một kiểu mail đến hai lần Đừng mở mail nếu như bạn không

có thời gian để đọc và trả lời chúng

5 Tổ chức công việc

Hãy sắp xếp lại bàn làm việc, dữ liệu máy tính và các danh mục địa chỉ mail để bạn có thể tìm thấy mọi tài liệu một cách dễ dàng nhất Vì thế bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm những thông tin đã bị thất lạc

6 Hãy tập trung

Nếu phòng làm việc của bạn có cửa hãy đóng nó thường xuyên để tránh sự phân tâm khi làm việc Nếu như bạn không có thời gian để lắng nghe các vấn đề của nhân viên, hãy để lời nhắn ở cửa để tránh sự làm phiền Nếu như đồng nghiệp tới bàn làm việc khi bạn đang rất bận không thể tiếp chuyện họ, hãy hẹn họ vào một thời điểm khác

7 Cộng tác và hợp tác

Đồng nghiệp sẽ đánh giá cao công việc của bạn khi nó được hoàn thành đúng thời hạn, vì thế hãy cố gắng đừng sử dụng bất cứ sự trì hoãn nào Hãy lập ra những khoảng thời gian dư thừa trong mục thời gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay xở được với những trở ngại bất ngờ Nếu buổi thuyết trình của bạn là ngày 25 của tháng hãy đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị s n sàng trước đó hai ngày

8 Tránh những bước đi không cần thiết

Nếu bạn được chỉ định công việc với một đồng nghiệp khác hãy đảm nhận nó nếu có thể Có nhiều người đã lãng phí thời gian quý báu của mình để nghe hoặc đọc các bản báo cáo dự án của đồng nghiệp mình Nếu nghiên cứu đó không ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buổi thuyết trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của bạn, bạn chỉ nên thể hiện mối quan tâm của mình thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ

9 Trì hoãn những cuộc họp mang tính thủ tục

Hãy quyết định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không Nếu cần thiết, hãy đặt ra một lịch trình và làm theo thứ tự đó, bắt đầu và kết thúc nó đúng thời điểm đã định Nếu bạn không cần thiết phải có mặt trong cuộc họp tác nghiệp hàng tuần, hãy đề nghị một cách riêng tư với thủ trưởng của bạn nếu bạn muốn rời cuộc họp một cách sớm nhất

10 Duy trì sự bận rộn

Hãy duy trì các kĩ năng sắc sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hay dự án của bạn Cùng một lúc làm việc với các dự án khác nhau bảo đảm bạn sẽ luôn có việc phải làm Điều này sẽ làm cho đầu óc bạn trở nên năng động

và lanh lợi hơn

11 Cẩn thận khi lựa chọn các dự án

Hãy chắc chắn công việc của bạn có giá trị với công ty và bạn được sử dụng những kĩ năng tốt nhất của mình cho dự án đó Có nhiều lí do phù hợp để bạn từ chối tham dự một cuộc họp hay khước từ nhận một dự án bổ sung Những nhà doanh nghiệp thành đạt phải biết cách nói không khi cần thiết Bạn sẽ dành được nhiều sự tôn trọng bằng cách phối hợp với đồng nghiệp của mình

12 Tự thưởng cho chính mình

Việc quản lí thời gian không chỉ dành cho công việc mà còn cho cả việc nghỉ ngơi cũng như nạp lại năng lượng cho chính bạn Hãy thưởng cho mình một món quà khi công việc được hoàn thành, uống một cốc cà phê và cho mình một kì nghỉ khi sản phẩm mới được tung ra thị trường

Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và thực hiện các kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ đạt được sự tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp Thành công chỉ đến với những người làm việc chăm chỉ và biết cách quản lí thời gian của mình một cách hiệu quả

Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động

Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:

- Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó

- Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất

- Siết thời gian đủ để làm việc

- Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”

- Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc

Làm sao sử dụng công cụ này?

Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:

1 Ước lượng thời gian dành để làm việc Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn

2 Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất

Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải

có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng)

3 Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác

4 Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn

Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách

5 Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân Bạn nên xem lại

‘Danh sách việc cần làm” có s n các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành

Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước

1 Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào

Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa

dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra

Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu

cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn

đề lên không?

Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi

Điểm cốt lõi:

Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình

Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản

lý MS Outlook, tùy thích

Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:

1 Nhận diện tổng thời gian đang có

2 Phỏng tỏa những công việc phải làm

3 Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật

4 Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động

5 Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên

Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác

Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”

Nguồn yctvietnam

Quản lý thời gian – Bạn đã sẵn sàng chưa?

Làm việc thông minh hơn Kiểm soát khối lượng công việc của bạn

Kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là kỹ năng thiết yếu giành cho những người muốn thành công Những người sử dụng kỹ năng này hằng ngày đã gặt hái được nhiều thành công lớn trong mọi lĩnh vực cuộc sống, từ lĩnh vực kinh doanh đến thể thao và phục

vụ cộng đồng… Nếu sử dụng tốt những kỹ năng này, bạn có thể làm việc tốt đến không ngờ và thậm chí khi phải chịu đựng áp lực của công việc

Hơn nữa, khi đã làm chủ được những kỹ năng này, bạn sẽ nhận ra rằng bạn có thể kiểm soát được khối lượng công việc của bạn, cũng như nói tạm biệt với những căng thẳng cường độ cao của công việc quá tải

Cốt lõi của kỹ năng quản lý thời gian là:

“Tập trung vào kết quả, không phải là việc trở nên bận rộn.”

Nhiều người dành ngày của họ trong một mớ điên cuồng các hoạt động nhưng lại đạt rất ít, vì họ không tập trung nổ lực vào những việc quan trọng nhất

Quy luật 80:20

Điều này được tổng kết trong quy tắc Pareto, hay “luật 80:20”

Luật này nói rằng điển hình 80% nổ lực không trọng tâm tạo ra chỉ 20% kết quả Nó nghĩa là, phần còn lại 80% kết quả lại đạt được chỉ với 20% nổ lực Mô hình rộng rãi các hoạt động có tỷ lệ không thường xuyên là 80:20 tạo ra kết quả theo tỷ lệ này, xảy khá thường xuyên đến nỗi đó là thông lệ trong nhiều trường hợp

Bằng cách áp dụng được những lời khuyên và những kỹ năng quản lý thời gian trong phần này, bạn sẽ tối ưu nổ lực của bạn bằng cách dành phần lớn thời gian và năng

lượng của bạn cho phần quan trọng nhất của công việc Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được thành công mỹ mãn mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức

Những công cụ quản lý thời gian

Trong phần này, chúng ta bắt đầu với những phương pháp đơn giản và thực tiễn để có thể nhanh chóng làm quen với việc kiểm soát thời gian Nếu bài viết “đánh bại sự trì hoãn” và “bản ghi chép hoạt động” sẽ giúp bạn nhanh chóng loại bỏ những gã làm phí thời gian bám theo mình, thì “những kế hoạch hành động” và “lập bảng danh sách ưu tiên” sẽ đưa ra những kỹ năng đơn giản, giúp bạn tập trung vào các hoạt động quan trọng ngắn hạn

Sau đó chúng ta sẽ thấy được sức mạnh và những kỹ thuật thay đổi cuộc sống của kỹ năng “thiết lập mục tiêu” Cuối cùng là “kỹ năng lên lịch trình” rất quan trọng, được nhiều người biết đến nhưng lại thường xuyên bị lờ đi Đây là kỹ năng quan trọng cần thiết để bạn chuẩn bị kiểm soát khối lượng công việc của mình

Nguồn ycsvietnam

Quản lý thời gian – 7 sai lầm cần tránh

Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực

sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình

Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng.Quản lý thời gian – 7 sai lầm cần tránh Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi,

Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định

Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn

đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát