Phần 1 của giáo trình Tin cơ sở cung cấp cho học viên những nội dung về: Microsoft Word; thao tác với tệp và văn bản; sao chép, cắt dán; định dạng văn bản; bảng biểu; chèn đối tượng vào văn bản; trình bày tài liệu; một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Lê Thị Phƣơng GIÁO TRÌNH TIN CƠ SỞ DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ ĐẠI HỌC QUẢNG NINH - 2019 Giáo trình Tin sở MỤC LỤC Chƣơng MICROSOFT WORD 1.1 Giới thiệu chung 1.2 Thao tác với tệp văn 1.3 Sao chép, cắt dán 1.4 Định dạng văn 1.5 Bảng biểu 18 1.6 Chèn đối tƣợng vào văn 23 1.7 Trình bày tài liệu 28 1.8 Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh 31 1.9 Trộn in ấn văn 34 1.10 Các tiện ích nâng cao 36 BÀI TẬP CHƢƠNG 45 Chƣơng MICROSOFT EXCEL 50 2.1 Giới thiệu Excel 50 2.2 Tạo lập trang bảng tính 55 2.3 Quản lý WorkBook WorkSheet 59 2.4 Định dạng in ấn bảng tính 61 2.5 Sử dụng hàm Excel 65 2.5.1 Khái niệm hàm 65 2.5.2 Các loại hàm 65 2.5.3 Cách sử dụng hàm 65 2.5.4 Các hàm 66 2.6 Cơ sở liệu 72 2.6.1 Khái niệm CSDL 72 2.6.2 Tạo CSDL 73 2.6.3 Sắp xếp 73 2.6.4 Tìm kiếm đặt lọc liệu 73 2.6.5 Tính tổng theo nhóm 75 2.6.6 Một số hàm tính tốn 77 2.7 Giải toán quy hoạch Solver 78 2.8 Biểu đồ đồ thị 83 BÀI TẬP CHƢƠNG 88 Chƣơng MICROSOFT POWERPOINT 100 3.1 Giới thiệu Microsoft PowerPoint 100 3.2 Các thao tác 101 3.2.1 Tìm hiểu workspace 101 Giáo trình Tin sở 3.2.2 Thêm slide 102 3.2.3 Nhập nội dung vào slide 103 3.2.4 Tạo ghi 105 3.2.5 Tạo mẫu thiết kế theo chủ đề 107 3.2.6 Cách chèn hình ảnh thành phần khác 112 3.3 Cách sử dụng biểu đồ, đồ thị bảng biểu 115 3.3.1 Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt 115 3.3.2 Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 116 3.4 Chèn âm lời thoại 120 3.5 Định dạng thuyết trình 122 3.6 In ấn 125 BÀI TẬP CHƢƠNG 126 Giáo trình Tin sở Chƣơng MICROSOFT WORD 1.1 Giới thiệu chung Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thƣờng tập hợp câu có tính trọn vẹn nội dung hồn chỉnh hình thức, có tính liên kết chặt chẽ hƣớng tới mục tiêu giao tiếp định Tùy theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nƣớc mà văn có nội dung hình thức thể khác Phần mềm xử lý văn đƣợc sử dụng để thao tác tài liệu văn bản, chẳng hạn nhƣ đơn xin việc hay báo cáo Một số chức phần mềm xử lý văn bản: - Tạo, chỉnh sửa, lƣu trữ in ấn tài liệu Sao chép, dán, di chuyển xóa văn tài liệu Định dạng văn nhƣ loại font chữ, in đậm, gạch chân nghiêng Tạo chỉnh sửa bảng Chèn yếu tố từ phần mềm khác nhƣ hình ảnh minh họa Sửa lỗi tả ngữ pháp Xử lý văn bao gồm số cơng cụ để định dạng trang Ví dụ, ta xếp văn theo dạng cột, thêm số trang… Một phần mềm xử lý văn đƣợc sử dụng rộng rãi phần mềm Microsoft Office Word hãng Microsoft Office Tài liệu trình bày Microsoft Office Word phiên 2010 Để khởi động Word ta làm theo cách sau: - Cách 1: Nháy chọn Start, chọn Microsoft Office Word 2010 - Cách 2: Nháy đúp vào biểu tƣợng Microsoft Office Word 2010 hình - Cách 3: Nháy đúp vào tập tin (file) word có sẵn để mở Giáo trình Tin sở Hình 1.1: Các thành phần hình Word 2010 Các thành phần mô tả bảng sau: Tên Thanh tiêu (Title bar) Mơ tả Ở phía cửa sổ chƣơng trình hiển thị tên tài liệu chƣơng trình Các nút phía bên phải tiêu đề đƣợc sử dụng đề để có đƣợc giúp đỡ; thay đổi hiển thị Ribbon; nút thu nhỏ cửa sổ (Minimize), nút phóng to/thu nhỏ (Maximize\Restore), nút đóng cửa sổ (Close) Thanh cơng cụ truy cập nhanh Xuất phía bên trái tiêu đề chứa lệnh thƣờng (Quick Access đƣợc sử dụng, độc lập tab hiển thị Ribbon toolbar) Ribbon Nằm bên dƣới tiêu đề, bao gồm nhiều thẻ (tab), tab có chứa nhóm (group) lệnh có liên quan Các nút lệnh có liên quan với đƣợc gom vào nhóm Nhiều nhóm có chung tác vụ đƣợc gom vào thẻ Panel điều hƣớng Ở phía bên trái cửa sổ chƣơng trình cho phép ta điều hƣớng (Navigation pane) tài liệu dài, tìm kiếm văn cụ thể tổ chức nội dung văn Vùng soạn thảo (Document Bên dƣới giao diện Ribbon hiển thị nội dung tài liệu Windows) Giáo trình Tin sở Tên Con trỏ (Cursor) Mô tả Dấu nhấp nháy trỏ vùng soạn thảo cho biết vị trí văn (hay đối tƣợng) ta nhập vào Thanh cuộn Dọc theo phía bên phải phía dƣới cửa sổ tài liệu cho phép ta (Scroll bars) duyệt qua phần lại tài liệu Ở dƣới cửa sổ chƣơng trình, hiển thị thơng tin tài liệu (số Thanh trạng thái trang, số từ, …) Các nút cơng cụ phía bên phải trạng (Status bar) đƣợc sử dụng để trình bày hình, phóng to/thu nhỏ vùng soạn thảo Chế độ hiển thị Dùng xem văn dƣới nhiều chế độ khác (View) Cách nhập văn Giữa từ phải có khoảng trắng (space) Một câu phải bắt đầu ký tự in hoa kết thúc dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) - Một đoạn văn kết thúc phím Enter Cách chọn văn (Selection) - Chọn toàn văn bản: CTRL + A Chọn đoạn văn bản: tổ hợp phím SHIFT + phím dịch chuyển trỏ Thốt khỏi hình làm việc Word: - - Cách 1: Click vào biểu tƣợng có dấu Cách 2: Chọn File\Exit Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 vị trí bên phải hình Trước cần phải lưu nội dung tệp tin làm việc vào đĩa, khơng bị liệu Tuy nhiên, ta chưa lưu lại tệp tin Word thơng báo nhắc nhở trước Hình 1.2: Hộp thoại đóng tệp tin chưa lưu Save: lƣu liệu thoát khỏi chƣơng trình ứng dụng Don’t Save: khỏi chƣơng trình ứng dụng mà không lƣu liệu Cancel: hủy bỏ lệnh, trở chƣơng trình ứng dụng Quy trình chung để soạn thảo văn bản: Soạn thảo, định dạng, trang trí, hồn thiện, lƣu trữ, kết xuất, phân phối 1.2 Thao tác với tệp văn Nhấn chuột vào nút File góc bên trái cửa sổ Word 2010: - Save: Lƣu file (CTRL + S) Giáo trình Tin sở - Save As: Lƣu thành file Open: Mở file lƣu (CTRL + O) Close: Đóng file (CTRL + F4) Recent: Các file văn mở gần New: Mở file (CTRL + N) Print: In ấn (CTRL + P) Exit: Thoát khỏi word (ALT + F4) 1.3 Sao chép, cắt dán a) Sao chép văn bản: Tạo văn giống với văn đƣợc nhập trƣớc Thao tác: - Chọn văn chép - Ấn tổ hợp phím CTRL + C - Dịch trỏ đến vị trí cần chép đến - Ấn tổ hợp phím CTRL + V b) Di chuyển văn bản: di chuyển văn đƣợc nhập trƣớc tới vị trí khác Thao tác: - Chọn văn di chuyển Ấn tổ hợp phím CTRL + X Dịch trỏ đến vị trí cần dịch chuyển đến Ấn tổ hợp phím CTRL + V Ngồi ta sử dụng biểu tƣợng thẻ Home để chép, di chuyển Hình 1.3: Bộ nhớ đệm Clipboard 1.4 Định dạng văn a) Định dạng ký tự Cho phép định dạng ký tự đƣợc nhập: Font chữ (font), cỡ chữ (size), kiểu chữ (style), màu chữ (color), gạch chân (underline), hiệu ứng khác (effects)… Thao tác: Bôi đen phần ký tự cần định dạng - Cách 1: Sử dụng biểu tƣợng thẻ Home tổ hợp phím tắt Hình 1.4: Nhóm biểu tượng định dạng ký tự Giáo trình Tin sở Chức biểu tượng mô tả bảng sau: Biểu tƣợng Chức Phím tắt Chọn lại font chữ khác CTRL + SHIFT + F Chọn lại cỡ chữ khác CTRL + SHIFT + P Tăng 2pt so với cỡ chữ hành CTRL + ] Giảm 2pt so với cỡ chữ hành CTRL + [ Chuyển đổi loại chữ: in SHIFT + F3 hoa, in thƣờng, ký tự đầu in hoa… Chữ đậm CTRL + B Chữ nghiêng CTRL + I Chữ gạch chân CTRL + U Kẻ ngang chữ Tạo số dƣới (H2O) CTRL + = Tạo số (AX2) CTRL + SHIFT + + Đánh dấu chữ Chọn màu chữ - Cách 2: Vào menu Home\Font Ctrl + D, xuất hộp thoại: Hình 1.5: Hộp thoại định dạng ký tự Font: Chọn font chữ Font style, Size: Chọn kiểu chữ, cỡ chữ Giáo trình Tin sở Font Color: Chọn màu chữ Underline style, Underline color: Chọn kiểu, màu đƣờng gạch dƣới Effects: Các hiệu ứng b) Định dạng đoạn văn Đoạn văn (Paragraph) phần văn đƣợc kết thúc phím Enter Có thể thực định dạng đoạn trƣớc sau gõ văn • Canh lề đoạn văn bản: Là cách trình bày đoạn văn so với lề trang in Ví dụ: Đoạn văn canh thẳng lề trái Đoạn văn canh thẳng lề phải Đoạn văn canh Đoạn văn canh thẳng bên lề Thao tác: - Chọn đoạn văn cần định dạng - Sử dụng menu Home\Paragraph Hình 1.6: Nhóm biểu tượng định dạng đoạn Biểu tƣợng Chức Phím tắt Canh thẳng lề trái CTRL + L Canh CTRL + E Canh thẳng lề phải CTRL + R Canh thẳng bên lề CTRL + J Giáo trình Tin sở 1) Tạo tệp tin Main word 2) Tạo tệp tin nguồn liệu Excel với cột có tên tƣơng ứng (chú ý tên cột không nên viết dấu tiếng Việt phải bắt đầu liệu cell A1) Tệp liệu ta tạo Word, nhiên thể excel ta có lợi bảng liệu có hỗ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp 3) Mở tệp tin main chính: chọn Maillings\Start Mail Merge\Step by Step Mail Merge Wizard… 4) Bấm chọn Step by Step Mail Merge Wizard… ô Mail Merge chọn Option Letters, bấm Next: Starting document 5) Đánh dấu tích Use the current document, bấm Next: Select recipients 6) Đánh dấu tích mục Use an existing list Chọn Browse Tìm chọn file liệu exel nguồn\ chọn Open Chọn sheet chứa liệu tạo\ok Chọn ok click Next: Write your letter 7) Đặt trỏ vào vị trí cần chèn, click More items… chọn trƣờng tƣơng ứng chọn insert/close Chèn hết trƣờng vào văn bấm chọn Next: Preview letters Tiếp tục chọn Next: Complete the merge Hồn tất q trình trộn văn 1.9.2 In ấn văn Thao tác: vào menu File\Print nhấn tổ hợp phím Ctrl+P Hình 1.52: Xem trước trang in in văn 35 Giáo trình Tin sở CHỨC NĂNG STT Gọi lệnh in Số in lần in Chọn máy in Nhấn vào để chọn thuộc tính máy in Phạm vi in Nhập vào số trang cần in Chế độ in giấy (một mặt, hai mặt,…) Thứ tự in Hƣớng giấy in 10 Khổ giấy in 11 Canh lề giấy in 12 Số trang văn in trang giấy 13 Thiết lập trang in 14 Trang tổng số trang văn 15 Phóng to/thu nhỏ văn xem trƣớc in 16 Màn hình Print Preview 1.10 Các tiện ích nâng cao 1.10.1 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt Lỗi đánh dấu tiếng Việt có đường sóng gạch chân Thực khơng phải lỗi mà chức sốt lỗi tả ngữ pháp tiếng Anh Nó khơng xuất in Tuy nhiên, nhìn vào rối mắt nên ta bỏ cách vào File\Options\Proofing bỏ dấu kiểm dòng Check grammar as you type Nhấn OK Lỗi gõ tiếng Việt bị lỗi dấu cách Trƣờng hợp chế độ cắt dán thông minh Word Để khắc phục trƣờng hợp cần tắt chế độ cắt dán thông minh Vào menu File\Options\Advanced bỏ đánh dấu mục Use smart cut and paste Nhấn OK 1.10.2 Tạo ghi Thao tác: - Bƣớc 1: Bơi đen dịng hay đoạn văn muốn thêm ghi - Bƣớc 2: Chọn tab Review → New Comment, xuất ô comment - Bƣớc 3: Nhập nội dung ghi vào ô Comment, nhập xong nhấn chuột khoảng trống văn Word Chỉnh sửa Comment: Nhấn chuột phải vào dòng/đoạn văn tạo Comment, chọn Edit Comment đặt trỏ chuột vào ô Comment sửa nội dung 36 Giáo trình Tin sở Để xóa Comment: Nhấn chuột phải vào dòng, đoạn văn tạo ghi chọn Delete Comment đặt trỏ chuột vào dòng/đoạn văn tạo Comment chọn Review → Delete 1.10.3 Tạo bảng mục (Mục lục) Với tài liệu dài ta cần phải tạo mục lục Khi có sửa đổi làm xê dịch lại số trang, thay đổi tiêu đề ta việc cập nhật tạo lại Cách dễ để thiết lập tài liệu nhằm mục đích tạo mục lục sử dụng Style có tên cho đề mục Áp dụng Style cho tiêu đề (tên chƣơng, tên mục) muốn xuất mục lục Cách thực hiện: - Đặt trỏ vị trí bảng mục lục xuất hiện; - Chọn thẻ References, chọn Table of Contents; - Chọn kiểu mục lục Built-In, chọn Custom Table of Contents… xuất hộp thoại Table of contents: Hình 1.53: Hộp thoại tạo mục Chọn Show page number: số trang chƣơng, mục Chọn Right align page number: số trang nằm bên phải Show levels: số cấp mục lục 1.10.4 Lƣu văn dƣới kiểu tệp khác Thao tác: Chọn File\Save as (hoặc File\Save), xuất hộp thoại Trong Save as type chọn: - Word Document (*.docx): Lƣu tài liệu file word phiên 37 Giáo trình Tin sở - Word 97-2003 Document (*.doc): Lƣu tài liệu file word với phiên cũ phiên PDF (*.pdf): lƣu tài liệu file pdf Rich Text Format (*.rtf): Lƣu tài liệu file rtf Tƣơng tự với lựa chọn cịn lại Hình 1.54: Chọn kiểu lưu tệp 1.10.5 Đặt mật để kiểm soát truy nhập tệp văn Thao tác: Mở hộp thoại Save as chọn Tools, chọn General Options…, xuất hộp thoại: Hình 1.55: Hộp thoại General Options 38 Giáo trình Tin sở Điền mật để mở file text Password to open, mật để chỉnh sửa nội dung file Password to modify nhấn OK Xuất hộp thoại yêu cầu ta nhập lại mật khẩu, nhấn OK Xuất cửa sổ yêu cầu lƣu lại file vừa đặt password, chọn Save để lƣu tài liệu 1.10.6 Điều chỉnh tùy biến thƣờng dùng word Nhấn menu File, sau chọn Options, xuất hộp thoại: Trên thẻ Advanced Thẻ Advanced có nhiều tùy chọn đƣợc chia làm nhiều nhóm chức rõ ràng Dƣới số tùy chọn cần quan tâm: - Trong phần Display, dòng “Show this number…” để xác định số lƣợng file mở gần hiển thị menu Home; dòng “Show measurement in units of” để đổi đơn vị đo - Trong phần Cut copy and paste, ta xác định cách xếp hình so với chữ ta thƣờng áp dụng cho việc chèn hình dịng “Insert/paste picture as” - Trong phần word, bấm phím Insert bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite) - Trƣớc sửa đổi tài liệu, ta nên backup file word để sau sử dụng lại cần Để word tự động làm điều này, ta đánh dấu kiểm dòng “Always create backup copy” phần Save - Cũng phần Save, ta đánh dấu kểm dịng “copy remotely stored files…” Điều có ý nghĩa ta làm việc với file lƣu trữ mạng file đƣợc chép vào đĩa, ta lƣu lại thay đổi, nội dung file mạng đƣợc cập nhật Hình 1.56: Thẻ Advanced 39 Giáo trình Tin sở Trên thẻ Save Hình 1.57 Thẻ Save Trên thẻ Display Hình 1.58: Thẻ Display 40 Giáo trình Tin sở Trên thẻ Popular Hình 1.59: Thẻ Popular 1.10.7 Soạn thảo thông điệp Thông điệp thông tin cần truyền đƣợc mã hố dƣới dạng ngơn ngữ nhƣ: hội hoạ, điêu khắc, lời văn, thi ca, nhạc điệu, ánh sáng, biểu tƣợng Phải tuỳ theo đối tƣợng nhận tin, phƣơng tiện truyền thông mà lựa chọn ngôn ngữ phù hợp Yêu cầu nội dung thông điệp: ngắn gọn, lƣợng thông tin cao, mang tính nghệ thuật, phù hợp với đối tƣợng nhận tin tâm lý, thị hiếu, văn hoá, thời gian không gian nhận tin Bố cục thông tin: hợp lý, logic để nâng cao tính thuyết phục Hình thức thơng tin: trình bày thơng tin tốt nâng cao hiệu truyền thông Do vậy, cần áp dụng nghệ thuật hội hoạ, âm nhạc, kết hợp màu sắc hình ảnh để nâng cao tính hấp dẫn thông tin Hướng dẫn soạn thảo thông báo Mẫu thông báo biểu mẫu đƣợc sử dụng thƣờng xuyên quan, doanh nghiệp, đơn vị cần thông báo vấn đề, nội dung đƣợc soạn thảo theo quy tắc văn hành Cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý thể tác phong làm việc chuyên nghiệp đơn vị Nội dung vào nơi đƣợc thông báo gửi tới trực tiếp để thông báo (nếu cần) 41 Giáo trình Tin sở Hình 1.60: Cách bố trí soạn thơng báo 42 Giáo trình Tin sở 1.10.8 Soạn xử lý văn hành mẫu Hình 1.61: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 43 Giáo trình Tin sở Ví dụ: 44 Giáo trình Tin sở BÀI TẬP CHƢƠNG Bài 1 Bật tắt thƣớc menu View \ Ruler Chọn đơn vị đo Centimeters File \ Options, mục Advanced Nhập vào đoạn thơ sau lƣu với tên Baiword1.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ ÁO TRẮNG Lâu khơng thăm xóm đạo Từ ngày binh lửa xóa quê hƣơng Khói bom che lấp chân trời cũ Che trƣờng xƣa giáo đƣờng Mười năm cũ em cịn học Áo trắng điểm tơ đời nữ sinh Hoa tím cài dun lên áo trắng Em gái tuổi băng trinh Trường anh ngó mặt giáo đường Gác chuông thương nhớ lầu chuông Buồn bã thay chuông nhạc đạo Rộn rã thay chuông nhà trường Lần anh ghiền nghe tiếng chuông Làm thơ sầu muộn dệt tình thƣơng Để nghe khe khẽ lời em nguyện Thơ thẩn chờ em trƣớc thánh đƣờng Mỗi lần tan lễ chng ngừng đỗ Hai bóng lối E lệ em cầu kinh nho nhỏ Ngại ngùng anh đứng lại không Sau mười năm lẻ anh học Nức nở chuông đường buổi biệt ly Rộn rã hồi chng xóm đạo Tiễn nàng áo trắng bước vu quy 45 Giáo trình Tin sở Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword2.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword3.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ 46 Giáo trình Tin sở Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword4.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ 47 Giáo trình Tin sở Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword5.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword6.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ 48 Giáo trình Tin sở Bài Nhập đoạn văn sau lƣu với tên Baiword7.docx thƣ mục tên bạn thuộc ổ đĩa D:\ 49 ... 41 Giáo trình Tin sở Hình 1. 60: Cách bố trí soạn thơng báo 42 Giáo trình Tin sở 1. 10.8 Soạn xử lý văn hành mẫu Hình 1. 61: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 43 Giáo trình Tin sở Ví dụ: 44 Giáo. .. Word 2 010 - Cách 2: Nháy đúp vào biểu tƣợng Microsoft Office Word 2 010 hình - Cách 3: Nháy đúp vào tập tin (file) word có sẵn để mở Giáo trình Tin sở Hình 1. 1: Các thành phần hình Word 2 010 Các... Hình 1. 56: Thẻ Advanced 39 Giáo trình Tin sở Trên thẻ Save Hình 1. 57 Thẻ Save Trên thẻ Display Hình 1. 58: Thẻ Display 40 Giáo trình Tin sở Trên thẻ Popular Hình 1. 59: Thẻ Popular 1. 10.7