Chuyên đề kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong công ty cổ phần sữa viết nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN-KIỂM TỐN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIẾT NAM GVHD: SVTH: Lớp: Trần Thị Giang Tân Mai Đức Nghĩa Bùi Thị Hồng Quyên Trần Việt Tân KI4 Năm 2010 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MỤC LỤC CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM (VINAMILK) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.2 Đặc điểm kinh doanh công 1.2.1 Gíới thiệu cơng ty 1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 1.3 Cơ cấu tổ chức .4 1.4 Các phịng ban cơng ty .6 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10 1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10 1.2 Quy trình mua hàng cơng ty sữa Việt Nam 11 1.3 Thực trạng mơi trường kiểm sốt nội cơng ty 15 CHƯƠNG III NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ .20 1.1 Nhận xét 20 1.1.1 Những mặt tích cực hệ thống KSNB 20 1.1.2 Những mặt hạn chế .22 1.2 Kiến nghị 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM ( VINAMILK ) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Năm 1976, lúc thành lập, Cơng ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên Cơng ty Sữa - Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm nhà máy thuộc ngành chế biến thực phẩm:  Nhà máy Sữa Thống Nhất;  Nhà máy Sữa Trường Thọ;  Nhà máy Sữa Dielac;  Nhà máy Cà Phê Biên Hoà Năm 1982, Công ty Sữa - Cà phê Miền Nam chuyển giao Bộ Công nghiệp thực phẩm đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I Năm 1989 xí nghiệp Liên hiệp sữa – cà phê – bánh kẹo I nhà máy trực thuộc:  Nhà máy Sữa Thống Nhất  Nhà máy Sữa Trường Thọ  Nhà máy Sữa Dielac Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa sản phẩm từ sữa Năm 1994, công ty sữa Việt Nam ( Vinamilk ) xây dựng thêm nhà máy sữa Hà Nội để phát triển thị trường miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên nhà máy:  Nhà máy Sữa Thống Nhất  Nhà máy Sữa Trường Thọ  Nhà máy Sữa Dielac LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Nhà máy Sữa Hà Nội Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định Quy Nhơn đời, góp phần thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu dùng khu vực miền Trung Năm 2000, Công ty tiến hành xây dựng thêm:  Nhà máy sữa Cần Thơ  Xí nghiệp Kho vận; Tháng 12/2003, Cơng ty chuyển sang hình thức Cơng ty cổ phần, thức đổi tên Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều lệ Công ty lên 1.590 tỷ đồng Tháng 06/2005: Cơng ty mua lại phần vốn góp đối tác Cơng ty Sữa Bình Định sáp nhập vào Vinamilk Ngày 30/06/2005: công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An Những thành tích đạt được: Trải qua trình hoạt động phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk trở thành doanh nghiệp dẫn đầu ngành công nghiệp chế biến sữa Việt Nam Những danh hiệu Vinamilk nhận là:  Danh hiệu Anh Hùng Lao Động  Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba  Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 - 2004 (do bạn đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn)  Giải thưởng sáng tạo khoa học cơng nghệ Tổ chức sở hữu trí tuệ giới (WIPO World Intellectual Property Organization) năm 2000 năm 2004  Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba chủ tịch nước Trần Đức Lương trao tặng có thành tích xuất sắc sản xuất kinh doanh năm liền từ năm 2000 - 2004 1.2 Đặc điểm kinh doanh công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1.2.1 Gíới thiệu cơng ty Công ty cổ phần sữa Việt Nam thành lập sở định số 155/2003 QĐBCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 Công nghiệp việc chuyển doanh nghiệp nhà nước công ty sữa Việt Nam thành công ty cổ phần sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty số 4103001932 sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày tháng 12 năm 2003 công ty doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công Nghiệp Vốn Điều lệ Công ty Sữa Việt Nam nay: 1.590.000.000.000 VND 1.2.2 Ngành nghề kinh doanh  Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác;  Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất nguyên liệu  Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; Kinh doanh kho bãi, bến bãi; Kinh doanh vận tải hàng tơ; Bốc xếp hàng hố;  Sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café rangxay- phin - hoà tan;  Sản xuất mua bán bao bì, in bao bì;  Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa  Phòng khám đa khoa 1.3 Cơ cấu tổ chức LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com P.KT P.HĐKS Phó Tổng Giám đốc P.ĐT P.IT P.KD Phó Tổng Giám đốc P.MKT P.PTKH kiêm Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc P.KSNB Phó Tổng Giám đốc kiêm Phó Tổng Giám đốc kiêm P.PTNL Ban kế tốn tổng hợp; ban kế tốn cơng nợ phải thu, ban kế tốn cơng nợ phải trả, ban kế toán hàng tồn kho; ban kế toán thuế; ban kế toán giá thành Ban quản lý nhãn hiệu, ban quản lý kinh doanh; ban quản lý hoạt động Ban đầu tư dự án; ban đầu tư tài Ban nghiệp vụ; ban hỗ trợ; ban lập trình; ban network + BDA Ban HTTM; ban PTNLKD; ban TNKD; bán hàng cà phê, kênh đại; kênh Ka; ban CSKH; kinh doanh miền Bắc, Trung Tây; bán hàng miền HCM, miền Đông Ngành hàng; tác nghiệp MKT; đối ngoại; nghiên cứu thơng tin thị trường (Phịng phát triển khách hàng) Ban phát triển vùng nguyên liệu công ty; nhà máy CT TNHH MTV BSVN P.XDCB Ban tài kế tốn; ban xây dựng P.KTCĐ Ban khí; ban điện P.KTCN Ban công nghệ CT TNHH MTV ĐBSQT Ban tài kế tốn; ban điều phối DA; ban quản lý DA P.KH Ban hoạch định sản xuất; ban thống kê P.XNK Ban xuất khẩu; ban NVL-bao bì; ban MMTB; ban khai báo hải quan TTNCPT Ban quản lý hệ thống chất lượng; ban nghiên cứu sản phẩm P.NS Ban QHNS; ban TL&PL; ban TD; ban ĐT&PT P.HCTH Ban NC-TH; ban HC-QT; ban VT-LT; ban thông tin P.KĐK Kinh doanh; kế tốn; hành chính; Public Relation:phịng khám chun khoa NM (*) Phân xưởng; ban; tổ; nhóm XNKV Ban kế toán; ban HC-NS; ban kho; ban diều phối, đội xe; ban kỹ thuật (*): N/mCHAT Thống Nhất,LUONG Trường Thọ, Dielac, Sài Gịn, Hà: Nội, Cầnluanvanchat@agmail.com Thơ, Bình Định, Nghệ An, LUAN VAN download add Cà phê Sài Gòn, Tiên Sơn 1.4 Các phịng ban cơng ty Phịng Kinh doanh:  Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược kế hoạch kinh doanh, theo dõi thực kế hoạch kinh doanh;  Nghiên cứu, xây dựng phát triển mạng lưới kênh phân phối, sách phân phối, sách giá cả;  Đề xuất biện pháp chiến lược sản phẩm;  Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa số liệu, dự đoán nhu cầu thị trường Phòng Marketing:  Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho sản phẩm nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến  Xây dựng thực hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;  Phân tích xác định nhu cầu thị trường để cải tiến phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Thực thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích liệu liên quan đến thị trường đối thủ cạnh tranh; Phòng Nhân sự:  Điều hành quản lý hoạt động Hành Nhân tồn Cơng ty;  Thiết lập đề kế hoạch chiến lược để phát triển nguồn nhân lực;  Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành hoạt động hành nhân  Làm việc chặt chẽ với phận Hành Nhân Chi nhánh, Nhà máy nhằm hỗ trợ họ vấn đề hành nhân cách tốt nhất;  Xây dựng nội quy, sách hành nhân cho tồn Cơng ty;  Tổ chức thực giám sát việc thực quy chế, sách hành chính, nhân phù hợp với thực tế Công ty với quy định, chế độ hành Nhà nước;  Tư vấn cho nhân viên Công ty vấn đề liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ nhân viên Cơng ty Phịng Dự án:  Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mở rộng sản xuất cho nhà máy;  Quản lý giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản cố định;  Quản lý giám sát cơng tác xây dựng tồn Cơng ty;  Xây dựng, ban hành giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;  Nghiên cứu, đề xuất phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng xây dựng cơng trình theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;  Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;  Lập kế hoạch tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượng đáp ứng tiêu chuẩn Cơng ty đề cho dự án Phòng Cung ứng điều vận LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Xây dựng chiến lược, phát triển sách, quy trình cung ứng điều vận;  Thực mua sắm, cung cấp toàn nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật;  Thực công tác xuất nhập cho tồn Cơng ty, cập nhật vận dụng xác, kịp thời quy định, sách liên quan Nhà nước ban hành;  Dự báo nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa xuất hiệu quả;  Nhận đơn đặt hàng khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi cơng nợ khách hàng; Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng Phát triển Sản phẩm:  Nghiên cứu, quản lý, điều hành nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất cải tiến chất lượng sản phẩm;  Chịu trách nhiệm công tác đăng ký công bố sản phẩm, công tác đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ ngồi nước;  Xây dựng giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế nước (ISO, HACCP);  Thiết lập, quản lý, giám sát thực quy trình cơng nghệ, quy trình sản xuất quy trình đảm bảo chất lượng;  Nghiên cứu tìm hiểu thị trường, nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng để phát triển sản phẩm phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Phòng khám Đa khoa  Khám, tư vấn dinh dưỡng sức khỏe cho người bệnh (khách hàng), tư vấn sản phẩm Công ty cho khách hàng;  Tư vấn dinh dưỡng gián tiếp cho người bệnh (khách hàng) qua điện thoại cho thân nhân;  Phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng phát triển sản phẩm việc đưa sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với nhu cầu cần thiết khách hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Các nhà máy:  Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP;  Quản lý toàn sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý vấn đề an tồn lao động, phòng cháy chữa cháy Nhà máy;  Thực kế hoạch sản xuất đảm bảo số lượng chất lượng Xí nghiệp Kho vận:  Thực việc giao hàng thu tiền hàng theo Hóa đơn bán hàng;  Quản lý tồn sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn;  Tiếp nhận, xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập nội địa, sản phẩm Công ty sản xuất;  Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;  Thực công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ tồn đọng Các chi nhánh:  Đề xuất, cải tiến sản phẩm chất lượng, mẫu mã đa dạng hóa sản phẩm;  Xây dựng phương hướng hoạt động phát triển Chi nhánh;  Giám sát việc thực định, chủ trương, sách Công ty đề ra; Đảm bảo hoạt động Chi nhánh tuân thủ luật pháp quy định Nhà nước;  Chỉ đạo giám sát hoạt động Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng Chi nhánh;  Chỉ đạo giám sát hoạt động Ban Kế toán, Ban Cung ứng điều vận;  Quản lý tiền-hàng cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng Phịng Kiểm sốt Nội  Kiểm sóat việc thực quy chế, sách, thủ tục Công ty đề phận Công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn khắc phụ, giảm thiểu rủi ro, cải tiến nâng cao hiệu họat động Công ty; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 1.1 Nguyên vật liệu Khi nói đến mua hàng cơng ty sản xuất công ty cổ phần sữa Việt Nam phải nói tới ngun vật liệu chiếm phần lớn trình sản xuất Các nguyên vật liệu sử dụng nước sữa bò tươi, đường tinh luyện, dầu thực vật, đậu nành hạt, café hạt… Nguyên liệu nhập khẩu: sữa bột, dầu bơ… Danh sách số nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty: STT NGUYÊN LIỆU NHÀ CUNG CẤP Sữa bột loại Hoogwert Newzealand Milk Products LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Olam International Ltd Sữa tươi Trung tâm bị giống Tun Quang Hộ nơng dân Đường Công ty thực phẩm công nghệ TP.HCM Công ty đường Biên Hịa Cơng ty Ld mía đường Nghệ An Cơng ty mía đường Bourbon Tây Ninh Olam international Ltd Itochu corporation Thiếc loại Titan Steel Co Cơng ty Perstima Bình Dương 1.2 Quy trình mua hàng cơng ty sữa Việt Nam Việc kiểm sốt qúa trình thu mua hàng hố, dịch vụ gắn liền với việc quản lý phần lớn chi phí doanh nghiệp Hàng hoá, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, khối lượng hàng hoá, dịch vụ mua nhân tố định mức dự trữ hàng tồn kho Mặt khác,việc đầu tư vào hàng kho nhân tố chủ yếu đánh giá lợi tức vốn đầu tư Ngoài ra, chức thu mua cịn có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động nhận hàng, lưu kho, bán phế liệu tốn Do đó, kiểm sốt quy trình mua hàng tốn tiền hàng cần doanh nghiệp quan tâm thích đáng Q trình mua hàng công ty thực theo sơ đồ sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phiếu xin mua hàng Không đồng ý Duyệt Đồng ý Liên hệ nhà cung cấp Xét chọn nhà cung cấp Kiểm tra, ký duyệt Không đồng ý Đồng ý Mua hàng, đặt hàng ký kết hợp đồng Kiểm tra Không đạt Khiếu nại nhà cung ứng Đạt LUAN VAN CHAT LUONG download Hàng nhập kho : add luanvanchat@agmail.com LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khi có nhu cầu hàng hố, dịch vụ, vật tư kỹ thuật phận có nhu cầu tiến hành lập phiếu xin mua hàng phiếu xin mua hàng khẩn ( áp dụng trường hợp mặt hàng, dịch vụ phải cung cấp ngày hôm sau ngày đề nghị) Phiếu xin mua hàng phải có đầy đủ chữ ký phận: phận đề nghị, phụ trách phận đề nghị duyệt, thủ kho ký xác nhận vật tư, hàng hố, hay dịch vụ khơng cịn tồn tồn không đáp ứng đủ nhu cầu, để tránh trường hợp hàng hoá kho tồn song thực mua chữ ký thủ trưởng đơn vị duyệt Phiếu xin mua hàng đầy đủ chữ ký phê duyệt chuyển tới phận hành chính, sau phận hành có trách nhiệm chuyển cho phận vật tư Bộ phận phụ trách vật tư tiếp nhận phiếu xin mua hàng từ phận có nhu cầu, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ đáp ứng yêu cầu sau xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Tất giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào tồn Cơng ty phải tn thủ “Quy trình chọn nhà cung cấp ký kết hợp đồng kinh tế” cụ thể sau: Kiểm tra mẫu hàng hóa giới thiệu dịch vụ : Khi phát sinh hàng hóa mới, thêm nhà cung cấp cho hàng hóa sử dụng phải thực qui định kiểm tra mẫu sau: Hàng hóa ban hành yêu cầu kỹ thuật: nhà cung cấp gửi mẫu cho phịng xuất nhập cơng ty Phịng xuất nhập công ty lập phiếu đề nghị kiểm tra mẫu nguyên vật liệu /bao bì để chuyển nhà máy kiểm tra thông báo kết Chào giá/ mời thầu : Khi có nhu cầu mua hàng, tùy theo tính chất mua hàng hàng hóa, dịch vụ, nhân viên nghiệp vụ đề xuất cho người có thẩm quyền (Giám đốc đơn vị, Phó Tổng Giám đốc phụ trách KHXNK Tổng Giám đốc) định hình thức chào giá cạnh tranh cho lần mua hàng mời thầu cung ứng mặt hàng yếu, giá trị lớn, có yêu cầu ổn định giá cả, chất lượng, cung cấp thời gian dài Duyệt chọn nhà cung cấp:  Đối với trường hợp mời thầu: Sau nhận Hồ sơ dự thầu Nhà cung cấp, Tổ xét thầu (Bao gồm người có thẩm quyền Ban có nhu cầu đấu thầu, P.KT) tiến hành xét thầu lập Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu, trình Tổng Giám đốc phê duyệt  Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn bảng chào giá khả Nhà cung cấp, đơn vị chức lập Tờ trình xét duyệt giá chọn nhà cung cấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt Thẩm quyền duyệt chọn nhà cung cấp Tổng Giám đốc qui định theo ủy quyền/ phân cấp quản lý hành Công ty Người định chọn nhà cung cấp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc định Trong số trường hợp, (ví dụ: khơng chọn đơn vị có giá thấp nhất, khơng đủ số lượng chào giá nhà cung cấp theo qui định,…) phải nêu rõ lý do/nguyên nhân Tờ trình xét duyệt giá chọn nhà cung cấp Tất bảng chào giá nhà cung cấp, biên xét giá/mở thầu phải đơn vị phụ trách mua hàng hoá, dịch vụ lưu giữ đầy đủ khoa học cho việc kiểm tra, kiểm tóan nội quan bên theo qui định pháp luật Ký kết hợp đồng kinh tế: Căn vào kết duyệt chọn nhà cung cấp người có thẩm quyền biểu Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu (nếu có) Tờ trình xét duyệt giá chọn nhà cung cấp, đơn vị mua hàng hoá dịch vụ tiến hành sọan thảo ký kết hợp đồng kinh tế Đơn vị thực mua hàng hoá, dịch vụ phải đảm bảo điều khoản hợp đồng ký kết phải chặt chẽ đảm bảo quyền lợi cho Công ty phát sinh tranh chấp Nếu Cơng ty có ban hành hợp đồng chuẩn tư vấn luật sư phịng kiểm sốt nội áp dụng theo mẫu hợp đồng chuẩn Cơng ty Cịn hợp đồng nhà cung cấp sọan thảo nhân viên nghiệp vụ người có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét điều khỏan hợp đồng hợp lý chặt chẽ tuân thủ Luật thương mại hành Tất hợp đồng Công ty giao dịch với bên ngòai phải Trưởng ban kế tóan/Kế tóan trưởng Giám đốc Tài Kế tóan xem xét ký nháy hợp đồng trước trình người có thẩm quyền ký đóng dấu Nhận hàng / Nghiệm thu : Đối với hàng hóa : Có kiểm tra chất lượng hàng hố phận QA Đối với dịch vụ (thiết kế, thi công cơng trình, lắp đặt máy móc thiết bị, tư vấn, đào tạo, đánh giá, dịch vụ khác, …) : phải có biên nghiệm thu chi tiết chứng từ chứng minh dịch vụ cung cấp đạt yêu cầu Trên biên bản, chứng từ phải có kết luận rõ ràng chất lượng công việc thực Biên nghiệm thu phải Giám đốc đơn vị, Phịng ban phê duyệt Đối với hàng hóa khơng tổ chức nhập kho (do nhu cầu cần phục vụ cho chương trình, cơng việc cụ thể) phải có tờ trình nêu rõ phương thức giao nhận, trình lãnh đạo duyệt Việc tổ chức giao nhận tay ba cần phải lập chứng từ giao nhận NCC-Phịng chủ trì-Đơn vị triển khai 1.3 Thực trạng mơi trường kiểm sốt nội công ty 1.3.1 Sự trung thực giá trị đạo đức LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nói đến trung thực giá trị đạo đức Vinamilk có lẽ là vấn đề quan trọng sản phẩm mà công ty cung cấp liên quan trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng Do việc sản xuất sản phẩm tiêu chuẩn chất lượng vấn đề cần quan tâm cơng ty Vì mà công ty xây dựng nhiều quy định giá trị đạo đức yêu cầu nhân viên thực Như nhân viên mua hàng không nhận tiền hoa hồng nhà cung cấp để từ chọn nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn Những quy định không áp dụng cho nhân viên mà cấp quản lý công ty Họ người lập tiên phong việc thực Ngồi cơng ty cịn có nhiều sách cho người lao động để không tạo áp lực mức cho họ công làm họ phải gian lận như:  Đảm bảo công việc đầy đủ cho người lao động, thu nhập người lao động ngày cải thiện Ngoài thu nhập từ lương, người lao động cịn có thêm thu nhập từ lợi nhuận chia theo tỷ lệ sở hữu họ Công ty Cơng ty làm ăn có lãi  Thực đầy đủ, quyền lợi nghĩa vụ người lao động theo với quy định pháp luật  Có sách khen thưởng kịp thời cá nhân tập thể có cơng lao đóng góp cho Cơng ty, có biện pháp kỷ luật cá nhân có hành động ảnh hưởng xấu đến quyền lợi uy tín Cơng ty  Hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi để người lao động tham gia khóa đào tạo ngồi nước nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ;  Đào tạo xếp nguồn nhân lực phù hợp với tình hình phát triển Cơng ty nhằm gia tăng chất 1.3.2 Yêu cầu lực Hầu tồn nhân viên quản lý cơng ty có trình độ cao đẳng đại học trở lên, nhân viên phịng ban cơng ty có kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực mà phịng ban thực Ngồi cơng ty đặt mục tiêu đầu tư đào tạo nguồn nhân lực tri thức cao Một số hoạt động đào tạo Công ty thực hiện:  Công ty chuẩn bị cho nguồn nhân lực trình độ cao tương lai cách gửi em cán bộ, công nhân viên sang học ngành: công nghệ sữa sản phẩm từ sữa; tự động hóa quy trình cơng nghệ sản xuất; máy móc thiết bị sản xuất thực phẩm; quản lý ngành sữa Đến nay, Công ty hỗ trợ cho 50 em cán công nhân viên học theo diện LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Công ty tuyển sinh viên tốt nghiệp loại giỏi trường đại học thành phố Hồ Chí Minh đưa du học chuyên ngành nước ngồi  Những cán cơng nhân viên có yêu cầu học tập Công ty hỗ trợ 50% học phí cho khóa nâng cao trình độ nghiệp vụ 1.3.3 Hội đồng quản trị ủy ban kiểm tốn Nói đến kiểm sốt nội phải nói kiểm tốn nội kiểm tốn nội công cụ giúp phát cải tiến điểm yếu hệ thống quản lý doanh nghiệp Thông qua công cụ này, ban giám đốc hội đồng quản trị kiểm sốt hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả đạt mục tiêu kinh doanh Các thống kê giới cho thấy cơng ty có phịng kiểm tốn nội thường có báo cáo hạn, báo cáo tài có mức độ minh bạch xác cao, khả gian lận thấp hiệu sản xuất kinh doanh cao so với cơng ty khơng có phịng kiểm tốn nội Tuy nhiên, có thực tế Việt Nam khơng phải doanh nghiệp thấy hết lợi ích nguyên nhân chủ quan khách quan mà nhiều công ty cổ phần khơng có phịng kiểm tốn nội cơng ty RTD chưa có phận kiểm tốn nội Tại Vinamilk có phịng kiểm sốt nội riêng thực chức năng, nhiệm vụ sau: Tư vấn kiểm soát kiểm toán hoạt động : - Tư vấn kiểm soát cho Tổng Giám đốc điều hành Phó tổng giám đốc chức cơng ty - Giám sát tiến trình vận hành hệ thống kiểm sốt nội (Cơng ty đơn vị) nhận dạng hội cải tiến hệ thống Đánh giá nguồn lực Công ty để sử dụng moat cách phù hợp , hiệu quả, tránh lãng phí, thất - Làm việc với kiểm tốn độc lập Công ty vấn đề liên quan có u cầu - Đề xuất sách bảo vệ tài sản, nguồn lực công ty sách quản lý rủi ro Kiểm tốn tn thủ pháp luật, nội quy Chính sách Điều hành: - Đảm bảo hoạt động Công ty tuân thủ quy định pháp luật Đảm bảo phòng ban đơn vị tuận thủ quy định pháp luật có liên quan - Đảm bảo công ty kinh doanh phù hợp với đạo đức kinh doanh - Đảm bảo chức công ty thực nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý, hiệu Kiểm tra kế tốn tài chính: - Thực phần chức kiểm sốt tài LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Kiểm tra chất lượng thông tin tài chính, báo cáo kế tóan - Sốt xét tính trung thực hợp lý báo cáo tài theo yêu cầu Tổng Giám đốc Quyền hạn kiểm toán nội bộ: - Được độc lập chun mơn nghiệp vụ q trình thực kiểm tốn trình bày ý kiến kiểm tốn viên báo cáo kiểm tốn - Có quyền u cầu đối tượng kiểm tốn cung cấp thơng tin, tài liệu (không giới hạn) phục vụ cho công tác kiểm toán - Được ký xác nhận báo cáo kiểm toán nội kiểm toán viên lập chịu trách nhiệm thực theo nhiệm vụ kiểm toán giao - Nêu kiến nghị đề xuất ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hồn thiện cơng tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ngăn ngừa sai sót, vi phạm Công ty - Được bảo lưu ý kiến trình bày báo cáo kiểm tốn nội - Giám sát việc thực qui trình kiểm tóan nội 1.3.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành Cơng ty có triết lý kinh doanh mong muốn trở thành sản phẩm yêu thích khu vực, lãnh thổ Vì cơng ty tâm niệm chất lượng sáng tạo người bạn đồng hành Vinamilk Vinamilk xem khách hàng trung tâm cam kết đáp ứng nhu cầu khách hàng Bên cạnh cơng ty áp dụng phong cách quản lý dân chủ để tạo công thoải mái cho nhân viên công ty,dân chủ tính lương quy định tạo mơi trường làm việc lành mạnh công ty.Trọng tâm phong cách quản lý đóng góp ngày nhiều từ phía nhân viên để cơng việc ln tiến triển Các nhà quản lý dân chủ cảm thấy đóng góp nhiều nhân viên mơi trường làm việc họ, nhân viên thấy họ có nhiều quyền sở hữu đó, làm tăng suất hài lịng họ Một người quản lý dân chủ tập trung vào xây dựng đội ngũ, tình đồng nghiệp chan hịa đồng lịng trí nhận nhiệm vụ 1.3.5 Cơ cấu tổ chức Đại hội đồng cổ đơng: Là quan có thẩm quyền cao định vấn đề quan trọng Công ty theo Luật doanh nghiệp Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổ đông quan thông qua chủ trương sách đầu tư dài hạn việc phát triển Công ty, định cấu vốn, bầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quan quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Hội đồng quản trị: Là quan quản lý Cơng ty có tồn quyền nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi Công ty, trừ vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông định Định hướng sách tồn phát triển để thực định Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định sách, nghị hành động cho thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty Ban kiểm sốt: Do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành Công ty Tổng Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, người đại diện theo pháp luật Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty 1.3.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm Tất hàng hóa dịch vụ mua vào có giá trị 50 triệu đồng phải có cơng văn duyệt chủ trương cấp có thẩm quyền theo phân cấp hành phê duyệt Tất hàng hóa dịch vụ mua vào có ký kết hợp đồng kinh tế phải lập Tờ trình duyệt giá chọn nhà cung cấp theo mẫu quy định ngoại trừ việc chọn nhà cung cấp phải thông qua đấu thầu Trong trường hợp không ký hợp đồng kinh tế, Giám đốc đơn vị tổ chức mua phải ghi rõ Tờ trình duyệt giá chọn nhà cung cấp tốn sau nhận hàng hóa dịch vụ đảm bảo chất lượng Riêng hàng hóa dịch vụ mua vào có giá trị nhỏ 10 triệu đồng, hình thức mua sắm tốn đơn giản (nhận hàng trước, trả tiền sau nhà cung cấp xuất hóa đơn đầy đủ), khơng bắt buộc ký hợp đồng kinh tế phải đảm bảo tối thiểu bảng chào giá người có thẩm quyền ký duyệt bảng chào giá 1.3.7 Chính sách nhân Cơng ty quan niệm đào tạo phát triển nguồn nhân lực chiến lược đầu tư cho thành công tương lai công ty Vì thế, nhân viên Vinamilk bạn có hội đào tạo nhằm hịan thiện kỹ năng, kiến thức đáp ứng yêu cầu thách thức LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cơng việc Các khóa đào tạo chun mơn kỹ buổi tham gia huấn luyện thực tế tổ chức thường xuyên ngồi nước Tại Vinamilk, cơng ty vạch đường phát triển nghề nghiệp cụ thể cho nhân viên cơng ty mang đến chương trình đào tạo phù hợp giúp nhân viên nâng cao hiệu làm việc Một hiệu làm việc nhân viên nâng cao, nhân viên giao phó cơng việc thử thách với hỗ trợ tích cực từ đồng nghiệp cấp trên, mục tiêu nghề nghiệp nhân viên chắn chắn thành thực CHƯƠNG III NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ 1.1 Nhận xét Vai trị, vị trí Hệ thống kiểm sốt nội cơng tác quản lý doanh nghiệp dần khẳng định kinh tế Việt Nam ngày phát triển, yêu cầu quản lý ngày phức tạp, xu hội nhập mở cửa diễn mạnh mẽ Qua trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội hai Cơng ty cổ phần rút số nhận xét sau: 1.1.1 Những mặt tích cực hệ thống KSNB Quy trình kiểm sốt chi phí tiến hành từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu bán hàng Đặc biệt, trình sản xuất, để giảm mức tiêu hao nguyên liệu, Công ty thiết lập định mức kỹ thuật sản phẩm Hàng tháng, phận kế tốn quản trị theo dõi chi phí sản xuất thông qua báo cáo định kỳ chi phí sản xuất đơn vị, báo cáo phân tích tình hình sử dụng ngun vật liệu… Dựa báo cáo này, giúp Cơng ty kiểm sốt chi phí tốt tháng sản xuất Các báo cáo cấp quản lý Công ty xem xét thường xuyên Do quản lý chi phí tốt phí sản xuất Cơng ty có tính cạnh tranh cao so với doanh nghiệp ngành  Về mơi trường kiểm sốt Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ ràng vai trị hệ thống kiểm sốt nội bộ, lợi ích mà hệ thống kiểm sốt nội mang lại cơng ty trì đảm bảo hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu Lãnh đạo công ty trọng đến việc ban hành quy chế, quy định kinh tế tài chính, kỹ thuật, lao động, tiền lương phổ biến LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com rộng rãi quy chế đến tồn thể cán cơng nhân viên tồn cơng ty Cơng tác lập kế hoạch, dự tốn ln trọng thường xuyên giám sát việc chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh Công tác quy hoạch cán lãnh đạo giai đoạn, sách tiền lương ngày cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán công nhân viên  Về hệ thống kế toán Với đội ngũ cán nhân viên kế tốn có lực, giỏi chun mơn nghiệp vụ có trách nhiệm giúp cho cơng tác quản lý tài chính, kế tốn cơng ty khơng ngừng hồn thiện Hệ thống chứng từ kế tốn lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm ghi sổ theo quy định tài Hệ thống tài khoản kế tốn ln cập nhật thường xun đảm bảo phản ánh xác đối tượng kế tốn theo quy định Bộ tài Hệ thống sổ sách kế tốn cập nhật theo trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp chi tiết đối tượng kế tốn Cơng tác lập báo cáo tài trọng đảm bảo kịp thời, trung thực, hợp lý Mặt khác, việc cử nhân viên kế toán học tập nghiệp vụ chun mơn, nâng cao trình độ lãnh đạo công ty quan tâm Tại Vinamilk sử dụng hệ quản trị tích hợp ERP giải pháp cơng nghệ thơng tin có khả tích hợp tồn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hố quy trình quản lý Mọi hoạt động doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm thực hệ thống Sử dụng phần mềm bút toán sinh cách tự động kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt, sai sót định khoản không xảy Với ý nghĩa hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế phát sinh, hệ thống ERP không cho phép người dùng xoá bút toán hạch toán vào hệ thống Tất mà người sử dụng làm thực bút tốn đảo Chính đặc điểm này, người sử dụng cảm thấy ngại sai sót họ bị kiểm sốt Do đó, nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán hệ thống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao Về thủ tục kiểm sốt Cơng ty Vinamilk thiết lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004 Hệ thống áp dụng cho tất hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ toàn hệ thống tổ chức Công ty Công ty cam kết xây dựng thiết lập văn thực hiện, trì hệ thống quản lý chất lượng thường xuyên nâng cao hiệu lực hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004 Bên cạnh mặt tích cực nêu trên, hệ thống KSNB Cơng ty cịn bộc lộ số mặt hạn chế hệ thống KSNB chưa thực phát huy vai trò cơng tác quản lý tài LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1.1.2 Những mặt hạn chế Về mơi trường kiểm sốt Vai trị, chức ban kiểm sốt Cơng ty chưa thực cách hiệu quả; hoạt động Ban kiểm sốt mang nặng tính hình thức Ngun nhân thiếu độc lập, thêm vào thành viên ban kiểm sốt kiêm nhiệm khơng phải chuyên trách Vì vậy, biện pháp, thủ tục kiểm soát độc lập chưa đem lại hiệu thiết thực cho Cơng ty Do có số rủi ro thường gặp là:  Yêu cầu hàng không thực tế  Mua hàng không phẩm chất, quy cách  Có thể nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà khơng bán hàng hố dịch vụ phù hợp mức giá thấp nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp  Mua hàng giá cao trả hàng trước chấp nhận  Trả tiền hàng khơng hạn  Sai sót ghi chép báo cáo  Có số trường hợp người khơng có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng  Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng 1.3 KIẾN NGHỊ Nâng cao hiệu kiểm soát nội cụ thể tương ứng với rủi ro trên:  Đối với yêu cầu hàng không thực tế ta cần: phải duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết mua hàng gì? Mua nhà cung cấp nào? Khi mua? Tại mua? Mua số lượng bao nhiêu? Rồi tiền? cịn mua hàng ngồi kế hoạch phải giải trình lý mua ngồi kế hoạch  Đối với mua hàng không quy cách, phẩm chất mơ tả thì: Nên tách biệt chức nhận hàng với chức đề nghị mua hàng, được, chức đặt hàng Nhân viên nhận hàng, thường thủ kho số công ty, nên nhận hàng nhận đơn đặt hàng hợp lệ phòng thu mua gửi đến Những biên nhận hàng đánh số từ trước nên lập nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng nên thực biện pháp thích hợp để đo lường hàng hố nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng với đơn đặt hàng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng quy cách phức tạp mà nhân viên nhận hàng khơng thể đánh giá xác Biên nhận LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com       hàng nên có mục rõ kiểm tra chất lượng, thấy phù hợp Một liên biên nhận hàng sau hoàn thành ký xong nên gửi cho phịng kế tốn để làm chứng từ hạch tốn gửi cho phịng đề nghị mua hàng để làm chứng quy trình mua hàng hồn thành Cơng ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mua hàng với khoản mua hàng mức Cơng ty nên hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.Công ty nên áp dụng cách thức mà phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi hoạt động phòng thu mua Đối với trả tiền trước nhận hàng thì: trả tiền có đủ chứng từ nhận hàng Đối với trả tiền hàng không hạn: phải phê duyệt cam kết trả tiền theo dõi kế hoạch tiền mặt Định kỳ báo cáo công nợ phải trả Phê duyệt thời điểm trả tiền số tiền trả… Sai sót ghi chép nghiệp vụ báo cáo đối chiếu phận kế toán với phận mua hàng Đối chiếu phận kế toán với thủ kho Đối chiếu phận kế toán với nhà cung cấp Luân chuyển chứng từ BP công ty Đối với trường hợp người khơng có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng cơng ty nên chuẩn hố đánh số trước phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua đặt hàng hàng nhận xác Phiếu phải người có thẩm quyền ký duyệt phải đối chiếu đến tài khoản sổ để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm ngân sách chi.Việc mua hàng tiến hành trình phiếu đề nghị mua hàng uỷ quyền Khi nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng: Nên tách biệt chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng Nói cách khác, việc mua hàng phòng thu mua tiến hành phòng thu mua phải độc lập với phòng khác Phòng thu mua nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải đánh số trước tham chiếu đến số phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp thơng tin liên quan đến hàng hố/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, Các liên đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế tốn phịng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng tốn sau LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... cơng ty .6 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10 1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10 1.2 Quy trình mua hàng công ty sữa Việt Nam. .. nghị mua hàng cơng ty nên chu? ??n hoá đánh số trước phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua đặt hàng hàng nhận xác Phiếu... GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM ( VINAMILK ) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Năm 1976, lúc thành lập, Cơng ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên Công ty Sữa - Cà Phê Miền Nam, trực