Bài giảng Tổ chức hội nghị hội họp

Bài giảng về môn Tổ chức sự kiện

1 1 Bài giảng [Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện) 2 Trường Đại Học Ngoại Ngữ và Tin học Tp HCM KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG Bài giảng môn học Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện) 1-  Môn học sẽ giúp sinh viên hiểu và nắm được các phương pháp quản lý hội nghị - hội họp (sự kiện) tối ưu nhất, cách lên chương trình và thực hiện theo đúng kế hoạch. - Sinh viên có kỹ năng quản lý nguy cơ rủi ro trong khi diễn ra hội nghị hội họp (sự kiện). - Sinh viên sẽ thực hành kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với sự thấu cảm, những tác động của nó khi giải quyết công việc trong quá trình tổ chức hội nghị hội họp (sự kiện). - Sinh viên sẽ biết lên kế hoạch với những mục tiêu, dự thảo ngân sách cho một cuộc họp- hội nghị (sự kiện). - Sinh viên hiểu vai trò của người điều hành cuộc họp và nội dung nghị sự đưa ra trước công chúng. - Sinh viên biết cách thiết lập bộ phận hậu cần và lễ tân trong cuộc họp-hội nghị (Sự kiện). 2 3 - Sinh viên biết cách đánh giá sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.  Môn học có 6 chương : : Giới thiệu vai trò của nghiệp vụ tổ chức hội nghị hội họp ( sự kiện). Chương này học viên sẽ nắm bắt các loại hình tổ chức hội nghị hội họp, các phương tiện gia tiếp có thể thay thế hội nghị , học sinh sẽ hiểu sự cần thiết khi nào cần tổ chức hội nghị hội họp (sự kiện) . Trong chương này, sinh viên hiểu các yếu tố cần thiết của người thực hiện tổ chức hội nghị.  : Giới thiệu quy trình lập kế hoạch cho cuộc họp một cách chuyên nghiệp : từ việc viết tờ trình đề nghị tổ chức cuộc họp – đến thực hiện một nội dung chi tiết cho một hợp đồng thực hiện tổ chức hội nghị- hội họp ( sự kiện) cho khách hàng.  !: Giúp cho sinh viên cách quản lý việc thực hiện tiến trình cuộc họp ( sự kiện) theo dõi, xử lý các tình huống xẩy ra trong tiến trình thực hiện hội nghị ( sự kiện). Sinh viên có kỹ năng rút kinh nghiệm, đánh giá lại các hoạt động để đưa ra kinh nghiệm tổ chức sự kiện tốt hơn. 3- Nội dung và phân bố thời gian Tuần Số tiết Nội dung giảng dạy Tài liệu tham khảo mục 3 Chương I: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN) 1. Khái quát về hội nghị hội họp. 2. Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện) 3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sự kiện). 4. Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị. (9) 3 4 Tuần 1-2 3 Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1. Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến hội nghị - hội họp ( sự kiện) 2. Hình thành chủ đề hội nghị - hội họp ( sự kiện) -"#$%& (9) Tuần 3-4 3 Chương 2: TT 3. Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 4. Đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng với nhà đầu tư hội nghị - hội họp ( sự kiện) "#$%& (9) 3 Chương 3: Lập kế hoạch  '()(*+$,-  .+$,- "#$%& (9) Tuần 5-6 3 Chương 4; Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1- Thành lập ban tổ chức. 2- Lập tiến độ tổ chức "#$%& (9) 3 Chương 4: TT 3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính 4. Chuẩn bị liên quan đến khách mời. "#$%& (9) Tuần 7-8 3 Chương 4 : TT 5. Chuẩn bị địa điểm. 6. Chuẩn bị nhân lực 7. Chuẩn bị hậu cần (9) 3 Chương 4 : TT 8. Dự tính và chuẩn bị xử lý các tính huống. (9) 4 5 9. Chuẩn bị các yếu tố khác. 10.Chuẩn bị các yếu tố cơ bản Tuần 9-10 3  /012345 678+9: 1. Khai quát về quản lý hậu cần. 2. Quy trình quản lý hậu cần. 3. Cung ứng dịch vụ vần chuyển & tổ chức. 4. Cung ứng dịch vụ lưu trú. "#$%& (9) 3 (tiếp theo chương V) 5. Cung ứng dịch vụ ăn uống 6. Tổ chức mạng lười thông tin liên lạc, truyền thông. 7. Cung ứng các dịch vụ yêu cầu khác của đại biểu VIP (9) Tuần 11 3 Chương 6:Tổ chức điều hành các hoạt động của hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1. Tổ chức khai mạc. 2. Điều hành diến biến hội nghị - hội họp ( sự kiện) 3. Kết thúc hội nghị - hội họp ( sự kiện) 4. Ôn Tập (9) 5 6 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN) ;<=>51>94>?@=A1BC-,D E18>,FD+E(47(>#G?3 >H89IJG#1>49+K>&I(CL < =  $ >,M1>4 $ >, CN ?$   A 4 8 7O C$ CP AM;%#* C-  , 4A$>,M;< =899 7%7,MQ>47,DN89R9+?-D+ 4M Chương 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN) 1. Khái quát về hội nghị hội họp. Khái niệm sự kiện: Khái niệm hội họp  Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung Khái niệm hội nghị  Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định 2. Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện) -Phân loại theo mục đích : Có thể tổ chức một cuộc họp với nhiều mục đích. Loại hình trong cuộc họp có thể phân chia thành ba lĩnh vực như sau: o Cuộc họp để giải quyết vấn đề o Cuộc họp để đưa ra quyết định 6 7 o Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo và họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi -Phân loại theo mô hình: o Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công. o Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng. o Hội chợ o Hội nghị, hội thảo; họp báo. o Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng. Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang. Chương trình Team building o Các kỳ nghỉ, các ngày lễ. o Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu. o Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering) o Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao). -Phân loại theo nội dung o Hội nghị o Hội đồng o Ủy ban o Thường xuyên o Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt. 3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sự kiện). Phạm vi thảo luận một cách cụ thể Bất cứ cuộc họp nào đều cần có một mục tiêu và càng cụ thể càng tốt. Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Địa điểm tổ chức cuộc họp Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc 7 8 họp. Nghệ thuật trình tổ chức Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo được sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra. Vai trò của người điều khiển là trung tâm. Người điều khiển phải đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự. Áp dụng linh hoạt Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng. Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một cách cứng nhắc những quy tắc đó. 4. Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị. Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của tổ chức : “tất cả đều là một thành viên của tập thể” Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng họ đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian Các chức năng của một cuộc họp: o Tranh đấu o Sự hình thành nhóm o Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian o Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân o Ra các quyết định quyết đoán và cam kết o Phong cách của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm 8 9 Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1. Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến hội nghị - hội họp ( sự kiện) o Mô hình cuộc họp- hội nghị (sự kiện) o Phương thức o Phương pháp o Địa điểm o Cơ sở vật chất o Diễn giả o Người tổ chức 2. Hình thành chủ đề hội nghị - hội họp ( sự kiện) Ý tưởng : Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). Hình thành chủ đề cuộc họp: Chịu ràng buộc bởi nội dung, quy mô, văn hóa Doanh nghiệp, mục tiêu thông tin của nhà quản trị đề ra. 3. Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 9 10 -Chuẩn bị: Là quá trình mà người tổ chức sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho tổ chức cuộc họp (sự kiện). Kết quả của việc chuẩn bị sẽ là -Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình ); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline. -Tiến hành -Thực hiện tiến hành hành động theo kế hoạch, chương trình đã định có kèm kiểm soát: nếu thuê ngoài thì việc phân công nhân sự theo dõi việc thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch . Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề xuất, thống nhất linh hoạt cách giải quyết kịp thời. -Kết thúc: Kết thúc cuộc họp (event) việc thu dọn đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng ( chi phí) cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage) Họp rút kinh nghiệm: sau khi cuộc họp (event) kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Ban tổ chức gửi báo cáo tổng thể cho Lãnh đạo (đối tác) để làm cơ sở quyết toán các khoản chi phí (thanh lý hợp đồng) 4. Thuyết phục và tiến hành quyết định hội nghị - hội họp ( sự kiện) -Quy trình tiến hành cuộc họp: - Thuyết phục lý do tại sao lại phải tổ chức cuộc họp ( Theo mẫu quy định). Lên chương trình tổng thể :Các bộ phận cần tham gia. Ngân sách, tài liệu, phương thức và mục tiêu -Thực hiện quy trình tổ chức -Triển khai tổ chức -Đánh giá 10 [...]... phân công 3 Kết thúc hội nghị - hội họp ( sự kiện) o Nghi thức kết thúc o Nghệ thuật tạo dấu ấn, hiệu quả của việc tổ chức o Tiến hành kiểm tra giám sát các hoạt động sau hội nghị Thời điểm kết thúc họp Tổ chức Hội Nghị- Hội Họp - Đại Học Tin Học Ngoại Ngữ TP HCM Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng... cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo Tham khảo: 1 Hướng dẫn tổ chức Họp Hội đồng quản trị 1 Chuẩn bị cho cuộc họp Chủ tịch hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp trừ khi giao trách nhiệm này cho người khác Người chịu trách nhiệm là tổ chức cuộc họp sẽ chịu trách nhiệm chuẩn... dĩa Chương 6: Tổ chức điều hành các hoạt động của hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1 Tổ chức khai mạc -Nghi thức -Diễn văn 2 Điều hành diến biến hội nghị - hội họp ( sự kiện) -Giám sát chương trình theo thời gian -Sự phối hợp giữa các bộ phận -Tài liệu chính xác - Linh hoạt xử lý các tình huống Bắt đầu cuộc họp -Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp Làm rõ những... báo mời họp Hội đồng quản trị được gửi tối thiểu 1 tuần trước ngày họp để mọi thành viên tham dự có đủ thời gian để sắp xếp dự họp và nội dung trao đổi tại cuộc họp Hoàng Thị Hồng Loan - Trang 24 Tổ chức Hội Nghị- Hội Họp - Đại Học Tin Học Ngoại Ngữ TP HCM 1.3 Chương trình họp Theo Điều 112.6 Luật doanh nghiệp, chương trình họp bao gồm tất cả các vấn đề sẽ được quyết định thông qua tại cuộc họp sẽ được... Chương 5: Quản lý hậu cầm phục vụ hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1 Khái quát về quản lý hậu cần Chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cần chú trọng các điểm sau: 19 20 Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời... những người phục vụ mang đến cho từng người.Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi kéo dài khoảng hai tiếng.Thường đựơc tổ chức vào dịp khai mạc hay bế mạc hội nghị, hội thảo quốc tế.Ở nước ngoài cơ quan đại diện thường tổ chức chiêu đãi phim, họp báo kết họp chiêu đãi cocktail 1.4Tiệc trà : Đây là hình thức tiệc đơn giản, gọn nhẹ.Thời gian tổ chức vào khoảng 16giờ Trong tiệc thường có bánh ngọt,... tham dự họp phải viết Thư Ủy quyền gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trước buổi họp, theo đó ủy quyền cho một đại diện được thay mặt mình tại cuộc họp đó Thư này chỉ ủy quyền cho đại diện đó bỏ phiếu biểu quyết về những vấn đề này cụ thể hoặc về bất cứ vấn đề nào phát sinh tại cuộc họp Hoàng Thị Hồng Loan - Trang 25 Tổ chức Hội Nghị- Hội Họp - Đại Học Tin Học Ngoại Ngữ TP HCM 3 Nội dung cuộc họp Hội đồng... Triệu tập cuộc họp và tiến hành cuộc họp Hoàng Thị Hồng Loan - Trang 27 Tổ chức Hội Nghị- Hội Họp - Đại Học Tin Học Ngoại Ngữ TP HCM Theo quy định tại Điều 111.2 (b), Luật Doanh nghiệp, vào một ngày được quyết định trước và khi số thành viên dự họp đạt mức quy định tối thiểu, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ chính thức tiến hành cuộc họp Sau đó, Chủ tịch Hội đồng Quản trị sẽ chủ trì cuộc họp theo nội dung... điện thoại, e-mail) Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt khách mời Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao... Thực hiện ngay các quyết định đã đưa ra trong cuộc họp càng sớm càng tốt Điều này sẽ cho thấy hiệu quả làm việc của bạn với tư cách là người chủ trì cuộc họp Cuối cùng, bạn sẽ được đánh giá thông qua những gì bạn làm nhiều hơn là thông qua những gì bạn nói Chương 4 Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện) 1 Thành lập ban tổ chức 2 Lập tiến độ tổ chức 3 Chuẩn bị về thủ tục hành chính 4 Chuẩn bị . 1 1 Bài giảng [Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện) 2 Trường Đại Học Ngoại Ngữ và Tin học Tp HCM KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG Bài giảng. chức sự kiện tốt hơn. 3- Nội dung và phân bố thời gian Tuần Số tiết Nội dung giảng dạy Tài liệu tham khảo mục 3 Chương I: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ