phu-luc-nghi-dinh-30

Phụ lục I THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) Phần I THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I QUY ĐỊNH CHUNG Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng Định lề trang: Cách mép mép 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức Vị trí trình bày thành phần thể thức: Được thực theo Mục IV Phần I Phụ lục Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ II CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH Quốc hiệu Tiêu ngữ a) Quốc hiệu “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm phía cùng, bên phải trang văn b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”: Được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm canh Quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ c) Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày ô số Mục IV Phần I Phụ lục Hai dòng chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày cách dịng đơn Tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn tên thức, đầy đủ quan, tổ chức chức danh nhà nước người có thẩm quyền ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Đối với tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương xã, phường, thị trấn nơi quan, tổ chức ban hành văn đóng trụ sở Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng b) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày cách dòng đơn Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn bản, tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài trình bày thành nhiều dòng c) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Số, ký hiệu văn a) Số văn số thứ tự văn quan, tổ chức ban hành năm đăng ký Văn thư quan theo quy định Số văn ghi chữ số Ả Rập Trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ quan, tổ chức (sau gọi chung tổ chức tư vấn) ghi “cơ quan ban hành văn bản” sử dụng dấu, chữ ký số quan, tổ chức để ban hành văn phải lấy hệ thống số riêng b) Ký hiệu văn Ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo lĩnh vực giải Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực người đứng đầu quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu c) Số, ký hiệu văn đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), khơng cách chữ d) Số, ký hiệu văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Địa danh thời gian ban hành văn a) Địa danh ghi văn quan nhà nước trung ương ban hành tên gọi thức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Địa danh ghi văn quan nhà nước địa phương ban hành tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Đối với đơn vị hành đặt theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Địa danh ghi văn quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Công an, Bộ Quốc phòng b) Thời gian ban hành văn Thời gian ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Thời gian ban hành văn phải viết đầy đủ; số thể ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; số thể ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước c) Địa danh thời gian ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số Mục IV Phần I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ Tên loại trích yếu nội dung văn a) Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn b) Tên loại trích yếu nội dung văn trình bày số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh theo chiều ngang văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn đặt tên loại văn bản, trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn trình bày số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn Nội dung văn a) Căn ban hành văn Căn ban hành văn bao gồm văn quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức ban hành văn văn quy định nội dung, sở để ban hành văn Căn ban hành văn ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn trích yếu nội dung văn (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, quan ban hành) Căn ban hành văn trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày phần tên loại trích yếu nội dung văn bản; sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối kết thúc dấu chấm (.) b) Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn trích yếu nội dung văn (đối với Luật Pháp lệnh ghi tên loại tên Luật, Pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn c) Bố cục nội dung văn bản: Tùy theo tên loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định d) Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề cụm từ nội dung phần, chương, mục, tiểu mục, điều đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Từ “Mục”, “Tiểu mục” số thứ tự mục, tiểu mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề mục, tiểu mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, lùi đầu dòng cm 1,27 cm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng e) Nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines g) Nội dung văn trình bày ô số Mục IV Phần I Phụ lục Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền a) Chữ ký người có thẩm quyền chữ ký người có thẩm quyền văn giấy chữ ký số người có thẩm quyền văn điện tử b) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức Trường hợp giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức c) Chức vụ, chức danh họ tên người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn tổ chức tư vấn Đối với tổ chức tư vấn phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn tổ chức tư vấn chức vụ quan, tổ chức Đối với tổ chức tư vấn không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn tổ chức tư vấn Chức vụ (chức danh) người ký văn Hội đồng Ban Chỉ đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng phải ghi rõ chức vụ (chức danh) tên quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác phía họ tên người ký Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký văn đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký đ) Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác người ký trình bày số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía họ tên người ký văn bản; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c Mục IV Phần I Phụ lục Họ tên người ký văn trình bày số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh quyền hạn, chức vụ người ký Dấu, chữ ký số quan, tổ chức a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái b) Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen c) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức trình bày ô số Mục IV Phần I Phụ lục Nơi nhận a) Nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp trên) Công văn, nơi nhận bao gồm: Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn c) Đối với văn khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn d) Nơi nhận trình bày số 9a 9b Mục IV Phần I Phụ lục bao gồm: Phần nơi nhận ô số 9a (áp dụng Tờ trình, Báo cáo quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp Công văn): Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung loại văn bản): Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu, cuối dấu chấm (.) III CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC Phụ lục a) Trường hợp văn có Phụ lục kèm theo văn phải có dẫn Phụ lục Văn có từ hai Phụ lục trở lên Phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã b) Từ “Phụ lục” số thứ tự Phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm c) Thông tin dẫn kèm theo văn Phụ lục ban hành bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn Thông tin dẫn kèm theo văn canh phía tên Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, phông chữ với nội dung văn bản, màu đen Thông tin dẫn kèm theo văn phụ lục (Kèm theo văn số / - ngày tháng năm ) ghi đầy đủ văn giấy; văn điện tử, điền thơng tin vị trí d) Đối với Phụ lục tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên Phụ lục Đối với Phụ lục không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen đ) Số trang Phụ lục đánh số riêng theo Phụ lục e) Mẫu trình bày phụ lục văn thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành a) Dấu độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu tài liệu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định hành Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu tài liệu thu hồi khắc sẵn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Dấu độ mật đóng vào số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục b) Dấu mức độ khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn Con dấu mức độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x mm, 40 mm x mm 20 mm x mm, từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” “KHẨN”, trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu mức độ khẩn đóng vào số 10b Mục IV Phần I Phụ lục Mực để đóng dấu mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi c) Các dẫn phạm vi lưu hành Đối với văn có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành Được trình bày số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Các thành phần trình bày số 13 Mục IV Phần I Phụ lục trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn IV SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vị trí trình bày thành phần thể thức Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Tiêu ngữ : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn Phụ lục V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) I XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể 76 II MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số ngày tháng năm .của .) Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hiệu hồ sơ (1) (2) Thời hạn Người lập hồ Ghi sơ bảo quản (3) (4) 20 năm Họ tên I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đề hồ sơ Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ bảo quản có thời hạn (5) III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU .2 Năm Số TT (1) Số, ký hiệu Tiêu đề hồ sơ hồ sơ (2) (3) Thời gian Thời hạn Số tờ3/ tài liệu bảo quản Số trang4 Ghi (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản 78 Áp dụng văn giấy Áp dụng văn điện tử IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm Số, ký Tên loại Ngày tháng Tác giả STT hiệu văn trích yếu nội năm văn văn bản dung văn (1) (2) (3) (4) (5) Tờ số/ Trang số Ghi (6) (7) Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 phủ công tác văn thư; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông Chức vụ công BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông Chức vụ công Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao Thời gian hồ sơ, tài Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy Tổng số hộp - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy giá: mét Chính (bà): tác: (bà): tác: nộp: liệu: (cặp): mét 80 b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử Tổng số hồ sơ: Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) Phần I QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1 Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục h) Thông báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn i) Thơng báo có văn k) Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn 82 l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu o) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thơng tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà khơng cần nhân g) Cho phép kết xuất tồn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thông tin trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử d) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả 84 k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài llệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ d) Lưu liệu đặc tả q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thơng báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng V THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ 86 Phần II CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG I THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI STT Trường thông tin Tên Kiểu (viết tắt tiếng Anh) liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ2 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 1.1 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number 3 Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 FullName String 50 String 13 12.2 Họ tên người ký văn 13 13.1 Nơi nhận Mã định danh quan, tổ chức nhận văn To OrganId 13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn 14 Mức độ khẩn, độ mật 15 Số lượng phát hành 16 Hạn trả lời văn OrganName String 200 Priority Number IssuedAmount Number DueDate Date 10 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 88 II THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 1.1 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number 3 Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngơn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 13 Số đến ArrivalNumber Number 10 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 FullName String 50 14.2 Họ tên người ký văn 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 1000 17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn TraceHeaderList LongText 18 Thời hạn giải DueDate Date 10 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định hệ thống III THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ STT Trường thông tin Tên Kiểu liệu Độ dài (viết tắt tiếng Anh) Mã hồ sơ FileCode Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 Title String 500 Maintenance String 30 1.1 Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Rights String 30 Người lập hồ sơ Creator String 30 Ngôn ngữ Language String 50 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number 10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number 11 Ghi Description String 500 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 90