III. Bài học kinh nghiệm
Thứ ba, để áp dụng ERP vào Doanh nghiệp một cách hiệu quả, cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nền tảng sau: Không bắt đầu mà không có cam kết từ ban quản lý. Cấp quỹ đầy đủ Xác định nhóm dự án cốt lõi Chọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vực Đánh giá và chọn gói phần mềm ERP Đánh giá đối tác thực hiện Lập kế hoạch thực hiện Trình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩn Trình bày kế hoạch cho nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và phản hồi từ họ. Lập kế hoạch huấn luyện người sử dụng Lập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai
Thứ tư, các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ. Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các best-practice trong nghiệp vụ. Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác, như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP. Không có một mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp, mỗi hệ thống ERP cần được xây dựng dựa trên yếu tố ngành nghề, các điều kiện thuận lợi và khó khăn đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP. Quản trị tài chính là phần cốt lõi trong hầu hết các hệ thống ERP. Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, hệ thống ERP bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…). Đối với các doanh nghiệp thương mại như bán buôn, bán lẻ, hệ thống ERP phải bao gồm quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng – thiết bị…
Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình. Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn, và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối. Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp này không thể giống nhau.
Hệ thống ERP không đứng riêng một mình. Thường có yêu cầu tích hợp để hệ thống quản trị mới của doanh nghiệp kế thừa những hệ thống đã đầu tư từ trước hoặc liên kết với những hệ thống nghiệp vụ khác, ví dụ tích hợp giữa ERP với Core Banking trong ngân hàng hay ERP với POS trong doanh nghiệp bán lẻ. Tích hợp là công việc phức tạp, đòi hỏi năng lực công nghệ rất cao từ nhà triển khai. Ngoài kỹ năng lập trình, họ phải nắm được các nền tảng công nghệ, giải pháp bảo mật và luồng thông tin trong nghiệp vụ.
Làm ERP là một quá trình thay đổi lớn của doanh nghiệp. Câu hỏi thường xuyên đặt ra trước khi làm ERP là “Bắt đầu từ đâu?” Nó phải từ chính vấn đề nghiệp vụ của doanh nghiệp. ERP không còn là một hệ thống CNTT đơn thuần mà nó đã bao gồm nhiều giá trị nghiệp vụ bên trong. Khi một doanh nghiệp làm ERP, cán bộ nghiệp vụ phải là người đặt ra yêu cầu, tham gia xây dựng quy trình tương lai và nghiệm thu – tiếp quản hệ thống. Dự án ERP thường có nguồn lực nghiệp vụ nhiều hơn nguồn lực công nghệ.
Những giá trị về ngành nghề của giải pháp và kinh nghiệm tư vấn của đối tác triển khai là các căn cứ cốt yếu để doanh nghiệp lựa chọn cho hệ thống ERP của mình. Hiểu đúng nguồn gốc của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Thành công của mỗi dự án bắt đầu từ đó.
1. Nguyễn Văn Hồng và Nguyễn Văn Thoan, 2013. Sách giáo trình Thương mại điện tử. Hà Nội: Nhà xuất bản Bách Khoa.
2. Nguyễn Văn Thoan, 2014. Bài tập và hướng dẫn thực hành Thương mại điện tử. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.