CƠ SỞ LÝ THUY Ế T V Ề ĐÁNH GIÁ KẾ T QU Ả TH Ự C HI Ệ N CÔNG VI Ệ C
HIỆ N TR Ạ NG V Ề ĐÁNH GIÁ KẾ T QU Ả TH Ự C HI Ệ N CÔNG VI Ệ C T ẠI VIETINBANK CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG
Gi ớ i Thi ệ u khái quát v ề Vietinbank chi nhánh Bình Dương
2.2.Hi ệ n tr ạ ng v ề đánh giá kế t qu ả th ự c hi ệ n công vi ệ c t ạ i Vietinbank chi nhánh Bình Dương.
CHƯƠNG III: CÁC GIẢ I PHÁP NH Ằ M NÂNG CAO HI Ệ U QU Ả CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾ T QU Ả TH Ự C HI Ệ N CÔNG VI Ệ C T Ạ I VIETINBANK
3.1.M ụ c tiêu chi ến lượ c c ủa Vietinbank Bình Dương
3.2.Các gi ả i pháp nh ằ m hoàn thi ện công tác đánh giá kế t qu ả th ự c hi ệ n công vi ệ c c ủa Vietinbank Bình Dương.
Do thời gian nghiên cứu hạn chế, tác giả chỉ đưa ra một số giải pháp cơ bản và thiết thực nhằm hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc Những giải pháp này được coi là bước tiền đề quan trọng cho quá trình triển khai hiệu quả trong tương lai.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC
1.1 KHÁI LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ
1.1.1 Khái niệm về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Đánh giá kết quả thực hiện công việc là tiến trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong một giai đoạn nào đó Hệ thống đánh giá là nền tảng cho tiến trình của tổ chức trong việc xem xét lương, thăng tiến, và phát triển nghề nghiệp Thực hiện công việc của nhân viên luôn được tiến trình bởi người giám sát công việc của họ, người quản lý này đưa ra sự xem xét về quá trình thực hiện công việc bằng một từ, số, hoặc dạng chữ cái để thể hiện mức độ hoàn thành công việc. (Schreyer, 2005).
Theo quan điểm của những nhà chiến lược được phát biểu bởi Murlis và Fitt,7
Đánh giá công việc là quá trình quan trọng giúp tổ chức duy trì và thay thế giá trị thông qua nhân viên, đồng thời liên kết chiến lược và mục tiêu kinh doanh Điều này không chỉ giúp tổ chức linh hoạt và phát triển nhanh chóng mà còn tạo ra mối liên hệ thiết yếu giữa chỉ dẫn kinh doanh và giá trị đánh giá cá nhân.
1) Một công cụ hay một dạng để tiến trình thực hiện công việc của nhân viên;
2) Một cuộc phỏng vấn mà ở đó kết quả thực hiện công việc của nhân viên được đánh giá và những thông tin phản hồi được thông báo cho nhân viên;
3) Một hệ thống thiết lập những sự mong đợi đạt được trong công việc của nhân viên hay thực hiện công việc thực tế của nhân viên, là một hệ thống tiến trình để đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên, đưa ra những phản hồi và cách để cải thiện nó trong tương lai, thiết lập mục tiêu mới và những mong đợi cho kỳ đánh giá tới;
Mối quan hệ bên trong Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Sự chính xác của người đánh giá
Những yếu tố thông tin
Thái độ của nhân viên
4) Đánh giá kết quả thực hiện công việc là một phần của quản lý thực hiện công việc (Dessler, 2011);
5) Gần đây một sự gia nhập thứ 5 đã được hòa nhập vào tiến trình quản lý thực hiện công việc của tổ chức với sự tải chiến lược / kế hoạch hoạt động và mục tiêu cá nhân và những đo lường được mô tả bởi McGrath (2010). (George Ndemo Ochoti; Maronga, Elijah; Muathe, Stephen; Robert Nyamao Nyabwanga; Ronoh, Peter Kibet, 2012) đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên như sau:
Hình 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Nghiên cứu đã xác định 5 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, bao gồm tiến trình thực hiện (X1), mối quan hệ bên trong tổ chức (X2), sự chính xác của người đánh giá (X3), các yếu tố thông tin (X4) và thái độ của nhân viên (X5) Kết quả hồi quy cho thấy 55.1% sự thay đổi trong hệ thống đánh giá có thể được giải thích bởi những yếu tố này Nghiên cứu cung cấp những gợi ý quý báu cho việc triển khai hệ thống đánh giá, nhấn mạnh rằng việc xem xét các yếu tố trên bởi người đánh giá, người được đánh giá và các quyết định có thể giúp hệ thống đánh giá trở thành một công cụ quản lý hiệu quả.
1.1.2 Mục đích của việc đánh giá
Theo Grote (2010), đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp và cuộc sống công việc của cá nhân, vượt trội hơn so với các tiến trình quản lý khác Việc thực hiện đánh giá hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp mà còn góp phần duy trì động lực làm việc cho nhân viên.
(Kondrasuk, Crowell, Dillon, Kilzer, &Teeley, 2008) cho rằng đánh giá hiệu quả thực hiện công việc có 2 mục đích chính: 1) Sự tiến triển của nhân viên và
2) Quản trị nhân sự hiệu quả.
Đánh giá thực hiện công việc giúp hiểu rõ những vấn đề mà nhân viên gặp phải và hỗ trợ họ cải thiện hiệu suất Qua quá trình này, nhân viên sẽ được khuyến khích phát triển ý tưởng sáng tạo, nâng cao nhận thức về trách nhiệm và nỗ lực làm việc hiệu quả hơn Việc đánh giá không chỉ là công cụ để nhận diện điểm yếu mà còn là cơ hội để ghi nhận và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên.
Phát triển nhân viên là quá trình giúp tổ chức xác định những lao động cần được đào tạo và lĩnh vực đào tạo phù hợp, nhằm tối ưu hóa tiềm năng cá nhân và tăng cường đóng góp cho doanh nghiệp.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là yếu tố quan trọng giúp quản lý ra quyết định hiệu quả trong quản trị nhân sự Thông qua việc này, nhà quản lý có thể xác định số lượng giải thưởng cho sự gia tăng thanh toán, lựa chọn các chương trình đào tạo cần thiết, và áp dụng các phương pháp cải thiện hiệu suất làm việc Điều này không chỉ giúp hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực mà còn kiểm tra chất lượng các hoạt động khác như tuyển chọn, định hướng, đào tạo và trả công trong doanh nghiệp.
Theo Roberts (1998), nhà lãnh đạo cần đạt được hai mục tiêu quan trọng, nhưng việc này có thể dẫn đến tranh cãi giữa người đánh giá và người được đánh giá Các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm hướng dẫn để thực hiện cả hai mục tiêu cùng lúc Người được đánh giá thường cởi mở và thừa nhận thiếu sót với người cố vấn, nhưng lại không dễ dàng khi đối diện với người đánh giá, vì họ lo lắng về việc bị giảm thu nhập, cơ hội thăng tiến hoặc thậm chí bị sa thải Người đánh giá cũng có thể cảm thấy bị áp lực khi phải đồng thời đóng vai trò huấn luyện và phân xử cho nhân viên của mình.
Theo Thomas & Bretz (1994), đánh giá kết quả thực hiện công việc có thể mang lại lợi nhuận cho tổ chức Decarlo và Leigh (1996) chỉ ra rằng tiến trình đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên bán hàng bởi nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc Sự nhận thức này cho thấy không có yếu tố nào khác tác động mạnh mẽ đến thái độ làm việc của nhân viên hơn là quá trình đánh giá Việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên giúp họ tự đánh giá thái độ làm việc và nâng cao lòng tự trọng, từ đó cải thiện hiệu suất công việc (Bagozzi, 1980) Phản hồi về kết quả thực hiện giúp nhân viên xem xét lại mục tiêu và cố gắng đạt được chúng dưới sự hướng dẫn của quản lý (Jaworski & Kohli, 1991) Hơn nữa, đánh giá kết quả thực hiện còn tác động đến tinh thần và động lực của nhân viên bán hàng (Patton & King, 1985).
1.1.3 Nội dung và trình tự thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc
Theo Carell, Elbert, Hatfield (1995) đã đề xuất một quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc bao gồm các bước sau: xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá, lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp, xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá, thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá, và cuối cùng là thực hiện đánh giá kết quả đã đạt được cũng như xác định mục tiêu mới cho nhân viên.
1.1.3.1 Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá a Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở phân tích công việc và bản mô tả công việc
Để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, lãnh đạo cần hiểu rõ công việc của họ thông qua việc phân tích và thiết kế bản mô tả công việc Bản mô tả này không chỉ xác định mong đợi của tổ chức mà còn là tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới về nhiệm vụ cụ thể Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu và lượng hóa công việc cần hoàn thành Ngoài ra, bản mô tả công việc cũng nên nêu rõ mối quan hệ báo cáo và các kỹ năng cần thiết Để đạt được sự đồng thuận trong việc thiết lập mục tiêu, cần có sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm tránh áp lực công việc không hợp lý Cuối cùng, dựa vào kết quả phân tích công việc và bản mô tả, lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên và thang điểm đánh giá phù hợp cho từng nhiệm vụ.
CÁC GIẢ I PHÁP NH Ằ M NÂNG CAO HI Ệ U QU Ả CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾ T QU Ả TH Ự C HI Ệ N CÔNG VI Ệ C T Ạ I VIETINBANK BÌNH DƯƠNG
M ụ c tiêu chi ến lượ c c ủa Vietinbank Bình Dương
3.2.Các gi ả i pháp nh ằ m hoàn thi ện công tác đánh giá kế t qu ả th ự c hi ệ n công vi ệ c c ủa Vietinbank Bình Dương.
Do thời gian nghiên cứu hạn chế, tác giả chỉ đưa ra một số giải pháp cơ bản và thiết thực nhằm hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc Những giải pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các bước tiền đề và mấu chốt của quá trình đánh giá.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC
1.1 KHÁI LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ
1.1.1 Khái niệm về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Đánh giá kết quả thực hiện công việc là tiến trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong một giai đoạn nào đó Hệ thống đánh giá là nền tảng cho tiến trình của tổ chức trong việc xem xét lương, thăng tiến, và phát triển nghề nghiệp Thực hiện công việc của nhân viên luôn được tiến trình bởi người giám sát công việc của họ, người quản lý này đưa ra sự xem xét về quá trình thực hiện công việc bằng một từ, số, hoặc dạng chữ cái để thể hiện mức độ hoàn thành công việc. (Schreyer, 2005).
Theo quan điểm của những nhà chiến lược được phát biểu bởi Murlis và Fitt,7
Đánh giá công việc là một công cụ quan trọng giúp tổ chức duy trì giá trị và cấu trúc thông qua việc nhân viên thực hiện chiến lược và mục tiêu kinh doanh Khi tổ chức linh hoạt và phát triển nhanh chóng, đánh giá công việc cung cấp mối liên hệ thiết yếu giữa chỉ dẫn kinh doanh và giá trị đánh giá cá nhân.
1) Một công cụ hay một dạng để tiến trình thực hiện công việc của nhân viên;
2) Một cuộc phỏng vấn mà ở đó kết quả thực hiện công việc của nhân viên được đánh giá và những thông tin phản hồi được thông báo cho nhân viên;
3) Một hệ thống thiết lập những sự mong đợi đạt được trong công việc của nhân viên hay thực hiện công việc thực tế của nhân viên, là một hệ thống tiến trình để đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên, đưa ra những phản hồi và cách để cải thiện nó trong tương lai, thiết lập mục tiêu mới và những mong đợi cho kỳ đánh giá tới;
Mối quan hệ bên trong Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Sự chính xác của người đánh giá
Những yếu tố thông tin
Thái độ của nhân viên
4) Đánh giá kết quả thực hiện công việc là một phần của quản lý thực hiện công việc (Dessler, 2011);
5) Gần đây một sự gia nhập thứ 5 đã được hòa nhập vào tiến trình quản lý thực hiện công việc của tổ chức với sự tải chiến lược / kế hoạch hoạt động và mục tiêu cá nhân và những đo lường được mô tả bởi McGrath (2010). (George Ndemo Ochoti; Maronga, Elijah; Muathe, Stephen; Robert Nyamao Nyabwanga; Ronoh, Peter Kibet, 2012) đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên như sau:
Hình 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Nghiên cứu đã xác định 5 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, bao gồm tiến trình thực hiện (X1), mối quan hệ bên trong tổ chức (X2), sự chính xác của người đánh giá (X3), các yếu tố thông tin (X4), và thái độ của nhân viên (X5) Kết quả hồi quy cho thấy 55.1% sự thay đổi trong hệ thống đánh giá có thể được giải thích bởi những yếu tố này Nghiên cứu cung cấp gợi ý cho việc triển khai hệ thống đánh giá, nhấn mạnh rằng các yếu tố trên cần được xem xét bởi người đánh giá, người được đánh giá và các nhà quyết định, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện.
1.1.2 Mục đích của việc đánh giá
Theo Grote (2010), đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp và cuộc sống nghề nghiệp của cá nhân, vượt trội hơn so với các quy trình quản lý khác Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn góp phần duy trì động lực làm việc cho nhân viên.
(Kondrasuk, Crowell, Dillon, Kilzer, &Teeley, 2008) cho rằng đánh giá hiệu quả thực hiện công việc có 2 mục đích chính: 1) Sự tiến triển của nhân viên và
2) Quản trị nhân sự hiệu quả.
Đánh giá thực hiện công việc là một công cụ quan trọng giúp nhân viên nhận diện những điểm yếu trong khả năng làm việc của họ, từ đó cải thiện hiệu suất Quá trình này không chỉ cung cấp sự hướng dẫn cho nhân viên mà còn kích thích sự sáng tạo và phát triển ý thức trách nhiệm Bằng cách ghi nhận và hỗ trợ, đánh giá thực hiện công việc khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn trong công việc của mình.
Phát triển nhân viên là quá trình quan trọng giúp tổ chức xác định những người lao động cần được đào tạo và lĩnh vực đào tạo phù hợp, nhằm tối ưu hóa tiềm năng cá nhân và gia tăng đóng góp cho doanh nghiệp.
Để quản trị nhân sự hiệu quả hơn, việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là rất quan trọng, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định như xác định số lượng giải thưởng cho sự gia tăng thanh toán, lựa chọn chương trình đào tạo cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc, và áp dụng các phương pháp kiểm tra khác Qua đó, doanh nghiệp có thể hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực, đồng thời sử dụng thông tin đánh giá năng lực và kết quả làm việc để kiểm tra chất lượng các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như tuyển chọn, định hướng, đào tạo và trả công.
Theo Roberts (1998), nhà lãnh đạo cần đạt được hai mục tiêu đồng thời, nhưng điều này có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa người đánh giá và người được đánh giá Các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc tìm kiếm hướng dẫn để thực hiện cả hai mục tiêu này cùng lúc Người được đánh giá thường cởi mở và thừa nhận thiếu sót với người cố vấn, nhưng lại không thể vô tư với người đánh giá, vì điều này có thể ảnh hưởng đến thu nhập và cơ hội thăng tiến của họ Người đánh giá có thể cảm thấy bị áp lực khi phải vừa đóng vai trò huấn luyện viên vừa là người phân xử cho hiệu suất của cấp dưới.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng, như được chỉ ra bởi Thomas & Bretz (1994) và Decarlo & Leigh (1996) Quá trình đánh giá này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về thái độ làm việc của bản thân, từ đó nâng cao lòng tự trọng và cải thiện kết quả công việc (Bagozzi, 1980) Thông qua phản hồi từ quản lý, nhân viên có thể điều chỉnh mục tiêu và nỗ lực đạt được kết quả mong đợi (Jaworski & Kohli, 1991) Hơn nữa, việc đánh giá còn tác động tích cực đến tinh thần và động lực làm việc của nhân viên bán hàng (Patton & King, 1985).
1.1.3 Nội dung và trình tự thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc
Theo Carell, Elbert, Hatfield (1995) đã đề xuất một quy trình đánh giá kết quả công việc bao gồm các bước sau: xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá, lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp, xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá, thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá, và cuối cùng là thực hiện đánh giá kết quả công việc cùng với việc xác định mục tiêu mới cho nhân viên.
1.1.3.1 Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá a Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở phân tích công việc và bản mô tả công việc
Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên được xây dựng nhằm đo lường hiệu suất công việc, vì vậy lãnh đạo cần hiểu rõ công việc của nhân viên thông qua phân tích và thiết kế bản mô tả công việc Bản mô tả này không chỉ xác nhận mong đợi của tổ chức mà còn là tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới về nhiệm vụ cụ thể Dựa vào nội dung bản mô tả, lãnh đạo có thể xác định mục tiêu và định lượng công việc cần thực hiện Điều quan trọng là mục tiêu phải được thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên để tránh tình trạng áp đặt công việc hoặc nhân viên làm việc dưới khả năng của mình Cuối cùng, từ kết quả phân tích và bản mô tả công việc, lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên và thang điểm đánh giá phù hợp cho từng công việc.
Các gi ả i pháp nh ằ m hoàn thi ện công tác đánh giá kế t qu ả th ự c hi ệ n công vi ệ c c ủa
3.2.1 Nhận định lại đúng tầm quan trọng về việc đánh giá kết quả thực hiện công việc cho cấp lãnh đạo và cho nhân viên
Ban Giám Đốc chi nhánh cần tổ chức một cuộc họp nhằm đánh giá lại tầm quan trọng của công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc, với sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong ngân hàng Nội dung cuộc họp sẽ tập trung vào việc thảo luận các vấn đề liên quan đến hiệu quả công việc, các chỉ tiêu đánh giá và phương pháp cải tiến quy trình làm việc.
Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và định hướng phát triển của tổ chức Nếu việc đánh giá không chính xác, có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như giảm sút động lực làm việc, sai lệch trong việc ra quyết định và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên Do đó, việc thực hiện đánh giá một cách chính xác và công bằng là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của cả cá nhân và tổ chức.
Xây dựng chế tài nghiêm khắc đối với các phòng ban nếu phát hiện tình trạng đánh giá kết quả thực hiện công việc không chính xác hoặc khi có nhân viên khiếu nại, tố cáo về vấn đề này.
Triển khai phương pháp thẻ điểm BSC cho tất cả nhân viên là một bước quan trọng nhằm khuyến khích họ đóng góp ý kiến và đề xuất cải tiến thẻ điểm hiện tại Nhân viên cần được giải thích rõ ràng về các KPI mà họ chưa hiểu, đặc biệt là các yếu tố như Quy trình hoạt động (O) và Đào tạo và phát triển (P), để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc áp dụng phương pháp này.
Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc, giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch Việc họ tham gia tích cực vào quá trình này không chỉ nâng cao độ chính xác của kết quả đánh giá mà còn khuyến khích sự chủ động và tích cực trong công việc.
Tính khả thi của phương án:
Chi phí thực hiện: không tốn kém chi phí
Khả năng thực hiện: dễ thực hiện, và được cho là bước tiền đề để đánh sâu vào nhận thức của mỗi cán bộ công nhân viên.
Trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ chủ trì buổi họp nhân viên tại chi nhánh, được tổ chức càng sớm càng tốt Việc nhận thức và triển khai đúng đắn sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển của tổ chức.
3.2.2 Phân tích công việc và phân công công việc phù hợp
3.2.2.1 Phân tích công việc Để đưa ra các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc chính xác và giao chỉ tiêu kế hoạch hợp lý, thì việc quan trọng đầu tiên là phải phân tích công việc. Ban Giám Đốc nên thành lập một tổ hỗ trợ công tác đánh giá KPI, tổ này bao gồm tất cả các lãnh đạo phòng ban và một số chuyên viên phòng tổ chức hành chính Tổ này phụ trách việc hỗ trợ, đào tào công tác triển khai, phân tích công việc, đưa ra các tiêu chí đánh giá, phân tích kết quả đánh giá công việc, và tham vấn cho Ban giám đốc trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc. Để thực hiện phân tích công việc chính xác cần sử dụng các loại thông tin dưới đây:
Thông tin về tình hình thực hiện công việc được thu thập dựa trên các yếu tố thực tế, bao gồm phương pháp làm việc, thời gian hao phí trong quá trình thực hiện và các thành phần liên quan đến công việc.
Yêu cầu nhân sự bao gồm các tiêu chí cần thiết cho nhân viên thực hiện công việc, như trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng và kiến thức liên quan, cùng với các thuộc tính cá nhân cần thiết.
Các yêu cầu về đặc điểm, tính năng và tác dụng của máy móc, trang bị dụng cụ cần được xác định rõ ràng trong quá trình thực hiện công việc Điều này bao gồm việc xác định số lượng và chủng loại thiết bị cần thiết để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình làm việc Việc hiểu rõ các yêu cầu này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất lao động.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc bao gồm các yêu cầu về thời gian, số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc Những tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Điều kiện thực hiện công việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và chất lượng công việc Thông tin về điều kiện làm việc bao gồm sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động và chế độ lương bổng Việc hiểu rõ về các điều kiện này giúp người lao động đánh giá và lựa chọn công việc phù hợp với khả năng và nhu cầu của mình.
Thu thập thông tin về công việc
Nhóm hỗ trợ triển khai KPI sẽ thu thập thông tin về công việc từ lãnh đạo và nhân viên các phòng, ban chức năng Tác giả đề xuất các phương pháp thu thập thông tin hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Phương pháp Bản câu hỏi là một công cụ quan trọng trong việc thu thập thông tin từ nhân viên về chức năng công việc và các yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả Nhóm hỗ trợ triển khai KPI sẽ gửi bản câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng để thu thập dữ liệu liên quan đến kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, cũng như các yêu cầu về thể chất và trí óc Ngoài ra, bản câu hỏi cũng sẽ đề cập đến thiết bị, vật liệu cần sử dụng và những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Phương pháp phỏng vấn: Nhóm hỗ trợ triển khai KPI sẽ phỏng vấn lãnh đạo các phòng ban để nắm bắt được các thông tin về công việc
Nhóm hỗ trợ triển khai KPI có thể áp dụng phương pháp quan sát để nghiên cứu công việc, ghi nhận các hoạt động của nhân viên thông qua mẫu biểu chuẩn Ngoài ra, việc sử dụng các phương pháp bổ sung như ghi hình cũng giúp thực hiện nghiên cứu một cách hiệu quả.
Phương pháp nhật ký công việc: Nhóm hỗ trợ KPI yêu cầu nhân viên ghi lại công việc thực hiện trong suốt một chu kỳ công việc.
Kiểm tra lại các thông tin thu thập được
