ĐẶC tả yêu cầu của PHẦN mềm QUẢN lý KHÁCH sạn

ĐẶC TẢ YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA KHÁCH SẠN Quy trình làm việc khách sạn DANH SÁCH CHỨC NĂNG: Quản lý thuê phòng Quản lý nhân viên Quản lý khách hang Quan ly tiện nghi Lập hóa đơn Lập báo cáo Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thuê dịch vụ Quản lý toàn khoản CÁC TÁC NHÂN: Khách hang: người có nhu cầu th phịng, sử dụng dịch vụ khách sạn Nhân viên lễ tân: người trực tiếp quản lý hầu hết hoạt động khách sạn: QL phòng, QL khách hang, QL dịch vụ, … Người quản trị: người điều hành, kiểm soát nhân viên, tổng hợp, thống kê, báo cáo hang tháng CÁC CA SỬ DỤNG: Quản lý thuê phòng( đặt phòng, hủy đặt phòng, trả phòng, kiểm tra phòng trống, lập phiếu thuê phòng) Quản lý nhân viên( them sửa, xóa nhân viên) Quản lý khách hang( them, sửa xóa khách hang) Quan ly tien nghi( them, sửa, xóa tiện nghi) Lập hóa đơn Lập báo cáo( báo cao doanh thu, tình trạng phịng, danh sách khách th phịng) Quản lý phịng( thêm, sửa, xóa phịng) Quản lý dịch vụ( thêm, sửa, xóa dịch vụ) Quản lý thuê dịch vụ( đăng ký, hủy đăng ký sử dụng dịch vụ) Quản lý toàn khoản( đăng nhập, kiểm tra tài khoản, thêm, sửa, xóa tài khoản nhân viên) ĐẶC TẢ CA SỬ DỤNG: - - - - Quản lý th phịng: Mơ tả quy trình th – trả phịng khách sạn Dịng kiện chính: o Ca sử dụng có khách th phịng o Nhân viên lễ tân kiểm tra danh sách phòng trống khách sạn o Khách hang lựa chọn phòng muốn thuê o Nhân viên lễ tân lựa chọn chức năng”Lập phiếu thuê” o Khách hang cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên lễ tân điền đầy đủ thông tin vào phiếu thuê: Họ tên KH, địa KH, CMND, SDT,… o Nhân viên lễ tân lưu phiếu thuê, in lưu, giao cho khách hang o Nếu đồng ý, khách hang nhận phiếu thuê, nhân viên lễ tân cử người đưa khách hang nhận phòng o Nếu khơng đồng ý, khách hang có quyền u cầu đổi phịng khơng th phịng Dịng kiện phụ: o Khi có sai sót nhập thơng tin ngày thuê, ngày trả, VD ngày thuê sau ngày trả, hệ thống thông báo cho nhân viên biết o Nếu thơng tin nhập vào xác, sau nhân viên lựa chọn “cập nhập”, thông tin phiếu thuê lưu vào bảng csdl Quản lý phòng: Ca sử dụng để quản lý phịng khách sạn Dịng kiện chính: o Nhân viên đăng nhập vào hệ thống tài khoản mình, lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu: thêm, sửa, xóa o Nếu lựa chọn thêm sửa thơng tin phịng Sau nhập điều chỉnh đầy đủ thơng tin phịng cần điều chỉnh( thêm), nhân viên click vào “Cập nhật”, thông tin phòng khách sạn tự động thêm vào bảng CSDL o Nếu nhân viên lựa chọn xóa u cầu nhân viên nhập xác mã phịng cần xóa, sau xác nhận, thơng tin phịng xóa khỏi bảng CSDL hệ thống Dịng kiện phụ: Nếu cí sau sót q trình nhập( số phịng, loại, giá …), hệ thống có thơng báo cho nhân viên biết.( VD sửa xóa, nhập mã phịng mà phịng khơng tồn thông báo cho nhân viên biết) o Nếu q trình nhập thơng tin phịng, thiếu thơng tin bắt buộc thơng báo cho nhân viên biết Quản lý khách hang: Ca sử dụng để quản lý thơng tin khách th phịng, sử dụng dịch vụ khách sạn Dịng kiện chính: o Ca dung muốn thêm khách hang, có thay đổi thông tin khách hang, xóa thơng tin, tìm kiếm thơng tin khách hang o Nhân viên lễ tân đăng nhập vào hệ thống tài khoản mình, lựa chọn chức phù hợp với u cầu: thêm, sửa, xóa, tìm kiếm o Nếu thêm sửa, sau nhập đầy đủ thông tin khách thuê phòng, nhân viên lễ tân nhấn “cập nhật”, thông tin khách thuê cập nhật vào bảng CSDL o Nếu lựa chọn sõa, yêu cầu nhân viên nhập xác mã khách hang sau lựa chọn xóa, thơng tin khách hang xóa khỏi CSDL o Nếu lựa chọn tìm kiếm, u cầu nhân viên nhập xác thơng tin mã KH sau chọn “tìm kiếm”, hệ thống đưa thơng tin khách hang Dịng kiện phụ: o Nếu nhân viên chọn thêm khách hang khơng cần nhập vào mã khách hang mã khách hang tự tăng o Trong trình nhập, có lỗi khâu nhập họ tên, MCND, SDT, … hệ thống thơng báo lỗi cho người nhập biết o Khi đăng nhập có sai sót tên truy nhập password hệ thống thông báo cho người dung biết Quản lý tài khoản: Ca người quản trị dung để quản lý nhân viên khách sạn Dịng kiện chính: o Ca dung muốn thêm tài khoản, có thay đổi thông tin tài khoản, xem thông tin xóa thơng tin tài khoản nhân viên cần quản lý o Người quản trị đăng nhập vào hệ thống tài khoản ( quyền admin), lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu: thêm, sửa, xóa, tìm kiếm o Nếu thêm sửa, sau nhập đầy đủ thông tin tài khoản cần cấp phát sửa, sau đăng nhập đầy đủ thông tin tài khoản cần cấp phát suwafm người quản trị click “cập nhật”, thông tin tài khoản nhân viên cập nhật vào bảng CSDL o - - - Nếu xóa tài khoản, yêu cầu người quản trị nhập thông tin tài khoản cần xõa, người quản trị xác nhận, thông tin tài khoản xóa khỏi CSDL o Nguowif quản trị xem chi tiết tài khoản, quyền hạn nhân viên đó… Dịng kiện phụ: o Trong q trình nhập, có lỗi khâu nhập họ tên, MCND, SDT, … hệ thống thông báo lỗi cho người nhập biết o Khi đăng nhập có sai sót tên truy nhập password hệ thống thơng báo cho người quản trị Quản lý nhân viên: Giúp người quản trị khách sạn quản lý nhân viên Dịng kiện chính: o Ca sử dụng dung muốn thêm nhân viên, có thay đổi thông tin nhân viên, sa thải nhân viên o Người quản trị đăng nhập vào hệ thống tài khoản với quyền admin, lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu: thêm, sửa, xóa, tìm kiếm o Nếu thêm sửa, sau nhập đầy đủ thông tin nhân viên, người quản trị click “cập nhật”, thông tin nhân viến cập nhật vào bảng CSDL o Nếu lựa chọn xóa nhân viên, yêu cầu người quản trị nhập vào mã NV, sau lựa chọn xóa, hệ thống tự động cập nhật lại danh sách nhân viên khách sạn Dòng kiện phụ: o Nếu chọn thêm khơng cần nhập thơng tin mã khách hang mã KH tự tăng o Trong trình nhập, có lỗi khâu nhập họ tên, số CMND, SDT … hệ thống thơng báo lỗi cho người quản trị biết o Khi lựa chọn xóa nhân viên, hệ thống có thơng báo xác nhận có xóa nhân viên hay khơng ? chọn khơng nhân viên giữ lại, chọn có thi nhân viên giữ lại, chọn có xóa Quản lý tiện nghi Ca dung để quản lý tiện nghi phịng khách sạn Dịng kiện chính: o Nhân viên đăng nhập vào hệ thống tài khoản mình, lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu: thêm, sửa, xóa o Nếu nhân viên lựa chọn thêm sửa, sau nhập điều chỉnh đầy đủ thông tin tiện nghi khách sạn, nhân viên click vào “cập nhật”, thông tin tiện nghi khách sạn tự động thêm vào bảng CSDL o - - - - Nếu nhân viên chọn xóa, u cầu nhân viên nhập xác thơng tin mã tiện nghi, nhân viên chọn xóa, đồng ý thơng tin tiện nghi xóa khỏi CSDL Dịng kiện phụ: o Nếu thêm tiện nghi khơng cần phải nhập mã tiện nghi mã tiện nghi tự tăng o Nếu có sai sót q trình nhập hệ thống thơng báo cho nhân viên biết Lập hóa đơn: Ca cho phép lập in hóa đơn tính tiền, chi phí mà khách hang phải trả Dịng kiện chính: o Ca sử dụng dung nhân viên lựa chọn chức o Nhân viên nhập đầy đủ thơng tin khách th phịng, số phịng, người lập hóa đơn , ngày thuê, ngày trả, giấy tờ lien quan … o Hệ thống tính tiền dựa vào giá phòng, thời gian thuê phòng, số dịch vụ sử dụng o Sau đó, nhân viên có nhiệm vụ in lưu hóa đơn , giữ lại giao cho khách Dòng kiện phụ: o Nếu sai sót khâu nhập: ngày thuê, ngày trả hệ thống thông báo cho nhân viên biết yêu cầu nhập lại o Nếu nhập thông tin thành cơng, sau in, hóa đơn tự động lưu bảng CSDL để tiện cho việc tìm kiếm sửa chữa sau Lập báo cáo Ca cho phép người quản trị lấy thông tin, báo cáo nhỏ từ nhân viên, tổng hợp thành báo cáo hang tháng báo cáo có yêu cầu doanh thu, tình trạng phịng, dannh sách khách hang th Dịng kiện chính: o Người quản trị đăng nhập vào hệ thống tài khoản mình, lựa chọn cần thống kê, lấy thống kê từ nhân viên o Lựa chọn cách tổng hợp: theo tháng, tuần theo thời gian… o Người quản trị chọn “Lưu” in báo cáo Dịng kiện phụ: o Nếu có sai sót tên truy cập mật người quản trị đăng nhập, hệ thống thông báo cho người quản trị biết Quản lý dịch vụ: Quản lý dịch vụ có khách sạn Dịng kiện: o Nhân viên đăng nhập vào hệ thống tài khoản mình, lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu: thêm, sửa, xóa o - - - - - - - Nếu chọn thêm sửa dịch vụ, sau nhập điều chỉnh đầy đủ thông tin dịch vụ khách sạn, nhân viên click vào “cập nhật”, thông tin dịch vụ cần xóa xóa khỏi CSDL o Nếu có sai sót q trình nhập (tên DV, giá DV …), hệ thống có thơng báo cho nhân viên biết 10 Quản lý thuê dịch vụ - Ca dung để quản lý việc cho thuê dịch vụ khách sạn - Dòng kiện: - Khi khách hang có yêu cầu muốn sử dụng dịch vụ, lien hệ với phận lễ tân - Nhân viên lễ tân tìm kiếm dịch vụ mà khách hang yêu cầu hệ thống dịch vụ khách sạn - Dịch vụ có khách sạn - Nhân viên lễ tân lập phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ cho khách hang - Sau sử dụng xong dịch vụ, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu thu, in lưu, giao cho khách hang Chi phí cho dịch vụ sẻ tính vào tổng tiền có hóa đơn tốn khách trả phòng o BIỂU ĐỒ CA SỬ DỤNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Đặt phòng Lập phiếu thuê Kiểm tra phòng trống Đổi phòng Khách hàng Hủy đặt Lễ tân ĐK dịch vụ Trả phịng Lập hóa đơn Thanh tốn = tiền mặt Lập phiếu thu Trả qua thẻ ... NĂNG: Quản lý thuê phòng Quản lý nhân viên Quản lý khách hang Quan ly tiện nghi Lập hóa đơn Lập báo cáo Quản lý phịng Quản lý dịch vụ Quản lý thuê dịch vụ Quản lý tồn khoản CÁC TÁC NHÂN: Khách. .. nhân viên biết Quản lý khách hang: Ca sử dụng để quản lý thông tin khách thuê phòng, sử dụng dịch vụ khách sạn Dòng kiện chính: o Ca dung muốn thêm khách hang, có thay đổi thơng tin khách hang,... dung để quản lý việc cho thuê dịch vụ khách sạn - Dòng kiện: - Khi khách hang có yêu cầu muốn sử dụng dịch vụ, lien hệ với phận lễ tân - Nhân viên lễ tân tìm kiếm dịch vụ mà khách hang yêu cầu hệ