Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ trong ngành địa chất và khoáng sản và nghiên cứu thực trạng kiểm soát về chi phí dịch vụ, cụ thể là chi phí cho các hợp đồng kinh tế tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ. Luận văn Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG DƯƠN
HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỀM SỐT NỘI BỘ
Trang 2
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐƯƠNG THỊ DUNG
HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐỒN ĐỊA CHÁT
TRUNG TRUNG BỘ
Chuyên ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS Đồn Thị Ngọc Trai
Đà Nẵng - Năm 2012
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai cơng bồ trong bắt kỳ cơng trình nào khác
‘The giả luận văn
Trang 4MỤC LỤC
MO BAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 3 4 Phuong pháp nghiên cứu 3 5 Bố cục để tài 4 4 6 Téng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VÈ CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT CHI PHÍ SÁN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 7 1.1 NHỮNG VẤN ĐÊ CHUNG VỀ KIÊM SỐT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIEP 7
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm sốt nội bộ 7
1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ 9
12 CÁC THỦ TỤC KIEM SỐT CHI PHI SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP 19
1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phi san xuất trong doanh nghiệp 20
1.2.2 Thơng tìn phục vụ kiểm sốt chỉ phí sản xuất 2
1.2.3 Các thủ tục kiểm sốt chỉ phí sản xuất 2 KẾT LUẬN CHUONG 1 3 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐỒN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BỘ 3
2.1 GIỚI THIỆU VỀ LIÊN DOAN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BỘ _ 33
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Liên đồn 33
Trang 52.2 DAC DIEM HOAT BONG KINH DOANH DICH VU TAI LIEN
DOAN DIA CHAT TRUNG TRUNG BO 39
2.2.1 Đặc điểm của hoạt động dich vu địa chất khống sản 39 2.2.2 Đặc điểm kiếm sốt chỉ phi dich vụ tại Liên đồn 40
2.2.3 Cơng nghệ sản xuất 4
2.3 GIỚI THIỆU VE HE THONG KIÊM SỐT TẠI LIÊN DOAN DIA
CHAT TRUNG TRUNG BO 44
2.3.1 Mơi trường kiểm sốt 4
2.3.2 Dánh giá rủi ro 46
2.3.3 Thủ tục kiểm sốt 46
2.3.4 Hệ thống thơng tin kế tốn 41
2.3.5 Hệ thống đánh giá kiểm sốt nội bộ: 49 2.4 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT NOI BO CHI PHI
DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐỒN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BỘ 50 2.4.1 Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn 50 2.4.2 Các thủ tục kiểm sốt chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn st
2.5 ĐÁNH GIÁ CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHI DỊCH VU TAI LIEN DOAN DIA CHAT TRUNG TRUNG BO 63
KET LUAN CHUONG 2 67
CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIEM SOAT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐỒN ĐỊA
CHAT TRUNG TRUNG BQ 68
3.1 SỰ CÂN THIÊT PHÁI HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIEN DOAN BIA CHAT TRUNG
TRUNG BỘ 68
32 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT CHI PHÍ DỊCH VỤ
Trang 63.2.1 Mục tiêu kiểm sốt chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn 69
3.2.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn 70 3.3 ĐIÊU KIEN DE THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐẺ XUẤT TẠI
LIÊN ĐỒN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BO 90
KET LUẬN CHƯƠNG 3 a1
KẾT LUẬN 92
DANH MUC TAI LIEU THAM KHAO 93
Trang 7DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT
BHXH Bảohiểmsahội BHYT — Bảohiễmytê BHTN Bảohiểmthắtnghiệp
CNH-HĐH Cơng nghiệp hĩa - hiện đại hĩa
CPSX Chi phi sản xuất
KPCĐ Kinhphicơngdồn
Trang 8DANH MỤC CÁC BẰNG Số hiệu Tên bảng Trang bang
21 | Hes6 trách nhiệm cơng việc +
3.1, [Bảng tổng hợp so sánh chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp | “74 32 [Băng tổng hợp so sánh chỉ phí nhân cơng trực tiếp 8 33 [Băng tơng hợp so sánh chỉ phí sản xuất chung, 58
Trang 9DANH MỤC CÁC SƠ ĐƠ
Số hiệu so a8 "Tên sơ đồ R Trang
TT [S0 đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp 2 12 [Lưu đỗ Kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trong Doanh nghiệp | 28
2-1 [Sơ đỗ tổ chức của Liên đồn 35
„2, | Trnhtựcơng nghệ vànội dung của cơng tác sin xuat dia | chất
2⁄3 [Sơ đồ trình tự xây dựng kế hoạch 46
2⁄4 [Sơ đỗ tổ chức bộ máy kế tốn tại Liên đồn 4 "Trình tự ghỉ số kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ
25 | ied 49
25, _ Eat đŠkiễm sốt quá tình xuất kho nguyên vat iu true | tiếp
2:7 [Tim đỗ kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp $6 $¡,_ |LựM đồ kiếm sốt gía trình xuất kho nguyên vậtlệu trực „¡
tiếp
32 [Tim đồ kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp 50
Trang 10MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng tồn cầu hĩa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho
các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới dé phát triển nhưng đồng thời
cũng chứa đựng trong lịng nĩ nhiều thách thức Hơn bao giờ hết để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đồi hỏi các doanh nghiệp khơng chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật cơng nghệ tiên tiến, nâng
cao chất lượng, đa dạng hĩa sản phẩm mà cịn phải sử dụng các phương pháp để kiểm sốt tốt chỉ phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình Trong đĩ, việc hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ về chỉ
phí là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với các đơn vị sản xuất Việc kiểm sốt tốt chỉ phí sẽ gĩp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành,
nhờ đĩ tạo dựng cho đơn vị một uy tín, hình ảnh trên thương trường Bên
cạnh đĩ, thủ tục và chất lượng của kiểm sốt chỉ phí cịn thê hiện quan điểm,
thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Lãnh đạo đơn vị nhằm chống
Tầng phí và thất thốt tài sản của đơn vị
'Khác với các ngành sản xuất khác, ngành Địa chất cĩ đặc điểm riêng là vốn đầu tư lớn, khơng tập trung, hoạt động thường phân tán chủ yếu ở các vùng rừng núi hoặc xa xơi hẻo lánh, vì thể việc đầu tư và quản lý máy mĩc thiết bị vật tư như sức người, sức của gặp nhiều khĩ khăn thiếu đồng bộ dễ
gây lãng phí Việc sử dụng hợp lý, cĩ hiệu quả và iệm vật tư thiết bi, nguyên, nhiên vật liệu và nhân lực là yêu cầu rất cần thiết gĩp phần thực hiện
phương châm: vốn đầu tư nhỏ nhưng hiệu quả lớn Đĩ là một trong những,
vấn đề thời sự mà Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ đã, đang và sẽ phải
cquan tâm thực hiện Các biện pháp xây dựng kế hoạch, cải tiến kỹ thuật, c
Trang 11chất và hạ giá thành sản phẩm cuối cùng Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thé nào
để kiểm sốt chỉ phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều
hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chỉ phí đã chỉ ra Do đĩ, kiểm sốt
chỉ phí là vấn để quan trọng và mang tính sống cịn đối với doanh nghiệp
Quản lý chỉ phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc
sử dụng các nguồn vốn và chỉ phí, từ đĩ đưa ra những quyết định về các chỉ
phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiểm sốt chỉ phí là một
hoạt động quan trọng của quản lý chỉ phí Đối với nhà quản lý, để kiểm sốt
được chỉ phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chỉ phí, đặc bi
là nhà quản lý nên nhận dạng những chỉ phí kiếm sốt
được để đề ra biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chỉ phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt của mình nếu khơng việc kiểm sốt sẽ
khơng mang lại hiệu quả so với cơng sức, thời gian bỏ ra
Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm sốt tốt CPSX thì
khơng thể khơng thiết lập các thủ tục kiểm sốt nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm
sốt nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tơn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu
tổ xây ra bắt ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp Kiểm sốt
nội bộ cũng gĩp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh
nghiệp, giảm thiểu rủi ro mắt tai sản và gĩp phần làm tăng thêm mức độ tin
cây của các Báo cáo tải chính cũng như cơng tác tuân thủ các quy định của pháp luật
Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực địa chất, với một khối lượng tương đối nhiều, tính chất phức tạp, đa dạng của
Trang 12cịn rất đơn giản, tác dụng kiểm sốt cịn hạn chế
Xuất phát từ thực tế đĩ, tác giả đã chọn đề tài: “Hồn thiện các thủ tục
kiểm sốt nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ” làm đề tải tốt nghiệp thạc sĩ của mình
2 Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ về chỉ phí
dịch vụ trong ngành địa chất và khống sản Việt Nam và nghiên cứu thực
trạng kiểm sốt là chỉ phí cho các hợp đồng kinh tế tìm kiếm, khảo sát, thăm dị địa chat tại Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ
chỉ phí địch vụ, cụ
Từ đĩ đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chỉ
phí dịch vụ tại Liên đồn
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các thủ tục kiểm sốt nội bộ về chỉ phí địch vụ tại Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ
~ Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Liên đồn Địa chất Trung Trung
Bộ là đơn vị hành chính sự nghiệp cĩ thu và thực hiện hai nhiệm vụ hoạt động
sản xuất, đĩ là nhiệm vụ nhà nước đặt hàng (tức là các để án do Nhà nước giao) và nhiệm vụ sản xuất địch vụ địa chất (tức là các đề án do Liên đồn ký kết và Tổng cục địa chất giao các đề án dịch vụ khác) Do vậy, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào kiểm sốt đối với nhiệm vụ sản xuất dịch vụ địa chất tại Liên đồn Vì đây là nhiệm vụ tự cân đối nguồn tài chính từ các hợp đồng kinh tế Liên đồn ký và Tổng cục địa chất giao các đề án
cdịch vụ khác; do đĩ cẳn phải kiểm sốt chặt chẽ đối với những chi phi da chi
ra, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất cho Liên đồn
.4 Phương pháp nghiên cứu
Trang 135 Bố cục đề tài
Ngồi phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về các thủ tục kiểm sốt CPSX trong
doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng các thủ tục kiểm sốt nội bộ chỉ phí dịch vụ tại
Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ
Chương 3: Các giải pháp hồn thiện các thủ tụ kiểm sốt nội bộ chỉ
phí dịch vụ tại Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ 6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiém sốt CPSX là cơng việc khơng thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nĩ gĩp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng thời hạn chế được sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình sản xuất
Vi vậy, trong các nghiên cứu trước đây đã cĩ một số tác giả cũng đã
nghiên cứu về cơng tác kiểm sốt CPSX trong doanh nghiệp như: Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Đà Nẵng tác giá Nguyễn Thị
Hiền (2007), “Kiểm sốt chỉ phí tại Cơng ty cổ phần được - Thiết bị y tế Đà “Nẵng”, Luận văn đã kiểm sốt CPSX và đưa ra một số giải pháp kiểm sốt CPSX như sau: Kiểm sốt CPNVL trực tiếp, chỉ phí nhân cơng trực tiếp và 'CPSX chung, đồng thời tác giả cũng nêu ra kiểm sốt sự biển động của CPSX
chưa được tồn diện, do đĩ cần lập dự tốn CPSX linh hoạt phục vụ cơng tác
kiểm sốt CPSX nhằm giúp cho nhà quản trị cĩ thể so sánh được chỉ phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau - Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Đả Nẵng; tác giả Nguyễn Thị Tuyết (Năm 2007)
Trang 14các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học
thì sẽ gây nên sự lăng phí trong CPSX và trong việc xây dựng hệ thống định
mức vẫn cịn tồn tại như bị động từ tính chất đơn chiếc của sản phẩm qua mỗi
lần đặt hàng của khách hàng, cơng tác lập dự tốn CPSX cịn chưa linh hoạt
Từ đĩ, luận văn đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường cho cơng tác kiểm
sốt CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng canh tranh của nhà máy Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Da Nẵng tác giả Nguyễn Thị Hà Nguyên (khĩa 8) * Hồn thiện cơng tác
kiểm sốt chỉ phí sản xuất tại Cơng ty Khai thác vàng Bồng Miêu”, tồn bộ
và khu mơ
cơng việc sản xuất của Cơng ty tập trung tại nhà máy chế
Bồng Miêu Do tính chất cơng việc phức tạp qua nhiều giai đoạn như khai
thác quặng đến chế biến cho ra vàng thành phẩm và xử lý nước thải, đồi hỏi
việc kiểm sốt chỉ phí sản xuất ở từng cơng đoạn sao cho chặt chẽ tuy nhiên
cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất ở Cơng ty vẫn chưa được quản lý chặt
chẽ, cịn nhiều bắt cập cần phải khắc phục như tồn bộ việc mua hàng đều do
bộ phận mua hằng tự tìm nhà cung cấp và tự thoả thuận giá; những khoản chỉ phí phát sinh nhỏ lẻ, khơng thường xuyên do kế tốn tại cơng ty tự thoả thuận
giá và số lượng với nhà cung cấp, cơng việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ mang tính chất thủ tục, nhân viên giám sát do trưởng bộ phận hay phĩ bộ phận kiêm nhiệm; xử lý chất thải chưa đạt chuẩn làm ảnh hưởng đến mơi trường; với
một lực lượng cơng nhân đơng đảo lại làm việc trong khu mỏ với diện tích
rộng lớn nên việc kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp tại Cơng ty vẫn chưa được chặt chẽ và chỉ phí sản xuất chung như điện, nước, khấu hao TSCĐ;
phân bổ cơng cụ dụng cụ chưa theo tiêu chí phân bổ và chưa được Cơng ty
quan tâm, do đĩ tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các gị:
pháp gĩp phần hồn thiện cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất tại Cơng ty như
Trang 15kiểm sốt chỉ phí nguyên vật liệu; chỉ phí nhân cơng trực tiếp; chỉ phí sản xuất chung nhằm tăng cường cho cơng tác kiểm sốt CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu
quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của Cơng ty
Qua đĩ, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu trên đều cĩ chung mục tiêu đĩ là làm thế nào để kiểm sốt CPSX một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chỉ phí đã
chỉ ra Sự khác biệt của luận văn này mà tác giả nêu ra là việc kiểm sốt chỉ phí nguyên vật liệu, chỉ phí nhân cơng và chỉ phí sản xuất chung của Liên
đồn là chưa chặt chẽ, thiếu đồng bộ, các thủ tục kiểm sốt cịn chưa được chú trọng Xuất phát từ thực tiễn đĩ, tác giả đi sâu vào nghiên cứu đẻ tài
“Hoan thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chỉ phí dich vụ tại Liên đồn Dia
chất Trung Trung Bộ” Tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các thủ tục kiểm sốt nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đồn Địa chất Trung Trung Bộ và tìm ra các giải pháp gĩp phần hồn thiện các thủ tục
Trang 16CHƯƠNG 1
CO SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE CAC THU TỤC KIÊM SỐT
CHI PHi SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 NHUNG VAN DE CHUNG VE KIEM SỐT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIEP
Kiểm sốt luơn là một khâu quan trong trong mọi quy trình quản trị, do đĩ các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt
động kiểm sốt dé dat được các mục tiêu của đơn vị Từ lâu, các kiểm tốn
viên đã nhận thức được ảnh hưởng của hoạt động này đến báo cáo tài chính
của đơn vị và đã phát triển các kỳ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho cơng tác kiểm tốn Do đĩ, khái niệm kiểm sốt nội bộ đã hình thành và phát triển din trở thành một hệ thống lý luận vẻ vấn đề kiểm sốt trong đơn vị, khơng chỉ phục vụ cơng việc cho kiểm tốn viên mà cịn liên
quan mật thiết đến vấn dé quan tri doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm sốt nội bộ
Khái niệm
'Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm sốt nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay,
định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:
“Kiểm sốt nội bộ là một quá trình đo người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nĩ được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Trang 17~ Kiểm sốt nội bộ là một quá trình Kiểm sốt nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm sốt hiện điện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm sốt là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình
~ Kiểm sốt nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm sốt
nội bộ khơng chỉ đơn thuẳn là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải
bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm sốt ở mọi nơi và vận hành chúng
~ Kiểm sốt nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chữ khơng phải
đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện Vì khi vận hành hệ
thống kiểm sốt, những yếu kém cĩ thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến khơng thực hiện được các mục tiêu Kiểm sốt nội bộ cĩ thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng khơng thể đảm bảo là chúng khơng
bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chỉ phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi ích được
mong đợi từ quá trình kiểm sốt đĩ Do đĩ, tuy người quản lý cĩ thể nhận
thức đầy đủ về các rủi ro, thể nhưng nếu chỉ phí cho quá trình kiểm sốt quá
cao thì họ vẫn khơng áp dụng các thủ tục kiểm sốt rủi ro [6, tr 2-3]
5 Mục tiêu của kiễm sốt nội bộ
~ Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội bộ phải bảo đảm về tính trung
thực va đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải cĩ trách nhiệm lập bảo cáo tả chính phù bợp với chuẩn mực và chế độ kế toĩn hiện hành
~ Đối với tính tuân thủ, kiểm sốt nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
Trang 18việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đĩ bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm
sốt nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phản, thực hiện các chiến lược kinh
của đơn vị
Như vậy, các mục tiêu của kiểm sốt nội bộ rất rộng, chúng bao trùm
lên mọi mặt hoạt động và cĩ ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị [6, tr 3-4]
1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ 4 Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nĩ chỉ
phối ý thức kiểm sốt của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của kiểm sốt nội bộ Các nhân tố chính thuộc về mơi
trường kiểm sốt là
~ Tĩnh chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt
nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tơn trọng các giá trị đạo
đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm sốt Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức
cĩ
trong dom vi và cư xử đúng đ gin can khơng cho các thành viên
cĩ các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muồn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải
phổ biển những quy định đến mọi fhành viên bằng các thể thức tích hợp, Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tơn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện cĩ thể
dẫn đến nhân viên cĩ những hành vi thiều trung thực
Trang 19năng và hiểu biết cằn thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao khơng hữu hiệu và hiệu quả Do đĩ, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên cĩ trình độ đảo tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và
huấn luyện đầy đủ và thường xuyên
~ Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiếm tốn: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các Liên đồn cỗ phần cĩ niêm yết ở Thị trường Chứng khốn phải thành lập Ủy ban Kiểm tốn Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngồi Hội đồng Quản trị nhưng khơng tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban Kiểm tốn cĩ thể cĩ những đĩng gĩp quan trọng cho việc thực hiện các mục
tiêu của đơn vị, thơng qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tải chính, giữ sự độc lập của kiểm tốn nội bộ Do cĩ các chức
năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm tốn và Hội đồng Quan trị cĩ ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản
trị hoặc Ủy ban Kiểm tốn gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm tốn, và mối quan
hệ của họ với bộ phận kiểm tốn nội bộ và kiểm tốn độc lập
~ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú
trọng đến việc hồn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hải lịng với những
hoạt động kinh doanh cĩ mức rủi ro cao, nhưng cĩ thể thu được nhiều lợi nhuận Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành cĩ thể ảnh hướng lớn đến mơi trường kiểm sốt và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị,
Trang 20cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thơng tin và quan hệ với cấp dưới Cĩ
nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp
với các nhân viên Ngược lại, cĩ những nhà quản lý chỉ thích điều hành cơng việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị
~ Cơ cấu tổ chức: Cơ câu tơ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nĩ gĩp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nĩi cách khác, cơ cắu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt và giám sát các hoạt động Vì thí , khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền
hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phủ hợp Tuy nhiên, điều này
cịn phụ thuộc vào quy mơ và tính chất hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mơ tả qua sơ đồ tơ chức, trong đĩ phản ảnh các
mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo
- Cách thức phân định quyên hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn
và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nĩ cụ thể hĩa
về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vi, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ cĩ nhiệm vụ cụ thể là gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hồn thành mục tiêu Do đĩ, khi mơ tả cơng việc, đơn vi can phải thể chế hĩa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan
hệ giữa họ với nhau
Trang 21b Đánh giá rải ro
Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm sốt nội bộ Tắt cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều cĩ thể phát sinh những rủi ro và khĩ cĩ thể kiểm sốt tắt cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân
tích những nhân tổ ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu = kể cả mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động — của đơn vị cĩ thể khơng
được thực hiện, và phải cố gắng kiểm sốt được những rủi ro này
Khơng lệ thuộc vào quy mơ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bit ky
đơn vị nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong
hoặc bên ngồi tác động + Các yế
bên trong Sự quản lý thiếu minh bạch, khơng coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hĩc của hệ thống
máy tỉnh, của trang thiết bị, hạ ting co 96 Bon vi va cở sở hạ ting khơng thay
đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm sốt thích hợp hoặc do xa Liên đồn mẹ hoặc do thiếu quan tâm
+ Các yếu tố bên ngồi Thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận
hành Thay
hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh khơng mong muốn tác động
thĩi quen của người tiêu đùng làm các sản phẩm và dịch vụ
đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hướng đến hoạt động của tổ chức
'Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, đơn vị can thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất
hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiễu tác hại của chúng "Việc đánh giá rủi ro được coi là cĩ chất lượng nu:
Trang 22+ Đơn vị đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đĩ hoặc đơn vị
.đã cĩ biện pháp để tồn thể nhân viên nhận thức rõ rằng về tác hại của rủi ro
cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị cĩ thể chấp nhận được
* Đơn vị đã để ra mục tiêu tổng thể cũng như chỉ tiết để mọi nhân viên
cĩ thể lấy đĩ làm cơ sở tham chiếu khi triển khai cơng việc [6, tr 72-74] ¢ Nay dựng các thủ tục kiểm sốt
Hoạt động kiếm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm sốt các rủi ro mà đơn vị dang hay cĩ thể gặp phải Các hoạt động kiểm sốt cĩ mặt ở khắp mọi
nơi và ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của đơn vị Cĩ nhiều loại
hoạt động kiểm sốt khác nhau cĩ thể được thực hiện, dưới đây là những hoạt
động kiểm sốt chủ yếu trong đơn vị: ~ Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là khơng cho phép một thành viên nào được gi
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng
han, khơng thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghỉ chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau; nếu cĩ các sai sĩt xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chĩng; đồng thời
giảm cơ hội cho bắt kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cĩ
thể gây ra và giấu diễm những sai phạm của mình
"Thí dụ như phân chia trách nhiệm địi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
Trang 23tốn về tài sản đĩ là để ngăn chặn hành vi tham ơ tài sản Vì nếu cho kiêm
nhiệm hai chức năng trên cĩ thé tao ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng
tai sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh số sách để che giấu sai phạm của mình
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản 'Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ khơng được kiêm ‘bao quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tải sản Thí dụ, nếu cùng một người
vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương cĩ thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân
viên khơng cĩ thật này
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế tốn: Nêu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép và báo cáo thì họ sẽ cĩ xu hướng thơi phẳng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn cho thơng tin khơng bị chênh lệch như trên, quá trình ghỉ số nên giao cho một
bộ phận riêng biệt thực hiện- thường là bộ phận kế tốn
~ Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
Để thơng tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
Khi kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ, số sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm sốt hệ thơng chứng từ, số sách cần phải chú ý những vấn đề sau: + Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để cĩ thẻ kiểm sốt, tránh that lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết
+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
cảng tốt
Trang 24dụng khác nhau Ví dụ, hĩa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng
* Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận cĩ liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử
lý nhanh chĩng để chuyển cho bộ phận tiếp theo
+ Số sách cần phải đĩng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, cĩ chữ ký xét duyệt của người kiểm sốt
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy
định và đễ dàng truy cập khi cần thiết
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều cĩ quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản
thì hư tổn là tắt yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn cĩ thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể
+ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho tồn đơn vị Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, địch vụ, hộc hạn mức bán chịu cho khách hàng Sau đĩ, nhân
viên cấp dưới căn cứ chính sách đĩ để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn
mà chính sách cho phép
+ Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quan ly xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ khơng đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ khơng thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn
việc mua sắm máy mĩc thiết bị Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối
với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng cĩ số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, ví dụ các nghiệp vụ bán chịu cĩ số tiền lớn trên
Trang 25Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền đẻ thực hiện sự phê chuẩn phải cĩ chức vụ tương xứng với tinh chất và tằm quan trọng của nghiệp vụ Ví dụ, như quyết định mua sắm tài sản cĩ giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do
Hội đồng Quản trị phê chuẩn ~ Kiểm sốt vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại số sách và tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hỗ sơ dữ liệu
Vi du, tài sản cĩ thể được kiểm sốt bằng cách sử dụng tủ sắt, khĩa,
tường rào, lực lượng bảo vệ và chỉ những người được ủy quyền mới được
phép tiếp cận với tài sản của đơn vị
'Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế tốn và tải sản hiện cĩ trên thực
tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi cĩ bắt kì chênh lệch nào cũng cẩn phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đĩ sẽ phát hiện được những, yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách cĩ liên quan Nếu khơng thực
hiện cơng việc này thì tải sản cĩ thể bị bỏ phế, mắt mát hoặc cĩ thể khơng
phát hiện được những hành vi đánh cấp
~ Kiểm tra độc lập việc thực hiện các hoạt động (nghiệp vụ)
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm sốt nội bộ thường cĩ khuynh hướng bị
giảm sút tính hữu hiệu trừ khi cĩ một cơ chế thường xuyên kiểm tra sốt xét lại Ví dụ nhân viên cĩ thể quên, hoặc vơ ý khơng tuân thủ các thủ tục, hoặc bit edn trong céng việc và cần cĩ người quan sát để đánh giá việc thực hiện cơng việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm sốt tốt vẫn cĩ khả năng xảy ra những hành vỉ tham ơ hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này
Trang 26'Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
phải độc lập với những đối tượng kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
mắt đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc khơng độc lập vì bắt kì lý do nào,
~ Phân tích sốt xét lại việc thực hiện
'Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đốn, kỳ trước, và các dữ liệu khác cĩ liên quan như những thơng tin khơng cĩ tính chất tài chính; đồng thời cịn xem xét trong mồi liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện, sốt
xét lại quá trình thực hiện giúp nha quản lý biết được một cách tổng quát là
mọi thành viên cĩ theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu
quả hay khơng? Nhờ thường xuyên nghiên cứu
xây ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý cĩ thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc cĩ những điều chỉnh thích hợp [6, t 82-89]
dd Hệ thắng thơng tin kế tốn
“Thơng tin chính là điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các
'báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm
cả cho nội bộ và bên ngồi
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một tơ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm sốt khác nhau Thơng tin được cung cấp thơng qua hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin của một đơn vị cĩ thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ cơng hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thơng tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy
cập thuận tiện Liên quan đến vấn đề này, cằn chú ý đến các khía cạnh sau: ~ Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận
Trang 27viên khác và sử dụng được những phương tiện truyển thơng khác trong đơn vị
này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thơng tin hữu hiệu nội bộ ~ Các thơng tin từ bên ngồi (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng ) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đĩ đơn vị mới cĩ thể cĩ những phản ứng kịp thời Các thơng tin cho bên ngồi
(Nhà nước, cỗ đơng ) cũng cần được truyền dat kịp thời, đảm bảo độ tin cậ
và phù hợp với yêu cầu của pháp luật
Trong hệ thống thơng tin, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng Đầu vào là của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kể tốn, đầu ra của hệ thống là báo cáo kể tốn Quá
trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính tốn, xử lý: và tổng hợp
'Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thơng tin kể tốn tải chính phải đạt
được như sau
* Xác định và ghi chép các nghiệp vụ cĩ thật
+ Diễn giải nghiệp vụ một cách chỉ tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ
+ Ðo lường giá trị của các nghiệp vụ đễ ghỉ chép dúng giá trị
+ Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng ky + Trình bày đúng đắn và cơng bố đầy đủ thơng tin cần thiết trên báo cáo tải chính Dé dat được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống đĩ là chứng từ và số sách kế tốn
Trang 28phạm để bảo vệ tài sản cho đơn vị Ví dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chỉ sẽ
giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chỉ tiền mặt khơng phù hợp với quy định
Bên cạnh đĩ, chứng từ cịn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các
đối tượng, kể cả bên trong và bên ngồi đơn vị Tĩm lại, chứng từ đĩng vai trị quan trọng trong hệ thống kiêm sốt nội bộ của đơn vị,
Số sách kế tốn được xem là bước trung gian tiếp cận những thong tin
'ban đầu trên chứng từ để hình thành thơng tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Một hệ thống số sách chỉ tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hĩa, chỉ phí sẽ gĩp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị
nhờ chức năng kiếm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ [6, tr 90-96]
e Giám sit
Đây là bộ phận cudi cing của kiểm sốt nội bộ Giám sát là quá trình
mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm sốt Điều quan
trọng trong giám sát là phải xác định kiểm sốt nội bộ cĩ vận hành đúng như
thiết kế hay khơng và cĩ cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay khơng? Đề đạt được kết quả tốt, nhà quản
lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và định
Giám sát thường xuyên đạt được thơng qua việc tiếp nhận các ý kiến
đồng gĩp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt
động và phát hiện các biến động bắt thường
Trang 2920
nghiệp là các thơng tin về ch phi, vi mỗi khi chỉ phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy,
chỉ phí của doanh nghiệp Để quản lý được chỉ phí, cần thiết phải nắm vững
các khái niệm về chỉ phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại
chỉ phí đều cung cấp thơng tin ở những gĩc độ khác nhau cho nhà quản lý ra
sác nhà quản lý cằn phải kiểm sốt chặt chẽ
quyết định thích hợp
1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp
4 Khái niệm về chỉ phí sản xuất
Chi phí là tồn bơ những hao phí về lao động sống và lao động vật hĩa ma
doanh nghiệp phải chỉ ra trong một thời kì nhất định và được biểu hiện bằng tiền Theo chế độ kế tốn
+i phi la tng giá trì các khoản làm giảm lợi
ích kinh tế trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chỉ ra, các khoản
khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sỡ
hữu, khơng bao gồm khoản phân phối cho cổ đơng hoặc chủ sở hữu
b Phân loại chỉ phí sản xuất
Trong một doanh nghiệp, chỉ phí cĩ thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại chỉ phí cĩ ý nghĩa riêng đối với hoạt
động của đơn vị Phân loại chỉ phí là bước đầu để quản lý và sử dụng chỉ phí một cách hiệu quả Cĩ thể phân loại chỉ phí như sau:
* Phan loại chỉ phí theo chức năng hoạt động
Theo chite năng hoạt động, chỉ phí được phân thành chỉ phí sản xuất và
chỉ phí ngồi sản xuất
+ Chỉ phí sản xuất là tồn bộ những chi phí cĩ liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một thời kì nhất định Chỉ phí sản xuất gồm 3 khoản mục sau:
Trang 3021
~ Chi phí nhân cơng trực tiếp: là chi phi tiền lương và các khoản trích theo lương của những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Chi phí nhân cơng trực tiếp cũng giống như chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, cĩ thể
xác định rõ rằng, cụ thể và tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính
trực tiếp cho từng sản phẩm
~ Chi phí sản xuất chung: là những chỉ phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩm, khơng phải là chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp và chỉ phí nhân cơng trực tiếp Đặc điểm của chỉ phí sản xuất chung là gồm nhiều nội dung chỉ phí khác nhau và cĩ tính gián tiếp với từng loại sản phẩm nên khơng thể tính trực
tiếp vào sản phẩm, mà thường dùng tiêu thức phân bổ
+ Chỉ phí ngồi sản xuất: đây là các chỉ phí phát sinh ngồi quá trình sản xuất sản phẩm, phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ cơng, tác quản lý chung cho tồn doanh nghiệp Chỉ phí này bao gồm: chỉ phí bán hang, chỉ phí quản lý doanh nghiệp, chỉ phí tài chính và chỉ phí khác
`* Phân loại theo cách ứng xử của chỉ phí
Căn cứ theo cách ứng xử của chỉ phí, chỉ phí được chia thành chỉ phi
khả biến, ch phí bắt biển và chỉ phí hỗn hợp
+ Chỉ phí khả bi
hoạt đơng của doanh nghiệp Khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp tăng
là các chỉ phí cĩ sự thay đổi theo tỷ lệ với mức độ (hay giảm) thì chỉ phí khả biến cũng tăng (hay giảm) Thơng thường, trong
doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí nguyên vật liệutrực tiếp, chỉ phí nhân cơng
trực tiếp, chỉ phí vận chuyển là chỉ phí khả biển
+ Chi phí bắt biến: là những chi phí mà về tổng số được coi là khơng
thay đổi khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi Trong doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí khẩu hao TSCĐ, lương cán bộ quản lý, chỉ phí quảng, cáo, chỉ phí nghiên cứ à chỉ phí bắt biến
Trang 312
tố chỉ phí bắt biến và chi phí khả biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào
đĩ, chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí
đơng tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biển đơi như đặc điểm của chỉ phí khả biến Hiểu theo một cách khác, phần bắt biến trong chỉ phí hỗn hợp thường là bộ
phận chỉ phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, cịn phần khả
biến là bộ phận chỉ phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí hỗn hợp cũng chiếm một tỷ lệ khá
lến, và khi mức độ hoạt
cao trong các loại chỉ phí, chẳng hạn như chỉ phí điện hằng tháng, chỉ phí bảo
dưỡng máy mĩc thiết bị, chỉ phí internet xuất Dé cĩ thơng tin về chỉ tập hợp các chứng từ gốc phát sinh chỉ phí sản xuất Đối với chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí nhân cơng trực tiếp, kế tốn cập nhật hằng ngày khi cĩ nghiệp vụ phát
sinh và hạch tốn vào các tài khoản quy định, đồng thời theo dõi ở các số chỉ
tiết, số tổng hợp Đối với chỉ phí sản xuất chung, cuối kỳ kế tốn tập hợp theo
từng bộ phận hoạt động Do đĩ, muốn kiểm sốt chỉ phí thì phải tổ chức thơng tin kế tốn phù hợp, thể hiện qua các nội dung:
a Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, tồn bộ các
chỉ phí phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, tiền lương và các khoản trích theo lương và sản xuất chung đều phải lập chứng từ kể tốn Chứng từ kế tốn
chỉ lập một lẫn cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung các chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, trung thực, rõ rằng, khơng tẩy xĩa, khơng viết tắt số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải trùng nhau
Tắt cả các chứng từ liên quan đến chỉ phí sản xuất phải cĩ đầy đủ chữ kí trực tiếp của c
hợp các chứng từ cần đĩng dấu của doanh nghiệp như sec, phiếu chỉ, phải
Trang 322B
đĩng dấu phù hợp với mẫu đã đăng kí tại cơ quan cĩ liên quan
Kế tốn trưởng cĩ vai trở tổ chức và hướng dẫn cho bộ phận kế tốn lập
chứng từ phù hợp với yêu cầu tập hợp chỉ phí
b Tổ chức sổ kế tốn và hệ thống tài khoản kế tốn
Mỗi một doanh nghiệp chỉ cĩ một hệ thống số kế tốn chính thức và duy nhất cho một kì kế tốn năm Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế
n áp
dụng và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp mở đủ số kế tốn cần thiết
Để đáp ứng nhu cầu thơng tin, hệ thống sổ kế tốn dùng ghi chép, tập hợp chỉ phí sản xuất cũng được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế tốn tổng
hợp và số kể tốn chỉ tiết
© Tổ chức hệ thống báo cáo về chỉ phí sản xuất
Hệ thống báo cáo về chỉ phí sản xuất được tổ chức đẻ đáp ứng nhu cầu
thong tin cho nhà quản lý và kiểm sốt cụ thể cho lãnh đạo doanh nghiệp, chủ
yếu chỉ phí sản xuất được báo cáo trên báo cáo kết quả kinh doanh theo chức
năng chỉ phí, nghĩa là chỉ phí thể hiện trên báo cáo được thể hiện theo cách chung nhất những chỉ phí tương ứng theo từng bộ phận, từng chức năng hoạt động của doanh nghiệp Hình thức thể hiện chỉ phí nay phù hợp với việc cơng
khai thơng tin kể tốn
Báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kì kế tốn, trong trường hợp cĩ báo cáo trình bày khác nhau
giữa các kì kế tốn phải cĩ thuyết minh lý do thay đổi, ví dụ như thay đổi giá
xuất kho nguyên vật liệu từ nhập trước xuất trước sang bình quân gia quyền
1.2.3 Các thủ tục kiểm sốt chỉ phí sản xuất 4 Thủ tục kiểm sốt chỉ phí NVLTT
Trang 3324
của đơn vị mình; nhưng dù các doanh nghiệp cĩ hoạt động kinh doanh và cĩ
đặc thù riêng khác nhau thì vẫn sử dụng thủ tục kiểm sốt chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp thơng thường như sau: * Lưu đỗ xử lý
Tộ phận cĩ nhucu| — Giãmdđắc Phong kế tốn “Thủ kho
Cua) | 4] Lap giao dich va “
in phiêu xuất kho of
a 4 Thực hiện
Lập yêu cần Phế duyệt i Chuyên kho
Trang 3435 Sơ đồ I.1: Sơ đồ quá trình xuất kho NVLLTT trong Doanh nghiệp * Ý nghĩa trên các hình vẽ 'Bắt đầu hay kết thúc “Chứng từ sử dụng
“Quyết định: Quyết định cần phải đưa ra lựa
chọn giữa các phương án khác nhau c> L¬ Uw Xử lý bằng thủ cơng Xử lý bằng máy tính ——* Swkiện phat sinh giao dịch * Mơ tả chỉ tt + Sự kiện phát sinh chứng từ Mã Chữ năng we | Tenaya | NWN] sto ig " hiện sir dung rên phần mềm
oy [pseu ca BO phan co Bp phn 60 nba cha walt ho, a
[xuất kho Inhu cầu |phiểu đề nghị xuất kho
(Giám đốc xem xãt phe duyêt để Thị xuất kho
- Nếu yêu cầu được duyệt thì
02 |Phêduyệt - |Giámdốc Lhuyên sag bee 03
- Nếu yêu cầu khơng được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình
Phịng Kế tốn căn cử vào phiếu Lập giao dịch | | suấtkhođã cĩ ký nhận của các bên 03 |inphiêu ne k mm XỔ lên quan để thực hiện xuất kho suit kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho
sẽ phải ký vào phiếu xuất kho
Trang 35kiện "Người thực hiện 26 Sử dụng rên phần mềm Nội dung
(chuyên kho (đã cĩ ký nhận của các bên liên quan kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào| [phiểu xuất kho \48 thực hiện xi 05 Kiém tra giao lịch loan Phong ké
[Cin ci vio phigu xuất Kho Phịng Kế ton tiém hin kiém tra lại giao dich
- Nếu khơng cĩ sai lệch thì chuyển bước 07
- Nếu cĩ sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì (ehuyễn sang bước 06 và kiểm tra bổi
sung vật tư xong thì chuyển sang| bước 07 Thực hiện giao dịch điều Ichinh Phong ké
lốn lkho Phiếu xuất
Phịng Kể tốn căn cứ vào phiêu
(xuất kho điều chỉnh sai lệch trên|
igiao dich xuất chuyển kho đã lập
0 Thực hiện Xxuất kho [Thủ kho
Sau Khi Phong kế tồn kiêm tra giao| (dịch xuất kho, Thủ kho xuất NVI| (cho bộ phận cĩ nh c
08 (Ghi thẻ kho [Thủ kho [Phiếu xuất lkho (Clin oi vào Phiêu xuất kho Thủ kho, lghi the kho 'Nhập liệu vào máy Phong ké lốn Phiếu xuất lkho
IKhi nhận được chứng từ liên quan kế tốn phản ánh vào chứng tir ghi s6 nghiệp vụ xuất kho, căn cứ vào|
lếc chứng từ cĩ liên quan đến việc|
(xuất vật tư, kể tốn tổng hợp sẽ tính [chi phi nguyên vật liệu phân bổ cho| lừng sản phẩm và lập bảng tổng hợp [chi phi nguyén vật liệu trực tiếp cho!
Trang 36
27 Chie nin
Ma pee | Người thực | và báo cáo 5 chee sự | Tên sự kiện ‘ hiện |sit dung én " ° Nội dung
ign phần mềm anes
sẵn phẩm sân xuất
'Đỉnh kỹ Phịng kế tốn Ín số chỉ tết vật tư theo từng kho, từng chủng
Bao cio va sé [Phong kế 4
10 | en leeamenltomn loại vật tư, đối chiếu và ký xác nhận|
* với thủ kho để làm cơ sở cho việc|
lap bio céo va in sé sich
5 Thủ tục kiểm sốt chỉ phí NCTT
Chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản trích theo
lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCD) Tiền lương là một khoản chỉ phí quan
trọng, nếu việc tính lương khơng đúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và từ đĩ ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Mặt khác tiền lương là chỉ phí dễ xảy ra gian lận làm cho đơn vị thất thốt một khoản
tiền lớn Vì vậy KSNB về chỉ phí nhân cơng cĩ vai trị quan trọng trong việc
Trang 3829 * Mơ tả chỉ tiết MãI se |TênsvkiP | mại | Người Nội dung Biểu mẫu lưu hồ sơ áp dụng kiện
OT | Chim [Bộ phim | Chim cing cho Wing nhìn tiên | Bang châm cũng cơng xác | sin ult | vào cuối giờ chiều hàng ngày, Phểu xác nhậm nhận sản xác nhận khổi lượng sản phẫm | khối lượng hồn phẩm, cơng hồn thành vào phiếu Cuối |thình từng cơng việc hồn tháng ký và chuyển bảng chẳm | đoạn Hoặc Phiếu
thành cơng cho Phịng Hành chính |xác nhận khối
Phiếu xác nhận khối lượng sản lượng hồn thành
phẩm hồn thành cho Phịng kế | sản phẩm
tod
7 [Kiếm wa, | Pring | Da vio tly hầm The hose [Bing hâm cũng,
xácnhân |Hành |bảng chấm cơng để xác nhận | Phí nhận
chinh |chính xc số cơng lâm việ của |khổi lượng hồn
từng nhân viên thành từng cơng
đoạn Hoặc Phiểu
xác nhận khối
lượng hồn thành
sản phẩm
07 [Tim | Pring | Cin of 5b cing, số lượng Sin [Bing thank tnn
Hành phẩm hồn thành, đơn giá | lương
chinh [khoản sản phẩm, tnh ra téng
tiền lương, tiền cơng và chỉ tiết
cho từng nhân viên
TE] Rigen a, | RE ton | Rid trav dy bing ong [Hămg Thmh Toản
ký duyệt |ưưởng, |- Nếu yêu cầu được duyệt thì | lương
Giám đốc | chuyên sang bước 06
- Nếu yêu cầu khơng được
duyệt thì bộ phận liên quan gi
trình lại sau đĩ ký duyệt
Trang 39
30
Người éu mii
'gười Nộiệng Biểu mẫu áp dụng,
lưu hồ sơ kign
05 [Các — bộ| Các - bộ | Các bộ phân liên quan giải trình | Các chứng từ liên phân — cĩ |phận liên |số sau đĩ ký duyệt và chuyển | quan thanh tốn
liên quan|quan — |sangbước06 lương
giải tình
06 | Kế tốn lập | Phịng Kế |Lập phiêu chỉ Hạch tốn tải | Bảng thánh tốn phiuchỉ [tốn — [khoản chỉ tết theo từng đối |tiển lương, Phiếu
tượng chỉ
07 | Thank tốn | Thủ quỹ | Phát lương cho nhân viên bộ | Băng thanh tốn
lương phận sản xuất tiền lương, Phiếu
chỉ
08 | Ghi sb quy | Tha quy | Sau khi phát lương cho bộ phận |Phiếu chỉ tiên sản xuất, Thủ quỹ thực hiện ghỉ | lương,
số quỹ
09 |Ghỉ số kế | Phịng kế |Căn cứ vào mã sự kiện 06 Dịnh | Chứng tir ghi số tốn tốn |kỳ Phịng Kế tốn hạch tốn kết |tiền lương
chuyển chỉ phí tiền lương theo đúng đối tượng e Thủ tục kiểm sốt chỉ phí SXC Chỉ phí sản xuất chung là những khoản chỉ phí phát sinh trong quá trình phục vụ sản xuất chung ở phân xưởng, bộ phận, đội, cơng trường và quản
lý sản xuất ở đơn vị , thực hiện địch vụ như: + Tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng, lương bộ phận, tổ đội; các khoản trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí
cơng đồn được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của nhân viên quan lý phân xưởng, bộ phận, đội, tổ sản xuất,
Trang 40
31
+ Chỉ phí khấu hao TSCD sử dụng ở bộ phận phân xưởng, + Chỉ phí điện, nước, điện thoại dùng chung ở phân xưởng
+ Chỉ phí tiếp khách ở phân xưởng, chí phí bằng tiền khác cĩ liên quan
đến phân xưởng, tổ, đội sản xuất,
Mục tiêu của việc kiểm sốt chỉ phí SXC
~ Tổng chỉ phí SXC thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự tốn chỉ phí
sxc
~ Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động của nhân viên quản
lý tổ sản xuất, tổ đề án
~ Theo dõi, phân bổ cơng cụ dụng cụ xuất dùng ở tổ sản xuất, tổ để án
vio chi phi SXC được hợp lý, chính xác
~ Đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin liên quan đến chỉ phí SXC ~ Chỉ phí SXC là cĩ thật, được ghi chép đầy đủ,
thủ chế độ kế tốn hiện hành
Kiểm sốt chỉ phí SXC là kiếm sốt các nội dung sau:
ính xác, hợp lý, tuân
~ Quy trình quản lý, theo đơi việc sử dụng TSCĐ thể hiện qua Bảng
tính và phân bổ khẩu hao TSCD: Can cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao
TSCĐ kế tốn tiến hành hạch tốn, ghi số và phân bổ chính xác cho đúng đối
tượng chịu chỉ phí
~ Quy trình kiểm sốt chỉ phí nhân cơng quản lý lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
~ Quy trình xuất cơng cụ dung cụ sử dụng, theo đõi xuất dùng một hay
nhiều lần cẳn phải cĩ chứng từ phân bỗ giá trị cơng cụ dụng cụ xuất dùng vào chỉ phí cho cụ thể, chính xác, hợp lý
- Kiểm sốt chỉ phí
chứng tir diy đủ và cĩ sự phê duyệt của những người cĩ thẩm quyền
Quy định trình tự ghi số, quá trình luân chuyển chứng từ khi phát