Mục tiêu của đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miền núi phía Bắc Quảng Nam là phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam; đề xuất những giải pháp mang tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn tại đơn vị để đơn vị xem xét, áp dụng nhằm góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam.
Trang 1DALHOCDANANG
TRUONG DAI HOC KINH TE
NGUYEN THI THUONG
2021 | PDF | 124 Pages buihuuhanh@gmail.com
KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH CUNG UNG TẠI BỆNH VII
DA KHOA KHU VUC MIEN NUI PHIA BAC QUANG NAM
LUẬN VĂN THAC SI KE-TOAN
Trang 2DALHOCDANANG
TRUONG DAI HOC KINH TE
NGUYÊN THỊ THƯƠNG
KIEM SOAT NOI BO CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BÁC QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 8 34 03 01
Người hướng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HÔNG HẠNH
Trang 3LOI CAM DOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các dữ liệu, nội dung, lập luận, phân tích, đánh giá trong luận văn là khách quan, trung
thực Những kết quả trong luận văn chưa từng được ai công bố trong bắt kỳ công trình nào khác
Trang 4
MỤC LỤC
MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài e-«eeeeeerrrrrrrrrrrrrrrr T
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứ § Bố cục đề t 6 Tổng quan tài CHƯƠNG
MOT SO VAN DE LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH CUNG UNG TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ
1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
1.2 CAC CHU TRÌNH TRONG HOẠT DONG TẠI CÁC BỆNH VIỆN
1.3 KIEM SOAT NOI BO CHU TRÌNH CUNG ỨNG TRONG CÁC BENH VIEN CONG
1.3.1 Đặc điểm chu trình cung ứng trong các bệnh viện công
1.3.2 Các chức năng của chu trình cung ứng
1.3.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
1.3.4 Mục tiêu kiểm soát chu trình cung ứng
Trang 51.4.2 Rủi ro và thú tục kiểm soát đối với hoạt động nhận hàng và bảo
quản 38
CHƯƠNG
THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠ BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BẮC QUẢNG NAM 40
2.1 GIỚI THIỆU VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VUC MIEN NUL
PHÍA BẮC QUANG NAM
Quá trình hình thành và phát triển
' Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 2.1.3 Đặc điểm hoạt động
3.2 GIỚI THIỆU CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
KHU VUC MIEN NUI PHIA BAC QUANG NAM 45
2.3 GIOL THIEU HE THONG KIEM SOAT NOI BQ TAI BENH VIEN DA KHOA KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BAC QUẢNG NAM 2.3.1 Môi trường mm soát
2.3.2 Đánh giá rũi ro 2.3.3 Hoạt động kiểm sốt
2.3.4 Thơng tin và trao đổi thông tin
2.3.5 Hoạt động giám sát
2.4 THỰC TRANG KIEM SOÁT NOI BO CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI BỆNH VIEN DA KHOA KHU VC MIEN NUL PHIA BAC
QUANG NAM “
24.1 Die Bệnh viện Đa khoa khu vực
miền núi phía Bắc Quảng Nam “
Trang 6
In đến cơng tác kiểm sốt nội bộ 55 2.4.2 Các quy định chính sách liên q chủ trình cung ứng tại đơn vị
2.4.3 Kiểm soát hoạt động mua hàng — + 2.4.4 Kiểm soát hoạt động nhận và báo quán hàng hóa 63 3.4.5 Kiểm sốt ghỉ nhận cơng nợ và thanh toán cho nhà cung cấp 66 2.5 ĐÁNH GIÁ KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI
BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BẮC QUẢNG NAM
2.5.1 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.5.2 Dánh gid thi tục kiểm soát chu trình cung ứng
KET LUAN CHUONG
CHƯƠNG
MOT SO DE XUẤT GOP PHAN HOAN THIEN CONG TAC KIEM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BÁC QUẢNG NAM T9 3.1 SU’ CAN THIET CUA KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH CUNG ỨNG — — «19 3.2 MOT SO DE XUAT GOP PHAN HOAN THIEN CONG TAC KIEM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC MIỄN NÚI PHÍA BÁC QUẢNG NAM
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ bệnh viện
3.2.2 Hoàn thiện bộ mã và tổ chức thơng tin kế tốn
3.2.3 Hồn thiện quy trình mua hàng 3.2.4, Hoàn thiện quy trình thanh toán
Trang 7PHY LYC ÀI LUẬN VĂN LUẬN VĂN KIÊM TRA HÌNH THỨC LUẬN VĂN BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH
NHẬN XÉT CUA PHAN BIEN 1 NHAN XET CUA PHAN BIEN 2
BAO CÁO GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN
Trang 8
CNTT coso HCQT HDT&DT INTOSAL KHTH KVMN TB-VTYT TCCB TCKT
DANH MUC CAC TU VIET TAT
'Công nghệ thông tin
The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission
Hành chính quản trị
Hội đồng thuốc và điều trị
Trang 9DANH MUC CAC BANG
Số hiệu Đông Tên bảng l Trang
2.1 | Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chuyên môn năm 2019 | 41 2.2 Phân bổ nhân sự theo khu vực công tác năm 2019 4
Rũi ro và thủ tục kiểm soát quy trình mua thuốc, hóa
23 | chit, vật tưiiêu hao 8
Rit ro va thi tục kiểm soát quy trình mua thuốc, hóa 2-4 | cht, vậttưtiêu hao (2) ° Ri ro va thủ tục kiểm soát quy trình mua vật tư, hằng 25 Íhoakháe s Rũi ro và thủ tục kiểm soát quy trình nhận và bảo quản 26 [hanghg làng hóa 6
TRũi ro và thủ tục kiểm soát quy tình ghỉ nhận công nợ
2.7 | va thanh toán cho nhà cung cắp @
3.1 | Danh mục bộ mã vật tư, bàng hóa s2
3.2 | Danh mye vat wr, hàng hóa 85
Trang 10ĐANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu Hình về "Tên hình vẽ Trang 1.1 | Mỗi quan hệ chức năng trong chu trình cung ứng 28
Sơ đỗ tổ chức Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc
2z Quảng Nam 4
22 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện Đa khoa 48
KVMN phía Bắc Quang Nam
Lưu đồ quy trình mua thuốc, hóa chất, vật tư tiêu
23 hao 37 2⁄4 | Lưu đồ quy trình mua vật tư, hàng hóa khác 61 2.5 | Lưu đồ quy trình nhận và bảo quản hàng hóa 6
26, [bm đỗ quy trình ghi nhận công nợ thuốc và thanh 6
toán
Lưu đồ quy trình ghỉ nhận công nợ vật tư, hàng hóa
2 khác và thanh toán : ˆ 68 3.1 | Mô hình liên kết giữa các phân hệ chính 84 3.2 | Lưu đồ quy trình mua vat tu, hang hóa khác 87
Trang 11MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Đăng sau sự tồn tại và thành công của bắt kỳ tổ chức nào cũng là một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Kiểm soát nội bộ xuất phát từ nhu cầu quản lý, là hoạt động không thể thiếu của mỗi tổ chức Kiểm soát nội bộ yếu
kém có thể góp phần vào thua lỗ, thất bại và tổn hại đến danh tiếng của tổ
chức Trong quá trình hoạt động của mình, tổ chức phải đối mặt với rất nhiều rủi ro mà có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ
chức Cơng tác kiểm sốt nội bộ có hiệu quả sẽ góp phin quan trong nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức, nó đồng một vai trò quan trọng giúp cho
một tô chức đối phó hữu hiệu với các rủi ro Trong mồi quan hệ với quản trị tổ chức, kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp kiểm soát và điều hành có hiệu
cquả các hoạt động của tổ chức
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tạo điều kiện bảo đảm tính kinh
18, higu qua và hiệu suất của các hoạt động, tinh tin cậy của báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài, đồng thời tăng cường tính tuân thủ với các luật và các quy
định Có thể thấy rằng kiểm soát nội bộ đóng một vai trò thiết yếu trong mọi
tổ chứ
Hiện nay, nhằm phát huy mọi khả năng của đơn vị sự nghiệp công lập để
cung cắp dịch vụ sự nghiệp công với chất lượng cao cho xã hội, khuyến khích các đơn vị sự nghiệp tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho
người lao động, Nhà nước thực hiện trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
cho đơn vị sự nghiệp công lập trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ
máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được
giao
núi (KVMN) phía Bắc Quảng Nam là đơn vị sự nghiệp y tế công lập được phân loại tự đảm bảo ch thường xuyên
Trang 12thực hiện cơ chế tự chủ theo Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 Nguồn tài chính của đơn vị chủ yếu nguồn thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ
sự nghiệp công (khám chữa bệnh) và các nguồn thu khác phủ hợp khả năng chuyên môn và chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật
Để quản lý, sử dụng nguồn tài chính của đơn vị hiệu quả, đúng pháp luật, yeu
cầu phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để tuân thủ các chính sách và
quy trình đã được thiết lập, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, tổn thất, nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động giúp cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao Với vai trò là công cụ quản lý của Ban Giám đốc, kiểm soát nội bộ không chỉ là hoạt động kiếm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách
quan hoạt động của bệnh viện trong việc tuân thủ các chính sách, thủ
tục, quy trình đã được thiết lập mà còn đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống góp phần đảm bảo cho
"bệnh viện hoạt đơng an tồn, hiệu quả, đúng pháp luật
Hiện nay, tại bệnh viện có rất nhiều hoạt động như khám và điều trị
bệnh, thu viện phí, cung ứng tải chính Một trong những nhiệm vụ quan
trọng ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa của đơn vị chính là hoạt động cung ứng thuốc, hoá chất, vật tư tiêu hao Cung ứng thuốc đảm bảo chất
lượng, đầy đủ và kịp thời đáp ứng nhu cầu điều trị an toàn, hiệu quả và kinh tế là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu của bệnh viện Chỉ mua thuốc,
vật tư, hóa chất tiêu hao và chỉ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ khác hằng năm
chiếm khoảng từ 50% đến 60% trong tổng chỉ của đơn vị Trong quá trình công tác tại đơn vị, qua nghiên cứu, tìm hiểu, tác giả nhận thấy hiện nay chu
trình cung ứng trong bệnh viện cũng tồn tại một số hạn chế nhất định từ khâu
xác định nhu ciu, dit hàng, nhận hàng bảo quản, theo dõi công nợ và thanh
Trang 13từ Chính vì vậy mà đơn vị rất cằn một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm giúp cho công tác cung ứng hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng
hoạt động tai don vi
Từ những ý nghĩa thiết thực vừa nêu, học viên chọn đề tài nghiên cứu
*Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía
Bắc Quảng Nam” với mong muốn đề xuất được những giái pháp kha thi nhằm
tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa
khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam
2 Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam
Đề xuất những giải pháp mang tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn tại đơn vị để đơn vị xem xét, áp dụng nhằm góp phần hoàn thiện cơng tác kiểm sốt
nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng, Nam
3,.Đối tượng và phạm ví nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng trong các bệnh viện công
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội bộ chủ trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam (Cy thé 1a chu trinh cung ứng thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao (sau đây gọi
chung là “thuốc”) và cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ khác
4, Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:
Phương pháp khảo cứu, thu thập tài liệu để tổng hợp cơ sở lý luận về
kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại các
Trang 14Phuong pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, một số cán bộ quản
lý và nhân viên các khoa, phòng chức năng tại đơn vị để tìm hiểu phương thức quản lý, thực hiện và mô tả lại chu trình cung ứng đang được thực hiện tại đơn vị
Phương pháp tổng hợp, phân tích, hệ thống hóa lại thông tin, so sánh, đối
chiếu giữa lý thuyết và thực tế, từ đó rút ra nhận xét, đánh giá về công tác
kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa KVMN phía Bắc Quảng Nam
5 Bồ cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 03 chương:
Chương 1 Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
'trong các bệnh viện công,
Chương 2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện
Da khoa khu vực miễn núi phía Bắc Quảng Nam
Chương 3 Một số để xuất góp phần hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miễn núi phía Bắc Quảng
Nam
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nói chung và công tác cung ứng nói riêng tại
mỗi đơn vị Hiện nay, có rất nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại các
bệnh viện, trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nghiên cứu, tìm hiểu một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, có thể kể đến như:
Nguyễn Thiện Phong và Lê Thị Kim Ngọc (2020), để khám phá các yếu
tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện
Hoàn Mỹ Cửu Long, dựa trên cơ sở nền tảng báo cáo COSO, nghiên cứu kết
Trang 15bao gồm: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, hoạt động giám sát Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha
và phân tích nhân tích khám phá cho thấy thang đo sử dụng trong nghiên cứu
là phù hợp Kết quả phân tích hồi quy đa biến cho thấy cả năm yếu tố có tác
động cùng chiều đến tính hữu hiệu của hệ thơng kiểm sốt nội bộ Từ đó tác
giải đề xuất các biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ tại don
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Hạnh (2015), tác giả đã sử dụng phương
pháp định lượng, phân tích mô hình hồi quy đa biến để đánh giá mối quan hệ giữa các nhân tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Chợ Rẫy, xác định nhân tố có sự ảnh hưởng mạnh nhất đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Chợ Rẫy là thông tin và truyền thông, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ tại đơn vị ma minh nghiên cứu
'Với nghiên cứu “Đánh giá sự tác động của các yếu tố cấu thành đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú
Yen”, Trần Trịnh Như Quỳnh (2017) sử dụng phương pháp định lượng, phân
tích mô hình hồi quy đa biến để đánh giá mồi quan hệ nhân quả giữa các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ với tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các bệnh viện công lập này Dùng phương pháp suy diễn từ kết
cquả mô hình hồi quy đa biến dé ban luận và kiến nghị các chính sách phủ hợp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát tại các bệnh viện công, lập tỉnh Phú Yên
“Trong nghiên cứu của mình, tác giả Nguyễn Hải Dương (2018) đã tổng, hợp lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, tìm hiểu đặc thù của đơn vị sự
nghiệp y tế có thu tại Việt Nam, quan sát hoạt động thực tiễn của các nhân
Trang 16hỏi để khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ trong bệnh viện, tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát để xác định những hạn chế tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ, nguyên nhân tồn tại và đưa
ra các giải pháp hoàn thiện
Tác giả Phạm Thu Hằng (2018), trong nghiên cứu “/fồn thiện kiểm sốt nội bộ tại Bệnh viện Đại học Y Hà Nội”, đã kết hợp hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, đi sâu đánh giá các nhân tổ ảnh hưởng đến cơng tác kiếm sốt nội bộ của Bệnh viện Đại học Y Hà Nội, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ tại Bệnh viện Đại học Y Hà Nội
Nghiên cứu của Trần Thị Như Ngọc (2019), bằng phương pháp định tinh, thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Đa khoa khu vực phía Nam Bình Thuận Kết nhấn mạnh vào phỏng vấn, tác giả đánh giá các yếu
quả nghiên cứu đã cho thầy rằng bệnh viện chưa chú trọng đến các thành phần
trong kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tải sản công đặc biệt môi trường
kiểm soát Với kết quả nghiên cứu, tác giả đã đưa ra những giải pháp để nâng cao quy trình mua sắm tải sản công nhằm tăng chất lượng dịch vụ và hiệu quả
hoạt động của Bệnh viện Đa khoa khu vực phía Nam Bình Thuận
Nhìn chung, các nghiên cứu trên đã trình bày, hệ thống cơ bản đầy đủ về
lý luận kiểm soát nội bộ Các nghiên cứu này về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong các đơn vị sự nghiệp y tế nói chung, gắn với từng đơn vị cụ thể Trên co
sở kế thừa lý luận chung, các tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ tại các đơn vị mình nghiên cứu Tuy nhiên, hiện nay chưa có nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng trong các bệnh viện công nói chung và kiểm
Trang 17
tham khảo các nghiên cứu trước đây, tác giả thực hiện đề tải “Kiém soái nội
Trang 18CHUONG I
MOT SO VAN DE LY LUAN VE KIEM SOAT NQI BQ CHU TRINH CUNG UNG TRONG CAC BENH VIEN CONG
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm
Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực
khác nhau, có thể kế đến như sau
Theo COSO (2013) ~ The Committee of Sponsoring Organizations of the
Tredway Commission la mét Uy ban được thành lập năm 1985 để hỗ trợ Ủy
ban quốc qia về chống gian lận trên báo cáo tải chính của Mỹ,
sm soát nội
'bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội dong quan trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết ké dé
đem lại một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục
tiêu bảo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan” Định nghĩa này
nhắn mạnh kiếm soát nội bộ trên các khía cạnh sau:
Kiểm soát nội bộ hướng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức;
Kiểm soát nội bộ là một tiến trình bao gồm các tác vụ và hoạt động được
thực hiện liên tục, là phương tiện để đạt được mục dich hơn là mục đích cuối cùng;
Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người: không đơn thuần là các chính sách và các hướng dẫn thực hiện thủ tục, các hệ thống, các khuôn mẫu
mà là con người và các hành động được thực hiện ở các cấp trong cơ cấu tổ
chức đề thực hiện kiểm soát nội bộ, làm cho kiểm soát nội bộ có hiệu lực;
Trang 19Khuôn khổ COSO (2013) đề xuất hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 05
thành phần sau: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt,
thơng tin và trao đối thông tin, hoạt động giám sát
Theo INTOSAI - The International Organization of Supreme Audit
Institutions (Tổ chức quốc tế của các Cơ quan kiểm toán tối cao INTOSAI)
hướng dẫn về các chuẩn mực kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công, ban hành
năm 1992, cập nhật và thông qua năm 2004, kiểm soát nội bộ được định
nghĩa: "Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi
nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát
hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của
tổ chức Sau đây là những mục tiêu cần đạt được: Thực hiện các hoạt động
một cách có kỷ cương, có đạo dức, có tính kinh tế và hiệu quả; Thực hiện đúng trách nhiệm; Tuân thủ theo luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ các
nguồn lực chống thắt thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất”
So với định nghĩa của báo cáo COSO, khía cạnh giá trị đạo đức trong,
hoạt động được thêm vào và nhắn mạnh Bởi vì kỳ vọng rằng, nhân viên công
chức phải phục vụ lợi ích công với sự công bằng và quản lý nguồn lực công một cách đúng đắn Công dân phải nhận được sự đối đãi công bằng trên cơ sở pháp luật và công lý Các yếu tố cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông; giám sát
Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiểu bị chỉ phối bởi người
quan lý và các thành viên của đơn vị được thiết kế để giải quyết các rủi ro và
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý rằng trong quá trình theo đuổi sứ mệnh của
đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu tổng quát sau:
~ Thực hiện trật tự, giá trị đạo đức, kinh tế, hiệu lực và hiệu quả những
Trang 20- Thực hiện nghĩa vụ trách nhiệm giải trình - Tuân thủ luật pháp và những điều quy định
- Bảo vệ nguồn lực, chống mắt mát từ việc sử dụng sai, không đúng và
những thiệt hại
Theo Luật Kế toán (2015) *Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức
thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa,
phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra Đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để bảo đảm các yêu cầu sau
đây: Tai sin của đơn vị được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục dich,
không hiệu quả; Các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thâm quyền và được ghỉ
chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tải chính trung thực,
hop ly”
Theo VAS 315 (chuẩn mực kiểm toán Việt Nam) “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc va các cá nhân khác trong don vi
thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt
được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có
liên quan”
Nhìn chung, cho dù theo quan điểm nào đi nữa, về cơ bản kiểm soát nội
bộ bao gồm các khía cạnh:
~ Kiểm soát nội bộ hướng đến việc đạt được các mục tiêu của tố chức;
~ Kiểm soát nội bộ là một tiến trình: Kiểm sốt nội bộ khơng phải là từng
hoạt động riêng rẻ mà nó là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở
mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhắt
“Chính quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình
Trang 21
đạo cao nhất đến tắt cả các nhân viên Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập
cơ chế
lêm soát và vận hành chúng Tuy vậy, muốn hệ thống kiểm soát nội
bộ thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách
nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức
- Kiểm soát nội bộ đem lại sự đảm bảo ở mức độ hợp lý: Kiểm soát nội
bộ chỉ có thể cung cắp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt
Bởi hệ thống những hạn chế tiểm tàng, đó có thể là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản
lý kiếm soát nội bộ có thể ngăn chăn và phát hiện những sai phạm nhưng,
được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt
kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ đến đâu cũng tổn t¿
không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra
~ Kiểm soát nội bộ có tính thích ứng: dù được tổ chức, cấu trúc theo mô
hình nào đi chăng nữa, kiểm soát nội bộ đều có thể được thiết lập và đầy đủ và phù hợp với đặc điểm của tô chức
Như vậy có khá nhiều quan điểm, khái niệm vẻ kiểm soát nội bộ Với
phạm vi nghiên cứu là đơn vị sự nghiệp y tế công lập mà cụ thẻ là bệnh viện
công nên trong luận văn này tác giả sử dụng khái niệm vẻ hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI đẻ làm cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu của mình
1.1.2 Vai trò của kiếm soát nội bộ
Bản chất của kiểm soát nội bộ chính là các biện pháp đối phó với các rủi
ro đối với việc thực hiện mục tiêu của các hoạt động của tổ chức Mục
tiêu của kiểm soát nội bộ được đặt ra là đối phó với các rủi ro đối với việc
thực hiện các mục tiêu của các hoạt động, cho nên mục tiêu của kiểm soát nội bộ cũng phù hợp với các mục tiêu của các hoạt động,
Trang 22đồng vai trò như các biện pháp để hỗ trợ hoạt động chính được thực hiện
hướng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Nếu khơng có kiểm sốt nội bộ được thiết lập, khả năng các hoạt động của tổ chức có thể đạt được các mục tiêu có thể bị giảm thấp, thậm chí khả năng không đạt được các mục tiêu
là cao Tuy nhiên, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
không đảm bảo rằng các tất cả các mục tiêu của tổ chức đều đạt được, mà nó
chỉ đem lại mức độ đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của
các hoạt động của tổ chức Mặt khác, kiểm soát nội bộ cũng cần được thiết lập phù hợp với mức độ rủi ro mà tổ chức có thể chấp nhận được Với mỗi mục
tiêu hoạt động và mức rủi ro có thể chấp nhận đã được xác định, kiểm soát nội 'bộ được thiết lập và thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động trong mức
rủi ro mà tổ chức có thể chấp nhận
'Nhìn chung, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp cho:
~ Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chỉ phí, giảm chất lượng sản
phim, dich vu )
- Dam bao tinh chinh xác của các số liệu kế toán va báo cáo tài chính
~ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động
của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp
~ Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đặt ra
~ Bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, nhân viên của đơn vị
Trang 23của đơn vị là nền tảng cho sự tồn tại của đơn vị Các mục tiêu hoạt động thay đổi ở mỗi giai đoạn phản ánh các lựa chọn của Ban Giám đốc liên quan đến mô hình hoạt động của đơn vị, các xem xét về thực trạng ngành, và kết quả hoạt động quá khứ Mục tiêu hoạt động ở cấp tổng thể được phân bồ thành các mục tiêu ở các cấp thấp hơn của đơn vị, như mục tiêu hoạt động của từng
lĩnh vực, mảng hoạt động; mục tiêu của các đơn vị trực thuộc; mục tiêu của từng bộ phận, mục tiêu của từng hoạt động chức năng, được định hướng bảo
đâm tính kinh tế, tính hiệu sĩ
hiệu quả, hướng đến thực hiện các mục tiêu
cuối cùng của tổ chức
Các mục tiêu hoạt động có thể bao gồm các mục tiêu như năng suất lao động, chất lượng, môi trường, phát minh, sáng kiến đổi mới, sự hài lòng của
khách hàng và nhà quản lý Nếu các mục tiêu hoạt động cia don vị không
được nhận thức hoặc xác định đúng đắn, các nguồn lực của đơn vị có thể được phân sai Khi thiết lập mục tiêu, Ban Giám đốc xem xét tằm quan trọng tương đối của các mục tiêu mang tính cạnh tranh lẫn nhau và lựa chọn các ưu
tiên trong việc thực hiện các mục tiêu Việc lựa chọn các ưu tiên trong việc
thực hiện các mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến việc phân bổ các nguôn lực cho việc
thực hiện các mục tiêu
Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chỉ tiết hóa mục
tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên
INTOSAI muốn nhắn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lăng phí nguồn lực quốc gia, bảo vệ các
nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tồn thất
b Mục tiêu về báo cáo
'Các mục tiêu báo cáo có liên quan đến việc lập các báo cáo cho mục đích
sử dung trong nội bộ đơn vị hoặc cung cắp cho các bên có liên quan Cụ thể,
Trang 24
pha hợp, sự đầy đủ, sự kịp thời, sự nhất quán (tính so sánh), sự dễ hiểu nhu cầu thông tin và các yêu cầu khác được quy định bởi các nhả ban hảnh quy
định, cơ quan quản lý nhà nước và các chính sách của đơn vị Các mục tiêu ính hoặc phi tải
chính, báo cáo nội bộ hoặc cung cấp cho bên ngoài Các mục tiêu báo cáo nội
bộ được quyết định bởi các yêu cầu nội bộ nhằm phục vụ cho các nhu cầu như
định hướng chiến lược, lập kế hoạch hoạt động và đo lường kết quả hoạt động
ở các cấp khác nhau Các mục tiêu báo cáo ra bên ngoài được chỉ phối chủ
yếu bởi các quy định hoặc các chuẩn mực được ban hành bởi các nhà quản lý
báo cáo có thể liên quan đến các phương diện báo cáo tài
nhà nước
Các mục tiêu báo cáo tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài đơn vị Các tổ chức cần phải đạt được các mục tiêu báo cáo để đáp ứng các
quy định quản lý và nhu cầu của các đối tượng sử dụng khi lập báo cáo tài chính cung cấp cho các bên có lợi ích liên quan Việc cung cấp báo cáo tài chính cho các đổi tượng sử dụng bên ngoài như nhà đầu tư, người cho vay, nợ, cơ quan thuế là để đáp ứng các nhu cầu ra quyết định của các đối tượng này, nhưng đồng thời cũng nhằm đáp ứng các nhu cầu hoạt động và phát triển
của đơn vị Do vậy, việc đạt được các mục tiêu báo cáo tải chính có ý nghĩa
hết sức quan trọng của tổ chức Các mục tiêu báo cáo tài chính cung cấp cho
bên ngoài được thiết lập trên cơ sở các thuộc tính về chất lượng thông tin bao sŠm các thuộc tính nền tảng đó là tính phù hợp và tính trình bày trung thực và các thuộc tinh tăng cường đó là tính so sánh được, tính có thể xác minh, tính
kịp thời và tính dễ hiễu
Các mục tiêu báo cáo phi tải chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài đơn vị: Đơn vị có thể lập báo cáo phi tai chính cung cấp cho các đối tượng "bên theo theo yêu cầu nào đó như báo cáo cơng tác kiểm sốt nội bộ, báo cáo
Trang 25các mục tiêu báo cáo phi tải chính tuân thủ với luật, quy định, chuẩn mực và các khuôn khổ khác Chất lượng của thông tin này được xác định phù hợp với nhu cầu người sử dụng trong mối lý n hệ với các quy định các cơ quan quản liên quan
Các mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính nội bộ: Báo cáo nội bộ
cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành trong đơn vị,
'Cáe mục tiêu báo cáo nội bộ được xác định dựa trên các nhu cầu của Ban
Giám đốc Ban Giám đốc xác định mức độ chính xác của thông tin cần thiết
nôi bộ Các mục tiêu báo cáo nội bộ khác nhau giữa
để đáp ứng các nhu
các đơn vị vì mỗi tổ chức có các định hướng chiến lược, kế - hoạch hoạt động
và kỳ vọng khác nhau
.e Mục tiêu về tuân thủ
Đơn vị tiến hành các hoạt động của mình phải trong khuôn khổ của luật
pháp và các quy định của nhà nước Các luật và các quy định nhà nước thiết
lập các tiêu chuẩn hành vi tối thiểu mà tô chức phải tuân thú Xác định mục
tiêu tuân thủ với các luật và quy định của nhà nước có thể được thực hiện thông qua việc nhận diện các quy định cụ thể của các luật và quy định của nhà
nước có liên quan về đến các hoạt động của đơn vị và việc đưa các quy định cụ thể này vào các mục tiêu cần thực hiện bởi đơn vị Ví dụ như, các quy định nhà nước về bảo đảm an toàn trong khám chữa bệnh là cơ sở để đơn vị xác
định mục tiêu là không để xảy ra sự cố trong quá trình khám chữa bệnh của
đơn vị, các chính sách và thủ tục quản lý được ban hành, nhằm thực hiện mục
tiêu trên như tÔ chức các chương trình tuyên truyền về việc tuân thủ các quy
định về khám chữa bệnh, thủ tục kiểm tra điều kiện sử dụng trang thiết bị y tế,
mua bảo hiểm trách nhiệm trong khám chữa bệnh, các chương trình đảo tạo có liên quan đến mục tiêu trên Khi xác định các mục tiêu tuân thủ, Ban Giám
Trang 26'thể chấp nhận trong bồi cảnh tuân thủ các luật và quy định liên quan Thông thường, Ban Giám đốc cần phải thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận ở mức thấp đối với các mục tiêu tuân thủ
1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Dựa trên nền tảng của báo cáo COSO, hướng dẫn về hệ thố nội bộ của INTOSAI bao gồm 05 thành phần sau đây:
“, Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiếm soát là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình, và các
cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức Liên quan đến mơi trường kiểm sốt, có 05 nguyên tắc sau:
~ Tổ chức thể hiện cam kết đối với tính chính trực và các giá tri đạo đức; ~ Hội đồng quản trị thể hiện cam kết độc lập đối với ban quản lý và thực hiện chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của kiểm soát nội bộ;
~ Dưới sự giám sát của hội đồng quản trị, ban quản lý thiết lập cơ cấu tổ chức, các tuyến báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp hướng đến việc
thực hiện các mục tiêu của tổ chức;
~ Tổ chức thể hiện sự cam kết đối với việc thu hút, phát triển và lưu giữ
nhân sự có năng lực;
~ Quy trách nhiệm cho các cá nhân về việc thực hiện các trách nhiệm
kiểm soát nội bộ 5, Đănh giá rải ro
Đánh giá rủi ro là một tiến trình linh hoạt, lặp đi lặp lại nhận diện và
phân tích các ruit ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, xem xét các thay đổi trong môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức có thể ảnh
Trang 27ủi ro có thể phát sinh Để thiết lập đẩy đủ thành phần đánh giá rủi ro, tổ chức
cần thực hiện các nguyên tắc sau:
- Tổ chức các định các mục tiêu một cách rõ ràng để đảm bảo cho việc
nhận diện và đánh giá rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu;
~ Tổ chức nhận diện các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu, phân
tích các rủi ro dé làm cơ sở cho việc đối phó với rủi ro;
~ Tổ chức xem xét khả năng của gian lận trong quá trình đánh giá rủi ro
đối với việc đạt được các mục tiêu:
- Tổ chức nhận diện và đánh giá các thay đổi từ môi trường bên ngoài và
với việc đạt
'bên trong tổ chức mà có thể ảnh hưởng đáng kể đến các rủi ro
được các mục tiêu
e Hoạt động kiểm soát
Hoạt đơng kiểm sốt là các hành đông được thiết lập bởi các chính sách
và thủ tục để bảo đâm cho các chỉ thị của nhà quản lý về việc đối phó với các
rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu được thực hiện Hoạt động kiểm soát
được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức, tất cả các giai đoạn của tổ chức
và cả trong môi trường công nghệ thông tin của tổ chức Thanh phan hoạt
động kiểm soát đòi hỏi tổ chức cần thực hiện các nguyên tắc sau:
~ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu ở các mức rủi ro có thể chấp nhận được;
~ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát đối phó với các rủi ro đối với việc áp dụng và vận hành công nghệ thông tin trong tổ chức;
- Tổ chức thiết lập các hoạt động kiểm sốt thơng qua các chính sách và các thủ tục thực thì các chính sách
8 Thông tin và trao đổi thông tin
Trang 28thông tin diễn ra cả bên trong tổ chức và giữa tổ chức với bên ngồi để cung cấp các thơng tin hỗ trợ cho việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội bộ Các nguyên tắc thực hiện thành phần thông tin và trao đổi thông tin gồm các
nguyên tắc sau:
~ Tổ chức thu thập hoặc tạo lập và sử dụng các thông tin chất lượng, phù
hợp để phục vụ sự vận hành của các thành phẳn khác của hệ thống kiểm soát
nội bộ;
~ Tổ chức trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và các
trách nhiệm kiểm soát nội bộ - cằn thiết để hỗ trợ sự vận hành của các thành
phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ;
~ Tổ chức trao đổi thông tin với bên ngoài tổ chức liên quan đến các vấn đề có ảnh hưởng đến sự vận hành của các thành phẳn khác của hệ
soát nội bộ
4 Hoạt động giảm sát
Hoạt động giám sát bao gồm các đánh giá thường xuyên, đánh giá
chuyên biệt hoặc sự kết hợp cả hai hình thức được thực hiện để xem xét xem các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có đang hiện diện và đang vận hành hay không Các kết quả được đánh giá và các yếu kém được báo cáo
một cách kịp thời cho ban quản lý hoặc đồng quản trị Hoạt động giám sát
được thực hiện qua các nguyên tắc sau:
~ Tổ chức lựa chọn, phát triển, thực hiện các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét xem các thành phần của hệ thống kiểm soát
nội bộ có đang hiện diện và đang vận hành hay không,
Trang 291.2 CAC CHU TRINH TRONG HOAT BONG TẠI CÁC BỆNH VIỆN
CONG
Bệnh viện công là đơn vị sự nghiệp công lập được cơ quan có thấm
quyền thành lập theo quy định của pháp luật, thực hiện cơ chế tự chủ theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP quy định về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối
với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám chữa bệnh của các
cơ sở khám chữa bệnh công lập Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ toàn diện cho người bệnh, là đơn vị khoa học kỹ thuật có nghiệp
vụ cao về y tế với các hoạt động đa dạng và phức tạp Bệnh viện có đội ngũ
cán bộ y tế có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, được trang bị hiện đại, có các chuyên khoa sâu, cơ sở hạ tằng và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh: tiếp nhận
bệnh từ ngoài vào hoặc các bệnh viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám
cả các trường hợp người "bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú; tổ chức khám sức khoẻ và chứng nhận
sức khoẻ theo quy định của Nhà nước, tổ chức khám giám định sức khoẻ ,
Là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế, tổ chức đảo tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyển dưới nâng cao trình độ chuyên môn;
Nghiên cứu khoa học về y học, tổ chức thực hiện các để tài nghiên cứu
về y học và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật y học;
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chỉ đạo các bệnh viện tuyến dưới phát
triển kỹ thuật chuyên môn nâng cao chất lượng chắn đoán và điều trị;
Hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ở ngoài nước theo đúng quy định của Nhà nước;
Quản lý kinh tế trong bệnh viện, có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao
nguồn ngân sách nhà nước cấp, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà
nước về thu, chỉ ngân sách của bệnh viện Tạo thêm nguồn kinh phí từ các lu tư của nước ngoài và các tổ chức
Trang 30
20 kinh tế khác;
Va các chức năng, nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật
Tương ứng với chức năng nhiệm vụ vừa nêu, hiện nay, về cơ bản có bốn chu trình trong hệ thống bệnh viện công (Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị
Hồng Hạnh, 2017), cụ thể
- Chu trình cung ứng: chu trình cung ứng liên quan chủ yếu đến hoạt
động mua thuốc và các vật tư, hàng hóa khác Việc mua sắm, cung ứng thuốc
và các vật tư, hàng hóa khác cũng tương tự như trong các doanh nghiệp ĐỂ
xác định nhu cầu mua cần thiết phải quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, đồng thời phối hợp với các khoa phòng để xác định nhu cầu, đối chiếu với định mức sử
dụng để đáp ứng nhu cầu điều trị cho người bệnh kịp thời và hiệu quả
Tuy nhiên, hiện nay, việc mua thuốc tại các bệnh viện đang được thực
"hiện theo hình thức đấu thầu tập trung (Chính phủ, 2014) Các bệnh viện phải
xác định nhu cầu thuốc trong cả năm để xây dựng kế hoạch mua cụ thể, tổng hợp gửi cơ quan cấp trên để tổ chức đấu thầu tập trung (Bộ Y tế, 2019) Do
vậy, chu trình cung ứng thuốc tại bệnh viện có những đặc thù riêng như: việc đặt hàng thực hiện cho cả năm, nhà cung ứng được xác định, giá thuốc thường
cố định cả năm theo giá đấu thầu đã được phê duyệt Theo đó, chu trình
cung ứng thuốc gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu
mua thuốc, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo đõi công nợ và thanh toán ~ Chu trình khám và điều trị: chu trình này có chức năng chính là ghỉ
nhận tất cả các chỉ phí phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và
cung cấp địch vụ kỹ thuật và các dich vy y tế khác Chu trình khám và điều trị được xem là cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình thu viện phí Các chức năng của chu trình khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và
ngoại trú nhưng cơ bản bao gồm các bước công việc: Tiếp nhận bệnh nhân,
Trang 312 trị nội trú, làm thủ tục ra viện
- Chu trình thu viện phí: với hai chức năng chính là kế thừa, ghỉ nhận
những thông tin về tình hình khám và điều trị như ngày giường, công khám,
thuốc, vật tư hóa chất, các kỹ thuật cận lâm sảng, lâm sàng, các dịch vụ y tế,
dich vy kỹ thuật khác để xác định chính xác số viện phí trên từng bệnh nhân cụ thể và thu tiền viện phí Chu trình này bao gồm các bước công việc:
+ Xác định viện phí cho mỗi bệnh nhân: tùy trường hợp bệnh nhân điều trị ngoại trú hay nội trú việc xác định viện phí sẽ khác nhau
+ Thu viện phí: Đối với bệnh nhân ngoại trú, nhân viên thu viện phí sẽ
lập biên lai thu tiền viện phí đối với phần bệnh nhân tự chỉ trả Đối với bệnh
nhân nội trú, nhân viên thu viện phí sẽ lập phiếu thu tam ứng, sau khi bệnh nhân
thức điều trị thanh toán ra viện, nhân viên thu viện phí làm thủ tục hoàn ứng và lập biên lai thu viện phí đối với phần bệnh nhân tự chỉ trả Đối với phần bảo hiểm y tế chỉ trả, kế toán bảo hiểm y tế sẽ kế thừa, khai thác các
dữ liệu từ chu trình khám và điều trị và chu trình thu viện phí, lập báo cáo
tổng hợp chỉ phí khám chữa bệnh đề nghị cơ quan bảo hiểm y tế thanh quyết
toán
+ Báo cáo viện phí: Cuỗi mỗi ca trực, nhân viên thu viện phí lập Bảng kê
nộp tiền viện phí, sau đó gửi bảng kê viện phí lên kế toán tiền mặt lập phiếu
thu và nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán tiền mặt tập hợp kiểm tra, phân loại và
shi số kế toán
~ Chu trình tài
chính gồm: huy động và sử dụng nguồn kinh phí có hiệu quả, hệ thống tính
Các chức năng được tổ chức trong chu trình tải lương và các khoản trích nộp theo lương, mua sắm tài sản cố định, hoạt động
đầu tư xây dựng, hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo quyết toán, xác định
Trang 322
13 KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH CUNG UNG TRONG CAC
BENH VIEN CONG
1.3.1 Đặc điểm chu trình cung ứng trong các bệnh viện công
Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ toàn diện cho
người bệnh và là đơn vị đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyên sâu về lĩnh vực
y tế Một trong những nội dung quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công
tác khám chữa bệnh của bệnh viện là vấn đề cung ứng thuốc đầy đủ và kịp
thời, đảm bảo chất lượng khám và điều trị bệnh Hiện nay, với xu hướng phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật và tiềm năng ứng dụng khoa học quản lý tiên tiến, chất lượng cuộc sống ngày cảng được nâng cao thì nhu cầu được chăm sóc về sức khoẻ càng được chú trọng hơn bao giờ hết Các hoạt động chăm sóc sức khoẻ, các dich vụ y tế ở cả khu vực công lập và dân lập đã song hành cùng với các hoạt động bảo hiểm y tế mang lại cho bệnh nhân
những lợi ích ngày cảng to lớn Cung ứng thuốc kịp thời, đầy đủ đồng thời đảm bảo sử dụng thuốc hợp lý là nhiệm vụ quan trọng của mỗi bệnh viện nói chung và của bộ phận cung ứng - khoa Dược nói riêng Nhiệm vụ đó đồi hỏi
tổ chức và hoạt động công tác cung ứng của mỗi bệnh viện phải được đổi
mới, tăng cường, trong đó ứng dụng tiền bộ khoa học, công nghệ vào công tác
tổ chức, quản lý và điều hành, triển khai hoạt động như một tắt yếu khách
quan
Hoạt động cung ứng trong các bệnh viện công bao gồm cung ứng thuốc
được tổ chức đấu thầu tập trung do một cơ quan, đơn vị được Ủy ban nhân
«dan tinh diy quyền thực hiện, sau đó tién hành mua sắm theo kết quả đầu thầu đã được phê duyệt và hoạt đông cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ khác
Trang 33B
Chỉ phí thuốc chiếm khoảng từ 50% đến 60% trong tổng chỉ hằng năm của các bệnh viện công, đặc thù của hoạt động cung ứng thuốc là do Ủy ban nhân dân tinh phân cấp cho một cơ quan, đơn vị, thường là Sở Y tế, cơ quan
chủ quản của các bệnh viện công tại địa phương tổ chức đầu thầu tập trung,
sau khi có kết quả đấu thầu tập trung do Sở Y tế phê duyệt với các thông tin
như tên thuốc, số lượng, đơn giá trúng thầu, nhà cung cắp trúng thÌu , các
bệnh viện căn cứ kết quả đấu thầu tập trung đã được phê duyệt, tiến hành
dim phán, ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu Do vậy, cơng tác kiểm sốt nội bộ chủ yếu tập trung vào các hoạt động xây dựng danh mục thuốc sử
dung hing nam; dat hàng; giao nhận, bảo quản hàng hóa; ghỉ nhận công nợ
và thanh toán với nhà cung cấp
Chỉ phí vật tư, hàng hóa, dụng cụ y tế khác chiếm tỷ trọng thấp hơn, khoảng từ 5% đến 10% trong tổng chỉ của các bệnh viện công, nhưng không thông qua phương thức đấu thầu tập trung, do các đơn vị tự đấu thầu hoặc mua sắm trực tiếp, do đó, dễ xảy ra tình trang sai sot, gian lận trong quá trình mua bán, cung ứng dẫn đến hiệu quả việc quản lý, sử dụng nguồn lực không
cao Do vậy, công tác kiểm soát nội bộ đặc biệt chú trọng vào giai đoạn lựa
chọn nhà cung cấp, tiếp đến là các hoạt động lập kế hoạch mua hàng, đặt
hang; giao nhận, bảo quản hàng hóa; ghỉ nhận công nợ và thanh toán với nhà cung cấp
1.3.2 Các chức năng của chu trình cung ứng
Tại các bệnh viện, việc mua sắm các vật tư y té, các vật tư văn phòng, thực hiện tương tự như chu trình mua vật tr, hàng hoá trong các doanh
nghiệp, đó là các chức năng mua hàng, bảo quản và thanh toán Riêng đối với
hoạt động mua thuốc, là hoạt động chủ yếu trong chu trình cung ứng tại các
bệnh viện công thì cũng có những đặc thù riêng, bao gồm các chức năng
Trang 34” a Xée định nhu cầu, đấu thầu mua sắm
Xác định nhu cầu: Khoa Dược xây dựng danh mục thuốc sử dụng tại bệnh viện hàng năm theo nhu cầu điều trị hợp lý của các khoa lâm sàng
Danh mục thuốc được xây dựng căn cứ vào: mô hình hoạt động của bệnh viện, cơ cấu bệnh tật ở địa phương, danh mục kỹ thuật mà bệnh viện được
thực hiện, điều kiện về quy mô, trang thiết bị phục vụ chẩn đoán và điều trị hiện có ở bệnh viện, khả năng cân đối tài chính của đơn vị từ nguồn ngân
sách nhà nước và nguồn kinh phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế Việc xây dựng danh mục thuốc còn cần phải căn cứ vào danh mục thuốc chủ yếu sử
dung tai các bệnh viện do Bộ Y tế quy định và danh mục mục này được xem
xét hiệu chỉnh, bỗ sung hằng năm để phù hợp với nhu cầu thực tế tai don vi Danh mục thuốc sau khi được xây dựng phải được Hội đồng thuốc và điều trị (HĐT&ĐT) xem xét, thông qua và trình Giám đốc phê duyệt
Tổ chức đấu thầu mua thuốc: Hiện nay, theo quy định việc mua thuốc
phải thực hiện đầu thầu tập trung, mỗi bệnh viện phải xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc hằng năm để Sở Y tế tổng hợp vào nhu cầu của toàn ngành và tiến hành đấu thầu Các bệnh viện sẽ tham gia cùng với Sở Y tế trong quá trình đấu thầu Căn cứ kết quả đấu thầu tập trung được Sở Y tế phê duyệt và
thỏa thuận khung được ký giữa Sở Y tế và các đơn vị trúng thầu, các Bệnh viện tiến hành đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp
Hằng kỳ (tháng, quý), căn cứ vào nhu cầu điều trị và tình hình tổn kho
thuốc, khoa Dược lập dự trù cung ứng thuốc trình Giám đốc phê duyệt và tiến hành đặt hàng theo danh sách nhà cung cấp trúng thầu đã được phê duyệt
b, Tiếp nhận thuốc và bảo quản
'Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lượng thuốc do Hội đồng kiểm nhập
Trang 3525
Trước khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc vào kho theo đúng quy định Đối chiếu giữa
hóa đơn với thực tế và kết quả thầu về các chỉ tiết của từng mặt hàng như: tên thuốc, tên hóa chất, nồng độ (hàm lượng), đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, số lô, đơn giá, hạn dùng, hãng sản xuất, nước sản xuất để đảm bảo
thuốc - hóa chất nhập kho đúng chủng loại, quy cách, số lượng, chất;
Hội đồng kiểm nhập ưu tiên kiểm nhập trước đối với các thuốc còn
nguyên đai nguyên kiện Đối với các loại thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ Hội đồng kiểm nhập phải làm biên bản kiểm nhập riêng
Hội đồng kiểm nhập lập biên bản khi hàng bị hư hao, thừa, thiếu và
thông báo cho cơ sở cung 'bổ sung, giải quyết
Khi nhận hàng Hội đồng kiểm nhập phải kiểm tra diều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt hoặc theo yêu cầu trên nhãn hàng hóa Thuốc phải bảo quản trong kho có đẩy đủ các điều kiện cần thiết, mỗi thuốc có các điều kiện bảo quản khác nhau và phải bảo quản theo đúng các điều kiện bảo quản ghi trên nhăn Các thuốc gây nghiện, hướng tâm thần bảo quản theo quy chế liên quan Thuốc trong kho phải được sắp xếp theo
quy định về: theo độc tính, theo tác dụng được lý, theo dạng bào chế, theo
đường dùng, theo vần ABC, theo thứ tự hạn dùng (nhập trước xuất trước)
để đảm bảo quản lí số lượng và chất lượng thuốc một cách tốt nhất
Các kho và quầy cắp phát thuốc phải đảm bảo về cơ sở như vị trí kho
cao ráo, thuận lợi cho việc xuất nhập, bảo quản, cắp phát thuốc Đảm bảo
thực hiện 5 chống: Nhằm lẫn, quá hạn, trộm cắp, thảm hoạ, mối mọt, chuột
gián
Trang 3626
giao nhận phải chuyển cho kế toán để phản ánh vào các số chỉ tiết và tong
hợp có liên quan
¢ Theo doi cing nợ và thanh tốn
Tồn bộ các chứng từ mua thuốc sẽ được chuyển đến phòng tài chính kế
toán (TCKT) để theo dõi công nợ và thực hiện các thủ tục thanh toán Phòng,
TCKT có trách nhiệm thanh toán theo đúng số lượng đã mua và đúng giá đã
trúng thầu
Ghi nhận các khoản nợ người bán: Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hóa, dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghỉ số chính xác và nhanh chóng Việc ghi số 'ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo ding s hop Xử lý và ghi số các khoản thanh toán cho người bán: Gồm phiếu yêu
in, phai ghỉ kịp thời các chứng từ phải rõ rằng và thích cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng và biên ban giao nhận hàng Hóa đơn bán hàng phải do kế tốn cơng nợ lưu giữ cho
đến khi thanh toán Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng ủy nhiệm chỉ, séc qua kho bạc, ngân hàng hay phiếu chỉ bằng tiền mặt Trên cơ sở
chứng từ đã lập, kế toán ghi sổ theo các đối tượng cụ thẻ Cuối mỗi tuần, mỗi tháng nhân viên kế toán dược, vật tư lập các bảng kê chỉ phí tình hình mua
thuốc chỉ tiết theo đối tượng nhà cung cấp để tổng hợp theo dõi chỉ tiết công
nợ theo hoá đơn, theo nhà cung cấp phục vụ cơng tác thanh tốn cơng nợ được thuận lợi
1.3.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng Chu trình cung ứng trong bệnh viện công liên quan đến hoạt động mua
thuốc và các vật tư, hàng hóa khác để đáp ứng yêu cầu khám chữa bệnh và
Trang 377
hàng, bảo quản và thanh toán tiền cho nhà cung cấp với các nội dung công việc gồm xây dựng nhu cầu, tham gia đấu thầu, tổ chức đặt hàng, tiếp nhận thuốc/vật tư và bảo quản, theo doi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp
'Chức năng kế toán của chu trình cung ứng là hạch toán tỉnh hình nhập kho, theo dõi công nợ và thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp,
Như vậy, chu trình cung ứng trong bệnh viện liên quan đến các công,
việc của các bộ phận, cá nhân: cơ quan chủ quản cấp trên, nhà cung cấp, các
khoa, phòng có nhu cầu, thủ kho (dược, vật tư, hàng hoá khác), kế toán dược, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, trưởng bộ phận cung ứng (Dược, Hành chính quản trị (HCQT), Thiết bị - Vật tư y tế (TB-VTYT), Công nghệ thông
tin (CNTT)) và thủ trưởng đơn vi
Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, mua sắm, tiếp nhận
và bảo quản thuốc và vật tư hàng hoá thuộc chức năng của bộ phận cung ứng (Dược, HCQT, CNTT, TB-VTYT), khâu theo đõi công nợ và thanh toán cho
nhà cung cấp thuộc chức năng của phòng TCKT
'Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu sử dụng thuốc và các vật tư, hàng hố khác; cung cấp thơng tin quản lý hàng tồn kho, không để tồn kho quá nhiều gây tăng chỉ phí bảo quản, lưu trữ cũng như gây hư hỏng, giảm chất lượng hàng tồn kho; theo dõi, hạch
toán các khoản công nợ một cách chính xác và khoa học, thực hiện thanh
toán cho nhà cung cấp đúng thời hạn cam kết; thực hiện tốt chức năng kiểm
soát của kế toán đối với hoạt động cung ứng; phối hợp đồng bộ giữa các bộ phan trong chu trình
Mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận cung ứng, phòng TCKT và các
Trang 3828 HDT BO PHAN KE &ĐT CUNG UNG TOAN { } ‡ + co Bộ Bộ Kế |[ Kế |[ Kế || Kế
phận phận | | toán || toán || toán || toán
lập kế tiếp dược, || thanh || tiền || tông
hoạch nhận | | vâttư || toán hợp
Xây Tham Tiếp Đối
dựng gia nhận i Thanh | | chiéu
danh đầu bảo † toán [_»| ,báo
mục thầu quản Theo cáo thuốc để công, nợ
Hình 1.1 Mối quan hệ chức năng trong chu trình cung ứng
HĐT&ĐT phải được thành lập ở tắt cả bệnh viện, do Giám đốc bệnh viện ra quyết định thành lập, hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm Tủy theo hạng bệnh viện, Hội đồng có ít nhất năm thành viên trở lên HĐT&ĐT họp định kỳ mỗi tháng một lần hoặc họp bất thường do Giám đốc bệnh viện yêu
cầu, chủ tịch hội đồng triệu tập Hội đồng có chức năng tư vấn cho Giám đốc
bệnh viện về các vấn đề liên quan đến thuốc và điều trị bằng thuốc của bệnh
viện, thực hiện tốt chính sách quốc gia về thuốc trong bệnh viện Nhiệm vụ
của HĐT&ĐT trong công tác cung ứng là xây dựng danh mục thuốc phủ hợp
với chính sách về thuốc của nhà nước, mô hình bệnh tật, phác đồ điều trị,
Trang 392»
Bộ phận cung ứng gồm Khoa Dược cung ứng thuốc và các phòng
HCQT, phòng TB-VTYT, phòng CNTT cung ứng các vật tư, hàng hoá thuộc Tĩnh vue phụ trách để phục vụ, hỗ trợ công tác khám chữa bệnh và duy trì hoạt động thường xuyên tại đơn vị
Khoa Dược là khoa chuyên môn nằm trong khối cận lâm sảng chịu sự
lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện Khoa Dược có chức năng quản lý
và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về tồn bộ cơng tác dược trong bệnh
viện nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn,
giám sắt việc thực hiện sử dụng thuốc an toàn, hợp lý Đối với công tác cung, ứng, nhiệm vụ của khoa Dược cụ thể như sau
~ Lập kế hoạch, cung ứng thuốc bảo đảm đủ số lượng, chất lượng cho nhu cầu điều trị và thử nghiệm lâm sàng nhằm đáp ứng yêu cầu chân đoán, điều trị và các yêu cầu chữa bệnh khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai,
thâm họa),
~ Quản lý, theo dõi việc nhập thuốc, cắp phát thuốc cho nhu cầu điều trị và các nhu cầu đột xuất khác khi có yêu cầu
~ Đầu mối tô chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị ~ Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” ~ Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc
~ Thực hiện nhiệm vụ cung ứng, theo dõi, quản lý, giám sát, kiếm tra, báo
cáo về vật tư y tế tiêu hao (bông, băng, cồn, gạc), khí y tế đối với các cơ sở y
tế chưa có phòng TB-VTYT và được người đứng đầu các cơ sở đó giao nhiệm
vụ
Các phòng HCQT, phòng TB-VTYT, phòng CNTT là phòng chức năng
thuộc khối hậu cần bệnh viện, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh
viện Các phòng HCQT, phòng TB-VTYT, phòng CNTT có chức năng quản ly và tham mưu cho
Trang 40
30
phụ trách, đồng thời cung img day đủ, kịp thời, đảm bảo yêu cầu công tác
khám, điều trị bệnh và duy trì hoạt động thường xuyên tại đơn vi
Hội đồng kiểm nhập và bộ phận kho tiếp nhận: Hội đồng kiểm nhập do Giám đốc bệnh viện quyết định Thành phần Hội đồng kiểm nhập gồm:
Trưởng khoa Dược, Trưởng phòng TCKT, thủ kho, thống kê dược, cán bộ
cung ứng Căn cứ vào quy định trên thì Hội đồng kiểm nhập có thắm quyền kiểm nhập thuốc và ra quyết định có nhập kho cắp phát thuốc tại kho dược
bệnh viện Khi có nhu cầu nhập thuốc vào kho thuốc bệnh viện thì Giám đốc
bệnh viện sẽ ra quyết định bằng văn bản thành lập Hội đồng kiểm nhập
thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao trong đó bắt buộc phải có Trưởng khoa
Dược, Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng TCKT, được sĩ là thủ kho
được, cán bộ thống kê dược và cán bộ cung ứng và những người khác nếu thấy cần thiết Hội đồng kiểm nhập có trách nhiệm thực hiện hoạt động kiểm
nhập về chủng loại, số lượng, chất lượng thuốc, hóa chất đối với mọi nguồn
thuốc (mua, viện trợ, dự án, chương trình) trong bệnh viện
Phong TCKT là phòng chức năng thuộc khối hậu cần bệnh viện, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện Phòng TCKT có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về tồn bộ cơng tác tài chính - kế toán tại đơn vị Đối với công tác cung ứng, phòng TCKT phối hợp với bộ
phận cung ứng trong công tác kiểm nhận và nhập kho, cung cấp thông tin
quản lý hàng tồn kho, theo đõi, hạch tốn các khoản cơng nợ một cách chính
xác và khoa học, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời hạn cam
kết và thực hiện chức năng kiểm soát của kế toán đối với hoạt động cung,
img
1.3.4 Mục tiêu kiểm soát chu trình cung ứng