Hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chi nhánh 302 Trần Khát Chân

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chi nhánh 302 Trần Khát Chân

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hội nhập và phát triển kinh tế Việt Nam đã không ngừng hoàn thiện và nâng cao mọi hoạt động, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước để phát triển một nền kinh tế toàn diện, vững chắc, đưa Việt Nam tiến lên cùng các nước trong khu vực và trên toàn Thế giới Và lĩnh vực Ngân hàng được xác định là lĩnh vực hết sức quan trọng và có ỹ nghĩa quyết định đến sự phát triển của kinh tế Nhằm hỗ trợ Việt Nam trong quá trình hiện đại hoá ngân hàng, Ngân hàng thế giới (WB) đã tài trợ cho Việt Nam thực hiện dự án “ Hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán” với tổng giá trị 105 triệu USD

Trong hệ thống các NHTM để đáp ứng sự cạnh tranh các Ngân hàng không ngừng áp dụng khoa học và công nghệ hiện đại để đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ Và việc thay đổi mô hình giao dịch đa cửa sang mô hình giao dịch một cửa đã diễn ra ở một số ngân hàng nhằm giảm thiểu sự phiền hà đối với khách hàng và rút ngắn thời gian giao dịch, cũng như có điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn.

Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình giao dịch mới, các ngân hàng đã và đang gặp phải những khó khăn cả về khách quan cũng như chủ quan nên chưa có điều kiện áp dụng cho tất cả các ngân hàng trong toàn hệ thống Trong thời gian thực tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chi nhánh 302 Trần Khát Chân, có điều kiện tìm hiểu về mô hình giao dịch tại đây, cùng với tham khảo mô hình giao dịch tại một số

ngân hàng khác, “Hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chi nhánh 302 Trần Khát Chân” là đề tài mà em lựa chọn.

CHƯƠNG I: VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA

1 Hoạt động chủ yếu của NHTM

1.1 Khái niệm về Ngân hàng thương mại.

Hoạt động Các tổ chức trung gian tài chính là một bộ phận hợp thành hệ thống tài chính trong nền kinh tế thị trường có chức năng dẫn vốn từ những người có khả năng cung vốn tới những người có nhu cầu về vốn nhằm tạo điều kiện về vốn cho đầu tư phát triển kinh tế xã hội Trong các trung gian tài chính thì ngân hàng chiếm vị trí quan trọng nhất.

Ngân hàng thương mại là một loại trung gian tài chính có số lượng lớn nhất trong hệ thống các tổ chức trung gian tài chính và thực hiện phần lớn hoạt động của các tổ chức trung gian tài chính nói chung

Ngân hàng thương mại là một trung gian tài chính chuyển hoá những khoản tiết kiệm, tài sản chưa sử dụng của một bộ phận khách hàng này đến tay bộ phận khách hàng khác đang cần vay để sản xuất kinh doanh hay tiêu dùng

Ngân hàng thương mại tập trung và huy động hình thức vốn bằng cách nhận tiền gửi của dân chúng rồi tiến hành cho vay các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu về vốn.

Là một trung gian tài chính giữa nhà tiết kiệm và nhà đầu tư, ngân hàng thương mại thu lợi nhuận thông qua chênh lệch lãi suất cho vay và lãi suất huy động.

Ngân hàng thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng đầy đủ lợi ích của hệ thống tài chính Ngân hàng thương mại có thể cho phép tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch đối với những nhà cho vay.

Như vậy, ngân hàng thương mại đóng một vai trò cực kì quan trọng trong hệ thống tài chính Nó góp phấn đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vốn trên thị trường Trên cơ sở đó tạo điều kiện kích thích đầu tư phát triển kinh tế.

Pháp lệnh về ngân hàng năm 1970 của Việt Nam định nghĩa “ Ngân hàng thương mại là hình thức tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan Các loại hình ngân hàng thương mại phân

theo tính chất và mục tiêu hoạt động gồm: Ngân hàng phát triển, ngân hàng đầu tư, ngân hàng chính sách, ngân hàng hợp tác và các loại hình ngân hàng khác”.

Khi thực hiện vai trò trung gian chuyển vốn từ người cho vay sang người đi vay, các ngân hàng thương mại đã tạo ra những công cụ tài chính thay cho tiền làm phương tiện thanh toán như tiền gửi không kì hạn thanh toán bằng séc…Thông qua quá trình đó đưa lại kết quả là đại bộ phận tiền giao dịch trong giao lưu kinh tế là tiền qua ngân hàng.

1.2 Hoạt động của NHTM

1.2.1 Hoạt động huy động vốn 1.2.1.1 Tiền gửi

 Tiền gửi thanh toán Tiền gửi có kỳ hạnTiền gửi tiết kiệm

 Tiền gửi của các tổ chức đoàn thể xã hội…

1.2.1.2 Vốn huy động thông qua phát hành giấy tờ có giá

Đây là phần vốn mà Ngân hàng thương mại có được qua việc phát hành các giấy tờ có giá như kỳ phiếu ngân hàng, trái phiếu ngân hàng, chứng chỉ tiền gửi.

1.2.1.3 Vốn vay của tổ chức tín dụng khác và của ngân hàng trung ương

Ngân hàng thương mại có thể vay vốn ở ngân hàng thương mại khác hoặc vay vốn ở ngân hàng trung ương.

1.2.1.4 Các nguồn vốn khác

 Vốn trong thanh toán là số vốn có được do ngân hàng lam trung gian thanh toán trong nền kinh tế.

 Vốn uỷ thác đầu tư, tài trợ của Chính phủ hoặc các tổ chức trong và ngoài nước cho các chương trình, dự án phát triển kinh tế, văn hoá , xã hội.

1.2.2 Hoạt động sử dụng vốn 1.2.2.1 Nghiệp vụ cho vay:

Cho vay là nghiệp vụ kinh doanh sinh lời chủ yếu của các Ngân hàng thương mại hoạt động này rất đa dạng và phong phú, bao gồm:

 Cho vay thông thường

Là một thể thức cho vay được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng cho vay và khách hàng đi vay bao gồm:

- Cho vay có tài sản thế chấp.- Cho vay có tài sản cầm cố- Cho vay có bảo lãnh- Cho vay tín chấp

 Chiết khấu thương phiếu:

Là nghiệp vụ tín dụng ngắn hạn, trong đó người vay tạm thời chuyển nhượng quyền sở hữu thương phiếu chưa đáo hạn cho ngân hàng để lấy một số tiền nhỏ hơn mệnh giá của thương phiếu.

 Bao thanh toán:

Là dịch vụ do công ty con của ngân hàng thực hiện trong đó ngân hàng mua lại các khoản nợ của các doanh nghiệp nào đó để rồi sau đó nhận lại các khoản chi trả của các yêu cầu đó Thông thường các khoản nợ này là khoản nợ ngắn hạn.

1.2.2.2 Nghiệp vụ đầu tư:

Đầu tư trực tiếp: Hùn hạp, liên doanh, liên kết, thành lập công ty con hoặc mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp, mua cổ phiếu sáng lập.

Đầu tư gián tiếp: Mua trái khoán nhà nước (công trái nhà nước), tín phiếu kho bạc nhà nước, tín phiếu ngân hàng nhà nước

1.1.2.3 Hoạt động khác:

Nghiệp vụ trung gian bao gồm:

Chuyển tiền.Thư tín dụng.Nghiệp vụ uỷ thác.

Mua bán hộ công trái, kim khí quý, ngoại tệ.Phát hành, đăng kí hộ cổ phiếu mới phát hành.Cho thuê két sắt.

Cung cấp thông tin và tư vấn về kinh doanh.Tư vấn quản trị doanh nghiệp.

Thanh lý tài sản của các doanh nghiệp bị phá sản.Thực hiện các uỷ nhiệm về chuyển tiền thừa kế tài sản.

2 Mô hình giao dịch “nhiều cửa”

Giao dịch viên ghi Có

Kiểm soát

Nhập chứng từ vào máy tính

(1)- Khách hàng yêu cầu giao dịch.

(2)- Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát.

(3)- Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho giao dịch viên.

(4)- Giao dịch viên ghi nợ, chuyển chứng từ ghi có cho giao dịch viên ghi có (5)- Giao dịch viên ghi có trả lại chứng từ cho giao dịch viên ghi nợ.

(6)- Kiểm soát trả chứng từ cho quỹ chính trong trường hợp trả tiền mặt (7)- Khách hàng tới bộ phận quỹ để nhận tiền.

(8)- Bộ phận quỹ trả tiền (thu) cho khách hàng.

Theo mô hình này, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo qui định, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) tại quỹ chính của Ngân hàng Do vậy năng suất lao động sẽ không cao, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa để hoàn thành giao dịch của mình Cụ thể, khi khách hàng giao dịch với Ngân hàng thì phải nộp chứng từ kế toán cho đúng thanh toán viên giữ tài khoản của mình và mặc dù chỉ thực hiện một giao dịch thường thì khách hàng vẫn phải qua nhiều cửa: thanh toán viên; thủ quỹ; cán bộ nghiệp vụ có liên quan.

3 Mô hình giao dịch một cửa

3.1 Khái niệm

Trong bối cảnh tài chính luôn biến đổi, sự cạnh tranh giữa các ngân hàng ngày càng gay gắt Để chiến thắng trong trận chiến giành lấy khách hàng, ngân hàng phải cung cấp cho khách hàng những gì khách hàng muốn Với phương châm khách hàng là trung tâm như vậy, các ngân hàng từng bước thay đổi cơ cấu tổ chức để thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đó là việc thực hiện mô hình giao dịch một cửa.

Giao dịch một cửa là phương thức tổ chức cung ứng dich vụ của tổ chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.

3.2 Phạm vi điều chỉnh

Quy chế giao dịch một cửa điều chỉnh các giao dịch sau:

Giao dịch thu - chi tiền mặt: bao gồm nhận, trả tiền gửi từ tài khoản tiền gửi, tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi, và các giao dịch thu chi tiền mặt khác.

Giao dịch thanh toán, chuyển tiền: Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc, thẻ ngân hàng; chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; và các giao dịch thanh toán khác.

Các giao dịch khác: được áp dụng tùy theo mức độ về điều kiện thực hiện giao dịch một cửa của tổ chức tín dụng trên nguyên tắc đảm bảo các quy định và nội dung quy trình nghiệp vụ liên quan đến loại giao dịch đó.

3.3 Giải thích các từ ngữ

Giao dịch viên là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.

Kiểm soát viên: là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng được phân cấp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt cácgiao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công.

Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên Mỗi loại giao dịch có các hạn mức khác nhau.

Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.

Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên).

Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với khách hàn

3.4 Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa

Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa bao gồm 2 loại: chứng từ do khách hàng xuất trình và chứng từ do giao dịch viên lập theo mẫu quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa (chứng từ in sẵn theo quyển và/hoặc chứng từ do máy tính in ra) Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa phải tuân thủ theo đúng quy định hiện hành về chế độ chứng từ kế toán và quy định tại Quy chế này.

3.4.1 Lập chứng từ kế toán:

Chứng từ giao dịch với khách hàng: căn cứ vào giấy tờ, chứng từ (đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ) do khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành nhập các dữ liệu vào hệ thống và in chứng từ theo quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ của giao dịch tương ứng do tổ chức tín dụng ban hành Chứng từ do giao dịch viên lập phải được in đầy đủ các thông tin về giao dịch trước khi chuyển cho các bộ phận liên quan hoặc trả cho khách hàng.

Cuối ngày, giao dịch viên phải lập Bảng kê chứng từ giao dịch với khách hàng trong ngày theo quy trình và mẫu quy định do Tổ chức tín dụng ban hành.

3.4.2 Kiểm soát chứng từ:

Đối với các giao dịch trong hạn mức: giao dịch viên vừa là người lập và vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có 1 chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ.

Đối với giao dịch vượt hạn mức và các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền: các chứng từ phải được kiểm soát viên kiểm tra và

kiểm soát Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đủ chữ ký của người lập chứng từ (giao dịch viên) và người kiểm soát chứng từ (kiểm soát viên) và/hoặc của các cấp có thẩm quyền theo phân cấp của tổ chức tín dụng.

Đối với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên: giao dịch viên và kiểm soát viên phải kiểm tra, đối chiếu giữa bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày với các chứng từ giao dịch của khách hàng và của tổ chức tín dụng (nếu có) để đảm bảo khớp đúng và các chứng từ được hạch toán chính xác Trên bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của giao dịch viên và của kiểm soát viên.

3.4.3 Luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:

Hàng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được luân chuyển tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại (kiểm tra sau), bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành Việc luân chuyển chứng từ do các tổ chức tín dụng hướng dẫn chi tiết theo từng nghiệp vụ cụ thể.

3.5 Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên tham gia giao dịch một cửa

3.5.1 Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc)

Quyền hạn

- Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quá trình giao dịch một cửa Quy định hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên - Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền

của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền

cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ yêu cầu phải có chữ ký của người phê duyệt theo quy định Định kỳ hoặc đột xuất có trách nhiệm xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị mình

- Tuyệt đối giữ bí mật các mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử được cấp; định kỳ phải thay đổi để tránh bị lấy cắp, lợi dụng, tham ô chiếm đoạt tài sản của Tổ chức tín dụng và khách hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp.

3.5.2 Đối với Kiểm soát viên

Quyền hạn:

- Kiểm tra và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên và các giao dịch khác theo sự phân cấp, phân quyền của Tổng Giám đốc (Giám đốc).

- Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên.

Trách nhiệm

- Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà giao dịch viên thực hiện theo thẩm quyền được quy định; đồng thời, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà giao dịch viên thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của giao dịch viên

- Tuyệt đối giữ bí mật các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.

3.5.3 Đối với giao dịch viên

Quyền hạn:

- Giao dịch viên được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ

- Giao dịch viên có quyền xử lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có tổn thất xảy ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên phê duyệt theo quy định trước khi thực hiện.

Trách nhiệm

- Giao dịch viên chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hiện giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công thực hiện.

- Giao dịch viên phải tuân thủ và thực hiện đúng nhiệm vụ mà mình được phân công, kiểm tra tính khớp đúng giữa chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế và số liệu trên hệ thống

- Giao dịch viên phải tuyệt đối giữ bí mật các mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử

- Tuân thủ đúng quy trình về giao nhận và kiểm đếm tiền với bộ phận quỹ và khách hàng Trường hợp thiếu hoặc vượt hạn mức tồn quỹ, giao dịch viên phải báo cáo để thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng về hạn mức tồn quỹ Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số tiền ghi trên sổ kế toán, và chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ về bộ phận quỹ.

3.5.4 Đối với bộ phận quỹ

- Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho giao dịch viên thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức

quy định Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện điều chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ của giao dịch viên về quỹ quản lý của mình.

3.6 Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo an toàn tài sản trong giao dịch một cửa.

3.6.1 Hạn mức giao dịch thu - chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với giao dịch viên

Hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ được giao cho giao dịch viên phải phù hợp với trình độ, năng lực của giao dịch viên và loại giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của tổ chức tín dụng để đảm bảo an toàn tài sản

Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên kiểm soát và phê duyệt trước khi thực hiện Các giao dịch thu - chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch phải do bộ phận quỹ thực hiện.

3.6.2 Quản lý tồn quỹ tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác giao cho giao dịch viên để thực hiện giao dịch một cửa

Đầu ngày giao dịch, giao dịch viên được ứng tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận quỹ theo quy định của tổ chức tín dụng để giao dịch với khách hàng Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, tổ chức tín dụng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt hạn mức và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch, số dư tồn quỹ thực tế của giao dịch viên phải khớp đúng với số dư tiền mặt trên sổ kế toán

Cuối ngày, số dư tồn quỹ của các giao dịch viên phải được chuyển hết về bộ phận quỹ kèm theo báo cáo in ra, đảm bảo không còn tiền tồn quỹ khi kết thúc ngày giao dịch.

3.6.3 Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng

Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho giao dịch viên đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa giao dịch viên và bộ phận quỹ phải theo đúng quy trình về nghiệp vụ kho quỹ Trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch, đầu ngày giao dịch hôm sau, giao dịch viên không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp

3.6.4 Về phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch một cửa

Tổ chức tín dụng thực hiện phân cấp, phân quyền và quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên tham gia giao dịch một cửa Việc phân cấp, phân quyền phải đảm bảo an toàn và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

3.6.5 Trang bị các phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn khác như máy camera để giám sát hoạt động tại các điểm giao dịch

3.6.6 Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng phải được in từ máy in chuyên dụng

Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích

3.7 Điều kiện để tổ chức tín dụng được thực hiện giao dịch một cửa

Các tổ chức tín dụng tổ chức thực hiện giao dịch một cửa khi có đủ các điều kiện sau:

3.7.1 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật

Quầy giao dịch phải được bố trí đảm bảo an toàn tài sản và thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu - chi tiền của giao dịch viên Có nội quy và thông báo công khai cho khách hàng.

Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng.

Có chương trình giao dịch thích hợp xây dựng trên nguyên tắc tuân thủ các quy định hiện hành đối với từng loại hình nghiệp vụ của tổ chức tín dụng, đồng thời tương thích và phù hợp với các chương trình phần mềm khác.

Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử Hệ thống kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửă, bảo đảm thực hiện đúng quy định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản.

3.7.2 Về quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quan trọng trong giao dịch một cửa

Các tổ chức tín dụng phải xây dựng quy chế, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ và nội quan trọng trong giao dịch một cửa trên cơ sở cụ thể hóa các nội dung chủ yếu tại Quy chế này.

3.7.3 Về đội ngũ cán bộ

Có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết và nắm vững các quy định về nghiệp vụ giao dịch và quy chế giao dịch để xử lý thành thạo các phần hành nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật trên máy vi tính của những giao dịch mà mình thực hiện.

3.8 Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa

Các tổ chức tín dụng thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:

Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động ngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc về kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng.

Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động ngân hàng

Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định.

Tổ chức tín dụng phải xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽ nội quy làm việc của các quầy giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời, tổ chức tín dụng phải thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch một cửa với khách hàng.

Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý giao dịch tự động một cách đồng bộ và khách quan đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.

Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa

- Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa Hàng ngày, bộ phận kế toán phải

thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao dịch trong ngày Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời.

- Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên phải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng

3.9 Qui trình giao dịch một cửa:

(1)- Giao dịch viên ứng quỹ đầu ngày. (2)- Khách hàng yêu cầu giao dịch.

(3)- Giao dịch viên thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng.

(4)-Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyền giao dịch. (5)- Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho giao dịch viên.

(6)- Giao dịch viên trả tiền (thu) cho khách hàng (7)- Giao dịch viên nộp quỹ cuối ngày.

Khách hàng

Giao dÞch Giao dÞch Giao dÞch Giao dÞch

viªn 1 viªn 2 viªn 3 viªn 4 Quy chính

Kiểm soát

Dịch vụ khách hàng

(1)

3.10 Lợi ích của Giao dịch một cửa

Trong cuộc cạnh tranh gay găt giữa các ngân hàng, khách hàng là người quyết định những dịch vụ gì cần được cung cấp, khi nào và được cung cấp qua kênh nào.

Có rất nhiều kênh phân phối các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng như:Kênh phân phối cung ứng dịch vụ tại chi nhánh.

Kênh phân phối dịch vụ tự động.

Kênh phân phối cung ứng dịch vụ qua máy tính.Kênh phân phối cung ứng dịch vụ qua điện thoại.Kênh phân phối qua Internet.

Trong đó kênh phân phối cổ điển và truyền thống nhất là kênh phân phối tại chi nhánh Cho đến nay, khi các ngân hàng hiện đại có khả năng cung cấp nhiều loại dịch vụ ngân hàng khác nhau nhưng kênh phân phối truyền thống này vẫn tiếp tục được duy trì và tồn tại, đặc biệt là với các nước đang phát triển như Việt Nam Với phương châm, lấy khách hàng làm trung tâm, kênh phân phối tại chi nhánh đã có sự thay đổi lớn, chuyển từ giao dịch nhiều cửa sang giao dịch một cửa Trước đây khi áp dụng giao dich nhiều cửa, phòng kế toán tách rời khỏi phòng ngân quỹ và không có nhiều sự phối hợp giữa các phòng ban Hệ thống giao dịch một cửa hiện nay đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng như gửi tiền và rút tiền nhiều nơi nhờ khả năng giao dịch đa chi nhánh; tiết kiêm thời gian và giảm thiểu phiền hà Các dịch vụ thanh toán nhanh chóng và thuận tiện với thời gian tính bằng giây sẽ được phổ biến như thanh toán lương, lệnh thường trực, uỷ nhiêm thu, uỷ nhiệm chi, dịch vụ trả lương….Với giao dịch một cửa, ngân hàng có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho khách hàng là các công ty lớn, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hiện đại như thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và khả năng kết nối từ xa thông qua ngân hàng trên Internet, ngân hàng tại nhà…Ngân hàng cũng có thể tăng cường khả năng quản lý điều hành trên mọi phương diện hoạt động như quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh toán.

Như vậy, việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa làm cho khách hàng hài lòng hơn với sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, do đó làm tăng nhu cầu sử dụng sản

phẩm ngân hàng, thúc đẩy tính cạnh tranh trong toàn hệ thống Hơn nữa, hình thức giao dịch một cửa làm đơn giản hoá quy trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng, làm giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy, do đó giảm thiểu chi phí hoạt động của ngân hàng.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM VIỆT

1 Sơ lược lịch sử hình thành Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt

Được thành lập vào ngày 28 tháng 9 năm 1995, trải qua hơn 10 năm hoạt động, Ngân hàng TMCP Nam Việt (NAVIBANK) đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường tài chính – tiền tệ thể hiện qua sự tăng trưởng nhanh chóng và ổn định cả về quy mô tổng tài sản, vốn điều lệ lẫn hiệu quả kinh doanh Trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, để đón đầu xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, NAVIBANK xác định mũi nhọn chiến lược là nâng cao năng lực kinh doanh của mình thông qua năng lực tài chính, công nghệ thông tin và thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro Bên cạnh đó, việc tập trung đầu tư nghiên cứu phát triển, ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào việc nâng cao tính tiện ích cho các sản phẩm dịch vụ tài chính của Ngân hàng cũng được chúng tôi quan tâm một cách đặc biệt Đối với chúng tôi, sự phát triển ổn định và bền vững của một tổ chức chỉ có thể có được nếu tổ chức đó tạo dựng được uy tín và lòng tin đối với công chúng Ý thức được điều này, toàn bộ các mảng hoạt động nghiệp vụ của NAVIBANK đều được chuẩn hóa trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế thông qua việc triển khai vận dụng Hệ thống quản trị ngân hàng cốt lõi (core banking) Microbank Với hệ thống này, NAVIBANK sẵn sàng cung cấp cho khách hàng các sản phẩm dịch vụ chính xác, an toàn, nhanh chóng và hiệu quả Chúng tôi, NAVIBANK, tự hào là điểm tựa tài chính vững chắc để hỗ trợ quý khách hàng của mình đạt được những thành công ngày càng rực rỡ hơn trong cuộc sống.

NAVIBANK – Điểm tựa tài chính, nâng bước thành công Là đơn vị hoạt

động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ, NAVIBANK cam kết sự phát triển bền vững nhằm đem lại sự an toàn tuyệt đối cho người gửi tiền và các đối tác có liên quan Là một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế, NAVIBANK cam kết tuân thủ tuyệt đối các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, của Chính phủ và các quy định khác có liên quan Là nhà cung cấp dịch vụ tài chính Ngân hàng, NAVIBANK cam kết mang lại cho các khách hàng của mình những sản phẩm dịch vụ hòan hảo, tiện ích và đa dạng Là thành viên tích cực của cộng đồng, NAVIBANK cam kết sẵn sàng tham gia các hoạt động mang tính xã hội, các chương trình từ thiện nhằm xây dựng một cộng đồng văn minh, tiến bộ Là một doanh nghiệp cổ phần, NAVIBANK cam kết không ngừng nỗ lực mang kại lợi nhuận tối đa một cách chính đáng cho các cổ đông và việc làm ổn định cho người lao động.

Mục tiêu chiến lược của NAVIBANK định hướng trở thành một trong những ngân hàng thương mại bán lẻ hàng đầu của Việt Nam, hoạt động đa năng với sản phẩm đa dạng, chất lượng dịch vụ cao, mạng lưới kênh phân phối rộng dựa trên nền tảng mô hình tổ chức và quản lý theo chuẩn mực quốc tế, công nghệ thông tin hiện đại, công nghệ ngân hàng tiên tiến

2 Sản phẩm của Nam Việt

2.1 Sản phẩm tiền gửi

NAVIBANK cung cấp cho Quý Doanh nghiệp sản phẩm tiền gửi với lãi suất cực kỳ hấp dẫn, đa dạng và phong phú về kỳ hạn gửi tiền cũng như phương thức lĩnh

lãi Sử dụng Sản Phẩm tiền gửi của NAVIBANK, chúng tôi cam kết đảm bảo cho

Quý Doanh nghiệp và sự an toàn tuyệt đối về vốn, bảo mật thông tin cũng như khả năng sinh lãi cao nhất.

Tiền gửi thanh toánTiền gửi có kỳ hạn

2.2 Sản phẩm tín dụng doanh nghiệp

NAVIBANK cam kết luôn là nhà tài trợ hàng đầu cho các như cầu vốn ngắn hạn cũng như trung dài hạn Chúng tôi tự tin có thể cung cấp cho Quý Doanh nghiệp những sản phẩm những sản phẩm tín dụng với thủ tục nhanh gọn, chính xác, lãi xuất cạnh tranh đi kèm với sự tư vấn hoàn hảo từ đội ngủ chuyên viên tín dụng nhiệt tình, năng động và đầy tính chuyên nghiệp.

Cho vay bổ sung vốn lưu động

Tài trợ nhập khẩu hàng hoá, nguyên vật liệuTài trợ sản xuất, gia công hàng xuất khẩuCho vay đầu tư nhà xưởng, nhà kho, văn phòngCho vay trung hạn hỗ trợ vốn sản xuất kinh doanhCho vay đầu tư tài sản cố định

Cho vay thực hiện dự án nhà ở, nhà đất

Sản phẩm tín dụng dành cho các doanh nghiệp kinh doanh xe ôtôCho vay đầu tư xe ôtô đối với doanh nghiệp vận tải

Cho vay đầu tư tàu biển đối với các doanh nghiệp vận tảiThấu chi tài khoản tiền gửi

Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu

2.3 Sản phẩm thanh toán

Thanh toán trong nướcThanh toán nước ngoài

2.4 Sản phẩm khác

Ngoài việc cung cấp các Sản Phẩm Ngân hàng truyền thống, NAVIBANK

xứng đáng là đối tác đáng tin cậy khi sẵn sàng đáp ứng tất cả các nhu cầu đa dạng của Quý khách bắng hàng loạt các Sản Phẩm hỗ trợ đa dạng, chất lượng cao

Sản phẩm mua bán ngoại tệ

NAVIBANK cung cấp các dịch vụ ngoại hối nhằm đáp ứng mọi nhu cầu mua/

bán ngoại tệ hợp pháp của Quý Doanh nghiệp với thủ tục nhanh gọn, thuận tiện và tỷ giá giao dịch hợp lý

Sản phẩm chi hộ lương

NAVIBANK giúp Quý Doanh nghiệp giảm bớt áp lực không cần thiết của

việc thanh toán lương/thưởng cho nhân viên bằng tiền mặt Sử dụng dịch vụ này, Ngân hàng sẽ trích tiền từ tài khoản của Quý Doanh nghiệp để chuyển vào tài khoản của từng nhân viên theo danh sách chi lương của Doanh nghiệp Nhân viên của

Doanh nghiệp sẽ rút tiền mặt tại quầy ở bất kỳ chi nhánh nào của NAVIBANK

Sản phẩm thu chi hộ tiền mặt

Quý Doanh nghiệp có nhu cầu thu/chi tiền mặt tại một địa điểm xác định có thể liên hệ với NAVIBANK để được cung cấp dịch vụ

3 Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt

Tính đến ngày 29 tháng 2 năm 2008 vốn điều lệ của Nam Việt đạt 1000 tỷ đồng, chiếm 11.37% tổng tài sản của Ngân hàng Nguồn vốn huy động của Ngân hàng tính đến tháng 2 năm 2008 đạt 7,465,543,000,000 và tổng tài sản của Ngân hàng là 8,789,453,000,000 Cả năm 2007 Nam Việt chỉ lãi 8 tỷ đồng nhưng trong 2 tháng đầu năm 2008 số lãi đã là 29,445,000,000 đồng Đây là dấu hiệu đáng mừng trong xu thế nền kinh tế mà đặc biệt là lĩnh vực Ngân hàng đang gặp những khó khăn nhất định.

4 Mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt

Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chính thức áp dụng mô hình giao dịch một cửa vào tháng 11 năm 2005, tính đến nay mô hình đã đi vào hoạt động hơn 2 năm.

Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp

luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của Ngân hàng.

Giám đốc là Giám đốc của đơn vị thành viên, người chịu trách nhiệm trước

Tổng Giám đốc, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của đơn vị thành viên.

Đơn vị thành viên bao gồm sở giao dịch, các chi nhánh của Ngân hàng.

Giao dịch một cửa là phương thức Ngân hàng cung ứng dịch vụ cho khách

hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của Ngân hàng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.

Giao dịch viên (GDV) là cán bộ nhân viên của Ngân hàng trực tiếp giao dịch với

khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.

Kiểm soát viên (KSV) là cán bộ nhân viên của Ngân hàng được phân cấp thực

hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công Kiểm soát viên có thể là trưởng hoặc phó phòng nghiệp vụ hoặc người có đủ năng lực được phân công làm nhiệm vụ này.

Khách hàng là người có quan hệ, sử dụng các dịch vụ của Ngân hàng, bao gồm

các cá nhân, tổ chức kinh tế xã hội, kể cả các đơn vị, phòng ban/hoặc phân hệ nghiệp vụ khác trong nội bộ Ngân hàng.

Kế toán viên (KTV) là người được giao nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu sau các

giao dịch do các giao dịch viên thực hiện.

Hệ thống điện toán là hệ thống công nghệ thông tin bao gồm chương trình phần

mềm và phần cứng, mạng phục vụ cho công tác giao dịch, quản lý nghiệp vụ ngân hàng của Ngân hàng.

Quỹ chính là bộ phận ngân quỹ có chức năng quản lý quỹ tiền mặt của Ngân

hàng Quỹ chính có nhiệm vụ giao nhận tiền mặt (hoặc giấy tờ có giá, tài sản khác) với các quỹ phụ và các giao dịch viên vào đầu ngày, cuối ngày hoặc khi có yêu cầu từ các quỹ phụ và giao dịch viên; thực hiện các giao dịch thu chi bằng tiền mặt khác theo quy định.

Quỹ phụ là bộ phận ngân quỹ tại một phòng hoặc bộ phận giao dịch, có nhiệm

vụ nhận tiền mặt từ quỹ chính để giao cho các giao dịch viên, hoặc nhận tiền mặt từ các giao dịch viên để giao lại cho quỹ chính vào cuối ngày hoặc khi có yêu cầu từ các giao dịch viên Quỹ phụ có thể thực hiện các giao dịch khác như một giao dịch viên bình thường.

Hạn mức giao dịch là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên được

phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của Kiểm soát viên Mỗi loại giao dịch có các hạn mức khác nhau.

Định mức tồn quỹ gồm có định mức tồn quỹ tối đa và định mức tồn quỹ tối

thiểu Định mức tồn quỹ tối đa (thiểu) là số dư tiền mặt tối đa (thiểu) mà giao dịch viên, quỹ phụ hoặc quỹ chính được phép giữ tại những thời điểm khác nhau trong ngày giao dịch.

Ngân hàng Nhà nước là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Pháp luật có nghĩa là tất cả các luật, pháp lệnh, nghị định, quy định, thông tư,

quyết định và các văn bản pháp luật khác được các cơ quan Nhà nước Việt Nam ban hành theo từng thời kỳ liên quan đến các hoạt động Ngân hàng.

4.2 Quyền hạn và trách nhiệm các bộ phận khi tham gia

4.2.1 Giao dịch viên

Giao dịch trực tiếp với khách hàng, hướng dẫn, giải đáp, tiếp nhận và xử lý nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ.

Thực hiện các giao dịch trong phạm vi hạn mức được uỷ quyền.

Nhận tiền đầu ngày từ quỹ phụ hoặc quỹ chính để giao dịch với khách hàng, cuối ngày có trách nhiệm chuyển toàn bộ tiền mặt tồn quỹ về quỹ phụ hoặc quỹ chính Tùy theo nội dung giao dịch Giao dịch viên có thể thu, chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng.

Nhập các số liệu trên chứng từ giao dịch vào Hệ thống điện toán.

Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch do mình thực hiện, phân biệt tiền thật, tiền giả, đảm bảo thu, chi chính xác.

In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo.

Kiểm tra, sắp xếp, đối chiếu giữa chứng từ giao dịch với số liệu trên Hệ thống điện toán của tất cả các giao dịch do mình thực hiện bảo đảm tính chính xác, đầy đũ và hợp pháp.

Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản.

4.2.2 Kiểm soát viên

Kiểm tra, phê duyệt trực tiếp trên Hệ thống điện toán các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện theo hạn mức, thẩm quyền được ủy quyền và theo mật khẩu truy cập được cấp.

Kiểm tra, ký xác nhận trên báo cáo giao dịch của giao dịch viên trong ngày.Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ được phân công phụ trách.

Giám sát các hoạt động của giao dịch viên để bảo đảm an toàn đối với các giao dịch.

Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản.

4.2.3 Kế toán tổng hợp

Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo cáo kế toán tổng hợp, nếu có sai sót báo cáo cho Trưởng bộ phận kế toán tổng hợp, phối hợp với giao dịch viên và các bộ phận có liên quan tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý.

Hạch toán kế toán các giao dịch thu chi nội bộ.

Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản.

4.2.4 Quỹ chính

Giao và nhận tiền mặt giữa Ngân hàng với Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng khác có quan hệ giao dịch.

Giao và nhận tiền với các quỹ phụ và giao dịch viên trong Ngân hàng.

Thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…).

In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo.

Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên Hệ thống điện toán), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng.

Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản.

4.2.5 Quỹ phụ

Giao và nhận tiền với quỹ chính và các giao dịch viên.

Thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên.

In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo.

Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên Hệ thống điện toán), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng.

Cuối ngày chuyển toàn bộ tiền mặt tồn quỹ về quỹ chính.

Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản.

4.3 Quy định chung về mô hình giao dịch một cửa

4.3.1 Mô hình giao nhận tiền mặt nội bộ

4.3.1.1 Phương thức giao nhận tiền mặt qua quỹ chính, quỹ phụ và các giao dịch viên.

Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện tuần tự qua quỹ chính, quỹ phụ, các giao dịch viên.

Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt cho quỹ phụ, quỹ phụ giao tiền mặt cho các giao dịch viên, quỹ phụ cũng có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng như các giao dịch viên.

Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ phụ, quỹ phụ nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính.

Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên.

Nghiêm cấm quỹ phụ và giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày.

4.3.1.2 Phương thức giao nhận tiền mặt giữa quỹ chính và các giao dịch viên.

Quỹ chính

Khách hàngQuỹ phụ

Quỹ phụ

Giao dịch viênGiao dịch viên

Giao dịch viênGiao dịch viên

Khách hàng

Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện trực tiếp từ quỹ chính đến các giao dịch viên.

Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt trực tiếp cho các giao dịch viên.

Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính.

Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên.

Nghiêm cấm giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày.

4.3.1.3 Phương thức quỹ chính giao dịch trực tiếp với khách hàng.

Trong phương thức này, Quỹ chính thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng.Quỹ chính thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…).

4.3.2 Hạn mức giao dịch với khách hàng 4.3.2.1 Giao dịch viên

Mỗi giao dịch viên được ủy quyền thực hiện giao dịch với một hạn mức nhất định theo sự phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc và tuân thủ theo các quy trình giao dịch liên quan tới nghiệp vụ của giao dịch viên.

Nếu số tiền trong từng giao dịch của giao dịch viên nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ sẽ không cần chữ ký của kiểm soát viên, chỉ cần chữ ký của giao dịch viên Nếu số tiền của từng giao dịch vượt quá hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ yêu cầu có cả chữ ký của kiểm soát viên và giao dịch viên.

4.3.2.2 Kiểm soát viên

Mỗi kiểm soát viên được quyền phê duyệt giao dịch của giao dịch viên với một hạn mức nhất định.

Khi số tiền giao dịch của giao dịch viên vượt quá hạn mức phê duyệt của kiểm soát viên thì chuyển giao dịch đó sang cho kiểm soát viên khác có hạn mức thẩm quyền cao hơn.

4.3.2.3 Quỹ chính, quỹ phụ

Hạn mức trong giao dịch của quỹ chính và quỹ phụ tuân theo quy định như đối với các giao dịch viên.

4.3.2.4 Phân quyền giao dịch

Việc phân quyền hạn mức, định mức cho các giao dịch viên, kiểm soát viên, quỹ chính, quỹ phụ do Tổng Giám đốc/Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề xuất của Trưởng các Bộ phận giao dịch, Bộ phận điện toán, Bộ phận nhân sự.

4.4 Nội dung quy trình

4.4.1 Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng

Người thực hiện: Giao dịch viên.

Mở tài khoản của khách hàng, thực hiện theo quy định mở tài khoản khách hàng.

Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của Ngân hàng, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn.

Huy động vốn: nhận tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu…, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn.

Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch…, thực hiện theo quy trình

Phát vay, thu nợ,…của nghiệp vụ tín dụng, thực hiện theo quy trình cho vay.Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng cho các nghiệp vụ trên.Các giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác.

4.4.2 Kiểm tra chứng từ của khách hàng

Người thực hiện: Giao dịch viên.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình theo đúng hướng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ.

Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng ghi bổ sung hoặc hướng dẫn khách lập lại chứng từ.

Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu giao dịch của khách hàng, chuyển thực hiện bước 3.

4.4.3 Thu tiền mặt

Người thực hiện: Giao dịch viên.

Căn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thực hiện thu tiền mặt (nếu có) theo hướng dẫn thu tiền mặt tại các quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…), kiểm tra phát hiện tiền giả.

Chuyển sang bước 4

4.4.4 Xử lý giao dịch

Người thực hiện: Giao dịch viên.

Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch tuỳ theo nghiệp vụ vào Hệ thống điện toán.

Nếu trong hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 6 Nếu vượt hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 5.

4.4.5 Kiểm soát và duyệt giao dịch

Người thực hiện: Kiểm soát viên.

Căn cứ các chứng từ kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình Nếu chấp nhận, ký duyệt giao dịch, chuyển sang bước 6.