Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm.doc

Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm

Lời nói đầu

Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế phải luôn luôn sáng tạo để đứng vững trên thị trờng Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụ quản lí tài chính sao cho phù hợp cho từng công đoạn sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất.

Xuất phát từ nhu cầu trên, kế toán trở thành công cụ quan trọng, đắc lực trong việc quản lí, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản,vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo tài chính cũng nh chủ động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục đích của doanh nghiệp nào cũng là tối đa hoá lợi nhuận một cách hợp pháp nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, Hơn thế nữa phải là hiệu quả càng cao, lãi càng nhiều thi càng tốt Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Do đó, việc sử dụng hợp lí, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trên cơ sở định mức và dự toán chi phí là biện pháp hữu hiệu nhất để hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm đợc lao động cho xã hội

Nhận thức đợc tính thiết thực của vân đề này, trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần may Hồ Gơm, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gơm” làm đề tài cho

Chơng I

đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần may Hồ Gơm

1.1 Đặc điểm hoạt động của công ty may Cổ phần may Hồ g ơm

- Hình thức hoạt động : Sản xuất kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần may Hồ G - ơm.

Công ty cổ phần may Hồ Gơm đợc đổi tên từ Công ty may Hồ gơm theo Quyết định số 73/1999/QĐ-BCN của Bộ trởng Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2000.

Công ty may Hồ gơm thành lập theo Quyết định số: 575/QĐ-TCCB ngày 22/04/1997 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam nguyên là Xí nghiệp may thời trang Trơng định - Xí nghiệp thành viên của Công ty dịch vụ thơng mại số I trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam đợc xây dựng trên cơ sở xởng may 2 của Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may phía Bắc thuộc Tổng công ty sản xuất - xuất nhập khẩu may ( đã giải thể và sát nhập ).

Hiện nay, Công ty Cổ phần may Hồ Gơm đã có 5 xí nghiệp thành viên đặt tại Hà Nội, Hng Yên, Hải Phòng với hơn 2500 cán bộ công nhân viên, trên 2400 máy may công nghiệp, máy chuyên dùng hiện đại của Nhật, Đức, chuyên sản xuất một số mặt hàng chủ yếu nh: áo sơ mi, áo jăcket, quần âu, Jean, quần áo trẻ em, áo váy

Cùng với sự mở rộng quan hệ giao lu kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực cũng nh trên toàn Thế Giới , Công ty Cổ phần may Hồ Gơm cũng

không ngừng tự hoàn thiện, đổi mới máy móc, trang thiết bị, mẫu mã, nâng cao chất lợng sản phẩm nhằm khai thác và mở rộng thị trờng Quốc tế Thị trờng xuất khẩu chủ yếu của công ty hiện nay là Châu Âu, Nhật, và một số nớc Trung Mỹ.

Hoạt động trong cơ chế thị trờng với sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc cũng nh sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên, công ty Cổ phần may Hồ Gơm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau:

Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu của công ty

Công ty cổ phần May Hồ Gơm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, và đợc quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình.

Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dới Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc.

sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

2.2 Tổng Giám đốc

Tổng giám đốc là ngời đại diện pháp lý của Công ty là ngời điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao, là ngời chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nớc theo quy định hiện hành Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

2.3 Phòng Kế hoạch - xuất nhập khẩu:

Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thơng mại trong nớc và ngoài nớc, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật t Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu t xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật t cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật t đạt hiệu quả cao nhất.

2.4 Phòng kế toán tài vụ:

- Chức năng: Tham mu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty.

- Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi,

giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn Đồng thời là lập các báo cáo nh: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v

Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho ngời quản lý để họ đa ra những phơng án có lợi nhất cho công ty.

2.5 Phòng kỹ thuật - KCS (Kiểm tra chất l ợng sản phẩm)

- Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lợc sản phẩm của công ty, quản lý các việc các hoạt động của công ty.

- Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lợng của sản phẩm Tiến hành nghiên cứu chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới, đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty Và tổ chức các cuộc kiểm tra xác định trình độ tay nghề của công nhân viên vv

2.6 Văn phòng công ty:

Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xởng, tổ sản xuất và giải quyết các vấn đề chế độ hành chính đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân Phụ trách các hạng mục đầu t về cơ sở vật chất trong công ty Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự trong công ty.

2.7 Phòng kinh doanh:

Có nhiệm vụ tìm khách hàng trong nớc, thiết kế mẫu trong nớc Phụ trách khâu bán hàng nội địa

may Hồ Gơm.

Công ty Cổ phần may Hồ Gơm có các xí nghiệp thành viên, xong các xí nghiệp thành viên này không có t cách pháp nhân, không tổ chức hạch toán riêng Xuất phát từ đặc điểm trên để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý,

Công ty Cổ phần may Hồ Gơm đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung toàn công ty Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán

Tại các xí nghiệp có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn và thực hiện, hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ, thu thập ghi chép vào sổ kế toán Cuối tháng chuyển chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán tài chính của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán.

Về mặt nhân sự bộ máy kế toán gồm có: kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán và các nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán khác nh: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán doanh thu

- Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ sau:

+ Hớng dẫn, kiểm tra, thu thập đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán

+ Giúp tổng giám đốc hớng dẫn các bộ phận trong Công ty ghi chép đầy đủ, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng nh mọi lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán toàn Công ty.

+ Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lu giữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

♦ Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ).

- Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi sang các đồng tiền khác: Theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ - Phơng pháp kế toán tài sản cố định:

+ Nguyên tắc đánh giá lại TSCĐ: Theo quy định của Nhà nớc.

+ Phơng pháp khấu hao: Theo thông t số 1062/TC/QĐ CSTC ngày 14/01/1996 của Bộ Tài chính.

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc đánh giá: Theo thành phẩm nhập kho + Phơng pháp xác định hàng tồn kho: Cuối kỳ.

+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên.

- Phơng pháp áp dụng tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định của Nhà nớc.

quá trình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gơm.

4.1 Ph ơng h ớng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần may Hồ G ơm

Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, ngành dệt may Việt Nam đã xây dựng chơng trình “đầu t phát triển tăng tốc”mời năm(2001-2010),nhằm tăng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt maycả nớc lên 2 đến 4 lần: tổng số lao động đạt 3- 4 triệu ngời và nâng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm từ 25% năm 2000 lên 50% vào năm 2005 và 75% vào năm 2010.

Trong đó công ty Cổ phần may Hồ Gơm- một thành viên thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam cũng xây dựng phơng hớng và những nhiệm vụ chủ yếu trong thời kì đổi mới:

- Tăng cờng đầu t chiều sâu với mục đích là không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, phát triển thêm những loại sản phẩm mới.

- Mở rộng thị trờng, phát triển thêm những thị trờng mới,đẩy mạnh xuất khẩuvà tăng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm.

- Ngoài việc sản xuất một số mặt hàng chủ lựcnh: áo jăcket, á sơ mi, quần âu, Công ty sản xuất và tiến hành kinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy môkinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy mô, nâng cao đời sống và tạo thêm việc làm cho cán bọ công nhân viên của công ty.

Để thực hiện các nhiệm vụ này, hàng năm công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và cứ mỗi cuối kì đều kiểm tra nghiên cứu điều chỉnh.

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đợc xác định, Công ty cần phải lỗ lực nhiều để giành thắng lợi trong cạnh tranh Khi mà một số mặt hàng với nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất, gia công thì một yêu cầu đặt ra là công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải chặt chẽ, hợp lý tiết kiệm chính là biện pháp giúp công ty tăng đợc tính cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

4.2 Đặc điểm về sản phẩm

Công ty Cổ phần may Hồ Gơm chuyên sản xuất quần áo xuất khẩu, hàng bán nội địa chiếm tỷ trọng rất nhỏ với danh mục sản phẩm tơng đối đa dạng nh áo jắcket,áo sơ mi, áo măng tô, quần âu, quần jean, quần áo trẻ em các loại

Sản phẩm may là loại sản phẩm mà thực thể của nó chủ yếu là nguyên vật liệu: vải các loại, bông, xốp còn phụ liệu chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ Tuy nhiên, với các hình thức sản xuất khác nhau cũng nh sự đa dạng về chủng

loại sản phẩm dẫn đến tỷ lệ nguyên phụ liệu cũng khác nhau Hơn nữa, tỷ lệ này lại luôn thay đổi, do vậy đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, lô hàng là hết sức phức tạp, làm sao vừa đảm bảo đúng yêu cầu mẫu mã, chất lợng mà vẫn có thể sử dụng nguyên phụ liệu một cách tiết kiệm nhất.

Sản phẩm sản xuất với nhiều công đoạn, dây truyền sản xuất phức tạp có nhiều sản phẩm dở dang Yêu cầu về tính thời trang, mẫu mốt và hình thức của sản phẩm tơng đối cao.

Từ những đặc điểm chính nêu trên ta có thể thấy để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, tiết kiệm hợp lý trớc hết phải quan tâm tơí những đặc tính riêng có của sản phẩm may để từ đó có những biện pháp thích hợp trong công tác quản lý và tính toán định mức của từng loại sản phẩm.

4.3 Đặc điểm về nguyên vật liệu sử dụng:

Với các hình thức sản xuất khác nhau, đa dạng của sản phẩm do đó, nguyên vật liệu sử dụng của công ty cũng rất đa dạng và phong phú Có thể chia nguyên vật liệu của công ty thành hai loại chính: nguyên vật liệu do hãng gia công chuyển sang và nguyên vật liệu do công ty mua ngoài Vì chủ yếu nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất hàng xuất khẩu do vậy đòi hỏi công tác bảo quản nguyên vật liệu là hết sức cần thiết.

4.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Trong một doanh nghiệp sản xuất vấn đề tăng năng xuất, chất lợng của sản phẩm có hay không, điều đó phụ thuộc vào dây chuyền công nghệ để sản xuất ra sản phẩm đó có cao hay không.

Tuy nhiên do điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể tổ chức quy trình công nghệ cho phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.

Từ những điều kiện của công ty mình Công ty cổ phần May Hồ Gơm đã tổ chức cơ cấu sản xuất gồm phân xởng sản xuất chính, đó là các phân xởng may Trong mỗi phân xởng lại đợc chia thành từng tổ

Quá trình sản xuất sản phẩm tiến hành theo trình tự sau:

+ Tại tổ cắt vải đợc trải ra sau đó đặt mẫu, đánh số, ký hiệu và từ đó cắt thành những sản phẩm sau đó những bán thành phẩm đó đợc chuyển sang tổ may( hoặc tổ thêu nếu có yêu cầu ).

+ Tại các tổ may các bán thành phẩm của tổ cắt đợc tiến hành may theo những công đoạn từ may tay, may cổ, may thêu v.v theo dây chuyền.

+ Sau cùng là bớc hoàn thành sản phẩm, sản phẩm sau khi may xong đợc chuyển sang tổ là, KCS Sau đó đợc đóng gói, đóng kiện và nhập vào kho thành phẩm

Trong quá trình sản xuất (may) sản phẩm, các tổ may phải sử dụng một số loại nguyên vật liệu phụ ví dụ nh: chỉ may, phấn, cúc, khoá, nhãn mác

Quy trình sản xuất sản phẩm đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sản phẩm của công ty là hàng may mặc, do vậy đối tợng chủ yếu là vải Từ nguyên liệu vải thô ban đầu để trở thành sản phẩm hoàn thiện phải trả qua các công đoạn nh: Cắt, may, là, đóng gói,

Riêng đối với các mặt hàng có nhu cầu tẩy, mài hoặc thêu thì trớc khi là và đóng gói còn phải trải qua giai đoạn tẩy, mài hoặc thêu.

4.5 Đặc điểm về thị tr ờng của Công ty Cổ phần may Hồ G ơm

4.5.1 Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của Công ty

Qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay Công ty đã thiết lập đợc mạng lới tiêu thụ rộng khắp và có quan hệ với hơn 20 nớc trên toàn thế giới Thị trờng chủ yếu là Mỹ và một số nớc Châu Âu Ngoài ra, Công ty còn đang mở rộng về quy mô tiêu thụ nội địa với các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm, các đại lý rộng khắp Để mở rộng thị trờng tiêu thụ Công ty còn có các chính sách u đãi về giá, tỷ lệ hoa hồng Đặc biệt là thị trờng Châu Mỹ đang đợc mở ra và thị trờng một số nớc Đông Âu đang đợc khôi phục.

Tuy nhiên để có thể mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm, tăng trởng ổn định thì một yêu cầu đặt ra là công tác tổ chức quản lý kinh tế phải chặt chẽ Trong đó, việc quản lý và hạch toán yếu tố nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng giúp tăng sức cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

4.5.2 Thị trờng cung ứng nguyên vật liệu của Công ty.

Tuy là một công ty chuyên sản xuất hàng gia công xuất khẩu nhng tỷ lệ sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa ngày một tăng lên Do vậy, hàng năm Công ty sử dụng một khối lợng nguyên vật liệu tơng đối lớn với các nguồn cung ứng đa dạng cả trong nớc và nhập khẩu nớc ngoài nh: Công ty Dệt Nam Định, Công ty Việt Tiến, Công ty Dệt 8/3, Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty vật liệu may Nha Trang, Công ty Kim Won Hàn Quốc một số Công ty của Singapore, Đài Loan Vì vậy, khi mà mua nguyên vật liệu Công ty cũng phải chịu sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thế giới, hơn nữa khi nhập từ nớc ngoài về Công ty còn gặp phải một số trở ngại nh: thủ tục hải quan, thuế khoá, gây ứ đọng vốn, thời gian kéo dài, có thể đình đốn sản xuất.

Xuất phát từ những khó khăn trên, Công ty đã chủ động ký kết các hợp đồng cung ứng dài hạn với một số khách hàng chuyên sản xuất nguyên vật liệu mà Công ty cần sử dụng trong sản xuất Một yêu cầu tất yếu đặt ra phải có sự quản lý và hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, đặc biệt là khâu mua, tiếp nhận nguyên vật liệu khi nhập khẩu hoặc mua trong nớc.

Chơng II

Thực trạng công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gơm.

1.1 Đặc điểm vật liệu.

Do đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần may Hồ Gơm là vừa sản xuất hàng gia công xuất khẩu, sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa do vậy mà đặc điểm về nguyên vật liệu của Công ty cũng rất đa dạng Đối với các hợp đồng gia công thì nguyên vật liệu chủ yếu là do bên gia công gửi sang, chỉ có một phần nhỏ nguyên vật liệu có thể bên đặt gia công nhờ mua hộ Đối với nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa thì Công ty tự mua ngoài (cả trong nớc và nhập khẩu ở nớc ngoài) Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần may Hồ Gơm chủ yếu ở dạng: vải các loại, bông, xốp, chỉ may, cúc áo, khoá các loại Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lợng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý Đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng và thực thể còn đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì kế toán theo dõi cả mặt lợng và mặt giá trị.

1.2 Phân loại vật liệu.

Từ đặc điểm nêu trên ta thấy vật liệu ở Công ty có một khối lợng khá lớn, nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty còn khá đơn giản nh sau:

- Nguyên vật liệu hàng gia công: Vật liệu do khách mang đến

- Nguyên vật liệu thu mua: Do Công ty mua về để sản xuất và Công ty tiến hành phân loại chi tiết nh sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm may: vải ngài, vải lót, bông.

+ Vật liệu phụ: gồm tất cả các loại vật liệu không phải là vật liệu chính nh chỉ may, chỉ thêu, thẻ bài cũng nh nhiên liệu, phụ tùng thay thế, văn phòng phẩm, bao bì,

2.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho.

2.1.1 Giá vật liệu nhập kho do bên gia công cung cấp.

Nh đã đề cập ở trên, giá thực tế của loại vật liệu hàng gia công xuất khẩu nhập kho chính là chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng về đến Công ty.

Ví dụ: Theo hợp đồng gia công số007/VNM ngày 24/10/2004, công ty nhận gia công quần soóc nam cho hãng Winmark với 15.000 m vải.Chi phí vận chuyển bốc dỡ kho tàng bến bãi số vật liệu này từ cảng về kho xí nghiệp I hết 2.000.000 đồng

2.1.2 Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho.

Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật t trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất.

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 06179 ngày 3/10/2004 công ty mua vải 8834 LH của công ty Dệt 8/3 với tổng giá bán cha thuế là 111.800.000đ, chi phí vận chuyển bốc dỡ số vải trên là 7.500.000đ Vậy giá trị thực tế nhập kho của số vải trên là: 111.800.000 + 7.500.000 = 119.300.000.

2.2 Giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Đối với vật liệu Công ty nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số l-ợng, không theo dõi về mặt giá trị Đối với nguyên vật liệu Công ty mua ngoài thì khi xuất kho dùng cho sản xuất Công ty áp dụng phơng pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

Đơn giá thực tế bình

Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

III Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gơm.

Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện Phòng kỹ thuật thực hiện kiểm tra, ráp lại định mức đối với khung định mức của hàng gia công do bên gia công gửi sang Thực hiện xây dựng định mức cụ thể chi tiết đối với hàng FOB và hàng bán nội địa Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu đợc tiến hành dựa vào các căn cứ kinh tế, kỹ thuật sau:

- Căn cứ vào định mức của ngành.

- Căn cứ vào thành phần và chủng loại sản phẩm

- Căn cứ vào việc thực hiện định mức của các kỳ trớc.

- Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất tiên tiến.

Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tiễn sản xuất của Công ty Với nhiều chủng loại, đơn đặt hàng, mẫu mã sản phẩm khác nhau có thể theo từng sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng Công ty đều có một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Để tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã ráp và xây dựng xong định mức giám đốc Công ty xem xét và ký duyệt bảng định mức vật t dùng cho sản xuất.

Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ kế hoạch sản xuất của Công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm Ngời quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh Đồng thời, căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn vật liệu cho Công ty để lập các ph-ơng án thu mua nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu của Công ty đợc thu mua ở nhiều nguồn ở ngoài, và do đặc điểm của Công ty là nhận gia công cho nên có thể nguyên vật liệu do khách hàng mang tới Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hởng tới phơng thức thanh toán và giá cả thu mua.

Phơng thức thanh toán của Công ty chủ yếu thanh toán bằng séc và chuyển khoản.

Về giá cả của nguyên vật liệu thu mua thì Công ty do đã hiểu đợc thị trờng và với mục tiêu là hạn chế ở mức thấp nhất và nguyên vật liệu phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất Từ đó, giá cả thu mua nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều công đợc Công ty xác định theo phơng thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệu và dịch vụ.

Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu thì khâu bảo quản sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời, chất lợng đảm bảo cho quá trình sản xuất cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng Nhận thức đợc điều này Công ty đợc tiến hành tổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu toàn Công ty theo 3 kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là:

+ Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính

gồm các loại vải, lông vũ v.v phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

+ Kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm: Kho này chứa các

nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và tạp phẩm nh phấn bay, giấy, thoi suốt, kim, chỉ, khoá v.v

Việc quản lý các kho nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ.

Do đặc tính vật liệu của công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại cả về số lợng, chủng loại và giá trị.Thông thờng qua việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, kế toán sẽ đáp ứng đợc nhu cầu này.

Hạch toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lợng và giá trị Việc hạch toán chi tiết vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của chúng.

Vậy để có thể tổ chức thực thực hiện đợc toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trớc hết phải bằng phơng pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ lên quan đến nhập- xuất vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán

Hiện nay, kế toán vật liệu của công ty sử dụng các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật t

5.1 Trình tự luân chuyển chứng từ diễn ra ở công ty nh sau:

5.1.1 Đối với nhập kho vật liệu

Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng, thủ kho tiến hành nhập vật liệu vào kho, qua kiểm nghiệm của thủ kho ghi số thực nhập và phiếu nhập kho, ghi đơn giá, quy cách vật t và cùng ngời giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên gốc, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ để tính giá vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán.

5.1.2 Đối với vật liệu xuất kho

Khi các bộ phận sử dụng có nhu cầu về vật liệu, trên cơ sở chứng từ, căn cứ vào sản lợng định mức và định mức tiêu hao vật liệu phòng kế hoạch ra lệnh xuất kho vật liệu Căn cứ vào đó mà thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất trên phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đợc viết thành 3 liên và có chữ ký của:thủ trởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, kế toán trởng, ngời nhận Một liên giữ lại ở kho, một liên giao cho ngời nhận vật liệu, một liên gửi cho phòng kế toán làm căn cứ để tính giá vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán.

Ví dụ: Hoá đơn GTGT mua vật liệu tại công ty dệt 8-3 nh sau:

Tổng tiền thanh toán : 122.980.000

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên

Biên bản kiểm nghiệm vật t

Ngày 4/10/2004 Số 546 ngày 4 tháng 10 năm 2004

Công ty Dệt 8/3

Theo hợp đồng số 10/KHVT ngày 30/9/2004

Ban kiểm nghiệm gồm có: Đại diện cung tiêu : Trởng ban Đại diện kỹ thuật : Uỷ viên Đại diện phòng kế toán : Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau: Phơng thức kiểm nghiệm: Toàn bộ

Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng kế toán lập phiếu nhập

Theo hoá đơn số 06179 Ngày 3/10/2004 Nhập tại kho: Nguyên liệu

- PhiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu hµng gia c«ng:

- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địaphiếu xuất kho

Ngày 7/10/2004 Họ tên ngời nhận hàng: Chị phơng tổ cắt

Xuất tại kho: Vật liệu

Yêu cầu Thực xuất

- PhiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu hµng gia c«ng

PhiÕu xuÊt kho

Ngµy 11/11/2004

Hä tªn ngêi nhËn hµng: Anh H¶i - Tæ c¾t

5.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

5.2.1.Tại kho

Việc hạch toán chi tiết ở kho đợc tiến hành kiểm tra trên thẻ kho Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Sau khi kiểm tra tính hợp lý, chính xác của chứng từ và đối chiếu với số nguyên vật liệu thực nhập hoặc thực xuất thực tế với với số nguyên vật liệu nhập kho ghi trên chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho, tính ra số tồn trên thẻ kho, dựa vào đó để đối chiếu kiểm tra số liệu trên thẻ kho với số nguyên vật liệu hiện có trong kho.

Các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày đợc thủ kho sắp xếp phân loại riêng theo từng loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ

5.2.2.Tại phòng kế toán

Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng đối với xuất kho vật liệu và theo dõi cả hai chỉ tiêu: số lợng và giá trị đối với nhập kho vật liệu

Sổ chi tiết vật liệu là một sổ kế toán chi tiết đợc mở cho từng thứ, từng loại vật liệu Sổ chi tiết vật liệu bao gồm các chỉ tiêu: ngày tháng, số hiệu chứng từ nhập- xuất, diễn giải, chỉ tiêu nhập- xuất- tồn.

Định kỳ khoảng 8-10 ngày, kế toán vật liệu xuống kho lấy chứng từ rồi tiến hành sắp xếp, phân loại theo thứ tự của phiếu nhập, phiếu xuất Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán vào sổ chi tiết vật liệu Do vậy, các phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu.

∗Cách lập sổ chi tiết vật t của kế toán vật liệu.

bảng cân đối vật t hàng hóa - xnIQuý IV năm 2004

STT Tên VT ĐV

SLTiềnSLTiền TK 621.1 TK152.2/153.2 TK152.3/153.3 TK 627.1 TK 632.1 TK 642.1 SL Tiền SL Tiền SLTiềnSLTiềnSLTiền LS Tiền LS Tiền SL Tiền

- Đối với vật liệu nhập kho:

+ Đối với hàng gia công, phiếu nhập kho chỉ phản ánh khối lợng vật liệu thực nhập, kế toán ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lợng

+ Đối với vật liệu mua về để sản xuất, phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số l-ợng và chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập và trên sổ chi tiết phản ánh cả hai chỉ tiêu này.

- Đối với vật liệu xuất kho:

+ Đối với hàng gia công, phiếu xuất kho chỉ phản ánh số lợng vật liệu thực nhập, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lợng.

+ Đối với vật liệu mua ngoài để sản xuất, giá vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.

ở đây, kế toán vật liệu chi lập bảng cân đối vât t đối với hàng hoá mua về để sản xuất hàng FOB và hang tiêu thụ nội địa, không mở bảng cân đối vật t đối với hàng gia công Chính vì vậy mà công tác quản lý vật liệu gia công không đợc

Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát.

Thớc đo tiền tệ là thớc đo mà kế toán tổng hợp sử dụng Kế toán tổng hợp có chức năng phản ánh số hiện có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị mà kế toán chi tiết vật liệu cha đảm bảo đợc yêu cầu này Qua đó, ta thấy kế toán tổng hợp là khâu quan trọng trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nh vậy, song song với công tác hạch toán chi tiết vật liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu là công việc không thể thiếu.

Công ty Cổ phần may Hồ Gơm áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, do đó khi áp dụng công tác kế toán tổng hợp vật liệu,công ty sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152: nguyên vật liệu

+ Tài khoản 152.1:nguyên vật liệu xí nghiệp 1 + Tài khoản 152.2: nguyên vật liệu xí nghiệp 2 + Tài khoản 152.3: nguyên vật liệu xí nghiệp 3 - Tài khoản 111: Tiền mặt

- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

- Tài khoản 331: Phải trả cho ngời bán( chi tiết cho từng đối tợng)

- Tài khoản 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp( chi tiết cho từng xí nghiệp)

- Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung - Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán - Tài khoản 641: chi phí bán hàng

- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

6.1 Kế toán tổng hơp nhập vật liệu 6.1.1 Đối với hàng gia công

Giá trị của loại vật liệu này là toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ vật liệu từ cảng đến kho của công ty.

Ví dụ: Theo hợp đồng gia công số 007/VNM ngày 24/10/2004công ty nhận gia công quần soóc nam cho hãng Winmark với 15000 m vải Chi phí vận chuyển, bốc dỡ kho tàng, bên bãi số vật liệu từ cảng vềkho xí nghiệp I hết 2.000.000đ Thuế GTGT: 5% :100.000đ Kế toán căn cứ vào hoá đơn vận chuyển và các chứng từ liên quan ghi:

Nợ TK 621.1: 2.000.000 Nợ TK 133: 100.000

Có TK 111: 2.100.000

6.1.2 Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Do nhu cầu về nguyên vật liệu rất đa dạng cho nên công ty vừa phải mua trong n-ớc vừa phải nhập khẩu từ nn-ớc ngoài

Ví dụ: Công ty mua vải của Công ty Dệt 8/3 cho xí nghiệp I theo hoá đơn GTGT số 06179 ngày 3/10/2004với tổng trị giá lô hàng nhập kho là 111.800.000, thuế GTGT 10% Khi lô hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 152(1521): 111.800.000 Nợ TK 133(1331): 11.180.000

Có TK 331:122.980.000

Công ty nhập lô cúc của Công ty Booil Maerial Hàn Quốc ngày 22/10/2004 cho xí nghiệp II với tổng giá trị lô hàng nhập khẩu quy ra VNĐ là: 11.515.140, thuế nhập khẩu công ty phải nộp với thuế suất là 45%, thuế GTGT đối với hàng nhập khẩu có thuế suất 10% Khi thực hiện nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập, hóa đơn chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu, kế toán ghi:

Hiện tại công ty không sử dụng Tài khoản 151:”hàng đang đi đờng”, nghĩa là không có phát sinh nghiệp vụ hoá đơn về vật liệu cha về hoặc hàng đã về mà hoá đơn cha về Vì thực tế cho thấy, khi thị trờng hàng hóa phát triển cao thì mọi nguồn cung cấp luôn sẵn có Căn cứ vào đó mà hình thức thanh toán của công ty là khác nhau: có thể trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, mua chịu.

Với hình thức nhật ký chứng từ, để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty sử dụng sổ chi tiết TK331, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 4 để theo dõi giá trị của vật liệu thu mua nhập kho trong kỳ và theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với ngời bán, tình hình nợ ngắn hạn dài hạn của công ty.

Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (của bên cung cấp) kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành viết phiếu chi Căn cứ vào phiếu chi, kế toán vào sổ quỹ tiền mặt.

Ví dụ: Phiếu chi số 50 ngày 9/10/2004 công ty chi tiền mặt mua phụ liệu cho xí nghiệp III của công ty Dũng Đông trị gía 550.000đ Thuế GTGT 10% Kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt nh sau:

Cuối tháng kế toán tiến hành hạch toán và tổng cộng các nghiệp vụ ghi nợ TK 152 đối ứng với 111 và ghi vào Nhật ký chứng từ số 1

Nhật ký chứng từ số 1 là sổ kế toán tổng hợp, kế toán dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán bằng tiền mặt (ghi có TK 111, ghi nợ TK liên quan) Sổ này tạo điều kiện cho công ty theo dõi đợc tình hình sử dụng quỹ tiền mặt cho các chu cầu của công ty nh mua nguyên vật liệu, dịch vụ