MỤC LỤC I Giới thiệu tổng quát về quá trình thực tập 2 II Cơ cấu tổ chức và quản lý của Tổ chức hành nghề công chứng 3 III Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng 5 1 Về.
MỤC LỤC HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng I Giới thiệu tổng quát trình thực tập Nhằm củng cố kiến thức học, biết cách vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, để hiểu rõ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng, học viên thực việc thực tập Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh, thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 22/8/2022 đến ngày 26/8/2022 Trong suốt trình thực tập Văn phịng Cơng chứng Phan Đình Khánh, thành phố Hồ Chí Minh, học viên quan sát tìm hiểu vấn đề cụ thể vấn đề học, hiểu rõ cấu tổ chức, cách thức hoạt động tổ chức hành nghề công chứng, tiếp xúc trực tiếp với người yêu cầu công chứng, trường hợp phát sinh thực tế, hướng dẫn chi tiết cụ thể nhiều sai sót điều cịn chưa rõ Xuất phát từ chất nghề Cơng chứng “tính xác thực tính hợp pháp” học viên phải có tiếp xúc lý thuyết thực hành học viên nhanh chóng nắm bắt tình huống, hiểu rõ vấn đề mà học Chính vậy, Trưởng văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh, thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho học viên quan sát tiếp xúc cụ thể với cấu tổ chức quản lý Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh trình hoạt động, làm việc, giải công việc công chứng viên, nhân viên văn phòng Dưới báo cáo cụ thể học viên rút suốt trình thực tập II Cơ cấu tổ chức quản lý Tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thành lập hoạt động từ năm 2016 theo Luật Công chứng 2014 theo Quyết định số 682/QD-UB ngày 23/02/2016 việc cho phép thành lập UBND thành phố Hồ Chí Minh Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy phép hoạt động số 41.02.0052/ TP-CC- ĐKHĐ ngày 04/02/2020 Sau mơ hình cấu tổ chức Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh mà học viên tìm hiểu thời gian thực tập: Cơng chứng viên: Phan Đình Khánh (Công chứng viên hợp danh) Công chứng viên: Hồ Thị Thúy Hoa Cơng chứng viên: Trần Đình Thanh TRƯỞNG VĂN PHỊNG Cơng chứng viên: Trần Văn Đức (Cơng chứng viên hợp danh) Các thư ký nghiệp vụ Nhân viên kế toán Nhân viên văn thư, lữu trữ Nhân viên khác Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh với hai Cơng chứng viên hợp danh, khơng có thành viên góp vốn Cơng chứng viên Trần Văn Đức Trưởng Văn phòng - người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Ngồi Cơng chứng viên Trần Văn Đức Trưởng văn phòng (đồng thời Công chứng viên hợp danh) người đề phương hướng hoạt động, thực việc tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt, quản lý để cơng việc đạt hiệu cao theo mục tiêu đề ra, có Cơng chứng viên hợp danh ơng Phan Đình Khánh hai Cơng chứng viên làm việc theo hợp đồng: bà Hồ Thị Thúy Hoa ông Trần Đình Thanh Giúp việc cho Cơng chứng viên thư ký nghiệp vụ (hay gọi chuyên viên) Các thư ký nghiệp vụ có nhiệm vụ soạn thảo dự thảo văn công chứng, photocopy giấy tờ mà hồ sơ cơng chứng cần có, kiểm tra thông tin tài sản bị ngăn chặn thông tin giao dịch trang web Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh, hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký tên, điểm vào văn cơng chứng hợp đồng, giao dịch, Sau trình cho Cơng chứng viên kiểm tra ký, đóng dấu Ngồi thư ký cịn có nhiệm vụ kiểm tra trình y giấy tờ theo yêu cầu khách hàng cho Công chứng viên, nhiệm vụ khác trưởng văn phòng giao Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh có nhân viên thuộc phận kế tốn Cơng việc phận thu chi cho hoạt động Văn phòng bao gồm thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng cho hồ sơ yêu cầu công chứng, khoản chi cho hoạt động văn phòng, trợ giúp cho Trưởng văn phịng quản lý sổ sách kế tốn, công việc liên quan đến chế độ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Ngồi ra, cịn có nhân viên phận văn thư, lưu trữ, thực công việc văn thư, lưu trữ cho văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh, bao gồm đóng dấu, lưu trữ hồ sơ cơng chứng, lập sổ công chứng, quản lý công văn đi, công văn đến,… theo quy định Khoản Điều 33 Luật công chứng 2014 Điều 23 Thông tư 06/2015/TT-BTP, đảm bảo số lượng hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, bảo quản tốt, dễ tìm kiếm hợp lý Hiện tại, Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh cịn có nhân viên khác nhân viên trình thử việc, học việc, thực tập,… Trưởng văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh, cơng chứng viên, thư ký nghiệp vụ, nhân viên kế toán, nhân viên lưu trữ nhân viên khác Văn phòng cấu thành máy đảm bảo cho q trình hoạt động Văn phịng hiệu quả, phục vụ tốt giải nhanh, xác nhu cầu người yêu cầu công chứng III Việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Về quyền tổ chức hành nghề công chứng Được quy định Điều 32 Luật Công chứng 2014 - Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định điểm a điểm c khoản Điều 34 Luật Công chứng 2014 nhân viên làm việc cho tổ chức Trong thời gian thực tập học viên thấy công chứng viên nhân viên làm việc cho Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh ký hợp đồng lao động Nội dung hợp đồng lao động quy định cách rõ ràng đầy đủ quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh người lao động ngược lại Theo đó, thời gian làm việc 7h30 đến 11h30 buổi chiều làm việc từ 13h đến 17h, làm từ thứ hai hết buổi sáng thứ 7; nhận lương, phụ cấp, đóng bảo hiểm hàng tháng theo quy định pháp luật, thực quyền nghĩa vụ theo hợp đồng lao động ký kết quy định Bộ luật Lao động - Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thực theo quy định việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác quy định khoản Điều 32, Điều 66, Điều 67, Điều 68 Luật Công chứng 2014 Thông tư liên tịch số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chúng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên, Thơng tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư liên tịch số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng (Ví dụ phí y 5.000 đồng tờ, phí cơng chứng hợp đồng ủy quyền tồn quyền mua bán xe máy 100.000 đồng hợp đồng,…) Các khoản phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, niêm yết rõ ràng trụ sở Văn phòng vị trí mà khách hàng dễ dàng quan sát Đối với khoản chi phí khác chi phí cơng chứng ngồi trụ sở, chi phí mời cộng tác viên phiên dịch tùy theo điều kiện, hồn cảnh cơng việc cụ thể mà Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thỏa thuận với khách hàng mức thu cho loại chi phí Các khoản phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thu có Phiếu thu xuất hóa đơn rõ ràng, cụ thể khoản thu, mức thu loại việc cho người yêu cầu công chứng giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng khoản thu yêu cầu - Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Trong trường hợp người u cầu cơng chứng lý khơng thể thu xếp cơng việc để đến Văn phịng cơng chứng họ có quyền u cầu Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi làm việc Trong trường hợp này, Trưởng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh hỏi ý kiến cơng chứng viên văn phịng thư ký chuyên môn nghiệp vụ công chứng viên có chấp nhận u cầu cơng chứng ngồi mà người yêu cầu công chứng đề nghị cung cấp hay không để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên văn phịng, có cơng chứng viên thư ký chuyên môn nghiệp vụ nhận lời thực yêu cầu cung cấp dịch vụ người yêu cầu công chứng Văn phịng nhận lời thực u cầu với người u cầu cơng chứng ngồi hành - Được khai thác, sử dụng thơng tin từ sở liệu công chứng quy định điểm Điều 62 Luật Công chứng 2014 Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh tham gia trang web ngăn chặn Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh mạng chia sẻ thơng tin giao dịch Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh Theo đó, thực hoạt động cơng chứng có liên quan tới việc sở hữu, định đoạt mua bán, cho thuê, quản lý, chấp, tặng cho, di chúc… loại tài sản bất động sản động sản mà phải đăng ký chứng nhận quyền sở hữu để thuận tiện cho việc cơng chứng phát kịp thời giao dịch bị ngăn chặn giao dịch trước tài sản địa bàn thành phố Hồ Chí Minh - Các quyền khác theo quy định Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Ngồi quyền tổ chức hành nghề công chứng quy định Luật Công chứng 2014 cịn quy định chi tiết văn hướng dẫn thi hành Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật công chứng, Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng, Thông tứ số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập hành nghề công chứng, Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy đính mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thảm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng Về nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng (Theo quy định Điều 33 Luật Công chứng 2014) - Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Khoản khoản Điều Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên phải tuân thủ Hiến pháp pháp luật, tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề Công chứng Để đảm bảo thực nguyên tắc Trưởng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thường xuyên thực công tác kiểm tra hồ sơ công chứng Công chứng viên Văn phòng chứng nhận nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật quy tắc hành nghề công chứng để kịp thời phát vi phạm có biện pháp khắc phục, hợp đồng mà Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh ký kết với cơng chứng viên nhân viên khác làm việc văn phịng có quy định điều vào điều khoản nghĩa vụ cơng chứng viên, ngồi quy định thể nội quy làm việc Văn phòng Như vậy, Văn phòng cơng chứng Phan Đình Khánh thực biện pháp phịng ngừa quy định vào hợp đồng thể nội quy làm việc, biện pháp kiểm tra để kịp thời phát khắc phục - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Về việc chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh đa thực việc ký kết hợp đồng lao động đầy đủ thực thỏa thuận hợp đồng lao động với người lao động Về thuế Văn phịng thực việc kê khai nộp loại thuế bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật thuế, thường xuyên thực báo cáo thuế, tài theo quy định Ngồi ra, phận văn thư, lưu trữ định việc lưu trữ, thống kê số liệu hồ sơ công chứng mà Văn phòng thực tổng hợp lại để phục vụ cho công tác tra, kiểm tra quan có thẩm quyền - Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Theo làm việc nhân viên Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh từ 7h30 tới 11h30 sáng từ 13h tới 17h chiều, làm từ thứ tới buổi sáng thứ tuần Thời gian làm việc phù hợp với chế độ việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước thành phố Hồ Chí Minh Thời gian làm việc Văn phòng niêm yết trụ sở Văn phòng - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh niêm yết cụ thể, rõ ràng lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở văn phịng nơi người u cầu cơng chứng quan sát dễ dàng Thực tế, Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh gồm tầng, theo trước bước vào Văn phịng người u cầu cơng chứng nhìn thấy bảng quy định nội dung dịch vụ Văn phòng cung cấp, thời gian làm việc, nội quy văn phịng lắp ngồi cửa vào Trong tầng tầng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh lắp đặt bảng giới thiệu quy định thủ tục công chứng, thực tế lại khơng có bảng ghi lại đầy đủ chi tiết loại phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác, có lẽ có q nhiều loại phí, thù lao, chi phí cho loại dịch vụ mà Văn phòng cung cấp nên Văn phịng khơng thể in niêm yết trụ sở thường cung cấp khách hàng có yêu cầu - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên tổ chức theo quy định Điều 37 Luật công chứng 2014 bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật công chứng 2014 Theo quy định Điều 37 Luật Cơng chứng 2014 bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp loại hình bảo hiểm bắt buộc, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Cơng chứng viên phải trì suốt thời gian hoạt động Văn phòng việc mua bảo hiểm trách nhiệm của tổ chức hành nghề cơng chứng mà cơng chứng viên làm việc Vì vậy, thực tế Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thực việc mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ cho công chứng viên làm việc văn phòng theo quy định pháp luật Hiện tại, phí bảo hiểm mà Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên năm 5.500.000 đồng cho công chứng viên - Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng trình tập tổ chức Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh tiếp nhận hai người tập hành nghề công chứng Văn phịng, người tập thư ký chun mơn nghiệp vụ Văn phịng hồn thành khóa đào tạo nghề cơng chứng vào năm 2017 Văn phòng tạo điều kiện tập sự, phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập - Tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm Thực tế vào thời điểm thực tập Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh học viên có quan sát, tìm hiểu biết Văn phịng khơng có cơng chứng viên tham gia bồi dưỡng lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm Nhưng công chứng viên cho biết có lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng mở Văn phịng ln cử cơng chứng viên tham gia Ngồi Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh cịn tạo điều kiện cho thư ký chuyên môn nghiệp vụ tham gia học lớp đào tạo nghề công chứng tổ chức Học viện Tư pháp - Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch cơng chứng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thực đầy đủ việc báo cáo theo quy định pháp luật Bộ phận văn thư, lưu trữ thường xuyên đánh bút lục, thống kê hồ sơ sau lập bảng biểu số liệu hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho công tác báo cáo, tra, kiểm tra quan có thẩm quyền Khi có u cầu quan có thẩm quyền tịa án, quan thuế, quan điều tra…về việc cung cấp thông tin hợp đồng giao dịch, dịch cơng chứng Văn phịng cơng chứng ln hợp tác cung cấp tinh thần tuân theo quy định pháp luật - Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ cơng chứng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thực quy định sổ công chứng Điều 23 Điều 24 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng quy định Điều 64 Luật Công chứng 2014 để theo dõi, quản lý việc công chứng Văn phịng Sổ cơng chứng viết liên tiếp không bỏ trống ô ghi chép trang ghi chép, đóng dấu giáp lai Về lưu trữ hồ sơ cơng chứng, thơng thường sáu kết thúc ngày làm việc, thư ký chuyên môn nghiệp vụ đóng dấu bút lục, dấu đối chiếu y chính, sau đánh số bút lục, viết ngày tháng năm đối chiếu dấu đối chiếu chính, để hồ sơ cơng chứng vào bìa hồ sơ Sau hoàn thành thư ký chuyển giao cho nhân viên văn thư nhân viên lưu trữ để họ thống kê số liệu, sau lưu kho - Chia sẻ thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực công chứng để đưa vào sở liệu công chứng 10 Đối với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, sau hồn thành hồ sơ cơng chứng thư ký Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh nhập thơng tin bên tham gia hợp đồng, giao dịch thông tin tài sản đưa vào sở liệu công chứng thành lập Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để chia sẻ thơng tin với tổ chức hành nghề công chứng khác để tránh trường hợp tài sản thực giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhiều lần từ hạn chế phát sinh tranh chấp - Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật Công chứng 2014 văn pháp luật khác có liên quan Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh phải thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật báo cáo văn cho Sở Tư pháp việc nhận hướng dẫn tập tổ chức mình, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động… IV Kết luận Thời gian thực tập Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh giúp học viên có kiến thức thực tế cách thức tổ chức, hoạt động văn phòng công chứng công việc mà thư ký chuyên môn nghiệp vụ công chứng viên phải làm q trình giải hồ sơ cơng chứng theo u cầu người cơng chứng Ngồi ra, qua trình tìm hiểu chia sẻ công chứng viên nhân viên khác Văn phòng, học viên nắm cách khái quát quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng thực tế thực quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh Qua trình thực tập lần này, học viên hiểu rõ nghề công chứng trách nhiệm nghề nghiệp làm việc Qua việc thực tập, học viên hiểu kiến thức, kinh nghiệm nghiệp vụ quan trọng, liên quan trực tiếp đến trình hành nghề giải yêu cầu công chứng người dân Có nắm vững, nắm hiểu rõ quy định pháp luật, kiến thức pháp luật đảm bảo việc hành nghề xác, hợp pháp, từ đảm bảo cho Văn cơng chứng có giá trị chứng cứ, giá trị thi hành Vì 11 vậy, nâng cao kiến thức pháp luật kinh nghiệm, học cách cẩn thận, tỉ mỉ công việc điều kiện để hành nghề cơng chứng tương lai Đồng thời có số kinh nghiệm thực tế ngành nghề công chứng, kinh nghiệm bổ ích giúp cho trình học tập học viên trình học tập Học viện Tư pháp, chuẩn bị tâm lý cho trình làm việc Văn phịng cơng chứng sau 12 ...I Giới thiệu tổng quát trình thực tập Nhằm củng cố kiến thức học, biết cách vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, để hiểu rõ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công... cụ thể học viên rút suốt trình thực tập II Cơ cấu tổ chức quản lý Tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng cơng chứng Phan Đình Khánh thành lập hoạt động từ năm 2016 theo Luật Công chứng 2014 theo... dịch công chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng 10 Đối với hoạt động cơng chứng hợp đồng, giao dịch, sau hồn thành hồ sơ cơng chứng thư ký Văn phịng cơng chứng Phan Đình