HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN HKDO CHO HỘ KINH DOANH (Không cần biết nghiệp vụ kế toán)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN HKDO CHO HỘ KINH DOANH (Khơng cần biết nghiệp vụ kế tốn) Đáp ứng yêu cầu quan thuế: Xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm kế tốn: - Phần mềm kế tốn HKDO tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử Người dùng cần nhập đơn hàng bán thông tin người mua hàng, đẩy tồn thơng tin đơn hàng bán sang hệ thống hóa đơn điện tử Sau đó, hộ kinh doanh truy cập vào trang hóa đơn điện tử để kiểm tra ký số, mà nhập thơng tin hóa đơn thêm lần nữa, giúp tiết kiệm thời gian công sức, tránh sai sót - Nếu Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử trước dùng HKDO cần nhập lại hóa đơn vào phần mềm kế tốn để liệu lên báo cáo, sổ sách Xem sổ sách, chứng từ kế tốn theo biểu mẫu Thơng tư 88: Hộ kinh doanh cần nhập đơn Nhập mua, Xuất bán, tương ứng Chi tiền - Thu tiền, HKDO tự động sinh hệ thống báo cáo chứng từ theo quy địn Thông tư 88, theo liệu nhập vào phần mềm Hệ thống chứng từ & sổ lưu trữ suốt trình Hộ kinh doanh sử dụng phần mềm, mà khơng cần tính tốn, ghi chép, lưu trữ thủ công Xuất tờ khai thuế & phụ lục theo Thông tư 40; Bảng kê giảm thuế GTGT theo Nghị 43 Dựa vào liệu Nhập/Xuất, Thu/Chi mà Hộ kinh doanh nhập vào HKDO kỳ tính thuế, HKDO cho phép Hộ kinh doanh xem xuất Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD & Bảng kê 01-2 theo Thông tư 40 định dạng XML; Bảng kê giảm thuế GTGT theo NQ 43/NĐ 15 (nếu có) – định dạng excel, để Hộ kinh doanh nộp trực tuyến file lên trang thuedientu.gov.vn vào cuối kỳ tính thuế Thiết bị: - Máy tính có nối mạng internet - Phần mềm chạy website, không cần cài đặt, tạo tài khoản theo số điện thoại & mật đăng nhập Mục lục: Đăng ký tài khoản sử dụng Đăng nhập phần mềm Tạo nhóm sản phẩm Tạo sản phẩm - Cách 1: Tạo trực tiếp sản phẩm - Cách 2: Sao chép từ excel Nhập tồn đầu/Nhập mua - Cách 1: Chọn sản phẩm - Cách 2: Sao chép từ excel Xuất bán Xuất hóa đơn điện tử theo Thơng tư 78, Giảm thuế GTGT theo Nghị 43 Phiếu thu tiền/Phiếu chi tiền, Phiếu xuất kho/Phiếu nhập kho Xem chứng từ, sổ kế tốn theo Thơng tư 88 10 Tạo thành phẩm nguyên vật liệu – Áp dụng cho Hộ kinh doanh loại dịch vụ, sản xuất 11 Xuất hóa đơn điện tử cho sản phẩm/dịch vụ chung, nhập nguyên liệu đầu vào nội dung khác hóa đơn điện tử cho khách hàng Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng chứng từ kế toán theo danh mục sau đây: STT Tên chứng từ Ký hiệu I Các chứng từ quy định Thông tư Phiếu thu Mẫu số 01-TT Phiếu chi Mẫu số 02-TT Phiếu nhập kho Mẫu số 03-VT Phiếu xuất kho Mẫu số 04-VT Bảng toán tiền lương khoản thu nhập người lao động II Các chứng từ quy định theo pháp luật khác Mẫu số 05-LĐTL STT Tên chứng từ Hóa đơn Giấy nộp tiền vào NSNN Giấy báo Nợ, Giấy báo Có ngân hàng Ủy nhiệm chi Ký hiệu Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ kế toán theo danh mục sau đây: STT Tên sổ kế toán Ký hiệu Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ Mẫu số S1- HKD Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số S2-HKD Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Mẫu số S3-HKD Sổ theo dõi tình hình thực nghĩa vụ thuế với NSNN Mẫu số S4-HKD Sổ theo dõi tình hình tốn tiền lương khoản nộp theo lương người lao động Mẫu số S5-HKD Sổ quỹ tiền mặt Mẫu số S6-HKD Sổ tiền gửi ngân hàng Mẫu số S7-HKD Hướng dẫn chi tiết: ĐĂNG KÝ: - Vào trình duyệt web Google Chrome/Cốc Cốc,… máy tính - Vào trang web: https://hokinhdoanh.online/m/reg, nhập thông tin Hô kinh doanh, điền mã giới thiệu, sau nhấn “Mở cửa hàng” ĐĂNG NHẬP: - Vào trang web: https://hokinhdoanh.online/login - Nhập Số điện thoại đăng ký, Mật khẩu, nhấn Đăng nhập TẠO NHĨM SẢN PHẨM: - Ở hình (Ngơi nhà), bạn nhấn vào nút “Nhóm sản phẩm” để nhập tên nhóm, chứa sản phẩm loại, để tìm kiếm theo nhóm bán, mua hàng - Nhấn vào nút “Thêm nhóm sản phẩm” - Gõ tên nhóm tự đặt nhấn “Thêm mới” TẠO SẢN PHẨM (LÀ HÀNG HÓA MUA VÀO BÁN RA): - Ở hình hình (Ngơi nhà), nhấn vào nút Sản phẩm nút hình bánh màu vàng: - Thêm sản phẩm - Bằng cách 1: Thêm trực tiếp: + Nhấn vào nút “Thêm sản phẩm”: + Thêm thơng tin sản phẩm: * Mục “Nhóm sản phẩm”: Nhấn vào “Tìm kiếm” để chọn vào nhóm tạo * Mục Loại SP tính thuế kê khai: chọn theo ngành hàng % thuế GTGT, TNCN quy định phụ lục – Thông tư 40 % để tính số tiền phải nộp thuế doanh thu: + Cuối nhấn nút “Thêm mới”: - Thêm sản phẩm – Bằng cách (Sao chép từ excel): + Ở mục hình bánh sản phẩm vàng, nhấn nút “Sao chép từ excel”: + Nhấn vào nút “file excel mẫu” để tải máy tính: + Số hóa đơn: điền số hóa đơn Nhà cung cấp (nếu có) + Khách hàng: điền tên Nhà cung cấp (nếu có) Nếu nhập đơn vào phần mềm, có tên Nhà cung cấp nhấn vào Tìm kiếm để chọn + Ngày thực hiện: chọn ngày theo hóa đơn đầu vào Nếu NHẬP TỒN ĐẦU KỲ chỉnh ngày cuối kỳ trước VD: 31/12/2021, 31/03/2022 Lưu ý: định dạng ngày/tháng/năm: dd/mm/yyyy + Hình thức tốn: tích xanh vào mục Tiền mặt Thẻ/Chuyển khoản + Tính VAT: phần mềm mặc định bỏ tích xanh khơng tính VAT đơn hàng Nếu có tính VAT tích xanh vào mục “Tính VAT” chọn số % tương ứng - Sau kiểm tra hết thông tin, nhấn nút “Trả tiền lưu đơn hàng” CÁCH 2: SAO CHÉP TỪ EXCEL - Vào nút “Nhập tồn đầu/Nhập mua” vàng: - Nhấn “Sao chép từ excel” - Sau thấy bảng này: - Mở file excel Tạo sản phẩm làm mục (Tạo sản phẩm) Mở thêm sheet bảng excel Nhập cột: Mã sản phẩm – Số lượng nhập – Đơn giá nhập: Lưu ý: - Cột Mã sản phẩm: chép theo Mã sản phẩm tạo bảng sản phẩm Nếu nhập sai ký tự phần mềm không nhận - Cột số lượng nhập: điền số lượng nhập số lượng tồn, tùy theo đơn hàng Mỗi lần chép bảng excel tính đơn hàng - Đơn giá nhập: điền giá nhập Định dạng: số viết liền, khơng phân cách hàng nghìn, VD: 10000 10500,… Nếu bảng excel để định dạng tự động phân cách hàng nghìn số tiền bơi đen cột cần chỉnh => Kích chuột phải => Chọn Format Cells = > Chọn Text để định dạng lại XUẤT BÁN: - Vào nút “Xuất bán” vàng: - Chọn sản phẩm Xuất bán cách kích chuột vào trống tên sản phẩm - Điều chỉnh thông tin đơn hàng trước lưu: + Cột Số lượng: điều chỉnh số lượng, số thập phân gõ dấu “chấm” phân cách, lưu ý không gõ dấu “phẩy” VD: 1.5 5.75 … + Điền giá nhập Nếu có hàng thập phân đằng sau gõ dấu “chấm” phân cách hàng thập phân VD: 80000.75 … + Nếu muốn loại bỏ sản phẩm khỏi đơn hàng chưa lưu nhấn dấu “x” đầu dòng - Tiếp theo, nhấn “Xác nhận đơn hàng bán” Kiểm tra điền thông tin đơn hàng: + Số hóa đơn: điền số hóa đơn điện tử (nếu có thơng tin) + Khách hàng: điền tên Khách hàng Nếu nhập đơn vào phần mềm, có tên Khách hàng nhấn vào Tìm kiếm để chọn + Ngày thực hiện: chọn ngày tại, theo hóa đơn Nếu nhập lại hóa đơn điện tử xuất trước chỉnh ngày hóa đơn xuất Lưu ý: định dạng ngày/tháng/năm: dd/mm/yyyy VD: 01/01/2022, 15/10/2022,… + Hình thức tốn: tích xanh vào mục Tiền mặt Thẻ/Chuyển khoản sỏs + Tính VAT: phần mềm mặc định bỏ tích xanh khơng tính VAT đơn hàng Nếu có tính VAT tích xanh vào mục “Tính VAT” chọn số % tương ứng - Sau kiểm tra hết thông tin, nhấn nút “Trả tiền lưu đơn hàng” XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, GIẢM THUẾ GTGT NQ43: - Vào hình $ - Các đơn hàng bán vàng: - Nhấn vào dòng Tên đơn hàng bán cần xuất hóa đơn: - Nếu đơn hàng có giảm thuế GTGT tích chọn vào “Giảm thuế GTGT theo NQ 43” Nếu khơng giảm thuế khơng chọn/bỏ chọn Sau đó, nhấn nút “Hóa đơn điện tử” để tạo hóa đơn đẩy sang trang hóa đơn điện tử: Kiểm tra phần thành tiền sau giảm mục “In hóa đơn” “Phiếu thu tiền” - Điền thơng tin Người mua hàng nhấn “Tạo hóa đơn điện tử” - Sau đó, truy cập vào trang hóa đơn điện tử để kiểm tra hóa đơn tạo từ phần mềm kế toán Ký số hệ thống hóa đơn điện tử PHIẾU THU TIỀN/PHIẾU CHI TIỀN, PHIẾU XUẤT KHO/PHIẾU NHẬP KHO: 8.1 PHIẾU THU TIỀN, PHIẾU XUẤT KHO: - Nhấn vào biểu tượng $ - Các đơn hàng bán vàng: + Nhấn vào dòng Tên đơn hàng bán cần xem phiếu: + Nhấn vào nút “Phiếu thu tiền” “Phiếu xuất kho” để xem in: 8.2 PHIẾU CHI TIỀN, PHIẾU NHẬP KHO: - Trỏ chuột vào nút “3 vạch ngang” vàng, chọn “Bảng kê chi tiền”: - Nhấn vào tên đơn hàng cần xem Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền theo TT88: XEM SỔ KẾ TỐN THEO THƠNG TƯ 88: - Trỏ chuột vào nút “3 vạch ngang” vàng, chọn “Báo cáo theo TT88 ”: - Chọn vào dòng “Loại báo cáo” cần xem; chọn thời gian từ ngày đến ngày (Ví dụ: từ ngày 01/01/2022 đến ngày 31/03/2022; từ ngày 01/05/2022 đến ngày 31/05/2022,…) nhấn nút “Báo cáo” để xem Hoặc nút “Xuất excel” để tải file Sổ máy 10 TẠO THÀNH PHẨM & NGUYÊN VẬT LIỆU – ÁP DỤNG CHO HỘ KINH DOANH DỊCH VỤ, SẢN XUẤT: 10.1 TẠO THÀNH PHẨM (Giống hướng dẫn Mục - Tạo sản phẩm): - Nhấn vào biểu tượng Cái bánh màu vàng: - Nhấn vào nút “Thêm sản phẩm”: - Thêm thơng tin sản phẩm: + Mục “Nhóm sản phẩm”: Nhấn vào “Tìm kiếm” để chọn vào nhóm: * Cách 1: Chọn vào nhóm “Sản phẩm dịch vụ bán”, Xuất bán thành phẩm lên doanh thu, khơng lên Bảng kê hàng hóa Phụ lục – Thông tư 40, không cần tạo đơn “Nhập mua” thành phẩm, cần Nhập mua Nguyên vật liệu cho thành phẩm => Thường dùng cách * Cách 2: Chọn vào nhóm tự tạo theo hướng dẫn Mục - Tạo nhóm sản phẩm, Xuất bán thành phẩm lên doanh thu Bảng kê hàng hóa Phụ lục – Thông tư 40, cần tạo đơn “Nhập mua” thành phẩm => Ít dùng cách + Mục “Loại SP tính thuế kê khai”: chọn theo ngành hàng % thuế GTGT, TNCN quy định phụ lục – Thông tư 40 % để tính số tiền phải nộp thuế doanh thu Các ngành sản xuất & dịch vụ thường nhóm nhóm Ví dụ: Thành phẩm “Cơm gà” để bán: + Cuối cùng, nhấn “Thêm mới” 10 TẠO NGUYÊN VẬT LIỆU: Như ví dụ phía trên, có Nguyên vật liệu “Gà” để chế biến nên Thành phẩm “Cơm gà” Vậy ta tiếp tục tạo sản phẩm nguyên vật liệu “Gà” vào phần mềm - Tương tự, vào mục Sản phẩm hình bánh, chọn “Thêm sản phẩm” Tại đây, điền thơng tin NVL, lưu ý: tích chọn vào mục “Là sản phẩm nguyên vật liệu” - Cuối cùng, nhấn nút “Thêm mới” 10.3 KHAI BÁO ĐỊNH LƯỢNG NGUYÊN VẬT LIỆU CHO THÀNH PHẨM: - Vào lại hình bánh “Sản phẩm” vàng, tìm kiếm thành phẩm “Cơm gà” - Nhấn vào tên thành phẩm – Chữ “Cơm gà” để thêm nguyên vật liệu cho thành phẩm - Nhấn vào chữ “Nguyên liệu” màu xanh thông tin chi tiết sản phẩm - Danh sách sản phẩm tạo nguyên vật liệu ra, tích chọn vào dịng ngun vật liệu “Gà” - Điều chỉnh số lượng suất “Cơm Gà” - Nhấn “Đóng” để lưu - Sau cập nhật xong, lần xuất bán “Cơm gà” lưu đơn xuất bán, xem lại đơn hàng có thêm thơng tin nguyên vật liệu “Gà” kèm, số lượng theo số lượng khai báo định lượng: * Nhập mua: chọn “Nhập mua” sản phẩm nguyên vật liệu “Gà”, theo giá nhập số lượng từ nhà cung cấp để thể đầu vào Hướng dẫn “Nhập mua” xem lại Mục 11 XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO SẢN PHẨM/DỊCH VỤ CHUNG, NHẬP NGUYÊN LIỆU ĐẦU VÀO NỘI DUNG KHÁC TRÊN HĨA ĐƠN: Ví dụ: Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng sản phẩm dịch vụ chung như: “dịch vụ ăn uống”, “dịch vụ in ấn”, …; đầu vào nguyên vật liệu khác Thực hiện: - Tạo sản phẩm với nội dung y hệt nội dung sản phẩm/dịch vụ muốn ghi hóa đơn, để đẩy thơng tin sang trang hóa đơn điện tử & xuất hóa đơn cho khách hàng - Chọn sản phẩm vào nhóm: “Sản phẩm dịch vụ bán” Hướng dẫn chi tiết xem lại Mục 4: - Sau đó, tạo đơn hàng bán với sản phẩm “Dịch vụ ăn uống”, với số tiền & số lượng thơng tin xuất hóa đơn cho khách hàng, đẩy “hóa đơn điện tử” - Đối với nguyên vật liệu tạo nên dịch vụ/sản phẩm đó: + Tạo sản phẩm hướng dẫn Mục 3, cho vào nhóm tạo theo hướng dẫn Mục + Nhập mua nguyên vật liệu theo hóa đơn đầu vào + Tới kiểm kho, kiểm tra xem xuất nguyên vật liệu, tạo đơn Xuất bán NVL đó, với số lượng thực tế xuất, giá bán đồng + Các NVL sau nhập mua xuất bán theo hướng dẫn lên Phụ lục – “Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa”, khơng lên doanh thu ... doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ kế toán theo danh mục sau đây: STT Tên sổ kế toán Ký hiệu Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ Mẫu số S1- HKD Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng... tử” - Đối với nguyên vật liệu tạo nên dịch vụ/sản phẩm đó: + Tạo sản phẩm hướng dẫn Mục 3, cho vào nhóm tạo theo hướng dẫn Mục + Nhập mua nguyên vật liệu theo hóa đơn đầu vào + Tới kiểm kho, kiểm... để tải file Sổ máy 10 TẠO THÀNH PHẨM & NGUYÊN VẬT LIỆU – ÁP DỤNG CHO HỘ KINH DOANH DỊCH VỤ, SẢN XUẤT: 10.1 TẠO THÀNH PHẨM (Giống hướng dẫn Mục - Tạo sản phẩm): - Nhấn vào biểu tượng Cái bánh màu