Khoá luận tốt nghiệp: Ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong hoạt động Thông Tin Thư Viện

Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội Lời cảm ơn Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Thúy Hạnh, ngƣời tận tình bảo, hƣớng dẫn em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô giáo Khoa Thông tin – Thƣ viện giúp đỡ, dìu dắt em năm qua Cảm ơn ban lãnh đạo cán Thƣ viện Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình làm khóa luận Cảm ơn hội đồng phản biện giúp em hồn thành khóa luận Măc dù có nhiều cố gắng, song kiến thức non trẻ hạn chế mặt thời gian nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong đóng góp quý thầy cô bạn để nghiên cứu em đƣợc tốt Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2012 Sinh viên Trần Thị Hoài Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu Thƣ viện Thƣ viện Hà Nội Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu khóa luận 3.Tình hình nghiên cứu khóa luận Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đóng góp khóa luận Phƣơng pháp nghiên cứu 7 Cấu trúc khóa luận NỘI DUNG CHƢƠNG THƢ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN 1.1 Khái quát chung Thƣ viện Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 10 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Thƣ viện 11 1.2 Những vấn đề việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin – thƣ viện 12 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 12 1.2.2 Vai trò công nghệ thông tin hoạt động thông tin – thƣ viện 13 1.2.3 Q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động Thông tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội 15 CHƢƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI 16 2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin 16 2.2 Hệ thống mạng phần mềm 16 2.2.1 Hệ thống mạng 16 2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 17 Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội 2.2.3 Các phần mềm đƣợc Thƣ viện ứng dụng 19 2.2.3.1 Phần mềm tƣ liệu CDS/ISIS 19 2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 20 2.2.3.3 Phần mềm Libol 6.0 23 2.3 Ứng dụng CNTT công tác quản lý 25 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động chuyên môn 25 2.4.2 Ứng dụng CNTT công tác biên mục 28 2.4.3 Ứng dụng CNTT việc xây dựng CSDL 33 2.4.4 Ứng dụng CNTT công tác phục vụ bạn đọc 36 CHƢƠNG NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI 41 3.1 Nhận xét 41 3.1.1 Những kết đạt đƣợc việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thƣ viện Thƣ viện Hà Nội 41 3.1.2 Nhƣợc điểm 42 3.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin Thƣ viện Hà Nội 42 KẾT LUẬN 45 Danh mục tài liệu tham khảo 46 Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện bắt đầu đƣợc thực vào năm 50 kỷ XX Mới đầu để quản lí cơng tác bổ sung, tài chính, tạo lập CSDL thƣ mục thƣ viện Tiếp tập trung việc lƣu trữ, tìm kiếm thơng tin tạo lập sản phẩm thông tin thƣ mục Sau mở dần hoạt động kĩ thuật khác, hoạt động quản lí lƣu thơng tài liệu nhƣ tổ chức sản phẩm dịch vụ thông tin Những thuật ngữ thời đại kĩ thuật số nhƣ “cổng giao tiếp điện tƣ”; “dịch vụ dẫn ảo”; “siêu liệu” dần trở thành quen thuộc với cộng đồng cán thông tin thƣ viện Ngày có lẽ khó hình dung hoạt động thông tin thƣ viện tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng, truy cập Internet, khai thác CSDL trực tuyến tạp chí điện tử Internet dã, ngày thâm nhập sâu vào hoạt độngthông tin thƣ viện, giúp cho thƣ viện riêng biết kết nối với nhau, khai thác nguồn thông tin nhau, trở thành cơng cụ khơng thể thiếu công tác Sự phát triển mạnh mẽ CNTT viễn thông dẫn đến xuất thƣ viện điện tử (Eectronic library), thƣ viện số (Digital library), thƣ viện ao (Virtual library) thƣ viện đa phƣơng tiện (Multimedia library) Đó coi thành tựu quan trọng việc ứng dụng CNTT hoạt động thông tin thƣ viện Đầu năm 80 thƣ viện Việt Nam bắt đầu ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện, chủ yếu để tạo lập CSDL thƣ mục vốn tài liệu Đầu năm 90 xuất mạng cục (LAN), mạng diện rộng (WAN) Tuy nhiên công tác ứng ụng tin học hoạt động thông tin – thƣ viện đƣợc tiến hành triên khai số trung tâm thông tin thƣ viện đầu ngành, trung tâm khoa học lớn nhƣ Thƣ viện Quốc gia Việt Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội Nam, Trung tâm thonng tin tƣ liệu khoa học công nghệ quốc gia ( Cục thông tin khoa học công nghệ quốc gia) Sang năm đầu kỉ XX, việc ứng dụng CNTT quan thông tin – thƣ viện đƣợc tiến hành rộng khắp thƣ viện nƣớc, hình thành nên nhiều Trung tâm học liệu lớn Thƣ viện Hà Nội Thƣ viện có vai trị chức quan trọng việc phát triển đời sống văn hóa nhân dân thủ đô Để đáp ứng đƣợc nhu cầu bạn đọc, Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ trang thiết bị đại nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc thủ Vì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thƣ viện việc làm cần thiết nhằm đem lại hiệu thiết thực việc phát triển văn hóa đời sống nhân dân Chính vậy, tơi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội” làm khóa luận Mục đích nghiên cứu khóa luận Nghiên cứu thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT Thƣ viện, phân tích, đánh giá tác động việc ứng dụng tin học khâu công tác Từ đƣa số nhận xét kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc sử dụng quản lí cơng tác ứng dụng tin học, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội, góp phần nâng cao đóng góp Thƣ viện cho phát triển đất nƣớc 3.Tình hình nghiên cứu khóa luận Cho đến có số cơng trình nghiên cứu tới khía cạnh khác hoạt động thơng tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội nhƣ: Nghiên cứu hoạt động thông tin – thƣ viện, công tác tổ chức, phát triển khai thác tài liệu… Nhƣng chƣa có đề tài có nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn hoạt động từ khâu quản lí đến xử lí tài liệu phục vụ bạn đọc Thƣ viện Việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 công ty tin học Tin Vân nhƣ chuẩn nghiệp vụ nhƣ chuẩn biên mục theo khổ Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội mẫu MARC 21, khung phân loại DDC 14… cần đƣợc đánh giá đƣa đề xuất thích hợp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Qúa trình ứng dụng CNTT quy trình hoạt động thơng tin – thƣ viện Thƣ viện Phạm vi nghiên cứu: Thƣ viện Hà Nội Đóng góp khóa luận Khóa luận tài liệu để Thƣ viện tham khảo việc hồn thiện cơng tác ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện mình, cụ thể cơng tác quản lí, công tác chuyên môn nghiệp vụ công tác phục vụ ngƣời dùng tin Thƣ viện Khóa luận tài liệu để Thƣ viện khác tham khảo trình triển khai ứng dụng CNTT vào thƣ viện mình, phát huy điểm mạnh khắc phục hạn chế để việc ứng dụng CNTT đạt đƣợc hiệu cao Khóa luận giúp cho ngƣời nghiên cứu Thƣ viện ngƣời dùng tin Thƣ viện hiểu biết thêm hoạt động Thƣ viện Phƣơng pháp nghiên cứu Trong q trình nghiên cứu để hồn thành khóa luận này, sử dụng phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá Phƣơng pháp quan sát Phƣơng pháp trao đổi, vấn Cấu trúc khóa luận Ngồi phần Lời nói đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có chƣơng: Chƣơng 1: Thƣ viện Hà Nội với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin thƣ viện Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Thƣ viện Hà Nội Chƣơng 3: Nhận xét kiến nghị nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội NỘI DUNG CHƢƠNG THƢ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN 1.1 Khái quát chung Thƣ viện Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thƣ viện Hà Nội đƣợc thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “Phòng đọc sách nhân dân” Thƣ viện qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc bên hồ Hồn Kiếm (nhà Thủy Tọa), Lị Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu – Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959, Thƣ viện thức đóng 47 Bà Triệu mang tên “Thƣ viện nhân dân Hà Nội” Thƣ viện Hà Nội đƣợc hợp Thƣ viện Hà Nội (cũ) Thƣ viện Hà Tây Trƣớc hợp nhất: + Thƣ viện Hà Nội thƣ viện hạng với 38 cán + Thƣ viện Hà Tây thƣ viện hạng với 23 cán 2/2009 thức hợp thƣ viện, với tên gọi Thƣ viện Hà Nội, xếp loại thƣ viện hạng (Theo thông tƣ 67/2006 Bộ VHTT&DL việc xếp hạng Thƣ viện) Hiện Thƣ viện Hà Nội có sở: Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm, trụ sở làm việc: tầng với 7.500m² sử dụng Đây cơng trình kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông, trụ sở làm việc 2029m² UBND Thành phố Hà Nội đầu tƣ 44,475 tỉ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu, 2,8 tỉ cho dự án xây dựng thƣ viện điện tử Năm 2010 Sở cấp 880 triệu đồng cho việc nâng cấp sở Hà Đông Vốn tài liệu Thƣ viện: Tổng số vốn tài liệu: 432.597 Trần Thị Hoài - K53 TTTV GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp - Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội Sách tiếng Việt: 387.546 - Sách ngoại văn: 35.413 - Sách khiếm thị: + Sách chữ nổi: 2.582 + Băng đĩa: 1.711 - Báo đóng bìa: 5.345 tập - Tài liệu địa chí: + Sách: 11.413 + Tài liệu Hán Nôm, Hƣơng ƣớc, thần tích, thần sắc: 1.323 + Bản đồ: 55 + Băng đĩa: 45 - Sách thiếu nhi: 75.669 cuồn - Kho sách luân chuyển: 57.397 - Báo, tạp chí: + 391 tên báo, tạp chí + 14 tên báo ngoại văn - Tài liệu điện tử: 211.958 biểu ghi 1.1.2 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Ngay sau hợp nhất, sở VHTT&DL Hà Nội kịp thời ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Thƣ viện Hà Nội Theo quy chế, Thƣ viện Hà Nội có phịng chức năng: - Phịng bổ sung xử lí nghiệp vụ - Phịng phục vụ bạn đọc (với phận) - Phòng địa chí – Thơng tin tra cứu - Phịng tin học - Phòng nghiệp vụ phong trào sở - Phịng hành tổng hợp Hiện Thƣ viện Hà Nội có 75 cán bộ, có 56 cán Trần Thị Hoài - K53 TTTV 10 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội biên chế 19 lao động hợp đồng 100% cán chun mơn có trình độ cử nhân, cán thạc sĩ khoa học thƣ viện, cán có văn 2: ngoại ngữ, báo chí, hành Để nâng cao chất lƣợng cán bộ, quan tạo điều kiện cho cán tham gia chƣơng trình hội thảo, tập huấn chun mơn Vụ thƣ viện, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam… tổ chức: chuẩn nghiệp vụ, ứng dụng CNTT, số hóa tài liệu, kĩ phục vụ ngƣời khiếm thị kĩ xử lí, chuyển dạng file sản xuất sách cho ngƣời khiếm thị… Các chƣơng trình tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, chuyen ngành nƣớc ngồi: tập huấn cơng tác phục vụ bạn đọc Singapore – quỹ SIDA Thụy Điển tài trợ; Về kĩ tổ chức lớp tập huấn hội thảo Singapore Thƣ viện Quốc gia Singapore tài trợ Có cán đƣợc đào tạo tháng Ấn Độ tiếng Anh tin học, đƣợc học tập làm việc với chun gia nƣớc ngồi góp phần nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ tác phong làm việc Các cán học áp dụng kiến thức đƣợc học vào thực tiễn quan Thƣ viện Hà Nội tổ chức cho cán tham quan học tập thƣ viện nƣớc nƣớc ngoài: Tham quan Trung tâm học liệu miền Trung, Thƣ viện trƣờng đại học FPT… mô hình thƣ viện đại; Tham gia đồn học tập, tập huấn nƣớc ngoài: Trung Quốc, Malayxia, Hàn Quốc, Singapore Kế hoạch năm tới Thƣ viện Hà Nội đề xuất cử cán dự Đại hội COLSAL lần thứ 15 Inđônêxia 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Thƣ viện Chức năng: Thƣ viện Hà Nội đơn vị nghiệp có chức tàng trữ, luân chuyển sách báo kể loại sách, báo, tài liệu địa phƣơng xuất Thƣ Trần Thị Hoài - K53 TTTV 11 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội viện Hà Nội vừa phục vụ bạn đọc rộng rãi, kể thiếu nhi, vừa phục vụ ngƣời nghiên cứu khoa học kỹ thuật Vì vậy, Thƣ viện Hà Nội Thƣ viện khoa học tổng hợp đồng thời có chức nghiên cứu hƣớng dẫn nghiệp vụ thƣ viện sở Nhiệm vụ Là trung tâm nghiên cứu hƣớng dẫn phƣơng pháp hoạt động hệ thống thƣ viện, tủ sách phong trào đọc sách quần chúng, đề xuất phƣơng hƣớng nội dung, kế hoạch tổ chức hoạt động loại hình thƣ viện, tủ sách loại ngƣời đọc Bảo quản bổ sung loại sách báo cũ xuất nƣớc sách báo tiếng nƣớc phù hợp với đặc điểm phƣơng hƣớng phát triển kinh tế, văn hóa địa phƣơng phục vụ u cầu cơng tác nghiên cứu, góp phần nâng cao kiên thức văn hoá cho quần chúng Tổ chức việc tuyên truyền giới thiệu sách báo với bạn đọc Tổ chức việc đọc sách chỗ luân chuyển cho mƣợn sách báo rộng rãi quần chúng bảo vệ, bảo quản kho sách báo, tài sản thƣ viện Hƣớng dẫn nghiệp vụ cho thƣ viện quận, huyện, thị xã ngành Hiện đƣợc giao thêm nhiệm vụ mới: nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thƣ viện 1.2 Những vấn đề việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin – thƣ viện 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin (CNTT): Tiếng Anh: Information Technology, viết tắt IT, ngành sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền thu thập thông tin Ở Việt Nam, khái niệm CNTT đƣợc hiểu định nghĩa nghị 49/CP kí ngày 04/8/1993 phát triển CNTT Chính phủ Việt Nam Trần Thị Hồi - K53 TTTV 12 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội nhƣ sau: “CNTT tập hợp phƣơng pháp khoa học, phơng tiện công cụ kĩ thuật đại, chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thơng, nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động ngƣời xã hội” 1.2.2 Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động thông tin – thƣ viện Một đặc tính thơng tin tính “kịp thời”, điều hiểu cách đơn giản ngƣời dùng tin nhận đƣợc thông tin họ cần Vì vậy, để đạt đƣợc hiệu việc cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin, hoạt động thông tin - thƣ viện phải tạo nhiều hội cho ngƣời dùng tin, nghĩa cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo đa chiều Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện nhanh chóng Việc ứng dụng tin học công tác thông tin - thƣ viện thƣờng tập trung vào việc lƣu trữ, tìm kiếm tạo sản phẩm thông tin, tổ chức dịch vụ thông tin phổ biến thông tin Đặc điểm hoạt động thƣờng xuyên phải quản lý khối lƣợng lớn tài liệu đƣợc khai thác lặp lặp lại nhiều lần Do vậy, tin học hoá hoạt động thông tin - thƣ viện xu phát triển tất yếu quan thông tin - thƣ viện Ứng dụng CNTT hoạt động Thơng tin – thƣ viện q trình cải biến quy trình cơng nghệ xử lí, chế biến sở sử dụng phƣơng tiện công cụ tin học viễn thông vào hoạt động thông tin – thƣ viện Vai trò việc ứng dụng CNTT quan thông tin – thƣ viện không ngừng gia tăng phát triển với tốc độ nhanh Trực tiếp hay gián tiếp hoạt động dịch vụ thông tin ngày dựa hỗ trợ máy tính điện tử Đồng thời ta thấy rõ vai trò đặc biệt quan trọng phần mềm tích hợp phát triển năm gần đây, giúp thƣ viện hoạt Trần Thị Hoài - K53 TTTV 13 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội động tự động hiệu Việc ứng dụng CNTT hoạt động thông tin – thƣ viện có vai trị ý nghĩa quan trọng quan thông tin – thƣ viện với ngƣời sử dụng Giúp cán thƣ viện chọn lọc thơng tin hữu ích, xử lí tự động cơng tác nghiệp vụ, giúp ngƣời sử dụng tìm kiếm khai thác thơng tin cách nhanh chóng hiệu Giúp quan thơng tin – thƣ viện chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc mở rộng khả cung cấp dịch vụ cho bạn đọc Cụ thể là: Đối với quan thông tin – thƣ viện  Tổ chức quản lí bạn đọc, thống kê số lƣợng bạn đọc, lực phục vụ số lƣợng vốn tài liệu cách hợp lí, nhanh chóng xác  Thực cơng tác bổ sung hợp lí có hiệu cao Các trung tâm dựa vào CSDL nhà xuất bản, viện nghiên cứu, quan thông tin – thƣ viện… với thông tin tài liệu để tiến hành bổ sung cách hợp lí, nhanh chóng hữu ích  CNTT giúp cho việc xử lí tài liệu, trao đổi thơng tin cách nhanh chóng hiệu  Thông qua mạng Internet trung tâm thông tin – thƣ viện nhận CSDL tồn văn tài liệu điện tử cách nhanh chóng từ quan khác nƣớc giới  Tổ chức chia sẻ thông tin với thƣ viện khác nhƣ trao đổi biểu ghi tài liệu trùng với thƣ viện khác, nhằm giảm chi phí xử lí thƣ mục tài liệu Tổ chức nhanh chóng việc mƣợn liên thƣ viện Tạo khả để thƣ viện liên kết với xây dựng nguồn lực chung  Phục vụ bạn đọc cách nhanh chóng hiệu thơng qua máy tính, thiết bị điện tử phần mềm tích hợp Đối với ngƣời dùng tin cán thƣ viện  Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thơng tin thƣ viện giúp cho Trần Thị Hồi - K53 TTTV 14 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội ngƣời dùng tin tìm đƣợc cách nhanh chóng xác thơng tin cần từ nguồn khác Với việc sử dụng từ khóa kết hợ hệ thống tra cứu tìm tin tự động máy tính giúp ngƣời dùng tin tiến hành nhiều phép tìm từ đơn giản đến phức tạp thỏa mãn đƣợc nhu cầu đa dạng thơng tin cần  CNTT phát triển tạo nhiều sản phẩm Việc ứng dụng CNTT giúp cho ngƣời dung tin có điều kiện tiếp cận với nhiều loại hình tài liệu nhƣ CDROM, CSDL tồn văn, E-book, truyền hình vệ tinh… giúp ngƣời sử dụng nhanh chóng đƣợc tiếp cận với tri thức mới, mở rộng tiếp thu tri thức nhân loại  Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện giúp cán tìm đƣợc tài liệu bạn đọc cần cách nhanh chóng xác, tiết kiệm thời gian phục vụ cán thƣ viện thời gian chờ đợi bạn đọc Nhận thức rõ vai trị CNTT hoạt động thơng tin – thƣ viện trung tâm thông tin – thƣ viện nƣớc thấy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện cần thiết nhanh chóng triển khai việc ứng dụng việc xây dựng hệ thống phần mềm thƣ viện tích hợp tiến tới tự động hóa hoạt động thơng tin thƣ viện 1.2.3 Q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động Thông tin thƣ viện Thƣ viện Hà Nội  Năm 1996 Thƣ viện Hà Nội bắt đầu ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ thƣ viện với phần mềm quản lí thƣ viện CDS/ISIS  Năm 1998 tiến hành phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu máy tự động hóa khâu nghiệp vụ thƣ viện: in phích, biên soạn thƣ mục, tìm kiếm tài liệu…  Năm 2004 phục vụ bạn đọc tra cứu Internet  2010 Phòng tin học thức đƣợc thành lập  2011 sử dụng phần mềm Libol 6.0 với chuẩn MARC21 Trần Thị Hoài - K53 TTTV 15 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội CHƢƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI 2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin Hệ thống trang thiết bị Thƣ viện Hà Nội đƣợc đầu tƣ mua sắm qua nguồn kinh phí Nhà nƣớc cấp, nhận tài trợ qua dự án quỹ FORCE, dự án SIF, dự án CNTT, bao gồm: - 04 máy chủ, đƣợc cài đặt phần mềm thực chức năng: lƣu trữ thơng tin, quản trị website, quản lí thƣ viện điện tử, quản lí truy cập Internet… Tại Thƣ viện trung tâm có 03 máy chủ (01 máy chủ sở Hà Đông, 02 máy chủ sở 47 Bà Triệu, 01 máy chủ xe Thƣ viện lƣu động) - 03 máy Laptop phục vụ cho hội nghị, hội thảo, phục vụ Thƣ viện lƣu động - 91 máy trạm, đƣợc cài đặt phần mềm ứng dụng thƣ viện ISIS, LIBOL6.0, ILIB 3.6, phục vụ cho cơng tác xử lí tài liệu đơn vị Trong có 28 máy phục vụ cho phịng đa phƣơng tiện, 10 máy tính bạn đọc tra cứu tài liệu thƣ viện đƣợc đặt phòng phục vụ, lại số máy đƣợc phục vụ cho phịng ban thƣ viện xử lí tài liệu mục đích quản lí khác - Đƣờng truyền Internet, lắp đặt Wifi, thuận tiện cho cán bạn đọc - Các trang thiết bị khác: 03 máy chiếu, 02 máy scan, camera, 03 máy photocopy máy in… 2.2 Hệ thống mạng phần mềm 2.2.1 Hệ thống mạng Thƣ viện sử dụng hệ thống mạng LAN, mạng Internet wifi Máy chủ đƣợc đặt phịng tin học tầng thƣ viện Mỗi tầng đƣợc lắp đặt 01 phát wifi Cán thƣ viện ngƣời dùng tin truy cập wifi miễn phí thƣ viện Trần Thị Hồi - K53 TTTV 16 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội 2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC Năm 1966, lần Thƣ viện Quốc hội Mỹ xuất tập quy tắc khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging – Biên mục đọc đƣợc máy) Khổ mẫu MARC mơ tả có cấu trúc, dành riêng cho liệu thƣ mục đƣợc đƣa vào máy tính điện tử Nó khổ mẫu cho phép máy tính lƣu giữ truy xuất thơng tin Cấu trúc khổ mẫu MARC cấu trúc biểu ghi, liệu thƣ mục đƣợc xếp trƣờng, có độ dài xác định, đƣợc mã hóa trình bày theo quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC sử dụng chữ số, chữ cái, kí hiệu ngắn gọn đặt biểu ghi thƣ mục để đánh dấu nhận biết loại thông tin khác biểu ghi Khổ mẫu MARC Do Thƣ viện Quốc hội Mỹ xây dựng sử dụng nên gọi USMARC Cấu trúc khổ mẫu MARC tạo nhiều khả cho máy tính lựa chọn xếp liệu thƣ mục: - Cho phép ngƣời sử dụng dễ dàng truy cập tới biểu ghi - In thông báo sách mới, ấn phẩm thƣ mục, mục lục dƣới dạng công thức khác nhau, nhãn gáy sách - Trao đổi liệu thƣ mục với thƣ viện khác nƣớc giới Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng biên mục tự động Vì phần mềm quản trị thƣ viện cần phải đƣợc xây dựng tuân theo chuẩn khổ mẫu MARC Sau đƣợc chỉnh lí vào năm 1968, khổ mẫu MARC sở cho đời loạt khổ mẫu quốc gia nhƣ CANMARC Canada, UKMARC Anh, AUSMARC Úc, INTERMARC Pháp, IBERMARC Tây Ban Nha… Mỗi hệ thống biên mục sử dụng Format MARC có hƣớng dẫn riêng hệ thống phân cách hình thức trình bày biểu ghi Trần Thị Hồi - K53 TTTV 17 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội Năm 1977, dựa theo tiêu chuẩn ISO2709 Hiệp hội thƣ viện quốc tế (IFLA) phổ biến khổ mẫu UNIMARC Mục đích UNIMARC tạo thuận lợi cho trao đổi quốc tế liệu thƣ mục đọc đƣợc máy Trung tâm thƣ mục quốc gia UNIMARC đƣợc sử dụng nhƣ mơ hình để phát triển khổ mẫu trao đổi UNIMARC xác định trƣờng, dấu hiệu mã trƣờng con, gán cho biểu ghi thƣ mục dƣới dạng đọc đƣợc máy UNIMARC xử lí tất loại hình tài liệu nhƣ: Sách, ấn phẩm định kì, tài liệu đồ biểu, âm nhạc, phim ảnh, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số hóa… UNIMARC áp dụng riêng tiêu chuẩn ISO2709 – 1981 Đó chuẩn quốc tế dùng để xác định cấu trúc biểu ghi chứa liệu thƣ mục Chuẩn quy định biểu ghi thƣ mục phải bao gồm thành phần giống nhƣ thành phần biểu ghi MARC, tức là:  Đầu biểu gồm 24 kí tự  Đảm bảo danh mục trƣờng liệu: đảm bảo 10 khối trƣờng chức từ 0XX đến 9XX, sau khối trƣờng đƣợc chia nhỏ thành trƣờng Mỗi trƣờng liệu phải bao gồm nhãn với chữ số, độ dài trƣờng liệu vị trí kí tự Trong trƣờng lại đƣợc chia nhỏ thành trƣờng  Các liệu tƣơng ứng với trƣờng danh mục, chứa liệu thƣ mục cần xử lí với độ dài thay đổi Việc sử dụng mục lục đọc máy MARC việc chọn lọc phần tử liệu theo yêu cầu phục vụ để đƣa vào hệ thống tra cứu thơng tin, phải đảm bảo đƣợc mối liên hệ khăng khít CSDL mục lục đọc máy Từ phục vụ đắc lực cho việc tra cứu ngƣời dùng tin Xác định form nhập liệu với thuộc tính cần lƣu giữ thích hợp dựa chuẩn quốc tế UNIMARC thành tựu tin học, công nghệ đại kinh nghiệm nƣớc giới nhằm nâng cao chất Trần Thị Hoài - K53 TTTV 18 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội lƣợng phục vụ trung tâm thông tin – thƣ viện Biên mục đọc máy MARC kết tổng hợp tiến triển qua nhiều năm khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn, mã hiệu chƣơng trình hệ thống thiết bị… kích thích phát triển tự động hóa thƣ viện mạng thông tin Đến năm 1997, Thƣ viện Quốc hội Mỹ phát hành MARC21 (Stands for the 21 - ngụ ý khổ mẫu dùng cho kỉ XXI), sở USMARC CANMARC Đây khổ mẫu MARC, khổ mẫu đời đánh dấu bƣớc phát triển hoạt động thông tin thƣ viện Nó thích hợp với điều kiện nhiều nƣớc thích ứng với nhiều phần mềm tích hợp, mà đƣợc sử dụng nhiều thƣ viện giới tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn tin thƣ mục thƣ viện Hiện nay, có nhiều khổ mẫu với ƣu điểm khác tạo nhiều lựa chọn cho thƣ viện sử dụng Tuy nhiên việc áp dụng nhiều khổ mẫu nhập tin gây khó khăn khơng nhỏ cho thƣ viện việc trao đổi chia sẻ nguồn lực lẫn Mặc dù hầu hết phần mềm cho phép tạo lập file chuyển đổi xuất nhập liệu song việc trao đổi liệu CSDL không cấu trúc gặp nhiều trở ngại Hiện khổ mẫu MARC 21 đƣợc khuyến khích sử dụng Việt Nam 2.2.3 Các phần mềm đƣợc Thƣ viện ứng dụng 2.2.3.1 Phần mềm tƣ liệu CDS/ISIS CDS/ISIS (Computer Documentatin System – Intergreted Set of Information System) phần mềm tƣ liệu UNESCO phát triển phổ biến từ năm 1995 CDS/ISIS quản lí CSDL dạng văn có cấu trúc Nó có khả quản lí liệu có độ dài biến động, quản lí thơng tin có nhiều phần tử khác nhƣng ý nghĩa (trƣờng con) Nó khơng quản lí số liệu khơng cho phép thực phép tính thống kê CDS/ISIS phần mềm tƣ liệu đƣợc sử dụng rộng rãi Trần Thị Hoài - K53 TTTV 19 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT hoạt động TTTV Thƣ viện Hà Nội giới đặc biệt nƣớc phát triển, có Việt Nam CDS/ISIS đƣợc trung tâm thông tin – tƣ liệu khoa học công nghệ Quốc gia Việt hóa để sử dụng với mã chuẩn quốc gia ISIS thiếu hầu hết yếu tố RDBMS nhƣ mối quan hệ phức tạp thực thể khác song lại có tính linh hoạt, hữu ích với thƣ mục có nhiều biểu ghi thay đổi cấp độ cấu trúc phụ đơn lẻ lớn, mà ngày ngƣời ta thƣờng dùng văn dƣới dạng XML dạng văn dòng bảng biểu Cơ chế định mục cấu trúc linh hoạt kết hợp với ƣu việt việc tìm kiếm tồn văn số ký hiệu tạo cách tra cứu toàn văn tìm kiếm đƣợc cấu 2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 Tuy nhiên với phát triển thông tin, công nghệ Internet, CDS/ISIS tỏ khơng cịn phù hợp Ngƣời ta cố gắng nâng cấp CDS/ISIS để phần mềm hữu dụng nhƣ phát triển CDS/ISIS có hỗ trợ chuẩn MARC21, CDS/ISIS Web Tuy nhiên phiên chƣa hoàn thiện tập trung phần xây dựng quản trị CSDL, thƣ viện lại có nhu cầu tự động hóa nhiều khâu quy tình nghiệp vụ Ngƣời ta cần hệ phần mềm mạnh để có khả quản lí hang triệu biểu ghi, quản trị định dạng số tài liệu (tồn văn, âm thanh, hình ảnh), khả chia sẻ khai thác trực tuyến nhƣ tự động hóa quy trình từ khâu bổ sung đến khâu lƣu thơng Chính xuất hệ phần mềm quản lí thƣ viện điện tử tích hợp iLib là giải pháp thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ cho các thƣ viê ̣n ta ̣i Viê ̣t Nam CMC nghiên cƣ́u và phát triể n Đây là mô ̣t ̣ thố ng thƣ viê ̣n tić h hơ ̣p với các module đƣơ ̣c thiế t kế nhằ m đáp ƣ́ng các nhu cầ u của các thƣ viê ̣n nƣớc , tƣ̀ các thƣ viê ̣n công cô ̣ng , thƣ viê ̣n các trƣờng đa ̣i ho ̣c , thƣ viê ̣n chuyên ngành đến trung tâm thông tin toàn q́ c iLib quản trị quy trình nghiệp vụ chuẩn thƣ viện đại Trần Thị Hoài - K53 TTTV 20 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh