HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AFA 9.33 CÀI ĐẶT PHẦN MỀM VÀ PHÔNG CHỮ

Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 CÀI ĐẶT PHẦN MỀM VÀ PHÔNG CHỮ Cài đặt phần mềm  Cho đĩa CD-ROM vào ổ đĩa, chờ cho phần mềm cài đặt tự khởi động Nếu phần mềm khơng tự chạy thực chạy file Setup.exe đĩa CD-ROM  Khi hình thơng báo quyền chương trình chọn nút Có  Tiếp tục chọn đường dẫn cài đặt chương trình, nhiên tốt khơng nên thay đổi đường dẫn (để tiện cho sau bảo hành, bảo trì phần mềm) mà bấm vào nút “Nhận” chờ cho phần mềm thực cài đặt xong Cài đặt phông chữ tiếng Việt  Từ Windows chọn Start chọn Settings sau chọn Control Panel  Một cửa sổ Control Panel lên, nháy đúp chuột vào biểu tượng  Một cửa sổ chứa font Windows lên, ta chọn thực đơn (menu) File cửa sổ chọn Install New fonts  Lúc cửa sổ Add fonts lên, bạn chọn góc bên trái, phía đường dẫn đến thư mục chứa phông chữ phần mềm (Ngầm định chọn C:\AFA933\FONTS\ ) Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Khi bạn bấm vào nút Select All, tiếp bấm OK phơng chữ cài đặt xong Khi quay trở cửa sổ Add fonts bạn chọn Close, đóng cửa sổ để trở Windows Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Khai báo đơn vị sử dụng phần mềm Lần bạn chạy phần mềm, chương trình AFA yêu cầu bạn chọn đơn vị cấp quyền sử dụng: Khi trở “Tên đơn vị” bạn bấm ENTER, danh sách đơn vị cấp quyền sử dụng lên, bạn dùng phím mũi tên dịch chuyển trỏ đến tên đơn vị bấm ENTER Tiếp bạn nhập vào thơng số cịn lại: Địa chỉ, Đơn vị chủ quản, Điện thoại, Fax bấm “Nhận” Tiếp đó, phần mềm hỏi bạn có tạo lập sở liệu khơng? Bạn chọn “Có” Khi phần mềm yêu cầu bạn chọn năm tháng mà đơn vị bạn bắt đầu làm việc: Tiếp đó, bạn chọn “Chấp nhận” Truy cập vào phần mềm Sau bạn thực công việc trên, phần mềm yêu cầu bạn nhập vào tên mật để sử dụng chương trình Bạn nhập vào tên “A”, khơng có mật ấn ENTER Việc khai báo lại tên mật xin xem phần khai báo người sử dụng Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KHI LẦN ĐẦU SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN AFA Khai báo tham số hệ thống Khai báo danh mục: - Danh mục Tài khoản - Danh mục đối tượng - Danh mục Vụ việc - Danh mục chương - Danh mục loại khoản - Danh mục khoản mục - Danh mục phận - Danh mục nhóm vật tư - Danh mục kho vật tư - Danh mục vật tư - Danh mục nhóm tài sản cố định - Danh mục lý tăng giảm tài sản - Danh mục mục đích sử dụng tài sản - Danh mục cán Vào số đầu kỳ tồn kho - Vào số dư Kế toán - Vào số dư vụ việc - Vào tồn kho đầu kỳ Cập nhật chứng từ - Cập nhật chứng từ kế toán - Cập nhật chứng từ vật tư - Cập nhật danh mục tài sản cố định - Cập nhật số liệu tính lương thu nhập khác Tính giá trung bình vật tư Tính giá trung bình tháng vật tư (nếu dùng giá trung bình) Lập sổ sách báo cáo Lên báo cáo sổ sách theo yêu cầu Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 KHAI BÁO BIẾN HỆ THỐNG Đây nơi khai báo thơng số dùng chung cho tồn chương trình Muốn thay đổi giá trị thông số cần chọn thông số bấm F3 Thay đổi giá trị thông số theo hướng dẫn bấm vào nút “Nhận” Kết thúc khai báo thông số bấm ESC a Mã số đơn vị sử dụng ngân sách: b Đơn vị thực khoản chi hành chính: Chỉ tiêu mang giá trị C K Đối với đơn vị sử dụng khốn chi hành khai báo tiêu C, đơn vị khơng khốn chi K c Hình thức báo cáo: Tuỳ hình thức báo cáo cần dùng đơn vị mà ta gõ giá trị tương ứng 1,2,3 vào cột giá trị (xem phần hướng dẫn khai báo) d PP tính khấu hao: Tuỳ theo cách tính khấu hao theo tỷ lệ % / năm hay số năm mà gõ vào giá trị tương ứng e Số tài khoản đơn vị (tại kho bạc - Số TK ngầm định): Nếu đơn vị có nhiều tài khoản sửa số tài khoản in giấy rút tiền, UNC hay chuyển khoản f Tên kho bạc nhà nước: Khai báo tên kho bạc in giấy rút tiền, UNC giấy chuyển khoản g Số ký tự cắt dùng UNC giấy rút tiền: Khai báo số ký tự giấy UNC giấy rút tiền, phần mềm tự động đếm số ký tự cắt xuống dòng với nội dung chi tiết dài h Số dòng UNC giấy rút tiền: Số lượng dòng tối đa giấy rút tiền UNC (Ngầm định 12, khơng có đặc biệt khơng cần thay đổi) i Mã địa bàn: Nhập mã địa bàn đơn vị (Nếu có) j Số tháng/kỳ chứng từ ghi sổ: Một kỳ chứng từ ghi sổ tính tháng? Ví dụ, tháng kỳ, nhập chứng từ tùy ngày chứng từ mà ngày chứng từ ghi sổ ngày cuối q k Tỷ lệ nộp bảo hiểm: Gõ vào phần giá trị tỷ lệ phần trăm nộp bảo hiểm Chương trình tính lương tự động trừ số tiền nộp bảo hiểm tính thu nhập cá nhân Giá trị có ý nghĩa đơn vị có sử dụng phần tính lương từ chương trình l Mức lương bản: Tuỳ theo quy định Bộ tài thời điểm mà ta gõ vào phần giá trị phục vụ cho việc tính lương Giá trị có ý nghĩa đơn vị có sử dụng phần tính lương từ chương trình m Cơng thức tính số tiêu lương: Với cơng thức bấm F3 hướng dẫn chi tiết thơng số n Có nén số liệu lưu không?: “C” “K” tương ứng với việc lưu số liệu nén thành file nén không nén o Thư mục tự động lưu số liệu: Khai báo thư mục để khỏi chương trình phần mềm tự động lưu số liệu thời vào Trong thư mục số liệu lưu thành năm riêng biệt p Người lĩnh tiền (Giấy rút tiền): Họ tên người lĩnh tiền in giấy rút tiền q Số CMND người lĩnh tiền: Gõ số chứng minh nhân dân người lĩnh tiền in giấy rút tiền r Ngày cấp CMND: Ngày cấp chứng minh nhân dân người lĩnh tiền s Nơi cấp CMND: Nơi cấp giấy chứng minh nhân dân người lĩnh tiền t Mã loại khoản ngầm định: Khai báo loại khoản ngầm định nhập chứng từ Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 KHAI BÁO HỆ THỐNG DANH MỤC Lưu ý: Khi khai báo hệ thống danh mục chương trình cập nhật số dư tài khoản, số dư vụ việc, tồn kho vật tư công cụ, ta sử dụng hệ thống phím dùng chung sau: - F2: Dùng thêm danh mục - F3: Dùng để sửa danh mục thời trỏ đứng - F8: Dùng để xóa danh mục mà trỏ đứng Khai báo danh mục tài khoản - Danh mục tài khoản dùng để khai báo hệ thống tài khoản sử dụng chương trình - Để thêm tài khoản ta bấm F2 sau điền thơng tin chọn nút để thêm tài khoản - Tương tự chọn F3 để sửa thông tin tài khoản - Để xoá tài khoản ta chọn tài khoản cần xoá bấm F8 - Sau khai báo xong ta bấm phím ESC để kết thúc việc cập nhật danh mục tài khoản - Thông thường cài đặt chương trình cài sẵn danh mục tài khoản Ta thêm, bớt cho phù hợp với đơn vị cụ thể Lưu ý: Danh mục tài khoản cập nhật cập nhật chứng từ Giải thích thông tin tài khoản: Loại tài khoản: T - Tài khoản tổng hợp, tài khoản cịn có tài khoản C - Tài khoản chi tiết, tài khoản khơng cịn tài khoản cấp khác Ví dụ: Tài khoản "111" tài khoản tổng hợp Lúc "Loại tài khoản" "T" cịn có 02 tài khoản "1111" "1112" Còn tài khoản "1112" "1111" có "Loại tài khoản " “C” khơng có tài khoản cấp khác Tài khoản mẹ : Là tài khoản bậc tài khoản Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Ví dụ: Với tài khoản "111" khơng có tài khoản mẹ khơng có tài khoản khác Còn tài khoản "1111" tài khoản "1112" có tài khoản mẹ "111" tài khoản tài khoản "111" Tài khoản chi tiết đối tượng: Với tài khoản có theo dõi chi tiết đối tượng cơng nợ khai báo Tk chi tiết đối tượng (C/K) "C" khơng khai báo "K" Tài khoản sổ cái: Với giá trị: "C" - Là tài khoản lên sổ "K" - Không phải TK lên sổ Tài khoản khoản mục: Với giá trị "C" "K" tương ứng tài khoản có theo dõi chi tiết loại,khoản, mục hay khơng Tài khoản ngồi bảng: Với tài khoản tài khoản ngồi bảng khai báo "C" tài khoản bảng khai báolà "K" Nhóm nguồn vốn: - Với tài khoản khơng quản lý nguồn vốn giá trị “K0” - Tài khoản có quản lý theo nguồn vốn chọn nguồn (NS - Ngân sách, LP - Phí, lệ phí, TT -Tài trợ, KH - Nguồn khác) Việc thay đổi tiêu bấm phím khoảng trống (SpaceBar) KP thường xuyên: mang giá trị C K Nếu TK khai báo tài khoản kinh phí thường xuyên tiêu mang giá trị C cịn ngược lại K Tài khoản nộp khôi phục: mang giá trị C K Nếu TK nộp khơi phục mang giá trị C cịn ngược lại K Tài khoản khoán chi: mang giá trị C K Nếu TK theo dõi khốn chi mang giá trị C cịn ngược lại K Danh mục tài khoản ln xếp theo thứ thự tăng dần số hiệu tài khoản để tiện cho việc tìm kiếm quản lý Danh mục đối tượng: Dùng để khai báo đối tượng công nợ người mua, người bán, khách hàng, đơn vị có theo dõi chi tiết công nợ, đối tượng tạm ứng, đơn vị thành viên Người sử dụng dùng phím F2 để thêm đối tượng mới, F3 để sửa đối tượng có, F8 để xố đối tượng Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Giải thích thơng tin đối tượng: Mã đối tượng: Gồm tối đa 08 ký tự Mã đối tượng không phép trùng không phép lồng Ví dụ: ABC ABCD hai mã đối tượng lồng Tên đối tượng: Gồm tối đa 48 ký tự Khai báo tên đối tượng ứng với mã khai báo Địa chỉ: Khai báo địa đối tượng Danh mục vụ việc Danh mục vụ việc dùng để quản lý hợp đồng, dự án, đề án, hoạt động nghiệp có thu Các hoạt động có thu sau phục vụ cho việc lên Báo cáo nghiệp có thu Người sử dụng dùng phím F2 để thêm vụ việc dự án mới, F3 để sửa vụ việc dự án có, F8 để xố vụ việc dự án Giải thích thông tin cập nhật: Mã vụ việc: 08 ký tự, không trùng không lồng (xem mã đối tượng) Tên vụ việc: Khai báo tên dự án, hợp đồng Hạn mức: giá trị vụ việc Danh mục chương Danh mục chương khai báo quản lý chương theo mục lục ngân sách nhà nước Người sử dụng chọn phím F2 để chọn chương mới, F3 để sửa chương có, F8 để xố danh mục chương Giải thích thơng tin cập nhật: Mã chương: 04 ký tự (Xem mục lục ngân sách nhà nước) Tên chương: Khai báo tên chương tương ứng Danh mục loại khoản: Khai báo loại khoản theo mục lục ngân sách nhà nước Người sử dụng chọn phím F2 để chọn mới, F3 để sửa, F8 để xoá danh mục loại khoản Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Giải thích thông tin cập nhật: Mã loại khoản: sử dụng đánh mã sau: XXXYYY: Trong đó: XXX – Mã loại YYY – Mã khoản Ví dụ: Muốn lập mã loại khoản loại 490 khoản 491 ta phải đánh vào mã loại khoản “490491” Tên loại khoản: Khai báo tên loại khoản tương ứng Loại, khoản mẹ: Để trống khai báo loại loại khai báo khoản Lưu ý: Cần phải khai báo mã loại trước khai báo mã loại khoản Danh mục khoản mục Chính khai báo nhóm, tiểu nhóm, mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách nhà nước Người sử dụng dùng phím F2 để thêm mới, F3 để sửa, F8 để xố danh mục khoản mục Giải thích thơng tin cập nhật: Nhóm/mục: Cập nhật mã nhóm, tiểu nhóm, mục tiểu mục theo mục lục ngân sách Nhà Nước Tên nhóm/mục: Khai báo tên nhóm, tiểu nhóm, mục tiểu mục Nhóm/Mục mẹ: Khai báo nhóm/mục mẹ nhóm/mục khai báo Khai báo nhóm mục nhóm mục mẹ để trống; Khai báo tiểu nhóm nhóm/mục mẹ nhóm; Khai báo mục nhóm/mục mẹ tiểu nhóm khai báo tiểu mục nhóm/mục mẹ mục Lưu ý: Cần phải khai báo nhóm, tiểu nhóm, mục đến tiểu mục Danh mục phận Chính khai báo phịng ban, phận đơn vị phục vụ cho việc lên Sổ lương Báo cáo tài sản cố định cho phận Người sử dụng dùng phím F2 để thêm mới, F3 để sửa, F8 để xoá Trang: Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Giải thích thơng tin cập nhật: Mã phận: 08 ký tự Tên phận: Khai báo tên phận đơn vị theo nhu cầu thực tế phân nhóm quản lý lương tài sản cố định Danh mục nhóm vật tư Dùng để phân vật tư - công cụ thành cấp nhóm khác Người sử dụng dùng phím F2 để thêm mới, F3 để sửa, F8 để xố Giải thích thơng tin cập nhật: Mã nhóm: 08 ký tự Nếu có nhiều cấp nhóm mã nhóm nhỏ (nhóm con) bao hàm mã nhóm lớn (nhóm mẹ) Ví dụ: Nhóm lớn có mã "VT" nhóm "VTTB", "VTMM" Tên nhóm: Khai báo tên nhóm tương ứng Danh mục kho vật tư – công cụ Danh mục kho dùng để khai báo kho vật tư – công cụ đơn vị Người sử dụng dùng phím F2 để thêm mới, F3 để sửa, F8 để xố kho Giải thích thơng tin cập nhật: Mã kho: 08 ký tự Tên kho: Khai báo tên kho hàng Trong báo cáo vật tư hàng hố, ta hồn tồn lên báo cáo cho kho định cách chọn xác kho danh mục kho Nếu muốn lên cho tất kho ta bỏ trắng trường mã kho hình hỏi điều kiện lọc lên báo cáo 10 Danh mục vật tư Danh mục vật tư dùng để khai báo vật tư công cụ Người sử dụng dùng phím F2 để thêm vật tư mới, F3 để sửa vật tư thời danh mục vật tư F8 để xóa vật tư Trang: 10 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Bộ phận: Khai báo mã phận cán Chức vụ: Khai báo chức vụ cán Tiếp theo nhập tiêu dùng để tính lương hành cán Lưu ý: Các tiêu tính hệ số, riêng Phụ cấp ưu đãi tính phần trăm (% ) Cơng thức tính lương khai báo phần khai báo tham số hệ thống CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU VÀ TỒN KHO Cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản Chức cập nhật số dư tài khoản dùng để khai báo số dư ban đầu tài khoản bắt đầu sử dụng chương trình Người sử dụng dùng phím F2 để thêm số dư mới, F3 để sửa F8 để xoá số dư thời danh mục Lưu ý: Với tài khoản theo dõi chi tiết cơng nợ ta phải vào số dư chi tiết đối tượng công nợ mà vào số dư tổng tài khoản Với tài khoản theo dõi chi tiết khoản mục phải vào số dư tài khoản theo chương, loại khoản, mục Cập nhật số dư vụ việc Chức cập nhật số dư vụ việc dùng để khai báo số dư ban đầu vụ việc, dự án bắt đầu sử dụng chương trình Người sử dụng dùng phím F2 để thêm số dư mới, F3 để sửa F8 để xoá số dư thời danh mục Trang: 13 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Giải thích thông tin cập nhật: Mã vụ việc: Chọn mã vụ việc cần vào số dư Tài khoản: Tài khoản tương ứng vụ việc Dư nợ/có: Vào số dư nợ, có vụ việc Cập nhật số tồn kho đầu kỳ Chức cập nhật số tồn kho đầu kỳ dùng để khai báo số tồn kho đầu kỳ vật tư công cụ chi tiết với kho, mặt hàng bắt đầu sử dụng chương trình Người sử dụng dùng phím F2 để thêm số tồn mới, F3 để sửa F8 để xoá số tồn thời danh mục Giải thích thơng tin cập nhật: Mã kho: Mã kho cần vào tồn kho Mã vật tư: Mã vật tư cần vào tồn đầu Số lượng: Số lượng tồn đầu tháng bắt đầu sử dụng chương trình Giá trị: Giá trị tồn tương ứng Lưu ý: Phải vào số tồn kho chi tiết vật tư kho Người sử dụng thêm vật tư vào tồn kho cách bấm F2 chọn vật tư từ danh sách Trang: 14 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 CẬP NHẬT CHỨNG TỪ Cập nhật chứng từ kế toán Chứng từ kế toán bao gồm Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán Các chứng từ cập nhật Menu “Ctừ kế toán” Sau chọn loại chứng từ để cập nhật hình cập nhật số liệu lên tương ứng Trên hình cập nhật chứng từ ta nhập chứng từ cách chọn nút "C/từ mới" sửa chứng từ cũ cách chọn nút "Sửa c/từ" Để lọc chứng từ vào ta chọn nút "Lọc c/từ" điền thông tin chứng từ mà ta cần lọc Sau chọn nút nhận để máy tính bắt đầu lọc số liệu Ta xem chứng từ dạng bảng kê cách chọn nút "Xem", ta xem tất chứng từ cập nhật Chuyển chứng từ ta dùng phím "PageUp" để chứng từ trước, "PageDown" để chứng từ sau chứng từ Để chuyển nhanh nên mục "Xem" để chọn chứng từ quay lại hình cập nhật phím "ESC" "ENTER" Để xố định khoản ta chọn nút "Xố đ/k" In loại chứng từ ta chọn nút “In phiếu” Khi hình lên để ta lựa chọn in: Trang: 15 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Tùy theo chứng từ cần in để lựa chọn mẫu chứng từ T, C, K, R, G, U, N In số KBNN duyệt: Nếu chọn C chương trình gán số đề kho bạc duyệt toán số đề nghị toán in Giấy đề nghị toán tạm ứng Số dư tạm ứng ngày Dư tạm ứng TK để xác định số dư tạm ứng đến ngày đề nghị toán lấy số dư từ tài khoản Các tiêu khác tùy theo loại chứng từ mà ta chọn cho phù hợp Giải thích số thông tin cần cập nhật chứng từ kế toán: Mã chứng từ: Chọn mã chứng từ tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh :Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán khác Chứng từ ghi thu, ghi chi: C chứng từ ghi thu ghi chi, K - Không phải chứng từ ghi thu ghi chi Số chứng từ: Lưu số chứng từ, dài 10 ký tự, tự động đánh cộng lên vào chứng từ Tuy nhiên ta sửa số chứng từ theo ý muốn Ngày chứng từ: Ngày chứng từ cập nhật theo khuôn dạng: Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YY) Lưu ý: Năm phải năm làm việc thời Ngày lập: Ngày lập chứng từ cập nhật theo khuôn dạng: Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YY) Lưu ý: Năm phải năm làm việc thời Chứng từ ghi sổ (Dùng cho hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ): Chính số chứng từ ghi sổ Trang: 16 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Ngày chứng từ ghi sổ (Dùng cho hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ): Chính ngày chứng từ ghi sổ Ngày CTGS ngầm định ngày cuối kỳ CTGS Lưu ý: Năm phải năm làm việc thời Đối tượng: Đối tượng chứng từ Đối tượng nộp tiền, đối tượng nhận tiền… Diễn giải: Chứa nội dung chứng từ Chương trình cho phép người sử dụng gõ diễn giải dài 256 ký tự Ông/bà: Là người thực giao dịch, người sử dụng chương trình tự gõ vào Vụ việc (Dự án, đề án, hợp đồng): Các dự án vụ việc, đề án có liên quan Thu tiền dự án vụ việc chi tiền thực dự án hợp đồng Chương: Nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến chương danh mục chương Loại khoản: Nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến loại khoản danh mục loại khoản Mục: Nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến mục, tiểu mục danh mục (mục + tiểu mục) Tài khoản Nợ: Tài khoản Nợ chứng từ Nếu tài khoản khơng tìm thấy danh mục danh mục tài khoản tự động để chọn Ta thêm tài khoản cập nhật chứng từ (Xem phần khai báo danh mục tài khoản) Sau chọn tài khoản Nợ máy tính tự động tên tài khoản Nợ bên cạnh để tiện kiểm tra Tài khoản Có: Tài khoản Có chứng từ Nếu tài khoản khơng tìm thấy danh mục danh mục tài khoản tự động để chọn Ta thêm tài khoản cập nhật chứng từ (Xem phần khai báo danh mục tài khoản) Sau chọn tài khoản Có máy tính tự động tên tài khoản Có bên cạnh để tiện kiểm tra Tiền: Số tiền (VNĐ) phát sinh nghiệp vụ Sau vào đầy đủ thông tin cần thiết ta phải chọn nút "Lưu c/từ" Chỉ nút "Lưu c/từ" chọn chứng từ cập nhật vào file liệu Nếu chứng từ có Nợ nhiều có, Có nhiều Nợ sau lưu ta chọn nút "Tiếp đ/k" để vào định khoản chứng từ Lưu ý: Sau cập nhật lưu chứng từ xong, bút toán đồng thời định khoản đơn chọn nút “ĐK đơn”, cửa sổ cho phép ta nhập vào TK Nợ (hoặc Có) định khoản đơn đồng thời Khi toàn số liệu chứng từ kép vừa cập nhật chuyển sang định khoản đơn với TK nợ (hoặc có) ta vừa gõ vào Như khơng phải chuyển sang phần bút tốn ghi đơn để cập nhật lại bút toán đơn đồng thời Cập nhật chứng từ định khoản đơn Các thông tin phần chứng từ định khoản đơn giống định khoản kép (xem phần chứng từ kế toán) Tuy nhiên Tài khoản Có Tài khoản Nợ gõ vào Trang: 17 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Lưu ý: Nếu giả sử cần gõ tài khoản Nợ ta lại gõ nhầm sang tài khoản Có Để gõ tài khoản Nợ cần phải xoá tài khoản Có Khi chương trình cho phép cập nhật vào tài khoản Nợ Cập nhật chứng từ vật tư Chứng từ vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Các chứng từ cập nhật Menu "Vật tư" Sau chọn loại chứng từ để cập nhật hình cập nhật số liệu lên tương ứng Trên hình ta nhập chứng từ cách chọn nút "C/từ mới" sửa chứng từ cũ cách chọn nút "Sửa c/từ" Trang: 18 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Để lọc chứng từ vào ta chọn nút "Lọc c/từ" điền thông tin chứng từ mà ta cần lọc Sau chọn nút "Nhận" để chương trình bắt đầu lọc chứng từ thỏa mãn điều kiện Lưu ý: Không thiết phải gõ tất thông tin điều kiện lọc Những thông tin để trống ngầm định tất Ta xem chứng từ dạng bảng kê cách chọn nút "Xem" ta xem tất chứng từ cập nhật Chuyển chứng từ mặt hàng ta dùng phím "PageUp" để chứng từ mặt hàng trước, "PageDown" để chứng từ sau chứng từ mặt hàng Để chuyển nhanh nên mục "Xem" để chọn chứng từ quay lại hình cập nhật Để xố mặt hàng thời ta chọn nút "Xố" Giải thích số thông tin cần cập nhật: Số chứng từ: Lưu số chứng từ, dài 10 ký tự, tự động đánh cộng lên vào chứng từ Tuy nhiên ta sửa số chứng từ theo ý muốn Ngày chứng từ: Ngày chứng từ cập nhật theo khuôn dạng: Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YY) Diễn giải: Chứa nội dung chứng từ Vụ việc: Là hợp đồng có liên quan: hợp đồng mua hàng hoặc đồng bán hàng, Khách hàng: Mã số khách hàng, người mua, người bán đối tượng cơng nợ có liên quan Tài khoản Nợ: Tài khoản Nợ chứng từ Nếu tài khoản khơng tìm thấy danh mục danh mục tài khoản tự động để chọn Ta thêm tài khoản cập nhật chứng từ (Xem phần khai báo danh mục tài khoản) Sau chọn tài khoản Nợ chương trình tự động tên tài khoản Nợ bên cạnh để tiện kiểm tra Tài khoản Có: Tài khoản Có chứng từ Nếu tài khoản khơng tìm thấy danh mục danh mục tài khoản tự động để chọn Ta thêm tài khoản cập nhật chứng từ (Xem phần khai báo danh mục tài khoản) Sau chọn tài khoản Có chương trình tự động tên tài khoản Có bên cạnh để tiện kiểm tra Mã kho: Mã kho nhập xuất hàng Mã vật tư: Mã số vật tư Nếu mã khơng tìm thấy danh mục danh mục vật tư tự động để chọn Ta thêm vật tư lúc Sau chọn mã vật tư tên vật tư đơn vị tính tự động bên cạnh để tiện việc kiểm tra Số lượng: Số lượng nhập xuất vật tư Giá: Đơn giá mặt hàng Giá bán: Giá bán cho khách hàng Tiền: Quy tiền hạch toán (VNĐ) cách lấy số lượng nhân với đơn giá Giá "TB/TT": Nhập - xuất theo giá trung bình giá tự tính Để chuyển đổi hai phương pháp ta dùng phím cách (Space Bar) Chứng từ ghi sổ số: Gõ vào số chứng từ ghi sổ (nếu dùng hình thức báo cáo chứng từ ghi sổ) Ngày chứng từ ghi sổ: Gõ vào ngày ghi sổ (nếu dùng hình thức báo cáo chứng từ ghi sổ) Chương, loại khoản, mục: Giống chứng từ kế toán Trang: 19 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Để lưu lại chứng từ thời vào máy tính ta phải chọn nút "Lưu c/từ" Để nhập tiếp mặt hàng chứng từ sau chọn nút "Lưu c/từ" ta đưa trỏ đến nút "Tiếp đ/k" Khi chương trình cho phép ta nhập mặt hàng Khai báo danh mục tài sản cố định Các phím chức F3: Sửa TSCĐ F2: Thêm TSCĐ F8: Xoá TSCĐ F6: Khai báo giảm TSCĐ Ctrl+F6: Khai báo thơi tính khấu hao cho TSCĐ Ctrl+F1: Chọn kiểu xem Ctrl+F/G: Tìm tài sản theo xâu ký tự ESC : Kết thúc cập nhật Các thông tin khai báo TSCĐ Mã TSCĐ (số thẻ): 08 ký tự Tên TSCĐ: 48 ký tự Đơn vị tính: 05 ký tự Nhóm tài sản: Dùng để quản lý tài sản theo nhóm Nước sản xuất: 16 ký tự Năm sản xuất: 04 ký tự Lý tăng TSCĐ: 02 ký tự Chọn danh mục lý tăng giảm tài sản cố định Ngày tăng TSCĐ: Khai báo ngày tăng tài sản cố định Bộ phận sử dụng: Chọn danh mục phận sử dụng tài sản Mục đích sử dụng: 02 ký tự Chọn danh mục mục đích sử dụng tài sản cố định Nguyên giá: Nguyên giá tài sản Nguyên giá phân theo nguồn vốn hình thành tài sản Trang: 20 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Giá trị khấu hao: Giá trị khấu khao tài sản Giá trị khấu hao phân theo nguồn vốn Giá trị cịn lại: Giá trị cịn lại tính bằng: ngun giá - giá trị khấu hao Ngày ghi nhận giá trị lại: Ngày ghi nhận giá trị lại tài sản khai báo Tài sản có/khơng tính khấu hao: C - Có tính khấu hao K - Khơng tính khấu hao Tài khoản hao mòn: 08 ký tự Chọn danh mục tài khoản (tài khoản 214) Tài khoản chi phí: 08 ký tự Chọn danh mục tài khoản Ngày bắt đầu tính khấu hao: Ngày để dựa đó, chương trình tính số tháng mà tài sản khấu hao hết Số tháng khấu hao: Số tháng mà tài sản khấu hao hết Chương trình dựa khai báo để tính giá trị khấu hao cho tháng Ta khai báo tỷ lệ khấu hao tháng thay khai báo số tháng khấu hao Tỷ lệ khấu hao tháng %: Chương trình dựa khai báo để tính giá trị khấu hao cho tháng Ta khai báo số tháng mà tài sản khấu hao hết thay khai báo tỷ lệ khấu hao tháng Lưu ý: Tính khấu hao theo % / năm hay số năm khai báo phần khai báo tham số hệ thống Giá trị tính khấu hao: Giá trị dùng để tính khấu hao Giá trị nguyên giá giá trị lại Giá trị chương trình tự tính người sử dụng thay đổi cần thiết Giá trị tính khấu hao tháng: Định mức khấu hao tháng Giá trị chương trình tự tính người sử dụng thay đổi cần thiết Cập nhật số liệu để tính lương Chức dùng để nhập tiêu tính lương cho cán in bảng chi tiết lương, thu nhập khác Các phím chức năng: F2 - Thêm F3 - Sửa F8 - Xoá ESC – Thoát Trang: 21 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Khi thêm cán vào danh sách lương, chương trình cho phép ta lựa chọn mã cán danh mục cán mã phòng ban danh mục phận Khi nhập vào tiêu "Hệ số lương", chương trình tự động tính mức lương vào hệ số lương mức lương khai báo phần "Khai báo" hệ thống Nhập tiếp tiêu "Phụ cấp chức vụ", "Phụ cấp trách nhiệm", "Phụ cấp xăng xe"… Khi chương trình tự động tính tổng số lương tiền bảo hiểm phải nộp (căn vào tỷ lệ nộp bảo hiểm phần "Khai báo" Hệ thống) Với tiêu trên, giá trị tương đối cố định Chỉ có thay đổi phải dùng phím F3 để sửa Cịn tiêu hình phía tuỳ theo số liệu cụ thể tháng gõ trực tiếp vào cột tương ứng Cập nhật chứng từ thu nhập khác Dùng phím chức năng: F2 - Thêm F3 - Sửa F8 - Xố ESC – Thốt Giải thích thơng tin cập nhật: Trang: 22 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Mã cán bộ: Nếu mã cán khơng tìm thấy danh mục cán danh mục cán lên cho phép ta chọn mã cán Mã phận: Nếu để trống mã phận không tìm thấy danh mục phận danh mục phận lên cho phép ta chọn mã phận cán tương ứng Ngày chứng từ: Ngày phát sinh chứng từ thu nhập khác Số chứng từ: Số chứng từ phát sinh Diễn giải: Giải thích nội dung thu nhập khác Tiền: Số tiền phát sinh thu nhập khác TÍNH GIÁ TRUNG BÌNH VẬT TƯ Chức dùng để tính giá bình qn gia quyền cho mặt hàng xuất kho Đồng thời sau tính giá chương trình tự động áp giá cho phiếu xuất hoá đơn bán hàng kỳ Menu thực "Vật tư / Tính giá trung bình" Giải thích thơng tin: Tháng: Tháng cần tính giá trung bình Lưu ý: Sau có thay đổi số liệu cần phải thực việc tính lại giá bình qn trước lên báo cáo Chương trình tính tồn kho đến đầu tháng cần tính cộng với số nhập kỳ chia cho tổng số lượng tồn đầu nhập kỳ = giá TB LẬP BÁO CÁO, SỔ SÁCH Để lên báo cáo ta chọn menu "Báo cáo" chọn menu theo nghiệp vụ Bước 1: Trước tiên ta phải xác định báo cáo cần in chọn báo cáo Bước 2: Điền thơng tin cho hình điều kiện lọc chứng từ Tuỳ theo báo cáo mà điều kiện để tạo lập báo cáo khác Ví dụ: Lập Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động - Chọn “Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động” Nhập chứng từ từ tháng, đến tháng Trang: 23 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 - Chọn nguồn kinh phí: Dùng phím khoảng trống (SpaceBar) để lựa chọn nguồn Sửa TK nguồn KP: Dùng để đăng ký tài khoản dùng để tạo báo cáo Ngầm định K, có nghĩa khơng sửa tài khoản Nếu muốn sửa ta chọn tiêu giá trị C: Việc khai báo tài khoản cần gõ thẳng vào cột “Cac tai khoan” - Loại kinh phí: Dùng để lựa chọn in báo cáo cho kinh phí khốn khơng khốn chi - Chương: Gõ vào mã chương tương ứng, ví dụ 022 - Chọn Bước 3: Xem, kiểm tra báo cáo hình in phím chức F7 Ví dụ: muốn in "Sổ tiền gửi" Trước tiên ta chọn menu "Báo cáo/ hình thức nhật ký sổ (hình thức chứng từ ghi sổ / hình thức nhật ký chung)/ Sổ tiền gửi" Sau hình điều kiện lọc sau ra: Sau điền đủ thông tin từ ngày đến ngày, ta chọn nút "Nhận" để bắt đầu thực Chương trình lọc chứng từ dựa liệu đầu vào sau lập báo cáo Tiếp theo máy hiển thị báo cáo cho ta xem Để đưa báo cáo máy in ta bấm F7 bấm OK Trên tất bước để lập báo cáo Lưu ý: Trong xem báo cáo ta xem trước in cách bấm phím F4 Người sử dụng copy file Excel cách chọn phím chức F5 Lưu ý khơng Save as file vào thư mục CODE thư mục DATA Trang: 24 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG Hệ thống bao gồm số chức dùng chung cho tồn hệ thống chương trình AFA Nó bao gồm chức sau: Khai báo: Xem phần khai báo tham số Khoá liệu: Đây bước khố sổ kế tốn Sau toán đến tháng ta thực khoá sổ đến tháng Chức hạn chế khả người sử dụng gõ nhầm số liệu vào số liệu toán Nếu khoá sổ tháng mà ta muốn sửa số liệu thực chức với tháng trước tháng cần sửa Dọn dẹp số liệu: Chức nhằm xoá hẳn số liệu bị xoá truớc khỏi file liệu thực công việc sửa file liệu Khi gặp thông báo "Not a table/DBF file" "Data not index" chạy chức "dọn dẹp số liệu", chương trình tự động sửa file liệu file index bị hỏng Sao chép: Chức số liệu đĩa nhằm mục đích bảo lưu số liệu chuyển số liệu cho cấp hay nhận số liệu cấp Chọn năm: Khi làm việc với nhiều năm, chức cho phép ta lựa chọn năm cần làm việc Số liệu năm độc lập Tạo năm mới: Sau thực cập nhật đầy đủ số liệu 12 tháng năm, chức cần thực nhằm tạo file liệu cho năm tài Chuyển số liệu: Sau toán tháng 12 năm cũ tạo năm mới, chức cần thực nhằm chuyển toàn số dư tồn kho ngày 31/12 năm cũ thành số dư đầu ngày 01/01 năm Lưu ý: Muốn làm điều ta phải chọn năm cũ năm làm việc thời chọn “Chuyển số liệu” Quản lý người sử dụng: Chức dùng để khai báo người sử dụng chương trình Các phím chức sử dụng khai báo người sử dụng: Insert : Thêm người sử dụng Delete: Xoá người sử dụng Enter: Sủa thông tin người sử dụng F2: Đổi mật người sử dụng Lưu ý: - Chỉ người sử dụng có quyền ADMIN thêm, sửa, xố người sử dụng Những người sử dụng khơng có quyền ADMIN quyền thay đổi mật - Khi thay đổi mật khẩu, chương trình yêu cầu gõ mật gõ lại mật Sau lần gõ mật trùng chương trình chấp nhận việc thay đổi mật Trang: 25 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC Khơng có phông Tiếng Việt Cách khắc phục: Thực cài đặt phông chữ Tiếng Việt phần mềm (Xem hướng dẫn trang 3) Chọn nhầm tên đơn vị cấp sử dụng Cách khắc phục: Vào chương trình, bấm Ctrl + F12 để chọn lại tên đơn vị Thực phương án không làm chứng từ nhập vào phần mềm Vào báo cáo hình thức sổ sách gặp thơng báo lỗi “Position off screen” Cách khắc phục: Tăng độ phân giải hình Cụ thể: Nháy chuột phải vào hình windows, chọn Properties sau chọn nút Settings sổ “Display properties” Thay đổi phần “Screen resolution” lên tối thiểu 1024 x 768 Lưu ý: Trong trường hợp tăng độ phân giải gặp lỗi máy không cho phép tăng độ phân giải hình, bạn vào “Hệ thống\Khai báo biến” chọn tiêu “Kiểu menu ngắn dài” bấm F3 để sửa giá trị từ (menu dài) thành (Menu ngắn) Gặp lỗi thông báo “Not a table/dbf” “Data not index” Cách khắc phục: Vào hệ thống, chạy chức “Dọn dẹp” Bảng cân đối phát sinh không cân Thông thường không sửa đổi hệ thống tài khoản sau nhập chứng từ khơng xảy lỗi Tuy nhiên đơn vị nhập chứng từ lại tiến hành sửa đổi danh mục tài khoản mà không lọc chứng từ liên quan đến tài khoản thay đổi để sửa lại sinh lỗi khơng cân Cách khắc phục: Vào phần “Kế tốn” chạy chức “Ktra số liệu” phần mềm thông báo lỗi có Tuỳ theo thơng báo lỗi để tiến hành sửa Nếu sai danh mục tài khoản sửa lại cho Nếu định khoản sai lọc chứng từ sửa lưu lại Vào số dư 461 đầu năm bảng tổng hợp kinh phí Phần I khơng có số dư đầu Cách khắc phục: Trên báo cáo phần ngầm định lấy số dư đầu năm tài khoản năm trước (4611 6611) Nếu nhập số dư đầu năm tài khoản năm (4612 6612) số dư khơng lên Có cách khắc phục: Hoặc sủa số dư từ tài khoản năm thành tài khoản năm trước, chọn báo cáo phần 1, mục “Khai báo” chọn “C” bấm Enter sửa tài khoản tương ứng dòng “Dư đầu năm 461” “Dư đầu năm 661” tương ứng thành 4612 6612 (năm nay) Lệch phát sinh 461 nguồn ngân sách ghi có TK ngoại bảng Cách khắc phục: Kiểm tra bút tốn đơn đồng thời khơng tương ứng với bút tốn ghi có 461 nguồn ngân sách Trường hợp phát sinh 461 > N008: Có thể số bút tốn ghi có 461 nguồn ngân sách chưa thực định khoản đơn Lọc bút tốn ghi có 461 nguồn ngân sách thực định khoản đơn cho đầy đủ Trường hợp phát sinh 461 < N008: Có thể thực số định khoản đơn bút toán kép khơng phải ghi có 461 nguồn ngân sách Trang: 26 Hướng dẫn sử dụng AFA 9.33 Không mở tài khoản chi tiết Cách khắc phục: Khai báo tài khoản tài khoản mẹ phải tài khoản tổng hợp Chọn tài khoản mẹ, bấm F3 sửa “Loại tài khoản” T, bấm chấp nhận, sau bấm F2 để thêm tài khoản Khi lưu chứng từ chương trình thơng báo “Tài khoản nợ khơng có danh mục” Ngun nhân: Lỗi file dẫn xếp Index Cách khắc phục: Vào hệ thống chạy chức “Dọn dẹp”.` Trang: 27 ... Khai báo danh mục: - Danh mục Tài khoản - Danh mục đối tượng - Danh mục Vụ việc - Danh mục chương - Danh mục loại khoản - Danh mục khoản mục - Danh mục phận - Danh mục nhóm vật tư - Danh mục... nhóm vật tư - Danh mục kho vật tư - Danh mục vật tư - Danh mục nhóm tài sản cố định - Danh mục lý tăng giảm tài sản - Danh mục mục đích sử dụng tài sản - Danh mục cán Vào số đầu kỳ tồn kho -... chung sau: - F2: Dùng thêm danh mục - F3: Dùng để sửa danh mục thời trỏ đứng - F8: Dùng để xóa danh mục mà trỏ đứng Khai báo danh mục tài khoản - Danh mục tài khoản dùng để khai báo hệ thống tài khoản