Tìmhiểuvề“5W”và“1H” trong tổchứcsựkiện
“Nguyên tắc “5H” và“1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những
nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổchứcsự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn
muốn từ sựkiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chứcsựkiện để nâng cao hình ảnh
thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ
hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sựkiện khi bắt đầu lập kế hoạch sựkiện rất là rất quan
trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục
tiêu của bạn. Tổchức một sựkiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí
rất lớn về thời gian và nguồn lực.
II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trongsựkiện của mình, bao gồm:
* Tên sự kiện: Tên của sựkiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
* Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ
uống bạn sẽ phục vụ trong các sựkiện để khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy
luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm
hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là
những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như
thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì
họ đã qua các khóa đào tạo. Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự
kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số
các khách mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay
trong bữa tiệc của sựkiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là
những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy
nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu nạn
không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu ý về điều kiện
khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống
lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè.
* Thông tin vềsự kiện: Tất cả các thông tin vềsự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội
nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”
* Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao
gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện
truyền thông.
* Chủ đề sựkiện (Theme): Một sựkiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất,
đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sựkiện nói chung hoặc đám cưới. Như
chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sựkiện
có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực
phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.
* Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sựkiện nào
cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh
sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu
diễn, trang trí,…
* Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như
cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sựkiện
này.
* Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi
thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
* Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ
vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
* Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà
tài trợ, đối tác và các sựkiện khách hàng trước, tại sựkiệnvà sau sựkiện một cách
tốt nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sựkiệnhiệu quả.
* Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trongsự kiện: thời gian, nội dung cụ thể…
* Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sựkiện của bạn, hãy tìmhiểu chi phí cho
sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định
chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử
dụng trongsựkiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể
xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sựkiện
tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước
hoặc nhờ một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng
cáo như thế này (đối với những sựkiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và
chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh)
trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên. Thường
thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất sựkiệnvà quy
định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các
hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo
ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sựkiệnvà quản lý ngân sách trước, trongvà sau
sự kiện là một bài toán khá khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có
kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ
kinh nghiệm.
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch cho
event
III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổchứcsựkiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa
chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không
tổ chức các sựkiệntrong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác.
Thời gian tốt nhất để tổchứcsựkiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc
chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sựkiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với
những sựkiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ
chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1
tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua
vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sựkiện ngoài
trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có
thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện
khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổchức các sựkiện hoặc thông qua chương
trình dự báo thời tiết. Hãy tìmhiểuvề thời tiết vào ngày diễn ra sựkiện của bạn và
có những phương án dự phòng phù hợp.
IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổchứcsựkiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở bài
“Các loại hình địa điểm trong event”
V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổchứcsựkiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng
mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào
sự kiệnvà tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động
tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự
kiện là khách hàng mục tiêu của họ.
VI. HOW: Như thế nào?
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự
kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai trương,…), yêu
cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn
chung cho việc này.
(Brand.Hoo.vn)
. Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện
“Nguyên tắc “5H” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những. tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và
có những phương án dự phòng phù hợp.
IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện