TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Bs Lê Trọng Đại

TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Bs Lê Trọng Đại TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hà Nội 09/2018 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỘT SỐ NGUỒN TÀI LIỆU TRỰC QUAN HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S Bạn có muốn tăng suất lao động? 5S gì? Triển khai 5S khó khơng? Làm 5S làm gì? S1 – Sàng lọc thực nào? S2 – Sắp xếp thực nào? S3 – Sạch thực nào? DỪNG LẠI! S4 – Săn sóc thực nào? S5 – Sẵn sàng thực nào? TỔ CHỨC THỰC HIỆN 5S 10 BẢNG KIỂM THỐNG NHẤT TIÊU CHÍ 5S 11 BẢNG PHÂN CÔNG HOẠT ĐỘNG 5S 12 GIAO BAN 5S 13 GIẢI TRÌNH GIAO BAN 5S 14 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FACEBOOK CẬP NHẬT HOẠT ĐỘNG 5S HÀNG NGÀY 15 Ảnh ghi lại hành trình trì 5S Khoa Thần kinh – BVĐK Đức Giang 17 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ LỜI NÓI ĐẦU Làm để triển khai hoạt động 5S môi trường y tế? Có hướng dẫn đơn giản dễ để làm theo khơng? Mình tìm đọc tài liệu 5S từ tác giả nguồn khác Internet mà áp dụng Rồi, làm để trì hoạt động 5S đây? Triển khai hào hứng Nhưng năm bảy ngày đâu lại đó, hệt chưa bắt đầu 5S Các cơng cụ hướng dẫn trì 5S q phức tạp, tồn 20 – 30 câu hỏi, khơng thực tế với thực tế làm sàng Làm mà anh em nhân viên y tế khoa phòng sẵn sàng làm theo? Vâng! Đó câu hỏi túc trực tôi, kể từ ngày đảm nhận trách nhiệm đào tạo 5S cho khoa phòng bệnh viện Khơng biết bạn có băn khoăn tơi khơng? Nếu bạn có băn khoăn tơi mong chia sẻ sau – MỘT CÁCH TIẾP CẬN MỚI với 5S y tế - giúp bạn triển khai dễ dàng trì Tơi tin hướng dẫn đề xuất tài liệu chưa phải hoàn hảo Sẽ cần biên tập, tinh chỉnh nhiều lần để hiệu Và góp ý từ trải nghiệm thực tiễn bạn viên gạch quý để hoàn thiện tài liệu cộng đồng Bác sĩ: Lê Trọng Đại Tác giả sách “DÁM KHÁC BIỆT, DÁM DẪN ĐẦU” – NXB Lao động ấn hành Công tác Khoa CĐHA Phòng QLCL – BVĐK Đức Giang, Hà Nội Mail: bsletrongdai@gmail.com Website: http://letrongdai.com/ Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ MỘT SỐ NGUỒN TÀI LIỆU TRỰC QUAN Tôi tin cách giáo dục tốt “cầm tay việc” “kèm 1: 1” Do đó, để bạn dễ dàng tiếp cận áp dụng chia sẻ tài liệu Tập thể Phòng Quản lý chất lượng – Bệnh viện đa khoa Đức Giang ghi hình lại buổi đào tạo – tập huấn 5S Bạn lên youtube tìm kiếm theo từ khóa “5S y tế QLCL Đức Giang” Hoặc bạn dùng điện thoại di động để quét mã QR code đây: Phòng Quản lý chất lượng Bệnh viện đa khoa Đức Giang, số 54 Trường Lâm, Long Biên, Hà Nội Mail: qlclducgiang@gmail.com Fanpage: https://www.facebook.com/qlcl.bvducgiang/ Youtube chanel: Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S Bạn có muốn tăng suất lao động? Bất kỳ mong muốn làm việc môi trường sẽ, ngăn nắp, gọn gàng, thứ thuận tiện tầm tay Để đạt hiệu suất tối đa mà tốn chi phí Để tăng suất hiệu lao động, số đơn vị chọn cách mua thêm máy móc trang thiết bị đại Một số đơn vị khác cử nhân viên học nâng cao lực chun mơn Những việc địi hỏi thời gian đủ lâu đầu tư lớn kinh tế Vậy đơn vị bạn chưa sẵn sàng cho điều có cách để tăng suất lao động khơng? Nếu câu trả lời CĨ! Tơi trân trọng giới thiệu tới bạn phương pháp giúp bạn ĐẠT KẾT QUẢ TỐI ĐA TỪ NHỮNG GÌ BẠN ĐANG CĨ Đó 5S 5S gì? 5S tên phương pháp quản lý, xếp môi trường sống làm việc; viết tắt Sàng lọc (S1) – Sắp xếp (S2) – Sạch (S3) - Săn sóc (S4) – Sẵn sàng (S5) Triển khai 5S khó khơng? 5S đơn giản có cơng thức bạn cần làm theo Cái khó trì Ai thấy bất tiện khó khăn bắt đầu điều Thực 5S trình hình thành thói quen việc chọn lọc xếp đặt lại vật dụng môi trường làm việc Do địi hỏi q trình đủ lâu (21 – 30 ngày liên tục) với tâm cao Điều không đơn giản không đào tạo cho nhân viên hiểu lợi ích họ có thực 5S Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Làm 5S làm gì? Sẽ khơng có hướng dẫn cụ thể chung cho tất đơn vị, đơn vị có đặc thù riêng Nhưng có nguyên tắc chuẩn, để từ phát triển cho phù hợp với thực tế đơn vị Đích cuối chung ta mong muốn ĐẠT KẾT QUẢ TỐI ĐA TỪ NHỮNG GÌ ĐANG CĨ Khi triển khai 5S bạn bám sát theo nguyên tắc sau: • Vướt bỏ thứ thừa, không cần cho công việc (Tôi muốn nhấn mạnh không cần cho công việc; có nhiều thứ ta thấy cần cơng việc lại khơng cần) • Sắp xếp đồ đạc theo trật tự dễ dùng • Đảm bảo xếp lại đồ đạc sau dùng với trật tự đề S1 – Sàng lọc thực nào? - Xác định vị trí thực sàng lọc (S1) - Chụp ảnh trạng trước thực S1 (đây điều quan trọng) - Lấy/ “lơi” tồn đồ dùng, vật dụng vị trí để mặt phẳng gần ( mặt bàn mặt sàn) - Tiến hành sàng lọc cách đặt câu hỏi xác định tính HỮU DỤNG: CƠNG VIỆC có cần dùng đến vật khơng? Chú ý: Chỉ giữ lại CƠNG VIỆC cần, Khơng phải TA thấy cần - Sau sàng lọc ta thu nhóm đồ vật: • Nhóm cịn hữu dụng • Nhóm khơng sử dụng • Nhóm phân vân - Số phận nhóm KHƠNG SỬ DỤNG: Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ • Hoặc trả lại/chuyển giao cho đơn vị khác (Đồ công, giá tiền không cao giá trị sử dụng tốt) • Hoặc bán/thanh lý (Đồ tư, giá tiền cao) • Hoặc hủy bỏ - Số phận nhóm phân vân: • Lưu vào kho lớn, theo dõi tần suất sử dụng vòng tháng Nếu không dùng đến, nên chuyển giao – bán hủy bỏ - Số phận nhóm hữu dụng, ta tiếp sang S2 S2 – Sắp xếp thực nào? - Trong nhóm đồ vật hữu dụng, đặt câu hỏi TẦN SUẤT SỬ DỤNG: • Đồ vật có dùng thường xun khơng? (Hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng) • SỐ LƯỢNG có hợp lý chưa? (đừng thừa, đừng thiếu) • Khi cấp cứu (trường hợp khẩn) có cần đến khơng? - Với đồ vật sau trả lời câu hỏi trên, tiến hành đặt theo ngun tắc đây: • Dễ tìm thấy – Dễ lấy để sử dụng – dễ trả lại • Mỗi vật vị trí đứng • Hay dùng để gần, dùng để xa • Để vật dụng cạnh (thành gói) chúng sử dụng (có thể tạo thành dụng cụ; theo trình tự sử dụng) • Đảm bảo thẩm mỹ - Thực xếp: • Bước 1: Xác định vị trí phù hợp (sử dụng đồ 5S) • Bước 2: Làm khu vực, xếp đặt điều chỉnh hợp lý Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ • Bước 3: Áp dụng biện pháp Nhận diện mắt (Để cần nhìn thống qua, biết có – để chỗ – số lượng) # Chiến lược dán nhãn/ký hiệu (vị trí, số lượng ) # Chiến lược sơn màu/đánh dấu (vị trí sàn, đường ống ) # Chiến lược vẽ bóng (Chúng tơi có hình ảnh mẫu mà đơn vị khác thực để bạn tham khảo dễ hình dung, thực hiện) S3 – Sạch thực nào? Thành công tổ chức đến từ hợp tác thành viên; để trì cần điều Do đó, lãnh đạo đơn vị cần phân chia vị trí cho cá nhân Thực tế, số cân nhân ỉ lại đơn vị có lao cơng riêng Tuy nhiên, người sinh vật thói quen, quan bạn khơng luyện tập nhà bạn khơng thể giữ nhà - Phân vị trí 5S cho cá nhân đảm trách (chúng thiết kế bảng kiểm 5S để hỗ trợ bạn thực việc này) - Duy trì 24/7 DỪNG LẠI! Khi cá nhân chịu trách nhiệm 5S cho khu vực cụ thể xác nhận hoàn thành 3S đầu (S1, S2, S3), trưởng đơn vị cần kiểm tra, thấy cịn tốt hơn, “đòi hỏi” chuẩn mực cao Khi đạt mong đợi rồi, chụp ảnh khu vực đó, lưu lại, dùng hình ảnh làm chuẩn để trì 5S Như bạn hiểu rằng, chuẩn người thực tạo ra, nên họ dễ dàng tuân theo Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Chúng thiết kế cơng cụ kiểm sốt trì 5S, sử dụng Group Facebook Dựa sở cập nhật ảnh hàng ngày (trước lúc nhân viên về) vào album ảnh Group Facebook 5S Lãnh đạo đơn vị cơng tác xa theo dõi việc trì hoạt động 5S (Xem phụ lục Hướng dẫn sử dụng Facebook cập nhật hoạt động 5S hàng ngày) Song song với Group Facebook 5S, chia sẻ với bạn quy trình giao ban 5S với nghĩa đen 5s (5 giây – second) (Xem phụ lục Hướng dẫn Giao bạn 5S) S4 – Săn sóc thực nào? Săn sóc hiểu trì chuẩn hóa 3S (S1, S2, S3) Đây trình hình thành thói quen cho cá nhân đơn vị Phải chân thành giai đoạn khó Và chúng tơi gợi ý công cụ để hỗ trợ bạn trình (Hướng dẫn giao ban 5S; Group Facebook 5S) S5 – Sẵn sàng thực nào? Đây thói quen hình thành, cá nhân ý thức tự giác với hoạt động 5S ngày, để đạt hiệu suất lao động cao Bạn/đơn vị bạn đến level chưa? Nếu chưa, thi đua nhé! Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ TỔ CHỨC THỰC HIỆN 5S - Bước 1: Xác định mức độ kỳ vọng 5S muốn đạt (lãnh đạo đơn vị) • Xem hình ảnh mẫu, kiến tập đơn vị thực 5S • Chọn 01 khu vực thực mẫu 5S (dự kiện chọn người phụ trách khu vực mẫu đó) - Bước 2: Tập huấn 5S cho nhân viên đơn vị • Thơng báo khu vực thời gian thực mẫu - Bước 3: Thực khu vực mẫu • Chia sẻ kinh nghiệm thực • Thống thời điểm hồn chỉnh 5S khu vực mẫu • Nhắc lại nhiệm vụ 5S cá nhân đơn vị • Kiểm tra/đánh giá trình thực (giao ban 5S Group Facebook) - Bước 4: Triển khai mở rộng toàn khơng gian đơn vị • Phân cơng khu vực 5S cho cá nhân • Thời hạn mức độ kỳ vọng lãnh đạo với 5S khu vực • Kiểm tra/đánh giá q trình thực (giao ban 5S Group Facebook) 10 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phục lục 01: BẢNG KIỂM THỐNG NHẤT TIÊU CHÍ 5S TẠI KHU VỰC Khoa: STT Nội dung Tần suất Số lượng Vị trí (2) sử dụng(1) Tiêu chuẩn sạch(3) Chú giải (1):Tần suất sử dụng chia làm mức Sử dụng hàng ngày (mức độ 3) –Sử dụng hàng tuần (mức độ 2) –Sử dụng hàng tháng (mức độ 1) (2): Tiêu chuẩn chụp ảnh lúc đạt chuẩn, in – lưu làm chuẩn đối chứng (2),(3): Từ kết hợp cơng cụ Group Facebook 5S, chúng tơi trực quan vị trí đặt chuẩn hóa mức độ Hà Nội, ngày tháng năm Hà Nội, ngày tháng năm Người lập bảng Trưởng khoa phòng duyệt (ký ghi rõ họ tên) 11 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phụ lục 02: BẢNG PHÂN CƠNG HOẠT ĐỘNG 5S Khoa/Phịng STT Khu vực Người phụ trách Ký cam kết Bệnh viện đa khoa Đức Giang Ngày tháng năm Trưởng khoa phòng 12 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phụ lục 03: GIAO BAN 5S Thời gian: Hàng ngày (cùng với giao ban Khoa/Phòng) Trước giao ban: Lãnh đạo đơn vị cần lượt qua khu vực quan tâm Lãnh đạo hỏi, trưởng nhóm báo cáo, thành viên chia sẻ Có vật CƠNG VIỆC khơng cần dùng đến [KHU VỰC] không? Dụng cụ xếp đặt ĐÚNG VỊ TRÍ quy định chưa? Anh chị có ý tưởng xếp đặt HỢP LÝ không? Đã chưa LÀM SẠCH? Lượng hóa thang điểm điểm = Khơng thay đổi → TẠI SAO? điểm = Đang trình thực → KHI NÀO HOÀN THÀNH? điểm = Đạt mục tiêu đề → SO VỚI CHUẨN CHƯA? Anh chị CẦN LÀM NHỮNG GÌ để lên mức 3? Và cần nữa? 13 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phụ lục 04: GIẢI TRÌNH GIAO BAN 5S Khu vực: Trưởng nhóm 5S: điểm = Khơng thay đổi điểm = Đang trình thực điểm = Đạt mục tiêu thống Anh chị CẦN LÀM NHỮNG GÌ để lên mức 3? Cần nữa? Ngày/tháng/ năm Khu vực điểm điểm Chú ý điểm 14 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phụ lục 05: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FACEBOOK CẬP NHẬT HOẠT ĐỘNG 5S HÀNG NGÀY Làm thể để 5S trì hàng ngày? Các thành viên phải có trách nhiệm cập nhật ảnh/video hàng ngày Hoạt động giao ban 5S ngày Dưới hướng dẫn cách lập Group facebook để cập nhật ảnh/video hoạt động 5S hàng ngày - Tên nhóm Facebook: 5S Khoa/Phịng Chế độ: Cơng khai Ảnh bìa: Ảnh tập thể khoa Nội dung Group: Chỉ sử dụng để cập nhật hoạt động 5S ngày Bước 1: Tạo album ảnh/video (Số album = số nhóm 5S Khoa/Phịng) - Bước 2: Nội dung Album: • Hoạt động 5S nhóm [1] • Trưởng nhóm: [Họ tên] + SĐT • Các thành viên: [Họ tên] - Bước 3: Phần hình ảnh/video Album: • Cập nhật ảnh 5S (muộn 17h00 ngày) phần thích ảnh cần ghi rõ NGÀY/THÁNG/NĂM cho ảnh/video + tên người phụ trách vị trí 5S Upload ảnh/video hàng ngày thích ngày tháng (Có hướng dẫn kỹ thuật lớp 5S video https://youtu.be/54rb_9Xeazc ) Hoặc dùng điện thoại di động để quét mã QR code đây: 15 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ 16 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ Phụ lục 6: Ảnh ghi lại hành trình trì 5S Khoa Thần kinh – BVĐK Đức Giang 17 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ 18 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ 19 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ 20 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5S TẠI CƠ SỞ Y TẾ 21 Bs Lê Trọng Đại – Phòng QLCL BVĐK Đức Giang Website: http://letrongdai.com/ Email: bsletrongdai@gmail.com