TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG HỌP TRỰC TUYẾN NĂM 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG HỌP TRỰC TUYẾN NĂM 2020 MỤC LỤC HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT I GIỚI THIỆU CHUNG 2 MỘT SỐ HÌNH THỨC HỌP THIẾT BỊ HỆ ĐIỀU HÀNH TRÌNH DUYỆT WEB HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG 6.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BẰNG TRÌNH DUYỆT WEB TRÊN MÁY TÍNH BÀN, LAPTOP 6.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID 6.3 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH IOS 20 II KỊCH BẢN HỌP TRỰC TUYẾN 28 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI HỌP TRỰC TUYẾN 28 CÁC LƯU Ý KHI ĐANG THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 28 SAU CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 32 I HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT GIỚI THIỆU CHUNG Ứng dụng họp trực tuyến (AIC eMeeting): Là giải pháp họp trực tuyến dành cho quan doanh nghiệp, nhằm tạo phòng họp trực tuyến cách đơn giản nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ yêu cầu họp, giao tiếp hình ảnh, âm thanh, video… * Một số chức bản: - Hỗ trợ tạo họp, phân quyền họp theo sub domain - Bảo mật đường truyền với giao thức chuẩn RTMPS, HTTPS - Quản trị phân quyền họp giao diện web, mobile - Hỗ trợ chia sẻ hình, video, website - Hỗ trợ phân quyền, tương tác quyền sử dụng camera, microphone… * Mô hình họp trực tuyến: MỘT SỐ HÌNH THỨC HỌP - Họp thảo luận trực tuyến hình thức họp trực tuyến mà điểm cầu thảo luận, trao đổi trực tiếp với thông qua việc sử dụng camera microphone Ví dụ: họp thảo luận nhóm làm việc, - Họp giao ban trực tuyến, đào tạo trực tuyến: hình thức họp trực tuyến mà người chủ trì có quyền sử dụng microphone điều khiển họp Chỉ Trang 2/32 có thành viên có quyền bật microphone camera Các thành viên khác muốn phát biểu phải xin quyền đồng ý người chủ trì họp Ví dụ: họp ban lãnh đạo, họp lãnh đạo với chi nhánh… - Hội nghị truyền hình hình thức họp trực tuyến mà người chủ trì có quyền sử dụng microphone điều khiển họp Người chủ trì có quyền cho phép nhiều thành viên sử dụng microphone camera Ví dụ: Họp phổ biến thơng tin cho địa phương, địa bàn khác nhau,… THIẾT BỊ Ứng dụng họp trực tuyến hoạt động nhiều loại thiết bị khác nhau: Máy tính để bàn (cần trang bị camera, micro), Laptop, Máy tính bảng, Điện thoại thông minh HỆ ĐIỀU HÀNH Ứng dụng họp trực tuyến hoạt động hầu hết hệ điều hành phổ biến iOS, Android, Windows TRÌNH DUYỆT WEB Ứng dụng họp trực tuyến hoạt động hầu hết trình duyệt web phổ biến Chrome, Safari, firefox,… HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG 6.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BẰNG TRÌNH DUYỆT WEB TRÊN MÁY TÍNH BÀN, LAPTOP BƯỚC 1: mở trình duyệt web (Google Chrome, Firefox, nên sử dụng trình duyệt Google Chrome để đảm bảo ổn định ) Trang 3/32 - BƯỚC 2: nhập chép địa gửi từ Sở Thông tin Truyền thông cung cấp để dán vào địa trình duyệt web Ví dụ nhập địa chỉ: https://hoptructuyen.vinhlong.gov.vn:2443/hopcovid19 - BƯỚC 3: nhập mật Sở Thông tin Truyền thông cung cấp vào “Mật khẩu” Sau bấm nút “Được” Trang 4/32 Nhập mật gửi từ Sở TT&TT - BƯỚC 4: nhập tên, đơn vị người tham gia họp trực tuyến Sau đó, bấm nút “Được” Nhập tên hiển thị Ví dụ: Ơng Trần Văn A - GĐ Sở NNPTNT - BƯỚC 5: số chức phần mềm, ý nghĩa biểu tượng hệ thống Trang 5/32 (1) (2) (4) (3) (1) Chia sẻ hình: nhấp biểu tượng phịng họp (5) (6) (7) (8) để chia hình Nhấp chọn nội dung cần chia sẻ Nhấp chọn “Chia sẻ” Trang 6/32 Nhấp chọn “Dừng chia sẻ” để tắt chia sẻ quay lại giao diện (2) Giờ tay phát biểu: nhấp biểu tượng phát biểu để phát tín hiệu giơ tay cần (3) Mở họp thoại nhắn tin: nhấp biểu tượng để mở cửa số nhắn tin Nhập nội dung cần trao đổi nhóm, nhấn phím Enter để gửi (4) Tắt/ mở micro: nhấp biểu tượng để tắt/mở âm micro (5) Thoát họp: nhấp biểu tượng để thoát khỏi họp (6) Tắt/mở camera: nhấp biểu tượng để tắt/mở camera (7) Xem hiển thị hình ảnh dạng lưới: nhấp biểu tượng ảnh dạng lưới để xem hình Trang 7/32 (8) Mở menu danh mục khác: nhấp biểu tượng mục chức khác để mở menu danh Trang 8/32 6.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID Tải Cài đặt ứng dụng họp trực tuyến (AIC eMeeting) - Bước 1: Mở ứng dụng “Play Store” “CH Play” Nhấp chọn để mở ứng dụng “Play Store” “CH Play”(1) - Bước 2: tìm kiếm ứng dụng có tên AIC eMeeting Trang 9/32 Nhấp chọn “Thêm tùy chọn” để xem đầy đủ chức Trang 18/32 Chọn thiết bị âm Bật/tắt chế độ dùng âm Chế hiển thị dạng lưới để xem hình ảnh đối tượng tham gia họp Giơ tay, phát tín hiệu có ý kiến phát biểu Trang 19/32 6.3 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH IOS 6.3.1 Tải cài đặt ứng dụng họp trực tuyến (ví dụ minh họa Ipad) - Bước 1: bấm nút Home mở Ipad - Bước 2: Tìm mở ứng dụng có tên “App Store” Nhấp chọn để mở ứng dụng “App Store” - Bước 3: tìm kiếm ứng dụng có tên AIC eMeeting Trang 20/32 Nhấp chọn “Tìm kiếm”(1) Nhập tìm ứng dụng có tên “AIC eMeeting”(2) Nhấp chọn “Nhận” đợi ứng dụng cài đặt giây lát(3) Trang 21/32 - Bước 4: bấm phím home để quay lại hình Ipad - Bước 5: cài đặt cấu hình ứng dụng (chỉ thực lần sau cài ứng dụng) Nhấp mở ứng dụng “eMeeting”(4) Nhấp chọn để vào giao diện cài đặt(5) Trang 22/32 Nhập tên hiển thị, email (6) Ví dụ: Ơng Nguyễn Văn A – GĐ sở NNPTNT Nhập xác địa chỉ: (7) https://hoptructuyen.vinhlong.gov.vn:2443/ Tham gia phòng họp trực tuyến (Ipad kết nối wifi ,3G, 4G) - Bước 1: bấm nút Home mở Ipad - Bước 2: Tìm mở ứng dụng có tên eMeeting Nhấp chọn để mở ứng dụng eMeeting Trang 23/32 - Bước 3: tham gia vào phòng họp Nhập tên phịng họp gửi từ Sở Thơng tin Truyền thơng (1) Ví dụ: HopCovid19 Nhấp chọn “THAM GIA”(2) Trang 24/32 Nhập mật gửi từ Sở Thông tin Truyền thơng (2) Ví dụ: 123 Bước 4: họp trực tuyến - Giao diện họp trực tuyến sau tham gia phịng họp thành cơng Dưới số chức ứng dụng cần lưu ý: Tắt/mở Micro âm Thoát khỏi họp Tắt/mở camera Mở cửa sổ nhắn tin trao đổi phòng họp(chat) Mở danh mục chức khác Trang 25/32 - Giao diện cửa sổ nhắn tin người dùng nhấn chọn biểu tượng Nhập nội dung cần gửi(1) Nhấp chọn để gửi tin nhắn (2) Nhấp chọn  để quay lại cửa sổ họp trực tuyến Trang 26/32 - Giao diện danh mục chức khác người dùng nhấn chọn biểu tượng Tắt/mở Camera Bật/tắt chế độ nghe âm thanh, khơng có hình ảnh Xem thơng tin phịng họp Giơ tay, phát tín hiệu có ý kiến phát biểu Bước 5: Thoát tắt ứng dụng họp trực tuyến (eMeeting) nhấn nhanh phím Home lần để tắt ứng dụng Trang 27/32 II KỊCH BẢN HỌP TRỰC TUYẾN CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI HỌP TRỰC TUYẾN Khi nhận giấy mời họp trực tuyến, người tham gia cần thực hiện: - Liên hệ trực tiếp với đơn vị tạo phịng họp trực tuyến (Sở Thơng tin Truyền thơng) để biết thơng tin tên phịng họp mật tham gia phòng họp - Kiểm tra đường truyền trước vào phòng họp khoảng trước bắt đầu họp, cần đảm bảo đường truyền tốt ổn định - Sau đó, đăng nhập vào phòng họp trước 30 phút trước họp để đăng ký tham gia với đơn vị quản lý họp sẵn sàng cho họp - Đối với người tham gia sử dụng máy tính bàn, laptop để tham gia họp nên sử dụng trình duyệt Google Chorme để tham gia nhằm đảm bảo tình trạng kết nối tốt - Khi sử dụng Ipad, Laptop, điện thoại thông minh,… cần đảm bảo đủ pin q trình sử dụng - Khơng nên sử dụng q thiết bị phịng vật lý tạo hiệu ứng nhiễu âm phòng họp trực tuyến - Thông tin liên hệ Sở Thông tin Truyền thơng: + Ơng Nguyễn Chí Hiếu – Phó Trưởng phịng Vận hành hệ thống – Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông, SĐT: 02703.836.021, DĐ: 0975.941.808, email: nchieu.stttt@vinhlong.gov.vn + Ơng Lưu Bá Phúc - Phó Trưởng phịng Vận hành hệ thống – Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông, SĐT: 02703.836.021, DĐ: 0977.979.298, email: lbphuc.stttt@vinhlong.gov.vn CÁC LƯU Ý KHI ĐANG THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN - Không nên sử dụng thiết bị phịng vật lý tạo hiệu ứng nhiễu âm phòng họp trực tuyến - Mỗi họp cần có người điều phối: + Nên người tạo phòng họp người tham gia vào phòng họp + Người điều phối vào Room đặt tên “Thư ký” để có quyền quản trị họp + Người điều phối cần tham gia máy tính bàn/laptop Trang 28/32 + Người điều phối cần ngồi gần người chủ trì nắm danh sách tham gia buổi họp để thực điều phối + Người điều phối quan sát người tham gia khác giơ tay phát biểu để điều hành họp: bật micro cho người muốn phát biểu chuyển hình đến người phát biểu + Sử dụng chức “Tìm người họp” để tìm đến hình người phát biểu - Người điều phối: + Vào Cài đặt eMeeting/Thêm tick bật tuỳ chọn :  “Mọi người bắt đầu bị tắt tiếng”  “Tất người theo dõi tôi” + Yêu cầu người không tự ý bật micro chưa cho phép chủ toạ Trang 29/32 Người điều phối bật micro chọn hình người giơ tay phát biểu Trang 30/32 - Đối với người tham gia họp: + Tắt Micro chưa phát biểu có cán khác phát biểu, mở micro cần có ý kiến phát biểu (Tránh ồn, ảnh hưởng đến họp) + Khi cần phát biểu nhấp vào biểu tượng hình để thơng báo cần phát biểu Khi có thống chủ tọa phiên họp mở Micro phát biểu: + Khi phát biểu xong nên chủ động tắt micro (Tránh ồn, ảnh hưởng đến họp) + Trong trình họp có số cửa sổ họp khơng hiển thị hình ảnh Khi đó, muốn thấy hình ảnh hiển thị nhấp chọn cửa sổ + Người tham gia sử dụng tai nghe để nghe âm rõ + Người tham gia giảm chất lượng hình ảnh đường truyền đơn vị thấp Nhấp chọn “Chỉnh chất lượng”(2) Nhấp chọn (1) Trang 31/32 Chọn độ phân giải phù hợp chọn “Xong” (3) SAU CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN Sau họp kết thúc, người tham gia liên hệ trực tiếp với Sở Thông tin Truyền thông để góp ý tình trạng sử dụng, kết nối lúc họp trực tuyến, để điều chỉnh cho phù hợp vào họp Thông tin liên hệ: Phịng Cơng nghệ thơng tin, SĐT: 02703.836.158, email: pcntt.stttt@vinhlong.gov.vn./ Trang 32/32 ... lưới: nhấp biểu tượng ảnh dạng lưới để xem hình Trang 7/32 (8) Mở menu danh mục khác: nhấp biểu tượng mục chức khác để mở menu danh Trang 8/32 6.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI,... camera Mở danh mục chức khác Mở cửa sổ nhắn tin trao đổi phịng họp(chat) Tắt/mở Micro âm Thốt khỏi họp Trang 16/32 + Giao diện cửa sổ nhắn tin người dùng nhấn chọn biểu tượng Nhập nội dung cần... Mở cửa sổ nhắn tin trao đổi phòng họp(chat) Mở danh mục chức khác Trang 25/32 - Giao diện cửa sổ nhắn tin người dùng nhấn chọn biểu tượng Nhập nội dung cần gửi(1) Nhấp chọn để gửi tin nhắn (2)