Tài liệu KỸ NĂNG VIẾT ppt

1 KỸ NĂNG VIẾT NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT - Trình tự của thông tin trình bày. - Từ ngữ sử dụng. - Sự chính xác của văn phạm. - Ðối tượng nguời đọc. - Hình thức trình bày. Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết. - Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác. VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…) 2 Văn bản 1. Người gửi : Chiến Gửi : Tú. Cảm ơn về tập tài liệu PT và những thông tin. Tôi sẽ liếc qua vụ này đêm nay và sẽ cho anh biết những kết quả tính toán cuối cùng vào ngày mai. Ðược chứ ? BÀI TẬP THỰC HÀNH Anh Chiến là kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phòng marketing một bức thư có nội dung như sau : Hãy nhận xét và sửa lại (nếu cần) văn bản này. 3 Văn bản 2 Nguời gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế toán truởng. Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Truởng phòng Marketing. V/v : Tập tài liệu PT. Ngày 15 tháng 9 năm 2005. Cảm ơn anh đã gửi cho tôi bản tài liệu PT và những thông tin bổ sung. Tối nay tôi sẽ xem xét tất cả các chi tiết và sẽ tính toán chi phí phù hợp. Số liệu cuối cùng sẽ đuợc giao cho anh vào 10h30 sáng mai. Nếu anh cần những thông tin này sớm hơn thì hãy gọi cho tôi theo số máy nội bộ 308 truớc 4h30 chiều nay. 4 1. Viết thư thông thuờng và báo tin vui.(thông báo, đặt hàng, tín dụng…) 2. Viết thư báo tin không vui.( từ chối khiếu nại, đặt hàng, tín dụng…) 3. Viết thư thuyết phục (thư bán hàng, thư yêu cầu và đòi nợ…) 4. Viết các loại thư đặc biệt. (thư giới thiệu, chúc mừng , cảm ơn, chia buồn…) 5 KĨ NĂNG VIẾT THƯ BÁN HÀNG 1. Bước chuẩn bị để viết thư bán hàng  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?  Tìm hiểu người đọc thư - Thư được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ? - Bạn muốn gì ở người đọc ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng. 6 2. NỘI DUNG VIẾT THƯ 2.1. NỘI DUNG - Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm. - Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm. - Giá cả được đề cập. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu có). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về SP - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. 7 THỰC HÀNH Viết thư giới thiệu bán hàng về một dịch vụ mới, chất lượng cao “Sinh viên giúp việc nhà” THỰC HÀNH Hãy viết thư bán hàng một sản phẩm mà bạn yêu thích. 8 THỰC HÀNH 1- Giới thiệu về một sản phẩm 2- Đề xuất các biện pháp hoàn thiện sản phẩm. 3- Đề xuất các biện pháp marketing cho sản phẩm. CÁC SẢN PHẨM: - Bưởi năm roi - Vải thiều Lục Ngạn - Sữa tắm - Vina giày - Áo thun Thành Công - Bánh Kinh Đô - Thực phẩm Vissan - Cá Basa 9 KĨ NĂNG GIỚI THIỆU SP 1. Bước chuẩn bị  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?  Tìm hiểu người KH - Thông tin được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ? - Bạn muốn gì ở khách hàng ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng… 10 2. NỘI DUNG VIẾT THƯ 2.1. NỘI DUNG - Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm. - Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm. - Giá cả được đề cập. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu có). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về giá. - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. [...]... nang về chất luợng của Cty và sếp của bạn muốn loại bỏ càng nhiều loại giấy tờ càng tốt 5 Các nhân viên của nhà thầu thuờng đi vào một số khu vực cấm của cơ quan 11 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN : nói, viết, ứng xử, nghe Cơng việc quản lí Nói Viết ứng xử Nghe 1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong cơng việc 2.Hướng dẫn cơng việc cho NV 3 Điền vào biểu mẫu để báo cáo cơng việc lên cấp trên 4.Tiếp nhận kiến nghị... dụng - Một nhóm đóng vai người ứng viên (người xin việc.) 28 THẢO LUẬN : Hãy nêu những phẩm chất, năng lực cần thiết của nhân viên kinh doanh ngày nay 29 Những phẩm chất, năng lực của nhân viên kinh doanh ngày nay 1 Sáng tạo, năng động 2 Gắn bó với nhóm làm việc 3 Thích ứng nhanh với sự thay đổi 4 Có khả năng làm việc duới áp lực cao 5 Có ý thức về quyền sở hữu cơng việc và ý tuởng 6 Sẵn sàng chấp nhận... CẦN TRÁNH 1 Trễ hẹn 2 Nói q nhiều và thường xun ngắt lời khách hàng 3 Khơng chuẩn bị kỹ mọi thứ cần thiết khi gặp khách hàng 4 Đưa lời khun hoặc tư vấn khi chưa hiểu kỹ nhu cầu của khách hàng 5 Qúa tự nhiên tại văn phòng của KH 6 Sáo ngữ hoặc ngơn ngữ khơng phù hợp 7 Trang phục lơi thơi, nhếch nhác 8 Khơng tìm hiểu kỹ về Cty hoặc các vấn đề, nhu cầu của KH trước khi gặp 9 Thái độ tiêu cực 10 Thiếu tơn... những hiểu lầm do diễn đạt - Trong các cuộc PV mang tính thuyết phục cần giữ bình tĩnh, khơng nên tự phụ nói về chiến thắng của mình Khi thua cũng khơng nên q cay cú, nên thua với thái độ hòa nhã 23 CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT 1 ÐỐI VỚI NGƯỜI PHỎNG VẤN  Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn - Xác định rõ mục đích của cuộc phỏng vấn là gì ? - Nội dung PV : Bạn mong nhận được gì ? - Kiểu phỏng vấn nào thích hợp ? - Ăn... khó của cơng ty sữa trong buổi khai giảng năm học mới 2 Lễ khai trương đại lý độc quyền hãng mỹ phẩm A 3 Tết trung thu cho trẻ em đường phố 4 Liên hoan văn nghệ nhân ngày 20/11 5 Chủ đề tự chọn 15 I KỸ NĂNG NĨI CHUYỆN TRUỚC CƠNG CHÚNG I NGƯỜI NĨI (diễn giả) 1.Hầu hết mọi người cảm thấy sợ hãi, lo âu trong lần diễn thuyết đầu tiên Một số biện pháp khắc phục: - Đừng nghĩ về mình (cách nghĩ “ta là trung... Thích nghi với đa văn hố và biết nhiều ngơn ngữ 8 Khả năng giao tiếp tốt 9 Trung thực với đồng nghiệp, với cấp trên và KH 10 Hiểu biết chiến luợc kinh doanh 11 Có quyết tâm học hỏi và phát triển nghề nghiệp 30 CHÂN DUNG NGƯỜI KINH DOANH CHUN NGHIỆP 1 Ấn tượng đầu tiên: ngơn ngữ, phong cách, bắt tay, trang phục, đúng giờ 2 Kiến thức sâu, rộng 3 Khả năng thích ứng 4 Tính nhạy cảm 5 Sự nhiệt tình 6 Lòng... đó?” 3 Chia nhóm thảo luận 4 Hẹn trả lời riêng cho nguời hỏi khi giải lao hoặc cuối giờ 5 Nếu bạn thực sự khơng trả lời duợc, bạn nên hẹn một dịp khác trả lời, Khơng nên tìm cách né tránh, đánh lừa 21 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI PV I CÁC KIỂU PHỎNG VẤN Định nghĩa: Hai người gặp nhau, thảo luận về một điều gì đó đều có thể gọi là một cuộc phỏng vấn (đàm thoại) Ví dụ: người bán và người mua; bác sĩ và... tác thể dục: xoay cổ, xoay vai, co duỗi tay, thả lỏng tồn thân - Tập nói ngân nga, nói nhỏ, nói thầm ở nhiều cung bậc khác nhau 16 - Tập thở: hít vào thở ra có kiểm sốt hơi thở đều =>nói khơng run - Khả năng diễn đạt rõ ràng bằng lời (chứ khơng bằng tay) - Phát âm chính xác khơng nói ngọng, cà lăm, giọng địa phương… 2 Giới thiệu mình với người nghe để tạo mối quan hệ tin tưởng 3 Khi đứng trên diễn đàn... về các cách thức cải tiến PP làm việc 5 Điền vào biểu mẫu, báo cáo 6 Duy trì kỷ luật cơng bằng 7 Gặp gỡ các đồng nghiệp, KH 8 Đào tạo cho NV mới 9 GQVĐ nẩy sinh, các phàn nàn 12 Cơng việc quản lí Nói Viết ứng xử Nghe 1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong cơng việc X 2.Hướng dẫn cơng việc cho NV X 3 Điền vào biểu mẫu để báo cáo cơng việc lên cấp trên X X X 4.Tiếp nhận kiến nghị từ NV về các cách thức cải...THỰC HÀNH : Hãy chọn hình thức giao tiếp viết/ nói cho phù hợp với các truờng hợp sau 1 Một xe vận tải hàng của bạn gặp tai nạn và bạn cần thơng báo cho khách hàng biết việc giao hàng sẽ bị ảnh huởng 2 Bạn muốn kiểm tra xem 7 nhân viên bán hàng . Tú – Truởng phòng Marketing. V/v : Tập tài liệu PT. Ngày 15 tháng 9 năm 2005. Cảm ơn anh đã gửi cho tôi bản tài liệu PT và những thông tin bổ sung. Tối. đòi nợ…) 4. Viết các loại thư đặc biệt. (thư giới thiệu, chúc mừng , cảm ơn, chia buồn…) 5 KĨ NĂNG VIẾT THƯ BÁN HÀNG 1. Bước chuẩn bị để viết thư bán