Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh

Chuyên đề thực tập tốt nghiệpMỤC LỤCMỤC LỤC 1

1.1.4 Các sản phẩm và dịch vụ 9

1.1.5 Khái quát quy trình sản xuất phần mềm 10

1.2.1 Giới thiệu chung về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam 11

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 21

2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý 21

2.2 Hệ thống thông tin quản lý 23

2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin 23

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 24

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin 26

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống 27

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 28

2.2.5.1 Đánh giá yêu cầu 28

2.3 Phân tích hệ thống thông tin 31

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích 31

2.3.1.1 Phỏng vấn 31

2.3.1.2 Nghiên cứu tài liệu 32

2.3.1.3 Sử dụng phiếu điều tra 33

2.3.1.4 Quan sát 33

2.3.2 Phương pháp mã hóa dữ liệu 33

2.3.2.1 Định nghĩa mã hóa dữ liệu 33

2.3.2.2 Tác dụng của việc mã hóa 34

2.3.2.3 Các phương pháp mã hóa cơ bản 34

2.3.3 Công cụ mô hình hóa 35

2.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 351

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp2.3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 36

2.3.3.3 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 37

2.4 Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý 38

2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 38

2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa 39

2.5 Thiết kế vật lý ngoài 40

2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra 40

2.5.2 Thiết kế vật lý đầu vào 41

2.5.3 Thiết kế giao tác với phần tin học hóa 41

2.6 Thiết kế vật lý trong 42

2.7 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 43

3.4.1 Giải thuật đăng nhập 68

Chức năng: Mô tả quá trình đăng nhập vào menu làm việc chính 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 922

Hệ thống thông tin

Công try kỹ thuật và thương mại dịch vụ

Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thônDanh mục từ điển

Công nghệ thông tinSơ đồ luồng thông tinSơ đồ chức năngSơ đồ luồng dữ liệuCơ sở dữ liệu

Tài khoảnKhách hàngGiao dịch

3

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1Hình 1.2Hình 1.3Hình 2.1Hình 2.2Hình 2.3Hình 2.4Hình 2.5Hình 2.6Hình 2.7Hình 3.1Hình 3.2Hình 3.3Hình 3.4Hình 3.5Hình 3.6Hình 3.7Hình 3.8Hình 3.9Hình 3.10Hình 3.11Hình 3.12Hình 3.13Hình 3.14Hình 3.15Hình 3.16Hình 3.18Hình 3.17

Sơ đồ tổng quan về AGRIBANK Việt NamSơ đồ tổ chức của AGRIBANK Việt NamSơ đồ cơ cấu tổ chức AGRIBANK Bắc NinhSơ đồ truyền tin

Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấpQuy trình hoạt động của HTTTBa mô hình của HTTT

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFDCác ký pháp cơ bản của ngôn ngữ IFDCác ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFDBiểu lãi suất tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạnBiểu lãi suất tiền gửi tiết kiệm bậc thangSơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ chức năng HTTT quản lý tiền gửiSơ đồ DFD ngữ cảnh

Sơ đồ DFD mức 0 HTTT quản lý tiền gửiSơ đồ DFD mức 1 quản lý DMTD

Sơ đồ DFD mức 1 quản lý gửi – rút - số dưSơ đồ DFD mức 1 quản lý báo cáo

Sơ đồ DFD mức 1 tìm kiếmMối quan hệ giữa các tệpGiải thuật đăng nhậpGiải thuật nhập dữ liệuGiải thuật sửa dữ liệuGiải thuật huỷ dữ liệu

Giải thuật hiênt thị và in báo cáoGiải thuật tìm kiếm và xử lý dữ liệuGiải thuật tính tiền gửi – rút - dư

4

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thế kỷ 21 tin học trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn trong sự phát triển của xã hội, là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu được ở nước ta cũng như các nước trên thế giới Hiện nay, tin học đang phát triển với một tốc độ rất nhanh và thâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội Ngay cả những quốc gia có nền kinh tế chậm phát triển cũng coi tin học là một ngành có vị trí chiến lược quan trọng Những năm gần đây, công nghệ tin học hiện đại đã thu được nhiều thành tựu đáng kể Nó đã giúp công tác quản lý, kinh doanh trong các xí nghiệp và công ty trở nên dễ dàng hơn nhờ có hệ thống thông tin tốt.

Quá trình tin học hoá đã giúp công tác quản lý, cũng như thương mại ngày càng có hiệu quả hơn công tác quản lý bằng phương pháp thủ công Với việc quản lý bằng tin học các số liệu đã được thống kê một cách chính xác và nhanh chóng hơn Vì vậy việc ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý cũng như kinh doanh trong các xí nghiệp hay công ty nhằm giải phóng sức lao động, tăng hiệu quả sản xuất, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế rất hiệu quả và phổ biến Để làm điều này không chỉ cần máy móc thiết bị phần cứng mà điều quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý.

Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã được học trong nhà trường vào thực tế và mong muốn tạo ra sản phẩm phần mềm dù nhỏ bé nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ việc quản lý tiền gửi tại các ngân hàng ở Việt Nam, em

chọn đề tài:“ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tại chi nhánh

ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh” làm chuyên đề

tốt nghiệp.

5

Chuyên đề này có cấu trúc gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về công ty thương mại và dịch vụ kỹ thuật & ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh.

Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty thương mại và dịch vụ kỹ thuật (TSTC) nơi tác giả thực tập và ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh ( là địa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giải quyết) Đồng thời, trong chương một tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩa của đề tài và phương tiện sử dụng để nghiên cứu.

Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý

Chương này trình bày khái quát tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu một hệ thống thông tin quản lý, đó là cơ sở cho việc thực hiện phân tích, thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3 Các ví dụ cụ thể cũng được lấy từ thực tế xây dựng hệ thống.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh.

Trong chương này, em sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ thống thông tin quản lý đã chọn.

Chương 4: Yêu cầu và đánh giá sản phẩm

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo – THS Nguyễn Văn Thư và giám đốc Nguyễn Thành Long vì sự hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành đề tài này!

Hà Nội, ngày 12 tháng 4 năm 20086

NÔNG THÔN BẮC NINH

1.1Khái quát về công ty thương mại và kỹ thuật dịch vụ1.1.1 Thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Công ty thương mại và dịch vụ kỹ thuật ( TSTC)

- Tên giao dịch : Technical Services and Trading Co., Ltd - Tên viết tắt : TSTC

• Tại TP.HCM

- Địa chỉ: 52/1 Cửu Long, Phường 2, Quận Tân Bình, TP.HCM - Điện Thoại: 08 8445825

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật (TSTC) được thành

lập vào năm 2000 Sau nhiều năm hoạt động kinh doanh tại thị trường viễn thông và công nghệ thông tin Việt Nam, nhờ năng lực và uy tín của mình, TSTC đã trở thành một trong những công ty tích hợp hệ thống hàng đầu tại Việt nam.

Lĩnh vực hoạt động chính của TSTC là tư vấn, thiết kế, triển khai, cung cấp thiết bị và dịch vụ chuyên ngành viễn thông tin học Công ty TSTC rất tự

7

hào về chất lượng sản phẩm, giải pháp và dịch vụ kỹ thuật do công ty TSTC triển khai Đội ngũ kỹ thuật của Công ty Thương mại và dịch vụ kỹ thuật được đào tạo chính qui trên các công nghệ của các hãng nước ngoài Ngoài ra, Công ty TSTC còn nhận được sự trợ giúp trực tiếp của các chuyên gia nước ngoài có nhiều năm kinh nghiệm về công nghệ liên quan đến sản phẩm và có một quá trình triển khai hỗ trợ thành công các dự án tầm vóc quốc gia tại Việt nam.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Đội ngũ cán bộ

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật và chuyên gia đã tốt nghiệp đại học và trên đại học, Công ty Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật chuyên lập dự án, thiết kế kỹ thuật và thi công lắp đặt các hệ thống trong lĩnh vực viễn thông, điện, điện tử và tự động hóa Hầu hết cán bộ kỹ thuật của công ty đều đã trải qua các khóa học do chuyên gia hàng đầu trên thế giới về lĩnh vực viễn thông và tự động hóa đào tạo.

Tại Công ty Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuậti luôn chú trọng

• Khả năng đưa ra được những giải pháp tối ưu, kinh tế nhất với chi phí tối thiểu nhằm đáp ứng những nhu cầu không ngừng tăng lên của khách hàng.

• Bảo đảm chất lượng không những trong từng sản phẩm bán ra mà còn trong mọi giải pháp và dịch vụ đưa ra sau khi bán hàng.

• Không ngừng hỗ trợ cho các thiết bị sau khi đã lắp đặt.

• Bảo đảm điều kiện và thời gian bảo hành thiết bị là tốt nhất và nhanh nhất sau khi nhận được thông báo của khách hàng.

8

Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề chuyên thi công lắp đặt các công trình viễn thông và tạo những sản phẩm phần mềm.

1.1.3 Tầm nhìn thương hiệu

nhằm phát huy tối đa sức mạnh công nghệ mới phục vụ sự phát triển ngành Viễn Thông và CNTT.

phẩm dịch vụ toàn diện cho khách hàng là tiêu chí hàng đầu để tạo dựng tính chuyên nghiệp của TSTC đi đôi với sự tín nhiệm

thống dựa trên môi trường kinh doanh năng động theo các tiêu chuẩn quản lý tiên tiến để phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế.

 Hoài bão để thành công: Không ngừng phát triển hoạt động kinh

doanh trên tầm cao mới, định hướng phát triển bền vững giàu bản sắc để khẳng định vị thế doanh nghiệp ngày một thành công hơn.

1.1.4 Các sản phẩm và dịch vụ

- Các sản phẩm phần mềm: như quản lý nhân sự, chấm công…

- Tư vấn cung cấp thiết kế, phân tích, triển khai các sản phẩm phần mềm

- Cung cấp thiết kế, triển khai các hệ thống viễn thông…

- Tư vấn, thiết kế, lắp đặt các thiết bị đa truy nhập, các thiết bị ghép kênh, các loại môdem truyền dẫn…

9

Các thiết bị chuyển đổi giao diện Chuyển đổi giao thức.

1.1.5 Khái quát quy trình sản xuất phần mềm

Công ty tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước: phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trong quá trình sản xuất phần mềm.

dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạt được, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ không thể vượt qua Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao về chuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy mô của phần mềm.

cầu kết thúc Tài liệu từ quá trình trên được sử dụng ở giai đoạn này, mục đích của giai đoạn thiết kế là xây dựng được đặc tả của các yêu cầu đối với phần mềm, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết (thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, module hóa chương trình và thiết kế các công cụ cài đặt chương trình).

của giai đoạn thiết kế thành các module chương trình do các lập trình viên đảm nhận Quá trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tài liệu thiết kế đã được tạo ra từ giai đoạn trước.

10

cũng đã thực hiện test các module xử lý gọi là unit test Giai đoạn test tích hợp các module nhằm mục đích chạy và kiểm thử cả chương trình, nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của giai đoạn này là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế và triển khai đúng với các yêu cầu đã đề ra.

sản phẩm phần mềm cho khách hàng bao gồm những việc sau: thực hiện cài đặt phần mềm, đào tạo về kỹ thuật cho người sử dụng.

1.2 Khái quát về ngân hàng nông nghiệp nông thôn Bắc Ninh

1.2.1Giới thiệu chung về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam

1.2.1.1 Thông tin chung

- Tên gọi: Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam

( Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development, viết tắt là: AGRIBANK).

11

- Năm 2003, chủ tịch nước Việt Nam đã trao tặng Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển Nông thôn danh hiệu anh hùng lao động thời kỳ đổi mới.1.2.1.3 Quy mô phát triển

- AGRIBANK là ngân hàng lớn nhất Việt Nam cả về vốn, tài sản, đội ngũ cán bộ nhân viên, mạng lưới hoạt động và số lượng khách hàng Đến tháng 3/2007, vị thế dẫn đầu của AGRIBANK vẫn được khẳng định với trên nhiều phương diện: Tổng nguồn vốn đạt gần 67000 tỷ đồng; vốn tự có gần 15000 tỷ đồng; Tổng số dư nợ đạt gần 239000 tỷ đổng; Tỷ lệ nợ xấu theo chuẩn mực mới, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế là 1,9% AGRIBANK có hơn 2200 chi nhánh, và điểm giao dịch được phân bố rộng khắp trên toàn quốc với gần 30.000 cán bộ nhân viên.

- Là ngân hàng đầu tư tích cực vào đổi mới và ứng dụng công nghệ ngân hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản trị kinh doanh và phát triển dịch vụ mạng lưới ngân hàng tiên tiến Hiện ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đã kết nối trên diện rộng mạng máy tính từ trụ sở chính đến hơn 1500 chi nhánh và một hệ thống các dịch vụ ngân hàng gồm dịch vụ thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT Đến nay ngân hàng nông nghiệp hoàn toàn có đủ năng lực cung ứng các sản phẩm, dich vụ ngân hàng hiện đại tiên tiến, tiện ích cho mọi đối tượng khách hàng trong và ngoài nươc.

12

- Là ngân hàng có mạng lưới ngân hàng đại lý lớn với 700 ngân hàng tổ chức tài chính quốc tế ở gần 90 quốc gia khắp các châu lục Là thành viên hiệp hội tín dụng Nông Nghiệp Nông Thôn Châu Á Thái Bình Dương (APRACA) Và hiệp hội nông nghiệp tín dụng quốc tế (CICA); đã đăng cai tổ chức nhiều hội nghị quốc tế lớn như hội nghị FAO năm 1991, Hội nghị APRACA năm 1996 và năm 1998, được đăng cai tổ chức Hội nghị tín dụng nông nghiệp CICA lần thứ 31 tháng 11 năm 2001 tại Hà Nội Tiếp nhận và triển khai có hiệu quả các dự án của các tổ chức tín dụng tài chính của ngân hàng quốc tế.

- Với vị thế là ngân hàng thương mại hàng đầu tại Việt Nam, Ngân hàng nông nghiệp đã nỗ lực hết mình và đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ qua đó đóng góp to lớn vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá và phát triển kinh tế của đất nước

a) Sơ đồ tổng quan

Hình 1.1

13

- Thanh toán quốc tế

1.2.2Giới thiệu khái quát về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh

-Tên gọi: Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh-Địa chỉ: Số 24 Đường Đăng Đạo, Thành Phố Bắc Ninh.

-Điện Thoại: 0241 827054

14

-Vai trò: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh là chi nhánh Ngân hàng cấp I, hạng 1 trực thuộc Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thô Việt Nam, Được đánh giá là một trong những ngân hàng lớn trên địa bàn Thành phố Bắc Ninh, thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ của một ngân hàng hiện đại, có uy tín trong và ngoài nươc.

-Quy mô: Trải qua hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Ninh đã tự tin vững bước trong công cuộc đổi mới, hoà mình với sự phát triển vượt bậc của hệ thống điện tử trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Với mạng lưới các điểm giao dịch trải khắp trên địa bàn Thành phố Bắc Ninh, tính đến nay chi nhánh Bắc Ninh đã có 1chi nhánh cấp II và 2 phòng giao dịch trực thuộc Thành phố Bắc Ninh Ngoài ra, Nó còn có nhiều chi nhánh và phòng giao dịch phân dải trên các huyện Ngân hàng cung cấp các sản phẩm dịch vụ hiện đại nhanh chóng, với mức lãi suất và chi phí dịch vụ cạnh tranh, đa tiện ích, nhằm đáp ứng yêu cầu của mọi đối tượng khách hàng, mở rộng cơ hội kinh doanh, tăng cường sự hợp tác giữa các tổ chức tín dụng và các tổ chức khácừng bước nâng cao và giữ uy tín cũng như thương hiệu của chi nhánh trên thị trường tài chính nội địa và quốc tế

15

- Phó giám đốc các phòng kế toán, hành chính, tin học: Có trách nhiệm trong việc quản lý ngân quỹ và các vấn đề kiên quan tới tin học Có trách nhiệm nên báo cáo tổng số tiền gửi còn dư lại của khách hàng nên giám đốc.

- Phó Giám đốc phòng tín dụng, nguồn vốn: Có trách nhiệm trong việc quản lý tổng số tiền cho vay của ngân hàng Có trách nhiệm báo cáo tình hình tín dụng của ngân hàng nên giám đốc.

Giám Đốc

Phòng tín dụngP Kế toán

ngân quỹP Hành chính

quản trịP Tin học

Phó Giám Đốc

P Thanh

toán quốc tế

P Nghiệp vụ thẻP MarketingP kế hoạch -

nguồn vốnP Thẩm định

P tổ chức cán bộP kiểm tra kế toán nội

Các điểm giao dịch

16

- Phó giám đốc thanh toán quốc tế: Có trách nhiệm trong việc phát hành thẻ, maketing và các hoạt động liên quan đến thanh toán quốc tế.

- Cho vay ngắn hạn trung hạn, dài hạn đối với tất cả các thành phần kinh tế

- Cho vay vốn đồng tài chợ

- Cho vay cầm cố đối với cá nhân, gia đình, tổ hợp, doanh nghiệp tư nhân , sản xuất kinh doanh dịch vụ trên tất cả các lĩnh vực.

- Cho vay tiêu dùng bằng đồng Việt Nam phục vụ nhu cầu đời sống đối với cán bộ công nhân viên và các đối tượng khác.

- Cho vay theo dự án, tài chợ nhận làm dịch vụ, uỷ thác đầu tư các dự án trong nước và quốc tế.

- Nhận tiền gửi thanh toán bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ (USD & ERU) cho các cá nhân tổ chức kinh tế.

- Chuyển tiền điện tử, thanh toán trong nước- Chi, thu hộ…

- Trả lương qua tài khoản…

- Chi nhánh Bắc Ninh đang hướng tới phát triển mạnh mẽ các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng trên nền công nghệ kỹ thuật và hệ thống thanh toán hiện đại- an toàn - hiệu quả và đạt chuẩn mực quốc tế.

- Mua bán ngoại tệ, thanh toán phi thương mại- Thanh toán chuyển tiền biên giới

- Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh trong nước và quốc tế

17

- Các dịch vụ nhân hàng hiện đại khác.

- Là ngân hàng có uy tín trong việc kinh doanh tiền tệ - Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn

- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn- Tiền gửi tiết kiệm dự thưởng- Tiền gửi tiết kiệm bậc thang

- Tiền gửi thanh toán cá nhân

- Tiền gửi thanh toán tổ chức, doanh nghiệp

1.2.3Khái quát về đề tài nghiên cứu và hệ thống cần xây dựng

1.2.3.1 Sự cần thiết của đề tài

- Trong những năm trở lại đây công nghệ thông tin đã được coi là ngành công nghiệp mũi nhọn mang lại nhiều lợi ích và có tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người trong những công việc tưởng chừng như không thể làm được Một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước có phát

18

triển hay không là tiêu chuẩn công nghệ.Ở nước ta hiện nay cho dù mới phát triển đựơc trong một thời gian ngắn nhưng công nghệ thông tin đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam Sử dụng các phần mềm quản lý là một trong những yếu tố làm nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất, mở rộng thị trường, thu hút được khách hàng cũng như các đối tác Đối với ngân hàng việc ứng dụng phầm mềm quản lý có ý nghĩa nhất định Hiện nay ở ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn đang sử dụng rất nhiều phần mềm quản lý như phần mềm văn phòng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự Ngân hàng có số lượng khách hàng gửi tiền lên đến hàng nghìn người cho nên việc quản lý thông tin cá nhân của các khách hàng và số tiền họ gửi và rút là một công việc quan trọng và khó khăn khi không có một phần mềm chuyên nghiệp trợ giúp nhân viên trong việc quản lý Hiện nay ngân hàng đang sử dụng một phần mềm để quản lý chung cho ngân hàng Phần mềm này được làm từ lâu và hoạt động kém hiệu quả, không có sự kết nối dữ liệu và không quản lý được hết các thông tin cấn thiết vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt Phần mềm cũ này không có tính năng phân quyền, dễ dàng bị can thiệp bởi bất kỳ bởi một người sử dụng nào đó Hơn nữa việc thanh toán tiền gửi và rút hàng ngày diễn ra nhiều quá, Phần mềm cũ không hỗ trợ hiệu quả dễ gây ra sai sót Vì vậy việc sử dụng một phần mềm quản lý tiền gửi là một yêu cầu quan trọng đối với một ngân hàng có số lượng khách hàng lên đến hàng ngàn người.

 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

19

Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các quá trình thủ công trong việc quản lý hồ sơ khách hàng gửi và rút tiền, chuyển khoản tiền từ khách hàng này sang khách hàng khác một cách nhanh chóng và hiệu quả, theo dõi quá trình rút, gửi và tính lãi suất hàng tháng, hàng năm cho khách hàng Tất cả những điều này sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cho ngân hàng, giảm thời gian, tránh sai sót Đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối

 Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin phục vụ việc ra quyết địnhPhần mềm sẽ cung cấp cho lãnh đạo thông tin ngay lập tức về tình hình khách hàng, tổng số tiền gửi, tiền rút, số tiền dư để phục vụ lãnh đạo trong việc ra quyết định kịp thời.

 Hiệu quả về việc cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động quản lý.Phần mềm sẽ cung cấp các thông tin về khách hàng như số chứng minh thư, họ tên, địa chỉ, số tiền gửi, thời gian gửi phục vụ cho việc quản lý của ngân hàng.

Bổ sung chỉnh sửa hồ sơ khách hàng mỗi khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân

Quản lý chi tiết theo từng loại hình gửi tiền

20

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý

Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với

nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động

Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý Tuy nhiên, một

định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu của hệ thống quản lý.

 Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin) Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó.

ph¶n ¸nhVËt mang tin

Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin

21

2.1.2 Vai trò của thông tin trong tổ chức

Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý

Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thông tin Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng.

Thông tin tác động đến hệ thống như sau:

22

Hệ thống thôngtin quản lý

Đối tượng quảnlý

Thông tin tácnghiệpThông tin từ môi

Thông tin ra môitrường

Thông tin quyếtđịnh

Hỡnh 2.2: Sơ đồ luồng thụng tin giữa cỏc cấp

Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống cũn, sự phỏt triển của một cụng ty Mà thụng tin chiếm một vai trũ quan trọng trong quyết định của nhà quản lý Vỡ võy, thụng tin chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố khụng thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp.

2.2 Hệ thống thụng tin quản lý2.2.1 Khỏi niệm hệ thống thụng tin

Hệ thống thụng tin là một tập hợp những con người, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đớch thu thập, xử lý, lưu trữ và phõn phối thụng tin Quỏ trỡnh trờn được mụ tả trong hỡnh 2.3

23

Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin

Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận nhận dữ liệu (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs).

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục,…

Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế Đó là mô hình

24

Mô hình vật lý trong(góc nhìn kỹ thuật)Mô hình vật lý ngoài

Mô hình thườngxuyên thay đổi

Hỡnh 2.4: Ba mụ hỡnh của hệ thống thụng tin

nú phải thực hiện, cỏc kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những xử lý và những thụng tin mà hệ thụng sản sinh ra Mụ hỡnh này chỉ quan tõm đế việc trả lời cõu hỏi “cỏi gỡ?”, “để làm gỡ?” mà khụng quan tõm đến cỏch thức xử lý dữ liệu như thế nào.

thống như cỏc vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tỏc với hệ thống, cỏc thủ tục thủ cụng cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, cỏc phương tiện đầu cuối Mụ hỡnh này cũng chỳ ý đến thời gian của hệ thống.

25

nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó.

 Những vấn đề về quản lý Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin.

 Sự thay đổi của công nghệ Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp.

26

Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:

mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp.

giản hóa Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết

tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Việc phân tích chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài

Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp thác nước, gồm 7 giai đoạn.

27

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

2.2.5.1 Đánh giá yêu cầu

Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi  Chuẩn bị và trình bày báo cáo

2.2.5.2 Phân tích thiết kế

Được tiến hành sau giai đoạn trên Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được tiếp tục không Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích thiết kế Nghiên cứu môi trường hệ thống Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

28

 Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic

2.2.5.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

Các công đoạn trong quá trình này là:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

29

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị trình bày báo cáo

2.2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì Đánh giá

2.3 Phân tích hệ thống thông tin

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Để có một sự thấu hiểu về hệ thống cần phân tích, cán bộ phân tích phải tiến hành thu thập thông tin Sau đây là các phương pháp phục vụ cho công việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát.

2.3.1.1 Phỏng vấn

Việc gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, các quy trình sau đây nên được tuân thủ.

 Chuẩn bị phỏng vấn

o Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấno Cần một số thông tin về người được phỏng vấn.

o Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn

o Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)o Gửi trước những vấn đề yêu cầu

o Đặt lịch làm việc

o Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

31

 Tiến hành phỏng vấn

o Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)

o Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra”

o Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn.

o Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề.

2.3.1.2 Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu có thêm thông tin về tổ chức như lịch sử hình thành, phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc,… những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và thậm chí cả tương lai của tổ chức Vì vậy, cần nghiên cứu các văn bản sau:

Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác

32

Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

Các báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện tại sinh ra.

2.3.1.3 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin trên một diện rộng các đối tượng thì sử dụng phương pháp này Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi có cách thức dễ tổng hợp.

Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau:  Những đối tượng có thiện chí

 Nhóm ngẫu nhiên

 Chọn nhóm có mục đích

 Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng,…)

Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email,…

2.3.1.4 Quan sát

Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thường ngày.

2.3.2 Phương pháp mã hóa dữ liệu

2.3.2.1 Định nghĩa mã hóa dữ liệu

Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra

33

2.3.2.2 Tác dụng của việc mã hóa

Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau:

 Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác.

 Mô tả nhanh chóng các đối tượng Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Nếu việc mã hóa đã được phân

nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều.

2.3.2.3 Các phương pháp mã hóa cơ bảnCó các phương pháp mã hóa sau:

 Mã hóa phân cấp: Mã hóa từ trên xuống dưới, từ trái qua phải Dãy số

được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu.

 Mã hóa liên tiếp: Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó

cộng 1 đơn vị Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm.

34

 Mó tổng hợp: Kết hợp hai phương phỏp trờn

 Mó húa theo series; Sử dụng một tập hợp dóy gọi là seri.

 Mó húa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tớnh của đối tượng để xõy dựng Phương

phỏp này cú tớnh gợi nhớ cao, nhưng khụng thuận lợi cho tổng hợp và phõn tớch.

 Mó húa ghộp nối: Chia mó làm nhiều trường, mỗi trường gắn với một

đặc tớnh của đối tượng được mó húa.

Dự dựng phương phỏp nào thỡ bộ mó cũng phải đảm bảo ba yờu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kộn chọn và tỷ lệ sõu sắc bằng 1; cú tớnh uyển chuyển, lõu bền;

tiện lợi khi sử dụng.

2.3.3 Cụng cụ mụ hỡnh húa

2.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Tên người, bộ phậnphát, nhận tinTên dòng dữ liệu

Tên tiếntrình xử lý

Tên tệp dữ liệu

Nguồn hoặc đíchDòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Hỡnh 2.5: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả hệ thống thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng Trờn sơ đồ gồm cỏc luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đớch nhưng khụng quan tõm đến đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.

35

Cỏc mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống Phõn ró sơ đồ: Chi tiết húa, cụ thể húa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh Cú cỏc mức 0, mức 1,…

2.3.3.2 Sơ đồ luồng thụng tin (IFD)

Xử Lý

kHO LƯU TRữDữ LIệU

DòNG THÔNGTIN

Thủ công Giao tác người

-máy Tin học hóa hoàntoàn

điều khiểnIFD

36

Hình 2.6: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thể giới vật lý bằng các sơ đồ.

Dòng thông tin ra vào với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.

2.3.3.3 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

Møc 0

Møc 1

BiÓu thÞ métnhãm chøc n¨ng,

nhiÖm vôBFD

Mòi tªn biÓu thÞmèi quan hÖ gi÷a

hai møc

Hình 2.7: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFD

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó.

37

2.4 Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý

2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Các bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra

o Liệt kê toàn bộ đầu ra

o Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.

o Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Trên mỗi thông tin đầu vào bao gồm các phần tử thông tin gọi là thuộc tính Phân tích việc liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh, gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra, loại bỏ cá thuộc tính thứ sinh.

o Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra làm các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

o Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách mới Lấy toàn bộ khóa đó làm khóa cho danh sách

38

o Mô tả các tệp Sau chuẩn hóa mức 3 mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Tên tệp viết chữ hoa, nằm phía trên, thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân.

 Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.

 Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi từng tệp, độ dài cho một thuộc tính, độ dài cho bản ghi.

 Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập lại sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng nhiều.

2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa

 Khái niệm cơ bản

Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng.

39

Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại.

Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.

Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.

2.5 Thiết kế vật lý ngoài2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra

Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và bố trí thông tin trên vật mang.

 Lựa chọn vật mang tin Để truyền tải thông tin cần phải có vật mang tin, đây là yếu tố phải được lựa chọn đầu tiên vì nó quyết định dạng thức của đầu ra Có 4 loại vật mang tin chính: giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang tính.

 Bố trí thông tin đầu ra trên vật mang Sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách thức bố trí sao cho nó thể hiện tốt nhất

40