HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ QUẢN TRỊ PHẦN MỀM METADATA Phiên bản 1.0

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ QUẢN TRỊ PHẦN MỀM METADATA Phiên 1.0 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi áp dụng 1.3 Giới thiệu chung Metadata 1.4 Định nghĩa từ viết tắt HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 1.5 Đăng nhập hệ thống 1.6 Trang chủ 1.6.1 Khái niệm 1.6.2 Chức 1.7 Kho tài liệu Khái niệm Chức 1.7.1 Các thao tác 1.7.1.1 Quản lý thư mục 1.7.1.2 Quản lý file tài liệu 13 1.7.1.3 Quản lý quy tắc 22 1.7.1.4 Quản lý quyền 27 1.8 Quản trị hệ thống 29 Khái niệm 29 Chức 30 Các thao tác 30 https://metadata.vn Trang 2/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 11 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích Tài liệu xây dựng với mục đích hướng dẫn người dùng sử dụng quản trị hệ thống Metadata thành thạo làm chủ chức hệ thống Lưu ý: Hình minh họa tài liệu áp dụng cho phiên phần mềm cụ thể, bị thay đổi phiên sau chức tương tự 1.2 Phạm vi áp dụng Tài liệu sử dụng cho đối tượng sau: - Người dùng tác nghiệp - Quản trị hệ thống - Đối tượng khác 1.3 Giới thiệu chung Metadata * Khái niệm: Metadata hệ thống quản trị kho tài liệu tập trung dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ nhằm quản lý tài nguyên tổ chức dạng tài liệu, văn nhằm thay hệ thống quản lý file truyền thống máy chủ phân tán máy tính cá nhân Metadata cho phép kết nối với đường truyền tốc độ cao, bảo mật liệu nhằm đưa tài liệu lưu trữ vào chu trình hoạt động hàng ngày tổ chức lúc, nơi mà không phụ thuộc vào hệ thống máy chủ nội thiết bị kết nối * Chức chính: TT Phân hệ chức Mô tả chi tiết Trang thông tin tổng hợp trạng thái, nhắc việc, Trang chủ lịch làm việc thông tin vắn tắt phân hệ toàn hệ thống Kho tài liệu - Quản lý thư mục chung toàn hệ thống - Quản lý quyền truy cập, biên soạn, cộng tác - Quản lý thông tin chi tiết tài liệu (có khả bổ sung chuẩn CMIS, DoubliCore, Geo ) https://metadata.vn Trang 3/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Quản lý hiển thị - Quản lý góp ý ý kiến đóng góp - Quản lý luồng quy trình tài liệu thành viên - Quản lý phiên tài liệu - Khởi tạo quy trình từ tài liệu (Xem xét góp ý; Phê duyệt cá nhân: Phê duyệt theo nhóm; Đăng ký Quy trình xuất ) - Giao việc nhiều cấp - Nhắc việc, hiệu đính phê duyệt nội dung - Quản lý Wiki - Quản lý Blog - Quản lý Thư viện tài liệu chia sẻ Trang web cá nhân - Quản lý lịch làm việc cá nhân/chia sẻ (Site) - Quản lý liên kết - Quản lý thảo luận - Quản lý danh mục liệu - Quản lý thành viên cộng tác site - Tìm kiếm tồn văn (bao gồm tìm kiếm nội dung tài liệu) Tìm kiếm - Tìm kiếm theo tiêu chí - Tìm kiếm site - Quản trị người dùng, nhóm người dùng hạn mức lưu trữ Quản trị hệ thống - Quản trị vai trò quyền truy cập người dùng, nhóm người dùng - Quản trị giao diện - Quản trị công việc định kỳ hệ thống 1.4 Định nghĩa từ viết tắt Stt Từ viết Từ đầy đủ Mô tả tắt https://metadata.vn Trang 4/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 CSDL Cơ sở liệu Cơ sở liệu User User Người sử dụng chương trình NSD Người sử dụng Người sử dụng chương trình Metadata Hệ thống Metadata Hệ thống quản trị tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 1.5 Đăng nhập hệ thống Để sử dụng hệ thống, NSD đăng nhập vào hệ thống theo tài khoản cấp phát Tùy vai trò gán người sử dụng có quyền thực thao tác định hệ thống Màn hình đăng nhập: - Tên người dùng: Nhập vào tên đăng nhâp người dùng - Mật khẩu: Nhập mật người dùng - Đăng nhập: Click đăng nhập để truy cập vào hệ thống - Tài khoản đăng nhập có dạng: @ Ví dụ: https://metadata.vn Trang 5/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Tên người dùng: hoangpt@hapro.com.vn Mật khẩu: 5638563&$ 1.6 Trang chủ 1.6.1 Khái niệm Trang chủ xem bàn làm việc NSD, hiển thị thông tin tổng hợp, liên kết đến nghiệp vụ giúp tối ưu hóa việc quản lý lưu trữ truy xuất thơng tin NSD Trang chủ tùy biến để hiển thị theo nhu cầu, sơ thích NSD Khi đăng nhập thành công, NSD chuyển đến hình Trang chủ, chia làm khu vực hiển thị thông tin vắn tắt hệ thống sau: 1.6.2 Chức Dưới giới thiệu vắn tắt số khu vực hay người dùng sử dụng Trang cá nhân Khu vực hiển thị danh sách trang web cá nhân đơn vị Có thể truy cập trang web Các hoạt động Khu vực hiển thị vắn tắt hoạt động NSD cá nhân khác đồng ý chia sẻ thông tin cách mời tham gia trang cá nhân như: Đưa vào Lịch làm việc; Đưa, thay đổi, cập nhật tài liệu, viết lên trang web … https://metadata.vn Trang 6/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Lưu ý: Các hoạt động đồng nghiệp hiển thị NSD mời tham gia trang xin gia nhập chấp nhận vào trang web họ Quy trình Khu vực hiển thị cơng việc mà cá nhân khác tổ chức giao cho bạn thực hiện; hiển thị theo tiêu chí mà bạn chọn hiển thị như: “Việc đánh dấu mức độ ưu tiên cao”; “Việc hết hạn ngày” … Các cơng việc bạn hồn thành không tiếp tục hiển thị khu vực Tài liệu Khu vực hiển thị đường dẫn đến tài liệu mà bạn để ngăn “Tài liệu tôi” trang web cá nhân tài liệu đồng nghiệp mà họ chia sẻ từ trang web họ Lịch làm việc Khu vực hiển thị lịch làm việc cá nhân thiết lập trang web NSD lịch làm việc đồng nghiệp mà họ chia sẻ từ trang web họ Cấu hình trang chủ Màn hình Trang chủ tùy biến theo ý muốn NSD Để thay đổi cấu trúc giao diện, xếp lại hình Trang chủ cho phù hợp với chủ đề mà quan tâm, bạn thực sau: - Truy cập vào hệ thống - Chọn https://metadata.vn , xuất cửa sổ chỉnh sửa Trang chủ sau: Trang 7/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Thực thao tác để tùy biến Trang chủ theo ý muốn: thay đổi bố trí giao diện, thêm bớt tiện ích hiển thị Trang chủ 1.7 Kho tài liệu Khái niệm Kho tài liệu khu vực lưu trữ tập trung tài liệu toàn đơn vị, phân quyền truy cập khác cho người dùng nhóm người dùng Có thể thiết lập để tạo khu vực dùng chung khu vực cá nhân; cho phép lưu trữ, quản lý xử lý thông tin, hoạt động liên quan đến tài liệu https://metadata.vn Trang 8/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Chức Kho tài liệu có chức sau: - Quản lý thư mục: Cho phép quản lý thư mục chung toàn hệ thống, thực thao tác liên quan đến thư mục tạo mới, sửa, xóa, chép, di chuyển, tạo quy tắc, tạo quyền… - Quản lý file tài liệu: Cho phép quản lý tất file tài liệu hệ thống theo nhiều tiêu chí khác thực thao liên quan đến tài liệu tạo mới, sửa, xóa, chép, di chuyển, tạo quy tắc, tạo quyền… - Quản lý luồng tài liệu (Quy trình): Cho phép quản lý tạo luồng xử lý tài liệu - Quản lý quy tắc: Cho phép tạo quy tắc để kiểm soát, theo dõi file hay thư mục tài liệu - Quản lý quyền: Thiết lập quyền truy cập file thư mục cho người dùng nhóm người dùng Có thể tạo mới, sửa đổi xóa quyền truy cập Quyền truy cập bao gồm chức năng: Chỉ xem; Xem/Sửa/Xóa 1.7.1 Các thao tác 1.7.1.1 Quản lý thư mục Cho phép quản lý thư mục chung toàn hệ thống thực thao tác liên quan đến thư mục tạo mới, sửa, xóa, chép, di chuyển, tạo quy tắc, tạo quyền… Thao tác 1: Tạo thư mục https://metadata.vn Trang 9/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Đăng nhập vào hệ thống - Chọn tab Kho tài liệu - Chọn khu vực cần tạo thư mục, hình hiển thị sau: - Trên Menu, Click chọn nút chức Thư mục để thực thêm thư mục - Trên hình hiển thị cửa sổ với tiêu đề “Thư mục mới” cho phép NSD nhập thông tin mô tả thư mục - Sau nhập xong thông tin, NSD nhấn nút Cập nhật Thư mục tạo hiển thị Danh sách Thư mục https://metadata.vn Trang 10/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Hoàn thành thơng tin quy trình click chọn Bắt đầu quy trình 1.7.1.3 Quản lý quy tắc * Khái niệm: - Trong thư viện tài liệu, bạn định nghĩa quy tắc thư mục để cung cấp giải pháp sáng tạo để tự động hoá quản lý nội dung bạn - Một nguyên tắc nội dung tạo thành từ ba yếu tố chính: Các kiện kích hoạt quy tắc; Các điều kiện nội dung cho nguyên tắc để phù hợp với; Các hành động thực nội dung - Để tự động hóa quản lý nội dung Thư viện tài liệu bạn, xác định quy tắc cấp độ thư mục Bạn làm điều cách tạo quy tắc cho thư mục chọn cách liên kết thư mục quy tắc có thiết lập từ thư mục khác - Khi quy tắc tạo cho thư mục, áp dụng cho tất mục nội dung thêm vào thư mục sau việc tạo quy tắc Mục cư trú thư mục trước quy tắc tạo không bị ảnh hưởng quy tắc Tính Run Rules cho phép bạn tự áp dụng quy tắc thiết lập để nội dung thư mục - Một thư mục có quy tắc, Quy định Quản lý hành động hiển thị trang Quy tắc Các thông tin cung cấp hành động có sẵn trang khác tùy thuộc vào việc quy tắc định nghĩa liên kết đến thư mục * Các thao tác https://metadata.vn Trang 22/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Thao tác 1: Tạo quy tắc - Tạo Quy tắc lựa chọn cho thư mục luật lệ định nghĩa cho phép bạn tạo quy tắc riêng bạn từ đầu - Tại danh sách thư mục, NSD click chọn thư mục cần tạo quy tắc sau nhấn nút Thêm chọn mục Quản lý quy tắc tương ứng với thư mục cần tạo quy tắc - Click chọn Tạo quy tắc để tạo quy tắc cho thư mục chọn, hình hiển thị form thông tin tạo quy tắc sau: https://metadata.vn Trang 23/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Xác định kiện để kích hoạt quy tắc: + Items are created or enter this foder: quy tắc áp dụng cho nội dung đến thư mục, bao gồm mục nội dung chép vào, tạo trong, tải lên thư mục + Items are updated: quy tắc áp dụng cho mục nội dung sửa đổi thư mục + Items are deleted or leave this foder: quy tắc áp dụng cho nội dung để lại thư mục, bao gồm mục nội dung di chuyển bị xóa khỏi thư mục Bạn sử dụng hay nhiều tùy chọn lúc, cách sử dụng biểu tượng bên phải lĩnh vực để thêm loại bỏ tùy chọn - Xác định điều kiện quy tắc: Bạn sử dụng bao gồm (nếu) điều kiện, điều kiện độc quyền (trừ trường hợp), kết hợp hai Xác định số lượng điều kiện cho quy tắc Sử dụng biểu tượng bên phải lĩnh vực để thêm loại bỏ điều kiện cần thiết - Thực tác vụ: https://metadata.vn Trang 24/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Xác định hành động (s) thực quy tắc kích hoạt Xác định số lượng hành động cho quy tắc Sử dụng biểu tượng bên phải lĩnh vực để thêm loại bỏ điều kiện cần thiết - Các tùy chọn bổ sung cho quy tắc Trong phần lựa chọn khác, định tùy chọn bổ sung cho quy tắc mong muốn Sau điền đầy đủ thông tin, click nút Tạo để kết thúc trình tạo quy tắc Nếu bạn muốn tạo thêm quy tắc click nút Tạo tạo thêm Thao tác 2: Liên kết với quy tắc khác Khi NSD muốn áp dụng quy tắc có cho thư mục này, sử dụng liên kết với quy tắc khác thay cho việc tạo quy tắc Sau chọn Liên kết với quy tắc khác, hình chọn thư mục có quy tắc cần liên kết đến sau: Click chọn thư mục có quy tắc cần liên kết đến, chọn nút Liên kết để kết thúc trình tạo liên kết quy tắc Thao tác 3: Xem chi tiết quy tắc - Tại danh sách quy tắc, click chọn quy tắc cần xem thơng tin chi tiết, hình hiển thị sau: https://metadata.vn Trang 25/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Thao tác 4: Chỉnh sửa quy tắc - Tại danh sách quy tắc, click chọn quy tắc cần chỉnh sửa, nhấn nút Chỉnh sửa tương ứng Thao tác 5: Xóa quy tắc - Tại danh sách quy tắc, click chọn quy tắc cần xóa, nhấn nút xóa tương ứng https://metadata.vn Trang 26/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Trên hình hiển thị câu hỏi xác thực Nếu NSD muốn xóa quy tắc khỏi hệ thống click chọn nút Xóa, khơng muốn xóa click chọn nút Hủy bỏ - 1.7.1.4 Quản lý quyền * Khái niệm: Mỗi thành viên hệ thống có vai trị quyền định kho tài liệu, để khai thác hiệu tài liệu, sau tạo foder hay file tài liệu cần gán quyền người dùng cho tài liệu Metadata sử dụng vai trị để xác định người dùng làm không gian Những vai trò gắn liền với quyền truy cập Quy tắc chung:   Người sử dụng có tất quyền riêng khơng gian tạo Quản trị viên có tất quyền tất khơng gian Bảng vai trị: Lưu ý: Quyền áp dụng không gian mời Người dùng Chủ sở hữu (1) Điều phối Cộng tác Owner Coordinator Collaborator Contributo r Editor Consume r Xem không gian mời X X X X X X Xem nội dung X X X X X X Sao chép nội dung X X X X X X Xem trước nội dung mẫu X X X X X X Xem thuộc tính nội dung X X X X X X Check in nội dung không gian mời X X X https://metadata.vn Đóng góp Biên tập X Trang 27/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Check out nội dung vào không gian khác X X X X Cập nhật / chỉnh sửa nội dung tạo người dùng khác X X X X Cập nhật thuộc tính cho nội dung tạo người dùng khác X X X X Chỉnh sửa thảo luận X X X X Tạo / thêm nội dung (1) X X X X Cắt / xóa nội dung tạo người dùng khác X X Tạo không gian không gian mời X X X X Xem luật nội dung X X X X Checkout nội dung lên khơng gian X X X Đóng góp vào thảo luận X X X X Mời người khác X X Bắt đầu chủ đề thảo luận X X X X Xóa nội dung tạo người dùng khác X X Quyền truy cập chủ sở hữu nội dung X X https://metadata.vn Trang 28/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Chiếm quyền sở hữu nội dung X X Tạo quy tắc cho không gian X X Tất quyền dựa mơ hình cho phép mặc định Quản trị hệ thống bạn tinh chỉnh mơ hình Ví dụ, biên tập viên ngăn chặn từ chỉnh sửa thảo luận chủ đề Bạn cấp phép cho người sử dụng để làm nhiệm vụ cụ thể không gian bạn Bạn làm điều cách mời người dùng tham gia không gian bạn Mỗi vai trị áp dụng khơng gian mà gán Ví dụ, bạn mời người sử dụng không gian bạn biên tập viên/cộng tác viên/điều phối viên * Các thao tác chính: Để gán quyền cho NSD thư mục hay tài liệu, cần thực sau: - Tại danh sách thư mục file tài liệu nhấn nút Thêm chọn mục Quản lý quyền để thực gán quyền cho tài liệu tương ứng - Khi hình hiển thị sau: - Quyền thừa kế: quyền thiết lập chung cho hệ thống thư mục cha Nếu khơng muốn kế thừa quyền đó, click vào Quyền thừa kế để vơ hiệu hóa quyền - Quyền nội bộ: Là quyền thiết lập riêng cho thư mục hay file tài liệu - Click Thêm người dùng/Nhóm để gán quyền cho người dùng mới, sau click chọn vai trị phù hợp Chọn nút Lưu để lưu lại thông tin vừa tạo 1.8 Quản trị hệ thống Khái niệm Hệ quản trị metadata thân thiện tường minh, cho phép thực quản lý người dùng nhóm hệ thống Giao diện quản trị: https://metadata.vn Trang 29/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Chức  Quản lý người dùng: Cung cấp công cụ để quản lý danh sách tài khoản người dùng hệ thống (accounts), cho phép thay đổi thông tin tài khoản tên người sử dụng, mật khẩu,…hoặc loại bỏ tài khoản khỏi hệ thống  Quản lý nhóm: Cung cấp cơng cụ giúp quản trị viên hệ thống tổ chức, phân loại người dùng Đối với việc phân loại người dùng thành nhóm kết hợp với việc thiết lập quyền khác cho nhóm khác nhau, quản trị viên tự định nghĩa vai trị cho hệ thống  Đổi giao diện Các thao tác  Quản lý nhóm:Trong đơn vị tổ chức chia làm nhiều phịng ban, phịng ban thực số chức định Nhóm người dùng áp dụng cho việc phân chia công việc theo chức để giúp quản lý hệ thống cách dễ dàng tiện dụng Thao tác 1: Tìm kiếm nhóm Tại khung tìm kiếm, Quản trị viên nhập thơng tin nhóm cần tìm click chọn chức Tìm kiếm Thao tác 2: Thêm nhóm - Tại hình tìm kiếm, click duyệt, hình hiển thị sau: https://metadata.vn Trang 30/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Từ danh sách Nhóm, NSD click chọn nút chức Nhóm để thực thêm nhóm người dùng - Trên hình hiển thị form Nhóm cho phép Quản trị viên nhập thơng tin nhóm người dùng - Sau nhập xong thơng tin, Quản trị viên thực Tạo nhóm thơng tin vào CSDL Nhóm người dùng hiển thị Danh sách Nhóm người dùng Thao tác 3: Thêm nhóm - Chọn nhóm cần thêm nhóm con, NSD click chọn nút chức Nhóm để thực thêm nhóm https://metadata.vn Trang 31/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Trên hình hiển thị form Nhóm cho phép Quản trị viên nhập thơng tin nhóm Sau nhập xong thơng tin, Quản trị viên thực Tạo nhóm thơng tin vào CSDL Nhóm hiển thị Danh sách Nhóm người dùng Thao tác 4: Thêm người dùng - Chọn nhóm cần thêm người, NSD click chọn nút chức Thêm người dùng để thực thêm người dùng cho nhóm https://metadata.vn Trang 32/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Thao tác 5: Chỉnh sửa thơng tin nhóm Từ danh sách Nhóm người dùng, Quản trị viên nhấn chọn nút Chỉnh sửa nhóm tương ứng với Nhóm người dùng cần chỉnh sửa thơng tin: Thao tác 6: Xóa nhóm Từ danh sách nhóm người dùng, Quản trị viên nhấn chọn nút Xóa nhóm, sau click chọn chức Xóa tương ứng với nhóm người dùng cần xóa Trên hình hiển thị câu hỏi xác thực Nếu Quản trị viên muốn xóa nhóm người dùng khỏi hệ thống click chọn nút Xóa, khơng muốn xóa click chọn nút Hủy bỏ https://metadata.vn Trang 33/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0  Quản lý người dùng: Trong hệ thống bao gồm nhiều người dùng, người dùng có vai trò riêng, user đăng nhập riêng vào vai trò Chức dùng để tạo quản lý người dùng hệ thống cách nhanh chóng thuận lợi Thao tác 1: Tìm kiếm người dùng Tại khung tìm kiếm, Quản trị viên nhập thơng tin người dùng cần tìm click chọn chức Tìm kiếm, click ln vào Tìm kiếm để hiển thị tồn danh sách người dùng Thao tác 2: Thêm người dùng - Tại hình tìm kiếm, Từ danh sách Nhóm, NSD click chọn nút chức Nhóm để thực thêm nhóm người dùng - Trên hình hiển thị form Nhóm cho phép Quản trị viên nhập thơng tin nhóm người dùng https://metadata.vn Trang 34/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 - Sau nhập xong thông tin, Quản trị viên thực Tạo người dùng thông tin vào CSDL Người dùng hiển thị Danh sách người dùng Thao tác 3: Chỉnh sửa thơng tin nhóm Từ danh sách người dùng, Quản trị viên click tên vào tên người dùng sau nhấn chọn nút sửa người dùng tương ứng với người dùng cần chỉnh sửa thông tin: Thao tác 4: Xóa người dùng Từ danh sách người dùng, Quản trị viên click tên vào tên người dùng sau nhấn chọn nút Xóa người dùng tương ứng với người dùng cần chỉnh sửa thơng tin:năng Xóa tương ứng với người dùng cần xóa https://metadata.vn Trang 35/36 Hướng dẫn sử dụng - v1.0 Trên hình hiển thị câu hỏi xác nhận Nếu Quản trị viên muốn xóa người dùng khỏi hệ thống click chọn nút Xóa, khơng muốn xóa click chọn nút Hủy bỏ  Đổi giao diện: Với chức đổi giao diện giúp Quản trị viên thay đổi màu sắc giao diện hệ thống theo mong muốn Chọn Theme ưa thích tương ứng có danh sách, sau chọn áp dụng, bạn có giao diện với màu sắc lựa chọn https://metadata.vn Trang 36/36 ... Editor Consume r Xem không gian mời X X X X X X Xem nội dung X X X X X X Sao chép nội dung X X X X X X Xem trước nội dung mẫu X X X X X X Xem thuộc tính nội dung X X X X X X Check in nội dung không... quản lý nội dung bạn - Một nguyên tắc nội dung tạo thành từ ba yếu tố chính: Các kiện kích hoạt quy tắc; Các điều kiện nội dung cho nguyên tắc để phù hợp với; Các hành động thực nội dung - Để tự... luận X X X X Tạo / thêm nội dung (1) X X X X Cắt / xóa nội dung tạo người dùng khác X X Tạo không gian không gian mời X X X X Xem luật nội dung X X X X Checkout nội dung lên không gian X X X Đóng