CHƯƠNG 4 Xử lý các phát hiện kiểm toán Sau khi nghiên cứu xong chương này, người đọc có thể Giải thích được ý nghĩa và các nội dung cơ bản của quá trình xử lý cảc phát hiện kiểm toán Trình bày cách thức phát triển các nội dung của việc xử lý phát hiện kiểm toán, bao gồm mô tả thực trạng, tham chiếu các tiêu chuẩn, phân tích nguyên nhân và hậu quả nhằm đi đến các kiến nghị kiểm toán Hiểu được cách xử lý của kiểm toán viên khi phát triển các nội dung trong quá trình xử lý các phát hiện kiểm toán K.
CHƯƠNG Xử lý phát kiểm toán Sau nghiên cứu xong chương này, người đọc có thể: -Giải thích ý nghĩa nội dung trình xử lý cảc phát kiểm tốn -Trình bày cách thức phát triển nội dung việc xử lý phát kiểm toán, bao gồm mô tả thực trạng, tham chiếu tiêu chuẩn, phân tích nguyên nhân hậu nhằm đến kiến nghị kiểm toán - Hiểu cách xử lý kiểm toán viên phát triển nội dung q trình xử lý phát kiểm tốn Khái qt Trong q trình thực kiểm tốn, kiểm tốn viên tìm thấy vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh, phát kiểm toán Xử lý phát kiểm toán nội dung quan trọng, không báo cáo kiểm tốn, mà cịn tồn kiểm tốn hoạt động Bởi vì, kiểm tốn hoạt động thành cơng haỵ khơng chỗ phát có người quản lý đối tượng kiểm toán chấp nhận áp dụng để cải thiện hoạt động hay không Chính vậy, kiểm tốn viên cần thuyết phục người quản lý đối tượng kiểm toán vấn đề phát cách xử lý Trước hết, kiểm tốn viên cần có thái độ xây dựng phê phán vấn đề phát Điều thúc đẩy hợp tác đối tượng kiểm toán đổi với việc sửa chữa hạn chế cải thiện hoạt động Không vậy, kiểm toán viên cần trao đổi phát vớỉ người quản lý q trình kiểm tốn giữ bí mật cơng bố báo cáo kiểm tốn, Điều giúp họ chủ động sửa chữa, nhờ vậy, hạn chế khắc phục sớm Bên cạnh đó, phát kiểm tốn cần phải có sở chứng vững vàng, nóỉ cách khác, kiểm tốn viên cần thu thập thơng tin đầy đủ thích hợp, sau phát triển nội dung xử lý phát cách hợp lý Các nội dung cần xử lý bao gồm: Thực trạng: Báo cáo vấn đề phát Tiêu chuẩn: Nhắc lại tiêu chuẩn mà lẽ phải thực Hậu quả: Trình bày tác động vấn đề phát đến hoạt động tương lai (nếu không đơn vị xử lý sớm) Nguyên nhân: Xác định nguyên nhân vấn đề phát Kiến nghị: Nêu giải pháp kiểm tốn viên Phần trình bày nội dung 2.Nội dung xử lý phát kiểm toán 2.1Thực trạng Thực trạng vấn đề kiểm toán viên phát thực tế cho cần phải sửa chữa, hay điều chỉnh Một số thí dụ thực trạng như: Tình trạng thực tế hoạt động, thí dụ tình trạng hàng tồn kho dự trữ mức cần thiết hay tỷ lệ hàng bị trả lại cao -Tình trạng thực tế tài sản, thí dụ tình trạng hư hỏng phương tiện vận tải -Một thủ tục thực thực tế, thí dụ thủ tục xuất kho thực tế đơn vị thủ kho ứng trước hàng cho phân xưởng phân xưởng “trà lại” phần xuất kho duyệt sau -Một thủ tục không thực thực tế, thí dụ tình trạng bán hàng khơng có hóa đơn cửa hàng -Tình trạng số liệu ghi chép hay báo cáo, thí dụ, sai lệch doanh thu báo cáo so với thực tế Việc mô tả thực trạng phải đầy đủ thông tin phải cụ thể Thí dụ thay viết: “Sổ sách chứng từ tài sản cố định không tổ chức tốt” cần nêu rõ : ‘Thẻ tài sản cố định không đánh số liên tục thẻ tài sản cố định phân xưởng A bị thất lạc với hồ sơ tài sản” 2.2 Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn điều lẽ phải thực Việc nêu tiêu chuẩn nhằm so sánh với thực trạng để từ đưa kiến nghị Tiêu chuẩn đưa dựa sở sau: - Các yêu cầu văn bản, cụ thể quy định pháp luật, đơn vị hay thị, hướng dẫn ban hành Thí dụ, để so sánh với thực trạng bán hàng khơng có hóa đơn, kiểm tốn viên nên rõ quy định Bộ Tài hay hướng đẫn Phịng kế tốn vấn đề - Các mục tiêu đề tổ chức hay phận Thí dụ, sau nêu tình trạng hàng bị trả lại nhiều, kiểm toán viên tham chiếu đến mục tiêu phận bán hàng phải không chế tỷ lệ hàng bị trả lại không 0,5% số iượng hàng bán - Ý kiến chun gia, thí dụ kỹ sư Phịng kỹ thuật cho biết mức độ xuống cấp phương tiện vận tải sau thời gian sử dụng, chẳng hạn số - km vận chuyển Có nhiều trường hợp, khơng có sẵn tiêu chuẩn để so sánh với thực trạng, kiểm tốn viên cần tìm cách xác định tiêu chuẩn cho vấn đề phát Lúc này, kiểm tốn viên sử dụng số phương pháp để xác định tiêu chuẩn, là: Phân tích so sánh Ba phương pháp phân tích so sánh thường sử dụng là: - So sánh kết kỳ với kỳ trước - So sánh kết đơn vị với đơn vị khác ngành - So sánh kết với tiêu chuẩn ngành Thí dụ, để đánh giá tình hình dự trữ hàng tồn kho, kiểm tốn viên so sánh với tình hình năm trước, với đơn vị ngành, với số liệu ngành (nếu có) Ba phương pháp có ưu điểm nhược điểm định mà kiểm toán viên cần ý sử dụng, là: -Khi so sánh kỳ với kỳ trước, ưu điểm bật xu hướng kiện, từ giúp phân tích ngun nhân Thí dụ, dự trữ hàng tồn kho tăng cao so với năm trước, kiểm tốn viên dự đoán nguyên nhân sản xuất nhiều hay tiêu thụ chậm Tuy nhiên, cần lưu ý đến nhân tố khác, thí dụ cấu mặt hàng thay đổi, hay thay đổi sách mua hàng, chẳng hạn đơn vị mua nhiều hàng dự trữ vào cuối kỳ dự đốn giá tăng cao vào kỳ tới Một khả xảy số liệu kỳ trước khơng xác, đơn vị chia cắt niên độ không - Việc lấy kết đơn vị ngành hay phận khác đơn vị để so sánh có ưu điểm khách quan Tuy nhiên, cần ý đến nhân tố khác ảnh hưởng đến khả so sánh kết hai đơn vị hay phận Thí dụ so sánh hai đơn vị hay phận so sánh có khác biệt lớn phương pháp kế toán hay cách đo lường, cấu hoạt động khác khiến cho việc so sánh trở nên khập khiễng - Tiêu chuẩn ngành, có, cách xác định tiêu chuẩn nhanh dễ Tuy nhiên, tiêu chuẩn ngành khơng phải lúc có có, khơng phải lúc phù hợp với vấn đề cụ thể mà kiểm tốn viên xem xét • Những lưu ý cần khảo sát kỹ lưỡng trước khỉ sử dụng phương pháp xác định tiêu chuẩn bảo đảm cho lập luận kiểm tốn viên có sở vững dễ đơn vị chấp nhận Phân tích tính hợp lý Trong số trường hợp, kiểm tốn vịên sử dụng kiến thức kinh nghiệm để xác định tiêu chuẩn dựa tính hợp lý Thí dụ, cho khả sinh lợi khoản đầu tư q thấp, kiểm tốn viên so sánh với khoản lãi suất rủi ro, thí dụ lãi suất trái phiếu phủ Hoặc đánh giá chi phí việc sử dụng xe th, kiểm tốn viên so sánh với chi phí sử dụng xe đơn vị tự mua Nhìn chung, phân tích tính hợp lý dựa tiêu chuẩn tổng quát mà xã hội chấp nhận (common sense), thí dụ người có kiến thức bình thường hiểu khoản đầu tư có mức sinh lời thấp lãi suất tiền gửi tiết kiệm khó thể chấp nhận ♦ Khi áp dụng phương pháp này, kiểm toán viên cần lưu ý đến yếu tố khác ảnh hưởng đến việc so sánh Thí dụ, khoản đầu tư có khả sinh lời thấp khoản lãi suất rủi ro đơn vị kỳ vọng cách hợp lý vào lợi ích tương lai khoản đầu tư/ Hoặc đơn vị chấp nhận sử dụng xe thuê chi phí cao khó khăn vốn, đơn giản hơn, thiếu chỗ đậu xe Nhìn chung, việc xác định tiêu chuẩn đơn giản, thí dụ dựa quy định có, trở ngại cho kiểm toán viên Kinh nghiệm kiến thức sở quan trọng cho việc xác lập tiêu chuẩn kiểm toán viên, Trong số trường hợp, để đưa điều kiện so sánh, việc xác định tiêu chuẩn q trình tính tốn phải sử dụng nhiều cơng cụ phức tạp Thí dụ, khơng có số liệu thống kê phù hợp, quan kiểm tốn nhà nước muốn đánh giá liệu chi phí giáo dục hộ gia đình có q cao so với thu nhập họ hay không, lúc kiểm toán viên CQ thể cần tiến hành khảo sát để đánh giá mức thu nhập hộ gia đình; có số liệu thơng kê, họ cần phải tính tốn, thí dụ thực phân tố theo nhóm thu nhập, hay loại trừ ảnh hưởng lạm phát 2.3 Nguyên nhân Xác định nguyên nhân thực trạng sở quan trọng để đưa kiến nghị phù hợp để cải thiện thực trạng Nguyên nhân thường xác định dựa sở sau: Các kết kỉểm tra trình thực kiểm tốn Điều có nghĩa thiết kế chương trình kiểm tốn, kiểm tốn viên cần ý xây dựng thủ tục kiểm toán để xác định nguyên nhân Thí dụ, đánh giá chúng để nhận dạng vấn đề, nhận thấy kêt việc đối chiếu cơng nợ chậm trễ nhân viên tải công việc, lúc này, thủ tục kiểm tra khối lượng công việc lực nhân viên kiểm toán viên bổ sung vào chương trình kiểm tốn Trao đổi với người quản lý Trong nhiều trường hợp, người quản lý đánh giá khơng tầm quan trọng vấn đề nên không phân bổ nguồn lực phù hợp với hoạt động Cũng có trường hợp, người quản lý nhận thức đầy đủ vấn đề họ lại bị ràng buộc quy định, hay phải cân nhắc đến mối quan hệ lợi ích chi phí Thí dụ, người quản lý biết máy móc hư hỏng khơng bảo trì, sửa chữa thường xuyên, họ bị ràng buộc quy định hạn mức chi phí lỗi thời Hoặc quan thuế thành phố X biết rõ tình trạng ẩn lậu thuế doanh nghiệp nhỏ, cho chi phí kiểm tra lớn số thuế thu nên dành nguồn lực hạn chế cho vấn đề Trong số trường hợp khác, rủi ro thường có mối quan hệ với Thí dụ, việc kiểm tra đội ngũ giảng viên trường đại học cho thấy bị hạn chế chất lượng số lượng Hiệu trưởng trường cho biết để giải vẩn đề này, tuyển dụng thêm đào tạo nâng cao, dẫn đến cân đối tài trường Do việc trao đổi với người quản lý làm thay đổi quan điểm kiểm toán viên nguyên nhân Trong thí dụ bảo trì máy móc, ngun nhân quan điểm người quản lý mà quy định hạn mức chi phí lỗi thời so với quy mô đơn vị Đề xuất thích hợp xem xét lại quy định thay yêu cầu người quản lý tăng cường cơng tác bảo trì, sửa chữa thường xun Trong trường hợp quan thuế thành phố X, nguyên nhân không nằm lực đội ngũ cán kiểm tra, tra nằm chiến lược quản lý rủi ro sai lệch thuế Kiến nghị trường hợp tăng cường đào tạo mà điều chỉnh lại chiến lược, Người đứng đầu quan thuế cần hiểu việc thất thu thuế doanh nghiệp nhỏ không nhiều ảnh hưởng đến việc thu thuế doanh nghiệp lớn có giao dịch họ với doanh nghiệp nhỏ, ảnh hưởng đến thái độ tuân thủ luật thuế cộng đồng Đối với tình trạng giảng viên truờng đại học, nguyên nhân chưa hẳn xuất phát từ việc nhà trường thiếu sảch phát triển đội ngũ giảng viên, mà sách học phí, nguồn tài trợ hay nhà trường đầu tư nhiều vào sở vật chất , Thái độ xây dựng Cần phải nhắc lại, mục đích kiểm toán hoạt động để cải thiện hoạt động đơn vị Do đó, cần xác định nguyên nhân phê phán cá nhân Các nguyên nhân thường gặp yếu huấn luyện chưa đầy đủ, mục tiêu không rõ ràng, thiếu giám sát hay quản lý , Hình 2-1 mơ tả số ngun nhân thường gặp Hình 2-1: Các nguyên nhân thường gặp 1.Quan điểm bảo thủ không muốn thay đổi Biểu việc khơng thích ứng linh hoạt trước thay đổi môi trường kinh doanh hay tỉnh hình hoạt động tổ chức 2.Sai lầm sách nguồn nhân lực, nguyên nhân tình trạng thiếu nhân lực, hiệu hoạt động kém, sai sót gian lận gia tăng 3.Cơ cấu tổ chức khơng phù hợp khơng cịn thích hợp Điều dẫn đến suy giảm khả kiểm sốt số hoạt động Thí dụ việc tổ chức phận kế toán trực thuộc giám đốc kinh doanh làm tính kiểm sốt kế toán vấn đề ghi nhận doanh thu kỳ 4.Phân quyền rộng ngược lại, tập trung quyền lực vào số người Việc phân quyền rộng mà khơng có chức giám sát dẫn đến lạm quyền cấp Còn quyền lực tập trung nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ hay quan liêu việc định, số trường hợp cịn dẫn đến gian lận từ phía nhà quản lý, 5.Hệ thống quy trình hoạch định yếu khơng đầy đủ Đây thường nguyên nhân việc không giải yếu phát sinh thực tế 6.Thiếu nguồn lực, thí dụ nhân sự, trang thiết bị, vật tư nguyên nhân nhiều trục trặc hoạt động 7.Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, hiệu quả, lỗi thời Điều nguồn gốc sai sót mang tính hệ thống Thí dụ, việc hư hỏng hàng loạt máy móc đo đơn vị cất bỏ số bước quy trình bảo trì hàng năm 8.Hệ thống thơng tin yếu phần cứmg chương trình điều nghĩ đến xảy vấn đề số liệu tài hoạt động, thí dụ báo cáo sai, số liệu không cập nhật, chậm trễ Đó nguyên nhân tình định sai phản ứng chậm Các báo cáo nội bộ, kênh truyền thông hữu hiệu dẫn đến tình tương tự 9.Thiếu giám sát đầy đủ hữu hiệu hoạt động Biểu sai sót gian lận kéo dài qua nhỉều kỳ mà không phát hay điều chỉnh Phân biệt nguyên nhân biểu Trong y học, y bác sĩ phân biệt rõ bệnh triệu chứng Thí dụ, nhức đầu thường không xem bệnh mà triệu chứng nhiều bệnh khác nhau, chẳng hạn viêm họng Triệu chứng biểu quan sát bệnh, chữa hết triệu chứng không làm khỏi bệnh mà có tác dụng tạm thời Trong kiểm toán hoạt động, kiểm toán viên cần phân biệt ngun nhân biểu bên ngồi Việc khơng thực thủ tục theo quy định biểu hiện, ngun nhân thiếu nhân lực, cơng tác tuyển đụng yếu kém, thiếu giám sát người quản lý Khi phân tích quan hệ nguyên nhân biểu hiện, kiểm tốn viên mở rộng phát Thí dụ, xem xét thực trạng hàng tồn kho chậm lưu chuyển, kiểm toán viên xác định hai nguyên nhân mẫu mã không thay đổi phù hợp thị hiếu hệ thống thông tin không cung cấp kịp thời xác thơng tin bán háng để giúp cho việc định Do nhận thấy hai nguyên nhân khơng phải ngụn nhân bản, kiểm tốn viên định xem chúng hai thực trạng tìm hiểu nguyên nhân chúng Kết nghiên cứu cho thấy mẫu mã không đáp ứng thị hiếu tuyển dụng nhân viên thiết kế không đủ lực, hệ thống thồng tin yếu phần cứng hệ thống không đáp ứng nhu cầu sở liệu… 2.4 Hậu quả/Tác động Phân tích hậu hay tác động thực trạng phát sở để thuyết phục nhà quản lý thực hành động cần thiết để cải thiện tình hình Nói cách khác, người quản lý đối tượng kiểm toán cần nhận thức tầm quan trọng tác động tiêu cực đến hoạt động để có động lực mạnh mẽ cho thay đổi Việc phân tích hậu địi hỏi kiểm tốn viên phải nhận dạng hậu đánh giá mức độ ảnh hưởng Nhận dạng hậu Việc nhận dạng hậu cần xem xét cách tồn diện Thí dụ, yếu tuyển dụng công nhân không ảnh hường đến suất (số lượng sản phẩm sản xuất/giờ) mà đến tỉnh trạng thiết bị hay an toàn nhà máy Hoặc yếu quản lý kho vừa làm tăng khả thất thốt, hư hỏng hàng hóa, vừa làm cho báo cáo tài khơng trung thực hợp lý Để nhận dạng đầy đủ hậu thực trạng yếu đó, kiểm tốn viên dựa loạỉ rủi ro liên quan đến mục tiêu kiểm soát nội bộ; cụ thể là: - Sự hữu hiệu tính hiệu qụả hoạt động: Một yếu làm suy giảm mức độ đạt mục tiêu củạ phận hay tồn đơn vi, làm tăng chi phí khơng cần thiết hay lãng phí nguồn lực, làm tài sản bị thất thoát hay phẩm chất - Độ tin cậy báo cáo tàỉ chính: Một yếu làm cho số liệu báo cáo tài bị sai lệch hay bỏ sót, làm suy giảm tính trung thực hợp lý báo cáo tài chính, - Sự tuân thủ luật pháp quy định: Một yếu dẫn đến hành vi không tuân thủ pháp luật hay quy định nội đơn vị Đánh giá mức độ ảnh hưởng Khi trình bày hậu cần đưa thơng tin định lượng mức tốt Thí dụ, kiểm toán viên cần việc chậm lưu chuyển hàng tồn kho làm tăng chi phí tiền Các thước đo định lượng giá trị, thời gian, số lượng nghiệp vụ , Trong nhiều trường hợp, kiểm toán viên cần thực số thủ tục để kiểm tra thu thập thông tin cho việc định lượng tác động thực trạng Thí dụ, phát tình trạng nhiều khoản chi khơng có chứng từ đầy đủ, kiểm toán viên nhận thấy hậu vi phạm quy định thuế hậu cần định lượng số tiền khoản chi phí khơng khấu trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp Tuy nhiên, lúc hậu định lượng cách đầy đủ hay xác Khi đó, kỹ thuật ước tính phải sừ dụng để mơ tả mức độ quan trọng vấn đề Thí dụ kiểm tốn viên nhà nước cho quan thuế không thực kiểm tra đầy đủ đối tượng nộp thuế, hậu đưa số thuế phải thu thêm tính kểt kiểm tra mẫu doanh nghiệp Tuy nhiên, cần ý sở hợp lý ước tính, chẳng hạn cỡ mẫu phương pháp lựa chọn phần tử để thử nghiệm cần đảm bảo cho mẫu chọn đại diện cho tổng thể Nhìn chung, việc phân tích hậu thường địi hỏi khả tổng hợp phân tích nhạy bén kiểm toán viên 2.5 Kiến nghị Kiến nghị bước cuối q trình xử lý phát kiểm tốn thành cơng kiểm tốn kiến nghị có dẫn đến người quản lý đối tượng kiểm tốn có hành động điều chỉnh, sửa chữa để cải thiện thực trạng hay không Để đạt điều này, kiến nghị cần phải đảm bảo hai yếu tố tính logic tính hỉện thực Tính logic Kiến nghị đưa dựa sở đánh giá thực trạng so với tiêu chuẩn, phân tích nguyên nhân thực trạng Do đó, kiến nghị trước hết phải phù hợp logic với nội dung thực trạng, tiêu chuẩn nguyên nhân, Các câu hỏi đặt là: Liệu kiến nghị có nhằm vào giải quỵết nguyên nhân thực trạng giải triệụ chứng Thí dụ, tình trạng khơng đậy đủ chứng từ gốc cùa kế tốn dẫn đến khả khơng khâu trừ thuế xuất phát từ nguyên nhân thiếu nhân lực trầm trọng Phịng kế tốn, kiến nghị phải liên quan đến việc tăng cường nhân hay xếp nhân hợp lý hơn, thay đề xuất thủ tục lưu trữ chứng từ, tức giải triệu chứng Liệu kiến nghị có giải vấn đề giải pháp tạm thời thực trạng nêu Thí dụ, tình trạng chất lượng sinh viên trường đào tạo nghề giảm sút thiếu hụt giảng viên có lực chun mơn, giải pháp mời thỉnh giảng giải pháp ngắn hạn dài hạn cần phải phát triển đội ngũ giảng viên hữu Đôi giải pháp ngắn hạn cần thiết cần phải nhận thức rõ vấn đề ' Tính thực Tính thực khả thực kiến nghị thực tế Điều cần phân tích góc độ sau: Đơn vị có điều kiện cần thiết người, phương tiện hay nguồn kinh phí để thực kiến nghị hay khơng? Trong thí dụ thiếu hụt nhân Phịng kế tốn nói trên, giải pháp tăng nhân logic khơng thực ngân sách tiền lương đơn vị giới hạn; lúc việc xếp lại nhân cho hợp lý hướng giải thực Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích - chi phí hay khơng? Trên thực tế, đơn vị khơng thực giải pháp có chi phí lớn lợi ích mà mang lại Thí dụ, kiến nghị tăng cường hoạt động khuyến để giải tình trạng bán hàng chậm bị nghi ngờ hiệu Để đưa kiến nghị loại vậy, kiểm toán viên phải thực thêm số thủ tục nhằm phân tích quan hệ lợi ích - chi phí kiến nghị Phương pháp phân tích quan hệ lợi ích - chi phí giới thiệu chương Các kiến nghị giúp cải thiện thực trạng xem xét liệu chúng tác động tiêu cực đến hoạt động khác hay không? Trên thực tế nhà quản lý nhạy cảm với vấn đề họ hiểu mối quan hệ hoạt động đơn vị Thí dụ, kiến nghị tuyển nhân ạt làm nhà quản lý lo ngại ảnh hưởng đến văn hóa đơn vị lượng nhân lớn từ bên gia nhập vào đơn vị Hoặc kiến nghị tăng cường kiểm sốt bán chịu bị phản đối ảnh hưởng đến doanh thu công ty Trong số trường hợp, có giải pháp tối ưu cho vấn đề Lúc này, kiểm tốn viên đưa số giải pháp khác với phân tích ưu nhược điểm giải pháp Ngoài ra, vấn đề quan trọng trình xây dựng giải pháp đồng thuận đối tượng kiểm toán Điều giúp cho việc áp dụng kiến nghị nhanh chóng lợi ích tố chức tăng lên nhờ rủi ro sớm loại bỏ Kiểm toán viên nên trao đổi giải pháp với người quản lý đối tượng kiểm toán để tìm kiểm đồng thuận nói Mặt khác, hết, người quản lý nắm vững vấn đề phận họ Trong nhiều truờng hợp, họ có giải pháp tốt khơng ý hay phê chuẩn cấp Khi đó, việc trao đổi với người quản lý mang lại kết tốt cho kiểm toán Tuy nhiên, trước chấp nhận sử đụng giải pháp người quản lý đối tượng kiểm toán làm kiến nghị mình, kiểm tốn viên cần xem xét kỹ lưỡng tính logic thực 3.Quy trình xử lý phật kiểm toán Trên thực tế, việc nhận dạng vấn đề hoạt động hình thành kiến nghị khơng phải lúc đơn giản Bởi vì, thường có nhiều nhân tố tác động đến kết hoạt động việc tìm kiểm hạn chế hoạt động để cải thiện hoạt động phải trải qua nhiều bước phân tích Reider đề nghị quy trình xử lý phát kiểm toán gồm sáu bước sau: Soát xét phân tích sách, quy trình thực tế nhằm xem liệu chúng có thích hợp qn với mục tiêu hay khơng Tích lũy chứng kiểm tra tính xác thực chúng thơng qua phân tích nhóm nghiệp vụ, phân tích sâu nghiệp vụ nhóm, khẳng định kết thơng qua việc lấy mẫu thống kê, phân tích trình định, khảo sát bảng câu hỏi H Reider R.H., The Complete Guide to Operational Auditing, Wiley, 1994 3.So sánh, nghiệp vụ nói với thủ tục kiểm soát quy định, qua xác định liệu chúng có thực đắn hay khơng kết có mong đợi hay không Nếu câu trả lời có, kiểm tốn viên ngừng cơng việc lĩnh vực nàỵ để chuyển sang vẩn đề khác Ngược lại, có thiếu sót thực thực tốt chưa đạt kết mong muốn, kiểm toán viên tiểp tục bước Định lượng hậu dạng sổ tiền thiệt hại thước đo khác thiếu sót hay hạn chế tìm thấy bước J Nếu hậu không đáng kề, kiểm tốn viên ngưng việc xử lý phát lĩnh vực xem xét để chuyển sang vấn đề khác Ngược lại, xét thấy hạn chế tìm thấy có tác động quan trọng, kiểm tốn viên tiếp tục phân tích nguyên nhân Phân tích nguyên nhân thu thập chứng cần thiết để củng cố cho định mình, cần lưu ý vấn đề nằm quy trình thủ tục trình thực Lúc này, kiến nghị cần phải ý đến việc điều chỉnh quy trình, thủ tục sách Đề xuất kiến nghị thích hợp nhằm nâng cao tính kinh tế, hiệu hữu hiệu hoạt động Thí dụ Kiểm tốn viên Hùng xem xét tình hình tồn kho phụ tùng thay Nhà máy X trực thuộc Công ty Y Lý khiến Hùng giao nhiệm vụ chi phí mua hàng phịng Cơ điện tăng nhanh thời gian gần đây, máy móc thiết bị thường xuyên ngừng hoạt động để sửa chữa Mục tiêu kiểm tốn tìm kiếm khả tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm tình trạng ngừng máy để sửa chữa, Trong trình kiềm tốn, Hùng ý đến việc quản lý cơng tác mua vật tư, phụ tùng thay thể Nhà máy Các bước công việc Hùng tiến hành kết thu sau: Bước 1: Hùng tìm hiểu theo quy định Nhà máy, người định xét duyệt việc mua hàng Kết cho thấy, Trưởng phòng Cơ điện người ký Phiếu đề nghị Trưởng phòng Cung ứng người ký Đơn đặt hàng Bước 2: Hùng thu thập chứng việc xét duyệt nghiệp vụ mua vật tư phụ tùng thay Hùng chọn mẫu số nghiệp vụ xem xét tồn q trình từ lúc đ ề xuất gửi đơn đặt hàng Kết quả, ngoại trừ vài nghiệp vụ đặc biệt, hầu hết tuân thủ quy định xét duyệt khơng có trường hợp mua hàng vượt thẩm quyền, Như vậy, vấn đề không nằm vỉệc mua hàng vượt thẩm quyên, Bước 3: Hùng chuyển sang quan tâm khía cạnh khác mục tiêu sách mua vật tư, phu tùng thay Hùng tìm hiểu mục tỉêu mua hàng sách dự trữ Kết cho thấy, việc mua vật tư, phụ tùng thay xác định nhằm bảo đảm trình vận hành liên tục máy móc thiết bị với mức chi phí hợp lý Theo quy định Công ty Y, vật tư, phụ tùng thay dự trữ không 30 ngày đến sử dụng Các quy định tuân thủ tốt hầu hết nhà máy Công ty nhiều năm qua hệ thống máy móc thiết bị Cơng ty sản phẩm hãng danh tiếng có hướng dẫn kỹ thuật đầy đủ, quy trình bảo trì thực theo kế hoạch hàng quý Hùng cho bối cảnh đó, vấn đề nằm quy trình thực tế nằm sách Tiếp theo, Hùng thu thập thông tin cụ thể tình hình mua tồn kho vật tư, phụ tùng thay thời gian qua Thông tin thu thập cho thấy khoảng 60% hàng tồn kho dự trữ phù hợp với quỵ định 40% hàng tồn kho cịn lại có thời gian dự trữ/tháng đển tháng Bước 4:Hùng tính tốn số tiền tiết kiệm việc dự trữ/vật tư, phụ tùng thay nói quy định / Kết cho thấy, công ty tiết kiệm khoảng 300 triệu/ phí bảo quản, chi phí vốn vay…nếu số hàng tồn kho nói giảm thời gian tồn trữ xuống số tiền đáng kể so với chi phí hoạt động phịng Cơ điện Bước 5: Hùng phân tích hệ thống quản lý hàng tồn kho Nhà máy Kết cho thấy hệ thống xếp kho vật tư, phụ tùng thay Nhà máy bị rối loạn từ tháng qua bị giảm bớt 50% diện tích để xây dựng nhà ăn cho công nhân Do vật tư, phụ tùng thay đa dạng nên kho chật hẹp, khơng thể xác định vị trí chúng Vì thế, nhiều trường hợp, máy móc thiết bị hư hỏng, khơng tìm phụ tùng kho nên đơn vị phải tiếp tục mua thêm đù biết cịn nằm kho Bước 6: Hùng trao đổi với Ban giám đốc Nhà máy giải pháp mở rộng mặt kho hay xây kho Ban giảm đốc trả lời họ biết tỉnh trạng kho chật không nghĩ vấn để nghiêm trọng đến kho vật tư, phụ tùng thay Ngay buổi trao đổi, họ cho biết không cần mở rộng kho hữu hay xây kho mà chi cần chuyển đổi với kho bao bì, cịn rộng Trong hai ngày sau đó, tồn trình chuyển kho thực Bảng tóm tắt xử lý phát kiểm toán Hùng sau: Thực trạng Hàng tồn kho vật tư, phụ tùng thay có thời gian dự trữ bình quân t 2-4 tháng Tiêu chuẩn Chính sách cơng ty thời hạn dự trữ tối đa mặt hàng l 30 ngày Hậu Việc dự trữ mức làm chi phí tăng thêm 300 triệu đồng Nguyên nhân Mặt kho bị thu hẹp mức việc xây dựng nhà ăn công nhân Kiến nghị chuyển đổi vị trí khác rộng cho kho vật tư, phụ tùng thay Trong báo cáo kiểm toán nên rõ Ban giám đốc nhà máy thực chuyển đổi mặt kho vật tư,phụ tùng thay với kho bao bì cịn rộng so với nhu cầu Kết luận Một giai đoạn quan trọng có ảnh hưởng đến thành cơng mục tiêu kiểm toán hoạt động xử lý phát kiểm tốn để thuyết phục người quản lý sửa chữa yếu thực hành động nhằm nâng cao tính kinh tế, tính hiệu hữu hiệu hoạt động, kiểm tốn viên cần xây dựng kiến nghị cùa cách logic thực dựa sờ đối chiếu tình trạng với tiêu chuần; sau phân tích ngun nhân hậu tình trạng I Câu hỏi ơn tập Cho biết tầm quan trọng việc xử lý phát kiểm toán kiểm toán hoạt động? Trình bày vấn đề cần ý để việc xử lý phát kiểm tốn hồn thành vai trị quan trọng nói Liệt kê nội dung trình xử lý phát hiện, Giải thích cần thiết nội dung? Trình bày quy trình xử lý phát kiểm tốn, cho ví dụ bước quy trình? Nêu nội đung kiểm toán viên cần thực để xác định nguyên nhân tình trạng yếu tồn Giải thích khác nguyên nhân biểu bên việc? Một vấn đề phức tạp kiểm toán hoạt động xác định tiêu chuấn nhằm đánh giá thực trạng Trình bày sở mà kiểm tốn viên sử dụng để xác định tiêu chuẩn? II Lựa chọn phương án Bảng xử lý phát thường lập theo trình tự nội dung: a Thực trạng, tiêu chuẩn, nguyên nhân, hậu kiến nghị b Thực trạng, nguyên nhân, tiêu chuẩn, hậu kiến nghị c Tiêu chuẩn, thực trạng, nguyên nhân, hậu kiến nghị d Tiêu chuẩn, thực trạng, hậu quả, nguyên nhân kiến nghị “Chất lượng nguyên liệu không ổn định đẫn đến chất lượng sản phẩm khơng đồng máy móc hỏng hóc” , nội dung nằm phần: a Thực trạng b Tiêu chuẩn c Hậu d Kiến nghị Tiêu chuẩn đưa dựa sở sau: a Các yêu cầu văn b Các mục tiêu đề tổ chức hay phận c Ý kiến chuyên gia d Cả phương án Trong kiểm toán hoạt động, phân tích liệu thơng qua thống kê mơ tả giúp kiểm toán viên: a Hiểu đặc điểm liệu hoạt động định b Làm sở cho việc đánh giá hay nhận định rủi ro c Xem xét ảnh hưởng định lượng nhân tố đến kết d Đáp án a b Nêu giải pháp kiểm toán viên nằm phần: a Thực trạng b Tiêu chuẩn c Nguyên nhân d Kiến nghị Thành công kiểm toán hoạt động thể hiện: a Kiểm toán viên phân tích thực trạng b Kiểm tốn viên tìm nguyên nhân thực trạng c Nhà quản lý có hành động để cải thiện, sửa chữa thực trạng d Kiểm tốn viên phân tích hậu vấn đề Kiến nghị cần phải đảm bảo yếu tố: a Tính logic, tính thực b Tính thực c Tính logic d Tính hiệu lực Câu phát biểu “Khách hàng nhận hàng” nằm nội dung đây: a Thực trạng b Tiêu chuẩn c Nguyên nhân d Hậu Trong q trình kiểm tốn hoạt động, kiểm toán viên thường quan tâm tới vấn đề sau đây: a Tính tuân thủ, tính kinh tế b Tính kinh tế, hiệu c Hiệu hữu hiệu d Tính tuân thủ, tính kinh tế, hiệu hữu hiệu 10 Kỹ thuật kiểm toán sau kiểm toán viên thường sử dụng hai giai đoạn lập kế hoạch thực kiểm tốn a Phân tích số liệu b Thực thử nghiệm c Phỏng vẩn d Lập phân tích lưu đồ III Lựa chọn phương án đúng/sai giải thích ngắn gọn Khi tìm thấy vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh, kiểm toán viên cần có thái độ phê phán Các phát kiểm tốn cần phải có sở chứng vững vàng Kiến nghị bước trình xử lý phát kiểm tốn Việc nhận dạng hậu cần xem xét cách toàn diện Báo cáo vấn đề phát đuợc không nằm nội dung cần xử lý phát kiểm toán Trong kiểm toán hoạt động, kiểm toán viên không thiết phải phân biệt nguyên nhân biểu bên Nhắc lại tiêu chuẩn mà lẽ phải đuợc thực nằm phần nguyên nhân nội dung cần xử lý Việc mô tả thực trạng phải đầy đủ thông tin phải cụ thể 9.Tiêu chuẩn đưa dựa ý kiến chuyên gia 10 Kiểm tốn viên thường tìm ngun nhân trao đổi với nhà quản lý IV Bài tập tình Bài 1: Dưới sổ câu phát biểu sống hàng ngày: Điều thật khó chịu Hãy mượn cục pin từ phòng Nguyên liệu Xe đẩy hàng khởi động 4 Thời khỏa biểu rổi tung lên Nên có hệ thống điện dự phòng Quá sớm cho buổi sáng làm việc Cầu dao chưa bật Ông Tám chưa phân công công việc cho Mình biết khơng thể tin tưởng hệ thống máy tính 10 Xe giao hàng phải đến Yêu cầu Căn vào ý nghĩa câu, cho biết phát biểu thuộc loại năm nội dung: Thực trạng, tiêu chuẩn, nguyên nhân, hậu kiến nghị (cần lưu ý có vài phát biểu khơng thuộc loại năm loại trên) Bài Kiểm toán viên nội Hùng thiết lập bảng xử lý phát kiểm tốn sau (cịn thiếu phần kiến nghị): Thực trạng Năng suất máy 120 đơn vị sản phẩm/ngày, dẫn đến giao hàng trễ hai tuần Tiêu chuẩn Năng suất chuẩn máy trung bình 150 đơn vị sản phẩm/ngày Hậu Chất lượng nguyên liệu không ổn định dẫn đến chất lượng sản phẩm khơng đồng máy móc hỏng hóc Ngun nhân Ngoài việc giao hàng trễ, 10% đơn đặt hàng bị hủy bỏ vòng tháng gần lượng đơn đặt hàng giảm tù 100 đơn đặt hàng xuống 90 đơn đặt hàng/tuần Hậu chung việc giảm sút doanh thu xấp xỉ 500 triệu đồng/tháng, Chi phi sản xuất tăng lên 80 triệu đồng/tháng lãng phí nguyên liệu trung bình 30 triệu đồng/tháng cho chi phí sửa chữa máy móc u cầu Hãy đánh giá kiến nghị sau áp dụng cho truờng hợp trên: 1.Nhà quản lý sản xuất nên cân nhắc vấn đề cách giải qụyết khả thi 2.Nhà quản lý sản xuất nên tăng cường sản xuất cần thiết để đạt mức suất chuẩn 3.Thay nhà cung cấp nguyên liệu 4.Quá trình sản xuất nên thay lượng nguyên liệu từ nhiều nguồn khác để so sánh xác định đtrợc nhà cụng cấp đáp ứng đuợc tiêu chuẩn cùa nguyên liệu ổn định Hãy tự đưa kiến nghị mà theo anh (chị) giúp cải thiện tình trạng ... thập cho thấy khoảng 60% hàng tồn kho dự trữ phù hợp với quỵ định 40 % hàng tồn kho cịn lại có thời gian dự trữ/tháng đển tháng Bước 4: Hùng tính tốn số tiền tiết kiệm việc dự trữ/vật tư, phụ tùng... công việc, lúc này, thủ tục kiểm tra khối lượng công việc lực nhân viên kiểm toán viên bổ sung vào chương trình kiểm tốn Trao đổi với người quản lý Trong nhiều trường hợp, người quản lý đánh giá... phận kế toán trực thuộc giám đốc kinh doanh làm tính kiểm sốt kế tốn vấn đề ghi nhận doanh thu kỳ 4. Phân quyền rộng ngược lại, tập trung quyền lực vào số người Việc phân quyền rộng mà khơng có chức