Xây dựng hệ thống dữ liệu với định hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý đào tạo sau đại họ...

Trang 1

5 “5

if

_XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỮ LIỆU VỚI ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

Th.s Cù Thanh Nghị Khoa Sau đại học

Hiện nay, phần mềm quản lý đào tạo sau đại học vẫn chưa được ban hành

rộng rãi và đưa vào thực hiện tại các trường đại học trong nước Riêng đối với

-_ Trường Đại học Ngoại ngữ - ĐHQGHN, việc xây dựng một phần mềm riêng biệt

phục vụ đào tạo sau đại học có tính đến những đặc thù của ngành ngoại ngữ và

tình hình tổ chức đào tạo tại trường là rất cần thiết, đáp ứng đòi hỏi quản lý đào

tạo sau đại học trên quy mô lớn, không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo và

tiếp cận trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật cao trên thế giới trong quản lý đào tạo, đặc biệt là công nghệ thông tin

Việc hệ thống hoá các thông tin, dữ liệu, thao tác xử lý và quy trình quản lý trong đào tạo sau đại học nhằm tăng hiệu quả và tốc độ thực hiện các nhiệm vụ tra cứu thông tin, thống kê số liệu, cập nhật và lưu trữ thông tin, đữ liệu trên giấy tỜ, trong máy tính và trên mạng internet càng ngày càng trở nên cần thiết trong tình hình đào tạo sau đại học quy mô lớn hiện nay Đồng thời, việc thiết lập quan hệ chặt chẽ và chính xác giữa các thông tin, dữ liệu cá nhân và tổng hợp có thể làm cơ sở cho việc xây dựng phầm mềm quản lý đào tạo sau đại học các chuyên ngành ngoại ngữ, với định hướng tự động hoá các nhiệm vụ quản lý đã nêu trên Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống thông tin sau đại học nhằm ứng dụng công nghệ thông tin vào việc hỗ trợ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh và học viên cao học các chuyên ngành ngoại ngữ truy cập thông tin quản lý và tài liệu chuyên ngành, tiếp nhận và trao đổi thông tin khoa học chuyên sâu trong việc giảng dạy, nghiên cứu và học tập ở bậc học sau đại học tại Trường Đại học Ngoại ngữ - ĐHQG Hà Nội có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đào tạo sau đại học tại Trường

Việc ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào việc xây dung phan

Trang 2

nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo sau đại học Nó góp phân giảm thiểu những : thao tác lao động thô sơ, lặp đi lặp lại của bộ phận chuyên sản quản lý đào tạo, góp phần giúp học viên cao học và nghiên cứu sinh nâng cao chất lượng học tập,

nghiên cứu và đẩy nhanh tiến độ thực hiện luận văn, luận án thông qua việc khai

thác nhanh và tiện lợi các nguồn thông tin và kiến thức chuyên sâu, nhất là các tài liệu tham khảo từ mạng internet Hơn nữa, nó còn đáp ứng nhu cầu và xu thế

hiện đại hoá chung trong đào tạo sau đại học, tạo điều kiện phát triển công nghệ

quản lý và tiếp nhận những công nghệ mới vào việc cải tiến nội dung và phương pháp quản lý đào tạo sau đại học

Một số trong các bước quan trọng trong việc tiến hành xây dựng chương

trình phần mềm nhằm tự động hoá các thao tác và quy trình quản lý đào tạo sau đại học là:

1 Miêu tả các quy trình quản lý và thực hiện chỉ tiết cho từng mảng việc cụ thể trong quản lý đào tạo sau đại học một cách có hệ thống, đáp ứng nhu cầu nắm bắt và chuyển giao công việc của các bộ phận quản lý

2 Miêu tả quan hệ giữa các thông tin, dữ liệu trong từng mảng việc, cách

thức sao chép và xây dựng chúng từ văn bản hay dữ liệu nguồn, v.v một cách

rõ ràng, với định hướng tự động hoá các thao tác quản lý của chuyên viên

3 Xây dựng hệ thống thống nhất cho tất cả các thông tin, dữ liệu và quan

hệ giữa chúng để tạo điều kiện bàn giao cho chuyên gia xây dựng phầm mềm quản lý đào tạo sau đại học

Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một ví dụ xây dựng hệ thống của tất cả các dữ liệu của cá nhân người học nhằm đáp ứng các nhu cầu thống kê thông tin, thiết lập các bảng dữ liệu theo danh sách học viên, v.v , được nhập thô qua bàn

phím hay được tự động nhập qua thao tác được lập trình Trong bảng đữ liệu cá nhân trình bày dưới đây, các dữ liệu cá nhân của học viên cao học, nghiên cứu

Trang 3

P tạ BEA i DU LIU CA NHAN CUA HỌC VIÊN CAO HỌC VÀ NGHIÊN CỨU SINH Mãsố | Têndữliệu | Văn bản lưu trữ Hình thác khai nhập Nháp thô Chọn Tự động 1 Họ và tên Quyết định Công nhập thô nhận học viên,

nghiên cứu sinh

2 Ngày sinh -nt- nhập thô 3 Giới tính -nt- nhập thô 4 Nơi sinh Bản sao bằng đại tên các tỉnh, thành phố học 5 Cơ quan công | Lý lịch, các giấy nhập thô tác tờ khác 6 Địa chỉ nhà nhập thô riêng

a Dién thoai nhập thô

8 Đối tượng Quyết định tuyển Quân đội, Công an,

dụng, bổ nhiệm Hành chính sự

công tác hoặc nghiệp, Cơ quan

tương đương ngoài nhà nước hoặc

Tự do

9 Nghề nghiệp Lý lịch Chọn Giảng viên,

Giáo viên, Phiên dịch, Nghề nghiệp khác 10 Hoạt động xã -nt- Chọn một trong số hội trường hợp Đoàn viên, Đảng viên, Không 11 Bằng Đại học Bản sao bằng đại đúng ngành học

11.01 Hệ đào tạo -nt- Chon Chinh quy,

Chuyên tu, Tại chức

11.02 | Ngành đào tạo -nt- nhập thô 1103 | Năm tốt nghiệp -nt- -nt- 11.04 | Loại tốt nghiệp -nt- Chọn Xuất sắc, Giỏi, Khá, Trung bình khá, Trung bình 12 Bang Dai hoc | Bản sao bằng đại khác học

12.01 Hệ đào tạo -nt- Chọn Chính quy,

Chuyên tu, Tại chức

12.02 | Ngành đào tạo -nt- nhập thô

12.03 | Năm tốt nghiệp -nt- -TI-

Trang 4

điểm cao học : 14 Un tien Giấy tờ xác nhận Chọn Miền núi, Dân tộc 15 Bài báo Bản sao bài báo Nhập tên các

trong hồ sơ dựthi | bài báo vào

mau san

16 Nguyén vong

16.01 Khoá dao tao Phiéu dang ky du nhập thô

thi j

16.02 | Bậc đào tạo -nt- Chọn Thạc sỹ, Tiến sỹ

16.03 | Ngành đào tạo -nt- Chon Tiéng Anh,

Tiéng Nga, Tiéng Pháp, Tiếng Trung Quốc, Chưa chọn 1604 | Chuyênngành | Phiếu đăng ký dự Chọn Lý luận và

đào tạo thi hoặc Don dang phương pháp dạy học

ký chuyên ngành hay Ngon ngữ

va loai hinh dao (Anh, Nga, Pháp hay

tạo Trung Quốc)

16.05 Loại hình cao -nt- Chon Loai 1 hay Loai

hoc 2 (NCS thi chion Loai 2) 17 Lién két dao nhập thô tạo 18 Điểm thi tuyển | Kết quả thi tuyển sinh 18.01 Môn cơ bản -nt- Chon 0.5, 1.0, 1.5, 10.0 18.02 Môn cơ sở -nt- ~nt- 18.03 | Môn ngoại ngữ -nt-

18.03a | Tên môn ngoại -nt- Chon Anh B, Anh C,

ngit Nga B, Nga C, Phap B, Phap C, Trung B, Trung C, Đức B hoặc Đức C Ẳ 18.03b_ | Điểm ngoại -nt- Nhập thô 02 ngữ chữ số, nhập 100 nếu miễn thi 18.04 | Điểm tổng -nt- Tính tổng các giá trị của 17 l 01 và 17.02 18.05 Điểm chuyên -nt- Chọn 0.5, 1.0, 1.5, nganh 10.0

18.06 | Điểm để cương | Biên bản chấm để nhập thô

cương nghiên cứu

19 Loại trúng Quyết định công Chọn Chuyển tiếp,

Trang 5

bảng Danh sách lớp, dựa theo dấu hiệu tên và ngày — sinh 5 Mã số Danh sách theo -nt- tự động nhập từ ngành và khoá học bảng Danh sách theo ngành và khoá ss học, dựa theo dấu hiệu tên, ngày sinh và : is khoa 25 Bảng điểm học | Danh sách các tự động nhập

tập môn học theo các dữ liêu

3 khố, chun thơng tin cá

ngành và loại hình nhân và kết quả học tập vào các mâu khung bảng điểm đã có sẵn tên và thời lượng các môn học 26 Học phần bắt -nt- buộc 26.01 Môn học 1 -nt- 26.01a | Tên môn học -nt- tự động sao từ mục 25 26.01b | Số học trình -nt- tu dong sao tir muc 25 26.01c | Hình thức tham Chọn Lần đầu, Học dự lại, Dự thính

Trang 6

° ` ae

26.01n | Diém mon hoc và

lần đầu marr fee? ee b Ð Nick xố oa ee 26.02 | Môn học 2 như đối với Môn như đối với Môn học 1 học 1 26.03 | Môn học 3 -nt- -nL- 26.04 | Môn học 4 -nt- -nt- “ 26.05 | Môn học 5 -nt- -nt- 26.06 | Mon hoc 6 -nt- -nL- 2607 | Môn học 7 -nt- -nt- 26.08 | Mon hoc 8 -nt- -nL- 26.09 | Môn học 9 -nt- -nt- 26.10 | Môn học 10 -nt- -nt- 26.11 | Mon hoc 11 -nt- -nt- 26.12 | Môn học 12 -nt- -nt- 26.13 | Môn học 13 -nt- -nt- 26.14 | Mon hoc 14 -nt- -nt- 26.15_ | Môn học 15 -nt- -nt- 26.16 | Môn học l6 -nt- -nt- a Học phần tự Đơn đăng ký môn chọn học tự chọn 27.01 Môn học 1 tự động sao từ mục 14 27.01a | Tên môn học -nt- tự động sao từ mục 25 27.01b_ | Số học trình -nt- nhập thô giá tự động sao giá trị 0 nếu trị số ĐVHT từ người học mục 25 nếu không chọn người học chọn môn học học 27.0I1c | Hình thức tham Chọn Lần đầu, Học dự lại, Dự thính

27.01d | Chuyên cần Phiếu điểm danh Chọn Đủ, Không đủ

Trang 7

hoc

, Ain F›y man học tự động lưu bất

biến điểm môn học lần đầu | 27.02 | Mon hoe 2 nhu s> a Môn như đối với Môn học 1 sả» ỌC _ [27.03 ~ | Môn học 3 -TL- ia 27.04 _| Monhoc 4 -nt- a 1.27.05 | Mon hoc 5 -nt- -nt- 27.06 _| Monhoc6 -nt- -nt- ee 27.07 M6n hoc 7 -nt- -nt- _ {27.08 _| Monhoc 8 -nt- -nt- 28 S6 hoc trinh tự động tính thực học tổng các giá trị 26.??b và 27.??b 29 Hoàn thành tự động chọn phần lên lớp Chưa học xong hoặc Đã học xong sau khi so sánh s6 DVHT thực học ở mục 30 và số cần học ở mục 25 30 Điểm trung tự động nhập bình chung kết quả phép tính trung bình chung các điểm môn học 31 Ngày hếthạn | Các giấy tờ minh nhập thô : kéo dài chứng

32 Đề tài luận văn, | Quyết định giao nhập tên đề

luận án đề tài tài vào mẫu khung thiết kế sản 33 Cán bộ hướng -nt- nhập học dan ham, hoc vi và tên các cán bộ hướng dẫn chính, phụ hay độc lập vào mẫu sản 34 Các chuyên đề tiến sỹ 34.01 | Chuyên đề l1 Biên bản chấm

34.01a | Tên chuyên dé -nt- nhập thô

34.01b | Điểm chuyên -nt- Chon 0.5, 1.0, 1.5, dé 1 10.0 34.02 | Chuyén dé 2 như đối với như đối với Chuyên đề Chuyên đề 1 ] 34.03 Chuyên đề 3 -nt- -nt- 34.04 | Chuyên đề 4 -nt- -nL-

35 Bảng điểm -nt- tu dong nhap

cbuyên đề tiến dữ liệu vào

sỹ mâu khung

thiết kế sản

Trang 8

a 36 Đánh giá để Biên bản chấm nhập hộ a độn: cương chỉ tiết | `: Pils dete luận án tiến sỹ fe SSR 39 Ngày hoàn nhập thô thành luận văn, luận án Là 40 Ng vat chat 40.01 | Xác nhận Chọn Không nợ, Còn "1 không nợ sách nợ e 4002 | Xác nhận -nt- - fa khong ng `1 không nợ tài ‘a san 40.03 | Xác nhận đóng -nt- h đủ tiền 41 Chấm luận văn thạc sỹ 41.01 Danh sách Hội | Quyết định thành | nhập học đồng chấm luận | lập hàm, học vị, văn họ và tên, cơ ì quan và chức vụ hội đồng của các thành viên vào mâu san 41.02 Ý kiến người Nhận xét của Chọn Đã có, Chưa có hướng dân CBHD

41.03 Y kién phan Phan bién Chon Thong qua,

bién | Thông qua có sửa

chữa, Không thông qua

41.04 Ý kiến phản -nt- -nt-

biện 2

41.05 | Học viên chỉnh Chọn Đã chỉnh sửa,

sửa Chưa chỉnh sửa

Trang 9

* ` } viên vào mẫu r f Dt l j.] san — | 43.02 HH Biên bản chấm nhập thô 43.03 | Ngày bảo vệ -nt- nhập thô đả Phản biện độc lập

44.01 ý kiến phản Phản biện độc lập Chọn Thông qua,

' biện độc lập Thông qua có sửa

chữa, Không thông qua 44.02 | Chỉnh sửa Chọn Đã chỉnh sửa, Chưa chỉnh sửa 45 Hội đồng cấp nhà nước 45.01 Danh sách Hội | Quyết định thành | nhập học đồng cấpnhà | lập hàm, học vị, nước họ và tên, cơ quan và chức vụ hội đồng của các thành viên vào mâu sẵn 45.02 Đánh giá luận | Biên bản chấm nhập thô án 45.03 | Ngày bảo vệ -nt- nhap tho 46 Xác nhận nộp Chọn Đã nộp, Chưa luận văn, luận nộp án lưu 47 Xác nhận nộp -nt- lưu phần mềm luận văn

48 Xác nhận tốt Quyết định công Chọn Đã tốt nghiệp,

nghiệp nhận tốt nghiệp Chưa tốt nghiệp, Không tốt nghiệp 49 Số bằng tự động nhập chọn theo thứ tự tăng dần của CƠ SỐ 50 Xác nhận đã Chọn Đã nhận, Chưa nhận bằng và nhận bảng điểm

Chúng tôi hy vọng rằng việc hệ thống hoá dữ liệu cá nhân theo phương pháp được trình bày trong bảng trên sẽ phần nào giúp cho các đơn vị quản lý đào tạo định hướng áp dụng và cải tiến hình thức quản lý đào tạo theo mục tiêu ngày