KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
1.1.1 Nghiệp vụ của hệ thống hiện tại
Ngày nay, sự gia tăng dân số tại các thành phố lớn đã tạo ra nhu cầu nhà ở cao hơn bao giờ hết Để đáp ứng nhu cầu này, nhiều khu chung cư đã được xây dựng, tuy nhiên, việc quản lý cư dân trong các khu vực này đang gặp nhiều khó khăn Những thách thức trong công tác quản lý yêu cầu phải có một công cụ hiệu quả hơn Chính vì vậy, nhóm chúng tôi đã phát triển ý tưởng xây dựng một hệ thống quản lý chung cư dành cho các nhà quản lý.
Qua tìm hiểu, ta có thể thấy được một phần mềm quản lý chung cư cho ban quản lý cần có các nghiệp vụ cơ bản sau:
Hệ thống lưu trữ thông tin các căn hộ (số phòng, tên chủ hộ, số điện thoại chủ hộ).
Quản lý các thông tin cơ bản của cư dân như: ID, tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, số phòng.
Lưu trữ thông tin phương tiện của cư dân tòa nhà: Tên xe, biển số, tên chủ sở hữu, số điện thoại chủ xe.
Hệ thống cung cấp một số dịch vụ cơ bản như sau: tiền điện, tiền nước, tiền an ninh, tiền vệ sinh, phí khác,
Và một vài nghiệp vụ khác.
1.1.2 Nhược điểm của hệ thống hiện tại
Chúng ta có thể nhìn thấy hệ thống có một số khuyết điểm như sau:
Hệ thống chỉ cho phép ban quản lý truy cập và sử dụng, không cho phép cư dân sử dụng, dẫn đến một số bất cập.
Hệ thống chỉ phục vụ chủ yếu cho khu chung cư lớn, khó đáp ứng cho khu chung cư nhỏ lẻ.
Mục đích của dự án
Hệ thống sẽ quản lí thông tin khách hàng là chủ sở hữu căn hộ
Cư dân có nhu cầu sống tại khu chung cư sẽ cần phải khai báo đầy đủ thông tin để gửi về cho hệ thống quản lí
Hàng tháng, hệ thống sẽ thông báo hóa đơn dịch vụ tới từng căn hộ và báo cáo thống kê hàng tháng, …
Hệ thống này cho phép người quản lý dễ dàng kiểm soát cư dân trong khu chung cư, mang lại sự tiện lợi và giảm thiểu sai sót so với các phương pháp truyền thống.
Phân tích tính khả thi
1.3.1 Tính khả thi về mặt kỹ thuật
Sản phẩm được xây dựng dựa trên nền tảng Java và SQL Server, hai công nghệ mạnh mẽ giúp đảm bảo tính khả thi kỹ thuật của dự án Việc sử dụng những công cụ này không chỉ tiết kiệm tài nguyên hệ thống mà còn giảm chi phí sản phẩm.
- Sản phầm được chạy trên nên nền Java đảm bảo phù hợp với đa số các thiết bị máy tính hiện nay.
Dự án phần mềm quy mô vừa, sử dụng cơ sở dữ liệu nhỏ, có khả năng hoàn thành trong khoảng 15-16 tuần.
1.3.2 Tính khả thi về mặt kinh tế
- Sản phẩm được phát triển dựa trên công cụ Java và SQL server nên tốn ít tài nguyên hệ thống và chi phí sản phẩm rẻ.
- Chi phí bảo trì phần mềm gần như không có.
- Giảm thiểu thời gian quản lý, giúp quản lý linh hoạt hơn, giảm tải đội ngũ nhân viên do đó doanh thu tăng.
1.3.3 Tính khả thi về mặt tổ chức
- Phần mềm sau khi hoàn thành sẽ do người quản lý chung cư sử dụng dễ dàng và hiệu quả.
- Sản phẩm mới vẫn có thể đáp ứng các yêu cầu đặt ra mong muốn khi được mở rộng trong tương lai.
Xác lập dự án
Dự án xây dựng phần mềm hệ thống quản lý khu chung cư có quy mô vừa, áp dụng cho quản lý một khu chung cư.
Phân công công việc và kế hoạch thực hiện dự án được trình bày trong Bảng 1.1.
Bảng 1.1 Bảng phân công công việc và kế hoạch thực hiện
1 Khảo sát hiện trạng thu thập thông tin
Các mục tiêu hướng tới
3 Đánh giá khả năng thực hiện
Bản phân tích tính khả thi
Bản phân công công việc
5 Tìm hiểu yêu cầu khách hàng
Bản liệt kê yêu cầu
Bản mô tả yêu cầu chức năng và phi chức năng
Sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu
Nhận diện thực thể của hệ thống, liệt kê thuộc tính, lập từ điển dữ liệu
.2 Đưa ra các giả thiết hợp lý về các phụ thuộc hàm cần có
Vẽ sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống
Mô tả lược đồ khái niệm của hệ thống
Thiết kế form báo cáo đầu ra
9 Lập trình 06/ 26/ Ch giao diện cho phần mềm
Kiểm thử và sửa lỗi
TÌM HIỂU YÊU CẦU
Các kỹ thuật được sử dụng
Sau khi phỏng vấn một số quản lý của các khu chung cư quy mô vừa và nhỏ, chúng tôi đã tổng hợp được một số câu trả lời quan trọng Những thông tin này phản ánh những thách thức và cơ hội mà các khu chung cư này đang đối mặt, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức quản lý và phát triển bền vững trong lĩnh vực bất động sản.
Câu hỏi Tổng kết câu trả lời nhận được
1 Hiện tại chung cư ông bà đang quản khoảng bao nhiêu hộ cư dân
Phần lớn các chung cư quản lý khoảng 100-120 hộ, khoảng 400-500 cư dân.
2 Có khó khăn gì khi quản lý số lượng cư dân như vậy không?
Số lượng cư dân đông đảo gây khó khăn trong việc quản lý việc di chuyển của họ, từ việc chuyển đến và chuyển đi đến việc cung cấp dịch vụ Điều này cũng ảnh hưởng đến việc quản lý phương tiện di chuyển và thông tin cư dân.
3 Cách mà ông/bà đang sử dụng để quản lý cư dẩn của mình? Khó khăn trong việc quản lý hiện tại. Đa phần các khu chung cư hiện tại đều quản lý thông qua sổ sách Dẫn đến việc sai sót trong khi ghi chép, thất thoát tài nguyên giấy tờ.
4 Ông/bà nghĩ gì về việc quản lý cư dân thông qua phần mềm.
Các ban quản lý đều có tìm hiểu về phần mềm quản lý Nhưng đa phần họ đều lo ngại về việc khó sử dụng và giá thành cao.
5 Nếu sử dụng phần mềm thì ông/bà muốn có được những tính năng cụ thể nào?
Các tính năng cơ bản mà người quản lý mong muốn bao gồm thông tin về cư dân, thông tin của chủ hộ và một số dịch vụ như thanh toán tiền điện, nước và phí sinh hoạt.
6 Ông/bà nghĩ gì về các hệ thống đang có trên thị trường? Ông/bà thấy có dễ sử dụng, đáp ứng được nhu cầu không?
Hệ thống hiện tại trên thị trường có giá thành cao và khó sử dụng, đặc biệt là đối với các chung cư quy mô vừa và nhỏ Nhiều tính năng trong hệ thống trở nên dư thừa và không cần thiết, dẫn đến lãng phí tài nguyên.
7 Cảm nghĩ của ông bà về những tính năng của hệ thống bọn cháu? Đáp ứng được những nhu cầu cơ bản của việc quản lý chung cư vừa và nhỏ
8 Ông/bà chưa hài lòng về chức năng quản lý thông tin cư dân? Tại sao vậy?
Cần quản lý nhiều hơn về thông tin cư dân như tên, sđt, giới tính, ngày sinh, hộ khẩu thường trú, v.v
Kỹ thuật phân tích tài liệu
Ban quản lý các khu chung cư chủ yếu tập trung vào việc quản lý thông tin căn hộ như số phòng, tên chủ hộ và số điện thoại Bên cạnh đó, thông tin cư dân bao gồm họ tên, ngày sinh, ID, giới tính và số điện thoại cũng được ghi nhận Ngoài ra, các dịch vụ như tiền điện, tiền nước và phí sinh hoạt cũng nằm trong phạm vi quản lý của ban quản lý.
Kỹ thuật bảng câu hỏi sẵn
Nhóm 18 đã tiến hành sử dụng Google form khảo sát, đối tượng hướng đến là các bạn sinh viên, anh chị đã ra trường đi làm và một số cô chú khi được hỏi nếu là người quản lý của khu chung cư vừa và nhỏ thì câu trả lời của họ như sau:
Form khảo sát: https://forms.gle/hmKvpx5AAMjm4jMB8
Hình 2.1Kết quả khảo sát Google from
Hình 2.2Kết quả khảo sát Goofle form
Hình 2.3 Kết quả kháo sát Google form
Các yêu cầu được thu thập
Nhóm 18 đã thu thập thông tin thực tế thông qua các kỹ thuật phỏng vấn, phân tích tài liệu và bảng câu hỏi có sẵn, từ đó tổng kết một số yêu cầu cơ bản cho hệ thống quản lý chung cư vừa và nhỏ.
- Phần cứng: Phù hợp với hầu hết các loại máy tính hiện nay
- Phần mềm: Hệ thống được chạy trên Windows 7, 8, 10 và hoạt động liên tục 24/7
- Dữ liệu: Được tổng hợp lại đựa trên các yêu cầu kĩ thuật đã được sử dụng ở trên
- Con người: người sử dụng phần mềm là quản lí hoặc nhân viên quản lí chung cư
Các yêu cầu chức năng và phi chức năng
Phần mềm cần có các chức năng sau:
• Số điện thoại chủ hộ
Cập nhật, thay đổi thông tin
Hệ thống cho phép thay đổi thông tin cư dân, cập nhật thông tin cư dân, các chi phí sinh hoạt hằng tháng.
Hệ thống cho phép tìm kiếm bằng bất kỳ thông tin nào của cư dân và xóa toàn bộ thông tin cư dân trong dữ liệu hệ thống
2.3.2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống cần đồng bộ hóa dữ liệu để đảm bảo việc truyền tải thông tin giữa các máy chủ diễn ra suôn sẻ Điều này đặc biệt quan trọng cho việc hoạt động hiệu quả trên các phiên bản Windows 7, 8 và 10.
- Hiệu năng: Hệ thống phải có khả năng hoạt động liên tục, chứa được lượng dữ liệu lớn mà không bị chậm xử lý.
- Văn hóa & chính trị: Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Sơ đồ chức năng
Hình 3.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống
Sơ đồ chức năng của hệ thống được mô tả như trên Hình 3.1 Hệ thống gồm 4 chức năng chính, cụ thể như sau:
3.1.1 Chức năng quản lý căn hộ
Hệ thống này cung cấp chức năng quản lý thông tin chi tiết về từng căn hộ, bao gồm số phòng, tên chủ hộ và số điện thoại của chủ hộ Chức năng này được chia thành ba phần nhỏ để dễ dàng quản lý và truy cập thông tin.
Chức năng nhập thông tin căn hộ cho phép người quản lý cập nhật dữ liệu vào hệ thống của chung cư Quá trình này bao gồm việc tạo một hàng mới trong cơ sở dữ liệu và điền các thông tin cơ bản về hộ dân cư mới.
- Chỉnh sửa thông tin căn hộ: Chức năng này điều chỉnh thông tin căn hộ như: tên chủ hộ, số điện thoại chủ hộ
Chức năng xóa thông tin căn hộ cho phép loại bỏ dữ liệu căn hộ khỏi hệ thống khi có sự thay đổi, giúp duy trì tính chính xác và cập nhật của cơ sở dữ liệu.
Chức năng tìm kiếm thông tin căn hộ giúp người quản lý dễ dàng tra cứu thông tin liên quan đến một căn hộ thông qua số phòng hoặc tên chủ hộ khi cần thiết.
3.1.2 Chức năng quản lý cư dân
Giúp cho việc quản lý thông tin của từng cư dân trong khu chung cư Chức năng này được chia thành 4 chức năng nhỏ:
Chức năng nhập thông tin cư dân cho phép quản lý lưu trữ dữ liệu của cư dân mới chuyển đến, bao gồm ID, tên, giới tính, ngày sinh và số điện thoại, vào hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả.
Chức năng chỉnh sửa thông tin cư dân cho phép người dùng cập nhật dữ liệu cá nhân khi có sự thay đổi Điều này giúp đảm bảo thông tin của từng cư dân được lưu trữ chính xác trong hệ thống.
Chức năng xóa thông tin cư dân cho phép người quản lý loại bỏ dữ liệu của bất kỳ cư dân nào khỏi hệ thống lưu trữ của chung cư, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin.
Tìm kiếm thông tin cư dân là một tính năng hữu ích giúp người quản lý nhanh chóng tra cứu thông tin của bất kỳ cư dân nào trong hệ thống Người dùng có thể tìm kiếm thông tin dựa trên tên, ID hoặc số phòng, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu cư dân.
3.1.3 Chức năng quản lý phương tiện Để việc quản lý phương tiện đi lại và ra vào của cư dân dễ dàng, chức năng này cho phép quản lý phương tiện đi lại của các cư dân trong chung cư, lưu trữ các thông tin sau: loại xe, biển số, tên và sđt chủ sở hữu
Quản lý sẽ ghi nhận thông tin phương tiện của cư dân, bao gồm loại xe, biển số, cùng với tên và số điện thoại của chủ hộ, vào hệ thống.
Khi có sự thay đổi thông tin phương tiện, ban quản lý sẽ cập nhật và lưu trữ thông tin mới trong hệ thống thông qua chức năng chỉnh sửa.
- Xóa thông tin phương tiện: Nếu cần xóa thông tin của phương tiện, chức năng xóa sẽ xóa thông tin phương tiện khỏi hệ thống.
Để tìm kiếm thông tin về một phương tiện, người quản lý có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trong hệ thống, cho phép tra cứu theo loại xe và biển số xe.
3.1.4 Chức năng quản lý dịch vụ
Chức năng quản lý dịch vụ cho phép người quản lý thống kê và theo dõi các dịch vụ như tiền điện, nước, phí sinh hoạt và an ninh trong khu chung cư Mỗi tháng, người quản lý sẽ cập nhật thông tin này để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý dịch vụ.
- Nhập thông tin dịch vụ: Hàng tháng người quản lý sẽ nhập thông tin về dịch vụ, thông tin này sẽ được lưu trữ vào hệ thống.
- Chỉnh sửa thông tin dịch vụ: Cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin về dịch vụ được lưu trữ trong hệ thống
Khi người dùng cần xóa thông tin về dịch vụ, họ có thể sử dụng chức năng xóa Sau khi thực hiện, thông tin dịch vụ sẽ bị loại bỏ hoàn toàn khỏi hệ thống.
Chức năng tìm kiếm thông tin dịch vụ cho phép người quản lý tra cứu các thông tin liên quan đến dịch vụ, chẳng hạn như tiền điện của một hộ cư dân trong hệ thống khi cần thiết.
Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
3.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh
Hình 3.5 Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống, như thể hiện trong Hình 3.2, cho thấy mối quan hệ giữa tiến trình 0 và thực thể bên ngoài là Ban quản lý, cùng với các luồng dữ liệu liên quan.
(1) Thông tin căn hộ, thông tin cư dân, thông tin phương tiện, thông tin dịch vụ.
Các thông tin phản hồi bao gồm ý kiến về việc chỉnh sửa và xóa thông tin căn hộ, cư dân, dịch vụ, phương tiện; cũng như phản hồi liên quan đến việc tìm kiếm căn hộ, cư dân, dịch vụ và phương tiện.
Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được thể hiện trên Hình 3.3 Cụ thể các tiến trình như sau:
Quản lý căn hộ là một tiến trình quan trọng trong việc vận hành hiệu quả của một tòa nhà hoặc khu phức hợp Người quản lý sẽ nhập toàn bộ thông tin về một căn hộ, bao gồm số phòng, tên và số điện thoại chủ hộ, vào hệ thống quản lý Thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho "căn hộ" và có thể được chỉnh sửa hoặc xóa khi cần thiết, giúp đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và chính xác.
Tiến trình quản lý cư dân tại khu chung cư bắt đầu khi có cư dân mới, lúc này quản lý sẽ nhập đầy đủ thông tin như ID, số phòng, tên, giới tính, ngày sinh và số điện thoại vào hệ thống Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu "cư dân", cho phép chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm khi cần thiết.
Hàng tháng, ban quản lý sẽ cập nhật thông tin dịch vụ như tiền điện, tiền nước, phí sinh hoạt và an ninh vào hệ thống quản lý Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho "dịch vụ" và có thể dễ dàng chỉnh sửa, xóa hoặc tìm kiếm khi cần thiết.
Tiến trình quản lý phương tiện bắt đầu khi cư dân có phương tiện mới Ban quản lý sẽ nhập thông tin chi tiết về phương tiện, bao gồm loại phương tiện, tên và số điện thoại của chủ sở hữu vào hệ thống Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho "phương tiện" Ban quản lý có quyền tìm kiếm, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin về phương tiện khi cần thiết.
3.2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh a Chức năng 1
Hình 3.7 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý căn hộ
Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý căn hộ” được mô tả trên Hình 3.4 Cụ thể:
- Nhập thông tin căn hộ: Ban quản lý nhập thông tin căn hộ vào hệ thống, dữ liệu của căn hộ mới sẽ được đưa vào kho “Căn hộ”.
Khi cần chỉnh sửa thông tin căn hộ, người quản lý chỉ cần gửi yêu cầu vào hệ thống Thông tin sẽ được lấy từ kho “Căn hộ”, sau đó tiến hành chỉnh sửa và trả về kết quả đã được cập nhật.
Khi cần xóa thông tin một căn hộ, quản lý hệ thống sẽ chọn yêu cầu xóa, và thông tin căn hộ đó sẽ được loại bỏ khỏi kho "Căn hộ" Sau khi thực hiện xóa, hệ thống sẽ trả về kết quả xác nhận quá trình xóa đã hoàn tất.
Người dùng có thể tìm kiếm thông tin về căn hộ trong kho bằng số phòng hoặc tên chủ hộ, và hệ thống sẽ trả về kết quả phù hợp cho họ.
Hình 3.8 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý cư dân
Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý cư dân” được mô tả trên Hình 3.5 Cụ thể:
Ban quản lý sẽ nhập thông tin từng cư dân vào hệ thống, và dữ liệu của cư dân mới sẽ được lưu trữ trong kho "Cư dân".
Quản lý cư dân có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin khi cần thiết bằng cách truy cập vào hệ thống Thông tin sẽ được lấy từ kho dữ liệu "Cư dân", sau đó thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và trả về kết quả đã được cập nhật.
Khi một cư dân chuyển đi, người quản lý cần thực hiện việc xóa thông tin cư dân khỏi hệ thống Để làm điều này, quản lý sẽ chọn yêu cầu xóa và thông tin của cư dân sẽ được xóa khỏi kho dữ liệu "Cư dân", sau đó hệ thống sẽ trả về kết quả xác nhận việc xóa đã hoàn tất.
Để tìm kiếm thông tin cư dân, người quản lý có thể tra cứu dữ liệu bằng cách sử dụng ID hoặc họ tên của cư dân Hệ thống sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho người dùng.
Hình 3.9 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý dịch vụ
Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý dịch vụ” được mô tả trên Hình 3.6 Cụ thể:
Mỗi tháng, người quản lý sẽ cập nhật thông tin các dịch vụ vào hệ thống, và dữ liệu của những dịch vụ mới sẽ được lưu trữ trong kho “Dịch vụ”.
Khi cần chỉnh sửa thông tin dịch vụ, người quản lý chỉ cần gửi yêu cầu vào hệ thống Thông tin sẽ được lấy từ kho "Dịch vụ", sau đó tiến hành chỉnh sửa và trả về kết quả đã được cập nhật.
Đặc tả các chức năng
3.3.1 Đặc tả chức năng thêm thông tin a Đầu đề:
- Tên chức năng: thêm thông tin vào hệ thống
- Đầu vào: Thông tin mà người quản lý muốn thêm (VD: căn hộ, cư dân, phương tiện, dịch vụ).
- Đầu ra: Thông tin được đưa vào kho lưu trữ. b Thân
Hình 3.11 Sơ đồ khối đặc tả chức năng thêm thông tin
3.3.2 Đặc tả chức năng chỉnh sửa thông tin a Đầu đề
- Tên chức năng: Chỉnh sửa thông tin
- Đầu vào: Người dùng yêu cầu chỉnh sửa thông tin bất kỳ nào đó trong hệ thống (căn hộ, cư dân, dịch vụ, phương tiện)
- Đầu ra: Thông tin sau chỉnh sửa b Thân
Hình 3.12 Sơ đồ khối đặc tả chức năng chỉnh sửa thông tin
3.3.3 Đặc tả chức năng xóa thông tin a Đầu đề
- Tên chức năng: Xóa thông tin
- Đầu vào: Yêu cầu xóa thông tin nào đó của người dùng
- Đầu ra: Thông tin trong hệ thống sau khi xóa b Thân
Hình 3.13 Sơ đồ khối đặc tả chức năng xóa thông tin
3.3.4 Đặc tả chức năng tìm kiếm thông tin a Đầu đề
- Tên chức năng: Tìm kiếm thông tin
- Đầu vào: Yêu cầu tìm kiếm của người dùng, thông tin người dùng muốn tìm
- Đầu ra: Thông tin sau tìm kiếm (kết quả tìm kiếm hoặc cảnh báo) b Thân
Hình 3.14 Sơ đồ khối đặc tả chức năng tìm kiếm thông tin
