ÔN tập kỹ NĂNG QUẢN lí , LÃNH đạo

Câu 5 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Câu 1 Khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc, nhiệm vụ của điều hành công sở (tùy vấn đề được hỏi để trình bày các mục tiêu, hay các nguyên tắc, hay các nhiệm vụ, hoặc hỏi tất cả) Khái niệm Điều hành công sở là 1 nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển tốt hơn nữa công sở một cách bền vững Mục tiêu Mục tiêu.

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Câu Khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc, nhiệm vụ điều hành công sở (tùy vấn đề hỏi để trình bày: mục tiêu, hay nguyên tắc, hay nhiệm vụ, hỏi tất cả) * Khái niệm: Điều hành công sở nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu ứng dụng kỹ năng, kỹ thuật quản lý tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phát triển tốt công sở cách bền vững * Mục tiêu: Mục tiêu đích cần phải đạt tới thời điểm định chủ thể định trước Mục tiêu quản lý để chủ thể quản lý đưa tác động thích hợp với hình thức phương pháp phù hợp Điều hành công sở quản lý nhà nước nhằm: - Hiện thực hố chủ trương, sách Đảng Nhà nước VD: Thực sách “xóa đói giảm nghèo” Trên sở xác định mục tiêu sách, quan, địa phương tiến hành lập kế hoạch thực thi, thiết lập hệ thống chương trình, dự án, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn; đồng thời dự báo tình hình, biến động, thay đổi xẩy để dự kiến biện pháp điều chỉnh, cân đối, nhằm thực mục tiêu định hướng chủ yếu, có tính chiến lược - Góp phần nâng cao suất lao động công sở Điều hành công sở tốt kết hợp sử dụng hiệu yếu tố khách quan chủ quan để đạt mục tiêu đề tạo suất lao động cao VD: Phối hợp công việc phận khác công sở Tổ chức hoạt động trao đổi thông tin để đảm bảo liên lạc thông suốt Tổ chức hoạt động giao tiếp hành chính, xây dựng văn hóa cơng sở… - Tạo nề nếp làm việc khoa học Điều hành công sở theo nguyên tắc, quy định Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch góp phần tạo nề nếp làm việc khoa học cho quan, tránh lối làm việc tùy tiện, tự hay giải công việc thiếu cứ, sở - Phục vụ cho yêu cầu cơng cải cách hành Nhà nước Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở quan Nhà nước góp phần đẩy nhanh q trình cải cách hành quan, đơn vị, hướng tới thực hiệu chiến lược cải cách hành quốc gia nói chung * Các nguyên tắc điều hành công sở: - Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân Nguyên tắc đòi hỏi phải kết hợp hài hòa việc phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân hoạt động điều hành công sở Việc đưa định điều hành công sở cần tiến hành sở đảm bảo tính dân chủ với tham gia bàn bạc tập thể, đồng thời đảm bảo yêu cầu cá nhân phụ trách, người đứng đầu công sở chịu trách nhiệm định - Chấp hành đạo, điều hành quan, tổ chức cấp trên, giám sát Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân cấp Hoạt động điều hành công sở phải đặt tổng thể cơng vụ, theo quan cấp cần đảm bảo tuân thủ đạo, điều hành quan cấp để tạo thống hoạt động quản lý Bên cạnh đó, điều hành cơng sở cần đặt giám sát Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân cấp nhằm góp phần kiểm sốt hiệu hoạt động quan nhà nước, vừa đảm bảo công sở tiến hành khuôn khổ quy định pháp luật, vừa tạo cách thức để nhân dân tham gia quản lý nhà nước - Giải công việc theo pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu tối ưu, theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định Giải công việc theo pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm: Hoạt động điều hành công sở phải tiến hành sở tuân theo quy định pháp luật Việc tuân thủ pháp luật nhằm đảm bảo pháp chế, kỷ luật công sở, lợi ích hợp pháp thành viên cơng sở; đồng thời tạo ý thức tự giác cho thành viên, đơn vị công sở để hoạt động đồng thống Mọi vi phạm định chế bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xử lý Đảm bảo cơng khai, dân chủ, minh bạch: Cơng khai hóa hoạt động cơng sở nhằm tạo hiểu biết hợp tác công việc, đảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý cơng sở, hướng tới tập hợp trí tuệ tập thể, cá nhân tổ chức Các thông tin công khai phục vụ hiệu cho hoạt động kiểm tra, giám sát Công khai giúp người dân biết rõ dịch vụ công mà công sở cung cấp, họ tham gia góp ý để hồn thiện hoạt động cơng sở Đảm bảo tính liên tục, kịp thời: Điều hành công sở cần đảm bảo thông tin, mệnh lệnh quản lý phải truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, khơng bị gián đoạn kiểm sốt chặt chẽ; cơng việc thực tốt, liên tục, không bị bỏ dở sở đơn vị gắn bó, hỗ trợ lẫn Đạt hiệu tối ưu: Điều hành công sở hiệu việc tối ưu hóa nhiệm vụ, làm cho nhiệm vụ quản lý phù hợp với nguyên tắc thẩm quyền trách nhiệm; đảm bảo cách thực thi ngắn kết cao có thể, hài hịa ổn định với linh hoạt khả tự chủ - Cán bộ, công chức phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa, đạo đức cơng vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày quy, đại Điều hành công sở hoạt động tiến hành đội ngũ cán bộ, cơng chức có thẩm quyền Để hoạt động có hiệu quả, cán bộ, công chức phải thực gần gũi với nhân dân, bám sát thực tiễn sở, biết tiếp thu đóng góp ý kiến nhân dân Đội ngũ cán bộ, công chức phải “vừa hồng vừa chuyên”, vừa giỏi chun mơn nghiệp vụ, vừa có phẩm chất đạo đức sáng, có lĩnh trị vững vàng Cán bộ, công chức phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ mặt để nâng cao chất lượng công vụ - Liên hệ thực tiễn: Căn vào nguyên tắc trình bày, học viên liên hệ thực tiễn để đánh giá việc thực nguyên tắc công sở nơi công tác: Những ưu điểm, kết đạt được; Những hạn chế, tồn tại; Tìm nguyên nhân; Đề xuất số giải pháp hoàn thiện… * Nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược lập kế hoạch hoạt động; - Xây dựng vận hành cấu tổ chức hợp lý; - Quản lý công vụ phối hợp hoạt động; - Quản lý phát triển đội ngũ nhân viên; - Giám sát kiểm tra hoạt động cá nhân đơn vị; - Xây dựng quản lý hệ thống thông tin quản lý; - Tổ chức hoạt động giao tiếp nội công sở với bên ngoài, đặc biệt hoạt động tiếp dân; - Quản lý thực việc sử dụng ngân sách; - Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ; - Bảo vệ trị nội bộ, an tồn an ninh trật tự công sở; - Xây dựng văn hóa cơng sở tích cực; xây dựng cơng sở thành tổ chức học tập - Tham gia nghiên cứu xây dựng hệ thống sách cơng, đặc biệt sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động * Liên hệ: - Những kết đạt được: - Những hạn chế: - Nguyên nhân: - Giải pháp: VD: Việc sử dụng phương thức điều hành đại thông qua việc dùng thiết bị đại, đặc biệt máy vi tính thiết bị văn phòng, thiết bị truyền tin, thiết bị xử lý thông tin đại giúp cho việc thu thập, xử lý khai thác thông tin nhanh chóng xác Khi trang bị phương tiện kỹ thuật hợp lý suất làm việc tăng lên, đồng thời góp phần làm đổi nhận thức quản lý cán bộ, công chức quan, công sở Việc điều hành công việc cách khoa học quan đặt nhu cầu thực tế làm cho cơng việc giải nhanh chóng xác Tính khoa học q trình điều hành hoạt động quan, cơng sở thể trước hết chỗ định q trình phải có khoa học, có sở thực tế, tính tốn cách cẩn thận, chu đáo toàn diện, khắc phục cách làm việc tùy tiện, thiếu khoa học tương đối phổ biến quan, công sở Tính khoa học điều hành hoạt động quan, cơng sở địi hỏi phải phân định thẩm quyền quan, đơn vị quan cá nhân Việc đổi kĩ thuật hành phải tạo phương thức điều hành đơn giản thuận lợi Phải nâng cao tính thiết thực trình điều hành Đồng thời, loại hình công sở khác hoạt động điều kiện kinh tế thị trường cần áp dụng cách thức điều hành cho phù hợp với thực tế Hoạt động điều hành công sở, quản lý hành phức tạp, nhiều loại cơng việc q trình giải cơng việc định thường xuất nhiều cơng đoạn có liên quan với Chính vậy, loại lao động địi hỏi tính tự giác cao định mức cần thiết Thiếu định mức tiêu chuẩn cần thiết, việc điều hành cơng sở gặp khó khăn không đạt hiệu q uả mong muốn, tiến trình cải cách hành nhà nước giai đoạn Ví dụ quan nhận văn có yêu cầu cần phải trả lời cho quan gửi đến theo chức mình, lâu u cầu phải đáp ứng Nếu trả lời chậm khơng trả lời mà gây hậu xấu, nguyên tắc, cần có cách xử lý Mức độ xử lý tùy theo mức độ hậu gây nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ Cán bộ, cơng chức phải có kỹ định điều hành công sở Muốn vậy, họ phải đào tạo bồi dưỡng thường xuyên kỹ thuật hành vấn đề khác có liên quan Câu Những kỹ điều hành công sở * Khái niệm: Điều hành công sở nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu ứng dụng kỹ năng, kỹ thuật quản lý tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phát triển tốt công sở cách bền vững * Kỹ điều hành công sở: - Kế hoạch hố thiết kế cơng việc: Hoạch định bốn chức thiết yếu tảng quản trị (lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, giám sát) Nó bao gồm q trình xác định mục tiêu tương lai phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu Kết hoạch định kế hoạch, văn ghi chép rõ ràng xác định hành động cụ thể mà quan, tổ chức phải thực - Phân cơng cơng việc: + Phân tích cơng việc: Phân tích cơng việc q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến cơng việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc, xác định nhiệm vụ phải làm + Thiết kế công việc: Thiết kế việc phân chia công việc lớn, nhỏ cho hợp lý Đây trình xác định nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm việc thi hành công vụ tham gia hoạt động cơng sở nói chung + Phân công công việc: Phân công công việc công sở HC nội dung quan trọng công tác tổ chức lao động khoa học quan HCNN, biện pháp có ý nghĩa định việc nâng cao hiệu hoạt động hệ thống quan HCNN nói chung cơng sở HCNN nói riêng - Tổ chức điều hành họp: Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Vai trò hội họp: + Giúp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; + Tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; + Tăng cường phối hợp, ủng hộ; + Khuyến khích nhân viên, Đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; + Tạo áp lực hành động; + Thu thập thông tin phản hồi cho quản lý - Phối hợp quản lý: Phối hợp quản lý HCNN trình liên kết hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn cán bộ, công chức, quan HCNN nhằm tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể QLNN Ở cấp xã: Mối quan hệ phối hợp công việc thể thông qua: + Với Đảng uỷ xã: + Với HĐND: + Với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam đoàn thể nhân dân xã: + Với Trưởng thôn tổ trưởng dân phố: - Kiểm sốt cơng việc: Kiểm sốt biện pháp tất yếu trình tổ chức, điều hành hoạt động quan, công sở Kiểm sốt cơng việc chức chủ yếu hoạt động lãnh đạo, huy, điều hành, hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực công việc nhằm khẳng định mục tiêu công sở, kế hoạch lập để đạt tới mục tiêu hoàn thành Việc kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động khác như: giám sát, tra, kiểm tra, kiểm sát - Điều hành theo pháp luật hệ thống quy chuẩn: Những yêu cầu điều hành theo pháp luật: + Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp thẩm quyền + Bảo đảm áp dụng pháp luật thống + Bảo đảm thực quy định thủ tục hành Điều hành cơng sở cịn phải tn theo hệ thống quy chế tổ chức Quy chế làm việc công sở loại văn nội quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân thành viên công sở, cách thức phối hợp số chế độ cơng tác quan trọng nhằm xây dựng trì chế độ làm việc khoa học * Liên hệ (có thể liên hệ cụ thể kỹ năng, liên hệ chung tất kỹ năng): - Những kết đạt được: - Những hạn chế: - Nguyên nhân: - Giải pháp: Câu Nhận thức chung thể thức văn Đảng * Khái niệm: Văn Đảng loại hình tài liệu thể ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động tổ chức đảng, cấp ủy, tổ chức, quan có thẩm quyền Đảng ban hành theo quy định Điều lệ Đảng Trung ương * Thể thức văn Đảng: a Thành phần thể thức bắt buộc - Tiêu đề: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM - Tên quan ban hành văn bản: Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn - Số ký hiệu văn bản: + Số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, đảng đoàn, ban cán đảng trực thuộc cấp uỷ ban hành nhiệm kỳ cấp uỷ + Số văn viết chữ số Ả Rập + Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ghi đủ tên tắt quan liên quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt "TW"; số ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-), tên loại văn tên quan có dấu gạch chéo (/) - Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Địa điểm ban hành văn bản: Văn quan đảng cấp trung ương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn tên thành phố, thị xã, tỉnh mà quan ban hành văn có trụ sở; Văn quan đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ghi địa điểm ban hành văn tên riêng huyện, quận, thị xã, thành phố đó; Văn quan đảng cấp sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành văn tên riêng xã, phường, thị trấn - Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: + Tên loại văn tên gọi thể loại văn nghị quyết, định, thị, thơng báo + Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề nội dung văn Cùng thể loại văn mà cấp uỷ ban thường vụ cấp uỷ ban hành theo thẩm quyền trích yếu nội dung ghi tên tác giả văn Riêng cơng văn trích yếu nội dung ghi số ký hiệu - Phần nội dung văn bản: + Phần nội dung văn phần thể toàn nội dung cụ thể văn + Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành: + Chữ ký, thể thức đề ký: Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ bầu bổ nhiệm họ tên người ký + Dấu quan ban hành: Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v nơi lưu Nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn b Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây: - Dấu mức độ mật: + Dấu mức độ mật có mức: mật, tối mật tuyệt mật + Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn - Dấu mức độ khẩn: + Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn + Dấu mức độ khẩn trình bày phía dấu mức độ mật - Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị: + Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI"… + Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn "Dự thảo lần thứ " trình bày số ký hiệu; văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn c Bản thành phần thể thức sao: + Các loại sao: * Bản y chính: nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành * Bản trích sao: lại phần nội dung từ quan ban hành quan lưu trữ quản lý thực * Bản lục: lại toàn văn từ y * Liên hệ: việc ban hành văn Đảng quan, đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú) - Những kết đạt được: - Những hạn chế: - Nguyên nhân: - Giải pháp: Câu Đặc điểm văn quản lý hành nhà nước Quy trình ban hành văn quản lý hành nhà nước * Khái niệm: Văn quản lý hành nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức, công dân * Đặc điểm (chung) văn quản lý hành nhà nước: (Về đặc điểm: tùy hỏi đặc điểm chung hay đặc điểm riêng loại văn để trình bày) - Được hình thành hoạt động quan nhà nước để thực thi quyền hành pháp, chủ yếu quan hành nhà nước ban hành, đồng thời hầu hết văn liên quan đến hoạt động hàng ngày quan hành nhà nước thực tiễn đời sống hàng ngày người dân - Là phương tiện ghi lại truyền đạt định quản lý hành nhà nước thơng tin quản lý - Phục vụ điều chỉnh mối quan hệ hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân - Thẩm quyền, thủ tục ban hành thể thức văn quản lý hành nhà nước pháp luật quy chế hoạt động quan (phù hợp với pháp luật) quy định Nếu văn ban hành khơng với quy định khơng coi văn quản lý hành nhà nước khơng có giá trị pháp lý - Được bảo đảm thi hành biện pháp khác nhau, kể cưỡng chế nhà nước * Văn quy phạm pháp luật: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, quy tắc xử chung nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Văn quy phạm pháp luật có đặc điểm sau đây: - Chứa đựng quy phạm pháp luật (các quy tắc xử chung nhà nước ban hành thừa nhận) - Được áp dụng nhiều lần thực tiễn đời sống - Thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành pháp luật quy định chặt chẽ * Văn cá biệt: Là văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm giải cơng việc cụ thể Văn cá biệt thể hình thức văn như: nghị quyết, định, thị… cá biệt Văn cá biệt có đặc điểm sau: Do quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành Về nguyên tắc, quan có quyền ban hành văn cá biệt để điều chỉnh vấn đề thuộc thẩm quyền Văn cá biệt ban hành thủ trưởng quan, tổ chức mà cán bộ, công chức, viên chức ủy quyền Thuộc loại văn áp dụng pháp luật, ban hành sở văn quy phạm pháp luật Nhằm giải vụ việc cụ thể; trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý định đưa quy định nội Áp dụng lần đối tượng định cụ thể, phạm vi không gian thời gian định hay áp dụng nội quan, tổ chức Mang tính đơn phương bắt buộc thi hành * Văn thông thường: Là văn mang chức trao đổi thông tin, hướng dẫn công việc, để tổng kết, trình bày dự án cơng tác, giao dịch Văn hành thơng thường có số đặc điểm sau: Mọi quan, tổ chức ban hành xuất phát từ nhu cầu giải công việc hàng ngày để thực chức năng, nhiệm vụ Được sử dụng để truyền đạt thơng tin hoạt động quản lý, phục vụ việc định tổ chức triển khai thực định 10 Các loại văn thông thường gồm: thông cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển * Quy trình ban hành văn quản lý hành nhà nước sở: Bước 1: Nêu sáng kiến soạn thảo - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn (đặc biệt văn quy phạm pháp luật) - Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Dự thảo Quyết định UBND cấp xã Chủ tịch UBND cấp xã phân công đạo việc soạn thảo Cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực chủ trì soạn thảo văn thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm nội dung, thể thức văn theo quy định; phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hồn chỉnh văn trình xem xét, thông qua Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Việc lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo chủ yếu áp dụng quy trình xây dựng văn quy phạm pháp luật - Việc lấy ý kiến thực hình thức thích hợp thơng qua hội nghị, hội thảo; thông qua phương tiện thông tin đại chúng hay khảo sát, phát phiếu thăm dò… - Đơn vị, cá nhân giao thực việc lấy ý kiến có trách nhiệm tổng hợp, xử lý ý kiến để tiếp thu, chỉnh sửa nội dung cần thiết dự thảo theo đạo Chủ tịch UBND cấp xã Bản tổng hợp ý kiến, giải trình việc tiếp thu phải lưu hồ sơ trình HĐND, UBND - Đối với văn hành chính, trường hợp cần thiết, đơn vị, cá nhân giao soạn thảo đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, cá nhân có liên quan… Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo Đối với văn QPPL, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã có trách nhiệm phát biểu ý kiến dự thảo Nghị quyết, định, thị vấn đề sau đây: - Sự cần thiết ban hành văn - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn - Tính hợp hiến, hợp pháp tính thống dự thảo với hệ thống pháp luật 11 - Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn Tổ chức, cá nhân phân công soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý dự thảo Đối với văn hành chính, việc kiểm tra trước trình ký ký nháy (ký tắt) dạng thẩm định Bước 4: Xem xét, thơng qua Trình tự xem xét thông qua dự thảo văn quy phạm pháp luật: - Đối với Quyết định UBND cấp xã: + Tổ chức, cá nhân phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo định, tổng hợp ý kiến tài liệu có liên quan đến thành viên Uỷ ban nhân dân chậm ba ngày trước ngày Uỷ ban nhân dân họp + Việc xem xét, thông qua dự thảo định phiên họp Uỷ ban nhân dân tiến hành theo trình tự sau đây: * Đại diện tổ chức, cá nhân phân cơng soạn thảo trình bày dự thảo định * Uỷ ban nhân dân thảo luận biểu thông qua dự thảo định * Dự thảo định thơng qua có q nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu tán thành * Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thay mặt Uỷ ban nhân dân ký ban hành định - Đối với loại văn hành chính: + Cơ quan, đơn vị soạn thảo phải lập hồ sơ trình ký trình hồ sơ dự thảo văn lên cấp (tập thể cá nhân) để xem xét thông qua Trường hợp cần thiết, đơn vị soạn thảo trực tiếp tường trình với thủ trưởng ký + Người giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu quan thực kiểm tra thủ tục thể thức, sau xác nhận việc kiểm tra theo thủ tục luật định + Thông qua ký văn theo thẩm quyền thủ tục luật định (theo chế độ tập thể theo chế độ thủ trưởng) + Trong trường hợp khơng thơng qua quan soạn thảo phải chỉnh lý trình lại dự thảo văn thời hạn định Bước 5: Công bố - Văn khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất nội dung phải cơng bố, yết thị đưa tin phương tiện thông tin đại chúng địa phương - Văn QPPL UBND cấp xã phải niêm yết 20 ngày liên tục trụ sở quan ban hành địa điểm khác theo định 12 Chủ tịch UBND như: nhà văn hóa cấp xã, nhà văn hóa thơn, xóm, điểm bưu điện văn hóa xã, điểm tập trung dân cư khác Bước 6: Gửi lưu trữ văn - Tất loại văn đến, văn phải qua văn phòng HĐND, UBND xã Văn phòng chịu trách nhiệm đăng ký văn chuyển phát văn địa Các văn đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải chuyển sau nhận - Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh - Văn QPPL UBND cấp xã phải gửi đến quan cấp trên, quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra, tổ chức, cá nhân hữu quan địa phương… - Mỗi văn quan ban hành phải lưu bản, gốc lưu văn thư lưu hồ sơ giải cơng việc * Liên hệ: việc ban hành văn quản lý hành nhà nước quan, đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú) - Những kết đạt được: - Những hạn chế: - Nguyên nhân: - Giải pháp: Câu Những yêu cầu nội dung văn quản lý hành nhà nước * Khái niệm: Văn quản lý hành nhà nước định thơng tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức, công dân * Những yêu cầu nội dung: - Tính mục đích: + Phải xác định rõ mục tiêu giới hạn điều chỉnh văn + Trước soạn thảo văn phải trả lời câu hỏi: Ban hành văn để làm gì? kết nhận gì? + Sự cần thiết việc ban hành văn Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt 13 + Phương diện pháp lý văn bản: văn phải phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền - Tính phục vụ trị: Văn QLNN ban hành phải phản ánh mục tiêu đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, bảo đảm mục tiêu, yêu cầu công tác lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị - Tính khoa học: + Văn bảo đảm đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết Nội dung thông tin văn phải cụ thể, rõ ràng, xác kịp thời + Phù hợp với quy luật khách quan điều kiện thực tiễn + Nội dung văn phải rõ ràng, xác để hiểu áp dụng cách thống + Cần bảo đảm trình tự lơ gic việc diễn đạt ý tứ, quán chủ đề, chặt chẽ bố cục nội dung văn + Ngôn ngữ sử dụng đảm bảo chuẩn mực, quy định, hạn chế dùng từ cổ, từ gốc nước ngồi, tránh tiếng địa phương, tiếng lóng, tiếng tục, trình bày quy tắc ngữ pháp tiếng Việt… - Tính phổ thơng: + Phù hợp với trình độ đơng đảo nhân dân lao động, nội dung phải rõ ràng, dễ nhớ, dễ thực + Gắn liền với nhu cầu, lợi ích thiết thực đại đa số người dân lao động - Tính thực hiện: Văn quản lý hành nhà nước phải phản ánh thể quyền lực nhà nước, bảo đảm sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, nhằm truyền đạt ý chí quan nhà nước tới đối tượng chịu quản lý Ý chí thể mệnh lệnh, u cầu, cấm đoán hướng dẫn hành vi xử - Tính khả thi: Nội dung văn phải phù hợp với điều kiện thực tế khách quan, có tính đến kinh phí, lực lượng yếu tố khác cách tồn diện để triển khai có hiệu thực tế * Liên hệ: việc ban hành văn quản lý hành nhà nước quan, đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú) - Những kết đạt được: - Những hạn chế: - Nguyên nhân: - Giải pháp: 14 Câu Những yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước * Khái niệm: Văn quản lý hành nhà nước định thơng tin quản lý thành văn (được văn hố) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức, công dân * Những yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày: - Thành phần thể thức bắt buộc: Thể thức văn quản lý nhà nước toàn thành phần cấu tạo nên văn pháp luật quy định chặt chẽ Việc trình bày văn quản lý nhà nước theo thể thức quy định điều kiện pháp lý bắt buộc đồng thời đảm bảo tính khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc quản lý sử dụng văn Theo quy định Nghị định 110 ngày 8/4/2004 Chính phủ; Thơng tư liên tịch số 55 ngày 6/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng phủ; Thơng tư số 01 ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ thể thức văn quản lý nhà nước bao gồm yếu tố sau đây: + Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quốc hiệu trình bày góc phải, phía trên, trang đầu văn bản; Quốc hiệu (và tiêu ngữ) biểu thị tên, chế độ trị mục tiêu quốc gia + Tên quan ban hành văn bản: Yếu tố cho biết tên vị trí pháp lý quan ban hành văn hệ thống tổ chức máy nhà nước Tên quan ban hành văn ghi góc trái, phía trên, trang đầu văn + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Phần ghi quốc hiệu, phản ánh địa điểm đặt trụ sở quan ban hành Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành + Số ký hiệu văn bản: Số văn viết chữ số Ả rập đánh từ số 01 ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm Tuỳ theo tính chất khối lượng ban hành 15 văn quan mà đánh số cho thích hợp (đánh số riêng tổng hợp theo nhóm văn bản) Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn bản, chúng có dấu gạch nối (-) Số văn viết trước ký hiệu ngăn cách với ký hiệu dấu gạch chéo (/), số ký hiệu trình bày tên quan ban hành văn + Tên loại trích yếu nội dung văn Trừ công văn, tất loại văn quản lý nhà nước có tên gọi pháp luật quy định: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phải phản ánh cách khái quát nội dung văn + Nội dung văn Căn ban hành văn bản: (Chỉ có số loại hình) Phần nói lên sở pháp lý, sở thực tiễn tính cần thiết phải ban hành văn Việc trình bày loại phải tuỳ theo tính chất nội dung văn bản, hết cần xuống dịng có dấu chấm phẩy (tuy nhiên phần khơng nên q dài) Phần nội dung văn Phần có bắt đầu từ như: Quyết nghị, Quyết định, Nghị định Cần vào nội dung văn để lựa chọn bố cục phù hợp Trong phần nội dung thường nêu điều khoản thi hành hiệu lực văn bản, xử lý văn cũ, chủ thể chịu trách nhiệm thi hành (chính, phối hợp) + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền, dấu theo quy định Văn có hiệu lực pháp lý có chữ ký người có thẩm quyền dấu hợp pháp quan, tổ chức Có hình thức ký như: Ký trực thẩm quyền cá nhân Ký thay mặt: (TM.) Ký thay: (KT.) Ký thừa lệnh: (TL.): Ký thừa uỷ quyền (TUQ.) Quyền (Q.) Phần ghi chức vụ người ký thường không ghi lại tên quan phía sau (trừ văn liên tịch) 16 Họ tên người ký văn phải bao gồm tên đệm (nếu có), khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác (trừ số trường hợp xét thấy cần thiết) Dấu đóng lên văn có chữ ký hợp lệ, việc đóng dấu phải ngắn, rõ nét, chiều, màu mực quy định đóng trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký phía bên trái + Nơi nhận Nơi nhận trình bày góc trái cuối trang (và trang cuối văn có nhiều trang) ngang với phần chữ ký dấu (đối với cơng văn phần xác định phần sau từ Kính gửi đầu trang) Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ địa nơi nhận xác định sau từ Kính gửi phần đầu văn (ơ số 9a), phần thứ hai cuối văn (ô số 9b) - Các thành phần thể thức khác (chỉ thể văn cần thiết) + Dấu mức độ mật: đóng khoảng giấy trắng phần số ký hiệu văn Dấu mức độ mật gồm mức: Tuyệt mật, tối mật mật + Dấu mức độ khẩn (nếu có) đóng khoảng giấy trắng phần số ký hiệu văn Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hỏa tốc hẹn + Ngồi cịn có số văn thể dẫn phạm vi lưu hành (nếu cần) như: Trả lại sau họp; xem xong trả lại; lưu hành nội bộ… + Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website)… + Ký hiệu người đánh máy số lượng văn phát hành + Phụ lục văn + Số trang văn + Thể thức sao: Bao gồm loại hình “Sao y chính”; “Sao lục” “Trích sao” - Liên hệ: việc ban hành văn quản lý hành nhà nước quan, đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú) (Có thể vận dụng vào Câu 4, 5, 6) VD: + Những kết đạt được: Công tác ban hành văn quy phạm pháp luật cấp ủy Đảng, quyền địa phương quan tâm đạo thực Các văn QPPL ban hành quy trình, pháp luật có tính khả thi cao 17 Công chức Tư pháp cấp xã thực tốt chức tham mưu cho UBND xã ban hành văn đạo công tác Văn UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế địa phương … + Những hạn chế: Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Văn soạn thảo Văn phịng nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, yêu cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu thức văn văn thực theo văn điều khoản, phần nơi nhận Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản… Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Sự nhận thức chưa đầy đủ cơng tác quản lý, soạn thảo vai trị, chức văn hệ thống văn … + Nguyên nhân: + Giải pháp: … Câu Câu bổ sung có (ngồi đề cương) * Yêu cầu nội dung văn Đảng - Văn Đảng phải bám sát nhiệm vụ trị Đảng thời kỳ đòi hỏi thực tế Trên sở nhiệm vụ trị toàn Đảng giai đoạn, yêu cầu thực tiễn hoạt động lãnh đạo, tổ chức Đảng lựa chọn nội dung văn để ban hành nhằm phục vụ tốt cho nhiệm vụ - Văn phải đảm bảo tính xác, cụ thể khoa học, có khả triển khai thực tiễn * Quy trình xây dựng văn Đảng a Quy trình chung xây dựng văn Đảng - Xác định mục đích, nội dung vấn đề, chọn tên loại văn Căn quy định Đảng, tình hình, nhiệm vụ địa phương, đơn vị; yêu cầu cấp trên, 18 quy chế, chương trình cơng tác để xác định xác vấn đề cần văn thể loại Lựa chọn thông tin cho văn bản, xác định đối tượng đọc văn bản: vào mục đích, nội dung, tên loại văn Viết thảo, tham khảo ý kiến bổ sung: tùy nội dung vấn đề mà phân công cho phận tham mưu chuyên trách xây dựng thảo; vào tầm quan trọng vấn đề mà xác định phạm vi tham khảo ý kiến Hồn thiện văn bản, thơng qua lãnh đạo, xử lý kỹ thuật hành chính: cần xem xét cách nghiêm túc ý kiến đóng góp để hồn thiện dự thảo Ký ban hành văn theo thẩm quyền: người ký phải thẩm quyền, thể thức đề ký, chức vụ người ký, tên người ký…Chú ý việc phổ biến để triển khai thực b Quy trình soạn thảo văn Đảng - Bước 1: Lập đề cương + Đề cương dàn ý xếp, bố cục vấn đề cần trình bày theo kết cấu loogic, hợp lý + Tác dụng lập đề cương: định hướng nội dung soạn thảo mục đích, u cầu; tránh sai sót như: thiếu nội dung, bố cục lộn xộn, không chặt chẽ, thiết loogic, lạc đề - Bước 2: Viết thảo: + Phần mở đầu: Giới thiệu vấn đề, lý mục đích vấn đề + Phần nội dung: Các ý có nội dung giống nên xếp thành đoạn Nêu ý quan trọng trước, quan trọng sau + Phần kết thúc: Nhấn mạnh ý chính, nêu yêu cầu, đề nghị động viên đối tượng thực - Bước 3: Kiểm tra sửa chữa thảo Kiểm tra nội dung, phương pháp trình bày, lời văn, ngữ pháp; phát vấn đề cần sữa chữa Cần đọc lại nhiều lần lấy ý kiến góp ý cá nhân, tổ chức cần thiết - Bước 4: Trình cấp có thẩm quyền để tổ chức lấy ý kiến, xem xét, ký ban hành Lưu ý chung: Các câu hỏi có phần liên hệ Bám vào lý thuyết câu hỏi để đánh giá: Ưu điểm; Hạn chế; Giải pháp Đọc kỹ đề hỏi mục nào, câu hay phần câu ôn tập 19 ... biên bản, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ s? ?, phiếu gửi, phiếu chuyển * Quy trình ban hành văn quản. .. đạt thông tin hoạt động quản l? ?, phục vụ việc định tổ chức triển khai thực định 10 Các loại văn thông thường gồm: thông cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, phương án, biên... đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, bảo đảm mục tiêu, yêu cầu công tác lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị - Tính khoa học: + Văn bảo đảm đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực