ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 24 /2014/QĐ UBND Vĩnh Long, ngày 01 tháng 12 năm 2014 QUY[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 24 /2014/QĐ-UBND Vĩnh Long, ngày 01 tháng 12 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000; Căn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP; Căn nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Căn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Xét Tờ trình số 60/TTr-SNV, ngày 11 tháng năm 2014 Giám đốc Sở Nội vụ việc ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long Điều Quyết định thay Quyết định số 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2005 Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long việc Quy định công tác văn thư - lưu trữ quản lý trình bày văn Điều Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, tổ chức, ngành, cấp tỉnh thực Quyết định này; Giám đốc Sở Tài bố trí kinh phí đảm bảo cho thực hoạt động văn thư, lưu trữ tỉnh Điều Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng sở, ban ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố Quyết định thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký đăng công báo tỉnh./ Nơi nhận: - Như Điều 4; - Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước; - Cục kiểm tra VB QPPL – Bộ Tư pháp; - TTTU - HĐND tỉnh; VP Đoàn ĐBQH; - CT, PCT UBND tỉnh; - LĐVP UBND tỉnh; - Phòng HC - TC, QT, phòng NC; - Chi cục VTLT; - Trung tâm Công báo; - Lưu: VT, 1.15.02 TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đã ký: Trần Văn Rón ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long (Ban hành kèm theo Quyết định số: /2014/QĐ-UBND ngày tháng năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long) Để đảm bảo tính thống việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quản lý, soạn thảo, trình bày văn bản; thực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, thực toàn tỉnh Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy định quy định hoạt động văn thư, lưu trữ quản lý, tổ chức thực văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Vĩnh Long, áp dụng quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định từ ngữ hiểu sau: Công tác văn thư bao gồm công việc tiếp nhận hồ sơ, văn đến; soạn thảo, ban hành phát hành văn đi; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân; lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ cơng việc, hồ sơ trình ký; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, lập biên mục hồ sơ, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sưu tầm, tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Văn đến tất loại văn bản, tài liệu bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức ban hành, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền phê duyệt trình ký người ký ban hành Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức nhân bản, đóng dấu lập thủ tục phát hành theo quy định Pháp luật Bản y đầy đủ, xác, nguyên văn nội dung văn bản, trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 10 Bản trích sao phần nội dung văn bản, trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 11 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 12 Tài liệu lưu trữ gốc, hợp pháp tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, lựa chọn để lưu trữ 13 Tài liệu lưu trữ qúy, tài liệu có giá trị đặc biệt tư tưởng, trị, kinh tế, xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt Quốc gia, xã hội Được hình thành hồn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, địa điểm, tác giả Được thể vật mang tin độc đáo, tiêu biểu thời kỳ lịch sử 14 Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm, kèm theo ký hiệu, đơn vị người lập thời hạn bảo quản hồ sơ 15 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 16 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 17 Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân 18 Hồ sơ công việc tập hợp văn bản, tài liệu tính chất vật, tượng, vấn đề đối tượng cụ thể để theo dõi, xem xét đánh giá có hệ thống 19 Hồ sơ trình ký tập hồ sơ có hệ thống, xác định trình tự, thủ tục, nội dung tính cần thiết làm sở để xem xét giải vấn đề cụ thể quan quan cấp trình cấp có thẩm quyền 20 Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu dạng thông điệp điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân (hồ sơ điện tử xếp theo dạng: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ cơng việc hồ sơ trình ký) 21 Lập hồ sơ điện tử việc xác lập mã hồ sơ áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu, văn điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử 22 Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động theo nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 23 Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động theo nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác 24 Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân 25 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 26 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp thống kê, lập biên mục hồ sơ cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 27 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quan có thẩm quyền quy định để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành chính: Chánh Văn phịng, Trưởng Phịng Hành người giao phụ trách cơng tác hành giúp Thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị: Trưởng đơn vị chức năng, người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực kiểm tra, giám sát việc thực quy định cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân: Trong trình giải cơng việc thuộc lĩnh vực hành văn phịng cán bộ, cơng chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Phải lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ trình ký thuộc lĩnh vực nhiệm vụ phân công theo quy định pháp luật phải thực phần mềm ứng dụng quản lý văn thư – hồ sơ công việc mạng nội (mạng LAN) quan Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Các quan, tổ chức phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Tất cán cơng chức, viên chức có trách nhiệm thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Điều Tiêu chuẩn người làm cơng tác văn thư, lưu trữ Người bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Điều Nhiệm vụ văn thư quan, tổ chức Thực quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ đi, đến bảo đảm quy định pháp luật, bí mật tài liệu, phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quan, tổ chức Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thành phần thủ tục hồ sơ trình ký theo quy định pháp luật trước thực thủ tục phát hành Hàng năm, thực kiểm tra hồ sơ, nộp vào Lưu trữ quan theo quy định 4.Tham mưu cho thủ trưởng quan, đơn vị a) Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức theo quy định pháp luật hướng dẫn quan có thẩm quyền Kiểm tra, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc hồ sơ trình ký thực nhiệm vụ b) Tháng 12 hàng năm, thực rà soát Bộ mã danh mục hồ sơ quan, tổ chức trình thủ trưởng ban hành, triển khai thực vào ngày 01/01 năm liền kề Quản lý, sử dụng, bảo quản dấu quy định an toàn Điều Nhiệm vụ Lưu trữ quan Hàng năm, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức vào Lưu trữ quan theo quy định pháp luật lưu trữ Tổ chức xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Tham mưu cho thủ trưởng quan, tổ chức a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy b) Xây dựng hệ thống văn quy định việc thu nộp hồ sơ lưu trữ quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tiến hành thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức quản lý phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu khối tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức theo quy định pháp luật Thực báo cáo thống kê theo quy định báo cáo đột xuất văn thư, lưu trữ Điều Nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử Hàng năm, phối hợp với quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ quan vào Lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật lưu trữ Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ quan vào Lưu trữ lịch sử, bảo đảm an toàn thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định Nhà nước Hướng dẫn Lưu trữ quan xác định giá trị tài liệu xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử Phối hợp hướng dẫn thực việc quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo quy định Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu trường hợp chia tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước Tham mưu giúp quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cấp thẩm định giá trị tài liệu Lưu trữ quan thực tiêu hủy; định kỳ xác định giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử trình quan có thẩm quyền định tiêu hủy Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ theo quy định Nhà nước Thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân ngồi nước hình thức tặng, cho, ký gửi mua Lưu trữ lịch sử chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực thủ tục giao nộp tài liệu thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải tiến hành biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ Chỉnh lý, xếp tài liệu Lưu trữ lịch sử tài liệu quan, tổ chức có yêu cầu Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Thực báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ, báo cáo định kỳ theo quy định báo cáo đột xuất có yêu cầu Điều Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm: a) Ngân sách Nhà nước; b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Tài trợ tổ chức, cá nhân ngồi nước Những cơng việc đầu tư kinh phí bao gồm: a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; c) Sưu tầm tài liệu quý, nước; d) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; đ) Thực kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; g) Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ; h) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; i) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ; k) Những công việc khác đầu tư theo quy định pháp luật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho cơng việc quy định khoản Điều Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 10 Hình thức văn Các hình thức ban hành văn trình hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Văn quy phạm pháp luật Hệ thống văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân gồm: - Nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Quyết định Chỉ thị Ủy ban nhân dân cấp Văn hành Nghị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Cơng văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công Văn chuyên ngành Các hình thức văn chuyên ngành quan, tổ chức đóng địa bàn tỉnh thực thống theo quy định, hướng dẫn Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Điều 11 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày a) Văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; b) Văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đối với văn có tên gọi Tờ trình, phần “kính gửi” ghi tên quan cấp để trình; phần “nơi nhận” ghi quan có liên quan để phối hợp Đối với văn có tên gọi Báo cáo, phần “kính gửi” ghi tên quan cấp mà theo quy định Pháp luật quan, tổ chức có trách nhiệm phải báo cáo; phần “nơi nhận” ghi quan có liên quan Đối với Cơng văn, phải ghi trích yếu nội dung rõ ràng; phần “kính gửi” ghi tên quan có trách nhiệm phải xử lý, phần “nơi nhận” ghi quan có liên quan để phối hợp Đối với văn thực trao đổi thông tin quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Long thống sử dụng Bộ mã Unicode theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg, ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ, việc thống dùng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trao đổi thông tin điện tử tổ chức Đảng Nhà nước; phông chữ Times New Roman; nội dung văn theo cở chữ 13 – 14 Điều 12 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004 quy định pháp luật hành Việc soạn thảo văn hành văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Thủ trưởng quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, tổng hợp xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp nội dung văn có liên quan đến nhiều quan, tổ chức cá nhân đề xuất thủ Trưởng quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn gửi văn tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu để hồn chỉnh thảo; - Trình duyệt thảo văn phải kèm theo thủ tục tài liệu có liên quan (hồ sơ trình ký) theo quy định Điều 13 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình lại người duyệt văn xem xét, định Điều 14 Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng quan, tổ chức cá nhân chủ trì soạn thảo văn kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn sau dấu chấm hết (./.) Trước trình lãnh đạo quan, tổ chức ký ban hành, đề xuất mức độ khẩn (nếu có); đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn trình người ký ban hành văn định Chánh Văn phòng Trưởng Phịng Hành quan, tổ chức giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ trình ký quan theo quy định hành phải ký tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Văn phát hành, phát có sai sót phải đính tham mưu lãnh đạo ban hành văn thay thế, không tự ý sửa nội dung văn văn thư phát hành Điều 15 Thẩm quyền ký văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách ủy quyền ký số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể a) Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo Điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: 10 Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu trang khoảng 1/3 đường kính dấu Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa giáp lai 05 trang văn liền kề Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 35 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức, Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ đầu năm Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử thực chuyển đổi sở liệu điện tử phần mềm quản lý văn – hồ sơ công việc phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ xác định ứng dụng Điều 36 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu quan, tổ chức trước giao nộp Nguồn nộp lưu (cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu) hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, theo hướng dẫn Bộ Nội vụ 23 Trách nhiệm Lưu trữ lịch sử a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; b) Phối hợp với Lưu trữ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn Lưu trữ quan chuẩn bị tài liệu giao nộp; d) Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu Bên giao thực việc vận chuyển tài liệu đến kho đảm bảo an toàn tuyệt đối thời gian vận chuyển tài liệu; đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu; Khi thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử phải lập Biên nộp 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận tài liệu lưu trữ lập thành 03 bản, Lưu trữ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử quan cấp quản lý lưu trữ giữ bên 01 Điều 37 Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào Lưu trữ tỉnh sở Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực theo Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước theo quy định tỉnh Điều 38 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành cơng an, quốc phịng phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày quan, tổ chức Trường hợp quan, tổ chức cần thiết giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn Lưu trữ lịch sử Điều 39 Quản lý tài liệu lưu trữ trường hợp quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản Việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trường hợp quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản thực theo Điều 24 24 Luật Lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu chia tách, sáp nhập đơn vị hành cấp tỉnh, huyện, xã thực theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/04/2005 Bộ Nội vụ cụ thể: a) Khi quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu hồ sơ, tài liệu vụ việc giải chưa xong chuyển sang quan, tổ chức để tiếp tục giải Văn thư quan có trách nhiệm thống kê đầy đủ khơng để tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu thực giao nộp vào Lưu trữ quan, giao nhận phải lập biên b) Lưu trữ quan có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu, lập thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử c) Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp có thẩm quyền đạo thu thập hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định hành Điều 40 Quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức khác Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định pháp luật Mục CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU, TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 41 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; thời hạn bảo quản tài liệu bảo quản Lưu trữ quan tài liệu khơng có giá trị cần loại để tiêu hủy Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu thực theo hướng dẫn Thông tư 25 ... nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản thực theo Điều 24 24 Luật Lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu chia tách, sáp nhập đơn vị hành cấp tỉnh, huyện, xã thực... thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng năm văn giấy văn điện tử ứng dụng, theo quy định Điều 24 Điều 50 Quy định Đăng ký văn (vào sổ giấy nhập vào ứng dụng máy vi tính) Kiểm tra, đối chiếu... chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn (cả văn giấy văn điện tử ứng dụng) Lưu hồ sơ, văn Điều 24 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn