Bài 6 Bài 6 CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1 Khái niệm văn phòng Văn phòng là một bộ phận cấu thành của công sở hành chính, là bộ phận đại diện[.]
Bài CƠNG TÁC VĂN PHỊNG HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG Khái niệm văn phịng - Văn phịng phận cấu thành cơng sở hành chính, phận đại diện quan giao dịch điều hành công việc - Công tác văn phịng cơng việc quản lý, tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu tổng hợp, giúp việc, bảo đảm điều kiện hoạt động cho công tác đạo, điều hành lãnh đạo, quan, tổ chức Chức - Tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp: Là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất giúp lãnh đạo đề định để đạo, điều hành cơng việc có hiệu - Hậu cần, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động lãnh đạo cán bộ, công chức quan để làm việc thuận lợi, hiệu cao Nội dung tham mưu văn phịng Hội Nơng dân có nhiều mặt có tính chất tổng hợp trước hết chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo Văn phòng phận phục vụ trực tiếp hoạt động thường ngày Ban Thường vụ Thường trực, như: tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, xếp chương trình để Thường trực làm việc với cấp ủy, với ban, ngành, đoàn thể nhân dân; in ấn, phát hành tài liệu; thu hồi, quản lý lưu trữ tài liệu, văn bản; chuẩn bị điều kiện, phương tiện làm việc cho lãnh đạo quan Cả chức có mối quan hệ chặt chẽ tác động qua lại lẫn Xác định rõ chức văn phòng cần thiết để có quan niệm vai trị, nhiệm vụ văn phịng, từ xác định phương hướng tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên văn phịng, địi hỏi cán văn phịng khơng ngừng vươn lên, làm việc động, sáng tạo, có nhiều ý kiến đề xuất xác đáng Cần khắc phục quan niệm khơng đúng, coi văn phịng “cái máy giúp việc”, đâu làm đấy, ngược lại, đặt cao vai trò tham mưu văn phòng, dẫn đến văn phòng bao biện làm thay việc đơn vị khác, lại khơng làm tốt chức năng, nhiệm vụ Nhiệm vụ 3.1 Giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác Chương trình cơng tác tồn khóa chương trình cơng tác năm, tháng Ban Chấp hành; chương trình năm, tháng, quý tháng, lịch làm việc tuần Thường trực Chương trình cơng tác tồn khóa Ban Chấp hành bao gồm công việc lớn, lâu dài Hội mặt cơng tác, nhằm cụ thể hóa tổ chức thực Nghị Trung ương Hội, Nghị cấp ủy, Nghị Đại hội Hội Nông dân cấp Chương trình cơng tác năm, tháng, q, hàng tháng, tuần nhằm triển khai thực chương trình tồn khóa Ban Chấp hành; xử lý kịp thời nhiệm vụ thường xuyên, cấp bách đột xuất, không để sót việc, trùng việc Khi xây dựng chương trình cơng tác, văn phịng cần phối hợp chặt chẽ với ban, đơn vị Hội, với đoàn thể nhân dân địa phương, có xếp cơng việc theo thứ tự ưu tiên 3.2 Cùng với ban, đơn vị giúp lãnh đạo Hội chuẩn bị ban hành định, tổ chức thực kiểm tra việc thực định - Xác định đơn vị chủ trì đơn vị tham gia xây dựng chương trình cơng tác (gọi chung đề án) - Tổ chức thông tin cho Thường trực vấn đề có liên quan đến cơng việc bàn định - Cùng với đơn vị chủ trì đề án tổ chức lấy ý kiến đối tượng tham gia đóng góp xây dựng đề án - Giúp Thường trực làm tốt công tác thẩm định, bảo đảm đề án chuẩn bị yêu cầu, quy trình, thời gian dự định - Theo dõi, tổng hợp ý kiến phát biểu Hội nghị Ban Thường vụ, Thường trực kiến nghị xử lý ý kiến khác nhau, giúp Thường trực chuẩn bị trình bày trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ (nếu cần) chọn vấn đề quan trọng để biểu - Trên sở biểu kết luận Hội nghị, giúp Thường trực chỉnh lý lần cuối văn bản, định, bảo đảm ban hành văn thể thức, Điều lệ Hội pháp luật - Phối hợp với chi hội, tổ hội tổ chức phổ biến Nghị quyết, định, đôn đốc việc xây dựng chương trình hành động theo dõi việc thực hiện; Thường trực Hội Nông dân sở kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, tổng kết việc thực Nghị quyết, Quyết định 3.3 Làm công tác thơng tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo Văn phịng tiến hành xử lý sơ bộ, chọn lọc, hệ thống hóa nguồn tin để cung cấp cho Thường trực thơng tin mang tính tổng hợp, khách quan, trung thực ngắn gọn, gửi đối tượng, trọng vấn đề: - Thơng tin q trình chuẩn bị Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ (kể điều tra khảo sát tình hình thực tế sở, kết làm thử mơ hình…) - Thơng tin tình hình cấp Hội thực Nghị quyết, Chỉ thị Trung ương Hội cấp ủy địa phương, đánh giá kết tồn tại, phân tích nguyên nhân, kiến nghị - Xử lý báo cáo Hội cấp dưới, xin ý kiến Thường trực để trả lời đề nghị, kiến nghị - Trong báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất cấp ủy Hội cấp trên, cần phản ánh ý thức tổ chức kỷ luật, kinh nghiệm sáng tạo việc chấp hành Chỉ thị, Nghị cấp trên, khó khăn, vướng mắc trình thực hiện, kiến nghị cần xử lý tầm vĩ mô - Giúp Thường trực chuẩn bị cung cấp thông tin đến Hội cấp tình hình hoạt động Hội; định chủ trương công tác Hội 3.4 Giúp Thường trực ban hành thực quy chế làm việc Cùng với ban, đơn vị giúp Thường trực soạn thảo ban hành quy chế làm việc Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Hàng năm sơ kết việc thực quy chế làm việc để báo cáo Hội nghị Ban Chấp hành 3.5 Công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng tiếp nhận tất văn bản, tài liệu (kể điện, fax) từ nơi gửi đến, thống quản lý, gửi đối tượng, theo dõi chặt chẽ trình luân chuyển văn Tổ chức chụp, in ấn, phát hành văn Hội gửi đi, thể loại, thể thức, thẩm quyền, bảo đảm kịp thời, an tồn, giữ bí mật (đối với tài liệu mật) Thu hồi, xếp, lưu trữ tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý Hội Tổ chức việc bảo quản, khai thác tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm… 3.6 Bảo đảm điều kiện vật chất phương tiện làm việc lãnh đạo quan Văn phịng có trách nhiệm bảo đảm điều kiện vật chất phương tiện làm việc Thường trực quan, tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, họp Thường trực, quan; tổ chức tiếp khách, tiếp dân Tổ chức việc quản lý, sử dụng, sửa chữa, bảo quản phương tiện, tài sản, bố trí, xếp phương tiện phục vụ lãnh đạo, hội nghị Hội Dự trù toán ngân sách, quản lý chặt chẽ việc chi tiêu, sử dụng khoản kinh phí hợp lý, tiết kiệm, sách, chế độ tài hành 3.7 Giúp Thường trực chăm lo đời sống cán quan Chủ động kiến nghị với Ban Thường vụ, Thường trực Hội chủ trương, biện pháp cải thiện đời sống vật chất tinh thần, cải thiện điều kiện làm việc quan II NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Nội dung cơng tác văn phòng chức năng, nhiệm vụ văn phịng quy định, bao gồm: Cơng tác tổng hợp, cơng tác hành chính, cơng tác quản trị Cơng tác tổng hợp Là khâu quan trọng công tác văn phịng Nhờ có cơng tác tổng hợp mà lãnh đạo nắm tình hình, vừa cụ thể, vừa có hệ thống tất mặt hoạt động Hội; nhìn nhận xu phát triển, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân; có vững để đề giải vấn đề theo chủ trương, Nghị Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; chuẩn bị ban hành văn có nội dung đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Hội, quy chế; triển khai, theo dõi việc thực văn đầy đủ, kịp thời Cơng tác tổng hợp gồm số nội dung sau: 1.1 Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác Chương trình cơng tác sở để quản lý điều hành công việc thời gian, đảm bảo chủ động, tập trung, thống nhất, vừa quán xuyến mặt công tác, vừa nắm công việc trọng tâm, nhằm đạt yêu cầu, mục tiêu cụ thể, tránh bị động, gặp đâu làm bị hút vào việc vụn vặt, đột xuất Xây dựng chương trình cơng tác biện pháp quan trọng để quản lý sử dụng quỹ thời gian cách tiết kiệm có hiệu Căn để lập chương trình cơng tác: - Chủ trương, Nghị Đảng, sách Nhà nước Nghị quyết, chương trình cơng tác Hội Chương trình công tác thường gồm phần: - Phần thứ nhất: Xác định trọng tâm công tác, mục tiêu phấn đấu thời gian - Phần thứ hai: Xác định vấn đề cần chuẩn bị văn lịch hội nghị để thảo luận, thông qua, đến ban hành định vấn đề Mỗi vấn đề ghi rõ đơn vị người thực hiện, đơn vị phối hợp, người phụ trách, thời gian thực Sau có đủ lượng thơng tin, văn phịng dự kiến loại chương trình trình lãnh đạo thơng qua, gửi cho đơn vị liên quan cấp để lấy thêm ý kiến, hoàn chỉnh, đưa tập thể bàn, sau trình lãnh đạo duyệt, ký, ban hành Quản lý việc thực chương trình cơng tác: Thực tế cho thấy khơng phải chương trình cơng tác thực trơi chảy, thời gian dự kiến mà bị động, bị động với thực tại, với cấp trên, với ngành Do vậy, phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc Hàng tuần, hàng tháng kiểm điểm việc thực chương trình, báo cáo thủ trưởng quan kết thực hiện, kiến nghị vấn đề cần xử lý nhằm thúc đẩy tiến trình thực kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp 1.2 Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị Tuỳ theo tính chất, mục đích, yêu cầu hội nghị mà chuẩn bị nội dung, thành phần dự họp, thời gian họp, cách kết luận kết thúc khác Cần nắm vững quan điểm, ý tưởng lãnh đạo mục đích, yêu cầu, nội dung vấn đề đưa hội nghị Đây khâu có tính chất định khâu Nếu không quán triệt điều nhiều công sức, thời gian vào việc chuẩn bị mà khơng thành cơng Q trình tổ chức hội nghị gồm bước: + Phân công chuẩn bị văn bản, dự thảo định: Thông thường phận phụ trách việc phận chuẩn bị văn bản, dự thảo định, đạo trực tiếp người lãnh đạo Nếu vấn đề lớn, phức tạp, có liên quan đến nhiều lĩnh vực định tiểu ban chuẩn bị, gồm người phụ trách số đơn vị có liên quan + Thẩm tra văn bản, dự thảo định: Khi văn bản, dự thảo định chuẩn bị xong, gửi đến văn phịng, văn phịng có trách nhiệm thẩm tra lần cuối Chỉ thảo chuẩn bị thủ tục, đạt yêu cầu, trình người chủ trì hội nghị thơng qua xác định thời gian hội nghị (thường thời gian ghi chương trình) Giấy mời họp tài liệu hội nghị cần gửi sớm để người dự họp có thời gian chuẩn bị Điều hành kết thúc hội nghị: Mở đầu hội nghị, chủ tọa nêu lý do, mục đích, nội dung chương trình, thành phần tham dự, thời gian hội nghị, quy chế hội nghị, thời gian phát biểu - Điều hành hội nghị: Kết hội nghị phụ thuộc phần lớn vào người điều hành Phải nắm vững vấn đề, điều hành cách động, nhạy bén, hướng hội nghị tập trung vào chủ đề, khuyến khích tranh luận, tơn trọng dân chủ, khơng để sáng kiến, tính chủ động người dự họp Nếu có thành viên phát biểu lạc đề phải hướng họ vào vấn đề trọng tâm - Kết thúc hội nghị: Chủ tọa tóm tắt, khái quát ý kiến thảo luận thành kết luận; trường hợp phải lấy biểu cần chuẩn bị, đề xuất rõ ràng vấn đề để biểu Nếu vấn đề chưa sáng tỏ, chưa chuẩn bị tốt nên hỗn họp lúc để chuẩn bị lại, không kết luận gượng ép Ghi biên phần việc thiếu họp thường kỳ, họp đột xuất, kỳ Đại hội Tồn nội dung, tình tiết diễn biến họp phải ghi lại tóm tắt, ngắn gọn, ghi đúng, ghi đủ ý kiến phát biểu thành viên dự họp (tán thành hay không tán thành nội dung đưa bàn) Sau hội nghị, thư ký chỉnh lý lại biên bản, ký tên đưa chủ tọa xem lại, ký tên vào cuối biên Biên toàn tài liệu hội nghị đưa vào hồ sơ hội nghị Biên tư liệu để quan làm dẫn chứng phải giải thắc mắc, mâu thuẫn quan điểm, ý kiến khác làm cho định khen thưởng, kỷ luật… Ra văn để thi hành: Thơng thường, sau hội nghị ban hành Nghị quyết, định Trong thực tế, khâu thường làm chậm, ảnh hưởng đến hiệu lực quản lý Có tình trạng chất lượng hội nghị thấp, chủ tọa kết luận không rõ ràng, dứt khốt, trình độ người biên tập hạn chế Ngồi việc văn định thức, văn phịng cịn phải thơng báo Trường hợp văn thức chưa ban hành sớm cịn phải nghiên cứu thêm để hồn chỉnh, văn phịng phải nhanh chóng thơng báo ngắn gọn vấn đề định hội nghị, để có triển khai thực kịp thời 1.3 Chuẩn bị hồ sơ cho lãnh đạo giải công việc duyệt, ký văn - Cung cấp tài liệu: Cung cấp văn bản, văn pháp quy, định, Chỉ thị, Nghị cần thiết cấp trên, vấn đề mà lãnh đạo quan tâm để làm định Để đạo, xử lý cơng việc nhanh chóng, văn phòng chuẩn bị cung cấp tài liệu, tư liệu, báo cáo ngành, cấp, có kèm theo ý kiến đề xuất cách giải văn phòng - Chuẩn bị trình hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu, văn cần thiết, kèm theo ý kiến văn phòng để lãnh đạo xem xét, cho ý kiến chữ viết tờ trình Khơng nên gửi lúc hồ sơ xin ý kiến cho nhiều người xảy tình trạng nhiều người giải giải trái ngược Trường hợp vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể giải gửi hồ sơ cho thành viên tập thể nói rõ để chuẩn bị họp theo chương trình định - Trình duyệt ký: Khi trình duyệt văn bản, văn phịng cần cung cấp đủ tài liệu, tư liệu cần thiết hồ sơ trình duyệt để thủ trưởng có thêm xét duyệt, hỏi hỏi lại Chuẩn bị ý kiến cho lãnh đạo: Để chuẩn bị ý kiến phát biểu họp giao tiếp, khảo sát thực tế sở… người thủ trưởng phải chủ động suy nghĩ, nêu rõ ý kiến mình, giúp văn phịng có sở soạn thảo đề cương hay viết thành hoàn chỉnh 1.4 Tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết Trước hết, ban hành văn giúp lãnh đạo truyền đạt nội dung văn kịp thời, quán triệt tư tưởng đạo Gửi văn cho quan có trách nhiệm để thi hành, để phối hợp thi hành để báo cáo Giúp lãnh đạo bàn biện pháp tổ chức thực hiện, đơn đốc quan có trách nhiệm văn hướng dẫn việc thực hiện, quán triệt tư tưởng nội dung định, không trái với định cấp trên, không mâu thuẫn quan hướng dẫn thi hành Theo dõi, kiểm tra, tra công tác quan trọng lãnh đạo Văn phịng có nhiệm vụ giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tra việc thi hành định cấp ủy, quyền Hội Yêu cầu đơn vị thực quy chế làm việc, thực chế độ báo cáo (báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường) Khi phát có chậm chễ có sai sót, phải đề nghị lãnh đạo can thiệp, có biện pháp khắc phục, sửa chữa, uốn nắn kịp thời Văn phòng phải chủ động tự kiểm tra theo thị lãnh đạo mà kiểm tra, tra có trọng điểm, có báo cáo, phân tích, kết luận, kiến nghị cách giải Cán văn phòng kiểm tra, tra phải có kiến thức chun mơn, nắm vững chế độ, sách, pháp luật nội dung việc cần kiểm tra, có thái độ trung thực, nghiêm túc, khách quan, có tinh thần đấu tranh, có tác phong sâu sát thực tế, gần gũi quần chúng Văn phịng thu thập tình hình, báo cáo đơn vị thực hiện, so sánh, đối chiếu, thẩm tra số liệu, thông tin để đánh giá, chọn lọc nguồn tin, chuẩn bị sơ kết, tổng kết dự kiến tổ chức hội nghị, trình lãnh đạo định Cơng tác hành - Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ + Tiếp nhận, quản lý chuyển tất cơng văn, thư tín, điện tín, fax, báo chí, tài liệu địa chỉ, đối tượng theo đạo trực tiếp lãnh đạo; theo dõi trình thực văn + Đánh máy, in ấn, chụp, phát hành loại văn Hội gửi đi, thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản, bảo đảm an tồn giữ bí mật (đối với tài liệu mật) + Thu hồi, chỉnh lý, đưa vào lưu trữ tất hồ sơ, công văn giấy tờ, tài liệu hết thời hạn lưu giữ để làm việc sau giải xong Tổ chức việc khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác đạo Hội, tổng kết kinh nghiệm… - Tổ chức đón tiếp khách Hội; tổ chức tiếp dân, hướng dẫn người khiếu tố đến quan có thẩm quyền giải Tiếp nhận đơn thư cán bộ, hội viên, nông dân, nhân dân gửi đến Hội - Tổ chức trực điện thoại Công tác quản trị - Tổ chức phục vụ hội nghị Ban Thường vụ, Thường trực Hội triệu tập, phục vụ việc tiếp dân - Chuẩn bị điều kiện phương tiện vật chất để bảo đảm nhu cầu hoạt động quan (nhà cửa, bàn ghế, điện thoại, máy móc, in ấn, văn phịng phẩm, tài sản cố định…); tổ chức việc quản lý, sử dụng, sửa chữa bảo dưỡng phương tiện, tài sản Tổ chức cơng tác bảo vệ, phịng cháy, chữa cháy Chăm lo, bảo đảm nhu cầu có liên quan đến đời sống vật chất, tinh thần cán Tổ chức trợ giúp, thăm gia đình cán Hội ốm đau, qua đời… - Chuẩn bị khoản kinh phí tổ chức quản lý việc chi tiêu, sử dụng khoản kinh phí cách hợp lý tiết kiệm, bảo đảm chế độ sách cán Hằng năm, tiến hành toán, toán, kiểm kê báo cáo quan tài theo quy định III QUY CHẾ QUẢN LÝ VĂN BẢN Quản lý văn đến Tất công văn, tài liệu gửi đến Hội tập trung vào đầu mối văn thư Văn thư làm thủ tục bóc bì, phân loại văn bản: Loại cần giải gấp, loại bình thường, loại để tham khảo, loại không hợp lệ, thức (công văn khơng có ngày tháng, thiếu trích yếu, khơng có chữ ký, chữ ký khơng cấp có thẩm quyền, khơng có dấu, chụp photocopy dấu đen…) Đối với văn khơng hợp lệ gửi trả lại để nơi gửi biết, thực qui định Tất cơng văn, tài liệu đến phải đóng dấu cơng văn đến, ghi vào sổ (hoặc đưa vào máy vi tính) chuyển đến người giao nhiệm vụ xử lý, giải Nếu điện mật, công điện, công văn khẩn, phải chuyển đến Thường trực, chậm 30 phút quan sau làm việc (nếu phải chuyển đến nhà riêng) Để tránh tình trạng cơng văn chuyển lịng vịng từ người sang người khác, đơn vị sang đơn vị khác gây chậm trễ việc giải quyết, nên chuyển đến địa xử lý Công văn đến ngày phải chuyển ngày đó, ý trường hợp gấp, khẩn, cần xử lý nhanh nêu Các văn khơng có dấu đăng ký văn thư coi khơng có giá trị xử lý Quản lý văn Tất công văn (công văn Hội ban hành) phải tập trung vào đầu mối văn thư quan Sau thủ trưởng ký, văn thư soát lại lần cuối thể thức văn (nếu phát có nghi vấn trao đổi với người thảo văn để chỉnh lý lại cho Nếu người soạn văn chưa trí văn thư cho có sai sót báo cáo thủ trưởng quan, người ký văn định) Mọi thủ tục công văn phải thực đầy đủ bước: Vào sổ, lấy số, ngày, tháng, năm đóng dấu, bỏ bì chuyển đến giao thơng để gửi (phải ý gửi đường bưu điện chính, trường hợp có người nhận trực tiếp phải ký nhận vào sổ) Hết sức tránh việc cán nhận cầm tay trực tiếp chuyển đến nơi nhận (không qua văn thư nhận), gây phức tạp quản lý cơng văn Đặc biệt cơng văn có nội dung mật, cần chuyển đến người, địa Để quản lý thống việc ban hành văn bản, văn quan ban hành phải phận văn thư đánh máy, in ấn quan thực hiện, bảo đảm văn trình bày thể thức Các ban, đơn vị phân công soạn thảo văn sau dự thảo xong phải chuyển đến Chánh văn phịng xem trước hình thức, thể thức, tính pháp lý ký nháy để trình Thường trực duyệt, ký cho ban hành Cần ý trường hợp nhằm bảo đảm thực qui định quản lý văn bản: - Khơng đóng dấu vào chữ ký bên lề cơng văn người có thẩm quyền để liên hệ giải công việc Các ý kiến xử lý lãnh đạo ghi bên lề công văn phiếu trình phải thể văn Trường hợp lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào công văn để dùng nội quan khơng chuyển quan để liên hệ giải cơng việc làm gây phức tạp thêm quản lý hành - Quản lý nghiêm ngặt dấu Con dấu quan phải giao cho người tin cậy phẩm chất có nghiệp vụ công tác văn thư cất giữ, quản lý, khơng mang dấu khỏi phịng làm việc Dấu đóng phải rõ, ngắn, mực dấu có màu đỏ tươi, không nhoè, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký bên trái Khơng đóng dấu khống - Văn chụp, photocopy (dấu đen) không dùng để thay (bản chụp có dấu đen dùng để tham khảo, khơng có giá trị pháp lý) Mọi thủ tục văn bản, như: nguyên văn chính, lục, trích phải thực qui định Cục Lưu trữ Nhà nước - Văn thức (công văn không số, không ngày tháng, dấu đen, chữ ký không người có thẩm quyền…); cơng văn gửi vượt cấp (cấp xã gửi thẳng cho cấp tỉnh, trung ương…) phải trả lại nơi gửi yêu cầu thực qui định IV SOẠN THẢO VĂN BẢN Văn phương tiện, công cụ chủ yếu phổ biến để quan ban hành định, quy định, chế độ, biện pháp đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, xử lý mặt công tác; để báo cáo, xin ý kiến cấp trên; để liên hệ, trao đổi cơng tác với quan có liên quan Soạn thảo văn công tác tổ chức, thu thập thông tin dự thảo, sửa chữa, hồn chỉnh thảo thành văn thức để ban hành Yêu cầu chung soạn thảo văn Việc soạn thảo văn phải bảo đảm yêu cầu: 1.1 Tính trị Đây yêu cầu có tính ngun tắc Ở nước ta, Đảng lãnh đạo Nhà nước tồn xã hội Điều quy định Điều Hiến pháp năm 1992 Vì vậy, văn ban hành phải bảo đảm tính trị, bảo đảm lãnh đạo Đảng Nhà nước xã hội Để bảo đảm tính trị, văn phải phản ánh quan điểm, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị địa phương 1.2 Tính mục đích Mỗi văn ban hành nhằm mục đích định Do đó, trước soạn thảo văn cần xác định rõ việc ban hành văn nhằm giải vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chủ thể ban hành văn Ngoài ra, cần xác định đối tượng thi hành phạm vi điều chỉnh văn 1.3 Tính khoa học - Văn phải bảo đảm tính xác nội dung hình thức Để đạt yêu cầu này, người soạn thảo cần nắm vấn đề đề cập văn bản, có thái độ khách quan, trung thực, trình bày việc, số liệu thực tế, khơng hư cấu Thơng tin chắt lọc, chuẩn xác, có chất lượng, để cấp nghiên cứu, bàn bạc định - Văn phải súc tích, ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu Bản thân tính khoa học địi hỏi văn phải diễn đạt đọng, hàm súc, khơng có câu thừa, chữ thiếu; thẳng vào vấn đề, chứa đựng lượng thơng tin cao, xác Ngắn gọn khơng có nghĩa cắt bỏ nội dung cần thiết - Bảo đảm tính đơn nghĩa từ ngữ: Đây điều bắt buộc từ ngữ văn bản; từ ngữ hiểu theo nghĩa định, hiểu - Phải bảo đảm tính quán: Từ ngữ dùng văn phải thống từ đầu đến cuối - Văn ban hành không trái với Hiến pháp, luật, pháp lệnh Nhà nước văn khác Hội cấp Điều xuất phát từ yêu cầu: Pháp luật phải thực thống nhất, tuân thủ nghiêm chỉnh phạm vi nước Nếu văn trái với Hiến pháp, luật, pháp lệnh Nhà nước văn Hội cấp bị đình bãi bỏ Trường hợp việc ban hành văn gây hậu nghiêm trọng, người ký văn người có liên quan cịn bị truy cứu trách nhiệm hình - Phải sử dụng văn phong thích hợp loại văn bản: Mỗi loại văn đòi hỏi văn phong định, cách diễn đạt Nghị quyết, Chỉ thị… khác cách trình bày báo cáo hay cơng văn thường 1.4 Tính đại chúng Đối tượng thi hành văn không người mà thường nhiều người Để văn hiểu đối tượng, văn cần có tính đại chúng: - Phải rõ ràng, cụ thể - Phải diễn đạt ngơn ngữ phổ thơng, ngơn ngữ thức nước, giản dị, sáng, dễ hiểu, không dùng tiếng địa phương - Dùng từ ngữ chuyên môn quy định: Từ ngữ chuyên môn dùng trường hợp đối tượng thi hành văn nhà chuyên môn Trường hợp văn ban hành rộng rãi, phổ biến đến nhiều đối tượng khác nhau, có dùng từ chun mơn phải giải thích đầy đủ Quy trình soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn trình tự bước tiến hành trình xây dựng văn bản, từ lúc bắt đầu biên soạn đến hoàn tất dự thảo, thường gồm bước: Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu ban hành văn Trước hết, cần xác định ban hành văn nhằm giải vấn đề gì, ví dụ như, để quy định chế độ, sách; để giải thích, hướng dẫn thực văn cấp trên; để báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường; để trả lời quan, cá nhân… Muốn vậy, phải nắm chủ ý lãnh đạo, người có thẩm quyền nhu cầu xã hội có liên quan đến vấn đề mà văn cần đề cập Cần lưu ý, vấn đề trình bày văn phải thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quan Bước 2: Xác định thể loại văn Cơ sở để xác định thể loại văn dựa vào mục đích ban hành văn dựa vào thẩm quyền ban hành văn chủ thể văn Bước 3: Thu thập xử lý thông tin Trước soạn thảo, phải chuẩn bị văn bản, tài liệu cần thiết (các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định… Đảng Nhà nước vấn đề có liên quan, thu thập đầy đủ thông tin, tư liệu phản ánh tình hình thực tế, số liệu lĩnh vực: Nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, tài chính, văn hóa, giáo dục, y tế ) Từ số liệu tổng hợp, rút nhận định, đánh giá phát triển hay giảm sút lĩnh vực, ngành, địa phương Các nguồn thông tin thu nhận phải xử lý, kiểm tra, phân tích, xác minh độ tin cậy, chọn lọc thơng tin cần thiết có giá trị, loại bỏ thơng tin sai lệch Tìm hiểu kỹ chất việc hiệu công việc mà số thể hiện, phân tích nguyên nhân tình hình Bước 4: Xây dựng đề cương dự thảo văn - Xây dựng đề cương, dàn ý chi tiết: Tùy theo thể thức, yêu cầu loại văn mà xác định kết cấu đề cương hợp lý gồm phần, phần có mục lớn, mục lớn có mục nhỏ, mục nhỏ có điểm, điểm có chi tiết cụ thể Đối với văn quan trọng, có độ phức tạp cao, cần tổ chức hội thảo để lấy ý kiến đóng góp xây dựng đề cương - Dự thảo hoàn chỉnh thảo: Đọc kỹ thảo xem đầy đủ chưa, có chặt chẽ khơng, có mục nào, điểm khơng đúng, khơng phù hợp cần lược bỏ Rà soát lại đoạn văn, câu, chữ để khắc phục sai sót ngữ pháp lỗi tả Bước 5: Duyệt thảo, ký ban hành Việc trình duyệt thảo tuỳ theo loại văn loại quan mà có quy trình khác Văn quan trọng người ký văn có vị trí cao hệ thống chức danh phải qua nhiều bước trình duyệt Có văn cần thơng qua thủ trưởng đơn vị đến người ký văn Nếu thảo chưa đạt yêu cầu phải trả nơi biên soạn để chuẩn bị lại Phương pháp soạn thảo số loại văn 3.1 Phương pháp soạn thảo công văn Công văn sử dụng trường hợp: - Giao dịch, trao đổi thông tin, thông báo vấn đề - Để hướng dẫn thực hiện, trả lời văn cấp đề nghị - Để đôn đốc, nhắc nhở đơn vị thực Chỉ thị, Nghị quyết, chương trình cơng tác Hội - Để trình kế hoạch lên cấp Khi soạn thảo công văn phải đáp ứng yêu cầu: Về bố cục, cần ý yếu tố: + Địa danh, ngày, tháng, năm + Tên quan + Số ký hiệu quan + Trích yếu cơng văn + Nội dung công văn + Nơi nhận, chữ ký dấu Về nội dung, cần trình bày cụ thể, rõ ràng, xác yêu cầu đặt để đạt mục đích cơng văn Sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn Đó văn phong hành Nếu cơng văn trả lời phải dứt khốt, dễ hiểu, phải nói rõ quan điểm việc giải vấn đề đó; cơng văn giải thích phải khách quan, cụ thể để cấp dễ thực hiện; công văn từ chối phải lịch sự, mềm dẻo; công văn đề xuất phải lôgic, lập luận chặt chẽ, xác đáng; công văn nhắc nhở phải nghiêm khắc, tế nhị 3.1.1 Cách soạn thảo công văn phúc đáp - Phần mở đầu: Phải viết trả lời công văn hay phúc đáp công văn số… ngày… tháng… năm… của……về vấn đề……, Hội Nông dân (tên quan trả lời) có ý kiến sau: - Phần nội dung: Nêu nội dung trả lời vấn đề mà quan, đơn vị, cá nhân, yêu cầu giải giải đáp thắc mắc - Phần kết thúc: Đề nghị quan có vấn đề chưa thoả đáng cho biết ý kiến để trả lời thêm 3.1.2 Cách soạn thảo công văn đề nghị, gồm phần - Phần mở đầu: Nêu lý viết cơng văn đề nghị, vào chức năng, nhiệm vụ giao - Phần nội dung: Nêu cụ thể đề nghị, yêu cầu, vấn đề đặt quan có trách nhiệm giải Đề nghị thời hạn giải quyết, trả lời (phúc đáp), cách thức giải - Phần kết thúc: Đề nghị quan trả lời văn 3.1.3 Cách soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở - Phần mở đầu: Cần nhắc lại tóm tắt nhiệm vụ giao cho cấp văn (số… ngày… tháng… năm… ) Đồng thời nhận xét ưu khuyết điểm cấp việc thực nhiệm vụ giao, đặc biệt cần nhấn mạnh khuyết điểm, lệch lạc cấp cần khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ - Phần nội dung: Nêu rõ yêu cầu thực nhiệm vụ giao cấp dưới, biện pháp tổ chức thực hiện; cách làm không với chủ trương cấp trên, cần phải sửa chữa - Phần kết thúc: Yêu cầu đơn vị, sở cần triển khai thực kịp thời báo cáo kết về…… trước ngày…… tháng…….năm……… 3.1.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo Báo cáo có nhiều loại, nói thể loại báo cáo dùng trường hợp: - Dùng báo cáo để phản ánh tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác (Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết) - Báo cáo phản ánh tình hình thực mặt cơng tác, báo cáo chuyên đề (chẳng hạn, phòng chống dịch cúm gia cầm, tham gia bầu cử đại biểu HĐND cấp, phòng chống thiên tai…) - Báo cáo phản ánh vấn đề, vụ việc (ví dụ: vấn đề khiếu nại, tố cáo nông dân…) - Báo cáo phản ánh tình hình thực văn cấp (Ví dụ: Việc thực Chỉ thị số 59-CT/TW ngày 15/12/2000 Bộ Chính trị (khóa VIII) tăng cường lãnh đạo Đảng hoạt động Hội Nông dân Việt Nam thời kỳ đẩy nhanh CNH, HĐH nông nghiệp, nông thôn) Về bố cục, loại báo cáo có bố cục riêng, đề cập bố cục hai loại báo cáo Hội Nông dân Việt Nam: Báo cáo tổng kết báo cáo tình hình thực văn cấp Báo cáo có tính tổng kết báo cáo hàng năm, báo cáo nhiệm kỳ Báo cáo quý, tháng, tháng báo cáo sơ kết Báo cáo hàng tháng kiểm điểm tình hình hoạt động quan tháng Song, dù loại báo cáo phải đáp ứng yêu cầu: - Trình bày gọn, rõ ràng, cụ thể, xác, có nhiều thơng tin mới, khơng trùng lặp báo cáo trước đó, khơng kể lể dài dòng, nêu hết đầu việc làm - Có số liệu để minh họa, so sánh Số liệu phải chọn lọc, xác minh, bảo đảm độ tin cậy tính tỷ lệ % so với tổng số để biết mức độ nhiều, ít, lớn, nhỏ so với kỳ năm trước để biết tốc độ phát triển nhanh hay chậm - Nội dung báo cáo cần nêu rõ hoạt động thật Hội Nơng dân (Hội có chủ trương, có kế hoạch tổ chức, hướng dẫn thực hiện) hoạt động tham gia Hội (mức độ, phạm vi, phần đóng góp, kết quả) - Báo cáo nhanh, kịp thời, quy định chế độ báo cáo (an toàn, bảo mật, đối tượng) có tác dụng tổng hợp chung, phục vụ tốt yêu cầu lãnh đạo, đạo Thời điểm báo cáo coi yếu tố chất lượng báo cáo đạt hiệu cao so với báo cáo không định kỳ Báo cáo tổng kết: Báo cáo công tác năm, báo cáo công tác nhiệm kỳ (báo cáo trình Đại hội) mang tính tổng kết Trên sở chương trình, kế hoạch cơng tác Ban Chấp hành thông qua, cần kiểm điểm hoạt động Hội, sâu vào công tác trọng tâm, nhiệm vụ chủ yếu, nêu bật việc Hội trực tiếp làm, việc Hội tham gia, khẳng định ưu điểm, khuyết điểm, yếu kém; phân tích nguyên nhân chủ quan, khách quan Từ rút kinh nghiệm quý (về nhận thức, chủ trương, biện pháp tổ chức thực hiện, lãnh đạo, đạo, phối hợp, điều kiện, yếu tố bảo đảm thành cơng…); nêu lên nhân tố mới, điển hình tiên tiến để phổ biến nhân diện rộng Căn vào chức năng, nhiệm vụ Hội, báo cáo tổng kết (báo cáo cuối năm, báo cáo nhiệm kỳ) thường kết cấu sau: Mở đầu: Nêu khái quát đặc điểm tình hình, điều kiện khách quan, chủ quan, thuận lợi, khó khăn tác động (tốt xấu) đến việc thực chương trình, kế hoạch Phần thứ Kiểm điểm tình hình phong trào nơng dân hoạt động Hội năm qua (hoặc nhiệm kỳ qua) - Về tình hình nơng nghiệp, nơng thơn, nơng dân: Trình bày chủ trương, sách Đảng, Nhà nước nông nghiệp, nông thôn, nông dân bà nơng dân đón nhận thực Đời sống vật chất tinh thần, tâm tư, nguyện vọng nông dân Nêu lên chuyển biến mặt, thuận lợi, khó khăn, tồn tại, nguyên nhân Không sâu vào chuyên môn, kỹ thuật báo cáo quan chức năng, khơng lặp lại báo cáo quyền - Về công tác xây dựng Hội: Nêu việc cụ thể nhằm củng cố, mở rộng tổ chức sở Hội, phát triển hội viên mới, kiện toàn Ban Chấp hành, củng cố chi hội, tổ hội; bồi dưỡng cán bộ; xây dựng quỹ hội, quỹ hỗ trợ nông dân; cải tiến nâng cao chất lượng sinh hoạt Hội Vai trò trung tâm nòng cốt Hội phong trào nông dân phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng nông thôn (phong trào hộ gia đình nơng dân thi đua sản xuất, kinh doanh giỏi, đồn kết giúp xố đói, giảm nghèo làm giàu đáng; phong trào nơng dân xây dựng gia đình văn hóa, tham gia xây dựng làng (thơn, ấp, bản), xã văn hóa; phong trào nơng dân tham gia bảo đảm quốc phòng, an ninh) Vấn đề cần phân biệt rõ hai nội dung: Hành động trực tiếp hoạt động phối hợp Vai trò nòng cốt Hội nói hành động trực tiếp cán bộ, hội viên sở, phối hợp với quyền đồn thể nói đạo Ban Chấp hành cấp Do vậy, báo cáo vai trò nòng cốt Hội phong trào nông dân, cần phản ánh kết cụ thể việc sở Hội trực tiếp làm, đạo Ban Chấp hành, tránh tình trạng, kết quả, thành tích nhiều quan, đồn thể báo cáo, khơng biết đóng góp quan, đồn thể Nhận định, đánh giá khái quát tình hình kết mặt công tác, hoạt động Hội, khẳng định việc làm chưa làm được, phân tích nguyên nhân, nêu kinh nghiệm tốt, điển hình hay cần phát huy, vướng mắc cần tháo gỡ, khuyết điểm, yếu cần khắc phục; kiến nghị với Đảng, Nhà nước với Hội cấp Sự đạo Ban Chấp hành: Phần dựa vào chức năng, nhiệm vụ Ban Chấp hành để kiểm điểm, thường tập trung vào vấn đề: - Chủ trương, kế hoạch biện pháp Ban Chấp hành - Những đề xuất Ban Chấp hành với cấp ủy, quyền - Sự phối hợp Ban Chấp hành với quyền, với ngành, đồn thể Cần nêu rõ tác dụng công tác đạo tạo chuyển biến sở nào, hạn chế… Phần thứ hai Phương hướng, mục tiêu, kế hoạch công tác năm tới, nhiệm kỳ tới: Phần dựa vào chủ trương công tác lớn Hội cấp trên, cấp ủy địa phương kết đạt năm qua, nhiệm kỳ qua để đề nhiệm vụ tiêu cụ thể Tổ chức đạo thực hiện: Phần nêu biện pháp, giải pháp có tính khả thi nhằm thực thắng lợi nhiệm vụ công tác lớn năm, nhiệm kỳ Phần cuối báo cáo kết luận, nêu nhận định, đánh giá khái quát năm qua, nhiệm kỳ qua, Hội thực phát huy vai trò, tác dụng sở nào? Thuộc loại cịn có báo cáo tháng, báo cáo quí, tháng, tháng, phản ánh hoạt động Hội thời gian ngắn hơn: Báo cáo hàng tháng: Chưa yêu cầu tổng hợp tình hình chung, cần phản ánh nhanh cơng việc mà Hội tiến hành tháng, làm rõ nội dung kết thực hiện, ý nêu tác dụng thực tiễn dự kiến công việc tháng tới Viết ngắn gọn, đủ ý Báo cáo quý, tháng, tháng: Tổng hợp tình hình chung quý, nửa năm đầu, tháng, nêu nét lớn nét đặc thù: - Về tình hình địa phương (kinh tế - xã hội, quốc phịng, an ninh , tình hình tư tưởng đời sống nông dân) - Về hoạt động Hội (theo chương trình cơng tác đề việc đột xuất), có phân tích, nhận xét ưu, khuyết điểm, nêu bật biện pháp sáng tạo, thành công, nguyên nhân - Về chương trình hoạt động thời gian tới - Kiến nghị (nếu có) Báo cáo phản ánh tình hình tổ chức thực văn cấp trên: Bố cục thường gồm phần: Phần thứ nhất: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, tác dụng văn địa phương, đơn vị Phần thứ hai: Trình bày việc triển khai thực văn quan, địa phương - Phổ biến, truyền đạt văn (kịp thời hay chậm chễ) - Xây dựng chương trình, kế hoạch thực (cụ thể, sát thực tế ngược lại) - Việc thực điểm chương trình, kế hoạch, kết Phần thứ ba: Nhận xét việc thực văn thời gian qua: - Ưu điểm - Khuyết điểm, tồn tại, khó khăn, vướng mắc lệch lạc trình quán triệt, vận dụng thực - Những nguyên nhân chủ yếu: Về khách quan, chủ quan - Kinh nghiệm sáng tạo việc chấp hành - Chương trình kế hoạch thời gian tới - Kiến nghị (nếu có) Những phần trình bày số nội dung để giúp thấy rõ vai trò văn phòng: - Làm tốt cơng tác văn phịng giúp cho lãnh đạo tránh tình trạng vụ để có thời gian nghiên cứu, suy nghĩ, định kịp thời Vì vậy, cơng tác văn phịng trước tiên phải phục vụ tốt công việc cụ thể hàng ngày, bảo đảm cho người lãnh đạo tập trung trí tuệ thời gian giải vấn đề quan trọng, nhiệm vụ chủ yếu quan, đơn vị - Làm tốt cơng tác văn phịng bảo đảm tính thống nhất, tính liên tục hoạt động quan Chính hoạt động liên tục thống quan bảo đảm cho phát triển bình thường có thay đổi nhân qua nhiệm kỳ Đại hội có điều động, thay đổi thủ trưởng quan Trong trường hợp này, văn phòng người giữ vững nếp hành thống nhất, quy củ, tránh xáo động Mặt khác, cơng tác văn phịng giữ mối quan hệ thường xuyên cấp với cấp dưới, bảo đảm cho hoạt động quan thống khơng đứt qng Văn phịng làm vai trị, trách nhiệm lấy hiệu quản lý làm mục đích Nó thực chức giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị trực thuộc Trong mối quan hệ, hợp tác với đơn vị này, văn phòng phát huy tính chủ động, động, khơng bao biện làm thay, không trở thành chắn ngăn cách lãnh đạo với đơn vị, không cửa quyền, gây phiền hà Để phục vụ đắc lực cho lãnh đạo, thân văn phòng phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, thường xuyên rút kinh nghiệm, cải tiến lề lối làm việc, tích cực học tập, trau dồi kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn Lãnh đạo Hội cần quan tâm nhiều đến cơng tác văn phịng, chăm lo đào tạo, bồi dưỡng, giúp cán văn phịng khơng ngừng nâng cao trình độ mặt, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, đạo cơng tác Hội tình hình Với phát triển nhanh chóng khoa học, cơng nghệ, tạo máy móc, trang thiết bị đại (như hệ thống máy tính, máy Fax, photocopy, điện thoại di động…) bùng nổ thông tin nước ta xuất văn phòng đại từ năm đầu thập kỷ 90 kỷ trước Các quan, đơn vị ngày có nhu cầu cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện, với nội dung phong phú, chắt lọc, chuẩn xác, dễ hiểu Do vậy, cấp Hội cần nhạy bén tình hình, quan tâm đẩy mạnh hoạt động văn phòng theo hướng văn phòng đại; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phịng có trình độ phù hợp, nâng cao kiến thức lý luận trị, nghiệp vụ cơng tác văn phịng, có khả sử dụng thành thạo trang thiết bị đại việc soạn thảo văn bản, in ấn, công tác văn thư, lưu trữ…./