PHẦN 2 (1)

PHẦN THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC VI PHI (VIFINFO) Tổng quan công ty TNHH Tin học Vi Phi: Tên công ty: Công ty TNHH Tin học Vi Phi Trụ sở chính: Lầu - 5, Số 293 Điện Biên Phủ - P.15 - Quận Bình Thạnh - TP.HCM Điện thoại: 08.5144371 – 5144373 - Fax: 08.8407854 Email: info@vifinfo.com Website: www.vinabull.com 1.1 Quá trình hình thành phát triển: Cơng ty TNHH Tin học Vi Phi (VIFINFO) thành lập vào tháng năm 2007 với vốn điều lệ ban đầu 10 tỷ đồng Là cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngồi với đầu tư quỹ Viasa Gem Fund (Mỹ), Công ty VIFINFO cung cấp thông tin liệu tài tất cơng ty hoạt động Việt Nam, thông tin liên quan đến kinh tế vi mô vĩ mô 1.2 Lĩnh vực kinh doanh: -Tổ chức kiện, điển hình hội thảo Bull & Bear để giúp nhà đầu tư doanh nghiệp có hội trao đổi với nhau, thơng qua tư vấn cho nhà đầu tư, cung cấp thông tin liên quan đến thị trường tài -Phổ biến website thị trường tài Việt Nam (www.vinabull.com ): cập nhật liên tục tin tức, phân tích chun mơn, tin đồn, liệu đầy đủ công ty, hoạt động nghề nghiệp hàng ngày, sơ lược thông tin liên quan đến công nghiệp khu vực -Tạp chí Thị trường chứng khốn: cung cấp thơng tin tài chính, mục tiêu bật cơng ty mới, thị trường tài Việt Nam giới -Ngồi ra, cơng ty cịn có sản phẩm quan trọng bảng báo cáo phân tích tình hình tài cơng ty niêm yết Sở giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội, dịch vụ tự vấn chứng khoán trực tuyến SMS để tư vấn cho nhà đầu tư 1.3 Tầm nhìn chiến lược: Ngay từ ngày đầu thành lập, cơng ty có tham vọng trở thành nhà cung cấp thơng tin tài chính, truyền thơng tài tổ chức kiện tài hàng đầu thị trường Việt Nam với dịch vụ tiên tiến, phong phú nhằm thoả mãn tốt nhu cầu khách hàng Bên cạnh đó, cơng ty dự định niêm yết thị trường chứng khoán Mỹ thời gian tới sau tăng vốn điều lệ vài cải thiện hoạt động kinh doanh 1.4 Nguyên tắc hoạt động công ty: - Tổ chức thành lập lợi nhuận, khơng mục đích từ thiện khơng thuộc sở hữu Nhà nước Mọi nhân viên đo lường qua suất đóng góp nhân viên vào kết cuối Các cán quản lý phải đóng góp lực lãnh đạo dịch vụ gia tăng Khơng có tầng lớp quan liêu - Ln ln báo cáo trung thực, đầy đủ, cụ thể, xác chi tiết thơng tin - Phải có thời hạn cho cơng việc Mọi chậm trễ phải có lý - Làm việc theo nhóm Nhóm thất bại, nghĩa bạn thất bại - Tập trung vào thời biểu bạn Đừng để việc làm bạn lãng việc đạt mục tiêu bạn, cho ngày hay tuần - Hãy tự đề xuất ý kiến Hãy phê bình ý kiến mới, dự án Tuy nhiên, định đưa ra, khơng có thêm thảo luận - Hãy chuyên viên bán hàng marketing cho công ty 1.5 Cơ cấu tổ chức công ty: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Tin học Vi Phi (Nguồn: phịng hành chánh- nhân sự) Giám đốc điều hành PGĐ điều hành TP IT TP Marketing TP Nội dung PGĐ Nhân sự- tài TP Kinh doanh Kế tốn trưởng TP NS-HC Có thể thấy mơ hình tổ chức theo chức công ty đơn giản, phù hợp với cơng ty quy mơ nhỏ Các phịng ban có chức riêng, cấp hồn hồn chịu trách nhiệm hoạt động cấp dưới, cấp tự chịu trách nhiệm hoạt động Thơng tin từ cấp đưa xuống cấp dưới, cấp báo cáo trực tiếp lên cấp Mặc dù vậy, phịng ban cơng ty có hỗ trợ cần thiết Các phòng ban chức phịng ban cơng ty:  Giám đốc điều hành: - Là người đại diện cho công ty hoạt động kinh doanh, điều hành cao tồn cơng ty để thực thành cơng mục tiêu, chiến lược nhiệm vụ - Xác định mục tiêu, hoạch định chiến lược phát triển, ban hành kế hoạch hành động, kế hoạch kinh doanh bao gồm ngân sách, đầu tư, hiệu dự kiến triển khai kế hoạch để hoàn thành mục tiêu đề - Giám đốc điều hành người giữ quyền điều hành cao toàn cơng ty, trực tiếp định uỷ nhiệm cho người khác bổ nhiệm, bãi nhiệm chức danh cơng ty, có trách nhiệm báo cáo bàn bạc với Ban giám đốc trước định vấn đề lớn nhân sự, tài có khả ảnh hưỏng mạnh đến tình hình, hiệu hoạt động Cơng ty  Phó giám đốc Nhân - Tài - Là người thay mặt Giám đốc điều hành điều hành công việc hành chánh, nhân sự, tài chính, kế hoạch Cơng ty, xây dựng phát triển nguồn nhân lực Công ty nhằm đảm bảo phát triển liên tục - Xây dựng sách tài chính, sách lương, sách thưởng phù hợp với thu nhập phát triển Công ty Tạo môi trường làm việc với sách phù hợp để tất nhân viên phát huy khả sáng tạo thu hút nhân tài Công ty - Điều hành, đạo, hỗ trợ thực số công việc khác phân công Giám Đốc điều hành, chịu trách nhiệm báo cáo thường xuyên kết công việc chịu trách nhiệm hiệu công việc trước Giám đốc điều hành chức thuộc phạm vi quyền hạn  Phó Giám Đốc Điều Hành: - Thay mặt Giám đốc điều hành đạo hoạt động truyền thơng tài chính, kiện tài thơng tin tài - Lập đưa chiến lược hoạt động phù hợp với thị trường - Chủ động giải vụ liên quan phát sinh trình thực chức nêu với tinh thần đảm bảo hiệu cao cho Công ty - Điều hành, đạo, hỗ trợ thực số công việc khác phân công Giám Đốc điều hành, chịu trách nhiệm báo cáo thường xuyên kết công việc chịu trách nhiệm hiệu công việc trước Giám đốc điều hành chức thuộc phạm vi quyền hạn Các phịng ban chức năng:  Phịng nội dung: - Thu thập thơng tin mở rộng mạng lưới quan hệ để hỗ trợ cho việc thu thập thông tin - Ghi nhận tổng hợp thơng tin tài chứng khốn - Thực báo cáo phân tích, đưa nhận định lĩnh vực tài chính, chứng khốn - Duy trì investment tools terminal mặt nội dung - Phối hợp với phận IT phụ trách nội dung website www.vinabull.com Chuẩn bị, rà soát, kiểm tra tính chuẩn xác thơng tin chun mục thơng tin thị trường www.vinabull.com  Phịng IT: - Xây dựng, phát triển trì website mặt kỹ thuật - Thực E-marketing để thúc đẩy hoạt động website - Phát triển phần mềm hỗ trợ cho sản phẩm tài cơng ty: terminal, investment tool, v.v… - Mua, thu thập liệu, thơng tin, trì cập nhật chỉnh sữa lỗi website www.vinabull.com Đảm bảo tính bảo mật liệu hệ thống cơng ty  Phịng Marketing - Thực kế hoạch đào tạo chuyên viên quảng cáo IMC (Integrated Marketing Communications) cho công ty năm - Phối hợp với phòng Nội dung tổ chức kiện để thực chương trình quảng cáo, khuyến mại khuyến - Thực chương trình xây dựng phát triển thương hiệu VIFINFO www.vinabull.com - Quan hệ công chúng truyền thông phương tiện thông tin đại chúng Thực chương trình tài trợ  Phịng kinh doanh: - Xây dựng hệ thống khách hàng, chăm sóc khách hàng - Bán sản phẩm công ty - Phối hợp với phận có liên quan việc điều chỉnh phát triển sản phẩm cho phù hợp với thị trường  Phòng nhân sự- hành chánh - Soạn thảo qui định hành chánh nhân cho Công ty phù hợp thời kỳ phát triển nội quy, cẩm nang nhân viên, qui chế lương – thưởng, sách nhân sự, v.v… - Hướng dẫn, huấn luyện giám sát việc thực qui định nhân viên, phòng ban Tạo điều kiện môi trường làm việc thật tốt vật chất đến tinh thần để phát huy khả sáng tạo, tối ưu hiệu suất làm việc, tăng nhiệt huyết đóng góp hiệu cho Cơng ty - Đề sách, chương trình hành động cụ thể để phát triển nguồn nhân lực, từ phát triển tài trẻ, đầu tư bồi dưỡng thu hút nhân tài - Ký cam kết với người lao động để đảm bảo bí mật thơng tin, quyền lợi Công ty, thời gian làm việc với Công ty Thực chế độ lao động theo Luật lao động Nhà nước: HĐLĐ, BHXH, BHYT - Theo dõi đánh giá hiệu phù hợp định, qui định sách có đề xuất bổ sung sửa đổi cho thích hợp yêu cầu phát triển theo giai đoạn - Có kế hoạch kết hợp với phịng ban kiểm tra trình độ nhân viên để có biện pháp cần thiết tối ưu hóa nguồn nhân lực cho Cơng ty Quản lý chương trình đào tạo cho tồn nhân viên - Xây dựng sở liệu (database) nhân để tối ưu hóa việc quản lý, phân tích hệ số, đặc tính nguồn nhân lực Cơng ty để có sách đắn tối ưu hóa hiệu lao động tồn Cơng ty - Các công việc khác giám đốc điều hành qui định  Phịng kế tốn- tài - Theo dõi, quản lý kinh phí phịng ban sở duyệt - Nắm vững sách, qui định nhà nước kế toán, thuế để hạch toán cho Công ty cách tối ưu báo cáo kịp thời - Áp dụng hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán phù hợp, xây dựng Qui định chu trình kế tốn - Phối hợp thực với cơng ty kiểm tốn, lập báo cáo tài chính, báo cáo luân chuyển tiền tệ theo thời hạn Thực trạng đánh giá hiệu làm việc nhân viên cơng ty 2.1 Tình hình nhân cơng ty số sách có liên quan 2.1.1 Tình hình nhân Cùng với nguồn lực khác vốn tài chính, hay sở vật chất, đội ngũ nhân viên đóng vai trị quan trọng máy vận hành doanh nghiệp Giá trị nguồn nhân lực nhận thức xem loại tài sản có giá trị, giúp nâng tầm cơng ty thị trường Tính đến ngày 30/11/2011, tổng số lao động công ty 52 người Thay đổi nhân điều tránh khỏi, đặc biệt công ty thành lập Vifinfo, nguyên nhân nhân viên chuyển công tác, nghỉ việc Trong năm qua, tổng số nhân viên công ty tăng lên so với lúc đầu thành lập Nguyên nhân gia tăng lao động thời kỳ suy thoái kinh tế cơng ty mở rộng hồn thiện sản phẩm, hoàn thiện máy mình, thành lập thêm phịng Marketing, tuyển dụng thêm nhân viên, bao gồm nhân viên phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng nội dung, v.v Đến đầu năm 2009, tình hình nhân có biến động, chứng tỏ công ty dần vào ổn định, máy quản lý vận hành tốt thể sách tuyển dụng người việc cơng ty - Phịng nội dung: 13 lao động - Phòng IT: 11 lao động - Phòng kinh doanh: 11 lao động - Phòng Marketing: lao động - Phịng kế tốn: lao động - Phịng nhân sự- hành chánh: 12 lao động 2.1.2 Nguồn tuyển dụng: Với tính chất ngành tài chính, phần lớn người lao động cơng ty có trình độ đại học đại học, cơng ty có khuynh hướng tuyển dụng lao động giảng viên trường đại học, sinh viên từ trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Cơng nghiệp, trung tâm ASK,…, đó, khơng có ngạc nhiên số nhân viên thức cơng ty hay số cộng tác viên công ty làm việc bán thời gian Ngồi ra, cơng ty tuyển dụng nhân viên thông qua kênh truyền thông báo chí, hay website, thường website www.vietnamworks.com, phương tiện khác 2.1.3 Cơ cấu lao động Biểu đồ 3: BIỂU ĐỒ CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO TRÌNH ĐỘ TẠI CƠNG TY (Tính đến 30/11/2011) (Nguồn: phịng hành chánh- nhân sự) Hơn 90% lao động công ty có trình độ đại học đại học, nhìn chung lao động cơng ty lao động trẻ với độ tuổi khoảng từ 22- 50 Với lực lượng lao động vậy, thấy cơng ty có nguồn nhân lực trình độ cao, động, nhiều kinh nghiệm tiềm phát triển nhân viên lớn 2.1.4 Chính sách đào tạo phát triển Dựa vào kết đánh giá nhân viên, khả phát triển nhân viên, Cơng ty có sách đào tạo nhân viên trình làm việc theo kiểu cấp hướng dẫn công việc cho cấp nhân viên thử việc, ngồi cơng ty mở khóa huấn luyện ngắn ngày nhằm nâng cao kỹ nghiệp vụ quản lý cho nhân viên nội công ty gửi nhân viên theo học khóa đào tạo trung tâm huấn luyện nghiệp vụ bên Trong trường hợp đặc biệt, nhân viên cử học tu nghiệp nước ngòai Ban Giám Đốc người định ngân quỹ chương trình huấn luyện nhân viên hàng năm tùy theo nhu cầu phát triển kinh doanh công ty Theo quy định công ty, cấp quản lý trực tiếp có trách nhiệm giám sát, theo dõi, báo cáo cho cấp tình hình họat động phận mình, lực làm việc nhân viên đề xuất nhu cầu huấn luyện cho nhân viên phận 2.2 Thực trạng đánh giá hiệu làm việc nhân viên Đối với công ty thành lập Vifinfo, việc quan tâm đến hoạt động đánh giá hiệu làm việc nhân viên đáng trân trọng hầu hết doanh nghiệp Việt Nam chưa quan tâm đến cơng tác Tuy nhiên, thấy cơng tác đánh giá hiệu làm việc nhân viên cơng ty chưa hồn thiện, thể thiếu thống khơng có hướng dẫn cụ thể chi tiết cách đánh giá Do công ty trọng đến tinh thần làm việc nhóm, nên môi trường làm việc công ty tốt, nhân viên thân thiện, hỗ trợ hồn thành cơng việc cá nhân nhóm Tuy nhiên, nhìn chung cơng ty chưa có nhiều sách khuyến khích, hay đánh giá hiệu làm việc để tạo động lực cạnh tranh lành mạnh nhân viên để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt Công tác đánh giá hiệu làm việc nhân viên cơng ty giao cho trưởng phịng chịu trách nhiệm dựa vào bảng báo cáo kế hoạch cơng việc hàng ngày kết công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hàng năm nhân viên Công tác đánh giá nhân viên công khai thực hàng năm với thảo luận cấp lãnh đạo, ngồi hàng q trưởng phịng có đợt đánh giá khơng thức nhân viên nội phịng Trong q trình làm việc, trưởng phịng có đánh giá thơng qua quan sát, dựa vào kết công việc hàng tuần nhân viên để đưa đánh giá, đưa đề nghị sa thải, hay thăng tiến cho nhân viên Tương tự, phó giám đốc chịu trách nhiệm đánh giá trưởng phịng thơng qua kết cơng việc trưởng phòng hoạt động phòng ban họ quản lý Riêng kết đánh giá hiệu làm việc phó giám đốc điều hành phó giám đốc nhân sự- tài hồn tồn giám đốc định Cơng ty khơng có đánh giá thi đua phòng ban 2.2.1 Mục đích việc đánh giá: - Nâng cao hiệu làm việc nhân viên - Hiểu vướng mắc, khó khăn để hỗ trợ nhân viên hồn thành cơng việc - Là để xét nâng lương, thưởng, thăng tiến cho nhân viên để khuyến khích nhân viên hay đưa định chuyển công tác, cho việc - Là để xác định nhu cầu đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên, xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên 2.2.2 Phương pháp đánh giá Trưởng phòng đánh giá nhân viên thơng qua đợt đánh giá thức cuối năm Việc đánh giá dựa theo phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp phân tích định lượng, phương pháp lưu giữ phương pháp bảng điểm tuỳ theo tính chất phịng ban Với phương pháp quản trị theo mục tiêu, đầu quý, tháng tuần, trưởng phòng nhân viên lập kế hoạch dựa kế hoạch mà cấp giao xuống, thống nhiệm vụ, cuối ngày, tuần, tháng, nhân viên báo cáo kết với trưởng phòng phòng nhân Với phương pháp lưu giữ, phòng nhân lưu lại sáng kiến, đóng góp nhân viên nhân viên có ý kiến gửi ban lãnh đạo, yếu nhân viên (ví dụ: trễ, hay trễ tiến độ cơng việc, ), trưởng phịng ban lãnh đạo cơng ty nhận nhân viên có tính sáng tạo, vượt trội để có đề xuất khen thưởng nhân viên yếu để có hướng xử lý đào tạo, chấm dứt hợp đồng tình trạng kéo dài Ngồi ra, trưởng phịng thơng qua phương pháp quan sát hành vi, tìm hiểu cơng việc nhân viên làm, kết công việc họ thông qua báo cáo hàng tuần, thái độ họ, khó khăn công việc mà họ gặp phải, thành cơng họ, để từ có khen thưởng kịp thời, có hướng xử lý đào tạo cho nhân viên, bồi dưỡng thêm hay chấm dứt hợp đồng hướng xử lý khác Đối với phương pháp phân tích định lượng, số phịng ban áp dụng phương pháp đánh giá có tiêu chí cụ thể khác Thang điểm đánh giá cho tiêu chí cho từ đến điểm Tổng điểm đánh giá cuối chia thành năm mức độ: tốt, khá, trung bình, trung bình, yếu Cách tính điểm đánh giá theo phương pháp phân tích định lượng: n X = ∑ Ki x Xi i Trong đó: X: điểm đánh giá cuối Ki: tỷ trọng tiêu chí thứ i Xi: điểm số tiêu chí thứ i Điểm số: X X >4 3