(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam(Luận án tiến sĩ) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics ở Việt Nam
TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN
Phương pháp nghiên cứu của luận án
4.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển các DN kinh doanh dịch vụ logistics ở nước ta đến năm 2020, định hướng đến năm 2030
4.1.1 M ụ c tiêu phát tri ể n các DN logistics
Để phát huy vai trò của thương mại và dịch vụ trong nước, cần định hướng và thúc đẩy sản xuất phát triển, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng đa dạng của nhân dân, đồng thời góp phần phát triển xuất khẩu và chuyển dịch cơ cấu kinh tế Mục tiêu cụ thể phát triển các doanh nghiệp logistics đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030 được xác định theo Quyết định số 1012/QĐ-TTg ngày 03/07/2015.
Logistics đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, ảnh hưởng trực tiếp đến tính cạnh tranh của ngành công nghiệp và thương mại Để nâng cao hiệu quả sản xuất và phân phối, mục tiêu đặt ra là giảm chi phí logistics xuống còn 20% GDP vào năm 2020 và 15% - 17% vào năm 2030 Hiện tại, chi phí logistics tại Việt Nam đang ở mức 25% GDP, cao hơn nhiều so với các nước phát triển như Mỹ và Nhật Bản, nơi tỷ lệ này chỉ khoảng 10% GDP Do đó, việc đầu tư phát triển dịch vụ logistics là cần thiết để tiết giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC DN KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS
Khái quát về DN kinh doanh dịch vụ logistics
2.1.1 Khái ni ệ m v ề DN kinh doanh d ị ch v ụ logistics
Sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế và văn minh vật chất đã đưa logistics trở thành một chức năng quan trọng trong kinh doanh, được ví như xương sống của nền kinh tế quốc gia Chi phí logistics ước tính chiếm từ 10% đến 35% tổng doanh thu của các doanh nghiệp, tùy thuộc vào điều kiện kinh doanh và vị trí địa lý Với sự xuất hiện của các phạm trù kinh tế mới như nền kinh tế tri thức và nền kinh tế mạng, logistics đã được trang bị kiến thức, công nghệ và tư duy quản lý mới, dẫn đến sự chuyên môn hóa và quy mô ngày càng tăng Logistics không chỉ là một phương thức kinh doanh hiệu quả mà còn bao gồm chuỗi hoạt động tạo thuận lợi cho giao dịch kinh tế, từ lập kế hoạch, quản lý kho bãi đến vận chuyển hàng hóa Điều này cho thấy logistics đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc gia, ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp và hỗ trợ các giao dịch kinh tế Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau về logistics, chúng thường được chia thành hai trường phái: một là toàn bộ hoạt động liên quan đến thu mua, sản xuất và phân phối hàng hóa, và hai là sự hỗ trợ cho việc đẩy mạnh hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ.
Logistics được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả chi phí cho dòng lưu chuyển và dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cùng với thông tin liên quan, từ điểm khởi đầu sản xuất đến điểm tiêu thụ cuối cùng, nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng Theo Ủy ban Kinh tế và xã hội Châu Á và Thái Bình Dương của Liên Hiệp Quốc (UNESCAP), logistics đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Logistics là quản lý chuỗi cung ứng từ nguyên vật liệu đến sản phẩm cuối cùng, bao gồm các hoạt động liên kết chặt chẽ như nhập nguyên liệu, sản xuất, lưu kho, và phân phối Điều này không chỉ liên quan đến vốn và vật tư mà còn cả dịch vụ, thông tin và công nghệ, tất cả đều cần được phối hợp trong một chiến lược kinh doanh tổng thể Sự kết hợp này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo ra giá trị gia tăng Định nghĩa này cũng phân biệt giữa nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp và các dịch vụ đơn lẻ như vận tải hay giao nhận Ngược lại, một số nhà khoa học lại tiếp cận logistics theo nghĩa hẹp, xem nó là các hoạt động liên quan đến phân phối và lưu thông hàng hóa, như được quy định trong Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 Theo cách tiếp cận này, logistics chủ yếu tập trung vào việc hỗ trợ vận chuyển sản phẩm, khiến nhà cung cấp dịch vụ logistics tương tự như nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức.
Đến nay, chưa có một định nghĩa thống nhất cho logistics do sự khác biệt trong cách tiếp cận và quan điểm của các nhà nghiên cứu Tuy nhiên, qua phân tích các khái niệm, có thể thấy rằng logistics ra đời nhằm tối ưu hóa nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiến trình hội nhập và phát triển kinh tế toàn cầu cũng như của từng quốc gia.
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đã dẫn đến mối quan tâm gia tăng về hiệu quả hoạt động kinh tế, làm cho xu hướng thuê ngoài các dịch vụ trở nên phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực logistics Các nhà cung cấp dịch vụ logistics (LSP) hoạt động độc lập và cung cấp nhiều gói dịch vụ đa dạng, từ vận tải đến các dịch vụ giá trị gia tăng như lắp ráp và đóng gói Do đó, LSP ngày càng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của các ngành công nghiệp và thương mại Điều này yêu cầu các LSP phải nâng cao hiệu quả hoạt động, đòi hỏi các nhà quản lý phải nhận thức rõ các yếu tố chính trong quá trình logistics để đánh giá và kiểm soát hiệu quả hệ thống thông tin quản lý, bao gồm cả hệ thống thông tin kinh tế.
Dựa trên những thành tựu lý luận và thực tiễn của các nhà khoa học đi trước, tác giả trình bày quan điểm cá nhân của mình về vấn đề này.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (DN LSP) là những tổ chức có khả năng thực hiện một hoặc nhiều chuỗi dịch vụ nhằm tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát hiệu quả quá trình lưu chuyển hàng hóa, con người và thông tin liên quan Họ xử lý các hoạt động liên quan đến hàng hóa và nguyên vật liệu, bao gồm xếp dỡ, quản lý hàng tồn kho, kho bãi, đóng gói và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
2.1.2 Đặ c đ i ể m c ủ a DN kinh doanh d ị ch v ụ logistics
Trong quá khứ, các doanh nghiệp logistics (LSP) chủ yếu cung cấp dịch vụ vận tải và kho bãi Tuy nhiên, sự gia tăng về khối lượng và phạm vi luân chuyển hàng hóa đã làm thay đổi vai trò của các DN LSP, biến họ thành mắt xích thiết yếu trong chuỗi cung ứng Ngày nay, các DN LSP không chỉ gắn kết các thành viên trong chuỗi cung ứng mà còn ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của các nhà sản xuất và cung cấp hàng hóa Họ đang thu hút sự chú ý nhờ vào những đặc điểm nổi bật và vai trò quan trọng trong ngành logistics hiện đại.
Để nâng cao khả năng cạnh tranh và giảm chi phí, các doanh nghiệp thương mại và công nghiệp đang chuyên môn hóa sâu vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi Xu hướng này dẫn đến việc thuê ngoài các hoạt động như quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và liên hệ với cửa hàng bán lẻ, làm tăng vai trò của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (LSP) Trước đây, LSP chỉ tham gia vào chức năng phân loại truyền thống, nhưng hiện nay, họ không chỉ mở rộng phạm vi hoạt động mà còn hợp tác với khách hàng để thiết kế giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh Sự thay đổi trong nhu cầu người tiêu dùng và khả năng thích nghi của LSP trong việc đa dạng hóa dịch vụ đã tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp.
DN LSP hiện nay cung cấp nhiều dịch vụ với tính năng đa dạng, giúp đáp ứng nhu cầu lớn của khách hàng Tuy nhiên, sự đa dạng này cũng tạo ra thách thức cho các DN LSP, yêu cầu họ phải có năng lực và nguồn lực phù hợp Đặc biệt, trong một số trường hợp, DN LSP cần đầu tư lớn vào cơ sở vật chất, trang thiết bị và các kỹ năng mềm như thiết kế, tổ chức và duy trì dịch vụ thuê ngoài chất lượng cao Những chi phí này ảnh hưởng đến giá dịch vụ, khiến DN LSP gặp khó khăn trong việc thuyết phục các nhà sản xuất chọn giải pháp thuê ngoài để tiết kiệm chi phí, đặc biệt là khi họ đã hài lòng với các dịch vụ logistics cơ bản hiện tại.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp (DN) sử dụng dịch vụ logistics có xu hướng tham gia trực tiếp vào các hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ logistics (LSP) thông qua việc chi tiết hóa hợp đồng và thông số kỹ thuật Để thuyết phục các nhà sản xuất lựa chọn dịch vụ thuê ngoài của mình, các DN LSP cần áp dụng các phương pháp tiếp cận khác nhau cho từng nhà sản xuất, nhằm nâng cao sự hài lòng và mức độ thỏa mãn trong việc sử dụng dịch vụ Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra rào cản, hạn chế cơ hội cho các DN LSP trong việc mở rộng thị trường.
DN LSP trong việc cải thiện quy mô và phạm vi hoạt động của mình
Hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics chỉ hiệu quả khi có sự phát triển toàn diện của dịch vụ vận tải giao nhận và hệ thống cơ sở hạ tầng logistics Sự phát triển này đã làm thay đổi bản chất và đa dạng hóa chức năng của hoạt động vận tải giao nhận truyền thống, từ việc thực hiện các khâu riêng lẻ như thuê tàu, đóng gói hàng đến cung cấp dịch vụ trọn gói từ kho đến kho (Door to Door) Người giao nhận không chỉ đóng vai trò là đại lý mà còn trở thành chủ thể chính trong các hoạt động vận tải giao nhận, chịu trách nhiệm trước pháp luật Hiện nay, để thực hiện nghiệp vụ, người giao nhận phải quản lý hệ thống đồng bộ từ giao nhận, vận tải, cung ứng nguyên liệu, bảo quản hàng hóa đến phân phối đúng thời điểm và địa điểm, sử dụng thông tin điện tử để theo dõi và kiểm tra Do đó, người giao nhận vận tải ngày nay đã trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics.
Logistics là sự phát triển hoàn thiện dịch vụ vận tải đa phương thức (MTO), cho phép vận chuyển hàng hóa và hành khách từ điểm đầu đến điểm cuối bằng nhiều phương thức khác nhau như hàng không, đường bộ, đường thủy và đường ống Trước đây, việc vận chuyển hàng hóa thường yêu cầu nhiều hợp đồng với các nhà vận tải khác nhau, dẫn đến rủi ro cao cho người gửi hàng Tuy nhiên, từ thập niên 70, cuộc cách mạng container đã nâng cao tính an toàn và độ tin cậy trong vận chuyển, mở đường cho sự phát triển của MTO Giờ đây, chủ hàng chỉ cần ký một hợp đồng duy nhất với MTO, người sẽ tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển và chịu trách nhiệm từ khi nhận hàng cho đến khi giao hàng, dù họ không trực tiếp vận chuyển hàng hóa Do đó, MTO trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics chính.
CNTT đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao sự hài lòng và hiệu quả của các quy trình logistics tại các doanh nghiệp LSP Để tối ưu hóa dịch vụ, các doanh nghiệp này cần tích hợp hệ thống CNTT với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ logistics Tuy nhiên, việc đánh giá thấp vai trò của CNTT có thể dẫn đến những thiếu sót lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp Mặc dù CNTT mang lại nhiều lợi ích, nhưng chi phí đầu tư cao và nguy cơ mất an toàn thông tin khiến nhiều nhà quản lý doanh nghiệp LSP ngần ngại trong việc áp dụng công nghệ mới Do đó, tỷ lệ sử dụng CNTT tiên tiến tại các doanh nghiệp LSP vẫn còn thấp.
2.1.3 Phân lo ạ i DN kinh doanh d ị ch v ụ logistics
Trong hơn hai thập kỷ qua, logistics đã trở thành một lĩnh vực được công nhận rộng rãi, với việc thuê ngoài các hoạt động như vận tải, kho bãi và đóng gói ngày càng trở thành xu hướng tất yếu để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tối ưu Các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại và công nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp mới nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh, và việc thuê ngoài là một chiến lược hiệu quả Sự phát triển này đã dẫn đến sự gia tăng cả về số lượng và chất lượng của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (LSP), trở thành một phần thiết yếu trong chuỗi cung ứng Mỗi LSP có thể đảm nhận một hoặc nhiều khâu trong chuỗi cung ứng tùy theo khả năng và quy mô Có nhiều cách để phân loại LSP, nhưng nghiên cứu này sẽ tập trung vào phân loại theo hình thức logistics.
Khái quát về HTTTKT tại các DN kinh doanh dịch vụ logistics
2.2.1 Khái ni ệ m và đặ c đ i ể m c ủ a HTTTKT
Trong những năm gần đây, sự phát triển của HTTT đã tạo thuận lợi cho các
Doanh nghiệp cần tận dụng tối đa nguồn lực để tạo lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh môi trường toàn cầu và quốc gia luôn biến động Các nhà quản lý phải đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế ở từng giai đoạn nhằm đạt được thành công Tuy nhiên, hiệu quả của các quyết định phụ thuộc vào độ chính xác và độ tin cậy của thông tin từ hệ thống thông tin hiện có.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý, giúp tổ chức thông tin một cách kỷ luật và giảm thiểu sự không chắc chắn trong quyết định Trong những năm gần đây, HTTTKT không chỉ cung cấp dữ liệu tài chính mà còn cả thông tin định lượng và mô tả, hỗ trợ đa dạng cho quá trình ra quyết định Thông tin từ HTTTKT là vô giá cho việc cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, do đó mọi doanh nghiệp, dù vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, đều cần duy trì một hệ thống này HTTTKT đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu và quản lý doanh nghiệp, được coi là yếu tố then chốt cho sự thành công Có nhiều định nghĩa về HTTTKT từ các chuyên gia tài chính - kế toán và quản trị doanh nghiệp, nhưng để hiểu đầy đủ về HTTTKT, cần tìm hiểu các khái niệm liên quan như hệ thống và hệ thống thông tin.
Theo Stair và cộng sự (2010), hệ thống được định nghĩa là tập hợp các yếu tố hoặc thành phần tương tác với nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể.
Theo O’Brien (2010), hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các thành phần có liên quan với nhau và có ranh giới rõ ràng Các thành phần này tương tác và hỗ trợ nhau để đạt được các mục tiêu thông qua việc tiếp nhận đầu vào và đầu ra trong quá trình hoạt động của tổ chức Hệ thống bao gồm đầu vào, cơ chế xử lý, đầu ra và thông tin phản hồi Tương tự, Azhar Susanto (2009) cũng mô tả hệ thống như một tập hợp các bộ phận có liên kết với nhau nhằm đạt được một mục tiêu nhất định.
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các thành phần liên quan hoặc nhiều hệ thống con nhằm phục vụ cho một mục tiêu chung Điều này cho thấy rằng hệ thống được thiết lập như một hướng dẫn để đạt được những mục tiêu nhất định của doanh nghiệp Tác giả luận án kết luận rằng hệ thống là một cấu trúc bao gồm nhiều thành phần (cả vật chất và phi vật chất) có mối quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau, được tích hợp trong một thể thống nhất và chặt chẽ để thực hiện những mục tiêu cụ thể.
Hệ thống thông tin (HTTT) được định nghĩa là một tập hợp các thành phần liên quan, thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin nhằm hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát trong tổ chức (Laudon & Laudon, 2012) HTTT không chỉ hỗ trợ quá trình ra quyết định mà còn giúp các nhà quản lý phân tích và đánh giá các hoạt động kinh tế - tài chính, từ đó đưa ra quyết định chính xác để phát triển sản phẩm mới phù hợp với thị trường Nó chứa đựng thông tin quan trọng về con người, địa điểm và các đối tượng trong tổ chức Theo Bateman và Snell (2004), HTTT là sự sắp xếp của con người, dữ liệu, quy trình và công nghệ thông tin tương tác để cung cấp thông tin theo yêu cầu Azhar Susanto (2008) cũng nhấn mạnh rằng HTTT là sự phối hợp hài hòa giữa các hệ thống con vật chất và phi vật chất nhằm xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích Tóm lại, HTTT là một tập hợp các thành phần có mối quan hệ hữu cơ, tích hợp trong một thể thống nhất để thực hiện chức năng thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích cho tổ chức.
Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành
DN cần đạt được các mục tiêu thông qua việc cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh Để thực hiện chức năng này, cần thiết lập một cấu trúc để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng kế toán, được gọi là HTTTKT HTTTKT là một cơ chế tổ chức thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành, quản lý và kiểm soát của DN.
Hệ thống thông tin kế toán được định nghĩa là các hệ thống thực hiện chức năng thu thập, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện tài chính nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ghi sổ và ra quyết định (1999) Theo Nancy A Bagranoff (2009), hệ thống này bao gồm tập hợp dữ liệu, thủ tục và quy trình xử lý để tạo ra thông tin cần thiết cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được định nghĩa bởi Nicoloau (2000) là "một hệ thống nhằm tăng cường sự kiểm soát và thúc đẩy sự hợp tác trong một tổ chức", nhấn mạnh vai trò của công nghệ máy tính trong hoạt động của hệ thống này Theo Grande và cộng sự (2011), HTTTKT là "công cụ kết hợp với hệ thống công nghệ thông tin, được thiết kế để hỗ trợ quản lý và kiểm soát các vấn đề liên quan đến kinh tế - tài chính của công ty" Những định nghĩa này cho thấy tầm quan trọng của HTTTKT trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát tài chính trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) không chỉ phục vụ cho việc quản lý nội bộ của doanh nghiệp mà còn có thể được công bố ra bên ngoài cho các bên liên quan như nhà đầu tư, chủ nợ và cơ quan thuế Theo định nghĩa của Hansen và Mowen từ năm 1995, HTTTKT là một hệ thống bao gồm các thành phần máy tính và thủ công có mối quan hệ chặt chẽ, được sử dụng để thu thập, ghi chép, tổng hợp, phân tích và quản lý dữ liệu, nhằm cung cấp thông tin đầu ra cho nhiều người dùng khác nhau.
Với sự phát triển nhanh chóng của sản xuất và công nghệ thông tin, vai trò của hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT) ngày càng trở nên quan trọng HTTTKT cung cấp thông tin quý giá hỗ trợ cho hoạt động quản lý hàng ngày của các nhà quản lý và các bên liên quan Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động khó lường, việc nắm bắt thông tin toàn diện giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác Các mục tiêu cơ bản của HTTTKT bao gồm: cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho chuỗi giá trị, nâng cao chất lượng và giảm chi phí sản xuất, cải thiện hiệu quả hoạt động, và nâng cao khả năng ra quyết định của người sử dụng thông tin, từ đó thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp hiệu quả và xây dựng hình ảnh đáng tin cậy trong mắt công chúng.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được định nghĩa là một tập hợp các thành phần có mối quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau, bao gồm: (1) Con người, (2) Hệ thống chứng từ - Tài khoản - Sổ và Báo cáo kế toán, (3) Các chu trình kế toán, (4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, và (5) Công cụ kiểm soát nội bộ Những thành phần này được tích hợp chặt chẽ và hài hòa để thực hiện việc thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu tài chính, từ đó tạo ra thông tin tài chính hữu ích cho việc ra quyết định của nhiều người sử dụng bên trong và ngoài doanh nghiệp.
2.2.1.2 Đặc điểm HTTTKT của các DN kinh doanh dịch vụ logistics Gắn liền với đặc điểm của DN kinh doanh dịch vụ logistics thì HTTTKT tại các DN này cũng có những đặc điểm gắn với đặc thù của các DN logistics, cụ thể như sau:
Để nâng cao hiệu quả trong chuỗi cung ứng, việc thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận và doanh nghiệp là rất quan trọng Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics đóng vai trò cầu nối giữa các doanh nghiệp và tổ chức trên thị trường, vừa hoạt động độc lập vừa duy trì mối quan hệ tương hỗ với các đối tác khác Để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn, các doanh nghiệp sản xuất cần kiểm soát chính xác và kịp thời các dòng luân chuyển nguyên vật liệu Do đó, hệ thống thông tin kinh tế giữa các doanh nghiệp logistics và các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cần được phối hợp chặt chẽ nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động, gia tăng giá trị và tạo lợi thế cạnh tranh trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Mô hình tổ chức truyền thống của các doanh nghiệp thường phân chia hoạt động sản xuất kinh doanh theo chức năng, dẫn đến sự phối hợp yếu giữa các phòng ban và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin và Internet, hệ thống thông tin kế toán đã được cải thiện đáng kể, cho phép ghi nhận và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế Người làm kế toán không còn phải ghi chép theo định dạng cũ, giúp tránh trùng lặp và thiếu sót trong thông tin Họ cũng mở rộng phạm vi hoạt động, tham gia vào điều hành doanh nghiệp và phối hợp với các phòng ban khác để lưu trữ và phân tích thông tin kế toán Điều này hỗ trợ các nhà quản lý trong việc truy vấn thông tin kịp thời và cải thiện công tác lập kế hoạch sản xuất - kinh doanh.
Các yếu tố cấu thành HTTTKT trong các DN kinh doanh dịch vụ logistics
HTTTKT là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ Tùy thuộc vào mục tiêu và phạm vi nghiên cứu, HTTTKT có thể được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau như kế toán, chu trình, hay dưới dạng một hệ thống thông tin Mỗi cách tiếp cận sẽ tập trung vào một hoặc một vài khía cạnh cụ thể, nhưng chưa có nghiên cứu nào tổng quát đầy đủ về tất cả các yếu tố của HTTTKT Do đó, trong phạm vi nghiên cứu của luận án, tác giả lựa chọn nghiên cứu HTTTKT theo cách tiếp cận các yếu tố cấu thành, bao gồm các thành phần chính: (1) con người, (2) hệ thống chứng từ - tài khoản - sổ và báo cáo kế toán, (3) các chu trình kinh doanh.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ là hai thành phần quan trọng, ảnh hưởng lẫn nhau để duy trì hoạt động và đạt được mục tiêu chung của hệ thống Tác giả cho rằng cách tiếp cận này mang lại cái nhìn toàn diện, làm cơ sở cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ logistics trong bối cảnh hiện nay.
Con người trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò quan trọng, là những người sử dụng hệ thống Nguồn lực con người được coi là yếu tố chính tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp, như Barney và Wright (1998) đã chỉ ra Luna - Arocas và Camps (2012) cũng nhấn mạnh tầm ảnh hưởng lớn của nguồn nhân lực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Mặc dù HTTTKT đã được máy tính hóa và tự động hóa nhiều giai đoạn, nhưng việc nhập dữ liệu đầu vào vẫn phụ thuộc vào con người Trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của kế toán viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của HTTTKT, vì vậy, công tác đào tạo nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo vận hành thành công hệ thống Hệ thống nguồn nhân lực trong HTTTKT không chỉ giới hạn ở bộ phận kế toán mà còn liên quan đến các phòng ban chức năng khác, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp làm việc hiệu quả.
Việc lựa chọn nhân lực cho quá trình tổ chức, thực hiện và phát triển hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là rất quan trọng Các đối tượng tham gia vào quá trình này có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau.
Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động, liên kết các nguồn lực để đạt được mục tiêu và chiến lược kinh doanh Họ chịu trách nhiệm xét duyệt và phê duyệt các giai đoạn phát triển của hệ thống thông tin kế toán, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán và kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng và đánh giá hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Để đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ, việc tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý và hiệu quả là điều kiện thiết yếu Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn kiểu bộ máy kế toán phù hợp dựa trên đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô và phạm vi hoạt động của mình.
Bộ máy kế toán có ba hình thức chính: kế toán tập trung, kế toán phân tán và kế toán hỗn hợp Bên cạnh đó, đội ngũ kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua việc đánh giá và nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống thông tin kế toán.
Vào thứ ba, các cán bộ phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm trưởng và phó các phòng ban, sẽ thiết lập chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Nhóm đối tượng này có trách nhiệm xét duyệt các giai đoạn thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phương án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
Các chuyên gia phân tích, tư vấn và lập trình hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và phát triển hệ thống kế toán doanh nghiệp Họ sở hữu kiến thức nền tảng vững chắc, có khả năng phân tích, phát hiện và khắc phục lỗi, cũng như đánh giá và tối ưu hóa hoạt động của hệ thống Bên cạnh đó, các chuyên gia này còn am hiểu về an toàn thông tin và có khả năng xây dựng, thiết lập chính sách bảo mật cho toàn bộ hệ thống, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán và hệ thống quản lý.
2.3.2 H ệ th ố ng ch ứ ng t ừ - Tài kho ả n - S ổ và Báo cáo k ế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế - tài chính, đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán Việc thu thập và tổ chức chứng từ một cách khoa học không chỉ giúp kiểm toán và kiểm tra hoạt động tài chính tại doanh nghiệp mà còn tạo cơ sở vững chắc cho việc xử lý và quy trách nhiệm một cách chính xác.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hệ thống chứng từ kế toán phù hợp dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý kinh doanh Ví dụ, đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ logistics, hệ thống chứng từ có thể bao gồm các loại như phiếu đóng gói hàng, phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho (cho hàng bị trả lại và hàng mua về), cùng với phiếu xuất kho (cho việc trả lại hàng hoặc bán hàng trực tiếp và qua đại lý).
Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ điện tử trong các hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán, tuy nhiên cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Để quản lý và hạch toán kế toán hiệu quả, chứng từ kế toán phải di chuyển giữa các bộ phận theo một trình tự nhất định, phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ phát sinh, tạo thành chu trình luân chuyển chứng từ.
Hình 2.2 Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ
Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng ghi chép trong hạch toán kế toán.
Lập chứng từ (tiếp nhận các chứng từ)
Ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ
Bảo quản, sử dụng lại chứng từ
Lưu trữ và hủy chứng từ theo quy định liên quan đến tài sản và các quá trình kinh doanh là cần thiết để phục vụ yêu cầu quản lý của các chủ thể khác nhau Mỗi đối tượng kế toán sử dụng một tài khoản kế toán (TKKT) riêng biệt để phản ánh và theo dõi từng loại tài sản, nguồn hình thành tài sản, và các nghiệp vụ kinh tế Kể từ năm 2006, Bộ Tài chính đã ban hành hai hệ thống TKKT cho doanh nghiệp, bao gồm Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC cho doanh nghiệp Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, Bộ Tài chính đã đơn giản hóa công tác kế toán bằng việc ban hành Thông tư 200/2014/TT-BTC, thay thế các chế độ kế toán trước đó.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC và Thông tư số 244/2009/TT-BTC, chế độ kế toán mới đã được ban hành nhằm điều chỉnh và loại bỏ các tài khoản kế toán không phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp Chế độ này mang tính linh hoạt và cởi mở, trao quyền quyết định nhiều hơn cho doanh nghiệp trong tổ chức kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng cập nhật nội dung của các chuẩn mực kế toán quốc tế, thiết kế lại các tài khoản đầu tư tài chính theo thông lệ quốc tế Chế độ kế toán mới áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, bất kể lĩnh vực hay thành phần kinh tế, cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty logistics, tự xây dựng hệ thống kế toán và thiết kế biểu mẫu chứng từ phù hợp, miễn là tuân thủ luật kế toán và đảm bảo tính minh bạch.