18-2-dự-thảo-quy-chế-bks

CTCP CHỨNG KHỐN MB Số: …/QĐ/MBS-BKS CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm 2021 QUYẾT ĐỊNH V/v sửa đổi Quy chế tổ chức hoạt động Ban Kiểm Sốt Cơng ty cổ phần Chứng khốn MB TRƯỞNG BAN KIỂM SỐT CƠNG TY CP CHỨNG KHOÁN MB - Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, ngày 17/06/2020; Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 ngày 26/11/2019 văn sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành; - Căn Điều lệ hoạt động Cơng ty cổ phần Chứng khốn MB QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế tổ chức hoạt động Ban Kiểm sốt Cơng ty cổ phần Chứng khốn MB” Điều Các Ơng (Bà) Thành viên Hội đồng quản trị, Thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc đơn vị, cá nhân liên quan MBS có trách nhiệm thực Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ …/…/2021 thay Quyết định số …/QĐ/MBS/BKS ngày …/…/… việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Ban Kiểm sốt Cơng ty cổ phần Chứng khoán MB Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lưu BKS, KTNB, VP.HĐQT CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN MB TM BAN KIỂM SOÁT TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS TRANG BÌA NGỒI THEO DÕI SOẠN THẢO Người / Đơn vị phân phối: Hội đồng quản trị; Ban kiểm soát Ban Tổng Giám đốc Các Khối cơng ty Phịng/Ban/Chi nhánh/Sở giao dịch cơng ty Thành phần chủ trì soạn thảo: Người lập Người kiểm tra Chữ ký: Chữ ký: Họ tên: Trần Thị Thanh Huyền Họ tên: Nguyễn Thị Diệp Quỳnh Chức vụ: Trưởng phịng Kiểm tốn nội Chức vụ: Thành viên Ban Kiểm Soát Thành phần tham gia xem xét (góp ý): Họ tên Tt Chức vụ Phịng/Ban Phùng Thị Thanh Hà Phó TGĐ Ban Điều hành Nguyễn Khắc Thuận Phó ban Ban Pháp chế Chữ ký Người phê duyệt: Chữ ký: Họ tên: Chức vụ: Trưởng Ban Kiểm soát Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS Tóm tắt lần sửa đổi: Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi 00 2012 01 12/8/2014 Sửa đổi số nội dung theo Thông tư 210/2012/TT-BTC ban hành ngày 30/11/2012 02 11/2015 Sửa đổi số nội dung theo Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực vào 01/07/2015 03 11/2019 Sửa đổi phù hợp quy với quy định pháp luật Điều lệ MBS 04 … Ban hành Sửa đổi phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp 2020 Luật Chứng khoán 2019; Quy chế mẫu ban hành kèm theo Thông tư 116/2020/TT-BTC ngày 31/12/2020 hướng dẫn số điều quản trị công ty áp dụng công ty đại chúng Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS MỤC LỤC CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi điều chỉnh Điều Định nghĩa từ viết tắt, tài liệu tham chiếu: Điều Thành phần nhiệm kỳ Điều Nghĩa vụ chung thành viên Ban kiểm soát Điều Chuẩn mực đạo đức thành viên Ban kiểm soát CHƯƠNG II NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều Nhiệm vụ quyền hạn Ban kiểm soát CHƯƠNG III TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT 10 MỤC QUY ĐỊNH VỀ VIỆC BẦU, MIỄN NHIỆM, BÃI NHIỆM THÀNH VIÊNBAN KIỂM SOÁT 10 Điều Bầu thành viên Ban kiểm soát 10 Điều Điều kiện, tiêu chuẩn thành viên Ban kiểm soát 10 Điều 10 Bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Ban kiểm soát 11 Điều 11 Thay thành viên Ban kiểm soát 12 MỤC CUỘC HỌP CỦA BAN KIỂM SOÁT 12 Điều 12 Cuộc họp Ban kiểm soát 12 Điều 13 Chế độ làm việc Trưởng ban kiểm soát, thành viên Ban kiểm soát 15 CHƯƠNG IV CÁC QUY ĐỊNH KHÁC 15 Điều 14 Kinh phí hoạt động Ban kiểm soát 15 Điều 15 Quyền cung cấp thơng tin Ban kiểm sốt 16 Điều 16 Mối quan hệ Ban kiểm soát với Đơn vị 16 CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 18 Điều 17 Tổ chức thực 18 Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SỐT CƠNG TY CP CHỨNG KHOÁN MB (Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ/MBS/BKS ngày …./…/2021) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi điều chỉnh Phạm vi điều chỉnh: Quy chế quy định tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chế, nguyên tắc, phương thức tổ chức hoạt động Ban Kiểm sốt Cơng ty cổ phần chứng khốn MB (MBS); tiêu chuẩn, điều kiện, quyền nghĩa vụ Ban Kiểm soát thành viên Ban kiểm soát phù hợp với quy định pháp luật hành Đồng thời chuẩn hóa mối quan hệ làm việc Ban Kiểm sốt với cổ đơng, Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Người Điều hành, Người quản lý khác, đơn vị cá nhân khác MBS Đối tượng áp dụng: Ban Kiểm soát, thành viên Ban kiểm soát, đơn vị, cá nhân MBS có liên quan đến tổ chức hoạt động Ban Kiểm soát đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ MBS Quy chế Điều Định nghĩa từ viết tắt, tài liệu tham chiếu: Định nghĩa: - Ban Kiểm soát MBS: quan Đại hội đồng cổ đông MBS bầu nhằm thực việc giám sát Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc việc quản lý điều hành MBS; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trước pháp luật việc thực nhiệm vụ giao - Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách: người chịu trách nhiệm nhiệm vụ Ban kiểm sốt phân cơng, khơng kiêm nhiệm cương vị, công việc chuyên môn khác MBS - Người Điều hành: bao gồm Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Thành viên Ban Điều hành (nếu có), Kế tốn trưởng Giám đốc tài (nếu có) Tài liệu tham chiếu - Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Quốc hội thơng qua ngày 17/06/2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021; - Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 ngày 26/11/2019; - Nghị định 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khốn; - Thơng tư 121/2020/TT-BTC ngày 31/12/2020 quy định hoạt động cơng ty chứng khốn; - Căn Thơng tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 Bộ trưởng Bộ Tài hướng dẫn số điều quản trị công ty áp dụng công ty đại chúng Nghị Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khoán; - Các văn pháp luật khác có liên quan; - Điều lệ tổ chức hoạt động công ty CP chứng khoán MB - Quyết định số 541/QĐ-MB-BKS Quy chế tổ chức hoạt động Ban Kiểm soát MB - Quyết định số 1321/QĐ-MB-BKS Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thành viên Ban Kiểm soát Điều Thành phần, nhiệm kỳ nguyên tắc hoạt động Ban kiểm sốt Ban Kiểm sốt có từ 03 (ba) đến 05 (năm) thành viên, gồm: Trưởng Ban kiểm soát thành viên Ban kiểm soát Số lượng thành viên Ban kiểm soát nhiệm kỳ Đại hội đồng cổ đông định Ban Kiểm sốt phải có nửa số thành viên thường trú Việt Nam Nhiệm kỳ Ban kiểm soát nhiệm kỳ với Hội đồng quản trị không 05 năm nhiệm kỳ thành viên Ban kiểm sốt khơng q 05 năm bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Việc thay thành viên Ban kiểm soát phải Đại hội đồng cổ đông định Trường hợp có thành viên bầu bổ sung thay thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm thời hạn nhiệm kỳ nhiệm kỳ thành viên thời hạn cịn lại nhiệm kỳ Ban kiểm sốt Trường hợp thành viên Ban kiểm sốt có thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà thành viên nhiệm kỳ chưa bầu thành viên hết nhiệm kỳ tiếp tục thực quyền nghĩa vụ thành viên nhiệm kỳ bầu nhận nhiệm vụ Nguyên tắc hoạt động Ban kiểm soát: Ban kiểm soát làm việc theo nguyên tắc tập thể Các thành viên Ban kiểm soát chịu trách nhiệm cá nhân phần việc chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, trước pháp luật công việc, định Ban kiểm soát Điều Nghĩa vụ chung thành viên Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát có nghĩa vụ thận trọng, trung thành, tránh xung đột quyền lợi theo quy định Pháp luật Điều lệ MBS, cụ thể: Tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ MBS, Nghị Đại hội đồng cổ đông MBS đạo đức nghề nghiệp việc thực quyền, nghĩa vụ giao Thực quyền, nhiệm vụ giao cách trung thực, khách quan, cẩn trọng tốt nhằm bảo đảm lợi ích tối đa MBS cổ đông MBS Trung thành với lợi ích MBS cổ đông; không sử dụng thông tin, bí quyết, hội kinh doanh, địa vị, chức vụ tài sản MBS để tư lợi phục vụ lợi ích cho tổ chức cá nhân khác Chịu trách nhiệm trước cổ đông hoạt động giám sát Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Điều lệ MBS Trường hợp vi phạm quy định khoản 1,2,3,4, Điều mà gây thiệt hại cho MBS cá nhân, tổ chức khác thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm cá nhân liên đới bồi thường thiệt hại Mọi thu nhập lợi ích khác mà thành viên Ban kiểm sốt có vi phạm quy định phải hồn trả cho MBS Trường hợp phát có thành viên Ban kiểm soát vi phạm thực quyền nghĩa vụ giao Hội đồng quản trị có thơng báo văn đến Ban Kiểm sốt, u cầu người có hành vi vi phạm phải chấm dứt hành vi phải có giải pháp khắc phục hậu Điều Chuẩn mực đạo đức thành viên Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát phải tuân thủ tối thiểu nguyên tắc đạo đức sau: Chính trực: thực công việc giao cách thẳng thắn, trung thực Khách quan: thực công việc giao khách quan; đánh giá cơng khơng lợi ích cá nhân lợi ích người khác Bảo mật: tuân thủ quy định bảo mật thông tin theo quy định pháp luật quy định nội MBS Trách nhiệm: thực công việc giao đảm bảo tiến độ chất lượng Thận trọng: thực công việc giao cách thận trọng sở đánh giá mức độ phức tạp, tầm quan trọng khả xảy sai sót nghiêm trọng CHƯƠNG II NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều Nhiệm vụ quyền hạn Ban kiểm soát Những người bầu giữ chức Trưởng Ban kiểm soát thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm tiếp nhận bàn giao đảm nhiệm công việc chức danh bầu, theo quy định pháp luật, quy định Điều lệ MBS Những người bị miễn nhiệm, bãi nhiệm có trách nhiệm bàn giao công việc cho người bầu; đồng thời phải chịu trách nhiệm cá nhân định thời gian đảm nhận chức danh Nhiệm vụ Ban kiểm soát: 2.1 Giám sát Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc việc quản lý điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao 2.2 Đề xuất kiến nghị Đại hội đồng cổ đơng phê chuẩn tổ chức kiểm tốn chấp thuận thực kiểm toán Báo cáo tài MBS; định tổ chức kiểm tốn chấp thuận thực kiểm tra hoạt động công ty, bãi miễn kiểm toán viên chấp thuận xét thấy cần thiết Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 2.3 Giám sát tình hình tài cơng ty, tính hợp pháp hoạt động thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, người quản lý khác, phối hợp hoạt động Ban Kiểm soát với Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc cổ đông; 2.4 Đảm bảo phối hợp hoạt động với Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc cổ đơng; 2.5 Rà sốt, kiểm tra đánh giá hiệu lực hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro cảnh báo sớm Công ty; 2.6 Kiến nghị Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cấu tổ chức quản lý, giám sát điều hành hoạt động kinh doanh MBS; 2.7 Xây dựng Quy chế hoạt động Ban kiểm soát để trình Đại hội đồng cổ đơng thơng qua; 2.8 Ban hành quy định nội Ban kiểm soát; định kỳ hàng năm, xem xét lại quy định nội Ban kiểm sốt, sách quan trọng kế tốn báo cáo 2.9 2.10 Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp trung thực báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài 06 tháng đầu năm hàng năm MBS, báo cáo đánh giá công tác quản lý Hội đồng quản trị trình báo cáo thẩm định lên Đại hội đồng cổ đơngtại họp thường niên Rà sốt hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông đưa khuyến nghị hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đơng 2.11 Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực mức độ cẩn trọng quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, quán phù hợp cơng tác kế tốn, thống kê lập báo cáo tài chính; 2.12 Xem xét sổ kế tốn, ghi chép kế toán tài liệu khác MBS, công việc quản lý, điều hành hoạt động MBS xét thấy cần thiết theo nghị Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu cổ đơng lớn nhóm cổ đơng phù hợp với Khoản Điều 115 Luật Doanh nghiệp quy định Điều lệ MBS Ban Kiểm soát phải thực kiểm tra thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban Kiểm sốt phải báo cáo, giải trình vấn đề yêu cầu kiểm tra đến tổ chức, cá nhân có u cầu Việc kiểm tra Ban Kiểm sốt quy định khoản không cản trở hoạt động bình thường Hội đồng quản trị khơng gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh MBS 2.13 Kịp thời thông báo cho Hội đồng quản trị phát thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Tổng Giám đốc người điều hành khác MBS có hành vi vi phạm pháp luật vi phạm Điều lệ MBS; vịng 48 Ban Kiểm sốt phải thơng báo văn đến Hội đồng quản trị, đồng thời yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt vi phạm phải có giải pháp khắc phục hậu Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 2.14 Trường hợp phát thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Tổng Giám đốc vi phạm pháp luật, Điều lệ công ty dẫn đến xâm phạm quyền lợi ích MBS, cổ đơng khách hàng Ban Kiểm sốt có trách nhiệm u cầu người có hành vi vi phạm giải trình thời hạn định đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để giải Đối với vi phạm pháp luật, Ban Kiểm soát phải báo cáo văn cho UBCK thời hạn 07 (bẩy) ngày làm việc kể từ ngày phát vi phạm; 2.15 Đề nghị Hội đồng quản trị họp bất thường triệu tập Đại hội đồng cổ đông họp bất thường theo quy định pháp luật Điều lệ MBS 2.16 Đề nghị Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị 2.17 Báo cáo Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật Điều lệ MBS 2.18 Kiểm tra vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động Công ty theo đề nghị cổ đông 2.19 Thay Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thời hạn 30 ngày trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định khoản Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2.20 Xem xét, trích lục, chép phần tồn nội dung kê khai Danh sách người có liên quan lợi ích có liên quan kê khai quy định khoản khoản Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2.21 Chứng kiến Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu lập biên kiểm phiếu Hội đồng quản trị yêu cầu trường hợp lấy ý kiến cổ đông văn để thông qua nghị Đại hội đồng cổ đông.Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật, Điều lệ MBS nghị Đại hội đồng cổ đơng Trong q trình thực thi nhiệm vụ mình, Ban Kiểm sốt có quyền sau: 3.1 Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, Phòng KTNB MBS quyền tiếp cận, cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời thơng tin, tài liệu liên quan đến công tác quản lý, điều hành hoạt động MBS để thực nhiệm vụ giao; 3.2 Tham dự tham gia thảo luận họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị họp khác MBS; 3.3 Ban Kiểm sốt tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước trình báo cáo, kết luận kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông; 3.4 Được nhận tiền lương, thù lao hưởng quyền lợi khác theo quy định pháp luật, Điều lệ quy định nội MBS 3.5 Các quyền hạn khác theo quy định pháp luật Điều lệ quy định nội Công ty Điều Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng Ban thành viên Ban kiểm soát Trưởng Ban kiểm sốt có nhiệm vụ quyền hạn sau: Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 1.1 Tổ chức triển khai thực nhiệm vụ Ban Kiểm soát theo quy định Điều Quy chế này, quy định pháp luật có liên quan 1.2 Xây dựng kế hoạch hoạt động Ban Kiểm soát 1.3 Chuẩn bị chương trình cho họp định kỳ Ban Kiểm soát họp khác sở ý kiến đề xuất thành viên Ban kiểm sốt có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn Ban Kiểm soát Triệu tập chủ tọa họp Ban Kiểm soát; 1.4 Thay mặt Ban Kiểm soát ký văn thuộc thẩm quyền Ban Kiểm soát; 1.5 Lập ký báo cáo Ban Kiểm soát sau tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị đề trình Đại hội đồng cổ đơng 1.6 Thay mặt Ban Kiểm sốt báo cáo kết hoạt động Ban Kiểm soát trước Đại hội đồng cổ đông hàng năm 1.7 Thay mặt Ban Kiểm sốt triệu tập Đại hội đồng cổ đơng họp bất thường đề nghị Hội đồng quản trị họp bất thường theo quy định pháp luật Điều lệ MBS 1.8 Chuẩn bị kế hoạch làm việc phân cơng nhiệm vụ cho thành viên Ban kiểm sốt 1.9 Đảm bảo thành viên Ban kiểm soát nhận thơng tin đầy đủ, khách quan, xác đủ thời gian thảo luận vấn đề mà Ban Kiểm soát phải xem xét 1.10 Giám sát đạo thành viên Ban kiểm soát việc thực nhiệm vụ phân công nghĩa vụ, quyền hạn thành viên Ban kiểm soát 1.11 Ủy quyền cho thành viên Ban kiểm soát thực nhiệm vụ thời gian vắng mặt 1.12 Tham gia họp Hội đồng quản trị họp Ủy ban Hội đồng quản trị theo quy định Điều lệ quy định nội MBS, có quyền phát biểu ý kiến khơng biểu quyết; có quyền u cầu ghi lại ý kiến Biên họp Hội đồng quản trị, Ủy ban Hội đồng quản trị ý kiến khác với nghị quyết, định Hội đồng quản trị, ý kiến tư vấn, tham mưu Ủy ban Hội đồng Quản trị Thực báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông ý kiến khác biệt Trưởng Ban Kiểm soát nghị quyết, định Hội đồng quản trị 1.13 Trưởng Ban kiểm sốt điều hành để Đại hội đồng cổ đơng bầu chủ tọa họp trường hợp Chủ tịch vắng mặt tạm thời khả làm việc mà thành viên Hội đồng quản trị lại không bầu người làm chủ tọa Trường hợp này, người có số phiếu bầu cao làm chủ tọa họp 1.14 Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Điều lệ MBS Thành viên Ban kiểm sốt có nhiệm vụ quyền hạn sau: Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 2.1 Thực nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban kiểm soát theo quy định pháp luật, Điều lệ MBS quy định nội Ban Kiểm soát cách trung thực, thận trọng lợi ích MBS cổ đông 2.2 Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Trưởng Ban Kiểm soát 2.3 Yêu cầu Trưởng Ban Kiểm soát triệu tập họp Ban Kiểm soát bất thường 2.4 Kiểm soát hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ kế tốn, tài sản, báo cáo tài kiến nghị khắc phục sai phạm 2.5 Được quyền yêu cầu cán bộ, nhân viên MBS cung cấp số liệu giải trình hoạt động kinh doanh để thực nhiệm vụ phân công 2.6 Báo cáo Trưởng Ban Kiểm sốt hoạt động tài bất thường chịu trách nhiệm cá nhân đánh giá kết luận 2.7 Tham dự họp Ban Kiểm soát, thảo luận biểu vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Ban Kiểm sốt, trừ vấn đề có xung đột lợi ích với thành viên đó; Tham dự họp Hội đồng quản trị, Ủy ban Hội đồng quản trị họp khác theo nội dung cơng việc Trưởng Ban Kiểm sốt phân công nhằm tham vấn ý kiến đưa kiến nghị, không biểu 2.8 Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Điều lệ MBS CHƯƠNG III TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT MỤC QUY ĐỊNH VỀ VIỆC BẦU, MIỄN NHIỆM, BÃI NHIỆM KIỂM SOÁT VIÊN Điều Bầu thành viên Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đơng bầu thành viên Ban kiểm sốt theo phương thức bầu dồn phiếu phù hợp quy định pháp luật Theo cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên bầu Ban kiểm sốt cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên Ban kiểm soát bầu thành viên Ban kiểm soát làm Trưởng Ban phiên họp sau Trưởng Ban kiểm soát từ chức bị miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số bán phiếu bầu thành viên Ban kiểm sốt có mặt phiên họp Điều Điều kiện, tiêu chuẩn thành viên Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát phải người có uy tín, đạo đức nghề nghiệp, đáp ứng u cầu trình độ chun mơn, đạo đức nghề nghiệp theo quy định pháp luật quy định nội MBS Thành viên Ban kiểm soát phải hội đủ tiêu chuẩn cụ thể sau: Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS 10 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 2.1 Có đầy đủ lực hành vi dân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp 2.2 Khơng phải người có quan hệ gia đình thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc người quản lý khác MBS 2.3 Không giữ chức vụ quản lý Công ty, không thiết phải cổ đông người lao động Công ty; 2.4 Không người có quan hệ gia đình người quản lý doanh nghiệp Công ty, công ty mẹ; người đại diện phần vốn góp doanh nghiệp, người đại diện phần vốn nhà nước công ty mẹ Công ty; 2.5 Thành viên Ban kiểm sốt khơng phải nhân viên phận tài chính, kế tốn MBS thành viên hay nhân viên cơng ty kiểm tốn chấp thuận thực việc kiểm tốn báo cáo tài MBS 03 (ba) năm liền trước 2.6 Có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực hiểu biết pháp luật 2.7 Có trình độ chun mơn/kinh nghiệm tài chính/chứng khốn thị trường chứng khốn 2.8 Có Đại học Đại học ngành kinh tế, tài chính, kế tốn, kiểm tốn, luật, quản trị kinh doanh chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 2.9 Trưởng Ban kiểm sốt khơng đồng thời thành viên Ban kiểm sốt người quản lý cơng ty chứng khoán khác 2.10 Các tiêu chuẩn điều kiện khác theo quy định pháp luật Điều lệ MBS Điều 10 Bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Ban kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát phù hợp quy định pháp luật Thành viên Ban kiểm soát bị miễn nhiệm trường hợp sau: 2.1 Khơng cịn đủ tiêu chuẩn điều kiện làm Thành viên Ban kiểm soát theo quy định Điều Quy chế 2.2 Có đơn từ chức chấp thuận 2.3 Các trường hợp khác Điều lệ MBS pháp luật quy định Thành viên Ban kiểm soát bị bãi nhiệm trường hợp sau: 3.1 Thành viên vắng mặt khơng tham dự họp Ban Kiểm sốt, khơng thực quyền nhiệm vụ liên tục vịng sáu tháng liên tục, thời gian Ban Kiểm sốt khơng cho phép thành viên vắng mặt phán chức vụ người bị bỏ trống, trừ trường hợp bất khả kháng 3.2 Vi phạm nghiêm trọng vi phạm nhiều lần nghĩa vụ Thành viên Ban kiểm soát theo quy định pháp luật Điều lệ công ty Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS 11 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 3.3 Thành viên bị pháp luật cấm làm thành viên Ban Kiểm sốt; 3.4 Thành viên bị rối loạn tâm thần thành viên khác Ban Kiểm sốt có chứng chuyên môn hợp pháp chứng tỏ người khơng cịn lực hành vi; 3.5 Theo nghị Đại hội đồng cổ đông 3.6 Trường hợp khác theo quy định pháp luật Điều lệ MBS Trưởng Ban kiểm soát, thành viên Ban kiểm soát MBS sau miễn nhiệm, bãi nhiệm phải chịu trách nhiệm cá nhân định trái với quy định pháp luật Điều lệ MBS định cố ý làm sai thời gian đương nhiệm Điều 11 Thay thành viên Ban kiểm soát Trong thời hạn không 15 ngày kể từ ngày Trưởng Ban kiểm soát bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm tổ chức họp Ban kiểm soát để bầu thành viên Ban kiểm soát (đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định khoản Điều Quy chế này) làm Trưởng Ban kiểm sốt Trong trường hợp thành viên cịn lại không đủ tiêu chuẩn, điều kiện làm Trưởng Ban kiểm sốt theo quy định thời hạn 20 (hai mươi) ngày kể từ ngày Trưởng Ban kiểm soát bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, Ban kiểm soát phải đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên Ban kiểm soát thay tiến hành thủ tục bầu trưởng Ban Kiểm soát Trưởng Ban kiểm soát muốn từ chức Trưởng Ban phải có đơn gửi đến trụ sở MBS Ban kiểm sốt 60 (sáu mươi) ngày trước muốn từ chức Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày nhận đơn, Ban kiểm soát phải tổ chức họp để xem xét định tiến hành thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm tư cách Trưởng Ban kiểm soát bầu lại Trưởng Ban Kiểm soát Trường hợp bị giảm phần ba số thành viên Ban kiểm soát, thời hạn không 60 ngày kể từ ngày khơng đủ số thành viên Ban kiểm sốt theo quy định, Ban kiểm soát phải đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên Ban kiểm soát Trong trường hợp khác, họp gần Đại hội đồng cổ đông bầu thành viên Ban kiểm soát để thay cho chức danh bị khuyết MỤC CUỘC HỌP CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều 12 Cuộc họp Ban kiểm soát Cuộc họp Ban kiểm soát nhiệm kỳ phải tổ chức vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày Ban kiểm soát bầu Cuộc họp thành viên có số phiếu bầu cao triệu tập Trường hợp có nhiều 01 thành viên có số phiếu bầu cao ngang thành viên bầu theo nguyên tắc đa số bán 01 người số họ để triệu tập họp Ban kiểm sốt Tài liệu chứa thơng tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS 12 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 Ban kiểm soát họp định kỳ q lần triệu tập họp bất thường để kịp thời giải cơng việc đột xuất Ban kiểm sốt phù hợp quy định pháp luật Điều lệ MBS Cuộc họp bất thường Ban kiểm soát tiến hành theo đề nghị của: 3.1 Chủ tịch Hội đồng quản trị; 3.2 Ít 2/3 (hai phần ba) số thành viên Hội đồng quản trị; 3.3 Trưởng Ban kiểm soát; 3.4 Đa số thành viên Ban kiểm soát; 3.5 Tổng Giám đốc; Đề nghị phải lập thành văn bản, nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận định thuộc thẩm quyền Ban kiểm soát Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận văn đề nghị họp Ban kiểm soát bất thường đối tượng nêu điểm 3.1; 3.2; 3.4; 3.5 khoản Điều này, Trưởng Ban kiểm soát phải triệu tập tiến hành họp Ban kiểm soát bất thường Trường hợp, sau hai lần đề nghị kể mà Trưởng Ban kiểm sốt khơng triệu tập họp Ban kiểm sốt, thành viên Ban kiểm sốt phải gửi văn thông báo Hội đồng quản trị tiến hành họp Ban kiểm sốt để xử lý cơng việc đồng thời định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Trưởng Ban kiểm soát bầu thành viên Ban kiểm soát đảm bảo đầy đủ điều kiện giữ chức danh Trưởng Ban kiểm soát đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để xử lý tồn (nếu có) Thơng báo mời họp Ban kiểm sốt phải lập thành văn bản, nêu rõ về: chương trình họp, thời gian, địa điểm phải kèm theo tài liệu cần thiết vấn đề bàn bạc biểu họp Ban kiểm sốt Thơng báo mời họp Ban kiểm soát phải gửi tối thiểu ngày trước ngày họp Cuộc họp Ban kiểm soát tiến hành có từ 2/3 (hai phần ba) tổng số thành viên Ban kiểm soát trở lên trực tiếp tham dự qua người thay thành viên Ban kiểm soát uỷ quyền Trường hợp triệu tập họp Ban kiểm soát định kỳ lần đầu không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban kiểm soát phải triệu tập tiếp họp Ban kiểm soát lần hai thời gian không 15 ngày Sau hai lần triệu tập họp Ban kiểm sốt khơng đủ số thành viên tham dự, Trưởng Ban kiểm sốt phải thơng báo cho Hội đồng quản trị biết đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường thời hạn không 30 ngày để cổ đông xem xét tư cách thành viên Ban kiểm soát Điều hành họp Ban kiểm soát Trưởng Ban kiểm soát Trường hợp Trưởng Ban kiểm sốt vắng mặt thành viên Ban kiểm sốt Trưởng ban ủy quyền thay chủ trì họp Biểu quyết: Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS 13 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 8.1 Mỗi thành viên tham dự họp Ban kiểm soát có phiếu biểu họp Ban kiểm sốt Nếu thành viên Ban kiểm sốt khơng thể tham dự họp ủy quyền biểu văn cho thành viên Ban kiểm soát khác (là đối tượng phép tham gia biểu quyết) thực biểu thay 8.2 Bất kỳ thành viên Ban kiểm sốt có liên quan đến Hợp đồng nêu Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 Khoản Điều 68 Điều lệ MBS coi có quyền lợi vật chất Hợp đồng Thành viên Ban kiểm sốt có quyền lợi liên quan tới vấn đề đưa Ban kiểm sốt định khơng phép tham gia biểu vấn đề khơng tính vào số lượng đại biểu u cầu có mặt họp, đồng thời khơng nhận uỷ quyền thành viên Ban kiểm soát khác để tham gia biểu vấn đề 8.3 Nếu có nghi ngờ nảy sinh họp liên quan đến quyền lợi thành viên Ban kiểm soát liên quan đến quyền biểu thành viên Ban kiểm soát nghi ngờ khơng thành viên Ban kiểm sốt tự nguyện giải cách chấp thuận từ bỏ biểu quyết, nghi ngờ chuyển tới Chủ toạ họp Quyết định Chủ toạ có giá trị cuối có tính kết luận trừ trường hợp chất mức độ quyền lợi thành viên Ban kiểm sốt có liên quan chưa biết rõ Tuyên bố quyền lợi: Thành viên Ban kiểm soát theo biểu thấy có liên quan dù trực tiếp hay gián tiếp tới Hợp đồng, thỏa thuận hay Hợp đồng dự kiến thoả thuận dự kiến giao kết với MBS phải khai báo chất quyền lợi liên quan họp Hội đồng quản trị họp Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông xem xét việc giao kết Hợp đồng, thoả thuận phù hợp với quy định Điều lệ MBS Trong trường hợp sau ký kết thực Hợp đồng thành viên Ban kiểm sốt biết tồn quyền lợi hay trường hợp khác, thành viên phải thơng báo họp gần Hội đồng quản trị họp gần Ban kiểm sốt thành viên biết có quyền lợi liên quan 10 Biểu đa số: Quyết định Ban kiểm sốt thơng qua đa số bán thành viên Ban kiểm sốt có quyền dự họp biểu chấp thuận Trường hợp số phiếu ngang định cuối thuộc phía có ý kiến Trưởng Ban kiểm soát thành viên Ban kiểm soát Ban kiểm soát uỷ quyền Chủ toạ họp (trường hợp Trưởng Ban kiểm soát vắng mặt) 11 Trường hợp Ban kiểm sốt lấy ý kiến văn bản/email để thơng qua định vấn đề định coi có giá trị tương đương với định thông qua thành viên Ban kiểm soát họp triệu tập tổ chức thông thường, đáp ứng điều kiện sau: 11.1 Được trí văn đa số bán thành viên Ban kiểm soát có quyền tham gia biểu vấn đề đưa xin ý kiến 11.2 Số lượng thành viên Ban kiểm sốt có quyền tham gia biểu văn phải đáp ứng điều kiện số lượng thành viên bắt buộc phải có để tiến hành họp Ban kiểm sốt Tài liệu chứa thơng tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS 14 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS 11.3 Ý kiến trả lời văn bản/email thành viên Ban kiếm soát phải tổng hợp thành biên kiểm phiếu, theo ghi rõ nội dung cần thành viên cho ý kiến, ý kiến trả lời gồm “đồng ý/phản đối/khơng có ý kiến” Biên kiểm phiếu phải có chữ ký Trưởng ban kiểm sốt 12 Trong họp Ban kiểm soát, cần thiết Ban kiểm sốt có quyền u cầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc, cán kiểm soát nội kiểm toán viên độc lập tham gia để cung cấp thông tin liên quan trả lời vấn đề mà Ban kiểm soát quan tâm 13 Cuộc họp Ban Kiểm soát phải ghi thành biên Biên họp Ban Kiểm soát phải chủ toạ, thư ký họp thành viên Ban kiểm soát tham dự họp ký tên Chủ toạ họp có trách nhiệm bố trí lập gửi Biên họp Ban Kiểm soát cho thành viên Ban kiểm soát Biên họp coi chứng mang tính kết luận nội dung công việc tiến hành thực họp đó, trừ trường hợp có khiếu nại liên quan đến nội dung Biên họp Ban Kiểm soát thời hạn 10 ngày kể từ ngày gửi Biên Các biên họp Ban Kiểm soát phải lưu giữ nhằm xác định trách nhiệm thành viên Ban kiểm soát Điều 13 Chế độ làm việc Trưởng ban kiểm soát, thành viên Ban kiểm soát Trưởng Ban kiểm soát bố trí lịch làm việc theo thời kỳ, lịch họp Ban kiểm sốt thơng báo cho thành viên Ban kiểm soát thực Thành viên Ban kiểm sốt chun trách có chế độ, thời gian làm việc cán bộ, nhân viên MBS Ban kiểm sốt có phận giúp việc đặt Phịng kiểm tốn nội bộ, sử dụng dấu MBS nguồn lực (nhân lực, tài chính, phương tiện khác) Công ty để thực nhiệm vụ CHƯƠNG IV CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 14 Kinh phí hoạt động Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát trả tiền lương thù lao hưởng quyền lợi khác theo quy định pháp luật, nghị Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông định tổng mức lương, thù lao, thưởng, lợi ích khác ngân sách hoạt động năm Ban kiểm soát Ban Kiểm soát sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập để thực nhiệm vụ Ban Kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát tốn chi phí ăn, ở, lại chi phí hợp lý tham gia họp Ban Kiểm soát thực thi hoạt động khác Ban Kiểm soát Tổng mức thù lao chi phí khơng vượt q tổng ngân sách hoạt động năm Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đơng có định khác Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS 15 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 Tiền lương chi phí hoạt động Ban Kiểm sốt tính vào chi phí kinh doanh MBS theo quy định Thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan phải lập thành mục riêng báo cáo tài hàng năm MBS theo quy định pháp luật Điều 15 Quyền cung cấp thơng tin Ban kiểm sốt Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc người điều hành doanh nghiệp khác cán quản lý MBS phải cung cấp đầy đủ, xác kịp thời thông tin tài liệu công tác quản lý, điều hành hoạt động Công ty theo yêu cầu Ban Kiểm soát, bao gồm: - Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị tài liệu kèm theo phải gửi đến Thành viên Ban kiểm soát thời điểm theo phương thức thành viên Hội đồng quản trị; - Các nghị biên họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải gửi đến cho Thành viên Ban kiểm soát thời điểm theo phương thức cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị; - Báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị tài liệu khác Công ty phát hành phải gửi đến Thành viên Ban kiểm soát thời điểm theo phương thức thành viên Hội đồng quản trị; - Thành viên Ban kiểm sốt có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu Công ty lưu giữ trụ sở chính, chi nhánh địa điểm khác; có quyền đến địa điểm làm việc người quản lý nhân viên Công ty làm việc; - Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, xác kịp thời thơng tin, tài liệu công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Công ty theo yêu cầu Thành viên Ban kiểm soát Ban Kiểm soát - Việc cung cấp thông tin theo yêu cầu Ban kiểm soát tuân thủ quy định Điều 171 Luật Doanh nghiệp, Điều lệ MBS quy định pháp luật khác có liên quan Điều 16 Mối quan hệ Ban kiểm soát với Đơn vị Với Đại hội đồng cổ đơng: Ban Kiểm sốt báo cáo cổ đông kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định Điều lệ MBS, Quy chế quy định pháp luật Ban Kiểm soát thực nhiệm vụ trách nhiệm theo quy định pháp luật và/hoặc nội dung Đại hội đồng cổ đông thông qua Với Cơng ty mẹ: Ban kiểm sốt Cơng ty thực theo đề nghị kiểm tra Công ty mẹ vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động Công ty với vai trị cổ đơng có cổ phần chi phối cổ đông lớn Hoạt động kiểm tra yêu cầu/đề nghị tham gia kiểm tra, kiểm soát định kỳ sau có báo cáo kiểm tốn bất thường cần thiết với điều kiện thông tin Cơng ty cung cấp cho đồn kiểm tra phải bảo mật Người đại diện Công ty mẹ Thành viên Ban kiểm soát báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định nội Công ty mẹ; Với Hội đồng quản trị, Người Điều hành đơn vị khác MBS Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS 16 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Mã hiệu: QC – BKS Lần sửa đổi: 04 3.1 Với Hội đồng quản trị 3.2 a) Quan hệ Hội đồng quản trị Ban kiểm soát mối quan hệ quản trị doanh nghiệp kiểm soát, kiểm tra tính tuân thủ, tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực mức độ cẩn trọng quản trị doanh nghiệp b) Hội đồng quản trị Ban kiểm soát phối hợp chặt chẽ, thường xuyên để thực quyền nhiệm vụ theo quy định Điều lệ Công ty pháp luật hành c) Chủ tịch Hội đồng quản trị mời Trưởng Ban Kiểm soát tham dự tất họp Hội đồng quản trị Trường hợp cần thiết, Trưởng Ban kiểm sốt cử thêm thành viên khác Ban kiểm soát tham dự họp Hội đồng quản trị phải thông báo cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trước phiên họp d) Tất nghị quyết, định Hội đồng quản trịvà văn có tính chất quản trị chung Hội đồng quản trị ban hành gửi đến Trưởng Ban kiểm soát e) Hội đồng quản trị thực kiến nghị BKS Hội đồng quản trị báo cáo kết kiểm tốn nội (nếu có) thơng báo cho BKS kết thực kiến nghị Với Ban Tổng Giám đốc a) Trường hợp xét thấy cần thiết, Ban Tổng Giám đốc mời Trưởng Ban kiểm sốt thành viên Ban kiểm soát tham dự họp Ban Tổng Giám đốc họp khác Khi tham dự, Trưởng Ban Kiểm soát thành viên Ban kiểm sốt cho ý kiến (nếu có) khơng có quyền biểu quyết, ý kiến phải ghi vào Biên họp Kết thúc họp, Ban Tổng Giám đốc gửi cho Ban kiểm soát 01 biên họp vào thời điểm theo phương thức thành viên Ban Tổng Giám đốc b) Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ cho Ban Kiểm soát theo quy định MBS c) Ban Tổng giám đốc tiếp nhận báo cáo nội kiểm toán nội bộ, tổ chức thực kiến nghị Ban kiểm soát Ban Tổng giám đốc báo cáo kết kiểm tốn nội (nếu có) báo cáo Ban kiểm soát kết thực kiến nghị d) Ngồi thơng tin định kỳ, theo u cầu Trưởng Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc thực báo cáo trực tiếp cung cấp thông tin, báo cáo có liên quan đến mảng cơng việc mà Thành viên Ban kiểm sốt phân cơng thực e) Trường hợp phát rủi ro ảnh hưởng đến uy tín gây tổn thất hoạt động kinh doanh Công ty, Ban Tổng Giám đốc phải báo cáo cho Trưởng Ban kiểm soát f) Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi để Trưởng Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm sốt tiếp cận thơng tin, báo cáo khoảng thời gian ngắn g) Các văn báo cáo Ban Tổng Giám đốc gửi Hội đồng quản trị phải gửi đến Trưởng Ban kiểm soát thời điểm theo phương thức gửi đến thành viên Hội đồng quản trị Tài liệu chứa thông tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức không cho phép MBS 17 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN KIỂM SOÁT Lần sửa đổi: 04 Mã hiệu: QC – BKS 3.3 Với Phịng kiểm tốn nội a) Trực tiếp đạo, điều hành, giám sát hoạt động Phòng Kiểm toán nội theo thẩm quyền, quy định nội Công ty, bao gồm không giới hạn việc giám sát việc thực chuẩn mực đạo đức Kiểm toán viên nội bộ; kết thực tính hiệu hoạt động kiểm toán nội nội dung khác theo quy định nội thời kỳ b) Rà soát, đánh giá để đảm bảo tính hiệu cơng tác kiểm tốn nội bộ; chịu trách nhiệm việc đảm bảo chất lượng hoạt động kiểm toán nội c) Phê duyệt ban hành quy trình/quy định/sổ tay kiểm tốn phịng kiểm tốn nội xây dựng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kiểm toán viên nội thời kỳ phù hợp với quy định pháp luật hành d) Lựa chọn bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phịng Kiểm tốn nội chức danh khác Phịng Kiểm tốn nội bộ; tổ chức máy hoạt động, nhiệm vụ, quyền hạn, kế hoạch hoạt động Phịng Kiểm tốn nội bộ; định mức lương, lợi ích khác chức danh thuộc Phịng kiểm tốn nội CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 17 Tổ chức thực Quy chế soạn thảo sở quy định Điều lệ MBS, quy định pháp luật hành Đại hội đồng cổ đơng trí thơng qua Mọi sửa đổi, bổ sung Quy chế Trưởng Ban Kiểm soát phê duyệt sở Đại hội đồng cổ đơng trí thơng qua Trường hợp có quy định khác pháp luật, Ban Kiểm soát thực theo quy định pháp luật TM BAN KIỂM SOÁT Trưởng Ban Kiểm soát (ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) Tài liệu chứa thơng tin tài sản MBS Cấm chép, copy, in ấn hình thức khơng cho phép MBS 18