Tài liệu Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn pptx

Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn Đặt ra những ưu tiên và liệt kê một danh sách những việc phải làm.. Bây giờ, việc quan trọng của bạn là lập một danh sách những việc cần phải

Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn Đặt ra những ưu tiên và liệt kê một danh sách những việc phải làm

Bây giờ, việc quan trọng của bạn là lập một danh sách những việc cần phải làm trong tuần Sắp xếp việc A, B hay C theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng của công việc Với mỗi ngày làm việc, bạn cũng lập một list các công việc theo cách

đó Khi bắt tay vào làm, bạn hãy dành một vài phút để nghĩ xem công việc nào cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay?

Tận dụng thời gian thông minh

Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất

kỳ Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai

Sử dụng những folder cho các công việc cần được ưu tiên

Bạn có thể sử dụng máy tính để lập các folder cho công việc Bạn có thể sử dụng những màu khác nhau để tạo sự chú ý Ví dụ, có thể sử dụng folder đỏ cho các dự

án mới nhất và khách hàng, màu vàng là các ý tưởng, màu xanh là nội dung bạn đang muốn tìm kiếm

Khi bạn quyết định không làm những việc vặt vãnh nữa tức là bạn đang định nghĩa lại bản thân và gia tăng các giá trị của mình Để lựa chọn bạn cũng cần có một

nghị lực lớn Khi bạn chọn cách không chấp nhận những việc vặt vãnh, bạn sẽ có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào những việc đáng làm hơn

Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23

Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng

Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích

Việc bảo dưỡng thường xuyên là hết sức cần thiết để chiếc ô tô hay máy tính có thể hoạt động bình thường Cũng như thế, cơ thể, trí óc và tâm hồn của bạn cũng cần được “bảo dưỡng” và có thêm năng lượng để duy trì ổn định Các bài tập thể dục, các bài thiền (15’ tĩnh tại mỗi ngày) và các hình thức giải trí (nghe nhạc, khiêu vũ,.v.v) sẽ giúp bạn hồi phục sức lực Điều này cũng hết sức cần thiết để duy trì “cỗ máy” của bạn có thể hoạt động ở điều kiện hoàn hảo nhất Khi bạn bình tĩnh và thanh thản, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn

Không trì hoãn

Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con người Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú

vị Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất