UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ––––––––––– Số: 107/BC-SKHCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phuc –––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày 19 tháng năm 2015 BÁO CÁO Sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ –––––––––––––– Thực Văn số 632/SNV-VTLT ngày 05/5/2015 Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai V/v đề nghị đơn vị báo cáo sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ báo cáo sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ sau: I.KẾT QUẢ NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ; xây dựng, ban hành văn công tác văn thư lưu trữ: Tổ chức triển khai thực Luật Lưu trữ, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu quan; Thông tư số 09/2001/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ, Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2014 Bộ Tài cho tồn thể cán cơng chức Sở, số lượng 300 người (bằng hình thức tuyên truyền qua mạng nội ) Căn vào văn đạo công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nội vụ, Cục Văn thư- Lưu trữ nhà nước UBND tỉnh Đồng Nai Sở ban hành văn sau : - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Quyết định số: 359/QĐ-SKHCN ngày 31/12/2013 - Danh mục hồ sơ quan văn số 380/SKHCN –VP ngày 13/3/2014 - Triển khai áp dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sở Quyết định số 207/QĐ-SKHCN ngày 21/10/2011 - Thường xuyên ban hành văn nhắc nhở, đôn đốc phận nghiêm túc thực tốt quy định Luật Lưu trữ Kết đạt việc tổ chức thực hiện: Sở tổ chức tốt công tác lưu trữ quan Cơ toàn thể CB,CC,VC quan hiểu nắm quy định công tác lưu trữ; 100% cán cấp phịng cán chun mơn công tác lưu trữ thực đầy đủ, văn theo quy định… Công tác tổ chức nhân làm công tác lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ: a) Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ: Đơn vị Sở Khoa học Công nghệ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Hiện tại, Sở Khoa học Công nghệ Đồng Nai 01 đơn vị trực thuộc có 03 cán phụ trách cơng tác văn thư - lưu trữ Bao gồm: 01 chuyên trách phần cơng văn lưu trữ có trình độ Trung cấp văn thư – lưu trữ 01 cán kiêm nhiệm phụ trách cơng văn đến có trình độ trung cấp; 01 cán đơn vị trực thuộc Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng có trình độ Cử nhân Kế tốn Cơng tác lưu trữ quan bố trí kiêm nhiệm nên q trình cơng tác gặp phải số khó khăn: thời gian dành cho cơng tác lưu trữ chưa nhiều đơi cịn chưa nghiên cứu chưa thực sâu, kỹ số nội dung chẳng hạn phần lớn thời gian ưu tiên giải cho công tác văn thư, chưa đầu tư nhiều thời gian cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, đề hồn thành tốt cơng tác lưu trữ, cán lưu trữ phải chỉnh lý làm việc Tài liệu lưu trữ quan hầu hết chuyên viên phụ trách chuyên môn q trình giải cơng việc theo hướng dẫn Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Sở Cán chuyên môn lập hồ sơ công việc nộp lưu cho phận lưu trữ quan, cán lưu trữ quan xếp hệ thống theo quy định nộp lưu lưu trữ quan b Đào tạo, bồi dưỡng viên chức làm công tác lưu trữ: Cử cán tham gia đầy đủ lớp tập huấn Trung ương, UBND tỉnh Sở Nội vụ tổ chức Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ: a Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan: Hàng năm, sở Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Sở, chuyên viên phụ trách chuyên môn phịng (đơn vị) q trình giải cơng việc lập hồ sơ cơng việc nộp lưu trữ quan Bình quân hàng năm, lưu trữ quan thu thập, xếp hệ thống hoàn chỉnh 20 mét hồ sơ tài liệu phịng chun mơn để đưa kho lưu trữ quan b Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Năm 2013, Sở có kế hoạch trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch chỉnh lý xác định giá trị tài liệu cho toàn khối tài liệu chỉnh lý từ năm 1978 đến năm 2013 xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu theo Thông tư 09/2014/TTBNV ngày 03/6/2014 Bộ Nội vụ Các đơn vị nộp lưu trữ lịch sử khối tài liệu phông Ủy ban Khoa học kĩ thuật, Sở Khoa học công nghệ Môi trường, Sở Khoa học Công nghệ với số lượng tài liệu đạt 350 hộp tương đương 35 mét Hàng năm, Sở triển khai cho đơn vị trực thuộc thực chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo quy định, thực đầy đủ chế độ phòng cháy chữa cháy, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ Kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác lưu trữ: - Hàng năm, Sở tổ chức đợt kiểm tra nội đơn vị trực thuộc việc thực công tác văn thư, lưu trữ; trung bình năm kiểm tra đợt đợt tháng đợt năm, kiểm tra đơn vị trực thuộc Sở; - Cơ cấu thành phần Đồn kiểm tra gồm có: + Đồng chí Chánh văn phịng Sở, trưởng đồn; + Đồng chí Phó Chánh Văn phịng phụ trách cơng tác thi đua, thành viên; + Đồng chí nhân viên Văn thư Lưu trữ Sở, thành viên; Nội dung kiểm tra: Kiểm tra việc lập hồ sơ lưu trữ hành phận trực thuộc Sở, việc giao nộp hồ sơ lưu trữ lưu trữ quan Nhìn chung đơn vị trực thuộc thực tốt công tác Lưu trữ theo quy định Pháp luật Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ: Ứng dụng Công nghệ thông tin mạnh Sở, Sở xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ Lưu trữ chương trình văn phịng điện tử I-OFFICE Sở Việc ứng dụng chương trình phần mềm kết hợp quản lý văn đến với hồ sơ lưu trữ quan thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ quan nhanh chóng, kịp thời, xác Thực chế độ thơng tin, báo cáo - Việc thực chế độ báo cáo thường xuyên, báo cáo thống kê báo cáo đột xuất chuyên ngành văn thư -lưu trữ theo đạo Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Báo cáo kịp thời, thời gian quy định; - Các báo cáo áp dụng việc gửi nhận qua hệ thống mạng UBND tỉnh báo cáo bảo đảm kịp thời, tiết kiệm, thuận lợi II Nhận xét, đánh giá chung: Ưu điểm: - Nhìn chung cơng tác lưu trữ quan thực tốt theo quy định pháp luật, báo cáo định ký báo cáo đột xuất theo hướng dẫn Sở Nội vụ nhanh chóng kịp thời; - Tranh thủ mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin nên việc triển khai, thực công tác văn thư quan ln bảo đảm nhanh, thuận lợi, xác tiết kiệm; - Nhân viên lưu trữ Sở đơn vị trực thuộc đào tạo bản, hàng năm Sở Nội vụ tổ chức buổi tập huấn cập nhật kiến thức nên đáp ứng công tác quan; - Những năm gần đây, công tác lưu trữ UBND tỉnh quan tâm đạo, đầu tư nên sở vật chất, trang thiết bị vật tư bảo đảm tốt cho thực nhiệm vụ Hạn chế: Do biên chế có hạn, cán phụ trách đa số kiêm nhiệm khối lượng công văn phát hành nhiều, thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ chưa nhiều nên chưa nghiên cứu nhiều, kỹ số nội dung lưu trữ III NHỮNG ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ Về chế độ sách: Phụ cấp độc hại cho cán làm công tác lưu trữ thấp đề nghị nâng mức phụ cấp độc hại cho cán làm công tác lưu trữ Trên báo cáo sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ, kính gửi Sở Nội vụ để báo cáo./ Nơi nhận : - Sở Nội vụ (báo cáo); - Giám đốc Phó Giám đốc Sở; - Lưu: VT,VP KT.GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC D:\VP171BCaocơngtacSoket03namluutru.doc\2b Huỳnh Minh Hậu