HƯỚNG DẪN THAM GIA HỌP TRỰC TUYẾN

HỘI ĐỒNG GIÁO SƯ NHÀ NƯỚC ****** HƯỚNG DẪN THAM GIA HỌP TRỰC TUYẾN MỤC LỤC I Chuẩn bị trang thiết bị 1.1 Trang thiết bị yêu cầu 1.2 Kết nối Internet 1.3 Tài khoản II Cài đặt ứng dụng 2.1 Đối với máy tính để bàn máy tính xách tay: 2.2 Đối với điện thoại thiết bị di động: III Kết nối vào phòng họp IV Cách khắc phục số cố phổ biến sử dụng phần mềm Zoom Meeting 13 Các vấn đề âm 13 1.1 Bạn nghe thấy người tham gia khác phòng họp? 13 1.2 Các thành viên khác không nghe thấy bạn? 14 1.3 Các thành viên khác nghe thấy tiếng vang bạn nói? 16 1.4 Bạn nghe thấy tiếng vang thành viên khác nói? 17 Các vấn đề video 17 2.1 Khơng thể nhìn thấy người tham gia khác phòng họp? 17 2.2 Những thành viên khác nhìn thấy bạn? 17 I CHUẨN BỊ TRANG THIẾT BỊ 1.1 - Trang thiết bị yêu cầu Máy tính để bàn, máy tính xách tay thiết bị di động… Máy tính cài đặt hệ điều hành Windows: Windows 8; Windows 7; Windows Vista với SP1 hơn; Windows XP với SP3 cài đặt hệ điều hành Mac OS X: MacOS 10.6.8 (Snow Leopard) - Loa microphone: có sẵn máy tính thiết bị cắm ngồi qua cổng USB Bluetooth - Một webcam: có sẵn máy tính cắm ngồi qua cổng USB 1.2 Kết nối Internet Máy tính để bàn, máy tính xách tay thiết bị di động có kết nối Internet: có dây khơng dây thiết bị có kết nối 3G/4G, băng thơng tối thiểu 600kbps/1.2Mbps (tải lên/tải xuống) Có thể tự kiếm tra băng thơng địa chỉ: http://speedtest.net 1.3 Tài khoản Người dùng tham gia phịng họp trực tuyến cần có tài khoản Các bước tạo tài khoản sau: - Bước 1: Truy cập vào trang: https://zoom.us/meetings - Bước 2: Nhấn chọn “SIGN UP, IT’S FREE” Tài liệu lưu hành nội - Bước 3: Nhập địa email đăng ký để tạo tài khoản Màn hình hiển thị thông báo xác nhận tài khoản: + Nhấn Confirm để xác nhận + Nhấn Cancel để hủy trình đăng ký Tài liệu lưu hành nội II CÀI ĐẶT ỨNG DỤNG 2.1 Đối với máy tính để bàn máy tính xách tay: - Bước 1: Tải phần mềm tại: https://zoom.us/download - Bước 2: Cài đặt phần mềm: Khởi động phần mềm tiến hành cài đặt bình thường máy tính 2.2 Đối với điện thoại thiết bị di động: + Đối với Android, truy cập Google Play tìm kiếm "zoom" Sau nhấn “Cài đặt” Tài liệu lưu hành nội + Đối với iOS, truy cập vào Apple App Store tìm kiếm "zoom" > Sau nhấn biểu tượng “Download” Tài liệu lưu hành nội Phần mềm sau cài đặt xong hiển thị hình điện thoại, biểu tượng hình đây: III KẾT NỐI VÀO PHỊNG HỌP Để tham gia phịng họp trực tuyến, tất thành viên tham dự cần phải có mã số phịng họp (Meeting ID): Mã số người điều hành buổi họp (Host Meeting) gửi vào thư điện tử (email) tất người Cách 1: Tham gia phịng họp thơng qua lời mời Email a Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail cá nhân (email nhận thư mời tham gia phòng họp trực tuyến) b Bước 2: Truy cập theo đường dẫn gửi kèm email để tham gia phòng họp trực tuyến Màn hình hiển thị thơng báo sau: Tài liệu lưu hành nội c Tiếp theo nhấn chọn “Open Zoom Meetings” để bắt đầu tham gia phòng họp trực tuyến Cách 2: Tham gia họp cách nhập ID trực tiếp Sau có tài khoản, bạn tham gia phịng họp trực tuyến Để tham gia họp trực tuyến, bạn thực theo bước sau: o Bước 1: Mở phần mềm Zoom Meeting lên => chọn “Join a Meetings” Bước 2: Nhập mã phòng họp (Meeting ID) Tên điểm cầu phần Your name => Nhấn “Join” để tiến hành đăng nhập Tài liệu lưu hành nội Trong phần You Name, ghi rõ tên đơn vị (nếu điểm cầu đại diện cho đơn vị) tên cá nhân – chức danh để ban tổ chức họp định danh điểm cầu Giao diện sau đăng nhập sau: Trên công cụ có số tính cần ý như: a Bật /Tắt Microphone Thông thường họp điểm cầu yêu cầu TẮT microphone, bạn có câu hỏi nhận xét bật Microphone Điều giúp tăng chất lượng âm họp Tài liệu lưu hành nội Để Tắt/ Bật bạn cách nhấp vào biểu tượng microphone nằm góc bên trái cơng cụ Thông thường buổi họp, bạn kiểm tra Microphone xem âm phía bên người nói microphone (mic) có hoạt động tốt khơng? Bấm “Join Audio” => chọn “Test speaker and Microphone” để kiểm tra micro Tài liệu lưu hành nội Nếu bạn nghe thấy âm phát ra, bấm Yes Nếu không, bấm No để phần mềm khắc phục lỗi Nếu bạn nghe thấy tiếng:” Speak and Pause” => chọn Yes Kiểm tra microphone hoạt động tốt, bấm chọn “Join with computer audio” Tài liệu lưu hành nội Lúc này, máy tính kết nối âm thành công biểu tượng Join Audio chuyển thành Mute (bạn chọn Mute-tắt tiếng Unmute-bật tiếng) b Kiểm tra chất lượng Video Chọn biểu tượng mũi tên chọn Video Setting Tài liệu lưu hành nội 10 c Chat Chat hỗ trợ khả gửi thơng tin thời gian bạn tham gia phịng họp trực tuyến Bạn gửi thơng tin riêng cho thành viên tất thành viên tham gia phòng họp - Bước Bạn bấm vào “Chat” công cụ Bước Nhập nội dung thông tin cần gửi bấm phím “Enter” bàn phím để gửi thông tin Thông tin gửi mặc định ban đầu gửi đến tất thành viên phòng họp trực tuyến Chat với tất người phịng họp Để gửi thơng tin đến thành viên danh sách, bấm chọn thành viên danh sách, sau nhập nội dung thơng tin cần gửi nhấm phím “Enter” bàn phím Tài liệu lưu hành nội 11 Chat với thành viên tham gia phòng họp d Xin phát biểu Để báo với ban tổ chức việc điểm cầu có ý kiến phát biểu, thực thao tác sau: - Trong họp, click chuột lựa chọn biểu tượng có nhãn Participants bên phần trung tâm hình - Ở cửa sổ nằm bên phải hình, click lựa chọn nút Raise Hand Tài liệu lưu hành nội 12 e Kết thúc tham gia phòng họp Để kết thúc việc tham gia buổi học, bạn bấm chọn “End Meeting” công cụ: IV CÁCH KHẮC PHỤC MỘT SỐ SỰ CỐ PHỔ BIẾN KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM ZOOM MEETING Các bước sau hỗ trợ vấn đề công nghệ sử dụng phần mềm Zoom Meeting Các vấn đề âm 1.1 Bạn nghe thấy người tham gia khác phòng họp? a Hãy chắn loa âm bạn bật b Hãy chắn loa âm bạn chọn để kết nối cho hệ thống Zoom Trên giao diện phần mềm chọn ‘Setting”, sau đó, chọn vào “Audio” bên trái hình, bấm nút “Test Speaker” Nếu bạn nghe thấy âm thiết lập âm Nếu khơng nghe thấy bạn bấm chọn thiết bị khác hộp thả xuống, bấm lại nút “Test Speaker” Lặp lại bước bạn nghe thấy âm Tài liệu lưu hành nội 13 1.2 Các thành viên khác không nghe thấy bạn? Hãy chắn bạn có thiết bị microphone máy tính microphone cắm thêm bên ngồi hoạt động sử dụng cho hệ thống zoom Trở giao diện chính, chọn “Setting” => chọn “Audio” => bấm nút “Test Mic”, bạn thấy màu xanh chạy Volume âm phát qua loa Tài liệu lưu hành nội 14 Nếu khơng nhìn màu xanh chạy Volume khơng nghe thấy âm qua loa bạn bấm chọn mic khác hộp thả xuống lặp lại trình Tài liệu lưu hành nội 15 1.3 Các thành viên khác nghe thấy tiếng vang bạn nói? Điều có nghĩa tiếng vang bắt nguồn từ máy tính bạn Bạn có hai lựa chọn:  Điều chỉnh độ nhạy microphone máy tính bạn cần nhắc khoảng cách microphone loa bạn Vào Setting => bấm bỏ chọn "Automatically adjust Microphone" kéo trượt phía bên trái hình dưới: Tài liệu lưu hành nội 16  Sử dụng tai nghe tai nghe có microphone để thay loa âm âm thành đến từ thành viên khác không bị vào microphone bạn Đối với máy tính xách tay, microphone loa âm khơng đủ khoảng cách xa nên âm bị vọng âm Để khắc phục tượng bạn nên sử dụng Headphone 1.4 Bạn nghe thấy tiếng vang thành viên khác nói? Ngun nhân từ phía thành viên khác Khơng có cách khác bạn yêu cầu thành viên có bị tiếng vang kiểm tra theo nguyên nhân liệt kê Các vấn đề video 2.1 Khơng thể nhìn thấy người tham gia khác phòng họp? Bạn chưa cài đặt phần mềm Zoom máy tính bạn bạn chưa đăng nhập tham gia phòng họp Hãy chắn bạn cài đặt phần mềm Zoom máy tính bạn đăng nhập tham gia vào phòng họp trực tuyến 2.2 Những thành viên khác nhìn thấy bạn? Hãy chắn webcam bạn bật cắm vào chọn sử dụng hệ thống Zoom Để kiểm tra tình trạng xem hình phịng họp, bạn bấm chọn biểu tượng camera công cụ Tài liệu lưu hành nội 17 Chọn biểu tượng mũi tên => “Video Setting” chọn thiết bị camera thích hợp hộp thả xuống hình ảnh hiển thị Nếu bạn sử dụng camera cắm ngoài, bạn cần kiểm tra lại kết nối qua cổng USB máy tính Hỗ trợ kỹ thuật: 0399.113.247 Tài liệu lưu hành nội 18