QĐ 60.2021.UBND

106 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 60/2021/QĐ-UBND Hưng Yên, ngày 26 tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hưng Yên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ Tờ trình số 477/TTr-SNV ngày 17 tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hưng Yên Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng năm 2021 thay Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hưng Yên 107 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Điều Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Quốc Văn 108 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hưng Yên (Kèm theo Quyết định số 60/2021/QĐ-UBND ngày 26 tháng năm 2021 Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân địa bàn tỉnh Những nội dung liên quan khác công tác văn thư, lưu trữ không quy định Quy chế này, thực theo Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Điều Đối tượng áp dụng Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Các doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân cấp huyện; tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh (gọi chung quan, tổ chức, cá nhân) Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục VĂN BẢN GIẤY Điều Soạn thảo ban hành văn Thể thức, kỹ thuật trình bày văn a) Văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 Luật sửa đổi, bổ sung số điều 109 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2020, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật b) Văn hành thực theo quy định Điều 8, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ mẫu trình bày văn Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư (Sau viết tắt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) Soạn thảo ký ban hành văn Việc soạn thảo văn bản, duyệt thảo, ký ban hành văn thực theo quy định Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Quản lý văn Trình tự, cách thức thực quản lý văn thực theo quy định Mục 1, Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Quản lý văn đến văn Trình tự, cách thức thực quản lý văn đến; văn thực theo quy định Mục 2, Mục Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Quản lý sử dụng dấu Quản lý dấu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức a) Đăng ký mẫu dấu thông báo mẫu dấu cho quan, tổ chức có liên quan biết trước sử dụng b) Giao nộp dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động trường hợp bị thu hồi theo quy định pháp luật c) Con dấu phải quản lý chặt chẽ trụ sở quan, tổ chức; chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang dấu trụ sở để sử dụng giải công việc d) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị dấu, thời hạn 02 ngày kể từ phát dấu phải thơng báo văn cho 110 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy dấu đ) Con dấu sử dụng bị biến dạng, mịn, hỏng có thay đổi tổ chức, đổi tên phải thực thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu e) Khi dấu hết giá trị sử dụng quản lý theo Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng năm 2019 Thủ tướng Chính phủ việc giữ lại dấu hết giá trị sử dụng số quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử f) Việc in mẫu dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải quy định văn quy phạm pháp luật lĩnh vực Sử dụng dấu a) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật b) Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức c) Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền d) Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung; Đóng dấu trước ký; Đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Điều Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Xây dựng danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ xây dựng ban hành vào cuối năm trước đầu năm b) Căn xây dựng Danh mục hồ sơ: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức có Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Được thực theo Quy định Điều 29, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP 111 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Mục VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Nguyên tắc gửi, nhận văn điện tử Nguyên tắc gửi, nhận văn điện tử thực theo quy định Điều Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND ngày 05 tháng năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Hưng Yên (Sau viết tắt Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND) Điều 10 Tiếp nhận, đăng ký văn điện tử vào Hệ thống Kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử a) Trước tiếp nhận văn bản, Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn thơng tin, liệu theo quy định khoản Điều 10 Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND; b) Trường hợp văn điện tử đến không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, đơn vị nhận văn thực theo điểm b khoản Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; c) Sau tiếp nhận, Bên nhận văn xử lý phản hồi trạng thái xử lý văn điện tử Hệ thống Hệ thống tự động cập nhật đầy đủ, xác ngày, nhận văn điện tử quan, đơn vị tiếp nhận văn đến phản hồi kịp thời, đồng cho Bên gửi văn Trường hợp nhận thông báo thu hồi văn điện tử, Bên nhận thực theo quy định khoản Điều 10 Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND Đăng ký văn đến a) Văn đến điện tử phải đăng ký phải đầy đủ, xác, rõ ràng thông tin cần thiết Hệ thống theo chuẩn thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Số đến văn lấy liên trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Số đến thời gian đến lưu Hệ thống b) Văn đến điện tử: Văn thư quan thực cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP c) Văn đến định dạng giấy: Trường hợp văn đến có giấy, Văn thư quan thực số hóa văn đến định dạng giấy theo quy định Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Sau thực đăng ký văn số hóa vào Hệ thống d) Định kỳ Văn thư quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn đến Hệ thống giấy, đảm bảo đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn 112 CƠNG BÁO HƯNG N/Số 10/Ngày 01-9-2021 đến, đóng sổ để quản lý lưu trữ Thời hạn in sổ quy định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Điều 11 Xử lý văn đến điện tử Hệ thống Văn thư quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn đến người đứng đầu quan, tổ chức người giao trách nhiệm phân phối, đạo giải văn Hệ thống (sau gọi người có thẩm quyền) Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: đơn vị người nhận, ý kiến phân phối đạo, trạng thái xử lý văn bản, thời hạn giải a) Trường hợp văn điện tử gửi kèm giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến phận cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải b) Trường hợp sau nhận văn hồ sơ công việc giao Hệ thống, phận cá nhân giao nhiệm vụ chủ trì xử lý văn xác định văn khơng thuộc chức năng, nhiệm vụ mình, có trách nhiệm phản hồi kịp thời đến người có thẩm quyền để xử lý lại Hệ thống đảm bảo tiến độ giải công việc Khi nhận văn đến Hệ thống, phận cá nhân giao chủ trì xử lý có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn giao Hệ thống Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Người giao chủ trì có trách nhiệm lập hồ sơ công việc nhiệm vụ giao theo bước sau: xác định số ký hiệu hồ sơ để giải văn đến theo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống mã hồ sơ theo quy định Mục III Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ thực theo quy định điểm c khoản Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 12 Phát hành văn điện tử Quy trình ký số, phát hành văn điện tử Văn điện tử sau kiểm soát nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày lãnh đạo quan, đơn vị phê duyệt phát hành phải đảm bảo sử dụng tối thiểu 02 chữ ký số (01 chữ ký số người có thẩm quyền, 01 chữ ký số quan, tổ chức) Việc ký số thực sau: a) Người có thẩm quyền ký văn thực ký số cá nhân văn điện tử, sau chuyển Văn thư thực thủ tục phát hành 113 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 b) Văn thư quan lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin lãnh đạo ký số cá nhân thông tin: số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn Việc cập nhật số ký hiệu ngày tháng năm ban hành văn thực qua chức tự động Hệ thống Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức để tạo thành văn giấy phát hành văn giấy (nếu có yêu cầu) Văn thư quan sử dụng chứng thư số quan, thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử có chữ ký số cá nhân người có thẩm quyền Việc ký số quan, tổ chức văn có phụ lục thực theo khoản Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Phát hành văn điện tử: Văn thư quan thực phát hành văn điện tử Hệ thống, cập nhật đủ thông tin đầu vào liệu quản lý văn theo Mục I Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP c) Lưu văn điện tử Thực theo Khoản Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP d) Định kỳ Văn thư quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn Hệ thống giấy, đảm bảo đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý lưu trữ Thời hạn in sổ quy định Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức đ) Phát hành văn điện tử từ văn giấy Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền quan, tổ chức ban hành văn a) Chữ ký số người có thẩm quyền Hình ảnh, vị trí chữ ký số cá nhân người có thẩm quyền thực theo quy định điểm d khoản Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Chữ ký số quan, tổ chức ban hành văn Hình ảnh, vị trí, thơng tin chữ ký số quan, đơn vị thực theo quy định khoản Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 13 Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm quản lý thiết bị lưu khóa bí mật theo 114 CƠNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 quy định khoản Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Cá nhân giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật theo quy định Điều 74 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức thực theo quy định khoản Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 14 Lập hồ sơ điện tử giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cơ quan, tổ chức thực xây dựng danh mục hồ sơ quan, tổ chức Căn danh mục hồ sơ quan, tổ chức, cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ việc tạo lập hồ sơ điện tử quan, tổ chức Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ thực theo quy định điểm c khoản Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với việc lưu trữ văn điện tử hệ thống thông tin thực theo chế lưu trữ quản lý sở liệu hệ thống thông tin, kết hợp với ràng buộc phân cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm mức độ an tồn, bảo mật thơng tin, liệu Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Việc nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào Lưu trữ quan thực theo điểm b khoản Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết số điều Luật Lưu trữ Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục LƯU TRỮ TÀI LIỆU GIẤY Điều 15 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan 115 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Hướng dẫn đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Điều 16 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ) phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 17 Xác định giá trị tài liệu Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 18 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy địa bàn tỉnh quy định sau: 116 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 a) Sở Nội vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" Lưu trữ lịch sử tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; b) Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, đơn vị nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý xã, phường, thị trấn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; c) Lưu trữ quan, tổ chức cấp giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ; b) Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn Sở Nội vụ; c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ quan cấp huyện sau có ý kiến thẩm định văn Sở Nội vụ; d) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ cấp xã sau có ý kiến thẩm định văn Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố Thủ tục, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Khoản 2, 3, 4, Điều 28 Luật Lưu trữ Điều 19 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh a) Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định Ủy ban nhân dân tỉnh b) Thời hạn nộp lưu, trách nhiệm Lưu trữ lịch sử, trách nhiệm quan có tài liệu nộp lưu thực theo quy định Điều 21, Điều 22 Luật Lưu trữ Điều 20 Chế độ báo cáo thống kê Các quan, tổ chức địa bàn tỉnh thực báo cáo thống kê hàng năm công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ thời gian tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo, nội dung báo cáo theo quy định Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng năm 2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ 117 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Trình tự báo cáo thơng kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ thực theo quy định sau: a) Phòng Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ phịng chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo Sở Nội vụ; b) Văn phòng Phòng Tổ chức - Hành giúp sở, ban, ngành, quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ phòng, ban, đơn vị trực thuộc, báo cáo Sở Nội vụ; c) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ trước ngày 28 tháng 02 năm sau Điều 21 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; b) Thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm: a) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; b) Thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế 118 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 c) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc tác nhân gây hư hỏng tài liệu; thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu lưu trữ kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho tài liệu lưu trữ Điều 22 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tất cán bộ, cơng chức, viên chức trong, ngồi quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân cước công dân hộ chiếu phải lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng đồng ý Điều 23 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan phải có Nội quy phịng đọc Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử quy định Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Mục LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Điều 24 Điều kiện văn điện tử lưu trữ Việc lưu trữ văn điện tử phải thực theo quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Văn điện tử quan, tổ chức đưa vào hồ sơ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện sau đây: a) Nội dung văn điện tử lưu khn dạng mà khởi tạo, gửi, nhận khn dạng cho phép thể xác hình thức, nội dung văn đó; b) Nội dung văn điện tử truy nhập sử dụng để tham chiếu cần thiết; c) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ văn điện tử không bị thay đổi, sai lệch suốt thời gian lưu trữ; 119 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 d) Văn điện tử lưu trữ theo cách thức định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày gửi nhận thông điệp liệu Cơ quan, tổ chức vào đặc thù hoạt động khả ứng dụng công nghệ thông tin quan, tổ chức để lựa chọn áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ văn điện tử cho phù hợp Thẩm quyền cho phép đọc, chép, chứng thực văn lưu trữ điện tử thực tài liệu lưu trữ giấy Quá trình thực lưu trữ văn điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, không kết nối sử dụng hệ thống mạng Cơ quan, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu bảo quản văn điện tử để đảm bảo an tồn, tính tồn vẹn khả truy cập, khai thác văn lưu điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ thuận lợi phải đảm bảo khơng thay đổi nội dung Điều 25 Quy trình lưu trữ văn điện tử Thu thập văn điện tử a) Cơ quan, đơn vị lập danh mục hồ sơ quan cần xác định rõ hồ sơ lưu trữ dạng điện tử b) Căn vào danh mục hồ sơ điện tử quan, tổ chức, công chức, viên chức phụ trách có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập cập nhật tất văn bản, tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng c) Các thông tin, liệu phát sinh trình trao đổi, xử lý văn điện tử phải cập nhật thống phù hợp với quy định sử dụng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ thuận lợi d) Bảo quản văn điện tử thực theo Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Nộp lưu trữ văn điện tử a) Việc nộp lưu trữ thực lưu trữ văn điện tử thực theo quy định lưu trữ văn điện tử quan hành nhà nước b) Khi giao nhận văn điện tử, lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập văn điện tử Hồ sơ điện tử phải đảm bảo nội dung, cấu trúc, không bị hư hỏng hay liệu Việc lưu trữ quản lý văn điện tử thực theo chế lưu trữ hệ thống thông tin áp dụng kết hợp với ràng buộc phân cấp, phân quyền người sử dụng mức độ an tồn, bảo mật thơng tin, liệu Đối với quan chưa có hệ thống thông tin phục vụ trao đổi môi trường mạng việc tạo lập quản lý thực máy tính quan 120 CƠNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Điều 26 Hủy văn điện tử Văn điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền Việc hủy văn điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ hết giá trị phê duyệt phải đảm bảo thông tin bị hủy khôi phục lại Cơ quan, tổ chức, cá nhân hủy văn điện tử sau hoàn thành việc giao nộp lưu Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 27 Trách nhiệm Sở Nội vụ Chủ trì triển khai, tổ chức thực hiện, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc quan, tổ chức thực thống Quy chế Tổ chức tập huấn, tuyên truyền phổ biến nội dung Quy chế văn quy phạm pháp luật mới, liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung quản lý tài liệu điện tử nói riêng Chủ trì, phối hợp với quan, tổ chức tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh; tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phương án xử lý tài liệu tích đống thực số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức quản lý, thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Phối hợp với quan, tổ chức cấp ngân sách chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ thẩm định hồ sơ lực tổ chức cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ; kiểm tra quy trình thực nghiệm thu chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý để quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ làm sở hoàn thiện thủ tục tốn kinh phí Điều 28 Trách nhiệm Sở Tài Căn khả ngân sách nhà nước hàng năm, tham mưu dự toán ngân sách để bảo đảm hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ, Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đạo tỉnh Hướng dẫn, kiểm tra việc tốn kinh phí chi cho cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung việc sử dụng dịch vụ lưu trữ nói riêng đảm bảo quy định pháp luật Điều 29 Trách nhiệm Sở Thơng tin Truyền thơng Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành sửa đổi, bổ sung Danh mục mã định danh cho quan, tổ chức có thay đổi đơn vị hành chính, cấu tổ chức nhằm thực thống Hệ thống; đảm bảo 121 CÔNG BÁO HƯNG N/Số 10/Ngày 01-9-2021 an tồn, an ninh thơng tin đảm bảo liên thông kết nối đồng với Trục liên thông văn quốc gia định kỳ lưu tài liệu, hồ sơ điện tử Điều 30 Trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Chủ trì, phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thông tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành sửa đổi, bổ sung Danh mục văn điện tử gửi qua Hệ thống, văn điện tử gửi kèm giấy phù hợp với thời kỳ, áp dụng cho quan, tổ chức địa bàn tỉnh Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn điện tử hoạt động quan, tổ chức theo Quy chế Điều 31 Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, thực công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; c) Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh việc sử dụng Hệ thống quản lý văn điện tử quan mình; đạo, phân công xử lý, theo dõi, giám sát tiến độ xử lý văn quan người sử dụng Hệ thống Quản lý văn điều hành theo quy định; d) Bố trí kinh phí đầy đủ, kịp thời kế hoạch ngân sách hàng năm để đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, xử lý sử dụng văn điện tử nội quan; triển khai biện pháp tổ chức, quản lý xử lý kỹ thuật để đảm bảo an toàn, an ninh bảo vệ bí mật thơng tin quan Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng; Trưởng phịng Hành người phụ trách cơng tác hành (sau gọi chung Chánh Văn phịng) giúp Thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ tin học hóa cơng tác văn thư, lưu trữ quan mình, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị 122 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 Trưởng đơn vị chức (phòng, ban,…), người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm nội dung văn trình lãnh đạo quan ký ban hành; chịu trách nhiệm thời hạn giải công việc giao Trách nhiệm cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động a) Thực nghiêm nội dung Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Cập nhật nhiệm vụ Lãnh đạo giao vào Hệ thống, theo dõi, đạo, điều hành (trừ văn mật); b) Đảm bảo tiếp nhận, xử lý văn kịp thời, tiến độ theo phân cơng lãnh đạo phịng; báo cáo kết xử lý công việc; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ Lưu trữ quan quy định; c) Chịu trách nhiệm việc sử dụng tài khoản Hệ thống Quản lý văn điều hành: Khi chuyển công tác nghỉ chế độ phải thực bàn giao quyền sử dụng Hệ thống Quản lý văn điều hành toàn hồ sơ, tài liệu cho trưởng phòng, ban, đơn vị Trách nhiệm văn thư quan a) Thực quy trình văn đi, đến; b) Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; c) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức loại dấu khác theo quy định Trách nhiệm Lưu trữ quan a) Giúp người đứng đầu quan hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý lưu trữ điện tử hệ thống; c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Trách nhiệm công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin a) Quản trị phần mềm, kịp thời báo cáo lãnh đạo quan, tổ chức tình hình hoạt động phần mềm vấn đề phát sinh; 123 CÔNG BÁO HƯNG YÊN/Số 10/Ngày 01-9-2021 b) Thiết lập, cung cấp, quản lý tài khoản hướng dẫn sử dụng cho công chức, viên chức quan, đơn vị theo quy định; c) Rà soát, cập nhật tham mưu cho lãnh đạo quan, tổ chức biện pháp đảm bảo an tồn, bảo mật thơng tin phần mềm theo hướng dẫn Sở Thông tin Truyền thông quan nhà nước có thẩm quyền Điều 32 Sửa đổi, bổ sung quy chế Trong trình thực Quy chế này, có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, Thủ trưởng quan, tổ chức báo cáo Sở Nội vụ để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Quốc Văn ... Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hưng Yên (Kèm theo Quyết định số 60/2021/QĐ-UBND ngày 26 tháng năm 2021 Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều... trước cho quan đăng ký mẫu dấu e) Khi dấu hết giá trị sử dụng quản lý theo Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng năm 2019 Thủ tướng Chính phủ việc giữ lại dấu hết giá trị sử dụng số quan,... nhận văn điện tử Nguyên tắc gửi, nhận văn điện tử thực theo quy định Điều Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND ngày 05 tháng năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát