Tài liệu Báo cáo " Báo cáo và vấn đề soạn thảo báo cáo " ppt

nghiên cứu - trao đổi tạp chí luật học số 02/2007 9 ThS. Bùi thị đào * 1. Bỏo cỏo v vai trũ ca bỏo cỏo trong qun lớ nh nc Bỏo cỏo l loi vn bn dựng phn ỏnh tỡnh hỡnh thc t, trỡnh by kt qu thc hin cụng vic trong hot ng ca c quan nh nc giỳp cho vic ỏnh giỏ tỡnh hỡnh qun lớ, lónh o v xut nhng bin phỏp, ch trng qun lớ mi. Qun lớ nh nc thng c hiu l s tỏc ng ca ch th mang quyn lc nh nc ti i tng qun lớ nhm t c cỏc nhim v, mc tiờu do Nh nc t ra. Kt qu ca qun lớ nh nc ph thuc vo kh nng tỏc ng ca ch th qun lớ, cỏc c trng ca i tng qun lớ (i tng qun lớ l cỏ nhõn hay t chc, hot ng trong lnh vc no, kh nng nhn thc ca h, tớnh tớch cc xó hi cao hay thp, cỏc li ớch m h quan tõm), iu kin, hon cnh, mụi trng, nhim v, mc tiờu qun lớ. Kh nng tỏc ng ca ch th qun lớ liờn quan trc tip ti thm quyn ca tng ch th do phỏp lut quy nh nm trong c cu t chc quyn lc nh nc núi chung. õy l yu t tng i n nh mi quc gia trong tng thi kỡ c th. Nhim v, mc tiờu qun lớ do nh nc t ra phi phự hp vi i tng, iu kin, mụi trng qun lớ. Trong gii hn thm quyn, hng vo cỏc mc tiờu cn t, ch th qun lớ a ra cỏc tỏc ng. Nu tỏc ng phự hp vi thc t xó hi thỡ hot ng qun lớ c thc hin d dng, vi kt qu cao v chi phớ thp; ngc li, nu tỏc ng khụng phự hp thỡ hot ng qun lớ khú khn, thm chớ cú th gõy tn hi cho xó hi. Vi t cỏch l loi vn bn c dựng phn ỏnh tỡnh hỡnh, vai trũ ca bỏo cỏo cú th c xem xột hai bỡnh din: trong qun lớ nh nc núi chung th hin mi quan h gia ch th qun lớ v i tng qun lớ; trong mi quan h rng buc ln nhau gia cỏc c quan trong b mỏy nh nc. Th nht, vai trũ ca bỏo cỏo trong qun lớ nh nc núi chung th hin mi quan h gia ch th qun lớ v i tng qun lớ: Hot ng qun lớ trờn thc t l mt chui tỏc ng khụng ngng ca cỏc ch th qun lớ ti i tng qun lớ trong ú tỏc ng sau tip ni, da trờn kt qu tỏc ng trc. Trong qun lớ thng phỏt sinh nhng nhim v t xut, nhng iu kin, hon cnh bt thng cn cú s phn ng tng xng t ch th qun lớ. Nh vy, thc hin mt s tỏc ng, ch th qun lớ phi cú thụng tin cn thit v i tng, iu kin, hon cnh, mụi trng qun lớ. Bn thõn i tng, iu kin, hon cnh, mụi trng qun lớ luụn vn ng do s tỏc ng ca nhiu yu t t nhiờn, xó hi khỏc nhau trong ú cú c s tỏc ng ca chớnh hot ng qun lớ. iu ú cho thy thụng tin v i tng, iu kin, hon cnh, mụi trng * Gi ng vi ờn Khoa hnh chớnh - nh n c Trng i hc Lut H Ni nghiên cứu - trao đổi 10 tạp chí luật học số 02/2007 qun lớ, v quỏ trỡnh hin thc hoỏ cỏc tỏc ng trc ú trờn thc t l yu t c bit quan trng m ch th qun lớ cn quan tõm trong ton b quỏ trỡnh qun lớ. Cỏc thụng tin ny c chuyn ti ch th qun lớ bng nhiu con ng nh ch th qun lớ t mỡnh tỡm hiu, kho sỏt thc t; i tng qun lớ phn ỏnh thụng qua kin ngh, yờu cu, khiu ni, cỏc c quan nh nc bỏo cỏo trc c quan cú trỏch nhim kim tra, giỏm sỏt hot ng ca mỡnh, trong ú bỏo cỏo ca cỏc c quan nh nc l ngun thụng tin y , ton din, thng xuyờn hn c. Chớnh vỡ vy, bỏo cỏo úng vai trũ quan trng trong vic cung cp thụng tin cho cỏc quyt nh qun lớ, cú ý ngha c bit i vi cht lng ca hot ng qun lớ. Th hai, vai trũ ca bỏo cỏo th hin trong mi quan h rng buc ln nhau gia cỏc c quan trong b mỏy nh nc: B mỏy nh nc dự c t chc theo nguyờn tc phõn quyn hay tp quyn cng u cú c ch kim tra, giỏm sỏt ln nhau gia cỏc c quan m bo cho cỏc c quan thc hin ỳng v chc nng, nhim v, quyn hn, thy rừ trỏch nhim ca cỏc c quan trong trng hp cú vi phm phỏp lut hay hot ng khụng hiu qu. Ngoi ra, bỏo cỏo cũn l vn bn c dựng t ỏnh giỏ quỏ trỡnh hot ng ca c quan trong mt khong thi gian nht nh. Qua ú, mi c quan thy rừ u im, nhc im, thun li, khú khn, thnh tớch, hn ch trong hot ng ca mỡnh rỳt kinh nghim, lm c s ra phng hng hot ng trong thi gian ti. Chớnh vỡ vy, bỏo cỏo c s dng thng xuyờn trong hot ng ca cỏc c quan nh nc. 2. Cỏc loi bỏo cỏo v vai trũ ca chỳng * Xột theo thi hn ban hnh, bỏo cỏo gm cú: - Bỏo cỏo thng kỡ (nh kỡ) l bỏo cỏo c ban hnh sau mi kỡ hn c quy nh. Kỡ hn cú th l hng tun, hng thỏng, hng quý, hng nm hay nhim kỡ. õy l loi bỏo cỏo dựng phn ỏnh ton b quỏ trỡnh hot ng ca c quan trong thi hn c bỏo cỏo. Thụng thng loi bỏo cỏo ny l c s quan trng c quan cú thm quyn kim tra, ỏnh giỏ hot ng ca cp di, phỏt hin nhng khú khn, yu kộm v t chc, nhõn s, c ch hot ng, th ch, chớnh sỏch, t ú a ra nhng ch trng, bin phỏp qun lớ phự hp. - Bỏo cỏo bt thng (t xut) l bỏo cỏo c ban hnh khi thc t xy ra hay cú nguy c xy ra cỏc bin ng bt thng v t nhiờn, v tỡnh hỡnh chớnh tr, kinh t, xó hi, an ninh, quc phũng, ngoi giao. C quan nh nc cú th bỏo cỏo theo yờu cu ca cp cú thm quyn hoc khi xột thy vn phc tp vt quỏ kh nng gii quyt ca mỡnh, cn cú s h tr ca cp trờn hay cn phi phn ỏnh tỡnh hỡnh ti c quan cú thm quyn c quan cú thm quyn cú nhng bin phỏp gii quyt kp thi. Loi bỏo cỏo ny c dựng thụng tin nhanh v nhng vn c th lm c s cho cỏc quyt nh qun lớ nhanh nhy phự hp vi tỡnh hung bt thng trong qun lớ. Yờu cu v tớnh chớnh xỏc v kp thi ca cỏc thụng tin núng trong loi bỏo cỏo ny c c bit coi trng. * Xột theo mc hon thnh cụng vic cn bỏo cỏo, bỏo cỏo gm cú: nghiªn cøu - trao ®æi t¹p chÝ luËt häc sè 02/2007 11 - Báo cáo sơ kết là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Trong quản lí có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự kiến trước. Cho dù là công việc nào thì trong quá trình thực hiện cũng có thể nảy sinh các vấn đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệu không chính xác. Để hoạt động quản lí có kết quả cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lí theo hướng phù hợp hơn với thực tế là cần thiết. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới. - Báo cáo tổng kết được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định. Mục đích của loại báo cáo này không phải là để tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lí cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động cho đến việc tổ chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế. * Xét theo nội dung báo cáo, báo cáo gồm có: - Báo cáo chung là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt kê, mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các mặt công tác khác tạo nên toàn bộ bức tranh về hoạt động của cơ quan. Thông qua báo cáo này có thể đánh giá năng lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan một cách toàn diện. - Báo cáo chuyên đề là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ cho phép đánh giá một mặt hoạt động cụ thể của cơ quan. 3. Mục đích, yêu cầu của báo cáo Mặc dù có nhiều loại báo cáo khác nhau nhưng nói chung báo cáo là loại văn bản dùng để mô tả thực tế nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí nhà nước. Tất cả các quyết định quản lí của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đều phải dựa trên những thông tin nhất định mà các thông tin từ cơ sở, thông tin phản hồi từ đối tượng quản lí được phản ánh trong báo cáo là nguồn quan trọng. Tuy thông tin trong báo cáo không có giá trị pháp lí rõ rệt như thông tin trong biên bản (nhất là biên bản một vụ việc cụ thể) nhưng độ chính xác hay sai lệch của chúng cũng ảnh hưởng mạnh mẽ tới giá trị của các quyết định quản lí, đặc biệt khi cần quyết định nhanh trong các tình huống bất thường mà chủ thể có quyền ra quyết định ở cách xa nơi xảy ra tình huống thực tế. Điều đáng lưu ý là báo cáo cung cấp thông tin cho các quyết định quản lí nhưng báo cáo lại là sự tự phản ánh của chính cơ quan ban hành báo cáo. Vì vậy, để thực sự có giá trị cung cấp thông tin thì báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, cụ nghiên cứu - trao đổi 12 tạp chí luật học số 02/2007 th, kp thi, cú trng tõm, trng im. 4. Cỏc yu t nh hng n ni dung, cht lng ca bỏo cỏo Nh trờn ó núi, thụng tin trong bỏo cỏo cng chớnh xỏc cng cú ý ngha tớch cc trong vic ban hnh cỏc quyt nh qun lớ. thụng tin trong bỏo cỏo cú tin cy cao, ngi vit bỏo cỏo cn hiu rừ nhng yu t nh hng n ni dung, cht lng ca bỏo cỏo trỏnh kh nng vụ tỡnh hoc c ý lm bỏo cỏo b sai lch thụng tin. - Quan im ch o vit bỏo cỏo ca lónh o: phn ln cỏc trng hp, bỏo cỏo l s t phn ỏnh tỡnh hỡnh hot ng ca c quan qua ú cỏc cp cú thm quyn ỏnh giỏ c nng lc hot ng ca c quan bỏo cỏo trong quỏ trỡnh thc hin chc nng, nhim v ca mỡnh. Mt s trng hp khỏc, bỏo cỏo phn ỏnh vn m vic gii quyt chỳng cú liờn quan n li ớch ca a phng, ngnh, c quan bỏo cỏo. Chớnh vỡ vy, bỏo cỏo cú th c ch o son tho phc v cho li ớch ca a phng, ngnh, c quan nhiu hn li ớch chung ca qun lớ. Chng hn, khi cú khuyt im khụng th che giu, ln trỏnh hoc gim bt trỏch nhim, bỏo cỏo ch nờu khuyt im mt cỏch chung chung, nhn mnh vo tớnh ph bin ca khuyt im ú c quan, n v, a phng khỏc hay ch ra nguyờn nhõn chớnh l yu kộm trong t chc b mỏy hay th ch; khi cn s h tr ca cp trờn, ca cỏc c quan, t chc khỏc thỡ tụ m cỏc khú khn, thit hi m c quan, a phng ang gp phi Trong nhng trng hp nh vy, thụng tin trong bỏo cỏo khụng cú chớnh xỏc cn thit cho cỏc quyt nh qun lớ. C quan nh nc cú thm quyn khi ú tt nht l so sỏnh, i chiu, s dng nhiu ngun thụng tin khỏc nhau cho cỏc quyt nh ca mỡnh. - Tõm lớ, tớnh cỏch ca ngi vit bỏo cỏo: mc dự bỏo cỏo l loi vn bn phi cỏ tớnh nhng khi nhn nh tỡnh hỡnh, ngi vit rt khú thoỏt hon ton quan im, cỏch nhỡn nhn ca bn thõn mỡnh. Cựng mt s kin, mt hin tng, ngi bi quan v ngi lc quan, ngi thiờn v lớ trớ v ngi thiờn v tỡnh cm s ỏnh giỏ khỏc nhau, theo ú mi ngi s mụ t s vic, d oỏn tỡnh hỡnh theo cỏch ỏnh giỏ ca mỡnh. trỏnh tỡnh trng ny, ngi vit bỏo cỏo cn thy rừ u th v hn ch ca bn thõn cú th bỏo cỏo mt cỏch khỏch quan nht. - Th t v mc cỏc s kin cn bỏo cỏo, n tng ca s kin quan trng nht, s kin cui cựng: quỏ trỡnh hot ng ca c quan hay cụng vic cn bỏo cỏo thng gm nhiu s kin ni tip nhau. Nu cỏc s kin din ra theo mt chiu tng i n nh d gõy nờn s ỏnh giỏ ca ngi vit theo cựng chiu hng ú. Vớ d, cỏc s kin din ra theo hng xu dn i thng to tõm lớ bi quan cho ngi bỏo cỏo, ngi bỏo cỏo s nhỡn thy vn vi khú khn nhiu hn, trm trng hn, kh nng gii quyt phc tp hn; ngc li, cỏc s kin din ra theo hng tt dn lờn d to tõm lớ lc quan, ngi bỏo cỏo cú th khụng thy ht hoc coi nh nhng khú khn cn khc phc. S kin quan trng nht, s kin din ra gn nht thng li n tng mnh m, rừ rng, chi phi nhn nh ca ngi vit v ton b quỏ trỡnh cn bỏo cỏo. Trong nhng trng hp ny, ngi vit bỏo cỏo thng nghiªn cøu - trao ®æi t¹p chÝ luËt häc sè 02/2007 13 vô ý phản ánh sự việc không đúng như thực tế. Khắc phục tình trạng đó, khi viết báo cáo, người viết cần phân biệt hiện tượng và bản chất, vấn đề chủ yếu và vấn đề thứ yếu, các yếu tố tạm thời, cục bộ với các yếu tố ổn định, phổ biến. Báo cáo cần được lấy ý kiến các cá nhân, đơn vị có liên quan để có cái nhìn khách quan, toàn diện quá trình diễn biến của vấn đề cần báo cáo. 5. Nâng cao chất lượng của báo cáo Chất lượng của báo cáo gián tiếp ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả quản lí do chúng có khả năng ảnh hưởng tới năng lực hoạt động của bộ máy nhà nước, tới chất lượng của các quyết định quản lí. Vì vậy, nâng cao chất lượng của báo cáo có ý nghĩa thiết thực trong quản lí nhà nước. Để đảm bảo chất lượng của báo cáo cần quan tâm đến hai khía cạnh: Về thực tiễn: các cơ quan nhà nước cần nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo trong quản lí nhà nước để tránh khả năng báo cáo sơ sài, qua loa mang tính đối phó hay lạm dụng báo cáo để phục vụ những lợi ích cục bộ của cơ quan, đơn vị, ngành. Đồng thời tạo khả năng thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào quá trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, chính xác về các vấn đề cần báo cáo. Về pháp luật: hiện nay các quy định của pháp luật về báo cáo rất ít và tản mạn. Bao gồm một số quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ nội vụ, Văn phòng Chính phủ ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, các văn bản về tổ chức và hoạt động của một số cơ quan nhà nước như Luật tổ chức Chính phủ, Luật tổ chức hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân… Thường thấy là các quy định về chế độ báo cáo: cơ quan nào phải báo cáo công tác trước cơ quan nào, thời hạn báo cáo, trình tự xây dựng báo cáo, ví dụ, Chính phủ, ủy ban nhân dân phải thảo luận tập thể báo cáo trước khi trình Quốc hội, hội đồng nhân dân. Lẽ dĩ nhiên không nên đòi hỏi và cũng không cần thiết phải có những quy định chi tiết về báo cáo như đối với các văn bản pháp luật nhưng cũng cần có thêm những quy định đủ để đảm bảo chất lượng của báo cáo, như quy định về quy trình soạn thảo báo cáo, trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Về quy trình soạn thảo báo cáo nên có sự phân biệt giữa quy trình soạn thảo báo cáo định kì và báo cáo đột xuất. Về chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo nên đặc biệt lưu ý trường hợp nội dung báo cáo là cơ sở thực tế trực tiếp của các quyết định quản lí về các vấn đề tương ứng và trường hợp báo cáo không đúng thời hạn gây hậu quả bất lợi cho quản lí nhà nước. Tóm lại, báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Để báo cáo phát huy hết vai trò, tránh chủ nghĩa hình thức, bên cạnh việc bổ sung các quy định cần thiết trong pháp luật, khi soạn thảo báo cáo cần xác định loại báo cáo, phạm vi các vấn đề cần báo cáo, phản ánh trung thực các thông tin cần thiết, sử dụng ngôn ngữ khách quan, lập luận logic giúp cho cơ quan có thẩm quyền hiểu rõ, hiểu đúng thực tế để có được các biện pháp, chủ trương quản lí thích hợp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lí./. . chất lượng của báo cáo, như quy định về quy trình soạn thảo báo cáo, trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Về quy trình soạn thảo báo cáo nên có sự. trình soạn thảo báo cáo định kì và báo cáo đột xuất. Về chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo nên đặc biệt lưu ý trường hợp nội dung báo cáo