huong-dan-lap-danh-muc-ho-so-nghe-an-2013-145402-070817-64

UBND TỈNH NGHỆ AN SỞ NỘI VỤ céng hoµ x· héi chđ nghÜa viƯt nam §éc lËp - Tù - H¹nh hd lhshh : Số: 1606/SNV-VTLT V/v hướng dẫn công tác lập danh mục hồ sơ; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nghệ An, ngày 27 tháng 11 năm 2013 Kính gửi: - Các sở, ban, ngành; - UBND huyện, thành phố, thị xã Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 1012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Để công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quan, tổ chức (sau gọi chung quan) địa bàn tỉnh vào nếp, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan; đồng thời tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, tra cứu thơng tin, tài liệu thuận lợi, nhanh chóng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ hướng dẫn Sở, ban, ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cụ thể sau: I CÔNG TÁC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ Tác dụng, ý nghĩa lập Danh mục hồ sơ - Giúp cho việc quản lý hoạt động quan cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có danh mục hồ sơ; - Giúp cho quan chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cá nhân quan việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng có hiệu Căn lập Danh mục hồ sơ - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức; quy chế làm việc quan đơn vị quan; - Các văn phân công nhiệm vụ lãnh đạo quản lý, cán bộ, công chức, viên chức quan; - Quy chế làm việc quan; - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan cá nhân; - Danh mục hồ sơ năm trước; - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mục lục hồ sơ quan (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục, khung phân loại Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan Căn tình hình thực tế quan để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động; - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ; - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động; - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ Ví dụ: I Phịng Hành – Tổng hợp Tài liệu cơng tác hành chính, tổng hợp Tài liệu công tác thi đua khen thưởng Tuỳ theo cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ quan mà định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Mẫu danh mục hồ sơ (Mẫu 1) b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ, đặc biệt chương trình kế hoạch, nhiệm vụ cơng tác năm quan đơn vị, nhiệm vụ, công việc cụ thể cá nhân đơn vị; - Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ theo dõi, giải cơng việc (hoặc chủ trì giải có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc đó; - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: Tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thơng tin thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ; Các tiêu đề hồ sơ đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ cơng việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ - Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan (nếu có); - Hồ sơ xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản thời gian định, tính số lượng năm cụ thể d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã; - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập; - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ; Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Cách lập, yêu cầu danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan ký ban hành; - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan ký ban hành Danh mục hồ sơ xây dựng vào cuối năm trước để thực vào năm sau Trong trường hợp cần thiết sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng năm sau b) Yêu cầu Danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan duyệt, ký ban hành vào đầu năm; - Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục; - Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan Trách nhiệm công tác lập danh mục hồ sơ - Trách nhiệm người đứng đầu quan: Chỉ đạo công tác lập danh mục hồ sơ quan quản lý; - Trách nhiệm Chánh văn phịng, Trưởng phịng Hành – Tổng hợp: tham mưu việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc xây dựng danh mục hồ sơ quan; - Trách nhiệm cán văn thư: Giúp cho lãnh đạo quan, Chánh văn phòng, Trưởng phịng Hành – Tổng hợp hướng dẫn việc xây dựng Danh mục hồ sơ quan mình; gửi Danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa giao cho cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ Tác dụng, ý nghĩa việc lập hồ sơ - Giúp cho cán bộ, công chức nắm thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành giải cơng việc, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu; - Việc lập hồ sơ công việc giúp cho cán bộ, công chức, viên chức tiếp xúc công việc, tiến hành thực công việc hiểu cần phải xây dựng văn bước triển khai công việc mà không cần phải có người hướng dẫn; - Cơng tác lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, phân loại văn bản, công văn, giấy tờ quan cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, lưu giữ hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp công việc quan trọng không lập thành hồ sơ; - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ quan; Những nguyên tắc lập hồ sơ - Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc chức năng, nhiệm vụ giao; hồ sơ người, quan lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan; - Văn hồ sơ phải hoàn chỉnh có liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ công văn, giấy tờ, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc; - Văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải đủ thể thức Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc phù hợp với hình thành hồ sơ thực tế giải công việc Nội dung phương pháp lập hồ sơ a) Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ (Mẫu 2) - Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ); - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực; - Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ: - Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm; - Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc; - Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm quan” cần thu thập văn sau: Văn kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; Nghị hội nghị; Biên hội nghị; Các văn liên quan khác (nếu có) c) Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ: - Văn bản, tài liệu loại hồ sơ xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải cơng việc thực tế Có thể xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo cách sau: - Sắp xếp theo trình giải cơng việc: (sắp xếp theo trình tự văn hình thành trình giải vấn đề, việc Văn hình thành trước để lên trên, văn hình thành sau xếp xuống dưới) Thường áp dụng cho hồ sơ có q trình giải văn thư liên tục hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể hoàn chỉnh; - Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: xếp văn có số nhỏ trước, đến số lớn Cách áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả văn quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian tập lưu văn quan (tập định, tập thị…); - Sắp xếp theo theo vần ABC …: tên gọi tác giả, tên gọi địa danh Cách thường áp dụng hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác (tập đơn thư, tập khai cá nhân, tập báo cáo nhiều quan, địa phương cấp); - Theo tên gọi văn bản: Đặc trưng thường vận dụng để lập cho tập lưu văn đi, đến; - Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng tập hợp vào hồ sơ văn bản, giấy tờ tác giả Mặc dù nội dung văn đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều việc khác nhau; - Theo thời gian: văn có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn có ngày, tháng đến muộn xếp sau; - Ngồi cịn có cách xếp khác theo mức độ quan trọng loại văn (quyết định, thị, thông báo ), theo mức độ quan trọng tác giả văn (Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…); Trên thực tế, hồ sơ lập không vận dụng đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với hồ sơ Khi xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi đó, cột ghi Danh mục hồ sơ ghi hồ sơ chưa giải xong ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải d) Kết thúc biên mục hồ sơ: Sau công việc giải xong tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải xong để lại năm sau ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại: - Nếu thiếu văn bản, giấy tờ bổ sung đầy đủ; - Loại văn trùng thừa, khơng cịn giá trị, tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, chưa phân biệt rõ ràng giữ lại để đánh giá sau; - Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ, cịn lộn xộn xếp lại; - Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, bảo đảm khơng bị thất lạc tra tìm nhanh chóng Số tờ đánh góc phải tờ văn bút chì; - Ghi mục lục văn bản: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý văn tra tìm “Mục lục văn bản” in sẵn mẫu bìa hồ sơ theo Mẫu kèm theo - Viết tờ kết thúc: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm, cán lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc Tờ kết thúc ghi số lượng tờ trạng thái vật lý tài liệu hồ sơ Cách ghi tờ kết thúc thực theo Mẫu kèm theo Hồ sơ giải xong, sau kết thúc để lại đơn vị làm việc năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu Ví dụ: Cơng việc giải xong năm 2008 hồ sơ lập xong năm 2008 để lại phịng làm việc năm 2009, đến năm 2010 nộp lưu vào lưu trữ quan đ) Viết bìa hồ sơ: (Mẫu 2) - Bìa hồ sơ viết theo mẫu tiêu chuẩn Chữ viết bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, xác, đầy đủ theo quy định chung Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý nội dung sau: + Tên quan: Là tên quan, đơn vị hình thành phông hồ sơ, cần ghi đầy đủ không viết tắt phải ghi đầy đủ tên quan chủ quản cấp (nếu có), Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN SỞ NỘI VỤ + Tiêu đề hồ sơ: Là câu tóm tắt thành phần nội dung văn có hồ sơ, cần vận dụng đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ, Ví dụ: Hồ sơ việc tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức nhà nước chương trình chun viên khóa 25, năm 2013 Sở Nội vụ tỉnh Nghệ An + Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm văn văn cuối có hồ sơ; + Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn theo kết đánh số tờ; + Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan; - Các thành phần lại cán lưu trữ ghi sau hồ sơ nộp vào lưu trữ quan; - Trường hợp công việc kết thúc năm hành hồ sơ chưa kết thúc phải để lại ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau Trách nhiệm công tác lập hồ sơ Để việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực chặt chẽ, đặn, quy định, Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng (Trưởng phịng Hành – Tổng hợp) cần đạo chặt chẽ thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ quan Nội dung công việc đạo gồm có: - Cuối năm, Văn phịng đơn đốc đơn vị lập Danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm, đôn đốc việc mở hồ sơ mới, giao nộp hồ sơ giải xong hết hạn giữ lại đơn vị vào lưu trữ quan; - Q trình đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, phát công việc đột xuất chưa có Danh mục hồ sơ giao cho CBCC,VC lập kịp thời bổ sung vào danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có Cán bộ, cơng chức, viên chức thay đổi công tác, nghỉ phép, vắng lâu ngày, nghỉ hưu có đơn vị, phịng, ban chia tách, sáp nhập giải thể; Thường kỳ (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc lập hồ sơ đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức đơn vị phụ trách công việc quan trọng Giải khó khăn, đề nghị đáng Cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ; - Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lập hồ sơ quan tốt III GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan - Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày cơng việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ ngày cơng trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ ngày cơng trình tốn; - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơ-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Lãnh đạo quan đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Đối với khối tài liệu đơn vị, tổ chức, người lao động qua nhiều năm chưa lập hồ sơ, vượt thời hạn nộp lưu vào Kho lưu trữ quan Trong trường hợp đơn vị, tổ chức, cá nhân có tài liệu chưa lập hồ sơ cơng việc phải có kế hoạch triển khai lập hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ nộp vào Lưu trữ quan Cách thức thủ tục giao nộp: - Hàng năm, đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp lưu (tức hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên theo quy định quan ghi Danh mục hồ sơ) năm trước nộp lưu theo đơn vị vào Phông lưu trữ quan kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu theo Mẫu kèm theo - Hồ sơ giải xong, sau kết thúc, để đơn vị cá nhân phụ trách năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết để hồn chỉnh hồ sơ, sau nộp lưu vào lưu trữ quan; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan người giữ bản; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, xếp lên giá, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Các văn bản, tài liệu khác gửi để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân lưu hồ sơ đơn vị, cá nhân chủ trì giải Trách nhiệm công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ - Thủ trưởng quan có tránh nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý; - Chánh Văn phòng: Tham mưu cho Thủ trưởng quan việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Tổ chức thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Các đơn vị, cá nhân quan: chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan; Mỗi Cán bộ, công chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ công việc phân công phụ trách theo dỏi, giải quyết; - Cán bộ, công chức, viên chức văn thư quan: Giúp Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức quan; phối hợp với cán lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ; - Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ quan: Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho lưu trữ quan theo quy định hành Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải Biên giao nhận tài liệu thực theo Mẫu kèm theo IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng sở, ban, ngành UBND huyện, thành phố, thị xã vào chức năng, nhiệm vụ giao, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn để quy định việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; đồng thời triển khai hướng dẫn đến đơn vị trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực công tác lập Danh mục hồ sơ quan, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trong q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị quan phản ánh Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) để kịp thời xem xét, giải quyết./ KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Đã ký) Đinh Xuân Lâm Mẫu DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA … (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo Đơn vị/ người Ghi hiệu HS quản lập hồ sơ (1) (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên HƯỚNG DẪN CÁCH GHI DANH MỤC HỒ SƠ Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ Số đánh liên tục cho toàn danh mục Cuối đề mục để chừa thêm số dòng dự trữ đề phòng phải mở thêm hồ sơ đột xuất Ký hiệu chữ viết tắt đơn vị lĩnh vực hoạt động Ví dụ: Văn phịng ký hiệu VP ghi theo ký hiệu riêng quan (được quy định Quy chế văn thư, lưu trữ quan) Cột 2: Ghi đơn vị có hồ sơ tên hồ sơ: Thứ tự đơn vị quan ghi chữ số la mã (I, II, ) thứ tự hồ sơ ghi chữ số Ảrập (1, 2,…) Đơn vị quan trọng xếp lên trước Nếu quan có ba đơn vị, hồ sơ ghi thẳng tên hồ sơ Thứ tự đơn vị đánh theo a, b, c… Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (Căn vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan) Cột 4: Ghi họ, tên người lập hồ sơ Cột 5: Ghi ghi cần thiết Mẫu BÌA HỒ SƠ (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, kích thước 650mm x 320mm Mã hồ sơ:………… HỒ SƠ Từ ngày … … đến ngày… … Gồm :… tờ Phông số :….…… Mục lục số :…… Hồ sơ Thời hạn bảo quản …….…………… số :……… Mẫu MỤC LỤC VĂN BẢN (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số ….tập số….(1) Số TT Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Trích yếu nội dung Tác giả văn Tờ số Ghi Ghi chú: Tờ mục lục văn áp dụng hồ sơ quan trọng, xếp tờ bìa tờ cơng văn (1): Ghi theo số hồ sơ Danh mục hồ sơ số văn thư tờ bìa Cột 6: Nếu văn có nhiều tờ Ví dụ: có tờ tờ số 10 đến tờ số 15 ghi 10-15 Cột 7: Ghi điểm ghi cần thiết tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, … Mẫu TỜ KẾT THÚC (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số : ……tập số (1)…… Hồ sơ gồm có :…(2)… …tờ Mục lục văn có : …(3)… tờ; Tờ kết thúc có…(4)…tờ Tình trạng tài liệu: …………………… (5) …………………………………………………………………………………… ……………… ………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……….Ngày……tháng……năm … Người lập hồ sơ Nguyễn Văn A Chú thích: (1): Ghi số tờ mục lục văn tờ bìa (2): Ghi tổng số tờ hồ sơ: ghi chữ, số để ngoặc Ví dụ: Hồ sơ gồm có hai trăm (200) tờ Trường hợp hồ sơ có nhiều tờ trùng phải ghi rõ tờ số (3): Ghi tổng số tờ mục lục hồ sơ (4): Số tờ kết thúc Lưu ý: (3), (4) ghi chữ số để ngoặc Ví dụ: hai (2) tờ (5): Ghi tình trạng vật lý tài liệu như: Tài liệu có bị hư hỏng, mát, sửa đổi hay không, tờ số bị hư, sửa, chỗ bị mờ… Mẫu MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ Số, ký cặp số hiệu HS (1) (2) Tiêu đề hồ sơ Thời gian Thời hạn Số tờ Ghi TL bảo quản (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: ……………… .……… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: …………… …………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …… , ngày … tháng … năm 20… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ Mẫu BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU (Kèm theo Công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 Sở Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc … …, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn Công văn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm 2013 Sở Nội vụ hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn …… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (bà): ………………………………… …………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………… …………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………… …………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: …………… …………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………… ……………… Thời gian tài liệu: ………… ………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …… ……………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …… Quy mét giá: ……….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: …………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên)