TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE Version 2.0

TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE Version 2.0 Đơn vị thực hiện: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN Địa : B1-Tuổi Trẻ, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 024-37545222 Fax: 024-37545223 Email : info@thaison.vn Website : www.thaison.vn Hà Nội, tháng năm 2014 MỤC LỤC I DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN Loại văn Cơ quan ban hành Cấp độ bảo mật Cấp độ khẩn Lĩnh vực liên quan II ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC III DANH MỤC CHỨC DANH IV TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN 10 V QUẢN LÝ NGƢỜI DÙNG 12 Thêm ngƣời dùng 13 Chỉnh sửa thông tin ngƣời dùng 15 Điều chỉnh quyền hạn ngƣời dùng 16 Cấp quyền truy cập Mobile 18 Bàn giao tài khoản 18 Cấp quyền kiểm sốt cơng việc 20 VI CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ 22 I DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN Trước bắt đầu nhập văn vào hệ thống, người quản trị cần thiết lập danh mục chuẩn cho văn : loại văn bản, quan ban hành, cấp độ bảo mật, cấp độ khẩn, lĩnh vực liên quan Để vào chức cập nhật danh mục, vào sau : “Quản trị”  “Danh mục chuẩn văn bản” Vào thiết lập Danh mục chuẩn văn Loại văn Danh mục phân loại văn theo tiêu chuẩn Luật, Nghị Định, Thơng Tư, Quyết Định … Mặc định chương trình tạo số phân loại văn bản, người quản trị thêm bớt cho phù hợp với mục đích sử dụng quan Màn hình chỉnh sửa danh mục phân loại văn Một số mục cần lưu ý - Viết tắt : từ viết tắt sử dụng để chọn nhanh chóng tới giá trị nhập sổ xuống Ví dụ hình nhập văn đến Nhập kí tự viết tắt “DA” (tức Dự án) vào ô loại văn bản, nhập sổ xuống bên cạnh tự động chọn đến giá trị “Dự án” Màn hình nhập thông tin văn đến - - Số riêng : đánh số cho văn quan, số thứ tự tăng liên tiếp cho tất loại văn bản, đánh số riêng cho loại văn Theo quy định số riêng áp dụng số loại văn : Nghị Định, Thông Tư, Quyết Định …, người quản trị cần xem quy định đánh số riêng quan để cấu hình cho thích hợp Điền số : tích chọn mục này, nhập văn đi, số ký hiệu văn tự động nhảy theo format : XXX/LOAIVANBAN-TENCOQUAN, mà văn thư nhập tay Thứ tự : quy định thứ tự hiển thị ô nhập sổ xuống Cơ quan ban hành Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục quan ban hành Cấp độ bảo mật Cấp độ bảo mật xếp theo “Giá trị” Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ bảo mật Cấp độ khẩn Cấp độ khẩn xếp theo “Giá trị” Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ khẩn Lĩnh vực liên quan Các lĩnh vực mà văn liên quan đến, tùy theo đơn vị triển khai mà phân loại lĩnh vưc khác nhau, nhằm phù hợp với việc phân loại văn đơn vị Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục Lĩnh vực liên quan II DANH MỤC CHỨC DANH Danh mục cấp chức danh có quan Cách vào chức : vào “Quản trị”  “Danh mục chức danh” Vào chức quản lý danh mục chức danh Màn hình cập nhật danh sách chức danh quan III ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Là danh sách đơn vị phòng ban tham mưu, đơn vị trực thuộc quan sử chương trình Cách vào chức sau, vào “Quản trị”  “Đơn vị trực thuộc” Vào chức cập nhật Đơn vị trực thuộc Màn hình cập nhật Đơn vị trực thuộc Một số mục cần lưu ý - Ký hiệu : ký hiệu hiển thị phần văn phát hành - Tên làm quan ban hành : đơn vị trực thuộc thêm, CloudOffice tự động thêm đơn vị vào danh mục quan ban hành văn dùng tên ô nhập làm tên quan Văn đơn vị phát hành dùng tên thay dùng tên đơn vị phía Sỡ dĩ tên khơng giống với tên đơn vị phía phân cấp, đơn vị đơn vị khác trùng tên Người quản trị cần sửa lại để đơn vị nhận biết đơn vị thuộc đơn vị phân cấp - Phân loại quan hệ o Xử lý văn đến/đi phụ thuộc – P.Th Đến/Đi : chế độ áp dụng với phịng ban tham mưu, khơng có dấu riêng Văn đến/đi quan, văn đến/đi phòng ban o Xử lý văn đến/đi độc lập : chế độ áp dụng với đơn vị trực thuộc có định, có dấu riêng Ví dụ chi cục thuế, đơn vị trực thuộc cục thuế o Cho phép xem văn Đến/Đi : Khi đơn vị trực thuộc cài đặt chế độ xử lý văn đến độc lập, đơn vị nhìn thấy văn đến đơn vị Nếu cho phép xem văn đến/đi đơn vị cấp trên, ngồi văn gửi đến đơn vị mình, cịn xem thêm văn gửi đến đơn vị cấp - Muốn tạo đơn vị nhỏ nữa: chuột phải vào đơn vị cần tạo thêm đơn vị con, chọn “Đơn vị cấp nữa” Cập nhật đơn vị cấp dƣới đơn vị thuộc trực thuộc Cập nhật đơn vị cấp dƣới đơn vị thuộc trực thuộc IV TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN Tạo phân quyền cho nhóm người sử dụng Sau tạo nhóm, gán người dùng vào nhóm tạo Vào chức sau, vào “Quản trị”  “Tạo Nhóm & Phân Quyền” 10 Vào chức Tạo nhóm phân quyền 11 Màn hình Tạo nhóm phân quyền Bấm chọn nhóm bên trái, tích chọn quyền tương ứng cho nhóm danh sách quyền bên phải Rồi nhấn “Ghi kết nội dung phân quyền” V QUẢN LÝ NGƢỜI DÙNG Vào chức sau : “Quản trị”  “Quản lý người dùng” Vào chức Quản lý ngƣời dùng 12 Màn hình Quản lý ngƣời dùng Giải thích màu sắc cột danh sách người dùng - Dòng có chữ màu đen : biểu tài khoản quản lý - Dịng có chữ màu đỏ : biểu tài khoản người khác quản lý - Dịng có chữ màu xanh lam : biểu tài khoản chờ ban giao - Cột đơn vị màu tím : tài khoản xử lý kiêm nhiệm - Cột nhóm quyền màu tím : tài khoản có thay đổi quyền so với quyền mặc định nhóm - Cột tài khoản màu tím : tài khoản phân công xử lý văn đến - Các cột phía sau cùng, tích vào ô cột đó, thực nhanh chức sau o XL: phân công xử lý văn đến o M : cho phép tài khoản truy cập CloudOffice mobile o K : tích vào để khóa nhanh tài khoản o S : tích vào để vào chức sửa thông tin tài khoản o X : tích vào để xóa tài khoản Thêm ngƣời dùng Với mơ hình đa cấp, ví dụ áp dụng cho mơ hình Cục thuế - Các chi cục thuế Người quản trị hệ thống CloudOffice Cục thuế tạo danh sách tài khoản phòng ban tham mưu cục thuế Sau tạo thêm tài khoản quản trị cho Chi cục thuế, tài khoản tiếp tục tạo quản lý tài khoản khác chi cục Như áp lực quản lý quản trị mức Cục thuế giảm nhiều, rõ ràng phù hợp với mơ hình phân tầng đa cấp 13 Để tạo tài khoản người dùng, kích chọn đơn vị phịng ban mà người dùng thuộc vào, nhấn “Thêm NSD”, chuột phải vào danh sách người dùng bên phải, chọn “1 Thêm tài khoản” Cách thêm ngƣời dùng 14 Nhập thông tin ngƣời dùng Một số mục cần lưu ý - Mức độ truy cập : văn thư nhập văn vào chọn mức mật cho văn Người cấp phát quyền truy cấp mức cao mức Văn thư đưa tìm kiếm xem văn Tuy nhiên văn người dùng có cấp mật thấp xem Lãnh đạo chuyển xử lý đích danh chuyển đến đơn vị người cơng tác - Đơn vị cơng tác: đơn vị mà người dùng công tác theo biên chế tổ chức hành Việc nhằm tạo thuận lợi cho việc theo dõi, xếp góc nhìn Nhân Đây tiêu chí thơng tin dùng để cài đặt đơn vị xử lý văn cho người sử dụng Khi người dùng có thay đổi đơn vị cơng tác, đề xuất xin thay đổi đơn vị công tác (trong chức Thơng tin cá nhân) Trên sở đề xuất đó, người quản trị biết tiến hành điều chỉnh, phân quyền lại cho phù hợp - Chức danh : thông tin giúp cho người quản trị tiện việc theo dõi, phân loại áp đặt quyền hạn truy cập theo cấp độ mật cho người sử dụng Chức danh dùng để phân biệt quyền xử lý văn bản, công việc Lãnh đạo Nhân viên Chỉnh sửa thông tin ngƣời dùng Từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chứa tên người dùng đó, chọn “2 Sửa” Trong chức này, quản trị hệ thống thay đổi thơng tin bản, hay thơng tin mật khẩu, khóa tài khoản người dùng Vào hình sửa thơng tin ngƣời dùng 15 Màn hình cập nhật thơng tin ngƣời dùng Điều chỉnh quyền hạn ngƣời dùng Ngoài quyền phân mặc định người dùng nằm nhóm quyền, người quản trị thay đổi thêm bớt quyền người dùng Những quyền bị bỏ thêm vào, khác với quyền nhóm, đánh dấu màu đỏ danh sách quyền Để điều chỉnh quyền hạn người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chứa tên người dùng, chọn “4 Điều chỉnh quyền hạn” 16 Vào chức điều chỉnh quyền hạn ngƣời dùng Màn hình điều chỉnh quyền hạn ngƣời dùng Để điều chỉnh quyền người dùng với quyền nhóm mà họ thuộc vào, bấm vào “Trả quyền mặc định” 17 Cấp quyền truy cập Mobile Quyền truy cập Mobile cho phép người dùng truy cập vào hệ thống CloudOffice từ điện thoại smartphone tablet Mặc định người dùng quyền Người quản trị cần cấp quyền truy cập Mobile cho có nhu cầu Để cấp quyền này, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chưa tên người dùng cần cấp, chọn “B Truy cập Mobile”, tích chuột trái vào cột “M” dòng chứa tên người dùng Cấp quyền truy cập Mobile Bàn giao tài khoản Trong mơ hình phân cấp, tài khoản nhất, người dùng chuyển công tác đơn vị phân cấp, quản trị tương ứng đơn vị cũ đơn vị có trách nhiệm bàn giao tài khoản cho để tiếp tục trì quản lý Mọi quyền lợi tài khoản áp dụng theo đơn vị chuyển đến Còn liệu cá nhân tài liệu, thư mục ảo theo tài khoản, không bị ảnh hưởng di chuyển 18 Chú ý: bàn giao đƣợc tài khoản sang đơn vị mà ngƣời quản trị không quản lý Nếu đơn vị mà ngƣời quản trị muốn chuyển tới, thuộc quyền quản lý mình, phải dùng chức xem, sửa tài khoản để thực Để bàn giao tài khoản sang đơn vị khác, từ danh sách người dùng, chuột phải vào người dùng cần chuyển, chọn “A Bàn giao tài khoản” Bàn giao tài khoản sang đơn vị khác Chọn đơn vị cần bàn giao, nhấn “Ghi nhận” 19 Cấp quyền kiểm sốt cơng việc Ví dụ người dùng A cấp quyền kiểm sốt cơng việc người dùng B, người dùng A thấy tất diễn biến, kiện, đầu mục công việc, hay tất liên quan đến cơng việc mà người B giao cho người khác làm Chức phù hợp với việc cấp quyền cho lãnh đạo xem cơng việc trưởng phịng bàn giao xử lý Để cấp quyền cho người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dịng chứa họ tên người dùng đó, chọn “9 Cấp quyền kiểm sốt cơng việc” Cấp quyền kiểm sốt cơng việc Kích chuột phải vào hình, chọn “Thêm mới” để thêm người dùng bị kiểm sốt cơng việc 20 Thêm mời ngƣời dùng cần kiểm sốt cơng việc Tích vào vng để chọn, nhấn “Ghi Nhận” 21 VI CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ Chức giúp cho người quản trị cài đặt thơng số tùy chọn ảnh hưởng đến tồn hệ thống Cách vào sau : vào chức “Quản trị”  “Cài đặt tùy chọn”  “Quản trị” Vào chức cài đặt tùy chọn quản trị 22 Màn hình cài đặt tùy chọn quản trị Về giải thích mục nhỏ hình trên, có phần hướng dẫn phần mềm, sử dụng tính “F6”, di chuột đến mục nhỏ để tìm hiểu Những mục cần lưu ý - A Quản lý CSDL Phần mềm CloudOffice cho phép đưa file đính kèm chứa nội dung thực văn vào hệ thống Quản trị hệ thống định cho phép lưu riêng phần file đính kèm vào sỡ liệu khác o Lưu chung vào CLOUDOFFICE : chọn mục để lưu file đính kèm vào chung với sở liệu CLOUDOFFICE Việc lưu chung nên thực trường hợp sử dụng file đính kèm, sử dụng mơ hình lưu tập trung Internet mà nhà cung cấp lí bảo mật mà hạn chế việc truy xuất liệu liên thông sở liệu o Khởi tạo tên sở liệu lưu file đính kèm : theo khuyến cáo chúng tôi, liệu nhiều, bạn nên đặt theo quý (ví dụ 2012Q01…2012Q04), đặt theo năm Nếu liệu để mặc định (FILES) Bạn thể đặt lại tên CSDL cũ (không cần bấm vào Khởi tạo nữa) để ghi thêm vào CSDL thấy cịn lưu thêm - Áp dụng quy trình xử lý văn Nếu bật chức này, toàn văn đến xử lý theo quy trình gồm : o Nhập nhận văn đến o Phân loại văn thành văn phải không cần xử lý o Phân công đơn vị xử lý o Truyền văn tới đơn vị đƣợc phân công xử lý 23 - - o Khởi tạo công việc để xử lý văn o Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn đến o Xác nhận kết xử lý để kết thúc quy trình E Tùy chọn áp dụng theo đơn vị o Lãnh đạo đơn vị kiểm soát văn đến : chọn mục này, người đơn vị nhìn thấy văn Lãnh đạo đơn vị (người sử dụng chức phê duyệt) cho phép xem Nếu lãnh đạo đơn vị khơng chọn người phép xem khơng có nhìn thấy văn văn đính kèm vào khay công việc nhận từ lãnh đạo o Đánh số văn theo Loại văn : chọn mục này, văn đơn vị cập nhật đánh số theo loại văn thay đánh số tiến liên tục cho loại văn Cơ chế bảo mật: o Xác thực qua mã ổ cứng: CloudOffice hỗ trợ chế bảo mật sử dụng tài khoản kèm với mã ổ cứng:  Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ danh sách mã ổ cứng định Để thiết lập chế này, Quản trị cần thực theo trình tự sau: + Bật chế độ tự động ghi mã ổ cứng (Mục A.3 hình quản trị) Khi NSD truy cập vào hệ thống hệ thống ghi lại mã ổ cứng vào danh sách mã ổ cứng Khi Quản trị nhận thấy toàn NSD đăng nhập ghi lại mã ổ cứng tắt chế độ tự động ghi mã ổ cứng chuyển sang bước sau + Vào Danh sách NSD, thiết lập cho NSD chế bảo mật, tích chọn Giới hạn mã ổ cứng chung + Bấm Ghi nhận  Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ máy tính tài khoản đó: + Quản trị vào Danh sách NSD, bật chế độ Chờ ghi mã cho tài khoản muốn thiết lập yêu cầu tài khoản thực đăng nhập hệ thống + Kiểm tra mã ổ cứng tài khoản xuất danh sách ổ cứng dùng riêng chưa (Có thể thiết lập cho phép tài khoản phép đăng nhập vài máy tính khác nhau: Máy quan, máy nhà….) + Tích chọn chế độ + Bấm Ghi nhận 24