KẾ-HOẠCH-CHUYẾN-CÔNG-TÁC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA: KHÁCH SẠN - DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN MƠN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Lớp HP: 2171CEMG2431 GVGD: Bùi Thị Thu Hà Nhóm: Nhóm trưởng: Đỗ Thị Quỳnh Trang ĐỀ TÀI LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC TẠI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP ( CÔNG TY TNHH ĐIỆN THƯƠNG DOANH) Thành viên: Nguyễn Thị Thùy Dương Thị Thu Thủy Đào Thị Thu Thủy Vũ Lệ Thủy (TK) Nguyễn Ngọc Toàn Đỗ Thị Quỳnh Trang (NT) Đỗ Thị Thanh Trang Nguyễn Thị Thu Trang Tô Thị Huyền Trang 10 Trịnh Thị Trang Hà Nội - 2021 LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta sống xã hội phát triển, với cạnh tranh, quy luật đào thải đẩy lên mạnh mẽ Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh ngày vai trị chuyến cơng tác quan trọng Đó điều kiện việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng đối tác giải tình trạng bất ổn đơn vị trực thuộc cơng ty, doanh nghiệp Do cơng tác kiểm tra theo dõi tình hình hoạt động đơn vị ln quan tổ chức đặc biệt coi trọng để thực tốt nhiệm vụ yêu cầu việc thực chuyến công tác quan phải diễn cách thường xuyên phải hiệu tổ chức chuyến công tác hoạt động vơ quan trọng điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường đàm phán ký kết hợp đồng Vì vậy, việc tổ chức chuyến cơng tác cho chuyên nghiệp an toàn tiết kiệm đạt hiệu cao vấn đề quan tổ chức doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo vừa đảm nhận chức tham mưu tổng hợp phụ trách hậu cần quan tổ chức việc tổ chức chuyến công tác làm nhiệm vụ hàng đầu ban lãnh đạo sau phó văn phịng phải có trách nhiệm xây dựng tổ chức chuyến công tác quan theo yêu cầu Ban lãnh đạo Đây lý mà nhóm em chọn đề tài thảo luận: “Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác công ty TNHH điện Thương Doanh” Để hồn thành tốt đề tài nhóm chúng em chọn doanh nghiệp điện Thương Doanh để tiến hành nghiên cứu thực thảo luận Qua thảo luận này, nhóm chúng em phân tích, tìm hiểu trình bày quy trình tổ chức chuyến cơng tác chun nghiệp nhằm học hỏi, hiểu rõ giảng lớp tích lũy công nghiệm cho thân sau NỘI DUNG A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm, vai trị tổ chức chuyến cơng tác a Chuyến công tác: buổi tiếp xúc không diễn doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ngồi chuyến cơng tác với chương trình nghị thời gian làm việc lên kế hoạch tỉ mỉ b Vai trò : - Mỗi chuyến công tác gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan nhằm mục đích cụ thể giải cơng việc hoạch định chương trình kế hoạch công tác quan - Tùy theo chức nhiệm vụ quan mà chuyến cơng tác giải cơng việc, thiết lập mối quan hệ , nghiên cứu thị trường , kiểm tra đối tượng quản lý, tham quan , ký kết hợp đồng, dự hội nghị…và giải nhiệm vụ diễn nhằm thực hoạt động mang tính chất đối ngoại quan II Xây dựng kế hoạch chuyến công tác Yêu cầu kế hoạch chuyến cơng tác Trình bày văn bản: Các cơng việc phải xếp có hệ thống, xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm cơng tác thời gian Đảm bảo tính khả thi : phù hợp với khả thời gian thực ,tránh ôm đồm nhiều công việc Cần có phương án dự phịng trường hợp đột xuất Đầy đủ thông tin: Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc Nội dung kế hoạch chuyến công tác a) Mục đích chuyến cơng tác - Các chuyến cơng tác phải có mục đích rõ ràng, khơng bị chồng chéo mục đích với chuyến khác - Thực nhiệm vụ nắm tình hình thực tế sở, học tập kinh nghiệm đối tác ngồi nước, tìm kiếm hội hợp tác ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ… b) Giải thủ tục hành Quyết định cử cơng tác : phê duyệt từ quan doanh nghiệp để thực công việc giao cở sở hay địa phương khác Giấy giới thiệu: biểu mẫu biểu mẫu thủ tục hành công ty/doanh nghiệp, quan phát hành để giới thiệu nhân viên, cán bộ, công nhân viên đến liên hệ làm việc quan, doanh nghiệp, đơn vị khác, làm việc với quan nhà nước nhằm thực thủ tục pháp lý tổ chức, doanh nghiệp Giấy đường: để cán bộ, công chức, viên chức người lao động nói chung làm thủ tục cần thiết cơng tác tốn cơng tác phí Thủ tục xuất cảnh: Trong trường hợp công tác nước ngồi, phận hành văn phịng cần chuẩn bị đầy đủ thủ tục giấy tờ cho đoàn công tác xuất cảnh bao gồm:  Vé máy bay: vào số lượng thành phần công tác, phận cho người đặt vé Hạng vé máy bay phụ thuộc vào kinh phí cho chuyến công tác tiêu chuẩn người tham gia  Hộ chiếu: để xuất cảnh theo quy định, hộ chiếu phải hạn tháng Bộ phận hành văn phịng nhắc nhở thành viên tham dự kiểm tra hộ chiếu hỗ trợ việc xin, gia hạn hộ chiếu nhân viên chưa có hết hạn  Visa: giấy tờ bắt buộc phải có theo quy định số nước Nhật Bản, Hàn Quốc, nước châu Âu,… cơng dân Việt Nam, khơng có visa thủ tục xuất cảnh nhập cảnh bạn không đủ điều kiện để thực  Các giấy tờ chức danh, khoa học, c) Thành phần công tác - Trước chuyến công tác, phận hành văn phịng cần lên danh sách nhân tham gia vào chuyên công tác - Danh sách bao gồm họ tên, vị trí đảm nhiệm, trách nhiệm nhiệm vụ thành viên chuyến công tác Điều giúp nhân tham gia nắm rõ nhiệm vụ thân, làm cho chuyến công tác diễn trơn tru mà thuận tiện cho phận chuẩn bị chỗ ăn ở, sinh hoạt tong chuyến công tác d) Địa điểm công tác Sau xác nhận địa điểm cơng tác, phận hành văn phịng cần liên hệ nơi đến công tác: thông báo văn cho nơi đến công tác biết trước nội dung thời gian công tác; thông báo cho quan tiếp nhận ngày đến danh sách người đến; tiến hành đặt phòng khách sạn e) Thời gian công tác - Việc xếp thời gian việc vô quan trọng chuyến công tác - Thời gian chuyến công tác phải thể hiễn rõ ràng bảng kế hoạch bao gồm ngày đi, ngày về, lịch trình cơng việc để thành phần tham gia nắm rõ chủ động công việc f) Chuẩn bị phương tiện lại Tùy theo địa điểm thời gian công tác, lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm.Thư ký phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như: - Bảng đến lọai phương tiện - Giá vé - Độ dài quãng đường - Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng sử dụng g) Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc - Thư kí phải điện thoại đến nơi đồn đến cơng tác để thơng báo nội dung, hẹn ngày, làm việc đăng kí nơi ăn, nơi - Đối với đợt cơng tác nước ngồi: Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi cơng văn cho nước Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan Các liệu liên quan nên chép đĩa CD-ROM, thẻ nhớ mang theo máy vi tính xách tay (notebook) Nếu nên mang theo điện thoại di động có khả kết nối mạng với máy tính xách tay để gửi Fax, Email, truy cập internet, chat, hội thảo với phận cần liên hệ nhận xử lí thơng tin từ doanh nghiệp chuyển đến h) Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Để đảm bảo cho chuyến công tác diễn tốt đẹp, tài liệu chuyên môn cần phải chuẩn bị cách kĩ Tùy vào mục đích chuyến công tác yêu cầu cấp cần tài liệu khác Các tài liệu bao gồm nội dung chuyến công tác, hợp đồng (nếu chuyến cơng tác có mục đích kí kết hợp đồng), tài liệu nghiên cứu, hồ sơ, phương án, đề cương phát biểu (nếu tham dự hội thảo), phương tiện nghe nhìn,… Những giấy tờ ngồi in giấy cần lưu trữ vào đĩa CD, USB hay file máy tính để đề phịng trước tình xảy i) Chuẩn bị kinh phí Khi lên cơng việc cụ thể, thư kí lập bảng dự trù kinh phí gồm chi phí thực tế khoản dự phòng: Tiền phương tiện ( tơ/ máy bay) Tiền sinh hoạt (chi phí ăn, khách sạn nơi cơng tác) Phí liên lạc Tiền mua tài liệu, giấy tờ phục vụ cơng việc Tiền làm thủ tục hành Tiền dự phịng phát sinh đột xuất Sau lập bảng dự trù kinh phí, thư kí trình giám đơc xem qua phê duyệt, sau gửi đến phịng kế tốn cơng ty có trách nhiệm thi hành Trước chun cơng tác, thư kí nhắc thành viên tham gia chuyến công tác giữ hóa đơn chứng từ để sau chuyến cơng tác hoạch tốn chi phí j) Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm doanh nghiệp thời gian lãnh đạo cơng tác: - Văn phịng phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành, ngồi chức nhiệm vụ quan trọng chun mơn, văn phịng cịn giúp lãnh đạo theo dõi kiểm tra giám sát tình hình hình hoạt động phịng ban khác Chính thế, lãnh đạo công tác, phận văn phòng lãnh đạo giao nhiệm vụ cụ thể q trình khơng có mặt cơng ty - Trước công tác, lãnh đạo triệu tập họp giao ban, văn phòng ghi lại cơng việc lãnh đạo ủy quyền cho cấp phó phận văn phịng thơng báo cho tất nhân viên doanh nghiệp, để người nắm tình hình vai trị lãnh đạo cấp phó, trách nhiệm văn phịng thời gian lãnh đạo vắng - Sau thông báo cho nhân viên, phận văn phòng cần xây dựng kế hoạch công tác cụ thể theo thời gian lãnh đạo khơng có cơng ty, đảm bảo trì hoạt động ổn định tổ chức Kế hoạch phải xây dựng trước lãnh đạo công tác, sau xây dựng, văn phòng xin lãnh đạo phê duyệt sau thực - Như vậy, lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm công ty thời gian lãnh đạo cấp quản lý cơng tác địi hỏi cụ thể, rõ ràng từ nhiệm vụ nhiệm vụ phép làm không phép làm để lãnh đạo nhân viên hiểu rõ tránh gây mâu thuẫn hiểu lầm lãnh đạo khơng có mặt cơng ty k) Kiểm tra chuyến cơng tác lần cuối: Có nhiều chuyến gặp sai sót khơng đạt mục đích cơng ty khơng thực điều - Kiểm tra chuyến công tác lần cuối việc cần thiết, để đảm bảo thứ chuẩn bị cách kỹ lưỡng chất chu đáo Khi kiểm tra lần cuối cần phải kiểm tra thông tin: vé xe (vé máy bay, tàu ) Xác nhận đăng ký khách sạn, địa khách sạn biên nhận đặt chỗ, hộ chiếu, visa phát phòng ngừa y tế (nếu cần), thẻ tín dụng tiền mặt, thư giới thiệu, loại bảo hiểm, sổ tay, địa giấy phép lái xe quốc tế (nếu cần) thông tin chuyến bay phương tiện chuyên chở khác toa thuốc giấy tờ tài liệu, hợp đồng - Lưu ý, trước kiểm tra lần cuối cùng, phận văn phịng cần thơng báo lại tất thông tin cần thiết chuyến cho người tham gia chuyến công tác, đơn vị, chức hỗ trợ việc chuẩn bị chuyển công tác để người lưu ý xếp hành lý cẩn thận, đơn vị chức góp ý kịp thời hỗ trợ thêm cảm thấy có điều chưa hợp lý - Đây số thông tin cần thiết mục phải kiểm tra trước chuyển công tác diễn ra, khơng nên coi nhẹ q trình cẩn thận đến đâu không tránh khỏi sai sót, cần kiểm tra kỹ hạn chế sai sót chủ động trước rủi ro xảy Như vậy, qua trình xây dựng chương trình chuyến cơng tác cho doanh nghiệp, nhận thấy trách nhiệm nhiệm vụ phận văn phịng suốt q trình lên kế hoạch chuẩn bị, đòi hỏi cách nhân viên văn phòng phải tuân thủ chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời phải sử dụng kỹ khác để rèn luyện sống Để lên kế hoạch xây dựng chuyến đạt kết tốt đẹp hài lòng tin tưởng từ lãnh đạo cá nhân phận khác Trong chuyến cơng tác: - Nếu thư kí + Đưa đồn đến nơi có phương tiện di chuyển + Làm thủ tục check in, check out nơi lưu trú + Chuẩn bị địa điểm ăn uống cho đoàn + Đảm bảo chuyến công tác thực theo lịch trình xếp + Chuẩn bị tài liệu trước họp + Lập biên nội dung chuyến cơng tác + Giữ hố đơn chứng từ để phận kế toán hoạch toán - Nếu thư kí khơng + Làm việc với người ủy thác xem công việc thực chưa + Đối với cơng tác thư tín, phân lọai thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn (high priority folder) hồ sơ việc cần phải làm để chung vào hồ sơ; bìa “ Để thông báo” hồ sơ; việc mà thư ký người khác thực để vào hồ sơ “Để đọc có thời gian” + Chuyển văn thư cho cá nhân ủy quyền xử lý Cần phải xem qua lọai thư từ cấp quản trị người trả lời thư Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết thủ trưởng công tác,thư chuyển tiếp trả lời thủ trưởng + Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật ký họat động cần lưu ý Nhật ký họat động nên bao gồm tóm tắt họat động hành tổng qt, nhằm gíup cho nhà quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở Sau chuyến công tác: - Báo cáo với lãnh đạo công việc nhà (công việc chưa giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách lãnh đạo - Lập hồ sơ - Kiểm tra, hệ thống hoá đơn, chứng từ để tốn kinh phí tạm ứng - Biên tập, soạn thảo văn liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…) * Nếu Thư ký không cùng: - Chuyển cho lãnh đạo trưởng đoàn tất tài liệu cần thiết - Xin ý kiến lãnh đạo việc uỷ quyền giải công việc nhà; - Ghi sổ điện thoại, người cần gặp lãnh đạo kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến - Sắp xếp cẩn thận công văn tài liệu nhận lãnh đạo công tác B LIÊN HỆ THỰC TIỄN: “ Thực trạng tổ chức chuyến công tác cho ban lãnh đạo tham gia hội chợ triển lãm thiết bị điện tử Singapore” I Giới thiệu công ty TNHH điện Thương Doanh Sự hình thành mục tiêu hoạt động công ty TNHH Điện Thương Doanh Công ty TNHH Điện Thương Doanh (Thuong Doanh Electric Co.,LTD) thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102039575 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 06 năm 2009 - Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH ĐIỆN THƯƠNG DOANH - Tên giao dịch quốc tế: THUONG DOANH ELECTRIC CO., LTD - Tên viết tắt: TDE CO., LTD - Địa trụ sở chính: Số - Vương Thừa Vũ - Khương Trung - Thanh - Xuân - Hà Nội - Điện thoại: (84 - 4) 3568 2393 - Fax: (84 - 4) 3568 2394 - Email: info-tde@vnn.vn - Website: http://www.tde.vn Công ty TNHH Điện Thương Doanh doanh nghiệp phân phối thức sản phẩm thiết bị điện danh tiếng giới đến với khách hàng ngồi nước Vì thế, để khơng ngừng phát triển nâng cao giá trị, công ty đặt mục tiêu việc tạo lập uy tín với khách hàng đối tác kinh doanh ưu tiên hàng đầu Cơng ty hiểu rằng, thành cơng có có thống lợi ích lâu dài công ty với khách hàng đối tác: “Công ty TNHH Điện Thương Doanh đảm bảo đem đến cho khách hàng sản phẩm có chất lượng giá thành hợp lý, với sách tốn linh hoạt dịch vụ hồn hảo nhất.” Đó tôn sứ mệnh cao công ty hướng tới để phát triển mong muốn góp sức cho việc phát triển kinh tế đất nước thêm giàu mạnh Công ty cam kết mang đến cho khách hàng niềm tin uy tín chất lượng sản phẩm mà cơng ty cung cấp Sự hài lịng q khách thành công công ty Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Điện Thương doanh cơng ty thành lập khơng lâu lại có đội ngũ cán nhân viên đầy nhiệt huyết với phong cách làm việc chuyên nghiệp có kinh nghiệm Bộ máy tổ chức công ty hệ thống thành viên, phòng ban tổ chức theo cấu khoa học, điều hành theo phương thức trực tuyến tạo môi trường làm việc độc lập nhằm phát huy tối đa lực cán nhân viên cơng ty Nhìn chung máy cơng ty đa dạng phong phú với lĩnh vực mặt hoạt động phù hợp với yêu cầu thực chức thành viên, phòng ban chịu trách nhiệm trước công việc mà cấp giao cho hợp tác hồn thành tốt cơng việc để đưa công ty ngày phát triển Cơng ty mong muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở thành động lực thúc đẩy sử phát triển với người yếu tố trung tâm, coi điều kiện kiên cho phát triển bền vững Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Điện Thương Doanh  Ban Giám đốc: + Giám đốc: Đinh Mạnh Lâm + Phó giám đốc: Đinh Văn Linh  Phòng Thư ký: + Trưởng phòng: Nguyễn Thu Trang + Thư ký bán hàng: Phạm Minh Hà  Phòng Hành chính: + Trưởng phịng: Nguyễn Huy Bình( nhân viên)  Phòng kinh doanh: + Trưởng phòng: Phạm Văn Hưng( nhân viên)  Phòng kỹ thuật: + Trưởng phòng : Nguyễn Văn Nguyên( nhân viên)  Phòng tài - Kế tốn: + Trưởng phịng: Đinh Thị Quế( nhân viên) 2.2 Tình hình hoạt động Tuy thành lập chưa lâu công ty TNHH Điện Thương Doanh khẳng định thương hiệu thị trường kinh tế ngồi nước Cơng ty có nhiều mối quan hệ rộng với nhiều doanh nghiệp tiếng giới Theo số liệu thống kê đây, từ thành lập đến công ty ký kết gần 500 hợp đồng với tổng giá trị hợp đồng lớn đem lại lợi nhuận cao cho công ty Với nỗ lực hết mình, cơng ty tạo uy tín cao đối tác nước quốc tế nhiều lĩnh vực mà công ty kinh doanh Năm 2010 đánh dấu thành công to lớn công ty Phòng kinh doanh ký hợp đồng trị giá 3.578.148.953 VNĐ với công ty Franco Pacific Ventures co.,LTD đem lại lợi nhuận lớn cho công ty, đưa thương hiệu công ty lên tầm cao Không thế, cơng ty cịn đối tác lớn nhiều công ty như: Trung tâm viễn thông Quốc tế khu vực I; công ty INDECO; công ty cáp Thăng Long; công ty TOJI Việt Nam… lĩnh vực khoa học kỹ thuật công nghệ nhằm phục vụ nhu cầu phát triển khoa học công nghiệp sản xuất Trong gần năm vào hoạt động, thị trường tiêu thụ công ty ngày mở rộng, quy mơ hoạt động lớn ngồi nước Với nguồn cung cấp mặt hàng công ty chủ yếu từ hãng sản xuất danh tiếng giới Schneider Electric (Pháp); ABB (Thụy Sỹ); Hitachi (Nhật Bản); LS (Hàn Quốc);… Và ngồi cơng ty đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại thu lợi nhuận cao lĩnh vực khoa học kỹ thuật công nghệ nhằm phục vụ cho nhu cầu phát triển khoa học công nghệ sản xuất bao gồm ngành kinh doanh như: - Xây lắp, kinh doanh vật tư, thiết bị ngành điện; - Kinh doanh vật tư, thiết bị khoa học kỹ thuật; hóa chất, vật tư tiêu - hao phịng thí nghiệm; 10 - Kinh doanh thiết bị y tế; hóa chất, vật tư tiêu hao ngành y tế (không - bao gồm nguyên liệu sản xuất thuốc); - Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành công nghệ thông tin, phần mềm; - Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành giáo dục đào tạo, dạy nghề; - Xây lắp, kinh doanh vật tư, thiết bị hệ thống xử lý nước thải, khí - thải, rác thải; - Kinh doanh thiết bị văn phòng, thiết bị điện máy, điện gia dụng; - Kinh doanh thiết bị phòng cháy chữa cháy; thiết bị an toàn lao động; - Kinh doanh máy phát điện, thang máy, băng tải, dây chuyền sản - xuất, thiết bị khí, điện; - Xuất nhập mặt hàng thuộc lĩnh vực công ty kinh doanh; - Cung cấp dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, chuyển - giao cơng nghệ, bảo hành, bảo trì sản phẩm thuộc lĩnh vực công ty - kinh doanh; Làm đại diện đại lý cho hãng sản xuất, tổ chức, cá nhân nước lĩnh vực giới thiệu vật tư, thiết bị điện, sản phẩm khoa học công nghệ thị trường Việt Nam Công ty TNHH Điện Thương Doanh góp phần to lớn thúc đẩy cho phát triển đất nước, mang đến lợi nhuận cao không riêng cho cơng ty mà cịn làm giàu thêm cho đất nước Việt Nam II Thực trạng tổ chức chuyến công tác cho ban lãnh đạo tham gia hội chợ triển lãm thiết bị điện tử Singapore” Thực chuyến công tác công việc chiếm nhiều thời gian cấp quản lý nhà lãnh đạo công ty Có chuyến cơng tác mang tính chất định kỳ thường xun có chuyến cơng tác mang tính chất đột xuất Tất phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt mục tiêu đề Để làm điều đó, địi hỏi khơng có sai sót khâu chuẩn bị thực chuyến Vì vậy, phận văn phịng cần phải nắm công việc chuẩn bị tổ chức cho chuyến sau: Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác Để chuyến công tác đạt kết tốt, không bị chồng chéo, lãng phí cần phải lập kế hoạch cụ thể cho chuyến Phải xác định rõ mục đích, nội dung cơng việc, thành phần, địa điểm, thời gian đi, chuyến công tác 11 Kế hoạch “Chuyến công tác tham gia hội chợ triển lãm công nghệ thiết bị điện tử Singapore” văn dùng để trình bày cách hệ thống cơng việc liên quan đến chuyến công tác Kế hoạch chuyến sở để đánh giá kết chuyến Chuyến công tác đưa vào kế hoạch công tác năm Công ty TNHH Điện Thương Doanh với mục tiêu, cụ thể xác định rõ Bản kế hoạch “Chuyến công tác tham gia hội chợ triển lãm công nghệ thiết bị điện tử Singapore” đảm bảo yêu cầu về: + Trình bày văn + Đảm bảo tính khả thi + Đầy đủ thơng tin Nội dung kế hoạch công tác Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến công tác việc thiết kế xác định mục đích, yêu cầu chuyến đi, bao gồm: a) Mục đích chuyến cơng tác: Đến với hội chợ triển lãm lần công ty xác định mục đích: + Tham gia buổi giới thiệu, thảo luận nghiên cứu thị trường lĩnh vực công nghệ thiết bị điện công ty giới; + Tham quan gian hàng trưng bày sản phẩm tất công ty hội chợ; + Tìm hiểu thị trường tiêu thụ đất nước Singapore nước khác; + Giới thiệu sản phẩm thiết bị điện số mặt hàng khác mà công ty kinh doanh triển lãm; + Quảng bá thương hiệu, giới thiệu công ty đất nước Việt Nam b) Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác:  Việc liên hệ với nơi đoàn đến làm việc quan trọng Việc liên hệ thư ký bà Nguyễn Thu Trang đảm nhiệm  Khi liên hệ bà Trang cần lựa chọn thời điểm thích hợp, việc thơng báo q sớm hay q muộn có khả ảnh hưởng đến phối hợp hai bên 12  Nếu trường hợp chuyến công tác bị hủy bỏ thay đổi số nội dung sau liên hệ với nới tiếp nhận chuyến đi, thư ký Trang có trách nhiệm thông báo kịp thời cho quan tiếp nhận bên Singapore Lúc văn phương tiện tối ưu để bày tỏ tôn trọng, nghiêm túc tính thức thơng tin c) Giải thủ tục hành chính: Thư ký Cơng ty TNHH Điện Thương Doanh liên lạc với bên công ty đại diện tổ chức hội chợ để biết thêm thông tin hỗ trợ giúp đỡ tiếp nhận công tác Giám đốc cơng ty  Làm hộ chiếu (passport) Hầu hết chuyến nước tham dự lý bạn phải xin cấp visa để vào nước Nhưng số trường hợp đặc biệt bạn khơng phải xin visa mà cần sử dụng hộ chiếu đến nước Thái Lan, Singapore, Lào, Maylasia, Campuchia Và Cộng hòa Singapore nằm khu vực Đông Nam Á thuộc năm nước cần sử dụng hộ chiếu đến nước Vì thế, cơng ty làm Hộ chiếu cho Giám đốc cơng ty Hộ chiếu (passport) có giá trị tháng (người nộp đơn khơng mang quốc tịch Việt Nam phải nộp chứng tình trạng cư trú Việt Nam) Các thủ tục xin Hộ chiếu người làm việc công ty tư nhân: - Hồ sơ bao gồm: + Tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu theo mẫu (TK1) + ảnh 4*6 cm, chụp không tháng, mặt nhìn thẳng đầu để trần; + Người xin cấp Hộ chiếu phải làm tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu phổ thơng (TK1) có xác nhận dấu giáp lai ảnh Trưởng Công an Phường, Xã nơi đăng kí hộ thường trú tạm trú dài hạn + Nếu người đề nghị cấp Hộ chiếu xuất trình đầy đủ giấy chứng minh nhân dân giấy tờ hộ thường trú hợp lệ tờ khai khơng cần phải có xác nhận Trưởng Cơng an Phường, Xã nơi đăng kí hộ thường trú tạm trú dài hạn 13 - Hồ sơ nộp phịng Quản lý xuất nhập cảnh (PA35) Cơng an Tỉnh/Thành phố Trong trường hợp cần thiết, người đề nghị cấp Hộ chiếu xin nộp hồ sơ cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an - Thời gian giải hồ sơ: Không 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ cán công ty tư nhân hay người dân Trong trường hợp ngày trả kết mà người đề nghị chưa nhận Hộ chiếu, có quyền yêu cầu quan Quản lý xuất nhập cảnh trả lời lý văn (nộp hồ sơ đâu quan xuất nhập cảnh nơi có trách nhiệm trả lời)  Các giấy tờ cần thiết Chuyến cơng tác nước ngồi nên giấy tờ mang theo phải dạng song ngữ tiếng Việt, tiếng Anh Gồm có:  Hộ chiếu  Thư mời  Hồ sơ giới thiệu lực công ty  Catalog sản phẩm kinh doanh công ty  Vé máy bay  Giấy công đường  Danh thiếp d) Thành phần tham gia: - Lãnh đạo công ty bao gồm: + Ông Đinh Mạnh Lâm, Giám đốc - Công ty TNHH Điện Thương Doanh - Trưởng đồn + Ơng Phạm Văn Hưng, Trưởng phịng kinh doanh - Cơng ty TNHH Điện Thương Doanh - Phó đồn - Thư ký (2 người): Bà Nguyễn Thu Trang - Trưởng ban thư ký; Bà Đinh Thị Thơm Thành viên ban thư ký - Chuyên viên :3 người e) Địa điểm thời gian: + Địa điểm: Hội chợ triển lãm công nghệ thiết bị điện Singapore 14 + Thời gian: Ngày đi: => Ngày 15/05/2020 17/05/2020 BẢN TIMELINE LỊCH TRÌNH CÔNG TÁC Ngày/tháng/nă m Ngày 15/05/2020( Việt Nam) Ngày 16/05/2020 (giờ Singapore) Ngày 17/05/2020( Giờ Singapore) Thời gian Nội dung công việc Người phụ trách 5h - 5h 30p Tập trung công ty TNHH Điện Thương Doanh để di chuyển sân bay Nội Bài Bà Nguyễn Thu Trang, Bà Đinh Thị Thơm 6h - 6h30 Di chuyển sân bay Nội Bài Bà Nguyễn Thu Trang, Bà Đinh Thị Thơm 7h - 7h30 Có mặt sân bay làm thủ tục giấy tờ Cả đoàn 8h - 12h Bay đến Singapore 12h - 13p Di chuyển đến khách sạn Kam Leng Singapore Đinh Thị Thơm 13h30p 15h30 Ăn uống nghỉ ngơi khách sạn Kam Leng Singapore Đinh Thị Thơm 16h – 21h Dự hội chợ triển lãm thiết bị điện Nguyễn Thu Trang Đêm hôm trước -8h Nghỉ ngơi, ăn uống khách sạn Kam Leng Singapore Đinh Thị Thơm 9h – 11h Tham dự hội chợ triễn lãm điện Nguyễn Thu Trang 15h 30p 19h Gặp gỡ làm việc với đối tác Đinh Mạnh Lâm, Phạm Văn Hưng, Nguyễn Thu Trang Đêm hôm trước- 8h Nghỉ ngơi, ăn uống khách sạn Kam Leng Singapore Đinh Thị Thơm 9h-10h Ra sân bay bay Hà Nội Cả đoàn 15 f) Chuẩn bị phương tiện lại - Phương tiện chính: cho chuyến cơng tác nước cụ thể di chuyển từ Việt Nam sang Singapore có lịch, nên thư kí chuyến bà Nguyễn Thu Trang phụ trách đặt vé máy bay hãng hàng không Vietnam Airlines cho chuyến công tác để di chuyển từ Hà Nội qua thành phố Singapore - Để đảm bảo thời gian thuận tiện an tồn hợp lý hồn tất bà Trang gửi thông báo cho ban Giám đốc thành viên công tác thời gian, địa điểm ăn nghỉ - Giá vé máy bay khứ hồi: 350 SGD/ người - Thời gian bay: tiếng 40 phút - Công tác di chuyển: Quãng đường từ sân bay tới khách sạn chi nhánh công ty phụ trách từ khách sạn tới nơi tổ chức hội thảo xe taxi bà Đinh Thị Thơm - thành viên Ban thư ký liên hệ trước với số phương tiện khác g) Chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ làm việc Đoàn ăn uống nghỉ ngơi khách sạn Kam Leng, Singapore cách sân bay 11 km, cách nơi tổ chức hội thảo khách sạn Kam Leng, Singapore 300m Phòng khách sạn bà Đinh Thị Thơm - thành viên Ban thư ký liên hệ đặt trước phòng đơn dành cho ban lãnh đạo tập đồn phịng đơi dành cho ban thư ký chuyên viên h) Chuẩn bị tài liệu chuyên môn trước chuyến công tác: Ban thư ký chuẩn bị tổng hợp lại tài liệu chuyên môn liên quan đến chuyến công tác bao gồm tài liệu sau:  Tham luận lãnh đạo đọc hội chợ triển lãm  Các tài liệu hướng dẫn đơn vị tổ chức sách báo tham khảo  Bà Trang, thư kí phụ trách tổng hợp lại tài liệu theo danh mục giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu mang theo  Laptop cá nhân  Trước chuyến đi, Bà Trang - thư ký chuẩn bị tài liệu liên quan đến buổi hội chợ, thư mời, giấy tờ tùy thân, passport i) Chuẩn bị kinh phí Dựa theo u cầu lịch trình chuyến cơng tác mà thư ký gửi thơng báo đến phịng hành chính, lập bảng dự trù kinh phí Gồm chi phí thực tế khoản dự phịng bao gồm chi phí lại; chi phí sinh hoạt ăn nghỉ; chi phí liên lạc tiền mua tài liệu giấy tờ cơng việc; chi phí phát sinh,… 16 Bản dự trù kinh phí: STT Tên chi phí Số tiền Tiền vé máy bay(7 người) 2450 SGD Chi phí chăm sóc bảo hiểm cho nhân viên nước 1538 SGD Tiền ăn nghỉ khách sạn 500 SGD Lệ phí giải thủ tục hành 100 SGD Chi phí mua quà tặng 100 SGD Chi phí dự phòng 800 SGD TOTAL 5488 SGD Sau lập xong bảng dự trù kinh phí trình giám đốc phê duyệt gửi đến phịng kế tốn cơng ty có trách nhiệm thi hành Trước cơng tác bà Trang có trách nhiệm nhắc nhở thành viên tham gia phải giữ hóa đơn chứng từ có liên quan đến chuyến cơng tác để ban kế toán thu thập tổng hợp để hạch tốn cơng việc chuyến cơng tác - Sau lập xong bảng dự trù kinh phí, thư ký Trang trình lên giám đốc phê duyệt gửi đến phịng kế tốn cơng ty có trách nhiệm thi hành - Trước cơng tác bà Trang có trách nhiệm nhắc nhở thành viên tham gia phải giữ hóa đơn chứng từ có liên quan đến chuyến cơng tác để ban kế tốn thu thập tổng hợp để hạch tốn cơng việc chuyến công tác j) Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm doanh nghiệp thời gian lãnh đạo công tác - Trước công tác, thư ký Nguyễn Thu Trang đồng thư ký dự họp bàn giao cho phó Giám đốc Đinh Văn Linh nắm giữ nội dung cơng việc Giám đốc giao cho cấp phó, phải ghi chép cơng việc ủy quyền cho văn phịng thư ký để giải công việc thủ trưởng yêu cầu, chấp thuận chức chuyên viên giải ngân - Sau thông báo cho nhân viên, trưởng phận hành văn phịng Nguyễn Huy Bình cơng ty cần phân công nhân viên xây dựng, chuẩn bị kế hoạch công tác cụ thể theo thời gian lãnh đạo khơng có cơng ty, đảm bảo trì hoạt động ổn định 17 Kế hoạch phải xây dựng trước lãnh đạo công tác, sau xây dựng, văn phòng xin lãnh đạo phê duyệt sau thực k) Kiểm tra chuyến công tác lần cuối - Trước kiểm tra lần cuối cùng, thư ký Trang cần thông báo lại tất thông tin cần thiết chuyến cho người tham gia chuyến công tác, đơn vị, chức hỗ trợ việc chuẩn bị chuyển công tác để người chuyến công tác lưu ý xếp hành lý cẩn thận, đơn vị chức góp ý kịp thời hỗ trợ thêm cảm thấy có điều chưa hợp lý - Thư ký bà Nguyễn Thu Trang kiểm tra tất thứ lần cuối thông tin như: vé máy bay, xác nhận đăng ký khách sạn, địa khách sạn biên nhận đặt chỗ, hộ chiếu, visa, thẻ tín dụng tiền mặt, thư giới thiệu, loại bảo hiểm, sổ tay, thông tin chuyến bay, giấy tờ tài liệu, hợp đồng để đảm bảo thứ đầy đủ chu tồn khơng có sai sót Trong chuyến cơng tác:  Trước đến New Singapore: - Từ 5h- 5h30 ngày 15 tháng 05 thành viên đồn cơng tác tập trung trước sảnh công ty TNHH điện Thương Doanh, sau thư ký Trang kiểm tra xem đoàn đủ thành viên chưa - Sau phương tiện xe đưa đón cơng ty (xe 16 chỗ) chở đồn cơng tác tới sân bay Nội Bài, thời gian từ 6h- 6h30p - Từ 7h- 7h30p đồn có mặt sân bay để làm thủ tục giấy tờ xuất cảnh - Trong chuyến bay từ 8h- 12h thời gian máy bay Bà Trang có chuẩn bị đặt đồ ăn, nước uống cho đồn cơng tác, lưu lại hóa đơn để hoạch tốn với phịng kế tốn  Sau đến Singapore: - Thư ký Trang giúp người đoàn làm thủ tục nhập cảnh, nhận lại hành lý Anh Phạm Văn Hưng liên hệ với dịch vụ xe đưa đón nhà xe ký hợp đồng đưa đón suốt q trình cơng tác, để di chuyển đến khách sạn Kam Leng Singapore Thư ký Thơm có nhiệm vụ lưu lại hóa đơn chứng từ chi phí đưa đón - Thư ký Đinh Thị Thơm làm thủ tục check in nhận thẻ phòng, để đưa cho lãnh đạo người trước bữa ăn 30p-1h, thư ký Thơm liên hệ với bên nhà hàng đặt trước để kiểm tra cơng tác chuẩn bị, bữa ăn có nhu cầu đề xuất trước hay khơng để điều chỉnh kịp thời, tiết kiệm thời gian Sau bữa ăn, thư ký lại tổng lấy hóa đơn để hạch tốn với cơng ty sau chuyến cơng tác Nguồn hóa đơn bữa ăn, vé máy bay, khoản chi phí phát sinh cần phải có hóa đơn rõ ràng, thư ký phải thu thập để tổng hợp hạch toán  Tham dự buổi hội chợ thiết bị điện tử: 18 - Trước buổi hội chợ diễn khoảng 2- tiếng thư ký kiểm tra lại lần cuối tài liệu buổi làm việc sau tham quan hội chợ bao gồm: nội dung, số lượng giấy tờ, quà cho bên đối tác, đơn vị tổ chức hội chợ - Ngày 16/05/2020 lúc 9h Công ty đối tác giới thiệu mơ hình sản phẩm giới thiệu sản phẩm hội chợ Phiên dịch viên công ty đối tác có chuẩn bị - Từ 15h30- 19h theo Singapore, giám đốc công ty ông Đinh Mạnh Lâm làm việc với chi nhánh công ty điện Sing, hai bên trao đổi công việc mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Thư ký nguyễn Thu Trang ghi lại nội dung làm việc để trở báo cáo Đồng thời đồn cơng tác tặng q lưu niệm - Trong buổi dự hội chợ gặp mặt đối tác hội chợ sau đó, thư ký tham dự ghi lại nội dung trọng điểm buổi làm việc vào biên - Ông Hưng liên hệ phương tiện đưa đón lãnh đạo tới địa điểm tổ chức hội chợ  Sau buổi hội chợ kết thúc: - Thư ký thu thập tài liệu giấy tờ liên quan Ngay sau buổi hội chợ, lãnh đạo có hẹn mời tham quan cơng ty, khảo sát thị trường từ đối tác, ông Hưng thư ký Trang ban đầu lúng túng, sau nhanh chóng xếp lịch trình giám đốc Sau dùng bữa trưa với đối tác nhà hàng - Đồn cơng tác có chuyến tham quan mua quà lưu niệm Bà Trang ghi chép lại chi phí tham quan đồn cơng tác để chỗ cơng ty có hỗ trợ chi phí suốt chuyến cơng tác - Bà Trang thư ký đảm bảo điện thoại mở 24/24h liên lạc để kịp thời nắm bắt tình hình phát sinh từ giám đốc từ cơng ty nước xin đạo giải giải từ cấp với công việc phát sinh Bà Nguyễn Thu Trang thư ký lãnh đạo cho chuyến cơng tác, nên văn phịng cơng ty phải bố trí người thay cơng việc Người phải có khả giúp bà Trang giải cơng việc - Bà Trang thư ký đoàn in sổ ghi thư từ, điện thoại công văn đến đến Trong sổ ghi cụ thể ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín xử lý thủ trưởng cần phải cơng tác - Ngày 17/05 vào lúc 8h, ông Hưng đến sân bay trước tiếng để làm thủ tục xuất cảnh cho đồn cơng tác sân bay Nội Bài Sau chuyến công tác: Kết thúc chuyến công tác cần phải nêu rõ công việc văn phịng sau chuyến cơng tác Khi đồn cơng tác trở nước thư ký cần thực công việc cụ thể : 19 - Thư ký Nguyễn Thu Trang giúp ông Đinh Mạnh Lâm giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác, thu thập giấy tờ tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ - Vào sáng 18/05/2020, thư ký Trang phận hành văn phịng có nhiệm vụ tổ chức họp để thủ trưởng thông báo kết chuyến công tác Singapore vừa qua, vừa triển khai phân công công việc, phổ biến hướng phát triển công ty, thị trường tiêu thụ sản phẩm qua tất phòng ban, báo cáo tiến độ làm việc suốt thời gian ông Lâm cơng tác để tất người có hướng điều chỉnh cho đúng, rút kinh nghiệm cho chuyến công tác sau - Thư ký đồng thời đảm nhận việc lập biên họp trình bày nhật ký cơng tác văn tài liệu, bưu phẩm có liên quan đến cá nhân ông Lâm lãnh đạo khác bà Trang thực nhận công văn giấy tờ tài liệu q trình cơng tác cịn tồn đọng để xem giải - Qua nắm bắt tình hình làm việc chuyến cơng tác thời gian qua, trưởng phịng tài cơng ty bà Đinh thị Quế có trách nhiệm thu thập chứng hóa đơn đơn chuyển đến làm bảng tổng phí cơng tác đưa vào làm chi phí cho cơng ty xác nhận lại giấy đường xem hợp lệ chưa BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ DỰ TRÙ VÀ THỰC TẾ STT Tên chi phí Tiền vé máy bay( người) Chi phí chăm sóc bảo hiểm cho nhân viên nước Dự trù 2450 SGD Thực tế 2450 SGD 1538 SGD 1538 SGD Tiền ăn nghỉ khách sạn 500 SGD 600 SGD Lệ phí giải thủ tục hành Chi phí dự phịng 100 SGD 100 SGD Chú thích Thêm 100 SGD chi phí lại hẹn bất ngờ với đối tác 800 SGD Quà lưu niệm 100 SGD 300 SGD TOTAL 5488 SGD 4988 SGD Như vậy, khẳng định tổ chức chuyến cơng tác nhiệm vụ quan trọng văn phịng Thành cơng chuyến có đóng góp to lớn 20 văn phịng, kể từ giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kết thúc trình thực đánh giá chuyến cơng tác Nhân viên văn phịng phải ý thức trách nhiệm vai trò để vận dụng kỹ chun mơn mình, kết hợp với hiểu biết kỹ giao tiếp, kỹ thuyết phục số kỹ khác góp phần thực chuyến cơng tác công ty đạt thành công III ĐÁNH GIÁ Thành cơng - Chuyến cơng tác có mục đích, thời gian rõ ràng, không bị chồng chéo với chuyến khác Chuyến công tác lập kế hoạch cụ thể, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu - Hoạt động văn phịng trước chuyến cơng tác hoạt động cần nhiều thời gian thực khối lượng công việc thực nhiều, không đơn giản Tuy nhiên ,các nhân viên phịng hành thực quy định cơng tác chuẩn bị xin ý kiến cá nhân tham gia, giao nhiệm vụ việc xây dựng kế hoạch chương trình cụ thể cho chuyến đi, đồng thời xây dựng chương trình chi tiết, đầy đủ hình thức nội dung để cá nhân tham gia nắm nội dung, lịch trình chuyến Bám sát mục tiêu cơng ty đặt ra, bên cạnh phịng hành cịn thực tốt việc chuẩn bị phương tiện giao thông liên hệ với đơn vị tiếp nhận - Các giấy tờ, tài liệu quan trọng giao cho người cẩn thận chu đáo có chun mơn nên đầy đủ chi tiết nội dung Trong chuyến cơng tác nhân viên phịng hành cố gắng thực nhiệm vụ, quy trình kế hoạch đặt đảm bảo hoạt động tổ chức trì ổn định - Phịng hành văn phịng thực tốt khâu nghiệp vụ lưu giữ lấy giấy tờ thủ tục bảo lưu hồ sơ công tác giám đốc cấp quản lý trưởng phòng, thư ký chuyến cơng tác - Cơng việc xếp, tìm kiếm nơi ăn, chỗ nghỉ cho đồn cơng tác, phân chia cơng việc phụ trách người tốt đảm bảo kết sức khỏe công việc, việc di chuyển diễn nhịp nhàng, thành công - Trong trình thực cơng việc người thống nhất, giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ giao - Sau chuyến công tác thư ký thu thập, tổng hợp nội dung, kết đạt sau chuyến công tác công ty tổ chức họp để tổng kết, tút kinh nghiệm cho chuyến công tác Hạn chế 21 Hoạt động văn phịng chức chuyến cơng tác đánh giá tương đối tốt Tuy nhiên nghiệp vụ giải thủ tục hành cho cá nhân tham gia công tác cảm sơ suất, dẫn đến chậm trễ thời gian cho chuyến đi, ảnh hưởng đến uy tín cơng ty - Trong thời gian lãnh đạo cơng tác, nhân viên văn phịng thực nhiệm vụ Tuy nhiên trình thực chưa tổng hợp đầy đủ báo cáo, ảnh hưởng đến thời gian xử lý công việc doanh thu cơng ty Bên cạnh đó, q trình theo dõi cơng việc bàn giao nhân viên phòng ban khác chủ quan, chưa tỉ mỉ công việc bàn giao bị thiếu trọng, khiến cá nhân bàn giao cơng việc gặp nhiều khó khăn - Do q trình xa phải di chuyển nhiều địa điểm nên sức khỏe số nhân viên không tốt ảnh hưởng đến chất lượng họp - Timeline cịn bị xê dịch nhiều thời gian có họp tiến trình nhanh dự kiến, lại lâu nhiều thời gian dự định - Có nhiều tình phát sinh q trình làm việc khiến thư ký chưa có phương án dự phịng hợp kịp thời dẫn đến thư kí bị lúng túng, thiếu linh hoạt việc giải tình Nguyên nhân - Nguyên nhân nhân viên phịng hành nhân chưa có nhiều hội tham gia buổi đào tạo, cử đào tạo công tác từ chuyên gia nước Sau cơng việc thực nhắc nhở góp ý trưởng phòng từ phòng ban khác, nhân viên phịng hành văn phịng tự rút kinh nghiệm cho thân học hỏi thêm để làm tốt nhiệm vụ Vậy thực nhiệm vụ chưa thực nhiều lần chưa có góp ý từ trưởng phịng khác nhân viên dễ thực hoạt động chưa tốt - Ngồi ra, chuyến cơng tác giám đốc cấp quản lý, trưởng phòng nhân viên phần lớn chuyến công tác nước ngồi thời gian dài, địi hỏi kinh phí phải cấp cách nhanh chóng để sớm hồn thiện thủ tục kinh phí cho chuyến đi, tốn nên phải nhiều thời gian xem xét xin ý kiến cấp Do hoạt động chuẩn bị thủ tục giấy tờ kiểm tra hóa đơn để chuyển sang phịng tài kế tốn khơng thể nhanh thời gian thực cơng việc bị kéo dài tạo số bất đồng xung đột cơng ty - Trong q trình thực cơng việc nhân viên phịng hành văn phịng phải thực nhiều cơng việc, công việc chuyên môn công việc cấp giao, đồng thời cơng việc đối nội đối ngoại công ty Do vậy, công việc hàng ngày nhân viên hành văn phịng áp lực bị yếu tố 22 áp lực công việc chi phối chắn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, làm công việc bị chậm tiến độ Giải pháp - - - - - Bộ phận văn phòng cần chuẩn bị loại thuốc say xe, cúm, để đảm bảo sức khỏe cho đoạn đường dài công tác người Lên phương án, kế hoạch dự phòng cho trường hợp xấu xảy cách chu đáo, tỉ mỉ hướng giải nhanh gọn Tổ chức thêm buổi đào tạo nhân viên, thư kí để nâng cao trình độ, tác phong chun nghiệp Cơng ty muốn công việc thân nhân viên thực tốt, cần phải đẩy mạnh khâu đào tạo nghiệp vụ, để nâng cao kỹ nghiệp vụ cho nhân viên công ty Ai hoạt động tổ chức chuyến công tác công ty vậy, nhân viên phịng hành văn phịng cần đào tạo hỗ trợ đặc biệt, với hoạt động nhân viên thực chưa tốt để đào tạo giao cho người có chun mơn phụ trách từ người có kinh nghiệm trưởng phịng hành văn phòng, cấp quản lý trưởng phòng ban khác thuê chuyên gia đào tạo… Có sách khen thưởng cho nhân viên, cán làm việc tốt sau chuyến công tác để tạo động lực phấn khởi cho người, cố gắng chuẩn bị tốt, làm Đối với trưởng phận hành văn phịng cần tạo môi trường làm việc thoải mái tránh gây áp lực cho nhân viên Khi làm việc với tâm lý thoải mái giúp cho nhân viên tích cực nhiệt tình làm việc ngược lại làm việc môi trường áp lực, khắt khe khó để tập trung nhiệt huyết cơng việc đặc biệt việc tổ chức chuyến công tác công ty bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, khó tránh khỏi ảnh hưởng mặt tâm lý gây cản trở tiến độ thực công việc nhân viên hành văn phịng Để thực tốt hoạt động tổ chức chuyến công tác phải cần đến phối hợp cá nhân đảm bảo yêu cầu hiệu nhanh chóng Khi xây dựng văn bản, cần xem xét điểm mạnh nhân viên Nhân viên có kinh nghiệm nhiệm vụ giao khối lượng cơng việc nhiệm vụ đó, đồng thời có trao đổi trước để biết nhân viên có khúc mắc vấn đề phân chia nhiệm vụ hay khơng, cuối để kết phân chia cho cá nhân cách phù hợp 23 KẾT LUẬN Các chuyến công tác công việc tất yếu cần thiết công ty, doanh nghiệp hay tập đồn lớn Các chuyến cơng tác nhằm giải công việc cụ thể nhằm giải nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hoạt động mang tính chất đối ngoại Vì mà việc tổ chức thực chuyến công tác quan trọng cần quan tâm thực bản, chu đáo, kịp thời đem lại hiệu cao nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp Như vậy, khẳng định tổ chức chuyến công tác nhiệm vụ quan trọng văn phịng Thành cơng chuyến có đóng góp to lớn văn phòng, kể từ giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kết thúc trình thực đánh giá chuyến cơng tác Nhân viên văn phòng phải ý thức trách nhiệm vai trị để vận dụng kỹ chun mơn mình, kết hợp với hiểu biết kỹ giao tiếp, kỹ thuyết phục số kỹ khác góp phần thực chuyến công tác công ty đạt thành công Thông qua thảo luận liên hệ thực tiễn đến việc tổ chức chuyến công tác công ty TNHH Điện Thương Doanh chúng em có nhìn chân thực hơn, hiểu biết bước, công việc cần chuẩn bị muốn thực chuyến cơng tác từ có nhìn khách quan ưu nhược điểm công tác mà công ty đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ cho chuyến cơng tác ngày hiệu Trong trình làm thảo luận nhóm chúng em cố gắng tìm hiểu để thực đề tài cách tốt nhất, nhiên lượng thông tin có hạn chế nên thảo luận khơng tránh khỏi thiếu sót, nhóm chúng em mong bạn thơng cảm, góp ý cho chúng em hồn thiện cho thảo luận 24 MỤC LỤC Lời mở đầu Trang A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm, vai trị tổ chức chuyến cơng tác Trang II Xây dựng kế hoạch chuyến công tác Trang Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác Trang Nội dung kế hoạch chuyến công tác Trang 3 Trong chuyến công tác Trang Sau chuyến công tác Trang B LIÊN HỆ THỰC TIỄN: “ Thực trạng tổ chức chuyến công tác cho ban lãnh đạo tham gia hội chợ triển lãm thiết bị điện tử Singapore” I Giới thiệu Công ty TNHH Điện Thương Doanh Trang Sự hình thành mục tiêu hoạt động cơng ty TNHH Điện Thương Doanh Trang Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty Trang II Thực trạng tổ chức chuyến công tác cho ban lãnh đạo tham gia hội chợ Trang 11 triển lãm thiết bị điện tử Singapore Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác Trang 11 Nội dung kế hoạch chuyến công tác Trang 12 Trong chuyến công tác Trang 19 Sau chuyến công tác Trang 19 III Đánh giá Trang 21 Thành công Trang 21 Hạn chế Trang 21 Nguyên nhân Trang 22 Giải pháp Trang 23 Kết luận Trang 25 25