Tài liệu Phần 7B: Kế toán và Dòng tiền mặt pdf

Phần 7B: Kế toán và Dòng tiền mặt Bước 3: Tự làm kế toán! Cho tới đây thì bạn đã tham vấn với kế toán và tham dự khóa học về kế toán cơ bản. Bước tiếp theo để tìm hiểu xem tài khoản và dòng tiền hoạt động như thế nào là tự làm các việc ghi sổ sách kế toán ở chế độ ban đầu. Việc này là rất có giá trị bởi vì khi bạn thực hiện việc ghi sổ sách kế toán và hiểu các thông số liên quan thì bạn sẽ có vị thế tốt hơn trong việc tuyển thêm nhân viên và đào tạo họ khi doanh nghiệp phát triển. Khi đó bạn có thể dành trọn thời gian của mình cho các công việc của một nhà quản lý. Nếu bạn có vợ/chồng hoặc một người bạn đáng tin cậy thì họ cũng có thể là một nguồn lực vô giá cho công việc của một người ghi sổ sách kế toán. Trong việc ghi sổ sách kế toán, có một công việc mà bạn có thể trao quyền cho người khác đó là việc lập bảng lương và báo cáo bảng lương, những việc này có thể được các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài thực hiện với giá rẻ. Nếu doanh nghiệp của bạn là hợp doanh thì điều đặc biệt quan trọng là bạn có kiến thức về kế toán cũng như những gì đang xảy ra trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Hãy ghi nhớ răng, trong mô hình hợp doanh, tất cả các bên tham gia đều có quyền đối với doanh nghiệp chung. Nếu một bên/đối tác nào đó không làm tốt công việc kế toán thì nó có thể ảnh đến tất cả các bên/đối tác khác. Ba bản báo cáo tài chính chủ yếu: • Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một bản báo cáo tại một thời điểm nào đó. Hãy xem nó như là một bức ảnh chụp nhanh tại một thời điểm. Đó là một danh sách các khoản có và khoản nợ và sự khác biệt giữa hai con số này trong phần vốn đầu tư của bạn trong doanh nghiệp. Bạn sẽ thấy ví dụ về một bảng cân đối kế toán được chia thành 2 phần chính. Phần đầu tiên là “Tài sản có” và phần thứ hai là “Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu” Thứ tự chung trong một bảng cân đối kế toán là nó đi từ những điều nhẹ nhàng và êm dịu nhất tới những điều khó chịu nhất. Nói cách khác, dưới mục “tài sản có” là những mục nhỏ như “tài sản/vốn lưu động” và điều đầu tiên là tiền mặt bởi vì nó là cái ngon lành nhất trong khối tài sản có của bạn. Sau phần tiền mặt là đến các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng đang nợ bạn. Khi bạn nhận được tiền thì khoản phải thu chuyển thành tiền mặt. Tiếp theo trong mục tài sản có là phần về “tồn kho”. Do tồn kho không được dễ chịu bằng tiền mặt hay khoản phải thu nên trong bảng cân đối kế toán nó phải nằm dưới hai phần trên. Tiếp sau phần tài sản lưu động là phần tài sản và máy móc thiết bị thường đi theo nó là chi phí. Bạn cũng sẽ nhận thấy phần “khấu hao” trong bảng cân đối kế toán do kế toán chuẩn bị. Khấu hao là chi phí không bằng tiền mặt và chẳng có gì khác ngoài việc ghi giảm giá trị của nó theo thời gian. Một lý do để bản báo cáo tài chính này được gọi là “bảng cân đối kế toán” bởi vì tài sản có luôn cân bằng với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Điều này gọi là nguyên tắc ghi sổ kép và là một công việc được thực hiện ở hầu hết các doanh nghiệp khác. Lý do để việc ghi sổ kép được coi là tiêu chuẩn vàng trong kế toán là nó đóng vai trò kiểm tra nhằm đảm bảo một giao dịch đã được ghi chép lại một cách chính xác. Ví dụ, cái đầu tiên mà bạn mua là 1 cái bạn. Bạn đã có 1 tài sản về thiết bị văn phòng. Nếu bạn thanh toán bằng tiền mặt, bạn sẽ không có khoản nợ nào cho nên nó được gọi là vốn đầu tư của bạn (ở phần kia của cuốn sổ cái). Tương tự như vậy, các giao dịch khác sẽ tăng lượng tài sản có và/hoặc tăng khỏan nợ hoặc vốn đầu tư. Ví dụ, nhìn vào bảng cân đối kế toán mà chúng tôi đưa ra làm ví dụ thì có thể thấy rằng trong mục phần nợ phải trả ngắn hạn (một lần nữa lại theo trật tự từ dễ chịu đến khó chịu) các khoản mà bạn phải trả là những khoản được liệt kê đầu tiên. Sau đó là đến các khoản gọi là “nợ cộng dồn” thường là khoản thuế trên bảng lương và thuế doanh thu mà có thể trong vòng 1 đến 2 tháng tới chưa đến hạn phải trả. Cũng nằm trong mục nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải trả trong thời hạn một năm. Vì vậy các khoản thanh toán trong 12 tháng cho các thiết bị có thể được xem như là một khoản nợ ngắn hạn. Kế tiếp là đến khoản nợ dài hạn, những khỏan có thời hạn trả ở những năm tiếp theo. Tiếp sau mục tổng các khoản phải trả là đến phần “vốn chủ sở hữu”, đó là phần lãi suất của chủ đầu tư trong doanh nghiệp. Nếu chúng ta tính tổng tài sản của doanh nghiệp là ₫37000 và trừ đi số nợ phải trả thì khoản còn lại là ₫19000. Trong số ₫19000 này thì ₫13000 là từ thu nhập trước đây và ₫6000 là từ kỳ kế toán hiện tại và vì vậy kết quả cân đối là ₫37000 cho cả tài sản có và các khoản phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Khi ngân hàng xem xét một bản báo cáo tài chính, họ quan tâm tới nhiều hệ số tài chính khác nhau. Các hệ số tài chính giúp thể hiện sức mạnh tài chính của một doanh nghiệp và cách doanh nghiệp tiến hành để thanh toán các khoản vay. Ví dụ, hệ số ngắn hạn là tỷ số giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Nếu tài sản lưu động của bạn nhỏ hơn nợ ngắn hạn, một chiếc cờ đỏ sẽ được dựng lên bởi vì nó cho thấy có 1 nguy cơ không trả được trong năm hiện tại. Mỗi lĩnh vực có một mức hệ số khác nhau. Bạn có thể so sánh hệ số của doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Ngân hàng có lẽ sẽ quan tâm tới vốn chủ sở hữu của bạn nhất. • Báo cáo thu nhập (còn được gọi là Báo cáo Lãi/Lỗ) Không giống như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập cho một khoảng thời gian nhất định thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Thông thường các thông số cộng dồn đến thời điểm đó cũng được nêu nhằm thể hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm. Trong ví dụ được nêu ra ở đây, bản báo cáo tài chính này là cho thời gian nửa năm và nó thể hiện họat động của tháng này cũng như tổng số từ đầu năm đến giờ là 5 tháng cộng với tháng này là thành tổng số 6 tháng. Bản báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán thường đi kèm với nhau. Quay trở lại bảng cân đối kế toán bạn sẽ thấy mức nhu nhập ngắn hạn là ₫6000. Bản báo cáo thu nhập cũng thể hiện con số là ₫6000, đó là lợi nhuận của 6 tháng trước. Bản báo cáo thu nhập của bạn cho thấy nhiều thông tin giá trị. Bạn sẽ thấy một phần dành cho bán hàng cũng như phần chi tiết của tất cả các chi phí để tính ra lợi nhuận ròng của thời kỳ này. Báo cáo tài chính của bạn càng mới thì mức giá trị càng cao. Nếu bạn phát hiện ra một xu hướng phát triển xấu, bạn có thể hành động ngay. Các chương trình máy tính cũng có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính với chỉ một lần nhấn phím, đó là lý do tại sao bạn cần có kỹ năng sử dụng máy vi tính và phần mềm phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn. • Kiểm soát dòng tiền mặt Tiền mặt là nhiên liệu cho doanh nghiệp cũng giống như nhiên liệu giúp cho máy bay hoạt động. Phi công cần dự tính một cách chính xác lượng nhiên liệu cần tới. Bạn cần phải chú ý ở mức độ tương tự trong việc kiểm soát dòng tiền mặt bởi vì nếu ở bất kỳ thời điểm nào trong tương lai bạn hết nhiên liệu thì giống như phi công bạn sẽ gặp phải một vấn đề LỚN. Kiểm soát dòng tiền mặt là một phương pháp đơn giản dự tính nhu cầu tiền mặt của bạn trong tương lai. Một báo cáo thu nhập cho các kỳ tương lai được chỉnh sửa để chỉ thể hiện tiền mặt: lượng tiền vào và ra và mức cân bằng tiền mặt là bao nhiêu ở cuối kỳ xác định. Đây là một công cụ tuyệt vời vì bạn có thể dự đoán những nhu cầu của mình trong tương lai trước khi các nhu cầu này xuất hiện. Trong việc kiểm soát dòng tiền mặt, với mỗi khoảng thời gian cách quãng, bạn đưa ra những ước ượng vừa phải dối với những nguồn tiền mặt (VÀO) và những khoản chi phí (RA). Sử dụng những số liệu thấp và vừa phải cho các khoản VÀO và sử dụng những số liệu cao khi ước lượng cho những khoản RA. Với thời gian đầu (tạm cho là 1 tháng) bạn bắt đầu với khoản tiền mặt mà hiện nay bạn đang có. Để làm điều này bạn cộng các khoản VÀO và trừ đi các khoản RA và có được kết quả về lượng tiền mặt vào cuối tháng. Lượng tiền mặt có vào cuối tháng này sẽ là lượng tiền mặt bắt đầu cho tháng tiếp theo. Bảng kê trình bày việc kiểm soát dòng tiền mặt dưới đây cho thấy rằng lượng tiền mặt cuối kỳ đầu tiên trở thành số đầu kỳ cho kỳ thứ hai. Lượng tiền mặt cuối kỳ thứ hai trở thành đầu kỳ của kỳ thứ ba và cứ như thế. Việc dự đoán của bạn cần thực hiện cho thời gian 12 tháng tới. Việc dự đoán sẽ là một công cụ hữu ích cho bạn trong việc thu xếp tài chính trước khi được yêu cầu bằng việc trình bày cho ngân hàng rằng bạn đủ khả năng thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai. Bạn có thể sử dụng mẫu kiểm soát dòng tiền đơn giản này để đưa ra dự đoán về dòng tiền cho những hoạt động kinh doanh mà bạn đang có trong đầu. Nó thật đơn giản nhưng cũng rất có giá trị! Danh sách các công việc kế toán và kiểm soát dòng tiền mặt: • Chuẩn bị các bản báo cáo tài chính định kỳ; ít nhất là hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần. • Theo dõi tỷ lệ phần trăm chính về thu nhập. Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng bán của bạn phải tương tự như của các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. • So sánh báo cáo thu nhập của kỳ này với các kỳ trước đó. • Để bắt đầu, bạn không cần phải có các bản báo cáo tài chính được CQ thuế duyệt. Trong lĩnh vực kế toán có ba cấp bậc báo cáo tài chính: được phê duyệt bởi CQ thuế, đã được kiểm tra và dùng cho nội bộ (chỉ mới được lập xong). Đối với hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập, dạng báo cáo tài chính dùng cho nội bộ là đủ, có nghĩa là phía kế toán chuẩn bị báo cáo tài chính dựa trên một lá thư nói rằng các con số là dựa vào thông tin mà bạn đã đưa cho kế toán. • Ngay từ ban đầu, cần duy trì tốt việc kiểm soát nội bộ. Hãy học những cách thức đang được sử dụng trong lĩnh vực của bạn để ngăn ngừa sự thiếu trung thực và thất thoát. Thất thoát bao gồm bị mất cắp hoặc các dạng trộm cắp khác, gây ra sự thất thoát đối với hàng của bạn trong kho. • Không ủy thác quyền việc ký séc và yêu cầu mua hàng. • Không sử dụng tiền mà bạn vừa rút để trả thuế trên bảng lương hoặc thuế doanh thu cho các mục đích khác. Bạn sẽ trở thành một người tham gia quản lý các quỹ thuộc Cơ quan Doanh thu Nội bộ (Cơ quan Thuế), cơ quan Bảo hiểm Xã hội và cơ quan thu thuế doanh thu. Bạn có thể sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ về lương để thực hiện những trách nhiệm này. • Hãy ghi nhớ trong đầu rằng khả năng thanh toán không đồng nghĩa với việc kiếm tiền. Bạn có thể kinh doanh có lãi và vẫn có thể phá sản nếu thiếu tiền mặt. Hãy học và thực hiện các phương cách kiểm soát dòng tiền mặt. • Hãy nhìn về tương lai và liệt kê danh sách những nhu cầu tài chính của bạn bao gồm bất động sản, máy móc thiết bị, nhân viên và vốn lưu động. • Bố trí các nguồn lực tài chính tốt trước khi nhu cầu xuất hiện. [Về đầu trang] Bản Kế hoạch kinh doanh cho Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt MS Word Hướng dẫn điền vào bản kế hoạch kinh doanh mẫu: 1. Mỗi ô có một cái tên cố định được viết IN HOA 2. Dưới mỗi tên là một dòng bắt đầu bằng câu “Điền vào đây”. Nó sẽ có thông tin hướng dẫn cách bạn điền thông tin. Ô này sẽ tự mở rộng nếu bạn cần mở rộng để điền thêm thông tin. 3. Sau khi hoàn thành mỗi ô, hãy xóa câu "Điền vào đây", đi, chỉ để phần tên của ô và phần thông tin bạn vừa điền vào. Chúng tôi khuyên bạn khi học đến phần nào bạn nên hoàn thành phần tương ứng trong bản kế hoạch kinh doanh. Hãy đưa ra các nghiên cứu, phát hiện đầy đủ và cả thông tin giới thiệu. Làm cho nó thêm sinh động bằng cách sử dụng các thông số nền tảng, lý lịch sơ lược của bạn, các biểu đồ, các thông số về nhân khẩu học và các nghiên cứu. Khi bản kế hoạch kinh doanh của bạn hoàn tất, hãy in ra và xếp nó thành 12 phần. Có nhiều mẫu bản kế hoạch kinh doanh có sẵn trong các thư viện, nhà sách và phần mềm. [Về đầu trang] PHẦN 7 Kiểm tra nhanh: Kế toán và dòng tiền mặt 1. Điều nào sau đây là SAI: : A. Bảng cân đối kế toán bao gồm các thông tin tài chính tại một thời điểm nào đó. B. Bản báo cáo doanh thu bao gồm các thông tin tài chính về một kỳ xác định. C. Nợ ngắn hạn là khoản nợ có hạn phải tr ả trong vòng 6 tháng. D. Vốn chủ sở hữu bằng tổng tài sản trừ đi tổng nợ. 2. Thông số đầu tiên mà ngân hàng muốn xem trong các bản báo cáo tài chính của bạn là: A. Vốn chủ sở hữu B. Tỷ lệ ngắn hạn C. Thu nhập ngắn hạn D. Dự báo dòng tiền mặt 3. Là một doanh nghiệp mới thành lập, tốt nhất là bạn nên tự chuẩn bị séc bảng lương, quản lý việc lập bảng lương và lập báo cáo. . A. Đúng B. Sai 4. Nếu doanh nghiệp bạn dự định thành lập cần phải có lưu kho hoặc nếu bạn dự định sản xuất hàng hóa, nhìn chung cơ quan thuế sẽ yêu cầu bạn sử dụng: : A. Phương pháp thu chi tiền mặt thực tế B. Phương pháp kế toán cộng dồn 5. Nơi tốt nhất để bạn t ì m thông tin tài chính và các thông tin khác của các đối thủ cạnh tranh lớn mà bạn sẽ phải đương đầu là: A. Một người môi giới chứng khoán chuyên [...]... nhiều càng tốt để những số liệu trong bản dự báo luôn đảm bảo tính thanh khoản 9 Trong bản dự báo dòng tiền mặt của bạn, mỗi kỳ được phân tích bao gồm: tiền mặt đầu kỳ cộng với các nguồn tiền mặt khác trừ đi chi phí bán hàng, trừ đi tất cả các chi phí bằng tiền mặt khác ta được tiền mặt cuối kỳ A B 10 Đúng Sai Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bản dự báo dòng tiền mặt trong 1 năm chỉ ra rằng... khoản chi phí không bằng tiền mặt? A B Lãi suất tiền vay C Khấu hao D 7 Tiền mua bảo hiểm Tiền nộp thuế Trong phương pháp thu chi tiền mặt thực tế, bạn cân đối doanh thu với chi phí mà không tính đến thời gian có thể thu hoặc không thu tiền mặt A Đúng B Sai 8 Khi bạn lập dự báo dòng tiền mặt, tình huống nào sao đây được coi là cách làm tốt nhất: A Cứ sau 12 tháng lại thay đổi số liệu B Cùng với thời gian,... thời hạn thanh toán dài hơn để đảm bảo khả năng thanh toán B Giảm giá để tạo lượng tiền mặt để bù cho lượng tiền mặt thiếu hụt C Yêu cầu trợ vốn trước khi bạn bắt đầu, có thể từ các nhà cung cấp hàng, chủ nhà hoặc mẹ vợ để có được lượng tiền mặt cho nhu cầu đã được dự báo trong tương lai D Nếu bạn gặp phải tình huống lượng tiền mặt bị âm do việc khách hàng thanh toán chậm, bạn sẽ thanh toán cho các nhà... mặt bị âm do việc khách hàng thanh toán chậm, bạn sẽ thanh toán cho các nhà cung cấp của mình theo mức chậm tương ứng E Nếu và khi việc tình huống này thực sự xuất hiện, hãy gặp ngân hàng của bạn và cho họ biết về vấn đề dòng tiền mặt của bạn và yêu cầu được cung cấp thêm về tài chính . tài chính tốt trước khi nhu cầu xuất hiện. [Về đầu trang] Bản Kế hoạch kinh doanh cho Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt. Phần 7B: Kế toán và Dòng tiền mặt Bước 3: Tự làm kế toán! Cho tới đây thì bạn đã tham vấn với kế toán và tham dự khóa học về kế toán cơ bản.