Tài liệu Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer ppt

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 4 U CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER 6 1. Cách khởi động Writer 6 2. Màn hình làm việc của Writer 7 3. Các màn hình thể hiện văn bản 8 4. Tạo một tài liệu mới 9 5. Lưu tài liệu lên đĩa 9 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 11 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF 12 8. Hiện/ẩn thanh công cụ 12 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước 12 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc 12 11. Thoát khỏi môi trường làm việc 13 12. Bài tập 13 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 15 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản 15 1.1 Nhập văn bản 15 1.2 Thao tác trên khối văn bản 16 2. Các kỹ năng định dạng văn bản 18 2.1 Định dạng ký tự 18 2.2 Sao chép định dạng 20 2.3 Thay đổi định dạng mặc định 20 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự 20 2.5 Chọn màu chữ 21 2.6 Tô nền văn bản 22 3. Định dạng đoạn văn bản 24 3.1 Căn chỉnh lề 24 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering 27 3.3 Thiết lập Tab 30 3.4 Soạn thảo công thức toán học 32 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột 33 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 34 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản 35 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả 37 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi 37 3.10 Chèn chú ý vào văn bản 38 3.11 Tạo và quản lý các Style 39 3.12 Tham khảo chéo 45 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản 47 4.1 Tìm kiếm văn bản 47 4.2 Tìm và thay thế văn bản 48 5. Tính năng AutoCorrect 49 5.1 Thêm một từ viết tắt 49 5.2 Xoá đi một từ viết tắt 50 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion 51 6. Chèn ký tự đặc biệt 52 7. Bài tập 52 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU 55 U 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng 55 2. Tạo bảng mới 57 3. Một số thao tác trong bảng 59 4. Trình bày nội dung trong bảng 64 5. Vẽ khung và tô nền 65 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng 66 7. Tính toán trên bảng 68 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng 69 9. Chèn chú thích cho bảng 71 10. Bài tập 71 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA 73 1. Vẽ khối hình đơn giản 73 2. Tạo chữ nghệ thuật 74 3. Chèn ảnh vào tài liệu 76 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin 76 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) 77 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery 77 4. Hiệu chỉnh hình ảnh 78 4.1 Thay đổi kích thước 78 4.2 Di chuyển 78 4.3 Thay đổi nhanh hình 78 4.4 Xóa hình 78 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản 78 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán 79 5.1 Tạo biểu thức 79 5.2 Hiệu chỉnh 80 5.3 Xóa 80 6. Bài tập 80 CHƯƠNG 05: IN ẤN 82 1. Xác lập khổ giấy và hướng in 82 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 83 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 83 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 84 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 85 3. Mục lục tự động 86 3.1 Tạo mục lục tự động 86 3.2 Xóa một mục lục 87 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu 87 3.4 Chỉnh sửa mục lục 87 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản 88 4. In ấn 89 4.1 Xem văn bản trước khi in 89 4.2 In 89 5. Bài tập 93 CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 94 U 1. Khái niệm về trộn tài liệu 94 2. Chuẩn bị dữ liệu 94 3. Đăng ký nguồn dữ liệu 95 4. Tạo nội dung thư mời 98 5. In nội dung thư mời 100 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa 101 7. In nhãn trộn thư 101 8. Bài tập 103 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD 104 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 108 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng. Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng. Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0. 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5 Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer. OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Writer, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Writer và Word ♦ Một số câu hỏi thường gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Writer  Màn hình làm việc của Writer  Các màn hình thể hiện văn bản  Tạo một tài liệu mới  Lưu tài liệu lên đĩa  Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa  Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF  Hiện/ẩn thanh công cụ  Thay đổi đơn vị tính trên thước  Xem nhiều trang văn bản cùng lúc  Thoát khỏi môi trường làm việc 1. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\ OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document. - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,… 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7 - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 2. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: Hình 1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản. - Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,… - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. 3. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản như sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 9 4. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 5. Lưu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:  Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: [...]... rộng mong muốn Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer trặc của máy tính 6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Writer cho phép bạn... Sử dụng bàn phím: Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: - Các phím ký tự a, b, c, , z 15 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Các phím số từ 0 đến 9 - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường - Sử dụng. . .Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 2: Hộp hội thoại Save As - Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới - Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt) Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng... văn bản - Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách - Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu - Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình - Sử dụng phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản - Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ - Sử dụng phím... cụ Hộp hội thoại Open xuất hiện: Hình 3: Hộp hội thoại Open - Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa - Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở 11 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn chọn tài liệu cần mở 7 Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp PDF - Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp PDF - Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF công cụ - Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của... trong tài liệu Dùng chuột: - Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn - Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến Sử dụng phím: - Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên - Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End - Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down 16 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer. .. lập - Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics 27 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics - Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác như sau: + Chọn thẻ Options 28 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options + Thiết lập các... phím tắt: - Căn trái: Ctrl+L - Căn giữa: Ctrl+E - Căn phải: Ctrl+R - Căn đều hai bên: Ctrl+J 26 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer 3.2.1 Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau... - Vào menu Tools\Options \OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit 10 Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví dụ như sau: 12 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 5: Xem nhiều... phải o Center: Căn văn bản vào giữa 25 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer o Justified: Căn đều hai bên + Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text: o Automatic: Tự động o Baseline: Đường thẳng cơ bản o Top: Phía trên o Middle: Khoảng giữa o Bottom: Phía dưới - Nhấn nút để áp dụng các thiết lập 3.1.2 Sử dụng thanh công cụ và thước Hình 15: Thước trong Writer Căn văn bản: - Chọn văn bản - .  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice. org Writer.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice. org. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer 5 Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice. org Writer.